Створення запиту

Часто запити в Microsoft Access створюються автоматично, і користувачеві недоводиться самостійно їх створювати.
· Для створення запиту, що є основою форми або звіту,спробуйте скористатися майстром форм або майстер звітів. Вони служать длястворення форм і звітів. Якщо звіт або форма засновані на декількохтаблицях, то за допомогою майстра також створюються їх базові інструкції SQL.
При бажанні інструкції SQL можна зберегти в якості запиту.
· Щоб спростити створення запитів, які можна виконатинезалежно, або використати як базові для декількох форм або звітів,користуйтеся майстрами запитів. Майстри запитів автоматично виконуютьосновні дії в залежності від відповідей користувача на поставленіпитання. Якщо було створено декілька запитів, майстра можна такожвикористовувати для швидкого створення структури запиту. Потім для його налагодженняперейдіть в режим конструктора.
· Для створення запитів на основі звичайного фільтру, фільтру повиділеного фрагменту або фільтра для поля, збережіть фільтр як запит.
Якщо жоден з перерахованих методів не задовольняє вимогам,створіть самостійно запит в режимі конструктора.

Запити на вибірку та їх використання

Найбільш часто використовуваним запитом є запит на вибірку. Запит навибірку повертає дані з однієї або декількох таблиць, а такожрезультати, які при бажанні користувач може змінити (з деякимиобмеженнями). Також можна використовувати запит на вибірку, щобзгрупувати записи для обчислення сум, середніх значень, перерахунку іінших дій. Для отримання прикладів запитів на вибірку натисніть кнопку
. Для отримання додаткових відомостей про створення запитів натисніть кнопку
.

Запити на внесення змін та їх використання

Запит на зміну - це запит, що за одну операцію вносить змінив кілька записів. Існує чотири типи запитів на зміну: навидалення, на оновлення і додавання записів, а також на створення таблиці.

Запит на видалення

Видаляє групу записів з однієї або декількох таблиць. Наприклад, запит навидалення дозволяє видалити записи про товари, постачання яких припиненоабо на які немає замовлень. З допомогою запиту на видалення можна видалятитільки весь запис, а не окремі поля всередині неї.
Для отримання додаткових відомостей про створення запитів на вилученнязаписів натисніть кнопку.

Запит на оновлення записів

Вносить загальні зміни в групу записів однієї або декількох таблиць.
Наприклад, на 10 відсотків піднімаються ціни на всі молочні продукти або на
5 відсотків збільшується зарплата співробітників певної категорії.
Запит на оновлення записів дозволяє змінювати дані в існуючихтаблицях.
Для отримання додаткових відомостей про створення запиту на оновленнязаписів натисніть кнопку.

Запит на додавання

Додає групу записів з однієї або декількох таблиць в кінець однієї абодекількох таблиць. Наприклад, з'явилося кілька нових клієнтів, а такожбаза даних, що містить відомості про них. Щоб не вводити всі данівручну, можна додати до таблиці «Клієнти». Запит на додавання такожкорисний при виконанні наступних дій.
· Додавання полів на основі умов відбору. Наприклад, необхіднододати імена та адреси клієнтів з дуже великими замовленнями.
· Додавання записів, якщо деякі поля з однієї таблиці неіснують в іншій. Наприклад, в демонстраційній базі даних «Борей»таблиця «Клієнти» містить 11 полів. Хай потрібно додати записи зіншої таблиці з полями, відповідними 9 з 11 полів таблиці «Клієнти».
Запит на додавання додасть дані в збігаються поля і пропуститьінші.

Запит на створення таблиці

Створює нову таблицю на основі всіх або частини даних з однієї абодекількох таблиць. Запит на створення таблиці корисний для виконаннянаступних дій.
· Створення таблиці для експорту в іншу базу даних Microsoft Access.
Наприклад, потрібно створити таблицю, яка містить декілька полів з таблиці
«Співробітники», а потім експортувати цю таблицю до бази даних,використовувану відділом кадрів.
· Створення звітів, які містять дані, що відповідають певномумоменту часу. Наприклад, 15 травня 96 року необхідно надрукувати звіт прообсязі продажів, зроблених у першому кварталі, заснований на даних,що містяться в базовій таблиці на 9:00 AM 1 апреля 96. Звіт, заснованийна запиті або інструкції SQL, вибирає з таблиць останньою інформацією
(дані на 15 травня 96), а не запису на вказаний момент часу. Щоботримати дані на 9:00 A.M. 1 апреля 96, необхідно розробити запит настворення таблиці, в якому потрібні записи відбираються в залежності відзазначеного моменту часу і поміщаються в нову таблицю. Потім в якостіоснови для звіту слід використовувати цю таблицю, а не запит.
· Створення резервної копії таблиці.
· Створення архівної таблиці, яка містить старі записи. Наприклад, можнастворити таблицю, що зберігає всі старі замовлення, перш ніж видалити їх зпоточної таблиці «Замовлення».
· Підвищення швидкодії форм і звітів, що базуються набагатотабличних запитах або інструкціях SQL. Наприклад, потрібно вивести надрук кілька звітів, що базуються на запиті, що включає п'ять таблиць,в якому розраховуються загальні підсумки. Щоб прискорити процес, розробітьзапит на створення таблиці, видобуває необхідні записи і зберігає їхв одній таблиці. Потім на базі цієї таблиці створіть звіт або вкажіть її вінструкції SQL як джерело записів для форми або звіту. Це дозволитьобійтися без повторних запусків запиту для кожного звіту. Однак слідпам'ятати, що після виконання запиту на створення таблиці дані в ційтаблиці не змінюються.
Параметричні і перехресні запити
У перехресному запиті відображаються результати статистичних розрахунків
(такі як суми, кількість записів і середні значення), виконаних заданими з одного поля таблиці. Ці результати групуються за двома розділамиданих, один з яких розташований у лівому стовпчику таблиці, а другий - уверхньому рядку. Для отримання приклад перехресного запиту натисніть кнопку
. Для отримання додаткових відомостей про створення перехресного запиту здопомогою майстра натисніть кнопку. Для отримання додаткових відомостей просамостійному створення перехресного запиту натисніть кнопку.
Рада. Існує можливість вивести дані в перехресної таблиці безстворення в базі даних окремого запиту. Для цього слід використовуватимайстер зведених таблиць. У зведеній таблиці користувач має можливістьзмінювати заголовки рядків або стовпців, що дозволяє аналізувати данірізними способами.
Запит з параметрами - це запит, при виконанні якого в його діалоговомувікні користувачеві видається запрошення ввести дані, наприклад умова дляповернення записів або значення, яке повинно міститися в полі. Можнастворити запит, в результаті якого виводиться запрошення на введеннядекількох даних, наприклад, двох дат. В результаті будуть повернуті всізапису, що знаходяться між зазначеними двома датами.
Також запити з параметрами зручно використовувати в якості основи для формі звітів. Наприклад, на основі запиту з параметрами можна створити місячнийзвіт про доходи. При виведенні даного звіту, на екрані з'явиться запрошенняввести місяць, доходи якого цікавлять користувача. Після введення місяцяна екрані буде представлений потрібний звіт. Для отримання додатковихвідомостей про запити з параметрами натисніть кнопку.
Можна створити спеціальну форму або діалогове вікно, яке замістьдіалогового вікна запиту з параметрами буде виводити запрошення на введенняпараметрів запиту.

Запити SQL і їх використання

Запит SQL - це запит, що створюється за допомогою інструкцій SQL. Прикладамизапитів SQL можуть служити запити на об'єднання, запити до сервера,перехресні і підлеглі запити.
Запит на об'єднання
Цей тип запиту комбінує поля (стовпці) з однієї або декількох таблицьабо запитів в одне поле в результатах запиту. Наприклад, якщо шістьпостачальників щомісячно надсилають нові списки устаткування, то за допомогоюзапиту на об'єднання ці списки можна об'єднати в один. А потімрезультати помістити в нову таблицю, створену за допомогою запиту настворення таблиці, заснованого на запиті на об'єднання. Для отриманняприкладів запитів на об'єднання натисніть кнопку.
Для отримання додаткових відомостей про створення запитів на об'єднаннянатисніть кнопку.
Запит до сервера
Цей тип запиту відправляє команди безпосередньо в бази даних ODBC,наприклад Microsoft SQL, причому використовуються тільки команди, що підтримуютьсясервером. Наприклад, запит до сервера використовується для повернення абозміни даних.
Для отримання додаткових відомостей про створення запитів до сервера натиснітькнопку.
Керуючий запит
Даний тип запиту створює або вносить зміни в об'єкти бази даних,такі як таблиці Microsoft Access або Microsoft SQL Server.
Для отримання додаткових відомостей про створення керуючих запитівнатисніть кнопку.
Підлеглий запит
Цей тип запиту складається з вкладеної в запит на вибірку або запит назміна інструкцію SQL SELECT. Щоб визначити нове поле, дануінструкцію можна ввести про рядок Поле в бланку запиту. Щоб вказати дляданого поля умова відбору, введіть інструкцію в рядок Умова відбору.
Підлеглі запити використовуються для:
· Перевірки наявності результатів підлеглого запиту (використовуютьсязарезервовані слова EXISTS або NOT EXISTS);
· Пошуку значень в основному запиті, які рівні, перевищують абоменше значень, що повертаються підлеглим запитом (використовуютьсязарезервовані слова ANY, IN або ALL);
· Створення підлеглих запитів усередині підлеглих запитів (вкладенізапити).

Створення форми

Користувач має можливість створити форму самостійно абоскористатися майстром. Майстер форм прискорює процес створення форми, такяк автоматично виконує всю основну роботу. При використанні майстри
Microsoft Access видає запрошення на введення даних, на основі якихстворюється форма. У створених формах майстер можна використовувати для швидкогостворення елементів керування у формі. Для установки форми слідпереключитися в режим конструктора.
Для створення простої форми, яка містить один стовпець, використовується кнопка
Новий об'єкт.
Передбачувані дії
Створення простої форми за допомогою кнопки Новий об'єкт

Створення форми за допомогою майстра

Створення форми без допомоги майстра

Створення форми на основі декількох таблиць < p> Створення форми із записів, відфільтрованих в таблиці, запиті абоіншій формі

Створення звіту

Користувач має можливість розробити звіт самостійно або створитизвіт за допомогою майстра. Майстер з розробки звітів Microsoft Accessвиконує всю рутинну роботу і дозволяє швидко розробити звіт. Післявиклику майстра виводяться діалогові вікна з запрошенням ввести необхіднідані, і звіт створюється на підставі відповідей користувача. Майстервиявиться корисним навіть для досвідчених користувачів, тому що дозволяє швидкорозробити макет, що є основою створюваного звіту. Після цього можнапереключитися в режим конструктора і внести зміни в стандартний макет.
Передбачувані дії
Створення звіту з однієї колонки за допомогою автоотчета

Створення звіту за допомогою майстра

Створення звіту без допомоги майстра

Створення звіту по декількох таблиць
Ключові поля.
Сила реляційних баз даних, таких як Microsoft Access, полягає в тому,що вони можуть швидко знайти і зв'язати дані з різних таблиць за допомогоюзапитів, форм і звітів. Для цього кожна таблиця повинна містити однеабо кілька полів, однозначно ідентифікують кожен запис у таблиці.
Це називається ключовим полем таблиці. Якщо для таблиці позначені ключовіполя, то Microsoft Access запобігає дублювання або введення порожніхзначень у ключове поле.
У Microsoft Access можна виділити три типи ключових полів: лічильник, простийключ і складовою ключ.

Ключові поля лічильника

Поле лічильника можна задати таким чином, щоб додаванні кожного запису втаблицю в це поле автоматично вносилося порядкове число. Вказівкатакого поля в якості ключового є найбільш простим способомстворення ключових полів. Якщо до збереження створеної таблиці ключові поляне були визначені, то при збереженні буде видане повідомлення про створенняключового поля. При натисканні кнопки Так буде створене ключове поле лічильника.
Також таблиця може бути використана при реплікації бази даних. Дляотримання додаткових відомостей натисніть кнопку.

Простий ключ

Якщо поле містить унікальні значення, такі як коди чи інвентарніномера, то це поле можна визначити як ключове. Якщо вибране полемістить повторювані або пусті значення, то воно не буде визначено якключове. Для визначення записів, що містять повторювані дані можнавиконати запит на пошук повторюваних записів. Якщо усунути повторишляхом зміни значень неможливо, то слід або додати таблицюполе лічильника і зробити його ключовим, або визначити складовою ключ.

Складовою ключ

У випадках, коли неможливо гарантувати унікальність значень кожногополя, існує можливість створити ключ, що складається з декількох полів.
Найчастіше така ситуація виникає для таблиці, яка використовується дляскріплення двох таблиць у відношенні «багато-до-багатьох». Прикладом такоїтаблиці може служити таблиця «Замовлено» з демонстраційної бази даних
«Борей», що зв'язує таблиці «Замовлення» та «Товари». Ключ у цій таблиціскладається з двох полів: «КодЗаказа» і «КодТовара». У таблиці «Замовлено»може бути представлено багато товарів і багато замовлень, але кожен товарвключається до замовлення тільки один раз, тому комбінація значень полів
«КодЗаказа» і «КодТовара» достатня для утворення ключа.
Іншим прикладом може служити база даних по складських запасів, в якійвикористовуються один основний та один або кілька допоміжних інвентарнихномерів.
Примітка. Якщо визначити відповідний набір полів для складного ключаскладно, просто додайте поле лічильника і зробіть його ключовим. Наприклад, нерекомендується визначати ключ по полях «Імена» і «Прізвища», оскількине можна виключити повторення цієї пари значень для різних людей.
Пошук даних
У Microsoft Access існує безліч способів відібрати тільки необхіднідані при виконанні пошуку конкретного значення, одного запису або групизаписів.
· За допомогою діалогового вікна Пошук легко знайти конкретні запису абопевні значення в полях. При виявленні кожного входження необхідногоелемента виконується переміщення по записах. Якщо потрібно замінити конкретнівиявлені при пошуку значення, слід скористатися діалоговим вікном
Заміна.
· Фільтри дозволяють тимчасово ізолювати і переглянути конкретний набірзаписів у відкритій формі або у відкритому об'єкті в режимі таблиці.
· Запити дають можливість працювати з конкретним набором записів,які задовольняють умовам, заданим для однієї або декількох таблицьбази даних. При виконанні запиту стає можливою незалежна роботаз цим набором записів у конкретній формі або в об'єкті в режимі таблиці.
Метод пошуку даних

Діалогове вікно Пошук

Діалогове вікно Заміна

Фільтр в таблиці, запиті або формі

Запит
Властивість Фільтр (Filter) визначає підмножина записів, які виводяться післязастосування фільтра до форми, запиту або таблиці.
Значення
Значення властивості Фільтр (Filter) визначається строкових виразом,що містить пропозицію WHERE без ключового слова WHERE. Наприклад, наступніінструкції Visual Basic визначать фільтр, що відбирає клієнтів з Росії:
Me.Filter = "Країна = 'Росія'"
Me.FilterOn = True
Значення даної властивості задається у вікні властивостей форми або звіту, вмакросі або в програмі Visual Basic.
Крім того, можна задати значення даної властивості в режимі форми або врежимі таблиці. Для цього слід вибрати в меню Записи команду Фільтруватиодну з команд в підменю.
Примітка. Значення властивості Фільтр (Filter) не впливають навластивість Filter об'єктів доступу до даних.
Додаткові відомості
Властивість Фільтр (Filter) використовується для збереження фільтра, якийпередбачається застосовувати надалі. Фільтри збережуться разом зоб'єктами, у яких вони створені. Збережені фільтри автоматіческізавантажуються разом з об'єктами, але при цьому не застосовуються автоматично.
При створенні нового об'єкта він успадковує значення властивостей Джерело записів
(RecordSource), Фільтр (Filter), Порядок сортування (OrderBy) і Сортуваннявключена (OrderByOn) таблиці або запиту, на базі яких створюється об'єкт.
Для застосування збереженого фільтра до форми, запиту або таблиці сліднатиснути кнопку Застосувати фільтр на панелі інструментів, вибрати в меню
Записи команду Застосувати фільтр або задати в макросі або в програмі Visual
Basic для властивості Фільтр включений (FilterOn) значення True (-1). Для тогощоб застосувати фільтр у звіті, слід задати значення «Так» для властивості
Фільтр включений у вікні властивостей звіту.
Кнопка Застосувати фільтр служить індикатором стану властивостей Фільтр
(Filter) і Фільтр включений (FilterOn). Поки відсутній фільтр, якийможна застосувати, ця кнопка є недоступною. Якщо існуючий фільтрвже застосований, кнопка Застосувати фільтр виводиться натиснутою.
Для автоматичного застосування фільтра при відкритті форми слід вказати ввластивості події форми Відкриття (OnOpen) або макрос, що міститьмакрокоманд ПріменітьФільтр (ApplyFilter), або процедуру обробкиподії, в якій викликається метод ApplyFilter об'єкта DoCmd.
Для зняття фільтру слід ще раз натиснути натиснуту кнопку Застосувати фільтр,вибрати в меню Записи команду Видалити фільтр або задати в програмі Visual
Basic для властивості Фільтр включений (FilterOn) значення False (0).
Примітка. Для збереження фільтра як запиту виберіть у меню Файлкоманду Зберегти як запит у вікні фільтра для форми або у вікнірозширеного фільтра.
Якщо значення властивості Фільтр (Filter) задається в режимі конструктораформи, Microsoft Access не перевіряє правильність виразі SQL. Якщовведено невірне вираз SQL, помилка виникає при застосуванні фільтра.

Нові характеристики фільтрів

Завдяки введенню двох нових способів застосування фільтрів, використанняфільтрів в Microsoft Access 97 стало більш зручним і легким.
Тип фільтра Тип пошуку

Нове в Access 97

Введення даних у фільтр
Пошук входження точного шуканого значення або результату вирази,введеного в поле Фільтр для в контекстному меню, яке відкривається післяклацання правою кнопкою миші на формі або на поле таблиці.

Фільтр по виділеному

Пошук всіх записів, що містять виділене значення, якщо безпосередньо вформі або у таблиці вибрати (виділити) шукане значення, а потім натиснутикнопку Фільтр по виділеному на панелі інструментів.

Виключення виділеного значення

Пошук всіх записів, що не містять виділене значення, якщо безпосередньов формі або у таблиці вибрати (виділити) шукане значення, а потім вибратикоманду Виключити виділене в контекстному меню.

Звичайний фільтр

Пошук всіх записів, що містять значення або значення, введені в режиміформи або таблиці з пустими полями (не містять дані). Щоб визначитишукане значення, введіть його з клавіатури або виберіть у спадномусписку в полі.
Примітка. Розширені фільтри створюються у вікні розширеного фільтра здопомогою бланка запиту, який в попередніх версіях називався бланкомзапиту за зразком (QBE).
Крім того, фільтри дозволяють виконувати наступні операції.

Відбір записів в таблиці або запиті

Для відбору записів в таблиці або запиті в режимі таблиці можнавикористовувати будь-який фільтр.
Збереження фільтра разом з таблицею, запитом або формою
При збереженні таблиці, запиту або форми також зберігається і фільтр;однак при повторному відкритті цих об'єктів автоматичного застосуванняцього фільтра не відбувається. Фільтр застосовується при необхідності.

Створення нової форми або звіту на основі відібраних даних

Можливе створення форми або звіту як безпосередньо з відібранихзаписів, що знаходяться у відкритій таблиці або запиті, або на основі приватноїтаблиці або запиту зі збереженим фільтром. В останньому випадку форма абозвіт успадковують фільтр.

Застосування, видалення або зміна успадкованого фільтра і порядкусортування

Для управління фільтром і порядком сортування, які успадковуються звітом,використовуються наступні нові властивості: Фільтр (Filter), Фільтр включений
(FilterOn), Порядок сортування (OrderBy) і Сортування включена (OrderByOn).
Властивості Фільтр (Filter) і Порядок сортування (OrderBy) також застосовуються доформам, таблиць і запитів, однак для їх зміни замістьбезпосередньої установки їх значень допустимо використання фільтрів ісортування.

Застосування фільтру до підпорядкованої формі

Фільтр дозволяє накласти обмеження на записі підпорядкованої форми, ненакладаючи обмежень на записи головної форми.
Управління фільтрами з програм або з макросів

Створення індексу для прискорення пошуку і сортування записів

За допомогою індексів сортування та пошук записів прискорюється. У таблицях
Microsoft Access індекси використовуються також як і в книгах: щоб знайтидані, здійснюється їх пошук в індексі. Можна створити індекси,засновані на одному або декількох полях. Складові індекси дозволяютькористувачу провести розходження між записами, в яких перша поля можутьмати однакові значення.

Вибір полів для індексування

В основному потрібно індексувати поля, для яких часто здійснюєтьсяпошук, сортування або поля, об'єднані з полями з інших таблиць узапитах. Однак іноді при використанні індексів дію сповільнюється,наприклад, при додаванні запитів складові індекси мають оновлюватися.
Ключові поля таблиці індексуються автоматично. Не можна індексуватиполя з типом даних поле МЕМО, гіперпосилання або об'єкт OLE. Для іншихполів індексування використовується, якщо виконуються наступні умови.
· Поле має текстовий, числовий, грошовий тип або тип дати і часу.
· Не потрібно здійснювати пошук значень у полі.
· Не потрібно здійснювати сортування значень у полі.
· Не потрібно здійснювати сортування різних значень у полі. Якщо полемістить багато однакових значень, то застосування індексу незначноприскорить роботу запитів.

Складові індекси

Якщо передбачається, що сортування або пошук двох і більше поліводночасно буде часто виконуватися, можна створити складовою індекс.
Наприклад, якщо для одного і того ж запиту часто встановлюється критерійдля полів «Ім'я» і «Прізвище», то для цих двох полів має сенс створитискладовою індекс.
При сортування таблиці за складеним індексу спочатку здійснюєтьсясортування за перше полю, визначеного для даного індексу. Якщо вперше поле містяться записи з повторюваними значеннями, то сортуванняздійснюється по другому полю, визначеного для даного індексу, і такдалі.
Передбачувані дії

Визначення індексу для одного поля

Визначення складеного індексу

Перегляд і редагування індексів
Связивпаніе баз даних.
Увага! Перед тим як приступити до імпорту або зв'язування даних,необхідно створити або відкрити базу даних Microsoft Access, в якійміститимуться імпортовані або пов'язані таблиці. Для отриманнядодаткових відомостей про створення бази даних натисніть кнопку.
Microsoft Access підтримує імпорт або зв'язування даних з таблиць іншихбаз даних Microsoft Access (версій 1.x, 2.0 і 7.0/95 та 8.0/97), а такождані з інших програм і файлів інших форматів, наприклад, Microsoft
Excel, dBASE, Microsoft FoxPro або Paradox. Microsoft Access такожзабезпечує імпортування та зв'язування мовних таблиць і списків (тількидля читання), які можуть знаходиться на персональному комп'ютері, на мережномусервері чи на сервері Інтернету.
Під час імпортування даних створюється їх копія в новій таблиці поточної бази даних
Microsoft Access. Вихідна таблиця або файл при цьому не змінюються.
Зв'язування даних дозволяє читати і в більшості випадків оновлювати даніу зовнішньому джерелі даних без їхнього імпорту. Формат зовнішніх джерелданих не змінюється, тому файл можна продовжувати використовувати вдодатку, в якому він був створений, але при цьому з'являється можливістьдодавати, видаляти або змінювати дані в Microsoft Access.
У Microsoft Access для позначення пов'язаних таблиць і таблиць, що зберігаються впоточній базі даних, використовуються різні значки. Якщо видалити значокпов'язаної таблиці, видаляється зв'язок з таблицею, але не сама зовнішня таблиця.
Імпортовані дані не можна відразу додавати в існуючі таблиці (завинятком імпорту таблиць або текстових файлів). Однак після імпортутаблиці можна додати дані в іншу таблицю з допомогою запиту надодавання.
Допускається імпорт не тільки таблиць, а й інших об'єктів баз даних,наприклад, форм або звітів з іншої бази даних Microsoft Access.
Якщо доводиться регулярно повторювати операцію імпорту, автоматизуйте цейпроцес за допомогою макросів або програм мовою Visual Basic длядодатків.
Макрос
Макросом називають набір з однієї або більше макрокоманд, що виконуютьпевні операції, такі як відкриття форм або друк звітів. Макросиможуть бути корисні для автоматизації часто виконуваних завдань. Наприклад, принатискання користувачем кнопки можна запустити макрос, який роздрукуєзвіт.
Макрос може бути як власне макросом, що складається з послідовностімакрокоманд, так і групою макросів. У деяких випадках для вирішення,чи повинна в запущеному макросі виконуватися певна Макрокоманда, можезастосовуватися умовне вираження.
Послідовність макрокоманд
Наступний макрос складається із серії макрокоманд. Ці дії виконуютьсякожного разу при запуску макросу. Для запуску макросу слід звернутися доімені макросу «Перегляд товарів».
Група макросів
При наявності великої кількості макросів, об'єднання споріднених макросів вгрупи може спростити управління базою даних. Для перегляду імен макросівдля групи макросів достатньо у вікні макросу в меню Вид вибратикоманду Імена макросів.
Наприклад, наступна група макросів з ім'ям «Кнопки» складається з трьохспоріднених макросів: «Співробітники», «Товари» і «Звіти». У кожному макросіміститься Макрокоманда ОткритьФорму (OpenForm), а в макросі «Товари» крімтого Макрокоманда СдвігРазмер (MoveSize).
Ім'я в стовпці Ім'я макросу визначає кожен макрос. При запуску макросу вгрупі макросів, виконується макрокоманд в стовпці Макрокоманда, а такожвсі наступні дії, в яких стовпець Ім'я макросу порожній.
Для запуску макросу із групи макросів слід вказати назву групи, а потім,через точку, ім'я макросу. У попередньому прикладі для звернення до макросу
«Працівники» у групі макросів «Кнопки» слід було використовувати синтаксис
Кнопкі.Сотруднікі.
Умовні дії
Для виведення стовпця Умова слід у вікні макросу в меню Вид вибратикоманду Умови. Наступний макрос запускає дії Повідомлення (MsgBox)і ОстановітьМакрос (StopMacro) тільки в тих випадках, коли умова встовпці Умова істинно (коли поле «КодПоставшіка» має значення Null).

Створення макросу

1 У вікні бази даних виберіть вкладку Макроси.
2 Натисніть кнопку Створити.
3 У клітинці стовпця Макрокоманда натисніть кнопку розкриття списку,відкриває список макрокоманд.
4 Виберіть назву дії.
5 Введіть текст коментарю до дії (необов'язково).
6 У нижній половині вікна, при необхідності, вкажіть аргументидії. Для отримання додаткових відомостей про завдання аргументівмакрокоманд натисніть кнопку.
7 Щоб додати до макрос інших макрокоманд перейдіть на наступнурядок і повторіть кроки з 3 по 6. Дії виконуються в порядку їхрозташування в бланку.
Рада. Існує наступний прийом швидкого створення макросу, що виконуєдії над конкретним об'єктом бази даних. Виберіть об'єкт у вікні базиданих і перемістіть його за допомогою миші в клітинку дії у вікнімакросу. Наприклад, для того щоб створити макрос, що відкриває форму,перемістіть за допомогою миші форму в клітинку дії. Для цьогорозташуйте вікно бази даних і вікно макросу поруч на екрані за допомогоюкоманди Зверху вниз або Зліва направо з меню Вікно; потім виберіть у вікнібази даних вкладку об'єктів потрібного типу, виберіть об'єкт і перемістітьйого за допомогою миші в клітинку дії. При перенесенні макросу в клітинкудії вводиться Макрокоманда, що запускає цей макрос, а при перенесенніінших об'єктів (таблиць, запитів, форм, звітів або модулів) в макросдодається Макрокоманда, що відкриває об'єкт.
Групування записів у звіті
У звітах допускається угруповання по 10 і менше полів або виразів.
1 Відкрийте звіт в режимі конструктора.
2 Натисніть кнопку Сортування й угруповання на панелі інструментів,щоб відкрити вікно Сортування і угрупування.
3 Вкажіть порядок сортування даних у звіті.
4 Виберіть поле або вираз, для якого задаються параметриугруповання.
5 Задайте значення властивостей групи, перелічених у наступному списку.
Щоб створити рівень групування і визначити інші параметри групи,необхідно задати значення «Так» принаймні для одного з властивостей
Заголовок групи (GroupHeader) або Примітка групи (GroupFooter).
· Заголовок групи (GroupHeader). Додає або видаляє заголовокгрупи, яка визначається полем або виразом.
· Примітка групи (GroupFooter)
. Додає або видаляє область приміток групи, яка визначається полем абовиразом.
· Угрупування (GroupOn). Визначає спосіб угруповання значень. Списокдоступних значень цієї властивості залежить від типу даних поля, за якимпроводиться угрупування. При угруповання за висловом виводиться повнийсписок значень даного властивості.
· Інтервал (GroupInterval). Визначає будь-який допустимий інтервалзначень поля або виразу, за яким проводиться угрупування.
· Не розривати (KeepTogether). Визначає або скасовує обов'язковий друкгрупи на одній сторінці.
Цілісність БД.
Цілісність даних означає систему правил, які використовуються в Microsoft Accessдля підтримки зв'язків між записами в пов'язаних таблицях, а такожзабезпечує захист від випадкового видалення або зміни пов'язаних даних.
Встановити цілісність даних можна, якщо виконані наступні умови.
· Пов'язане полі головної таблиці є ключовим полем або маєунікальний індекс.
·, Пов'язані поля мають один тип даних. Тут існує двавинятку. Поле лічильника може бути пов'язано з числовим полем, якщо востанньому в властивість Розмір поля (FieldSize) вказано значення «Довгеціле ». А також полі лічильника можна пов'язати з числовим полем, якщо і вобох осередках властивості Розмір поля (FieldSize) встановлено значення «Кодреплікації ».
· Обидві таблиці належать одній базі даних Microsoft Access. Якщотаблиці є пов'язаними, то вони повинні бути таблицями Microsoft Access.
Для установки цілісності даних база даних, у якій знаходяться таблиці,повинна бути відкрита. Для пов'язаних таблиць з баз даних інших форматіввстановити цілісність даних неможливо.
Встановивши цілісність даних, необхідно дотримуватися наступних правил.
· Неможливо ввести в полі зовнішнього ключа пов'язаної таблиці значення,що не містяться в ключовому полі головної таблиці. Проте в поле зовнішньогоключа можливе введення порожніх значень, які показують, що записи не єпов'язаними. Наприклад, не можна зберегти запис, що реєструють замовлення,зроблений неіснуючим клієнтом, але можна створити запис для замовлення,який поки що не належить ні до одного з клієнтів, якщо ввести пустезначення в полі «КодКліента».
· Не допускається видалення запису з головної таблиці, якщо існуютьпов'язані з нею записи в підпорядкованої таблиці. Наприклад, неможливо видалитизапис з таблиці «Працівники», якщо в таблиці «Замовлення» є замовлення,що відносяться до даного співробітника.
· Неможливо змінити значення ключового поля в головній таблиці, якщоіснують записи, пов'язані з цією. Наприклад, неможливо змінити кодспівробітника в таблиці «Працівники», якщо в таблиці «Замовлення» є замовлення,що відносяться до цього співробітника.
Щоб накласти ці правила на конкретну зв'язок, при її створенні слідвстановити прапорець Забезпечення цілісності даних. Якщо цей прапорецьвстановлений, то будь-яка спроба виконати дію, що порушує одне зперерахованих вище правил, приведе до висновку на екран попередження, асама дія виконано не буде.

Форми або звіти, не пов'язані з таблицею, запитом або інструкцією SQL
(що мають пусте значення властивості Джерело записів (RecordSource)).
Прикладом вільної форми може служити діалогове вікно.
Запити з кількох таблиць.
· У режимі конструктора запиту перемістіть за допомогою миші поле зсписку полів однієї таблиці або запиту у відповідне поле (поле,має однаковий або сумісний тип даних,?? здобула схожі дані)зі списку полів іншої таблиці або запиту.
При використанні цього типу об'єднання з обох таблиць або запитіввибираються записи, тільки якщо значення об'єднаних полів рівні.
Примітки
· Числові поля можуть бути об'єднані, тільки якщо властивість Розмір поля
(FieldSize) має значення Байт (Byte), Ціле (Integer) або Довге ціле
(Long Integer).
· Тип об'єднання можна змінити таким чином, що з таблиці абозапиту будуть вибрані всі записи, не залежно від того, чи містить другутаблиця або запит відповідні їм запису.
Сортування записів у таблиці.
Виконання сортування записів для форми чи підлеглої форми в режиміформи або для таблиці, запиту, форми чи підлеглої форми в режимітаблиці допускається навіть у тому випадку, коли вже застосований фільтр. Також длясортування даних, що відбираються фільтром, слід вказати порядок сортуванняу вікні розширеного фільтра, а для сортування результатів запиту слідзадати порядок сортування в режимі конструктора запиту.
При виконанні сортування записів є можливість виконати простусортування, при якій всі записи сортуються або за зростанням, або зазменшенням (але не в тому і в іншому порядку одночасно). При вказівці порядкусортування записів в режимі конструктора запиту або у вікні розширеногофільтра є можливість виконати складне сортування. Це означає, щоза деякими полях допускається сортування за зростанням, а по інших поляхсортування за убуванням.
Незалежно від використовуваного способу сортування записів Microsoft
Access зберігає порядок сортування при збереженні форми або об'єкта врежимі таблиці і повторно застосовує його при новому відкритті об'єкта або пристворення нової форми або звіту на основі цього об'єкту.

Особливості сортування записів

· При збереженні таблиці, запиту або форми зберігається і їх порядоксортування. Якщо нова форма або звіт грунтуються на таблиці або запиті,порядок сортування яких був збережений разом з ними, то він перейде і доновою формою або звітом.
· В одному або декількох полях результатів запиту або розширеногофільтра може бути впорядковано до 255 символів.
· Порядок сортування залежить від настройок мови, визначених удіалоговому вікні Параметри при створенні бази даних. Для перевірки абозмінити цю настройку в меню Сервіс виберіть команду Параметри,перейдіть до вкладки Загальні і зверніться там до поля Порядок сортування базиданих.
• Якщо бланк запиту або фільтра містить знак «зірочка» зі спискуполів, то визначити в ньому порядок сортування можна, тільки додавши до ньогополя, які необхідно відсортувати.
· Для сортування даних від більш ранньої дати до більш пізньоївикористовуйте зростаючий порядок сортування. У зворотному випадку використовуйтеубутної порядок.
· Цифри, що знаходяться в текстових полях, сортуються як рядкисимволів, а не як числові значення. Щоб їх відсортувати в числовомупорядку, всі текстові рядки містити однакову кількість символів.
Якщо будів