MS Access

Інформатика, програмування

Псковський Вільний університет

Курсова робота

MICROSOFT ACCESS

студет 3 курсуфакультет інформаційних систем
Банахів Олега Святославовича
Зуєва Юрія Володимировича

Науковий консультант: Басина Юрій Абрамович.

г.Псков 1995р.

ЗМІСТ

I. Введення.
II. Access - що це таке.

1. Кілька слів про ...

2. Таблиці.

3. Запити.

4. Формуляри.

5. Звіти.

6. Макроси.

7. Модулі.
III. Побудова невеликий Бази даних.
IV. Невелика порівняльну характеристику.

1. ВСТУП.

Перед тим як приступити до вивчення СУБД ACCESS розглянемо декількаосновних понять.

Дані - систематизована і структурована будь-яким чиномінформація. Існують принаймні три моделі даних: ієрархічна,мережева, реляційна.

Моделі даних - подання даних і їх взаємозв'язків, що описуютьпоняття проблемної середовища. Моделі даних використовуються як дляконцептуального, так і для логічного та фізичного представлення даних.

У даній роботі ми будемо розглядати тільки логічнепредставлення даних, тобто з точки зору прикладного програміста ікористувача. З їхньої точки зору дані діляться на записи, ті в свою чергуділяться на поля, і між полями, а так само і між записами можуть бутивстановлені різні зв'язку.

Поле - основний і мінімальний елемент даних.

Запис - кілька полів.

Зв'язки - логічні взаємозв'язки між записами або полями.

Ієрархічно структуровані дані складаються з декількох записіводна з яких визначена як коренева. Прикладом ієрархічної моделіможуть служити дерева:

Де КЛІЄНТ, ЗАМОВЛЕННЯ, ТОРГОВИЙ АГЕНТ є записами (КЛІЄНТ --коренева запис), НОМЕР, ПРІЗВИЩЕ, ІМ'Я, ПО БАТЬКОВІ - поля запису КЛІЄНТ,лініями показані зв'язку.

Дерево - орієнтований граф (граф - пара множин, одне з якихописує безліч вершин, а інше безліч зв'язків між ними) де всівершини, окрім кореня, знаходяться в голові тільки однієї дуги, корінь незнаходиться в голові жодної з дуг і пов'язаний з вершиною дерева.

Між записами в ієрархії можуть бути визначені зв'язку: "один добагатьох ", або" один до одного ", де запис відповідна елементу" один "зазначеної зв'язку, визначається як вихідна, а відповідна елементу
"Багато" - як породила.

Мережева модель подібна до ієрархічної, але є більш загальноїмоделлю, в тому сенсі, що між записами присутні зв'язку "багато добагатьом "і" багато до одного ", а так само тут немає кореневого вузла, тобто будь-яказапис може бути кореневої.

Мережева модель:

Де КЛІЄНТ, ЗАМОВЛЕННЯ, ТОРГОВИЙ АГЕНТ є записами, НОМЕР, ПРІЗВИЩЕ,
ІМ'Я, ПО БАТЬКОВІ - поля запису КЛІЄНТ, лініями показані зв'язку.

Реляційна модель даних є одним з найпростіших видівпредставлення інформації і самої легкої концепцією для розуміння. Цямодель являє собою дані впорядковані в таблиці, найчастішедвомірні. Таблиці такого виду називаються відносинами (реляціями) і кожнатаблиця являє собою окремий файл.

Реляційна модель:

Рядок Стовпець

Поле

Кожна таблиця складається з стовпів, строк кожному колонку присвоєнооднозначне ім'я, один елемент стовпця називається полем, а рядок називаєтьсязаписом. Цей приклад показує, що й мережева модель, і ієрархічнаможуть бути приведені до реляційної.

Структуровані таким чином дані можуть зберігається в ЕОМ у вигляді
Баз Даних. База даних може бути визначена як сукупністьпризначених для машинної обробки та зберігання даних, які можутьвикористовуватися одним або декількома користувачами.

Залежно від розглянутих вище моделей даних бази даних можутьбути ієрархічним, мережними і реляційних. Далі ми будемо розглядатитільки реляційні бази даних.

З базами даних нерозривно пов'язане таке поняття як СУБД.
СУБД (система управління базами даних) - програма яка управляєданими, здійснює зберігання, вилучення, пошук, редагуванняінформації що зберігається в базі даних. СУБД також підрозділяються наієрархічні, мережні і реляційних в залежності від даних які вониобробляють. Існують безліч різних СУБД: IMS, сетор, ORACLE,
CLIPPER, FOX PRO, ACCESS. У даній роботі ми розглянемо тільки MICROSOFT
ACCESS.

2. MICROSOFT ACCESS.

Кілька слів про ...

Microsoft Access - це інтерактивна реляційна СУБД (relationaldatabase management system - RDBMS) для WINDOWS. Це програма, яку
Ви можете використовувати для зберігання та вилучення даних в залежності відвідносин, які ви зробили. Робота з нею спрощена допомогоюманіпулятора миші. Графічні можливості оболонки справляють великевраження при виготовленні високоякісних звітів і роздруківок. Всіце завдяки підтримки True-type шрифтів і вбудовування OLE -об'єктів (Object Linking and Embeding) в рамках середовища WINDOWS. OLE - об'єктявляє собою посилання на певну інформацію, яка залишається всвоєї первісної форми. OLE-об'єктом може бути EXCEL - таблиця,
Paintbrush - ілюстрація або Sound - файл.

Новинкою програми Access є Cue Cards - Система суфлірованія.
Це навчальна система, яка надає користувачеві рекомендації щодо виходуз реальних ситуацій при вирішенні прикладних задач. При знанні англійськоїмови користувач завжди зможе отримати підказку про те, що слідробити далі.

Access також надає в розпорядження користувача механізмироботи з базами даних різних форматів. Наприклад, можна прямозвертатися до баз даних dBASE, Paradox або Btrieve без конвертаціїїх у формат, який використовується Access. До складу пакету Access також входитьмова Access Basic (вбудований діалект мови Visual Basic), що даєможливість формування спеціалізованих систем управління базамиданих.

Тепер перейдемо до більш докладного розгляду системи Access.
Основними поняттями або об'єктами цієї системи є: таблиці, запити,формуляри, звіти, макроси і модулі. І звичайно ж головним поняттям будебаза даних (database).

База даних це набір даних, який пов'язаний з певною темоюабо призначенням. Коли Ви створюєте базу даних в Microsoft Access, Вистворюєте один файл, який містить всі таблиці, запити, формуляри,звіти й інші об'єкти, які допомагають Вам використовувати інформацію вбазі даних. Для створення бази даних необхідно виконати наступні кроки
:
. Активуйте вікно Microsoft Access і виберіть у меню File директиву New

Database (або клацніть кнопкою New Database в рядку піктограм).

Microsoft Access висвічує діалогове вікно New Database і автоматично дає ім'я Вашої базі даних, яке Ви можете замінити.
. У рядку File Name, наберіть Ваш варіант імені бази даних. Воно може містити до 8 символів без пробілів. Microsoft Access автоматично додає розширення. MDB до імені Вашої бази даних, якщо Ви цього не зробили.
. Якщо Ви хочете зберігати базу даних у певному місці виберіть відповідну директорію у списку директорій Directories list.
. Натисніть на кнопку OK.

Microsoft Access створює порожній файл бази даних і відкриває вікнобази даних Database window.

Вікно Бази даних:

Створену базу даних можна наповнити об'єктами різного роду івиконувати операції з ними. Але з базою даних можна виконувати операції як знеподільним освітою. Всі операції такого роду - операції управліннябазою даних - зосереджені в меню File прикладного вікна Access або ввікні бази даних. Наприклад, операція відкриття бази даних включаєнаступні кроки:
. Якщо необхідно, активуйте Microsoft Access.
. З меню File виберіть директиву Open Database (або клацніть кнопкою Open

Database в рядку піктограм). Microsoft Access висвічує діалогове вікно Open Database.
. У рядку File Name виберіть відповідне ім'я бази даних, попередньо обравши відповідну директорію у списку директорій

Directories list і відповідний накопичувач у рядку Drives.
. Натисніть на кнопку OK.

Microsoft Access висвітить вікно відповідної бази даних. Привідкриття бази даних можна обмежити можливі операції з базою данихтільки читанням і обмежити коло користувачів, які мають доступ до базиданих тільки власною персоною. Такі обмеження можуть виявитисякорисними, якщо база даних експлуатується в багатокористувацькоїсистемі. Якщо необхідно лише переглянути базу даних і що містяться вній об'єкти, але не змінювати їх, то під час відкриття бази даних необхідноактивізувати контрольний індикатор Read Only (тільки читання).

Якщо необхідно запобігти зміни даних і об'єктів даної базиданих з боку інших користувачів, то під час відкриття бази данихнеобхідно встановити опцію Exlusive (виключні права).

Базу даних можна піддати стиску, для цього необхідно вибрати вменю File директиву Compact Database (стиснути базу даних). Access створюєкопію бази даних і по-новому розміщує її на диск. Після виборустисливого файлу в діалоговому вікні стиснення бази даних з'являється діалоговевікно мети стиснення (Database to Compact Into), в якому можна вибрати ім'я длястислій версії бази даних. Якщо використовується те саме ім'я, і база данихвиявляється успішно стислій, то після закінчення стиснення Access автоматичнознищує вихідну (нестислих) версію.

Базу даних можна зашифрувати для захисту секретної інформації відперегляду. Це здійснюється за допомогою директиви Encrypt Database
(розшифрувати - Decrypt Database). У діалоговому вікнівиберіть підлягає шифрування/дешифруванню базу даних і клацніть накнопці OK. Відкриється діалогове вікно цільового файлу, деслід вказати ім'я файлу, в якому буде поміщений результатшифрування/дешифрування. Якщо використовується те ж саме ім'я та база данихбула успішно зашифрована/розшифрована, то Access автоматично замінюєоригінальний файл на отриманий в результаті перетворення.

У деяких ситуаціях база даних може виявитися пошкодженою. Длявідновлення бази даних служить директива Repair Database (відновитибазу даних) у меню File. Цю операцію рекомендується застосовувати з метоюпрофілактики так як Access не помічає, що база даних була пошкоджена. Удіалоговому вікні ремонту потрібно ввести ім'я, директорію і накопичувачпошкодженої (або підозрюваної у пошкодженні) бази даних і натиснути кнопку
OK. Після цього Access займеться "лагодженням" заданої бази даних і врятуєте, що ще можна врятувати.

Якщо користувач закінчив роботу з базою даних, то її слідзакрити. Для цього:
. Активуйте вікно бази даних, якщо це необхідно.
. У меню File виберіть директиву Close Database.

Можна закрити базу даних і за допомогою подвійного клацання мишею накнопці виклику управляючого меню вікна бази даних або натисканням клавіш (Ctrl
+ F4).

Таблиці.

Наступним кроком у побудові бази даних буде її заповнення, тобтостворення об'єктів і присвоєння останнім необхідних властивостей. Якого бтипу не були Ваші дані, Вам доведеться зберігати їх в одній або кількохтаблицях. Таким чином, першим кроком у побудові бази даних будестворення таблиці.

ТАБЛИЦЯ - це набір записів (рядків таблиці), що складаються з окремихполів (колонок таблиці), в яких зберігається інформація та складова,власне, зміст бази даних.

Таблиці є основною формою подання інформації,що міститься в базі даних. Без таблиці не можна спроектувати формуляр, набазі таблиць складаються запити і звіти. Створити таблицю можна двомаспособами:
1. За допомогою Конструктора таблиць.
У вікні бази даних клацніть на кнопці Table.
Виберіть кнопку New у вікні бази даних.

Microsoft Access висвітить діалогове вікно New Table.
Виберіть кнопку TableWizards (Конструктора таблиць).
У діалоговому вікні Конструктора виконайте вказівки з додавання полів у
Вашої таблиці.
6. Без допомоги Конструктора.
. У вікні бази даних клацніть на кнопці Table (або виберіть директиву

Tables в меню View).
. Натисніть кнопку New у вікні бази даних.

Microsoft Access висвітить діалогове вікно New Table.
. Натисніть кнопку New Table.

Microsoft Access відкриє порожнє вікно проектування таблиці. Вонобуде виглядати так:

У цьому вікні задаються характеристики полів, що становлять запис (блокданих) бази, тобто вводиться специфікація запису. У нижній частині вікна Accessвидає довідкову інформацію про допустимі на кожному кроці проектуваннядіях.

Кожному полю, що включається до запису, приписується тип даних,визначає вид інформації, яка буде зберігатися в даному полі. Типданих вноситься в колонку Data Type, причому його можна вибрати зі спискудоступних типів.

Access розрізняє такі типи даних полів:
. Text Текстові поля містять текст, довжина якого не може бути більше 255 символів. Реальна довжина поля встановлюється за допомогою параметра Field Size (розмір поля).
. Memo У Memo-полях зберігається текст довжиною до 32000 символів. Поля цього типу даних не можуть індексуватися.
. Number Числові поля містять довільні числові значення. Діапазон допустимих значень визначається параметром Field Size (розмір поля).
. Date/Time Поля дати/часу містять значення дати і часу в діапазоні від 100 до 9999 року.
. Currency В грошових полях можна зберігати числа з точністю до 15 розрядів ліворуч від коми і чотирьох десяткових розрядів праворуч від коми.
. Counter Поле лічильника містить число, яке автоматично збільшується Access на 1, коли в таблицю додається новий блок даних.

. Yes/No У таких полях зберігаються значення Так або Ні. Поля даного типу не можуть індексуватися.
. OLE Object У OLE - полях містяться об'єкти, такі як, наприклад,

Excel-таблиця або Microsoft Draw - графіка, оброблені OLE - сервером.

Розмір поля може бути до 128 МБ. Поля даного типу не можуть індексуватися.

Характеристики кожного поля визначаються низкою параметрів (властивостей).
Ці параметри оголошують способи обробки, зберігання та індикації даних.
Параметри спеціфіціруемого поля перераховуються в режимі проектування внижній частині вікна таблиці. Набір характеризують поле параметрів залежить відтипу даних, обраного користувачем для даного поля.
. Field Size Розмір поля встановлює максимальну довжину текстового поля або спосіб представлення чисел у полі типу Number.
. Format Формат визначає спосіб представлення даних. Поряд з зумовленими форматами допускається використання власних форматів користувача.
. Decimal Places Десяткові розряди встановлюють кількість розрядів праворуч від десяткової коми.
. Caption Заголовок визначає напис, який буде використовуватися в якості найменування поля у формулярі або звіті. Якщо для цього параметра не буде задано ніякого значення, то як напису буде за замовчуванням використано ім'я поля.
. Default Value Значення за замовчуванням встановлює значення, яке буде автоматично введено в полі при створення блоку даних.
. Validation Rule Обмеження введення - правило, що обмежує допустимі для введення в поле дані.
. Validation Text Повідомлення про порушення - текст що виникає при спробі ввести в поле дані, що не відповідають правилом, сформульованим у

Validation Rule.
. Indexed Ознака індексування.

У готову специфікацію можна вносити зміни. Зокрема, можназмінювати параметри окремих полів, додавати поля до запису в потрібних місцяхі видаляти зайві. Але при цьому слід постаратися внести всі виправлення вспецифікацію до початку заповнення бази даних, оскільки спроба змінитипараметри полів, заповненої бази може спричинити за собою втрату абоспотворення даних.

Переупорядоченіе полів:
. Виберіть поле, яке підлягає перерозміщенні, клацнувши кнопкою миші в селекторній колонці, розташованої на лівому краю вікна таблиці.
. Клацніть у селекторній колонці знову і утримуючи праву кнопку миші натиснутою перетягніть вказівник миші в потрібну позицію.

Microsoft Access розташує маркіроване Вами полі в новому місці.

Видалення полів.
. Відкрийте таблицю в режимі проектування.
. Маркуйте підлягає видаленню поле, клацнувши кнопкою миші в селекторній колонці. (Або використовуйте клавіші керування курсором і підвівши покажчик до відповідного полю натисніть комбінацію клавіш Shift + Spacebar).
. З меню Edit виберіть директиву Delete Row (або натисніть кнопку Delete Row в рядку піктограм).

Microsoft Access видалить поле і всі його дані з Вашої таблиці.

Вставка полів.
. Встановіть покажчик рядки до поля, над яким Ви б хотіли розмістити нове поле, за допомогою миші або клавішами управління курсором.
. З меню Edit виберіть директиву Insert Row (або виберіть кнопку Insert Row в рядку піктограм).

Microsoft Access вставить порожнє поле над поточним рядком.
. Microsoft Access працює найбільш ефективно, якщо Ви визначили первинний ключ. Первинний ключ таблиці складається з одного або декількох полів, які однозначно ідентифікують кожен запис у Вашій таблиці.

Ви повинні завжди визначати первинний ключ тому при цьому таблиця має такі переваги:
. Мicrosoft Access автоматично створює індекс для первинного ключа. Цей індекс прискорює процеси запитів та інші операції.
. Коли Ви переглядаєте записи, Microsoft Access покаже їх впорядкованими по первинному ключу за замовчуванням.
. Коли Ви додаєте дані до Вашої таблиці, Access не дозволить зберігати дані з одним і тим же значенням первинного ключа. Тому Ви можете бути впевнені, що кожен запис унікальна.

Установка первинного ключа.
. Маркуйте поле, яке Ви хочете використовувати в якості первинного ключа. Для оголошення декількох полів первинним ключем, утримуючи клавішу Ctrl маркіруються всі необхідні поля.
. У меню Edit виберіть директиву Set Primary Key (або натисніть кнопку Set

Primary Key в рядку піктограм).

У полів визначених як первинний ключ ліворуч від рядка додастьсяідентифікатор у вигляді ключа.

У Access-таблиці можна вбудувати об'єкти з інших підтримуючихінтерфейс OLE прикладних програм і пов'язати ці об'єкти з їх батьківськимипрограмами.

При встановленні об'єкта Access зберігає об'єкт в таблиці. Подвійнимклацанням мишею на об'єкті запускається прикладна програма, за допомогоюякої його було виготовлено - в ній можна провести зміни в об'єкті.
Після завершення роботи з батьківського програмою об'єкт в зміненій формібуде збережений в таблиці. Об'єкт слід вбудовувати тільки в тому випадку,якщо його необхідно обробляти не залишаючи Access. Звичайно мова йде прооб'єкті, який повинен стати фіксованого складовою частиною бази даних,але його не можна виготовити прямо в Access, наприклад, Paintbrush-ілюстраціяна сторінці Access-звіту.

Якщо ж об'єкт, породжений інший прикладною програмою, зв'язуєтьсяз Access-таблицею без вбудовування, то об'єкт зберігається не в таблиці, а вокремому файлі, причому формат цього файлу визначається прикладноїпрограмою, за допомогою якої об'єкт був створений. У момент завантаження івідкриття таблиці Access зв'язується з цим файлом, витягує його вмісті вставляє його в таблицю. Зв'язування об'єктів (а не вбудовування)рекомендується в тих випадках, коли в Access-базу необхідно включитиоб'єкт, який не підлягає зміні при роботі з Access. Наприклад, мова можейти про таблицю рахунків, оброблюваної Excel, і використовуються в декількох
Access-базах. Наявність зв'язку цих баз з одним і тим же Excel-файломгарантує наявність останньої версії таблиці рахунків в усіх цих базах.
Перевага зв'язку полягає в тому, що один оригінальний об'єкт можназв'язати з кількома Access-таблицями, і при цьому його не потрібно багато разівпіддавати збереженню.

Вбудовування об'єктів.
. У меню Edit зверніться до директиви Insert Object (Ця директива буде доступна в тому випадку, якщо в специфікації таблиці активного в даний момент полю було присвоєно тип OLE Object.)
. У списку Object Type виберіть необхідну Вам, що підтримує OLE інтерфейс прикладну програму.
. Якщо об'єкт вже існує, клацніть на кнопці File, щоб відкрити діалогове вікно Insert Object from File.
. Виберіть потрібний файл і натисніть кнопку OK.

Зв'язування об'єктів.
. У меню Edit виберіть директиву Past Link. (Проте ця директива стає доступною лише після того, як підлягає зв'язування об'єкт буде скопійований, тобто поміщений в буфер обміну Clipboard.)
. Натисніть кнопку OK.

Access дозволяє створювати реляційні бази даних. У реляційноїбазі даних користувач може описати відносини між декількоматаблицями. Access враховує ці відносини при пошуку взаємозв'язаних данихпід час обробки запитів, формулярів та звітів, що базуються накількох таблицях.

Встановлення зв'язку між таблицями.
. У меню Edit виберіть директиву Relationships, або клацніть на кнопці Relationships в рядку піктограм. Відкриється вікно Relationships, потім вікно Add Table.
. Якщо вікно Add Table не з'явилося, виберіть відповідну директиву у вікні Relationships.
. У рядку Table/Query виберіть таблицю для якої ви хочете створити зв'язок. Для вибору більш ніж однієї таблиці одночасно, утримуючи клавішу

Ctrl виберіть всі необхідні таблиці. Щоб вибрати всі або блок таблиць відзначте першу таблицю, а потім натисніть Shift вкажіть останню, натисніть кнопку Add. Ви також можете додавати таблиці перетягуючи їх за допомогою миші з вікна бази даних у вікно відносин.
. Тепер за допомогою миші перетягніть поля первинного ключа первинної таблиці у відповідне положення у пов'язується таблиці. Microsoft Access видасть діалогове вікно Relationships.
. Перевірте імена полів підлягають зв'язування, внесіть зміни при необхідності. Встановіть відповідні опції, наприклад, тип ставлення:

One (один до одного) або Many (один до багатьох).
. Натисніть кнопку Create.

, пов'язані таблиці, наприклад, можуть виглядати так:

Таблиці, що знаходяться в базі даних, створеної іншою програмою,можна імпортувати в Access, також можна і експортувати Access-таблиці,зберігаючи їх у форматах, зрозумілих іншим прикладним програмам управліннябазами даних. Але перш ніж безпосередньо приступити до імпорту абоекспорту, необхідно зробити відповідні установки імпорту абоекспорту.

Установка опцій імпорту/експорту.
. У меню File виберіть директиву Import | Export Setup
. Найпростіше вибрати вже існуючу специфікацію зі списку Specification

Name, і відредагувати її при необхідності.
. Якщо Ви будете використовувати свою власну специфікацію неодноразово, натисніть кнопку Save as і впишіть ім'я, натисніть OK.
. Натисніть OK.

Імпорт таблиць.
. У меню File виберіть директиву Import або натисніть кнопку Import в рядку піктограм.
. У діалоговому вікні імпорту зі списку Data Source, виберіть потрібний формат файлу бази даних. Він може бути типу:

- Власний формат

- Текст з символом - роздільником між полями

- Текст з фіксованим форматом полів

- Таблиці Microsoft Excel

- Таблиці Lotus 1-2-3 або 1-2-3/W

- Бази даних Paradox

- Файли dBASE iii або iv

- Btrieve (з файлом словника Xtrieve)

- Microsoft SQL-сервер
. Натисніть кнопку OK. З'явиться діалогове вікно для вибору імпортованого файлу.
. Виберіть потрібний файл, натисніть кнопку Import.
. Microsoft Access видасть повідомлення про результат імпортування.

Експорт таблиць.
. У меню File виберіть директиву Export або натисніть кнопку Export в рядку піктограм. (Спочатку потрібно активізувати Базу даних з якої Ви хочете експортувати таблицю).
. У діалоговому вікні експорту зі списку Data Source, виберіть потрібний формат файлу бази даних, куди Ви хочете експортувати таблицю. Він може бути типу:

- таблиці Microsoft Access

- бази даних Paradox

- файли dBASE iii або iv

- Btrieve ( з файлом словника Xtrieve)

- Microsoft SQL-сервер
. Натисніть кнопку OK. Залежно від обраного формату з'явиться відповідне діалогове вікно для вибору таблиць з бази-джерела, а потім діалогове вікно для вибору файлу призначення.
. Виберіть відповідні специфікації і виконайте експортування.
. Microsoft Access видасть повідомлення про результат експортування.

Запити.

Запит можна уявити собі як точку зору на дані, включенів таблицю. Запити служать для селекції та фільтрації набору даних. Вонидозволяють вибрати з бази тільки необхідну інформацію, тобто ту, якавідповідає певному критерію (умовою) і потрібна для вирішенняконкретного завдання. Наприклад, Вам може знадобиться інформація про постачальниківі що поставляються ними товари. Ви можете створити запит типу "Які товарипостачають московські постачальники "або" Хто з петербурзьких постачальниківсигарет продав за останній квартал найбільшу партію ". Результат обробкипрограмою Access такого запиту є таблицею звану
Dynaset. У цю таблицю включені вибрані з основної таблиці (абодекількох таблиць) блоки даних, які задовольняють критеріям запиту.
Dynaset - динамічний, тимчасовий набір даних, тому при кожномувиконання запиту він знову будується на основі "свіжих" табличних даних.

Microsoft Access дає великі можливості в гнучкості проектуваннязапитів. Ви можете:
. Вибрати поля, Вам не треба включати всі поля таблиці в запит.
. Вибрати запису, Ви можете специфікувати запит таким чином що одержите дані певного виду. Наприклад, ціни на товари за певний місяць.
. Відсортувати запису, Ви можете переглядати записи в певному порядку. Наприклад, Ви можете вивести імена клієнтів на екран в алфавітному порядку.
. Запитувати дані з декількох таблиць, дані з декількох таблиць можуть оброблятися разом і Ви можете переглянути суміщені дані.

Також Ви можете запитувати дані з інших баз даних, таких як

Microsoft FoxPro, Paradox , dBASE, Btrieve і Microsoft або Sybase SQL-сервери.
. Виконувати обчислення, Ви можете створювати нові поля які будуть містити результати обчислень.
. Використовувати запит як джерело даних для формулярів, звітів та інших запитів. Кожного разу коли Ви будете відкривати формуляр або друкувати звіт, Ваш запит буде отримувати новітню інформацію з таблиць.

Ви також зможете модифіковані існуючі дані прямо у формулярі заснованому на запиті.
. Змінювати дані в таблицях, Ви можете оновлювати, видаляти, додавати групи записів все відразу. Ви також можете створити нову таблицю на базі існуючої таблиці або групи таблиць.

Виділяють два типи запитів:
1. QBE-запити (Query by Example-Запит за зразком). Користувач дає їм визначення, спеціфіціруя окремі параметри у вікні проектування з використанням підказок (зразків).
2. SQL - запити (Structured Query Language-Структурований мова запитів). Користувач формулює їх з використанням інструкцій і функцій, вибудовуючи опис. QBE-запит Access легко транслює у відповідний SQL-запит. Зворотній операція теж не становить праці.

Взагалі для Access байдуже, з яким типом запиту працює користувач.

Запити можна створювати за допомогою Конструктора запитів. Він прискорюєпроектування кількох спеціальних типів запитів:
. Запити крос-таблиць. Представляють Ваші дані в компактному підсумованому форматі.
. Запити знаходження дублікатів. Знаходять дублікатние запису в обраній

Вами таблиці або запиті.
. Запити знаходження невідповідності. Знаходять всі записи в таблиці які не пов'язані із записами в іншій таблиці.
. Запити архівів. Копіюють записи з існуючої таблиці в нову і потім видаляють (за бажанням) ці записи з таблиці оригіналу.

Але для більшості общеіспользуемих запитів не потрібна допомога
Конструктора запитів.

Створення запиту без допомоги Конструктора запитів
. У вікні бази даних натисніть кнопку Query.
. Натисніть кнопку New. Microsoft Access видасть діалогове вікно New Query.
. Натисніть кнопку New. Відкриється вікно Select Query.
. Якщо Ваш запит грунтується на таблицях активізуйте індикатор Tables на панелі View. Якщо на запитах - активуйте Queries, якщо на обох типах об'єктів виберіть Both. У списку Table/Query виберіть необхідні для запиту джерела. Для вибору більш ніж однієї таблиці/запиту одночасно, утримуючи клавішу Ctrl, виберіть всі необхідні таблиці/запити. Щоб вибрати всі або блок відзначте перший пункт, а потім натисніть Shift вкажіть останній. Натисніть кнопку Add.
. Натисніть кнопку Close.

Вікно проектування QBE-запиту і сам QBE-запиту може виглядатитак:

Критерії відбору - це інструкції, за допомогою яких користувачповідомляє Access, які блоки даних повинні відбиратися за запитом тавказаний у Dynaset. Критерії можуть задаватися для одного абодекількох полів запиту.

Специфікація критерію запиту відбору.
. Увійдіть в режим проектування запиту, для цього з меню View виберіть директиву Query Design або клацніть на кнопці Design View у піктографічним меню.
. У нижній частині вікна проектування, у рядку Criteria в комірці Category

Name введіть вираз критерію відбору.

Після того як вираження введено і натиснута клавіша введення, Accessперевіряє коректність вираження за правилами запису критеріїв і нормалізуєзапис за цими правилами.

Користувач може скористатися запитом на проведення обчисленьз блоками даних. Він може задати в кожному полі деяку функцію,обробну вміст цього поля. Результат обробки видається в
Dynaset. Функція обробки задається в рядку Total, яка з'являєтьсяпісля натискання в піктографічним меню кнопки з грецькою літерою "сигма".
Саму функцію можна вибрати в цьому рядку, розгорнувши список можливихзначень.

Після того як запит спроектований, його можна виконати, натиснувшимишею в рядку піктограм на кнопці зі знаком оклику або викликаючи вменю Query директиву Run. Access відображає відібрані за запитом в
Dynaset блоки у вигляді таблиці.

За допомогою структурованого мови запитів SQL у рамках Accessкористувач може сформулювати як завгодно складні за структуроюкритеріїв і обчислень запити. Цей же мова дозволяє керуватиобробкою запитів. SQL-запит являє собою послідовністьінструкцій, в яку можуть включатися вираження і виклики агрегатнихфункцій. Початківцям користувачам рекомендується створювати запити в режиміпроектування, вибираючи необхідні поля, критерії сортування та функції взоні специфікації. Для опису запитів на мові SQL потрібен достатнійдосвід роботи з базами даних не в якості користувача, а в якостіпрограміста.

Якщо користувач хоче мати розроблений проект запиту в своємурозпорядженні і під час наступних сеансів роботи, то він повинен йогозберегти за допомогою директиви Save в меню File. Якщо проект зберігаєтьсявперше, то після звернення до цієї директиві з'явиться діалогове вікно Save
As. У ньому слід призначити запиту ім'я, під яким він буде збережений івключений до списку запитів у вікні банку даних. Назва запиту не повиннозбігатися з ім'ям таблиці.

Якщо даний запит вже був один раз збережений і користувач вибравдирективу Save, то стара версія буде замінена новим, зміненим проектомзапиту. Якщо зміни не повинні зіпсувати попередню версію, а повиннібути збережені в іншому запиті, то слід викликати директиву Save As іпризначити зберігається проекту нове ім'я. Для збереження табличногоподання запиту слід вибрати директиву Save Query в меню File. Цядиректива зберігає зміни в проекті наявного запиту і замінюєпопередню версію запиту на активну версію. Для того щоб зберегтизапит вперше або створити копію активного запиту, Dynaset якого виднона екрані, слід вибрати директиву Save Query As.

Поряд із запитами вибору, за допомогою Access можна реалізувати такожзапити дій, параметричні запити та запити крос-таблиць.

Запити дії.

З допомогою запиту дії користувач може змінювати чи переноситидані таблиці, а також актуалізувати, додавати або видаляти групиблоків даних, виготовляти нові таблиці з набору Dynaset. Розрізняютьчотири типи запитів дій: запит додати, запит видалення, запитактуалізації і запит створення таблиці.

Параметричні апроси.

Часто використовуються запити, які являють собою незначно видозмінені варіанти одного разу підготовленого базового запиту.
Мова може йти, наприклад, про запит, який дозволяє вибирати з базиданих телефони клієнтів певного регіону, причому сам регіон задаєтьсяокремо, в діалозі. Такі запити, параметричні, видозмінюються відвипадку до випадку, але незначно. Для їх реалізації проектується одинпараметричний запит, в якому вказується той критерій (критерії),який може змінюватися на замовлення користувача.

Запити крос-таблиць.

Якщо необхідно об'єднати дані у форматі строк-колонок (двовимірнатаблиця), то слід виготовити запит крос-таблиці. При проектуваннізапиту крос-таблиці можна вказати в якості заголовків для колонокзначення деяких полів або виразів. Запити крос-таблиць дозволяютьбільш компактно, ніж звичайні запити, вказаний дані, об'єднуючиоднотипну інформацію.

Формуляри.

Перегляд бази даних у вигляді таблиці в режимі заповнення даєкористувачеві можливість оцінити базу як єдине ціле, порівняти запису іт.п. Часто, однак, виникає необхідність роботи з окремими записамибази. У цьому випадку присутність на екрані інших записів (як це маємісце в режимі заповнення) тільки заважає та відволікає. Робота з окремимизаписами за допомогою формулярів дозволяє зосередитися тільки навідноситься до справи.

Формуляр являє собою бланк, що підлягає заповненню, або маску,накладається на набір даних. Бланк-формуляр дозволяє спростити процесзаповнення бази даних, завдяки чому з'являється можливість доручити введенняінформації персоналу невисокої кваліфікації. Маска-формуляр дозволяєобмежити обсяг інформації, доступної користувачеві, звертається до бази.
Мова тут також може йти про блокування індикації службових абозасекречених полів.

Найпростіше створити бланком спомощью Конструктора.
. вікні бази даних активуйте кнопку Form. При цьому Microsoft Access покаже набір існуючих формулярів Вашої бази даних, якщо вони є.
. Натисніть кнопку New. Microsoft Access висвітить діалогове вікно New Form.
. рядку Select A Table/Query виберіть потрібну таблицю або запит.
. Натисніть кнопку Form Wizard. Microsoft Access висвітить перше діалогове вікно Form Wizard.
. Виберіть AutoForm. Натисніть OK.

В інших вікнах Form Wizard Вам будуть запропоновані питання, і на основі
Ваших відповідей Конструктор створить формуляр.

Якщо користувач впевнений в тому, що зможе самостійноспроектувати бланком без допомоги Конструктора формуляр (цілком реальнаситуація при наявності достатнього досвіду), то йому слід створити порожнійформуляр і потім внести в нього необхідні поля, елементи оформлення такеруючі елементи.
. вікні бази даних активуйте кнопку Form. При цьому Microsoft Access покаже набір існуючих формулярів Вашої бази даних, якщо вони є.
. Натисніть кнопку New. Microsoft Access висвітить діалогове вікно New Form.
. рядку Select A Table/Query виберіть потрібну таблицю або запит.
. Натисніть кнопку Blank Form (Порожній формуляр). Access показує вікно формуляра в режимі проектірованія.В ньому можна розмістити поля та інші елементи.

Зовнішній вигляд, структура і режими роботи окремих керуючихелементів і формулярів визначаються значеннями характеристик цих об'єктів.
Характеристики об'єктів доступні користувачеві через вікно характеристик. Длявстановлення чи зміни характеристик елемента його слід маркувати із меню View викликати директиву Properties. Можна також виконати подвійнеклацання мишею на тому елементі, вікно властивостей якого необхідно вивести наекран.

Для індикації інструментального вікна встановіть в меню View опцію
Toolbox. Кожен інструмент, а точніше, який створюється з його допомогою елементуправління/оформлення, має власний вікном характеристик, і в ньомуу вигляді списку представлені стандартні установки для відповідногокеруючого елементу.

що включаються у формуляр поля можна вибрати зі списку полів, якийбуде видно на екрані після звернення до директиви Field List в менюView.

При проектуванні формуляра в нього можна вставити керуючіелементи. Мова йде, наприклад, про командні кнопки, списки, ілюстраціях іпр. Кожен елемент керування може бути пов'язаний з деяким об'єктом
(полем) у таблиці (або запиті), на якій базується форма.Напрімер,пов'язане з деяким полем блоку таблиці текстове поле формуляра будепостійно відображати вміст "свого" поля активної запис