Введення
Що можна сказати про сучасні програми обробки електроннихтаблиць? Сьогодні це кошти, що дозволяють не тільки виконувати обчислення,але й керувати списками і створювати діаграми. Якщо ж говорити про EXCEL,яка є однією з найбільш відомих програм обробки електроннихтаблиць, то без перебільшення можна стверджувати, що її можливостіпрактично невичерпні. Особисто я вважаю, що такі програми насьогоднішній день є одним з найбільш потужних і гнучкихінструментів, створених для комп'ютера.
EXCEL
Можливості EXCEL дуже високі. Обробка тексту, управліннябазами даних - програма настільки потужна, що в багатьох випадкахперевершує спеціалізовані програми - редактори або програми базданих. Таке різноманіття функцій може спочатку запитати, ніжзмусити застосовувати їх на практиці. Але в міру набуття досвідупочинаєш гідно цінувати те, що меж можливостей EXCEL важкодосягти.
За всю історію табличних розрахунків із застосуванням персональнихкомп'ютерів вимоги користувачів до подібних програм істотнозмінилися. На початку основний акцент в таку програму, як, наприклад, Visi C alc, ставилося на рахункові функції. Сьогодні, положення інше.
Поряд з інженерними та бухгалтерськими розрахунками організація і графічнезображення даних набувають все зростаюче значення. Крім того,різноманіття функцій, пропоноване такої розрахункової і графічноїпрограмою, не повинно ускладнювати роботу користувача. Програми для Windowsстворюють для цього ідеальні передумови.
Останнім часом багато якраз перейшли на використання
Windows як свою користувача середовища. Як наслідок, багатофірми, що створюють програмне забезпечення, почали пропонувати великукількість програм для Windows.
ЗВЕДЕНА ТАБЛИЦЯ
Розробники програмного забезпечення фірми Microsoft назвализведеної таблиці новий засіб для обробки даних, що вони в першувіддали на суд користувачів в п'ятій версії програми. У наступнихверсіях Excel коло можливостей використання зведених таблиць розширений.
Основну увагу було приділено підвищенню швидкості обробки даних утаблицях.
Зведені таблиці - це таблиці, в яких дані групуються порізними критеріями, що дозволяє заощадити сили і час, необхідні длязавдання формул і функцій, які аналізують дані. Причина такої економіїполягає в тому, що модуль зведених таблиць має в своєму розпорядженні вбудованими функціямидля основних видів обчислень і оцінки даних.
Зведена таблиця є спеціальним типом таблиці, якапідсумовує інформацію з конкретних полів списку або бази даних. Пристворення зведеної таблиці за допомогою майстра ви можете задати потрібні поля,організацію таблиці (її макет) і тип виконуваних обчислень. Післяпобудови таблиці можна змінити її розташування для перегляду даних підіншим кутом зору. Саме можливість зміни орієнтації таблиці,наприклад транспонування заголовків стовпців у заголовки рядків і навпаки,дала зведеної таблиці її назву і робить її могутнім аналітичнимінструментом.
Зведена таблиця - це так само ще один інструмент обробкивеликих списків (баз даних). Оскільки в цьому випадку відразу підводятьсяпідсумки, виконується сортування і фільтрація списків, то зведена таблицяє більш потужним інструментом обробки даних, який в EXCELназивається майстер зведених таблиць.
Перед побудовою зведеної таблиці на основі списку слідприбрати з нього проміжні підсумки та накладені фільтри. Зведені таблицісамі забезпечують підведення підсумків і фільтрацію даних, але побудуватизведену таблицю за списком з вже наявними проміжними підсумкаминеможливо.
Створення зведеної таблиці
При створенні зведеної таблиці можна використовувати один зчотирьох типів джерел даних:
* список Excel;
* Зовнішнє джерело даних, доступний через Microsoft Query;
* Кілька діапазонів консолідації (окремих списків Excel);
* Іншу зведену таблицю.
Запуск майстра зведених таблиць
Щоб приступити до створення зведеної таблиці, виберіть у меню
Дані команду Зведена таблиця. Excel запустить майстер зведених таблиць,який буде супроводжувати нас в процесі створення таблиці, що включає всебе наступні кроки:
1. Завдання типу джерела даних.
2. Зазначення місцезнаходження вихідних даних або отримання їх із зовнішнього джерела за допомогою Microsoft Query.
3. Завдання макета таблиці та вибір підсумковій функції.
4. Вказівка місця для розміщення таблиці.
Крок 1: завдання типу джерела даних
При установці перемикача У зовнішньому джерелі даних першимвікна діалогу майстра зведених таблиць з'явиться зображення ЕОМ, що передаєдані на термінал.
Крок 2: вказівка місцезнаходження вихідних даних
Після завдання типу джерела даних потрібно натиснути кнопку Далі.
Майстер зведених таблиць відкриє своє друге вікно діалогу, що пропонуєвказати місце, де знаходяться вихідні дані. Якщо джерелом данихє список Excel і перед вибором команди Зведена таблиця виділенатільки один осередок у цьому списку, то майстер зведених таблиць правильнозаповнить це вікно діалогу. Якщо вихідний список знаходиться в невідкритоїкнизі Excel, потрібно натиснути кнопку Огляд у цьому вікні діалогу. Післязнаходження потрібного файла треба ввести ім'я або посилання на діапазон, дезнаходиться список.
Крок 3: завдання макета таблиці
Після завдання вихідних даних потрібно натиснути кнопку Далі, щобперейти у вікно діалогу.
У цьому вікні діалогу ми можемо сформувати макет (структуру) зведеноїтаблиці і вказати, яка інформація повинна відображатися в тілі таблиці.
Точніше кажучи, мова йде тільки про початковий макет зведеної таблиці,оскільки після створення таблиці її можна реорганізувати в будь-який час.
У центрі цього вікна знаходиться діаграма макета, на якій показані триосі таблиці (рядків, стовпців і сторінок) і область даних. У правій частинівікна діалогу відображаються кнопки для кожного поля джерела даних. Щобзадати структуру таблиці, необхідно просто перетягнути ці кнопки врізні області діаграми макета. Якщо потрібно видалити поле з зведеноїтаблиці, слід перетягнути його кнопку за межі цієї діаграми.
За замовчуванням майстер зведених таблиць застосовує функцію Сумадо числових значень в області даних і використовує функцію Кількість значеньдля нечислових значень. Щоб використовувати іншу підсумкову функцію,наприклад Середнє або Максимум, треба двічі клацнути на заголовку поляпісля його перетягування в область даних і потім у вікні діалогу Обчисленняполя зведеної таблиці вибрати необхідну функцію. Можна використовуватинаступні функції:
СУММ () - сума;
РАХУНОК () - кількість значень;
СРЗНАЧ () - середнє;
МАКС () - максимум
МІН () - мінімум;
Зробивши () - твір;
СТАНДОТКЛОН () - незміщене відхилення; < p> СТАНДОТКЛОНП () - зміщене відхилення;
дисп () - незміщенедисперсія;
ДІСПР () - зміщена дисперсія.
Крок 4: вказівка місця для розміщення таблиці
У вікні діалогу, зазначимо місце, де буде розташовуватися зведенатаблиця.
Щоб помістити таблицю на новому робочому аркуші, встановимоперемикач Новий лист. В іншому випадку встановимо перемикач
Існуючий лист і введемо ім'я діапазону на посилання.
Після натискання кнопки Готово Excel майже без зволікання створює зведенутаблицю. Якщо таблиця заснована на зовнішніх даних, Excel спочатку виконаєзапит, а потім побудує зведену таблицю.
Коли виділення знаходиться в межах зведеної таблиці, то за замовчуванням
Excel виводить на екран панель інструментів Зведені таблиці. Якщо ми небачимо цієї панелі інструментів, у меню Сервіс вибираємо команду Настройка тапотім встановлюємо прапорець Зведені таблиці.
Excel також дозволяє нам скористатися деякими спеціалізованимизасобами які знаходяться на панелі інструментів зведеної таблиці.
Зведена відомість зарплати за півріччя
Реорганізація зведеної таблиці
Щоб реорганізувати зведену таблицю, необхідно простоперетягнути один або кілька заголовків полів. Наприклад, щобперемістити поле з осі стовпців на вісь строк, досить перетягнути йогозаголовок з області стовпців до області рядків. Крім транспортуваннярядків і стовпців можна також змінювати порядок відображення полів по осістовпців або рядків зведеної таблиці.
Розміщення полів на осі сторінок
Щоб більш уважно переглянути інформацію в поле зведеноїтаблиці, його можна перемістити на вісь сторінок. Для цього просто перетягнутизаголовок поля вище лівого верхнього кута зведеної таблиці. Приперетягування заголовка курсор перетвориться в трьох невеликих сторінок.
Коли буде видно зміна вказівника, треба відпустити кнопку миші, ізаголовок поля буде поміщений в область сторінок.
Цикл за елементами на осі сторінок
Коли виводиться поле на осі рядків або стовпців, то для переглядувсіх елементів цього поля досить прокрутити таблицю. Але якщо полезнаходиться на осі сторінок, то можна побачити тільки один елемент цього поля.
Щоб побачити інший елемент поля, потрібно вибрати його в спадномусписку цього поля. Послідовно вибираючи елементи в списку, можна бачитидвовимірні «зрізи» даних для відповідних значень поля, який міститься уобласть сторінок.
Висновок підсумків для поля сторінки
кінці кожного списку, що розкривається поля сторінки видноелемент (Усі). Вибір цього елемента списку дозволяє вивести на екранпідсумкові значення для кожного поля на осі сторінок.
Переміщення елементів поля сторінки наокремі аркуші книги
Навіть якщо зведена таблиця містить ось сторінок, вся таблицязберігається на одному листі книги. За допомогою кнопки Показати сторінки напанелі інструментів Зведені таблиці можна створити ряд пов'язаних зведенихтаблиць, кожна з яких буде відображати один елемент поля сторінки.
Зміна розташування кнопок полів сторінок
Зазвичай Excel виводить кнопки полів сторінок в одному стовпці надлівим верхнім кутом таблиці. Якщо полів на осі сторінок досить багато,можна розмістити їх кнопки в декількох стовпцях. Для цього треба виконатинаступні дії:
1. Виділити в зведеній таблиці будь-яку клітинку.
2. Вибрати команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів
Зведені таблиці.
3. Використовуючи розкрився список Макет сторінки і поле Число полів у стовпці вікна діалогу Параметри зведеної таблиці задаємо потрібне розташування кнопок.
Оновлення зведеної таблиці
Як вже зазначалося, зведена таблиця пов'язана з вихідними даними,але вона не оновлюється автоматично при зміні вихідних даних. Щобоновити зведену таблицю, треба виділити в ній будь-яку клітинку і потім у меню
Дані вибрати кнопку Оновити дані або натиснути однойменну кнопку напанелі інструментів Зведені таблиці.
Оновлення таблиці при відкритті файлу
Щоб Excel автоматично оновлював зведену таблицю при кожномувідкриття книги, в якій вона знаходиться, виберіть команду Параметри в меню
Зведена таблиця на панелі інструментів Зведена таблиця. Потім у вікнідіалогу Параметри зведеної таблиці встановлюємо прапорець Оновити привідкритті.
Якщо для отримання даних використовується запит до зовнішнього джерела,що займає досить багато часу, то прапорець Оновити при відкритті кращезняти.
Оновлення пов'язаних зведених таблиць
Якщо одна зведена таблиця служить джерелом даних для іншої
, То при оновленні будь-який з них перераховуються обидві таблиці.
Оновлення зведеної таблиці, пов'язаної із зовнішніми даними
Якщо зведена таблиця побудована на основі зовнішнього джереладаних, то Excel може виконати запит до нього у фоновому режимі, щодозволяє працювати з таблицею під час її оновлення. Щоб включити цережим оновлення, потрібно виділити в таблиці будь-яку клітинку і вибрати команду
Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці.
Потім у вікні діалогу Параметри зведеної таблиці встановити прапорець Шпалеризапит. У тому випадку, коли в зведеній таблиці використовуються поля сторінок,можна встановити такий режим виконання запиту, при якому Excelзапрошувати тільки дані, необхідні для поточної що переглядаєтьсясторінки. Цей режим пред'являє більш скромні вимоги до ресурсівкомп'ютера, оскільки при виконанні запиту витрачається меншеоперативної пам'яті, що може виявитися важливим при роботі з великоюзовнішньої базою даних. Крім того, можна віддати перевагу цей режим за рідкісногоперемиканні сторінок.
Щоб запитувати зовнішнє джерело даних тільки для однієї сторінки, потрібнодвічі натиснути на кнопки будь-якого поля сторінки. У вікні діалогу, якез'явиться, слід натиснути кнопку Далі. Потім у вікні діалогу Додатковіпараметри поля зведеної таблиці встановити перемикач Оновлювати зовнішнідані при виборі кожного елемента.
Виділення елементів зведеної таблиці
Під час роботи зі зведеними таблицями в Microsoft Excel 97 ми можемовикористовувати новий режим виділення, який називається структурнимвиділенням. Якщо цей режим включений, то при виділенні елементів у зведенійтаблиці Excel автоматично розширює виділення, включаючи в нього всіінші екземпляри цього елемента.
Структурний виділення сприятиме кращому розумінню пов'язаних елементів у зведенійтаблиці. Не менш важливим є те, що під час використання структурномувиділення всі формати, застосовані до виділених клітинок, зберігаються навітьпісля оновлення або реорганізації зведеної таблиці.
Тим не менше Excel дозволяє відключати цей режим, оскільки структурнийвиділення істотно відрізняється від звичайного виділення клітинок в робочихаркушах.
Увімкнення та вимкнення структурного виділення
Щоб увімкнути або вимкнути структурний виділення, виділимо будь-якучастина зведеної таблиці. Потім виберемо команду Виділити в меню Зведенатаблиця на панелі інструментів Зведені таблиці.
Коли структурний виділення включено, кнопка зліва від команди Дозволитивиділення знаходиться в натиснутому стані, і три верхні команди цьогопідлеглого меню стають доступними.
Якщо режим структурного виділення вимкнено, то кнопка виглядає не натиснутою
, А три перші команди не доступні.
Виділення тільки заголовків або тільки даних
Команди з підлеглого меню Виділити і відповідної кнопкина панелі інструментів Зведені таблиці дозволяють виділити тільки заголовкаабо тільки дані. Якщо б ми хотіли виділити заголовки без відповіднихданих, то треба було б натиснути кнопку Тільки заголовки. Щоб відновитиповний режим виділення, ми повинні натиснути кнопку Заголовки та дані.
Виділення всієї зведеної таблиці
Щоб виділити зведену таблицю цілком, необхідно вибратикоманду Виділити в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведенітаблиці. Потім в підлеглому меню Виділити вибрати команду Таблиця цілком.
Форматування зведеної таблиці
Для зміни зовнішнього вигляду клітинок зведеної таблиці можнавикористовувати стандартну техніку форматування. Excel збереже формати іпісля оновлення або реорганізації таблиці за умови, що не знято прапорець
Зберегти форматування у вікні діалогу Параметри зведеної таблиці. Щобзастосовані формати не губилися при оновленні або реорганізації таблиці,треба виконати наступні дії:
1. Виділити в зведеній таблиці будь-яку клітинку.
2. Вибрати команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів
Зведені таблиці.
3. У вікні діалогу Параметри зведеної таблиці необхідно встановити прапорець
Зберегти форматування.
Застосування автоформату до зведеної таблиці
Зазвичай Excel застосовує до щойно створеним зведених таблицьавтоформат, що використовується за умовчанням. Але можна застосувати іншийавтоформат. Для цього виділимо будь-яку комірку зведеної таблиці, у меню Форматвиберемо команду Автоформат і потім у вікні діалогу виберемопотрібний автоформат.
Будь-які формати, застосовані іншими способами до або після використанняавтоформату, мають переваги над установками автоформату. Наприклад, миможемо відформатувати всю таблицю за допомогою автоформату і потім змінитиформати окремих осередків. І до тих пір, поки перебуває в режимі структурноговиділення, Excel буде зберігати призначені формати при оновленні тареорганізації зведеної таблиці.
Щоб створити зведену таблицю без Автоматичне, натиснемо кнопку
Параметри в четвертому вікні діалогу майстра зведених таблиць і потім знімемопрапорець Автоформат.
При видаленні Автоматичне з існуючої таблиці, виділимо в нійбудь-яку клітинку, виберемо команду Параметри в меню Зведена таблиця на панеліінструментів Зведені таблиці, знімемо прапорець Автоформат і потім натиснемокнопку ОК.
Після цього в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблицівиберемо команду Виділити, а потім - Таблиця цілком. І на кінець, в меню
Формат виберемо команду Стиль і застосуємо стиль Звичайний.
Застосування числових форматів
Якщо включений режим структурного виділення, то можна змінюватичисловий формат осередків у зведеній таблиці, виділяючи ці осередки і використовуючистандартну техніку форматування. Щоб застосувати числовий формат відразудо всіх клітинок зведеної таблиці, скористаємося такою процедурою:
1. Виділимо будь-яку клітинку в області даних таблиці (але тільки не кнопку поля і не заголовок елемента).
2. Натиснемо кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблиці.
3. У вікні діалогу Обчислення поля зведеної таблиці натиснемо кнопку Формат.
Після натискання кнопки Формат ми потрапимо в звичайне вікно діалогу для числовогоформатування, яке відкривається у відповідь на вибір команди Осередку у меню
Формат.
Відображення порожніх клітинок у зведеній таблиці
Зазвичай в осередках зведеної таблиці, для яких відсутні дані
, Відображаються порожні значення. При бажанні можна відображати 0 абодеяке текстове значення в осередках, які виявляються порожніми. Дляцього виконаємо наступні дії:
1. Виділимо в зведеній таблиці будь-яку клітинку.
2. Виберемо команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів
Зведені таблиці.
3. У вікні діалогу Параметри зведеної таблиці перевіримо щоб прапорець Для порожніх клітинок відображати був встановлений. Потім у сусідньому полі введемо 0 або інше значення.
Додавання або видалення полів
Щоб додати до зведеної таблиці нові поля або видалитиіснуючі, з початок виділимо будь-яку клітинку в таблиці. Потімв меню Дані команду Зведена таблиця або натиснемо кнопку Майстер зведенихтаблиць на панелі інструментів Зведені таблиці. Excel виведе на екран вікнодіалогу Майстер зведених таблиць - крок 3 із 4, в якому задаєтьсяпочатковий макет таблиць. Щоб додати нове поле, просто перетягнемойого кнопку в потрібну область діаграми макету, а для видалення поляперетягнемо його кнопку за межі діаграми.
Використання декількох полів даних
Якщо в область даних зведеної таблиці додати друге поле, то
Excel виведе проміжні підсумки для кожного поля.
Перейменування полів і елементів
Використання імен полів і елементів, призначених майстромзведених таблиць необов'язково. Ці імена можна змінити, редагуючизаголовок поля або елемента в зведеній таблиці. При зміні назви елементатаким способом воно зміниться в усіх примірниках цього елемента,що з'являються в таблиці.
Сортування елементів
Microsoft Excel пропонує новий засіб, названеавтосортіровкой, яке надає великий контроль над сортуваннямданих у зведених таблицях. Автосортіровка дозволяє впорядкувати елементиполів на основі відповідних значень даних.
За замовчуванням автосортіровка вимкнена для всіх полів зведеної таблиці, ідля впорядкування елементів полів можна використовувати звичну команду
Сортування з меню Дані або кнопки Сортування по зростанню і Сортуванняза зменшенням на стандартній панелі інструментів. Якщо автосортіровкавключена, то для цієї мети використовується вікно діалогу зведеної таблиці.
Сортування елементів поля за допомогою значень даних
Щоб відсортувати елементи поля за допомогою відповіднихзначень даних, треба виконати наступні дії:
1. Виділити будь-який елемент поля або кнопку поля, яке потрібно відсортувати.
2. Натиснути кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблиці (або вибрати команду Поле в меню Зведена таблиця).
3. Натиснути кнопку Далі.
Ці кроки приведуть у вікно діалогу Додаткові параметри поля зведеноїтаблиці.
Сортування елементів поля у заголовках
Якщо автосортіровка поля відключена, то можна використовуватизвичайні команди сортування Excel до упорядкування елементів цього поля поїх заголовках.
Але якщо для цікавить поля відключена автосортіровка, то втакому випадку необхідно відкрити вікно діалогу Додаткові параметри полязведеної таблиці для цього поля за допомогою процедури, «Сортування елементівполя за допомогою значень даних ».
Потім виконаємо одну з наведених нижче інструкцій:
У секції Параметри сортування цього вікна діалогу встановимо перемикач Вручну. Двічі натиснемо кнопку ОК, щоб повернутися в зведену таблицю, і за тим використовуємо звичайні команди сортування Excel.
У секції Параметри сортування встановимо перемикач За зростанням або За спаданням залежно від необхідного порядку сортування. Потім у розкрився списку За допомогою поля виберемо ім'я сортіруемимі поля.
Використання нестандартного порядку сортування
Якщо сортування за зростанням або за спаданням не влаштовує, можна задати власний порядок сортування за допомогою вкладки Списки вікна діалогу Параметри. Користувацький порядок сортування можна задати за допомогою простої заміни заголовків елементів поля.
Коли замість одного заголовка елемента вводиться ім'я іншого існуючого заголовка елемента, то Excel розглядає цю дію як команду перестановки двох заголовків. Нестандартний порядок сортування зберігається при оновленні та реорганізації зведеної таблиці.
Групування даних
Майстер зведених таблиць автоматично групує елементи внутрішнього поля для кожного заголовка зовнішнього поля і, якщо потрібно, створює проміжні підсумки для кожного елемента внутрішнього поля. Але іноді зручніше групувати елементи в інший спосіб, наприклад, зібрати місячні елементи в квартальні групи або безліч чисел у великі числові категорії.
Excel пропонує кілька варіантів угруповання елементів.
Групування числових елементів
Щоб порівняти числові елементи поля виділимо будь-який елемент поля і натискаємо кнопку Групувати на панелі інструментів Зведені таблиці.
У вікні діалогу Групувати введемо необхідні значення в поля Початкова з
, За і С кроком.
Групування елементів за тимчасовими діапазонами
Щоб згрупувати елементи поля за тимчасовими діапазонами, виділимо будь-який елемент у полі Дата, натиснемо кнопку Групувати на панелі інструментів Зведені таблиці та заповнимо вікно діалогу.
Excel забезпечує достатню гнучкість при угруповання елементів поля дат. У списку З кроком вікна діалогу Групування можна задати інтервал часу від секунди до року. Якщо стандартних інтервалів не досить, можна вказати будь-яку кількість днів. Крім того, можна створити два і більше угруповань одночасно, виділивши кілька елементів у списку З кроком.
Використання загальних і проміжних підсумків
За замовчуванням Excel генерує загальні підсумки для всіх зовнішніх полів зведеної таблиці і проміжні підсумки для всіх внутрішніх полів за винятком самого внутрішнього поля. Можна як видалити створювані за замовчуванням підсумки, так і згенерувати проміжні підсумки для самих внутрішніх полів.
Остаточні підсумки
При використанні декількох полів даних майстер зведених таблиць генерує окремі загальні підсумки для кожного з цих полів. Остаточні підсумки завжди використовують ту ж функцію, що і поле даних, для яких вони обчислюються.
Наприклад, якщо таблиця використовує функцію Сум, то ця ж функція використовується і для обчислення загальних підсумків. Якщо б замість функції Сума використовувалася функція Середнє, то замість «загальних сум» ми отримаємо «загальну середню».
Щоб створити зведену таблицю без загальних підсумків, у вікні діалогу Майстер зведених таблиць - крок 4 з 4 натиснемо кнопку Параметри. Потім знімемо прапорці
Загальна сума по стовпцях та/або Загальна сума за рядками. Якщо потрібно видалити загальні підсумки з існуючої зведеної таблиці, виберемо команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці. Потім знімемо прапорці Загальна сума по стовпцях та/або Загальна сума за рядками.
Проміжні підсумки
За замовчуванням Excel створює проміжні підсумки для всіх полів, поміщених в область стовпців і рядків зведеної таблиці < br>, За винятком внутрішніх полів.
Як і у випадку загальних підсумків, Excel генерує один рядок проміжнихпідсумків для кожного поля даних зведеної таблиці, і за замовчуваннямпроміжні підсумки створюються за допомогою тієї ж функції, якавикористовується для обчислення поля даних.
Але у випадку проміжних підсумків можна змінити використовувану за замовчуваннямпідсумкову функцію і навіть застосувати кілька підсумкових функцій. Можна так самоскасувати створення проміжних підсумків для певних полів.
Щоб змінити використовувану за замовчуванням підсумкову функцію або застосуватидекілька функцій, виконаємо наступні дії:
1. Двічі клацнемо на заголовку поле. Замість цього можна виділити заголовок поля і натиснути кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблиці.
2. У вікні діалогу Обчислення поля зведеної таблиці виберемо одну або декілька функцій і натиснемо кнопку ОК.
Щоб видалити проміжні підсумки для поля, виконаємо наступне:
1. Двічі клацнемо на заголовку поле. Також можна виділити заголовок поле інатиснути кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблиці.
2. У вікні діалогу Обчислення поля зведеної таблиці встановимоперемикач Проміжні підсумки в положенні Немає і натиснемо кнопку ОК.
Але якщо пізніше ми знову вирішимо вивести в таблиці проміжні підсумки, то зробимо так:
1. Двічі клацнемо на заголовку поле. Крім того, можна виділити заголовок поле і натиснути кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблиці.
2. У вікні діалогу Обчислення поля зведеної таблиці встановимо перемикач Проміжні підсумки в положення Автоматичні і натиснемо кнопку ОК.
Проміжні підсумки для самих внутрішніх полів
Хоча за замовчуванням Excel не генерує проміжні підсумки для самихвнутрішніх полів, ми можемо їх створити і використовувати при цьому кількапідсумкових функцій. Ці підсумки, якщо вони є, розміщуються в нижній абоправій частині зведеної таблиці безпосередньо вище або ліворуч від загальнихпідсумків.
Щоб додати проміжні підсумки для самого внутрішнього поля, виконаємонаступні дії:
1. Двічі клацнути на заголовку внутрішнього поля. Замість цього можна виділити заголовок поля і натиснути кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблиці.
2. У вікні діалогу Обчислення поля зведеної таблиці виберемо одну або декілька функцій і натиснемо кнопку ОК.
Зміна обчислень у зведених таблицях
До числовим полям, вміщених в область даних зведеної таблиці,
Excel за замовчуванням застосовує функцію Сума, а до жодним, не числовим полям -
Кількість значень. Але можна застосувати і інші форми розрахунків.
Крім того, Microsoft Excel 97 дозволяє використовувати в зведених таблицяхобчислювані поля й елементи.
Використання інших підсумкових функцій
Щоб перейти на іншу підсумкову функцію, виділимо будь-якуклітинку в області даних і натиснемо кнопку Поле зведеної таблиці на панеліінструментів Зведені таблиці. Excel виведе на екран вікно діалогу
Обчислення поля зведеної таблиці. Виберемо функцію, яку хочемовикористовувати, і натиснемо кнопку ОК.
Застосування декількох підсумковихфункцій до одного поля
До полю можна застосувати будь-яку кількість підсумкових функцій. Щобвикористовувати додаткові функції для поля, що вже знаходиться уобласті даних зведеної таблиці, виділимо будь-яку клітинку в області даних інатиснемо кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів. Опинившись увікні діалогу Майстер зведених таблиць - крок 3 з 4 перетягнемо в область данихдіаграми макета кнопку цього ж поля ще раз, щоб мати другукопію заголовка поля. Двічі клацнувши на копії заголовка, потім у списку
Операція вікна діалогу Обчислення поля зведеної таблиці виберемо потрібнупідсумкову функцію і натиснемо кнопку ОК, щоб повернутися до зведеної таблиці.
Посилання на дані в зведеній таблиці
Якщо формула робочого аркуша використовує для отримання даних ззведеної таблиці звичайну посилання на комірку, то вона буде чудово працювати
, Поки осередок залишається на своєму місці. Але після реорганізації зведеноїтаблиці ця формула поверне невірні дані. Щоб уникнути цього,використовуємо у формулі функцію ПОЛУЧІТЬ.ДАННИЕ. Зведені. ТАБЛИЦІ для створенняпосилання на дані зведеної таблиці.
Функція ОТРИМАТИ. ДАНІ. Зведені. ТАБЛИЦІ має два аргументи. Першийаргумент служить для вказівки зведеної таблиці, а другий аргумент описуєдобувані дані. Перший аргумент може бути будь-який осередком зведеноїтаблиці або іменем діапазону, призначеного зведеної таблиці, а так самонаписом, записаної в комірці над лівим верхнім кутом таблиці. Другийаргумент, що укладається в подвійні лапки, перераховує імена полів, наперетині яких знаходяться добувані дані. Імена полів у другомуаргументі повинні бути розділені пропуском.
Використання зведеної таблиці для консолідації діапазонів
За допомогою майстра зведених таблиць можна консолідувати дані зтаблиць, розташованих на різних робочих аркушах Excel. Неодмінною умовоютакої консолідації є єдина структура таблиць. При цьому кожнатаблиця повинна містити дані одного часового діапазону. Наприклад,відомості зарплати за кожен квартал 1998 рік сформовані на різнихробочих аркушах Excel з іменами 1кв -98, 2кв -98, 3кв -98, 4кв -98.
Для побудови зведеної відомості за весь 1998 не обов'язково переноситиїх на один робочий лист EXCEL, а можна скористатися засобомконсолідації майстра зведених таблиць.
Для створення консолідованої зведеної таблиці з декількох робочих листівтреба виконати наступні дії.
Перейти на новий робочий лист і вибрати в меню Дані команду Зведенатаблиця. На першому кроці майстра зведених таблиць треба встановити прапорець вдекількох діапазонах консолідації.
На наступному кроці майстра зведених таблиць слід залишити встановленим зазамовчуванням перемикач Створити одне поле сторінки. Далі необхідновказати діапазон кожної сконсолідованої таблиці, включаючи в нього заголовкистовпців і рядків, крім підсумкових рядків і стовпців.
Після завдання всіх діапазонів об'єднуються таблиць по кнопці Далі можнаперейти до кроку, який виводить вікно формування макетапідсумкового документа, за винятком того, що Excel не відображає іменаполів завершення формування зведеної таблиці. Для підсумовування значень звихідних діапазонів достатньо натиснути кнопку Далі, а для використанняінший підсумкової функції слід двічі клацнути по заголовку Сума по полю
Значення, а потім вибрати потрібну функцію.
За списком (Усі) можна отримати відомості по кожному кварталу.
ВИСНОВОК:
В даний час виробництво комп'ютерів значно зросло. Причиниїх зростання в тому, що вони вигідні та зручні в застосуванні. Їх потужністьпостійно збільшується, а область застосування розширюється.
Exsel призначений для використання у фінансовій сфері, в науковихрозрахунках, інженерно-конструкторської діяльності тощо
Завдяки зведеної таблиці можуть легко організувати свою роботубухгалтера, економісти, фінансисти, тому що ці таблиці дуже зручні взастосуванні.
ЛІТЕРАТУРА:
1) М. Додж, К. Кіната, К. Стінсон "Ефективна робота м Microsoft Exsel
97", видавництво "Пітер"; Санкт-Петербург, 1998р. < br> 2) Є.К. Овчаренко, О.П. Ільїна, Е.В. Балибердін "Фінансово - економічні розрахунки в Exsel", Москва, 1999 р.
3) Йорг Шіб, Exsel 7,0: Сотні корисних рецептів, Дюссельдорф-Київ-Москва-
Санкт-Петербург, 1997 р.
