ЗМІСТ

Вступ 3

Створення та Фільтрація Списків 3

Використання інструменту Автофільтр. 4
Фільтрація за певним значенням. 4
Використання фільтра Первие10 5
Вибіркова фільтрація. 5

Сортування даних. 6

Створення власного списку автозаповнення 7

Сортування за допомогою списку автозаповнення. 7
Сортування "зліва направо" 8

структурування листа. 8

Автоматичне структурування листа 8

Структурування листа вручну 8

Зведені таблиці. 9

Створення зведеної таблиці 10

Отримання зовнішніх даних за допомогою Microsoft Query 11

Створення діаграми 11

Висновок. 12

Література. 13

Введення

Microsoft Excel - найпоширеніша у світі програма електроннихтаблиць. Програма Excel 97 розширена багатьма новими корисними можливостямиі повністю інтегрована з іншими програмами Microsoft Office 97.

Одна з особливостей програми Excel 97 полягає в можливостіпридумувати і створювати додатки для неї. Вона однаково добре підходитьяк для створення накладних так і для аналізу наукових даних. Електроннітаблиці Excel 97могут використовуватися для створення зразків бланків, дляпланування свят, збору рецептів, розрахунків по заставних, фінансовихзвітів, розрахунків податків, навчальних посібників з музики або програмномузабезпечення і для багато чого іншого. Можливості у використанні програми
Excel 97 обмежуються тільки уявою і розташовує часом.

Програму Excel 97 можна використовувати для зберігання даних. Цяпрограма володіє багатьма можливостями, властивими сучасним програмамдля роботи з базами даних. Так, наприклад, Excel 97 має кошти дляобробки даних та здійснення їх фільтрації. Однак за своїмиможливостям Excel 97 поступається спеціалізованими програмами,призначеним для роботи з базами, таким як Microsoft Access, Oracle,
SQL. Зокрема, Excel 97 не може працювати з дуже великими базамиданих. Це пов'язано з тим, що програма Excel 97 завантажує в пам'ять всюбазу даних, незалежно від її обсягу. Спеціалізовані ж програмизавантажують лише ті дані, які необхідні.

Створення та Фільтрація Списків

Малюнок 1. Звичайний список в Excel
Внутрішньої базою даних в Excel 97 є списки. Списки практичнонічим не відрізняються від того, з чим користувач зазвичай має справу, працюючив Excel 97: тут інформація також зберігається в рядках і стовпцях.
Відповідно до термінології, прийнятої в базах даних, поняття поле еквівалентноприйнятому в Excel 97понятію стовпець. Мітки, що описують поля, називаютьсяіменами полів. Поняття запис еквівалентно прийнятому в Excel 97 поняттюрядок. На малюнку 1 показаний приклад бази даних, яка має чотири поля:
Студенти, Тест1, тест2 і Середній показник. У ній мати також сімзаписів, по одній на кожного студента.

При здійсненні фільтрації списку згідно з встановленим критеріємабо правилам частина його даних виявляються "захованими" (на екрані їх невидно). Припустимо, що у нас є список всіх клієнтів якоїсь фірми з
Росії та країн СНД. Ми можемо відфільтрувати нашого списку так, що в ньомуклієнти залишаться тільки з України. Або ж цей список можна відфільтруватитак, що в ньому залишаться лише ті клієнти, замовлення яких перевищуютьдеяку заздалегідь встановлену суму. Для кожного конкретного спискує багато можливих шляхів його фільтрації.

Фільтрація даних у списках Excel здійснюється за допомогою двохінструментів: Автофільтр і Розширений фільтр.

Використання інструменту Автофільтр.

Інструмент Автофільтр використовується для того, щоб показативизначені строки робочого аркуша. Він надає ряд можливостей.

З меню Дані треба вибрати команди Фільтр | Автофільтр. Після цьогов заголовках стовпців з'являться стрілки Автофільтр. Якщо клацнути по однійз таких стрілок, то розкривається меню, в якому представлені різніпараметри Автофільтр. Це меню пропонує кілька можливих варіантівфільтрації даних: o Усі записи o Перші десять записів o Фільтрація даних згідно з певним умові.

Фільтрація за певним значенням.

Параметри фільтрації визначаються типом даних, з яким ведетьсяробота. Якщо вибрати з меню Автофільтр деяке значення, то в спискузалишаться тільки ті записи, в осередках яких записано саме це значення.
Розглянемо конкретний приклад. Якщо клацнути на стрілці Автофільтр F3,яка містить ім'я поля Середній показник, і з меню, що з'явилося вибрати 71%,то в представленому списку залишаться видно тільки студенти Лепін і Якушев,оскільки тільки в них середні показники рівні 71%.

Якщо вибрати ім'я одного з студентів зі списку Автофільтр (Малюнок
2), то в списку залишиться тільки запис з результатами цього студента, аінші записи виявляться прихованими.

Меню Автофільтр містить всі наявні в кожному полі запису, так щозавжди є можливість відфільтрувати список за будь-яким з представлених вньому значень.

Використання фільтра Первие10

Якщо після включення інструменту Автофільтр, вибрати команду Перші
10, то з'явиться діалогове вікно Накладення умови за списком. У першому поліліворуч можна визначити кількість виведених записів.

Малюнок 2 Список зі стрілками і відкритим меню інструменту Автофільтр

Також можна визначити, з якого параметру буде проводитися відбірелементів: найбільші або найменші значення. Найбільше значення в списку
- Це найбільше числове значення, записане в одній з комірок стовпця,найменше - це найменше з числових значень, що міститься восередках вибраного стовпця.

У третьому полі діалогового вікна Накладення умови за списком можнавизначити, чи буде виведено вказану кількість елементів або ж часткаелементів списку (відсоток).

При здійсненні операції фільтрації адреси комірок не змінюються.
Наприклад, якщо будуть відфільтровані рядки 6 і 7, то після рядка 5 будевидна рядок 8.

Для відключення інструменту Автофільтр випливає з меню Дані вибратикоманду Фільтр і клацнути на команді Автофільтр.

Вибіркова фільтрація.

Можна також визначити і свої власні критерії фільтрації даних.
Для того щоб здійснити вибіркову фільтрацію, необхідно спочаткувключити інструмент Автофільтр, вибравши команди Дані | Фільтр |
Автофільтр. Потім клацнути на стрілці Автофільтр і з меню, що з'явилосявибрати команду Умова. З'явиться діалогове вікно для користувача
Автофільтр. У розкривних списках до лівих полях діалогового вікна
Користувацький автофильтр є ряд параметрів: o Так само o Чи не одно o Більше o Більше або дорівнює o Менше o Менше або дорівнює o Починається з o Чи не починається з o Закінчується на o Чи не закінчується o Містить o Не містить
Застосування двох параметрів, об'єднаних функцією І/АБО дозволяє звузитиобласть пошуку (Малюнок 3).

Малюнок 3. Вибіркова фільтрація з використанням двох параметрів.

Розширений фільтр практично необмеженіможливості для фільтрації даних. Він дозволяє виконувати фільтрацію данихза численними критеріями в одному або декількох полях.

Сортування даних.

Для організації даних можна скористатися наявними в Excelінструментами сортування. Залежно від типу даних, Excel може задатиряд питань з тим, щоб визначити, за яким принципом необхідносортувати ці дані. На відміну від фільтрації даних, операція сортуванняне призводить до прихованої даних. Можна бачити ті ж дані, але в іншомупорядку.

Припустимо, що на робочому листі Excel список товарів. Можнаскористатися інструментом Сортування для того, щоб розмістити всі цітовари в алфавітному порядку, починаючи з букви А. Для виконання сортуваннясписку товарів в алфавітному порядку, починаючи з літери А, треба виділитиколонку, яку потрібно відсортувати і клацнути на стандартній панеліінструментів кнопку Сортування за зростанням.

Для чисельних значень клацання на цій кнопці призведе до того, щодані розташуються за зростанням чисельних значень: починаючи з самогоменшого і закінчуючи самим великим числом.

Якщо потрібно розташувати список товарів у зворотному алфавітному порядку,то слід скористатися кнопкою Сортування за спаданням. Використанняцієї кнопки для чисельних значень приведе до того, що вгорі стовпцярозташується найбільше чисельне значення, а внизу найменше.

Відсортувати дані можна також і в тому випадку, якщо вони розташованіне в стовпці, а в рядку. Для цього необхідно просто виділити ці дані іклацнути по кнопці Сортування за спаданням або Сортування за зростанням.

При сортування даних програма Excel використовує дійснезначення, а не ту величину, яка показана на екрані. Ці чисельнідані можуть містити до п'ятнадцяти знаків після коми, і саме цізначення бере програма Excel при створенні впорядкованого списку.

Створення власного списку автозаповнення

В Excel є можливість для створення своїх списків автозаповнення ізбереження їх для подальшого використання. Наприклад, можна створити списокдержав і потім зберегти його як список для автозаповнення. Тепер,після того як введені два перших держави, інструмент Автозаповненнязаповнить весь список. Можна також створити список місяців на рік або списокднів тижня.

Для того, щоб скористатися інструментом Автозаповненнянеобхідно зробити наступне:

1. Створити список, який буде використовуватися в подальшому. Потім слід розташувати створюваний список у послідовному ряду клітинок у рядку або стовпці.

2. Виділити весь список.

3. Вибрати з меню Сервіс команду Параметри. У діалоговому вікні Параметри перейти на вкладку Списки.

4. Клацніть на кнопці Імпорт.

5. Клацніть на кнопці Ok

Попереднє виділення списку не обов'язково. Замість цього можнана вкладці Списки просто ввести адреси комірок, в яких розташовуєтьсясписок, в полі Імпорт списку із клітинок.

Після створення списку автозаповнення, можна в подальшому використовуватийого при заповненні будь-якого робочого аркуша. Просто ввести перші два елементисписку, а потім використовувати інструмент Автозаповнення для завдання значенняінших осередків.

Сортування за допомогою списку автозаповнення.

Якщо дані відповідають переліку автозаповнення, то для їх сортуванняможна використовувати цей список. Для виконання сортування даних за допомогоюсписку автозаповнення необхідно виконати наступні дії:

1. Виділити комірки, що підлягають сортуванню.

2. Вибрати з меню Дані команду Сортування. У діалоговому вікні

Сортування діапазону натиснути на кнопці Параметри. З'явиться діалогове вікно Параметри сортування

3. У полі Сортування за перше ключу клацнути на спрямованої вниз стрілкою і з розкрився меню вибрати список, який буде використаний для сортування.

Сортування "зліва направо"

Найчастіше проводиться сортування рядків (при цьому змінюється порядокслідування записів у стовпцях). Однак сортувати можна і дані в рядку
(при цьому буде проводиться перестановка стовпчики).

Для того, щоб за допомогою діалогового вікна Сортування виконатисортування зліва направо, необхідно зробити наступне:

1. Виділити діапазон значень. Не включати в цей діапазон клітинки, в які введені назви рядків, інакше вони теж будуть підлягати сортування.

2. Вибрати з меню Дані команду Сортування. У діалоговому вікні

Сортування діапазону натиснути на кнопці Параметри. З'явиться діалогове вікно Параметри сортування.

3. У полі Сортувати, воно розташоване в нижній частині діалогового вікна Параметри сортування, вибрати параметр Стовпці діапазону.

4. Для закриття діалогового вікна Параметри сортування клацнути на кнопці Ok

5. У діалоговому вікні Сортування діапазону в полі Сортувати за вибрати номер рядка, що підлягає сортуванню.

Для того, щоб при сортуванні враховувалися рядкові або прописнісимволи в діалоговому вікні Параметри сортування поставте позначку у полі
Враховувати регістр.

структурування листа.

Структурування використовується для виділення важливих даних. Так,наприклад, при створенні документів в текстовому редакторі Word всі заголовкиоформляються спеціальним чином для того, щоб полегшити сприйняттяінформації. Програма Excel може виконати структурування листаавтоматично і "вручну".

Автоматичне структурування листа

Лист повинен містити рядки або стовпці, підсумовуючі детальнідані. Підсумкові комірки формул повинні бути розташовані в узгодженихнапрямках. Підсумкові рядки знаходяться вище або нижче рядків, що містятьпов'язані з ним детальні дані (або ліворуч або праворуч для підсумковихстовпчики). Для виконання автоматичного структурування листа необхіднозробити наступне:

1. Виділити діапазон комірок, для яких потрібно створити структуру. Для структурування листа цілком вказати будь-яку клітинку.

2. Вибрати команду Структура в меню Дані, а потім -

Автоструктура.

Структурування листа вручну

1. Виділити рядки або стовпці, які містять детальні дані.

Детальні рядки або стовпці зазвичай підпорядковані рядку або колонку, який містить відповідні підсумкові дані. Наприклад, якщо рядок 6 містить суми для рядків з 3 по 5, то виділіть рядки 3 - 5.

2. Вибрати команду Структура в меню Дані, а потім -

Сгруппіровать.Рядом з групою на екрані повинні з'явитися символи структури.

3. Продовжувати виділення детальних рядків або стовпців і виконувати команду Групувати до тих пір, поки у структурі не будуть створені всі необхідні рівні.

Структура може мати до 8 рівнів детальних даних, де кожен
"внутрішній" рівень надає детальні дані для попереднього
"зовнішнього".

За замовчуванням, підсумкові рядки і стовпці розташовані нижче або праворучвідповідно від детальних рядків і стовпців. Якщо підсумкові рядки вищедетальних або підсумкові стовпці ліворуч від детальних даних, то необхідно знятивідповідні прапорці в групі прапорців Розміщення підсумків діалогового вікна
Структура документа. Щоб переглянути діалогове вікно Структура документа,треба вибрати команду Структура в меню Дані, а потім - Параметри.

Зведені таблиці.

Зведена таблиця - це таблиця, яка використовується для швидкогопідведення підсумків чи об'єднання великих обсягів даних. Змінюючи місцямирядки і стовпці, можна створити нові підсумки вихідних даних; відображаючирізні сторінки можна здійснити фільтрацію даних, а також відобразитидетальні дані області. У зведеній таблиці містяться поля, що підводятьпідсумки вихідних даних у кількох строках.Переместів кнопку поля в іншемісце зведеної таблиці, можна змінити представлення даних.

Малюнок 4. Частини зведеної таблиці

На малюнку 4 представлено приклад зведеної таблиці:

Поле сторінки - це поле вихідного списку або таблиці, поміщена в область сторінкової орієнтації зведеної таблиці. У цьому прикладі

«Область» є полем сторінки, яке можна використовувати для підведення підсумків по регіонах. При вказівці іншого елемента поля сторінки здійснюється перерахунок зведеної таблиці для відображення підсумків, пов'язаних з цим елементом.

Елементи поля сторінки об'єднують запису або значення поля або стовпця вихідного списку (таблиці). У цьому прикладі, елементу

«Схід», яке відображатиметься у полі сторінки «Область», приведені у відповідність всі дані по східному регіону.

Поле даних - це поле вихідного списку або таблиці, що містить дані. У цьому прикладі поле «Сума по Замовлення» є полем даних, що підводять підсумки вихідних даних у полі або стовпці «Сума замовлення». У полі даних зазвичай підводяться підсумки групи чисел (наприклад статистика або кількість збуту), хоча поточні дані можуть бути і текстовими.

За замовчуванням у зведеній таблиці підведення підсумків текстових даних здійснюється за допомогою підсумкової функції «Кількість значень», а числових даних - за допомогою підсумкової функції «Сума».

Елементи поля -- це підкатегорії поля зведеної таблиці. У даному прикладі значення «М'ясо» і «Дари моря» є елементами поля в поле

«Продукти». Елементи поля представляють записи в полі або стовпці вихідних данних.Елементи поля з'являються у вигляді заголовків рядків або стовпців, а також у списку, що розкривається для полів сторінок.

Поля рядки - це поля вихідного списку або таблиці, поміщені в область рядкової орієнтації зведеної таблиці. У цьому прикладі

«Продукти» і «Продавець» є полями рядка. Внутрішні поля рядка (наприклад «Продавець») в точності відповідають о?? ласти даних; зовнішні поля рядка (наприклад, «Продукти») групують внутрішні.

Поле стовпця - це поле вихідного списку або таблиці, поміщена в область стовпців. У цьому прикладі «Квартали» є полем стовпця, що включає два елементи поля «КВ2» і «КВ3». Внутрішні поля стовпців містять елементи, відповідні області даних; зовнішні поля стовпців розташовуються вище внутрішніх (у прикладі показано тільки одне поле стовпця).

Областю даних називається частина зведеної таблиці, яка містить підсумкові дані. В осередках області даних відображаються підсумки для елементів полів рядка або стовпця. Значення в кожному осередку області даних відповідають вихідним даним. У цьому прикладі в комірці C6 підсумовуються всі записи вихідних даних, що містять однакову назву продукту, розповсюджувача і певний квартал ( «М'ясо», «ТОО Мясторг» і

«КВ2 »).

Зведену таблицю можна створити на основі даних, що знаходяться в спискуабо базі даних Microsoft Excel, декількох аркушах Microsoft Excel, підзовнішньої бази даних, а також в іншій зведеній таблиці.

Створення зведеної таблиці

Для створення зведеної таблиці необхідно виконати наступне:

1. Відкрити книгу, в якій необхідно створити зведену табліцу.Еслі зведена таблиця створюється на основі даних, що знаходяться у списку або базі даних Microsoft Excel, виділити клітинку списку або бази даних.

2. Вибрати команду Зведена таблиця в меню Дані.

3. Далі слідувати інструкціям майстра зведених таблиць.

При створенні зведеної таблиці можна скористатися кількомазовнішніми джерелами даних, наприклад базами даних, текстовими файлами, абобудь-якими іншими, відмінними від книг Microsoft Excel. Крім того, можнаскористатися джерелами даних в Інтернеті.

Для вказівки та пошуку даних звичайно використовується майстер зведенихтаблиць. У майстра зведених таблиць можна відкрити файли запиту, а такожстворити нові запити за допомогою майстра запитів або Microsoft Query.

Отримання зовнішніх даних за допомогою Microsoft Query

Запит дозволяє отримати дані, що містяться в зовнішній базіданих. Для прикладу припустимо, що в базі даних Microsoft Accessпотрібно знайти дані з продажу продукту в регіоне.Чтоби знайти відповідь наце питання, потрібно отримати відомості з бази даних, яка може бутиорганізована у вигляді різних таблиць. Кожна таблиця містить свої дані.
Наприклад, одна таблиця може містити відомості щодо обсягу продажів ікатегорії продукту. Інша таблиця може містити відомості про регіон.
Microsoft Query дозволяє отримати дані з усіх цих таблиць.

Microsoft Query містить Майстер запитів. Він полегшує пошук іотримання даних з різних таблиць і полів бази даних, а також поверненняданих в Microsoft Excel. Після вилучення даних майстер запитів дозволяєпровести сортування і фільтрацію результатів запиту. Подальший пошукпроводиться за допомогою засобів Microsoft Query.Чтоби запустити майстерзапитів, треба вибрати команду Зовнішні дані в меню Дані, а потім
Створити запит.

Після повернення результатів запиту в Microsoft Excel їх можнааналізувати, а також застосовувати до них автоформат, як і до інших даних
Microsoft Excel. Для обробки даних застосовуються стандартні інструменти,такі як майстер діаграм або майстер зведених таблиць. Щоб автоматичнооновлювати дані, необхідно створити шаблон.

Створення діаграми

У Microsoft Excel є можливість графічного поданняданих у вигляді діаграми. Діаграми пов'язані з даними аркуша, на основіяких вони були створені, і змінюються кожного разу, коли змінюються даніна аркуші.

Діаграми можуть використовувати дані несуміжних осередків. Діаграма можетакож використовувати дані зведеної таблиці.

Можна створити або впроваджену діаграму, або лист діаграми.

Впроваджена діаграма-об'єкт, розташований на аркуші та зберігаєтьсяразом з листом при збереженні книги. Вбудовані діаграми також пов'язані зданими та оновлюються при зміні вихідних даних.

Лист діаграми - лист книги, який містить лише діаграму. Листидіаграми пов'язані з даними таблиць і оновлюються під час змін даних утаблиці.

Для створення діаграми треба виконати наступні дії:

1. Виділити комірки, які містять дані, які повинні бути відображені на діаграмі. Якщо необхідно, щоб у діаграмі були відображені і назви рядків або стовпців, треба виділити також містять їх осередки.

2. Натиснути кнопку Майстер діаграм.

3. Далі слідувати інструкціям майстра.

Якщо на аркуші присутні багаторівневі назви рядків абостовпців, то їх також можна відобразити на діаграмі. При створенні діаграмитреба виділити назви рядків і стовпців для кожного рівня. Щоб придодаванні даних у діаграму була збережена задана ієрархія, требазмінити діапазон комірок, використаних при створенні діаграми.

На малюнку 5 зображено діаграма, отримана на основі списку,представленого на рисунку 1 даного реферату.

Малюнок 5. Діаграма, побудована на основі списку, зображеного на

рисунку 1.

Висновок.

Виходячи із усього вищесказаного, можна зробити висновок, що програму
Microsoft Excel цілком можна використовувати як простий бази даних.
Дані тут організовані у вигляді рядків і стовпців, що відповідає полямі записам у "справжній" бази даних, є засоби для фільтрації, сортування танавіть створення і виконання запитів до зовнішніх джерел даних. Крімтого, застосування Visual Basic for Application як мову длярозробки макросів та програм в Excel робить застосування цієї програми вяк базу даних ще привабливіше. Але, хотілося б ще разпідкреслити, що для баз даних великих розмірів, а також таких баз даних,які пред'являють підвищені вимоги до захисту і цілісності своїхданих Excel не застосуємо.

Література.

1. Льюїс Паттерсон. Microsoft Excel 97. Освой самостійно за 24 години: Пер. з англ. - М.: ЗАТ "Видавництво БИНОМ", 1998.

2. Електронні таблиці Excel 4.0: Практ. Пособ./Пер. с нем. -

М.: ЭКОМ., 1994

3.

3. Нельсон Стефен. Путівник по Microsoft Excel 97/Пер. з нгл.

-М.: Видавничий відділ "Русская Редакция" ТОО "Channel Trading

Ltd.", 1994.
-----------------------< br>