ЗМІСТ
ВСТУП:
1. Інсталяція програми:
1. Системні вимоги
2. Програма установки
3. Запуск і завершення роботи з програмою
2. Керування файлами:
2.1. Створення нового документа
2.2. Завантаження робочого документа
2.3. Збереження документа
2.4. Автоматичне збереження
2.5. Створення резервних копій
2.6. Захист даних
2.7. Додаткові відомості про файли
3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТІВ:
3.1. Управління робочими листами
3.2. Додавання робочих аркушів
3.3. Переміщення робочих аркушів
3.4. Перейменування робочих листів
5. Корекція висоти рядків і ширини стовпців
4. ПОБУДОВА ТАБЛИЦЬ:
4.1. Маркування осередків
4.2. Скасування операцій
4.3. Копіювання даних
4.4. Видалення даних
4.5. Форматування чисел
4.6. Вирівнювання даних
4.7. Встановлення шрифтів
5. Табличний ОБЧИСЛЕННЯ:
5.1. Введення формул
5.2. Складні формули
5.3. Редагування формул
5.4. Інформаційні зв'язку
5.5. Групові імена
6. ПОБУДОВА І ОФОРМЛЕННЯ діаграм:
6.1. Побудова діаграм
6.2. Типи діаграм
6.3. Написи на осях
6.4. Додаткові об'єкти
6.5. Актуалізація діаграм
7. ФУНКЦІЇ:
7.1. Конструктор функцій
7.2. Редагування функцій
7.3. Обчислення суми
7.4. Обчислення середнього значення
7.5. Обчислення величини лінійної амортизації
7.6. Комбінування функцій
7.7. Текстовий режим індикації формул
8. ОБМІН ДАНИМИ:
8.1. Імпорт малюнків в Excel 97
8.2. Редагування малюнків на робочому листі
8.3. Включення таблиці в текст
9. Обробки списків:
9.1. Створення списків
9.2. Введення списку даних
9.3. Пошук елемента в списку
9.4. Редагування списків
9.5. Автоматичний фільтр
9.6. Комбінована фільтрація
9.7. Сортування списків
10. АНАЛІЗ ДАНИХ:
10.1. Опорні таблиці
10.2. Редагування опорних таблиць
10.3. Знаходження значень
11. БАЗИ ДАНИХ:
11.1. Запуск програми обробки баз даних
11.2. Оболонка програми Query
11.3. Завантаження зовнішнього набору даних
11.4. Критерії вибору даних
11.5. Комбіновані запити
11.6. Обмін даними із зовнішньою базою
12. Налаштуваннями програми EXCEL:
12.1. Створення піктографічного меню
12.2. Зміна виду основного вікна
12.3. Зміна вигляду робочого листа
12.4. Встановлення стандартного шрифту
12.5. Установка національних параметрів
12.6. Зміна кольорів
12.7. Автоматичне завантаження документів
12.8. Шаблони таблиць
13. VISUAL BASIC:
13.1. Програмування табличних функцій
13.2. Вбудовування функцій
13.3. Застосування функцій
Введення.
Історія розвитку програм обробки електронних таблиць нараховуєтрохи більше десяти років, але в наявності значний прогрес в областірозробки такого програмного забезпечення. Програмний продукт,що претендує на звання найпотужнішої і продуктивної програми обробкиелектронних таблиць з тих, що сьогодні на ринку, дійсно набагатоперевершив колишній рівень можливостей.
Розглянемо основні компоненти Excel 97. Як і раніше, основнийпрограмою є обчислювальний модуль, за допомогою якого виконуєтьсяобробка текстових і числових даних. У даній версії програми у цьогомодуля з'явилося багато цікавих функцій: контроль допустимості що вводятьсязначень, виявлення та виправлення найбільш поширених помилок,обчислення полів у вільних таблицях. Нова панель формул і можливістьзменшити діалогове вікно до розділу поля введення істотно спрощують введення іредагування формул.
Для створення презентаційної графіки використовується модуль діаграм,який дозволяє на основі числових значень, оброблених за допомогоюобчислювального модуля, будувати діаграми різних типів. З'явилися новітипи діаграм. Тепер поряд з діаграмою можна розташувати і таблицю звихідних даних. Важливим є те, що став можливимпопередній перегляд діаграми на будь-якому етапі її створення.
В Excel 97, як і в попередній версії програми, можна створюватимакроси і пропозиції за допомогою Visual Basic for Applications (VBA). Мова
Visual Basic for Applications тепер доступний в усіх програмах пакета,що дозволяє на його основі більш гнучкі програми. Одне з головнихдостоїнств цієї мови полягає в тому, що створені засобами Excel 97
VBA - макроси можна без особливих проблем використовувати в інших програмахфірми Microsoft.
Excel 97 своєму розпорядженні потужні засоби колективної роботи, якіорієнтовані в першу чергу на спільну роботу декількох додатківпакету в мережевому середовищі. Високий ступінь сумісності додатків,включених у пакет Microsoft Office 97, обумовлена підтримкою технологіїзв'язування та впровадження OLE 2.0. Прикладом застосування цієї технології можеслужити впровадження Excel - таблиць або PowerPoint - презентацій у документ,створений засобами Word 97. При використанні цієї технології міжоб'єктами встановлюється динамічна зв'язок. Подвійне клацання на об'єкті,вставленому в документ, призводить до запуску програми, в якому він бувстворено.
1. Інсталяція програми.
Програму Excel 97 можна встановити в різних конфігураціях. Нижче розглянута тільки установка програми в повній конфігурації.
1. Системні вимоги.
Перед установкою Excel 97 слід ознайомитися із системнимивимогами і визначити, чи відповідає їм конфігурація комп'ютера.
Для роботи Excel 97 потрібно наступне апаратне та програмнезабезпечення:
- операційна система Microsoft Windows 95 або операційна система
Microsoft Windows NT Workstation версії не нижче 3.51;
- персональний комп'ютер з процесором 80486 DX (рекомендується комп'ютер з процесором Pentium );
- Оперативна пам'ять об'ємом 8 Мб при роботі з Windows 95 і 16 Мб при роботі з Windows NT Workstation;
- Пристрій для читання компакт-дисків
- 31 Мб вільної пам'яті на жорсткому диску;
- миша Microsoft Mouse або аналогічний маніпулятор;
- відеоадаптер VGA або з більш високою роздільною здатністю, наприклад
256-кольоровий SVGA-відеоадаптер.
2. Програма установки
Якщо система відповідає викладеним вище вимогам, то успішної установкипрограми більше нічого не може завадити. Установка виконується за допомогоюспеціальної програми, яка на кожному кроці інформує користувача пронеобхідності виконання певних операцій. Для повної установкипрограми виконайте наступні дії:
- увімкніть комп'ютер, на якому встановлена операційна система Windows
- вставте компакт-диск з Microsoft Office 97 в дисковод CD-ROM
- натисніть кнопку Start лінійки завдань
- в стартовому меню активізуйте команду RUN
- в діалоговому вікні RUN введіть D: SETUP та натисніть клавішу [Enter] або клацніть на кнопці OK
- ознайомтеся з інформацією про авторські права на даний програмний продукт, яка буде надана у вікні, що
- натисніть кнопку Continue
- в діалоговому вікні Name and Organization Information введіть своє повне ім'я та назву організації
Програма установки Microsoft Office 97 запропонує інсталювати додатки в папці Program Files Microsoft Office, що знаходиться в кореневому каталозі диска С. Якщо папка з такою назвою відсутня, вона буде створена автоматично.
- при необхідності змініть ім'я та місце розташування папки, в якій буде встановлено Microsoft Office 97, клацнувши на кнопці Change Folder
- у вікні вибору типу установки Microsoft Office 97 клацніть на піктограмі Custom (вибіркова)
- у вікні Microsoft Office 97 - Custom відключіть всі компоненти, за винятком Microsoft Excel, Office Binder і панелі MS Office Shortcut
Bar. Для інсталяції цих програм і панелі буде потрібно близько 39 Мб пам'яті на диску.
- Клацніть на кнопці Continue у вікні Microsoft Office 97 - Custom
- У вікні Select Paper Format and Language виберіть формат паперу А4
Подальші дії програма установки виконає сама.
3. ЗАПУСК І ЗАВЕРШЕННЯ РОБОТИ З ПРОГРАМОЮ
Для запуску Excel 97 з операційної системи Windows 95 необхідно:
- клацнути на кнопці Start лінійки інструментів
- встановити покажчик миші на меню Programs в стартовому меню
- в меню, що активізувати команду Microsoft Excel
Існує і більш швидкий спосіб запуску Excel 97, для застосування якого необхідна наявність панелі інструментів Microsoft Office.
Якщо панель Microsoft Office встановлена на вашому комп'ютері , для запуску Excel 97 досить клацнути на кнопці програми.
Роботу Excel 97, як і з іншими додатками Windows 95, можна завершити одним із таких способів:
- за допомогою команди Exit з меню File
- за допомогою кнопки з хрестиком, яка розташована в рядку заголовка будь-якого вікна
- використовую комбінацію клавіш [Alt + F4]
Якщо остання редакція документа (робочого листа) не була збережена, при спроби завершити роботу з Excel 97 програма запитає про необхідність збереження змін.
2. Керування файлами
Розглянемо процедури поводження з робочими документами. За допомогоюпрограми Excel 97 можна створювати самі різні документи. Робочі листи
(Sheets) можна використовувати для складання таблиць, обчисленнястатистичних оцінок, управління базою даних і складання діаграм.
Для кожного з цих додатків програма Excel 97 може створити окремийдокумент, який зберігається на диску у вигляді файлу.
Файл може містити декілька взаємопов'язаних робочих аркушів,утворюють єдиний тривимірний документ (блокнот, робочу папку). Здопомогою тривимірних документів користувач отримує прямий доступодночасно до кількох таблиць і діаграм що підвищує ефективністьїх обробки.
2.1. Створення нового документа.
Для створення нового документа з меню File потрібно викликати директиву
New.
На екрані з'явиться документ з ім'ям Book1: програма Excel 97присвоює нових документів ім'я Book (Книга) з додаванням поточногопорядкового номера.
Новий документ можна створити також, клацнувши мишею по першійпіктограмі, яка знаходиться в перший (основний) піктографічне панелі
(перший рядок піктографічного меню).
2.2. Завантаження робочого документа.
Щоб завантажити з диска розташований там файл з робочимдокументом, потрібно викликати директиву Open з меню File.
Можна також клацнути мишею по другій піктограмі, яка знаходитьсяна основній панелі. У будь-якому випадку відкриється діалогове вікнозавантаження файлу. У цьому вікні в полі Drives потрібно вказати диск, а вполе Directories вибрати директорію, де розташований Ваш файл. Якщо вибірбуло зроблено правильно, то в лівому полі з'явиться список імен файлів, середяких повинен знаходитися шуканий файл. Якщо клацнути по імені цьогофайлу, воно з'явиться в полі File Name. Після цього потрібно закритидіалогове вікно, клацнувши мишею по кнопці OK або двічі клацнувши на ім'яшуканого файлу.
2.3. Збереження документа.
При першому збереженні Вашого документу потрібно викликати з меню Fileдирективу Save As ... Після цього відкриється діалогове вікно, вякому потрібно вказати ім'я файлу,, а також диск ідиректорію, в якій його треба розташувати. Програма Excel позамовчуванням пропонує стандартне ім'я (Book [порядковий номер]),яке користувач може замінити будь-яким іншим. В імені файлунебажано використовувати деякі символи (наприклад, $ &% () -),хоча це і не заборонено. Не слід також використовувати символикирилиці, щоб уникнути непередбачуваних реакцій програми і системи
Windows. Пропоноване за замовчуванням програмою Excel розширення файлу
. XLS, змінювати не слід. Після того, як будуть зроблені всіустановки, потрібно закрити діалогове вікно клацанням по кнопці OK.
2.4. Автоматичне збереження.
Викличте директиву Add-Ins ... з меню Tools, за допомогою якоївикликається вбудований Менеджер розширень. У діалоговомувікні увімкніть опцію AutoSave, клацнувши по ній мишею, а потім закрийтевікно, натиснувши кнопку OK.
Після цього знову відкрийте меню Tools, в якому повинназ'явитися директива AutoSave ... Викличте цю директиву, тоді з'явитьсядіалогове вікно AutoSave, в якому користувач може задатиінтервал часу між моментами збереження. Крім того, в цьому вікніможна визначити, чи повинна програма видавати запит на збереження і чи потрібно автоматично зберігати всі документи або тільки активнийдокумент.
2.5. Створення резервних копій.
Для створення резервної копії необхідно викликати директиву Save As ...з меню File. У діалоговому вікні, потрібно клацнути по команднійкнопці Options. З'явиться наступне діалогове вікно, що має назву
Save Options. У цьому вікні потрібно включити опціональну кнопку Always
Create Backup. Тепер при збереженні файлу буде автоматичностворюватися резервний файл з тим же ім'ям, що й основний, але зрозширенням. BAK.
2.6. Захист даних.
Для введення пароля необхідно викликати директиву Save As ... з меню
File. У діалоговому вікні, треба клацнути по командній кнопці
Options. З'являється діалогове вікно Save Options. У полі введення Protection
Password: цього вікна можна вказати свій персональний пароль, тодіпри кожному виклику цього файлу програма буде запитувати пароль.
При введенні пароля на екрані замість букв з'являються зірочки. Післязакрити вікно Save Options відкривається вікно Confirm Password, в якомупотрібно підтвердити пароль. Якщо записати пароль в полі введення Write
Reservation Password, то перед відкриттям цього файлу з'явитьсядіалогове вікно, в якому можна задати пароль або клацнути по кнопці Read
Only. В останньому випадку файл можна переглядати, але не можна записатийого на диск під тим же ім'ям.
2.7. Додаткові відомості про файли.
При першому збереженні файла директивою Save As відкривається діалогове вікно Summary Info. У цьому вікні користувач можезаповнити поля введення Title:, Subject: і Keywords:. У полі Author позамовчуванням зазначається інформація, отримана програмою приінсталяції, але користувач може записати в ньому своє ім'я. У полі введення
Comments можна помістити відповідні коментарі. Якщо коментарі невміщаються у відведеному полі екрану, то на правому краї поля коментарівз'являються лінійки прокрутки для їх перегляду. Закриваєтьсяінформаційне вікно клацанням по кнопці OK.
3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТІВ
Тривимірні документи (блокноти, папки) - одне з найважливішихнововведень програми Excel 97, що дозволяє значно спростити іприскорити роботу з таблицями і керування робочими листами. У новійверсії робочі документи можуть містити до 255 таблиць, діаграм або
VBA-програм в одному файлі, а принцип роботи з ними нагадуєзвичайну роботу з діловими блокнотами в будь-якому офісі. У кожному робочомублокноті можна помістити всю ділову інформацію, що відноситься до однієїтемі, і зберігати її в одному файлі, що дозволяє значно підвищитинаочність робочих документів.
Ця перевага нових документів особливо проявляється призв'язування даних у таблицях. У попередній версії програми ввипадку, якщо потрібно було використовувати результат з будь-якої коміркиіншої таблиці, доводилося відкривати відповідний файл і зчитуватипотрібну інформацію. Тепер при встановленні інформаційних зв'язків міжтаблицями одного документа не потрібно нічого відкривати, тому що всітаблиці знаходяться в одному файлі.
Нова технологія полегшує також аналіз даних. Щобпроаналізувати дані, розташовані в кількох таблицях, в Excel 97вам потрібно відкрити тільки один файл.
3.1. Управління робочими листами.
Окремі робочі листи одного документа розташовані один під одним.
За допомогою іменного покажчика (регістра імен), розташованого в нижній частині екрана, можна переходити з одного аркуша на інший. На іменномупокажчику знаходяться корінці робочих аркушів, розташовані в порядкузростання номерів: Sheet1, Sheet2 і т.д.
Натискання мишею, наприклад, по друге корінця викликає появаробочого листа Sheet2. Корінець активного робочого аркуша маркується наіменному покажчику білим кольором. Спочатку на покажчику видно корінці першогошести робочих аркушів. Зліва від іменного покажчика розташованіпіктограми стрілок, за допомогою яких можна змінювати вмістпокажчика, щоб отримати доступ до наступних листах документа.
Натисніть на піктограмі з правою стрілкою зрушує на одиницювправо діапазон (вікно) видимості корінців робочих аркушів. Натисніть напіктограмі з лівою стрілкою зрушує цей діапазон на одиницю вліво.
Стрілки з вертикальними штрихами дозволяють перейти відповідно допершого і до останнього листам документа.
3.2. Додавання робочих аркушів.
Директиви додати розташовані в меню Insert. Користувачможе додати до документа елементи таких типів:
- робочі листи для створення таблиць;
- діаграми (як елемент таблиці або на окремому аркуші);
-- робочий аркуш для запису дії у вигляді програмногомодуля
- робочий лист для створення діалогового вікна.
Новий лист завжди вставляється перед активним робочим листом. Якщолист призначений для створення таблиці,то незалежно відзайманої позиції він буде мати назву Sheet17 з подальшимзбільшенням номера при додаванні нових таблиць. Нові діаграми,розташовані на окремих робочих аркушах, нумеруються починаючи з Chart1 іт.д. Робочі листи з макрокоманд (макросами Excel 4.0)нумеруються починаючи з Macro1, а з діалоговими вікнами - починаючи з Dialog1 і т.д. Робочі листи з програмними модулями написаними на мові
Visual Basic, нумеруються починаючи з Module1. Користувач може клацнути поназвою робочого аркуша правою кнопкою миші, після чого відкриєтьсяконтекстне (залежне від ситуації) меню, в якому також єдиректива додавання. Якщо потрібно видалити робочий аркуш, потрібно відкритиклацанням правою кнопкою миші контекстне меню і виконати директивувидалення.
3.3. Переміщення робочих аркушів.
Встановіть покажчик миші на корінці робочого листа, якийпотрібно перемістити, і клацанням правої кнопки миші відкрийте контекстне меню. За допомогою директиви Move or Copy відкрийте діалогове вікно з тим женазвою та вкажіть у ньому нову позицію переставляємо листа.
Закрийте вікно Move or Copy клацанням по кнопці OK, і робочий лист займе нову позицію. Якщо включити опціональну кнопку Create a Copy,то даний робочий лист залишиться на колишній позиції, а нову позиціюзайме його копія. Назва копії листа буде утворено шляхомдодати порядкового номера до імені копируемого листа,наприклад, Sheet1 (2).
Можна переставити відразу кілька аркушів. Для цьогопромаркіруйте ці листи, клацнувши по їх іменам в іменному покажчику, утримуючи клавішу [Shift]. Потім виконайте директиву Move or
Copy, яка в цьому випадку буде застосовуватися відразу до всіхмаркованих робочим листам.
3.4. Перейменування робочих аркушів.
Встановіть покажчик миші на корінці робочого листа, якийпотрібно перейменувати, і клацніть правою кнопкою миші. Відкриється контекстнеменю, в якому за допомогою директиви Rename потрібно відкрити діалоговевікно Rename Sheet. Це вікно можна також відкрити подвійним клацанням лівоїкнопки миші за назвою робочого аркуша. У полі введення Name вкажіть новеім'я аркуша, яка повинна містити не більше 31 символу, включаючипробіли. Після введення імені клацніть на кнопці OK, і на іменному покажчикуз'явиться нове ім'я робочого аркуша. При завданні імен робочих листів неповинні використовуватися такі знаки: квадратні дужки "[]";двокрапка ":"; права коса риска "/"; ліва коса риска "".
3.5. Корекція висоти рядків і ширини стовпців.
Перш за все коректовані рядок або стовпчик таблиці повинні бутипромарковані. Для цього необхідно клацнути лівою кнопкою миші наномером (координаті) рядка або стовпця. У меню Format знаходяться підменю
Row і Column. При виборі одного з цих підменю відкривається менюнаступного рівня. У підменю Column викличте директиву Width, тодівідкриється діалогове вікно, в якому користувач може вказатиширину стовпця. В якості одиниці вимірювання можна використовувати одинсимвол. Наприклад, якщо у стовпці потрібно записати 10 символів, то в полевведення Column Width слід вказати число 10. Директива AutoFit
Selection з меню Column автоматично коректує ширинустовпця у відповідності з його змістом.
Корекцію можна виконати і за допомогою маніпулятора миші. Для цьоговказівник потрібно встановити на кордон між номерами рядків абоадресами стовпців. При цьому вказівник набуває вигляду двобічноїстрілки. Якщо тепер натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її,трохи зрушити курсор миші, то можна побачити штрихову лінію,яка показує зміщення межі рядка. Перемістіть цю лініюв потрібну позицію і відпустіть кнопку миші, тоді в таблиці з'явитьсяновий кордон рядка. Якщо двічі клацнути мишею по номеру рядка (адресустовпця), то висота (ширина) цього рядка (стовпця) буде автоматично скоригована за її вмісту.
4. ПОБУДОВА ТАБЛИЦЬ
Всі дані таблиці записуються в так звані осередки, якізнаходяться на перетині рядків і стовпців таблиці. За умовчанням вмістосередку видається програмою Excel 97 в стандартному форматі,який встановлюється при запуску програми. Наприклад, для чисел ітекстів задається певний вид і розмір шрифту.
У програмі Excel 97 є контекстні меню, які викликаютьсяправою кнопкою миші, коли промаркована деяка область таблиці. Ціменю містять багато директив обробки та форматування таблиць. Директиви форматування можна також викликати на панелі форматування
(другий рядок піктографічного меню), клацнувши мишею повідповідній піктограмі.
4.1. Маркування осередків.
Окремі елементи таблиці маркуються (виділяються) автоматично здопомогою покажчика осередків. Щоб перевести вказівник в задану клітинку,потрібно клацнути по ній лівою кнопкою миші або використовувати клавішіуправління курсором. Для маркування кількох осередків потрібно клацнути на початку маркується області (верхній лівий кут) і, утримуючи кнопкумиші натиснутою, переміщати маніпулятор в кінець області (правий нижнійкут). Щоб скасувати маркування області, можна просто клацнути понемаркованої комірці. Для маркування кількох осередків здопомогою клавіатури необхідно встановити покажчик осередків у початкову клітинкуобласті, а потім, утримуючи клавішу [Shift] натиснутою, поширитимаркування на всю область за допомогою клавіш управління курсором.
Один рядок або стовпчик таблиці маркуються клацанням по номеру
(адресу), який розташовано в заголовку рядка або стовпця. Длямаркування кілька рядків або стовпців потрібно клацнути по номеру першимрядок (стовпчик), а потім, утримуючи кнопку миші натиснутою, переміститиманіпулятор в потрібну позицію.
4.2. Скасування операцій.
Дія, яку виконано останнім, можна скасувати директивою
Undo з меню Edit або комбінацією клавіш [Ctrl-Z]. Операцію скасуванняможна також виконати, клацнувши мишею по 11-й піктограмі на панеліуправління.
Директива скасування після виконання перетворюється на директивупідтвердження зміни Redo. Виконавши цю директиву, можна знову ввести в таблицю змінені дані і т.д. Це можна зробити також здопомогою клавіатурної комбінації [Ctrl-Z] або клацання по 11-й піктограмі.
Попереднє дію можна повторити - для цього є директива
Repeat з меню Edit. Для повторення останньої дії можна такожнатиснути клавішу [F4] або клацнути по 12-й піктограмі на панелі керування.
4.3. Копіювання даних.
Перш за все потрібно промаркувати групу клітинок, вмістяких має бути скопійовано, а потім викликати директиву Copy з меню
Edit. Після цього маркована область буде поміщена в рамку. Теперслід встановити вказівник миші у позицію, куди повинні бути скопійованідані, і натиснути клавішу вводу [Enter]. Вміст маркованоїобласті з'явиться в новому місці. Якщо область, до якої потрібнопомістити копію, теж маркована, то розміри обох груп повинні бути однаковими, інакше буде видане повідомлення про помилку.
У контекстному меню правої кнопки миші також є директивакопіювання. Для копіювання можна також використовувати комбінаціюклавіш [Ctrl-C] або 8-ю піктограму на панелі керування.
Якщо потрібно видалити вміст групи клітинок і помістити його нанове місце в таблиці, то слід використовувати директиву Cut зменю Edit. На панелі управління цією директивою відповідає 7-апіктограма (ножиці), а на клавіатурі - комбінація клавіш [Ctrl-
X].
4.4. Видалення даних.
Перш за все потрібно промаркувати групу клітинок, вмістяких має бути видалене. Потім можна скористатися одним зспособів видалення даних. Для цього в меню Edit є підменю Clear,яке містить наступні чотири директиви:
All - видаляє вміст і скасовує формат комірки;
Formats - скасовує лише формат комірки;
Contents - видаляє тільки вміст комірки;
Notes - видаляє тільки коментарі до осередку.
Директива видалення Clear Contents є також в меню правої кнопкимиші. За допомогою цієї директиви можна видалити тільки комірки. Тойсамий результат досягається просто натисненням клавіші [Del]. Якщо Ви випадкововидалили потрібну інформацію, то скористайтеся комбінацією клавіш [Ctrl-Z],яка скасує директиву видалення.
4.5. Форматування чисел.
Перш за все потрібно промаркувати осередки, у яких треба змінитиформат подання чисел. Після цього можна або відкрити правоюкнопкою миші контекстне меню і викликати в ньому директиву Format Cells, абовикликати директиву Cell з меню Format. У будь-якому випадку на екраніз'явиться діалогове вікно Format Cells. За замовчуванням у верхньому поліцього вікна буде вибрана опція Number, яка призначена дляформатування чисел. У полі Category наведені різні типиформатів, які вибираються клацанням миші або за допомогою клавішуправління курсором. У поле Format Codes: показані коди форматіввибраного типу. У полі введення Code: користувач може задати кодсвого формату і запам'ятати його в списку форматів. У нижній частинівікна Format Cells знаходиться поле перегляду Sample:, в якому показано,як буде виглядати вміст комірки в обраному форматі.
Піктограма зі знаком $ (долара) на панеліформатування управління дозволяє встановити формат валюти в заданійклітинці (до числа додається символ валюти). Піктограма зі знаком
% (Відсоток) на тій же панелі дозволяє встановити формат відсотків (дочислу додається символ відсотків).
4.6. Вирівнювання даних.
Для вирівнювання вмісту осередків у програмі Excel можнавикористовувати або директиви меню, або піктограми на панеліформатування (4-а, 5-а, 6-а). Перш за все треба промаркувативирівняти осередки. Далі можна відкрити контекстне меню правоюкнопкою миші і викликати директиву Format Cells, або викликатидирективу Cell з меню Format. У будь-якому випадку на екрані з'явитьсядіалогове вікно Format Cells. У верхньому полі цього вікна виберіть опцію
Alignment. Після цього в полі Horizontal можна вибрати одну зселекторних кнопок вирівнювання: по лівому краю (Left), по центру (Center) і по правому краю (Right). За умовчанням текст вирівнюється по лівомукраю, а числа по правому.
Найпростіше вирівнювати дані безпосередньо за допомогою піктограмна панелі форматування. У цьому випадку потрібно промаркувативідповідні поля і клацнути по потрібному піктограмі.
4.7. Встановлення шрифтів.
Перш за все треба промаркувати осередки, в яких потрібно змінитишрифт. Після цього можна або відкрити контекстне меню правою кнопкоюмиші і викликати директиву Format Cells, або викликати директиву Cellз меню Format. У верхньому полі відкрився вікна Format Cells потрібновибрати опцію Font. У вікні з'явиться поле Font:, в якому можнавибрати вид шрифту з запропонованого списку. Зміст цього спискузалежить від установок, зроблених в середовищі Windows.
У правому полі Size встановлюється розмір (кегль) шрифту. Заумовчанням програма Excel встановлює розмір шрифту в 10 пунктів. Усписку шрифтових стилів Font Style: можна вибрати звичайний стиль (Regular), курсив (Italic), жирний шрифт (Bold) і жирний курсив (Bold Italic). Уполе Underline можна вибрати тип підкреслення тексту (однією або двомалініями). У полі Effects розташовані три опціональні кнопки,які дають можливість закреслити текст (Strikethrough) аборозмістити його на місці верхнього (Superscript) або нижнього (Subscript)індексів.
Піктограми на другій панелі управління (1-а, 2-а, 3-я) дозволяютьзадати шрифтові стилі: жирне зображення (символ B), курсив (символ
I), підкреслення (символ U з межею внизу).
5. Табличний ОБЧИСЛЕННЯ
Можливість використання формул і функцій є одним з найважливішихвластивостей програми обробки електронних таблиць. Це, зокрема,дозволяє проводити статистичний аналіз числових значень в таблиці.
Текст формули, що вводиться у комірку таблиці, повинен починатисязі знаку рівності (=), щоб програма Excel 97 могла відрізнити формулувід тексту. Після знака рівності в клітинку записується математичневираз, що містить аргументи, арифметичні операції і функції.
У якості аргументів у формулі зазвичай використовуються числа та адресиосередків. Для позначення арифметичних операцій можуть використовуватисятакі символи: + (додавання); - (віднімання); * (множення);/(ділення).
Формула може містити посилання на комірки, які розташованіна іншому робочому аркуші або навіть в таблиці іншого файлу. Одного разувведена формула може бути в будь-який час модифікована.
Вбудований Менеджер формул допомагає користувачеві знайти помилку абонеправильне посилання у великій таблиці.
Крім цього, програма Excel 97 дозволяє працювати зі складнимиформулами, що містять кілька операцій. Для наочності можнавключити текстовий режим, тоді програма Excel 97 буде виводити вклітинку не результат обчислення формули, а власне формулу.
5.1. Введення формул.
Програма Excel 97 інтерпретує вводяться дані або як текст
(вирівнюється по лівому краю), або як числове значення
(вирівнюється по правому краю). Для введення формули необхідно ввестиалгебраїчне вираз, якому повинен передувати знак рівності
(=).
Припустимо, що в комірці А1 таблиці знаходиться число 100, а в комірці
В1 - число 20. Щоб розділити перше число на друге і результатпомістити в клітинку С1, в клітинку С1 слід ввести відповідну формулу
(= А1/В1) і натиснути [Enter].
Введення формул можна істотно спростити, використовуючи маленький трюк.
Після введення знаку рівності слід просто клацнути мишею по першійкомірці, потім ввести операцію ділення і клацнути по другому осередку.
5.2. Складні формули.
Застосування складних формул продемонструємо на прикладі.
| | B | C | D | E |
| 10 | РОБОТА | ЧАС | ЦІНА | СУМА |
| 11 | Налаштування | 2 | $ | $ |
| | Клавіатури | | 17.80 | 35.60 |
| 12 | Обслуговування | 4 | $ | $ |
| | Машин | | 3.80 | 15.20 |
| 13 | Підготовка | 8 | $ | $ |
| | Формулярів | | 1.56 | 12.48 |
| 14 | | | | |
| 15 | | | | |
| 16 | Сума | | | $ |
| | | | | 63.28 |
| 17 | ПДВ 15% | | | $ |
| | | | | 9.49 |
Рис.1.
У стовпці З наведеної таблиці вказано час (в годинах), витраченийна виконання роботи, у стовпці D - вартість однієї години роботи, а в стовпці Е - проміжна сума, яку треба заплатити за цюроботу. У комірці Е16 потрібно обчислити загальну вартість всіх робіт.
Для цього туди треба записати наступну формулу: = Е12 + Е13 + Е14. Отриману суму помножте на 0,15, щоб врахувати податок на додану вартість,і результат помістіть в комірці Е17: = Е16 * 0,15.
Для обчислення загальної суми, що підлягає оплаті (наприклад,у клітинці Е19) треба спочатку скласти проміжні суми, а потімрезультат помножити на 0,15. Формула повинна мати вигляд:
= (Е12 + Е13 + Е14) * 0,15. Звичайно, можна було б і просто підсумуватикомірки Е16 і Е17. Для додавання чисел можна також використовуватифункцію суми SUM (), тоді формула буде виглядати наступнимчином: = Sum (E12: E14) * 0,15.
5.3. Редагування формул.
Щоб почати редагувати комірку, потрібно спочаткупромаркувати цю клітинку. На наступному кроці необхідно включитирежим редагування, натиснувши клавішу [F2] або виконавши подвійне клацаннямишею. У режимі редагування у верхній частині екрана (під рядкомпіктографічного меню) активізується набірна рядок, в якій видносама формула, а не результат її обчислення.
5.4. Інформаційні зв'язку.
У програмі Excel 97 досить легко ввести посилання на клітинку,розташовану в іншій таблиці. Після встановлення посилання значення,що знаходяться в осередках, будуть автоматично оновлюватися.
Для звернення до значення клітинки, розташованої на іншому робочомуаркуші, потрібно вказати ім'я цього листа разом з адресою відповідноїосередки. Наприклад, для звернення до комірки В3 на робочому листі Sheet2необхідно ввести формулу: = Sheet2! B3. Якщо в назві листа єпрогалини, то вона (назва) полягає в лапки. Адреси осередків повинні бути вказані латинськими літерами. Інформаційне зв'язування двохкомірок можна спростити, якщо скопіювати значення вихідної комірки в буфер
(за допомогою комбінації клавіш [Ctrl-C]) і промаркувати клітинку, вякої має з'явитися результат. Потім потрібно виконати директиву
Paste Special з меню Edit і в діалоговому вікні цієї директиви клацнути покомандній кнопці Paste Link.
5.5. Групові імена.
Припустимо, що необхідно обчислити суму цілої групи клітинок.
Замість того, щоб перераховувати у формулі окремі осередки,промаркіруйте всю групу і надайте їй ім'я. Надалі це ім'яможна буде використовувати у формулах.
Для присвоєння імені маркованої групі осередків у меню Insertпотрібно відкрити підменю Name і викликати в ньому директиву Define. У полі введеннядіалогового вікна Define Name вкажіть ім'я цієї групи. Назвагрупи повинно починатися з літери та містити не більше 255символів. Не допускається використання пробілів. Назва групи немає збігатися з адресами комірок (А1 і т.п.). У цьому вікнінаводиться також список вже визначені групових імен, що належать доданого блокноту.
Якщо у Вашій таблиці є заголовки рядків і стовпців, то їх такожможна використовувати як імена цих областей. Для цього потрібнопромаркувати сусідні рядки (стовпці), включаючи першого осередку, дерозташовані імена, і викликати директиву Create з меню Insert Name.
У діалоговому вікні потрібно вказати місцезнаходження імен (вперший або останній комірці рядка або стовпця) і клацнути по команднійкнопці OK.
Якщо тепер викликати діалогове вікно Define Name, то в списку іменможна побачити, що програма Excel присвоїла зазначених рядків (стовпців)ці імена.
У нижньому полі Refers to діалогового вікна Define Name даютьсятабличні адреси іменованої групи. Тепер при введенні формули замістьперерахування адрес клітинок, що утворюють цю групу, можна вказати її ім'я.
Повний список всіх групових імен розташований зліва від набірноїрядка. Під час введення формули можна відкрити цей список, клацнувшипо стрілці списку, і вибрати в ньому, що цікавить Вас ім'я.
Виділене ім'я групи буде відразу вставлено у формулу, незалежно відмісцезнаходження активної комірки.
Наприклад, якщо колонку Е (див. рис. 1) присвоєно ім'я "Сума" іпотрібно обчислити суму осередків Е11, Е12 і Е13, то введення формули треба почати зізнаку рівності, за яким іде ім'я функції суми з однієї круглоїдужкою: = Sum (.
Потім потрібно відкрити список групових імен і клацнути мишею поімені "Сума". Програма Excel вставить це ім'я у формулу. Залишаєтьсятільки ввести праву дужку і натиснути клавішу [Enter], щоб завершити введенняформули.
6. ПОБУДОВА І ОФОРМЛЕННЯ ДІАГРАМИ
Графічні діаграми пожвавлюють сухі колонки цифр у таблиці,Тому на ранніх версіях програми Excel була передбаченаможливість побудови діаграм. Excel 97 включений новий Конструктордіаграм, який дозволяє створювати діаграми "презентаційногоякості ".
Красива тривимірна діаграма не тільки радує око, але й поліпшуєякість документа. У програмі MS Excel 97 з'явився новий тип тривимірних діаграм - так звані кільцеві діаграми, які доповнюютьповерхневі та сітчасті тривимірні діаграми четвертої версії.
діаграму можна розташувати поруч із таблицею або розміститиїї на окремому робочому листі.
Конструктор діаграм є одним з найбільш потужних засобів впрограмі Excel. Побудова діаграми з його допомогою виконується закілька кроків. Конструктору вказується вихідна область таблиці,тип діаграми, що використовуються написи і кольору. На основній панелі єпіктограма для виклику Конструктора діаграм.
6.1. Побудова діаграм.
Перш ніж будувати діаграму, необхідно закінчити всі роботи втаблиці, включаючи її форматування. Викличте Конструктор діаграм
(ChartWizard), клацнувши на основній панелі по 17-й піктограмі.
Конструктор діаграм буде очікувати інформації промісцезнаходження діаграми, тому вказівник набуває формипіктограми Конструктора. Ви повинні зробити за допомогою покажчика мишіпрямокутник на вільному місці робочого листа, де буде розміщенадіаграма. Для цього клацніть лівою кнопкою миші, а потім, неотпу
