Excel 7.0 (методичка )

Введення

Ідеальним засобом для вирішення великого класу задач автоматизаціїє програмні продукти, звані «електронні таблиці».

У даних методичних вказівках описані найбільш важливі елементипрограми Excel 7.0, основні технічні прийоми, необхідні при роботі зелектронними таблицями.

Технологія роботи з програмою Excel 7.0 викладається в стислій, іноді валгоритмічної формі, що дозволяє легко і швидко знайти відповідь на рішенняконкретної проблеми.

Методичний посібник призначений для виконання студентамилабораторних робіт денної та заочної форми навчання спеціальності 0104.

Запуск Excel 7.0

Програма установки Excel 7.0 поміщає команду виклику Excelбезпосередньо в меню Програми.

Запуск Excel можна здійснити використовуючи меню:

Пуск - Програми - Microsoft Excel.

Зручніше запускати Excel, клацнувши по піктограмі файла, з якимнедавно працювали:

Пуск> Документи> клацання мишкою по піктограмі файла, сожданногопакетом Microsoft Excel.

Пункт Документи викликає меню, в якому накопичується іменадокументів, відкривати і редагувати пользоавтелем при роботі з
Windows 95 (до 15 останніх файлів).

Вихід з Excel 7.0

Вихід з Excel 7.0 використовуючи основне меню здійснюється так:

Файл> Вихід

Інакше процес виходу з Excel 7.0 можна випоніть:
1. Клацніть на кнопці закриття в верзнем правому куті вікна Excel (або натиснути комбінацію клавіш Alt + F4).
2. Клацніть на кнопці Ні, щоб повторно не зберігати файл. При цьому повернемося на робочий стіл або в вікно іншого запущеного додатку.
3. Клацніть на кнопці Пуск, вибрати пункт Завершення роботи.
4. Якщо необхідно завершити роботу, то клацнути на кнопці Та й потім з появою відповідного повідомлення вимкнути комп'ютер.

Екран Excel 7.0

Екран Excel містить наступні основні компоненти (рис. 1):
- рядок заголовка з кнопками керування вікном програми і вікном документа;
- рядок основного меню;
- дві панелі інструментів Стандартна і Форматування;
- рядок формул і поле імені;
- робоча область; - смуга прокручування;
- смуга перебору сторінок робочої книги;
- рядок стану.

Всі програми, що працюють під управлінням системи Windows, мають строкузаголовка. У ній вказується ім'я програми, і тут же знаходяться деякікнопки управління, які можна використовувати для зміни зовнішнього виглядувікна.

Кнопки керування вікном програми і вікном документа (рис. 1):
- згорнути в піктограму, кнопка мінімізації;
- розгорнути на весь екран, кнопка максимізації;
- повернути вікно в попередній стан, кнопка відновлення;
- закрити вікно, кнопка закриття;
- кнопка системного меню. Клацніть на цій кнопці відкриє системне меню, що дозволяє маніпулювати вікном Excel.

Основне меню

Кожен з пунктів меню об'єднує набір команд, що мають загальнуфункціональну спрямованість (рис. 2). Клацніть на будь-якому пункті менюрозгортає список команд значення установок. Робота з меню - одна зможливих способів задавати команди Excel.

Контекстне меню

На додаток до основного меню, постійно знаходиться на екрані, Excelпропонує вторинну систему контекстного меню. Контекстні менюнадають можливість швидкого доступу до часто використовуваних для даногооб'єкта в ситуації, що розглядається командам.

При виконанні клацання правою кнопкою мишки на пінтограмме, комірці,виділеній групі осередків або на вбудованому об'єкті, біля покажчика мишівідкривається меню з основними функціями, що застосовуються в даній ситуації - вконтексті.

Команди, що входять в контекстне меню, завжди відносяться до активноїоб'єкту.

Контекстне меню можна визват також за допомогою комбінації клавіш
Shift + F10.

Панелі

Панелі містять найбільш часто використовувані команди меню. Післяустановки програми на екрані присутні дві панелі інструментів:
Стандартна і форматування. Excel містить багато інших панелейінструментів, які можна винести в робоче вікно програми (додаток
1).

У панелі інструментів можна додати нові пінтограмми, як входять допрограму, так і створені самим користувачем.

При русі вздовж пінтограмм цих панелей покажчиком миші, під кожнимз них з'являється ім'я інструменту у вікні (знаряддя натяків).

настройка панелей інструментів (піктографічним меню) надаєнаступні можливості:
- відображення на екрані піктографічним меню;
- додавання окремих піктограм;
- створення користувацького піктографічного меню;
- створення власних піктограм користувачів та прив'язка до них певних дій. Всі операції з форматування піктографічним меню виконуються ввікні:

Вид> Панелі інструментів

На екрані будуть відображені ті піктографічні меню, близько назвияких у вікні списку панелей інструментів стоїть галочка.

Панелі об'єднують функціонально близькі піктограми:
Стандартна - стандартні можливості системи (створення, завантаження,збереження, друк робочих папок та ін);
Форматування - оформлення елементів таблиці;
Запит та зведена - засоби роботи з базами даних таблиці;
Діаграма - інструменти побудови діаграм;
Малювання - елементи схем і ілюстрацій;
Майстер підказок - підказка, що допомагає оптимізувати робочі крокикористувача;
Елементи управління - створення стандартних керуючих елементів (меню,кнопок, смуг прокрутки ...);
Запис макросу - закінчити запис послідовності команд, якіавтоматично перетворюють Excel в дії;
Залежності - аналіз зв'язку між осередками;
Колективна робота - спільна робота з документами;
Visual Basic - інструменти створення й налагодження програм користувача навбудованій мові Excel - Visual Basic;
Microsoft - виклик додатків Microsoft для роботи в рамках механізму OLE.

Панель формул (рядок формул)

Панель формул використовується для введення і редагування значень абоформул у клітинках або діаграмах, а також для відображення адреси поточноїосередки.

Поле імені вказує ім'я або адресу активної комірки в поточній робочоїкнизі. Клацніть на стрілці розкриє список, в якому перераховані всізазначені комірки і діапазони активної робочої книги.

Створення власного піктографічного меню

Для створення власного піктографічного меню необхідно:

1. Ввести ім'я панелі в полі «Ім'я панелі інструментів".

2. Натиснути кнопку MENU або ОК.

Додавання піктограм в одне з піктографічним меню

Технологія додати піктограм в одне з піктографічним менюполягає в наступному:

1. Вибрати в меню Вигляд (Панелі інструментів (Настройка.

2. Вибрати категорію в списку категорій.

3. Піктограми з набору Кнопки перетягнути мишкою в одне з розташованих на екрані піктографічним меню. Ця піктограма буде закріплена за тією панеллю, в яку її вставили.

Повернення панелі в початковий стан.

Щоб повернути панелі в початковий стан необхідно:

1. Вибрати Вид (Панелі інструментів.

2. Вибрати назва панелі.

3. Скидання.

Створення власної піктограми

Власна піктограма користувача створюється так:

1. Перейти у вікно Настроювання панелей інструментів і перетягнути якусь піктограму з категорії Порожні кнопки на потрібну панель інструментів.

2. клацнути по порожній піктограмі, з'явиться діалогове вікно, що дозволяє зв'язати з цією піктограмою макрос.

Робочі таблиці.

Робочі таблиці Excel призначені для аналізу даних, представлениху рядках і стовпцях. Вони зберігаються у файлах, які називаються робочимикнигами.

Таблиці в Excel складаються з рядків, стовпців і листів. Така структураявляє собою потужний засіб для виконання фінансового аналізу.
Кожна що створюється робоча книга складається з 16 робочих аркушів.

Переміщення між листами:
- перехід до певного аркушу - клацання по його ярлику
(- Перехід до ярлику першого
- перехід до останнього ярлику
- перехід до попереднього/останньому ярлику

Для переміщення робочого листа в іншу позицію в цій же робочій книзітреба перетягнути мишкою його ярлик.

Скопіювати лист можна утримуючи натиснутою клавішу CTRL при переміщеннімиші.

Excel має у своєму розпорядженні до 255 аркушів, кожний з яких розділений на 256стовпців і 16384 рядків. Стовпці позначають літерами: A, B, C,
... AA, .. AZ ..., BA ... (або цифрами 1,2,3... 256). Строки позначають завждицифрами. У кожному стовпці може помещатся від 0 до 255 символів.

Excel дає можливість виконувати розрахунки з використанням вмістуз рядків, стовпців і різних листів, а також копіювати та переміщувати даніміж листами, рядками і стовпчиками.

Вся інформація заноситься в клітини, адреси яких виходять з буквистовпця і номера рядка (А9, С16, D29). Поточна клітина обведена потовщеноюрамкою - курсором.

Переміщення курсору по листу за допомогою клавіш:
((((((((((( - Переміщення на одну клітку
Pg Up, Pg Dn - екран вгору, екран вниз
Home-на першу клітку рядка
End - на останню клітину рядка
Ctrl + Home-на першому клітину таблиці
Ctrl + End-на останню заповнену клітку

Переміщення по робочому листу за допомогою меню:

Правка ((Перейти ((адреса клітини ((перехід в потрібну клітку

Смуги прокрутки призначені для переміщення по робочому листу.
Поточна клітка при цьому не змінюється. Позиція бігунка в смузі прокруткивказує частина робочого аркуша, виведеного в даний момент у вікні.

Для швидкої прокрутки до іншої частини робочого аркуша потрібно протягнутибігунок.

Рядок стану

Цей рядок перебувати в нижній частині екрана (рис.1). На ній знаходитьсянаступна інформація:
- поточну операцію (наприклад Enter);
- калькулятор (наприклад Sum = 0);
- виділення/додавання (EXT);
- режим Caps Lock (Caps);
- режим Num Lock (Num);
- (фіксований десятковий формат Fix).

Калькулятор містить результат автоматичного виконання деякоїоперації прімінітельно до виділених клітинок.

Режим виділення включається клавішею F8 і відображається кодом EXT (ВДЛ).
Цей режим імітує натиснення кнопки Shift + F8 і позначається як ADD
(ДОБ). Він дозволяє додати нові діапазони клітинок до вже наявноговиділенню. Відмінити ці режими можна клавішею ESC.

Режими Caps Lock і Num Lock є активними, якщо горятьвідповідні індикатори на малій цифровій клавіатурі. Скасування цихрежимів - повторне натискання відповідної клавіші.

Режим фіксованого десяткового формату включається послідовнимвибором команд меню:

Сервіс (Параметри (фіксований десятковий формат під час вводу.

У цьому режимі програма сама автоматично відокремлює комоювстановлену кількість останніх цифр кожного числа.

Кнопка виділення всіх клітинок робочої таблиці виділяє всі клітинкиактивної робочої таблиці в поточному вікні.

Кнопки прокручування ярликів листів дозволяють прокручувати ярлички листівпід час перегляду.

Робоча книга може мати довільну кількість листів, у кожного аркушає ім'я, яке показано на ярлику листа.

Горизонтальна смуга прокрутки дозволяє прокручувати лист погоризонталі.

Вертикальна смуга прокрутки дозволяє прокручувати лист по вертикалі.

Виділення елементів таблиці

Виділення клітин за допомогою миші:
- відзначити одну клітку - клацнути по ній мишкою;
- відзначити стовпець - клацнути на букві стовпця;
- відзначити рядок - клацнути по цифрі рядка;
- відзначити безперервний прямокутник:
1. клацнути на лівій верхній клітині,
2. показати покажчиком миші на нижню праву,
3. Shift + клацання;
- відзначити переривчастий блок:

1. клацання на першій клітці,

2. Ctrl + клацання на кожній потрібної клітці

Цей же спосіб використовується для додавання клітини до вибраного блоку.
- Відзначити всі рядки і стовпці - клацнути на «чистої» кнопці в лівому верхньому кутку таблиці.

Виділення клітин можна здійснювати за допомогою клавіатури:
- виділення прямокутної області:

F8 - лівий верхній кут;

F9-правий нижній кут;
-- виділення декількох прямокутний областей:

Shift + F8 - перехід до виділення несуміжних областей, який виконується за допомогою тієї ж клавіші F8 описаним вище способом;
- виділення колонки: курсор знаходиться у виділеній колонці Ctrl + пробіл;
- виділення рядки: курсор знаходиться в виділяється рядку Shift + пробіл;
- виділення всієї таблиці:

Ctrl + Shift + пробіл.

Типи даних.

Кожна комірка в Excel може містити дані одного з трьох типів:
- текст,
- число, формула (починаючи зі знака дорівнює).

Осередок текстового типу даних може містити слова , пропозиції,довільний набір символів.

Осередок числового типу може містити числа в діапазоні - 1.67 * 10 ... 1,
67 * 10, при цьому кількість значущих цифр - на понад 15.

Excel надає можливість вводити числа в різних форматах.
Можна вводити десяткові числа, грошові одиниці, відсотки і представлятичисла в експоненційному вигляді.

Щоб задати або змінити формат комірки або виділених груп вічокнеобхідно:

Вибрати в меню Формат (Осередки (Число або натиснути Ctrl 1

У вікні форматування будуть виділені назви всіхщо використовуються в Excel числових форматів.

Осередок типу формула містить вказівку Excel, які обчислення повиннібути виконані. При цьому, що відображається у клітинці значення будерезультатом обчислень.

Формули автоматично перераховують свої значення, як тільки один зїх аргументів змінено.

Введення даних

Дані вводяться безпосередньо в клітку. Для введення даних у кліткунеобхідно:
1. Покажчик миші помістити в клітку, в яку необхідно ввести дані. У рядку формул з'являться координати вибраної клітини.
2. Ввести дані з клавіатури.
3. Натиснути клавішу Enter або клацнути по будь-якій іншій клітці.

Редагування даних

Щоб відредагувати вміст клітини потрібно:

1. Зробити редаговану клітку активною.

2. Натиснути клавішу F2, або подвійне клацання на редагованої клітці, або клацнути на панелі формул і редагувати безпосередньо в панелі формул.

3. Enter - закінчення редагування.

При редагуванні можна використовувати клавіші Delete і Backspace длявидалення символів і клавішу Insert для управління режиму вставки заміни.

Щоб видалити вміст клітини або декількох виділених клітиннеобхідно:
- виділити видаляємо область;
- вибрати в меню Правка (Видалити

Переміщення даних в іншу позицію виконується таким чином:
- виділити переміщувану область;
- встановити покажчик мишки на границю виділеної області так, щоб він змінив свій вигляд і перетягнути блок в нову позицію.

За допомогою меню цей же процес полягає в следующем6
- вибрати в меню - Правка (Вирізати;
- перейти в нову позицію;
- вибрати Правка (Вставіть.

Вставка нових рядків у таблицю вимагає наступних дій:
- встановити курсор в комірку стовпця, перед яким потрібно вставити стовпець
-- вибрати в меню Вставка (Стовпець

Заміна даних у клітці передбачає встановлення курсору в клітку,вміст якої треба змінити і ввести нові дані.

При редагуванні даних формули автоматично перераховуються.

Робота з листами, строками, колонками, використовуючи меню Excel полягаєв наступному:

1. заховати робочий лист:
- вибрати в меню Формат (Лист (Приховати;

2. відновити захований робочий лист:
- вибрати в мен. Формат (Лист (Показати; 3. заховати колонку або рядок:
- виділити рядок або стовпець;
- вибрати в меню Формат (Строка/Стовпець (Приховати

4. Відновити заховану рядок або стовпець:
- виділити дві сусідні колонки (навколо захованої) або два сусідніх рядка;
- вибрати в меню Формат (Строка/Стовпець (Показати

Використовуючи контекстне меню можна виконати:

1. заховати колонку або рядок
- виділити рядок або стовпець
- клацнути правою кнопкою по виділеній область
- в контекстному меню вибрати сховати.

2. відновити заховану рядок або стовпець:
- виділити дві сусідні колонки (навколо захованої) або два сусідніх рядка;
- підвести курсор праворуч до захованих стовпцях або знизу в захованим рядках (курсор миші перетвориться на знак рівності з розтяжкою);
- зробити подвійне клацання мишей або викликати контекстне меню;
- вибрати Перегляд.

Обчислення. Формули та функції

Формулою називається введена в комірку послідовність символів,що починається зі знака рівності «=». У цю послідовність символівможуть входити: константи, адреси комірок, функції, оператори.

Результат обчислень відображається у клітинці, а сама формула - у рядкуформул.

Функції використовуються для виконання стандартних обчислень. Excel маєбільше 400 вбудованих функцій, об'єднаних в 9 груп: фінансові, дат?? ічас, математичні, статистичні, посилання і масиви, робіт м базоюданих, текстові, логічні, перевірка властивостей і значень.

Крім вбудованих функцій можна використовувати в обчисленняхпризначені для користувача функції, які створюються за допомогою засобів Excel.

Правила роботи з формулами та функціями

Можна виділити наступні правила роботи з формулами та функціями:

1. Формули починаються зі знака «=»

2. Формули можуть включати звернення до однієї або до кількох функцій.

3. Після імені кожної функції в дужках задаються аргументи. Якщо функція не використовує аргументи, то за її ім'ям йдуть порожні дужки без пробілу між ними.

4. Аргументи перераховуються через кому.

5. В якості елемента формули і аргументу функції може виступати адреса комірки. У цьому випадку в обчисленні бере участь комірку, адреса якої задано у формулі.

6. У формулах неприпустимі пробіли.

7. Функція не може мати більше 30 аргументів.

8. У формулі можна використовувати знаки арифметичних операцій: +, -, /,

*, ^ (піднесення до степеня),% (взяття відсотка) (додаток 2).

9. Не можна вводити числа у форматі дати і часу дня безпосередньо у формули. У формули вони можуть бути введені у вигляді тексту, укладеного в подвійні лапки. При обчисленні формули Excel перетворить їх у відповідні числа.

10. Довжина формули не повинна перевищувати 1024 елементів.

Переміщення і копіювання вмісту клітини.

Копіювання вмісту клітини (або блоку клітин) включає наступнікроки:
- вибрати копійований клітку або блок клітин;
- вибрати меню Правка (Копіювати або викликати контекстне меню і вибрати

Копіювати, або натиснути Ctrl + C;
- перейти в нову місце;
- вибрати меню Правка (Вставка або викликати контекстне меню і вибрати

Вставка, або натиснути Ctrl + V.

При копіюванні формула перенастроюється на нові адреси. Щоб прикопіюванні формули адреса деякої комірки був абсолютним (неперенастроюватися на нові адреси) треба після вказівки цієї адреси під часформування формули натиснути F4 або записати адресу у вигляді, наприклад $ $ $ 4.

При переміщенні формули в нове місце таблиці посилання у формулі НЕзмінюються.

Обчислення частині формули

Під час пошуку помилок у відповідній формулі зручно посмотретьрезультати обчислення якоїсь частини формули. Для цього необхідно:
- встановити курсор в клітину, що містить формулу;
- у рядку формул виділити частину формули, яку потрібно обчислити;
- натиснути клавішу F9 - обчислення формули (при натисканні Enter - результат обчислень вставиться в формулу, а при натисненні Esc - здійсниться повернення формули в початковий стан).

Спеціальна копіювання

При копіюванні не весь вміст клітини, а тільки якийсьскладової (формату, значення) застосовується спеціальне копіювання,яке можна виконати:

1. за допомогою меню:
- вибрати копійований клітку або блок клітин;
- вибрати в меню Правка (Копіювати;
- перейти в нове місце;
- вибрати в меню Правка (Спеціальна вставка.

2. за допомогою контекстного меню:
- вибрати копійований клітку або блок клітин;
- викликати контекстне меню;
- вибрати Копіювати;
- перейти в нове місце;
-- вибрати Спеціальна вставка.

У діалоговому вікні, в залежності від прапора у стовпці Вставитикопіюється: все, формули, значення, формати, примітки, без рамки.

Можна зробити копіювання з тим, що знаходиться в клітці, кудикопіюємо. Залежно від прапора у колонці Операція можна:
- просто копіювати;
- скласти вміст клітини з копійований значенням;
- відняти від значення в клітці копійовані значення;
- помножити значення в клітці на копійований значення ;
- розділити значення в клітці на копійований значення.

Якщо встановлені відповідні прапори, то при копіюванні можна:
- пропустити порожні клітинки (не копіювати штрихування, бордюр, формат, шрифт клітинки, якщо в них відсутні значення);
- транспортувати;
- вставити посилання (при встановленні зв'язку з копійований осередком, будь-яка зміна вихідної комірки призводить до зміни результуючої комірки).

Автоматичне заповнення даних

Для автоматичного заповнення ряду чисел, дат, що перераховуються назвнеобхідно:
- ввести в клітину перше значення;
- зробити цю клітку активної;
- встановити покажчик миші в правий нижній кут клітини (курсор прийме вигляд +);
- перетягнути в бік або вниз (крок дорівнює 1).

Якщо необхідно задати крок, відмінний від 1, то слід виконати:
- задати два значення в двох сусідніх клітинах;
- ці клітини виділити;
- встановити курсор у правий нижній кут виділених клітин так, щоб він прийняв вигляд +;
- перетягнути курсор в сторону або вниз.

Якщо при автозаповнення клітина не розпізнає як перераховується, товідбувається копіювання.

Створення своєї послідовності для заповнення

Для створення своєї послідовності користувач повинен в менювибрати:

Сервіс (Параметри (Списки (Елементи списку

В опції Списки вибрати опцію Новий список. В опції Елементи спискувнести вільну послідовність, потім клацнути по клавіші Додати
(введена послідовність при цьому запам'ятовується).

Якщо потрібна послідовність вже існує в робочому листі, то їїдосить виділити і передати у це вікно, клацнувши на кнопці Імпорт.

Майстер функцій

При введенні формули звернення до вбудованої функції можна виконативручну або викликати Майстер функцій. Цю ж операцію можна виконати черезменю Excel: вибрати в меню Вставка (Функція. Або на панелі інструментівабо на панелі формул вибираємо інструмент fx. У лівому вікні вибрати категоріюфункції, у правому - саму функцію. Вибравши кнопку крок> виконати покроковупідстановку аргументів. Значення аргументу можна записати вручну, а можнавиділити на аркуші діапазон клітин. Результат обчислень отримаємо, клацнувши накнопці Закінчити.

Створення текстових документів

Excel надає широкі можливості для формування складнихтекстових документів. Для цього призначені кошти вибору шрифтів,вирівнювання, вибору рамок, штріховок.

Всі зміни оформлення таблиці діють на поточну комірку, або,якщо виділена група клітин - на виділену групу.

Для зміни шрифтів можна скористатися піктограмами на панеліформатування: вибір шрифту і його розміру, шрифти напівжирний, курсивом, іпідкреслений.

А. Вибір шрифтів за допомогою меню:
- виділити клітинку або діапазон клітин, в яких треба змінити шрифти;
- вибрати в меню Формат (Осередки (Шрифт;
-- вибрати потрібний шрифт і клацнути по кнопці ОК.

Б. Вирівнювання вмісту осередків здійснюється за допомогою Панеліформатування, яка має чотири піктограми:
- притиснути текст у клітці до лівого краю;
- розташувати текст по центру клітини;
- притиснути текст у клітці до правого краю;
- розташувати текст по центру декількох вибраних комірок.

Вирівнювання вмісту комірок за допомогою меню:
- виділити в меню Формат (Осередки (Вирівнювання;
- вибрати потрібну позицію;
- клацнути по кнопці ОК.

Г. Обрамлення таблиць в рамки.

При друці таблиць на папері лінії сітки таблиці відсутні. Томунеобхідно укладати поля таблиць в рамки.

В Excel функцію встановлення рамок для виділених комірок виконуєпіктограма панелі форматування Рамки.

Якщо клацнути мишкою по стрілці, то в розкрився списку будутьнадані шаблони рамок для вибраних клітинок. Найперший шаблонприбирає рамки.

Для обрамлення таблиць за допомогою меню необхідно:
- виділити групу клітинок, для яких необхідно встановити рамки;
- вибрати в меню Формат (Осередки (Рамка;
- вибрати тип рамки, тип лінії, колір лінії обрамлення;
- клацнути по кнопці ОК.

Щоб прибрати сітку з екрану необхідне:
Вибрати в меню Сервіс (Параметри (Вид (Зняти прапор у полі Сітка.

Д. Фон осередків.

У поняття фону осередків входить шаблон штрихування, колір переднього плану,колір фону.

Використання піктограми дозволяє залити вибрані клітинки кольором.

Щоб залити вибрані клітинки кольором за допомогою меню треба:
- виділити діапазон клітин, фон яких необхідно змінити;
- вибрати в меню Формат (Осередки (Вид;
- вибрати колір фону, зразок штрихування і колір штрихування;
- клацнути по кнопці ОК.

Е. Стиль представлення даних.

Стиль - це сукупність формату числа, типу і розміру шрифту, типувирівнювання, виду рамки, наявності штрихування і захисту осередки. За замовчуваннямвсі комірки мають стиль звичайний.

Друк в Excel.

А. Попередній перегляд.

При попередньому перегляді на екран виводиться зображення документав тому вигляді, в якому воно получітчя при друку.

Для попереднього перегляду необхідно ввійти в меню і вибрати Файл (
Попередній перегляд. Увійти в режим попереднього перегляду можналише в тому випадку, якщо в робочий лист введено хоча б один символ.

Під час роботи в режимі попереднього перегляду можна виконуватинаступні дії:
- перегляд наступної сторінки (попередньої сторінки);
- висновок укрупненого зображення на екран;
- друк;
- настройка параметрів сторінки;
- показ полів на аркуші паперу, ручна коректування полецй;
- повернення в робочу книгу;
- довідка.

Б. Установка параметрів сторінки.

Для встановлення параметрів сторінки потрібно увійти в меню і вибратьФайл ( Параметри сторінки або Файл (Попередній перегляд (Страніца.

При цьому на екрані параметрів з'явиться чотири вкладки: Сторінка, Поля,
Колонтитули і Ліст.

Вкладка Сторінка орієнтує сторінку по вертикалі, по горизонталі,виробляє масштабування, збільшення/зменшення роздруківки в% повідношенню до оригіналу.

Вкладка Поле дозволяє зробити відступи від краю листа до тексту,відстань від краю папери, відстань від краю листа до колонтитулів,центрування, горизонтальне/вертикальне розташування. Поля відступу можнашвидко змінити в режимі попереднього перегляду: Файл (Попереднійперегляд (Поля.

Змінити поля відступу можна пересунути мишею відповіднуобмежувальну лінію.

Колонтитули - інформація, що виводиться над/під текстом кожної друкованоїсторінці.

Щоб надрукувати свої колонтитули необхідно вибрати Створити верхнійколонтитул/Створити нижній колонтитул.

Колонтитули складаються з трьох секцій: лівої, правої і центральної.
Наприклад, верхній колонтитул може містити назву роботи - в центрі,номер сторінки - в правій частині, поточну дату - в лівій частині.

Вкладка Лист дає можливість друкувати тільки виділену областьданих, друкувати на кожному аркуші виділені рядки у вигляді заголовка,виводити на друк лінії сітки, вивести на друк текст приміток доосередкам.

Щоб вивести документ на друк використовується командне меню:

Файл (Друк

З'явиться вікно друку, в якому необхідно вибрати принтер для друку,встановити ознака друку у файл чи на принтер, вказати кількість копій,вказати орієнтацію сторінки.

Якщо необхідно вивести на друк не весь документ, а лише вибраністорінки, то треба вказати діапазон сторінок для друку.

В. Операції над документами.

Щоб записати табличний документ на диск слід виконати набіркоманд на меню:

Файл (Зберегти як...

Для перезапису на диск вже існуючого файлу треба виконати:

Файл (Зберегти Щоб викликати існуючий табличний документ на екран необхідновиконати набір команд меню:

Файл (Відкрити

Якщо з файлами недавно працювали, то виклик його здійснюється шляхомвибору імені цього файлу в нижній частині меню Файл.

Створення нового табличного документа здійснюється шляхом набору командменю:

Файл (Створити

Переключення між декількома одночасно завантаженими документамиздійснюється командою Вікно.

Для відображення на екрані всіх відкритих документів використовують командименю:

Вікно (Розташувати,

Потім вибирають один з варіантів розташування вікон на екрані (Поруч,
Зверху вниз, Зліва направо, Каскадом).

Побудова діаграм

Excel пропонує користувачеві 9 типів плоских діаграм та 6 типівоб'ємних.

Для побудови діаграм необхідно:

1.Виделіть дані, які треба включити в діаграму. Ці дані необов'язково повинні бути розташовані поруч. Утримуючи клавішу Ctrl, можнаскасувати несуміжні інтервали.

Щоб зробити напис вздовж осі X і скласти легенду, треба виділитизаголовок стовпців і рядків.

2. Клацніть на інструменті «Майстер діаграм» на Стандартної панелі інструментів. Покажчик миші зміниться на маленький хрест з стовпчастий діаграмою внизу справа.

3. Хрестоподібним покажчиком миші вказати місце розташування та розмір створюваної діаграми. Якщо необхідно помістити діаграму в таблицю відмінну від тієї, з якої були взяті дані, то треба помістити курсор миші на ім'я потрібної таблиці в нижній частині вікна документа, клацнути по ній і пройтися по клітинах цієї таблиці. Щоб створити діаграму на новому листі необхідно виконати послідовність команд:

Вставка (Діаграма (На новому аркуші

4. Відпустивши ліву клавішу миші, з'явиться перше вікно Майстра діаграм. В діалогове вікно необхідно ввести інтервал (інтервали) даних. Якщо дані були попередньо виділені, то адреси їхніх з'являться в діалоговому вікні автоматично. Клацніть на кнопці Далі.

5. Щоб вибрати тип діаграми, треба клацнути на її образі або натиснути клавішу з підкресленою буквою в її імені. Клацніть на кнопці Далі.

Кнопка Назад дозволяє повернутися на крок назад і змінити діапазонвибраних даних.

6. Кожен тип діаграми має декілька різних форматів за замовчуванням. Щоб вибрати новий формат на до клацнути на його зразок у діалоговому вікні. Клацніть на кнопку Далі.

7. На екран виводиться приклад діаграми на основі реальних даних. У діалоговому вікні можна змінити перераховані раніше параметри, при цьому діаграма, показана у вікні зразок теж зміниться.

У діалоговому вікні можна змінити наступні параметри:
- вказівка рядка (рядків) для розмітки осі х. Мітками рядків і стовпців називаються заголовки рядків і стовпців. Щоб на графіку з'явилися позначки осей, треба при завданні області побудови графіка включити в неї заголовки рядків і стовпців;
- вказівка колонки (колонок) для формування тексту легенди (о - відсутності легенди).

Легенда -- прямокутна ділянка, в якій зазначається, яким кольоромабо типом ліній відображаються на графіку або діаграмі дані з тієї чиіншої серії даних.

8. У діаграму можна додати різні текстові елементи: легенду, заголовок, написи до осей. Ваші зміни відображаються на діаграмі у вікні зразок.

Клацніть на кнопці Готово або натиснути Enter.

Створена діаграма з'явиться на місці робочої таблиці в тій області,яка була відзначена спочатку.

За допомогою маркерів позначки (маленьких квадратиків на кордоні об'єкта)можна пересувати або змінювати розмір діаграми.

Зробити діаграму неактивній - клацнути на будь-якій клітці поза діаграми.

Щоб вибрати діаграму знову (для редагування, масштабування, абопереміщення), необхідно клацнути на цій діаграмі.

Додаток 1. Панелі інструментів Excel.

Додаток 2. Операції у формулах.

Додаток 3 Призначення функціональних клавіш.