ВСЕРОСІЙСЬКИЙ ЗАОЧНИЙ ФІНАНСОВО - ЕКОНОМІЧНИЙ ІНСТИТУТ

КАФЕДРА автоматизованої обробки економічної інформації

Курсова робота з дисципліни «Інформатика» на тему

«Автоматизація роботи користувача в середовищі MS Office »

Виконавець: К. В. Бабурін

Група ФНО

№ залікової книжки 1271/737

Керівник: Г. А. Жуков

Москва

2004

> Зміст:
V Введення
1. Взаємодія додатків (3 -

4стр).
V Теоретична частина
MICROSOFT WORD

2. Загальні положення (5 стр).

3. Автоматизація виконання задач і отримання допомоги (5 стр).a) Переміщення за великим документу (5 стр).b) Копіювання тексту (5-6 стр).с) Збереження документа під час роботи

(6 стр).d) Автозаміна (6 стр).e) Афтоформат при введенні (6-7 стр).f) Афтореферат (7 стр).g) Майстер листів (7 стр).h) Помічник (7 стр).

4. Перевірка правопису

(8 стр).

5. Таблиці, межі і заливки (8-9 стр).

6. Спільна робота декількох користувачів (9 стр).

7. Багатомовна підтримка (10 стр).
MICROSOFT EXCEL
8. Загальна характеристика табличного процесора (10-11стр).
9. Основи роботи в середовищі Excel (11-12стр).
10. Побудова таблиць (12-13стр).
11. Побудова та оформлення діаграм (13-14стр).
12. Функції Excel (14-15стр).
13. Додаткові можливості Excel 15-16стр).
MICROSOFT ACCESS
14. Декілька слів про ... (16 стр).
15. Таблиці (16 стр).
16. Запити (17стр).
17. Формуляри (17 стр).
18. Відлік (18стр).
19. Макроси, дії (18 стр).
20. Модулі (18 стр).

V Висновок (19 стр).

V Практична частина
21. Загальна характеристика задач (20 стр).
22. Проектування форм вихідних документів ....
(20 стр).
23. Таблиці та діаграма (21-24 стр).
25. Інструкція користувача (25 стр).

V Список використаної літератури (26 стр).

> Вступ:

Будь-яке підприємство зіштовхується з проблемою автоматизації роботиокремих співробітників і підрозділів у цілому. Перша проблема при цьому --як вибрати відповідні програмні продукти? Бажані властивостіінформаційної системи сильно залежать від розмірів підприємства і специфікийого бізнесу, але є й універсальні вимоги.

Звичайно, будь-яке підприємство має потребу в інструментах для роботи зтекстами (створення, редагування, оформлення документів), а також дляобробки даних (електронні таблиці, засоби аналізу і планування,
СУБД). Але цього, як правило недостатньо. Адже з документами працюютьрізні люди, і документи часто складаються з різних частин, включаючи тексти,числа, таблиці, графіки, діаграми, малюнки, навіть звук або відео.

Сьогодні все це можливо завдяки створеному компанією Microsoftсімейству програм для підтримки офісної діяльності Microsoft Office.

Комплект програмних продуктів Microsoft Office включає кількадодатків, що утворюють єдине середовище для обробки самої різноїінформації. До складу Microsoft Office входить потужний текстовий процесор
Microsoft Word, електронні таблиці Microsoft Excel, засіб дляпідготовки і демонстрації презентацій Microsoft PowerPoint а такожінструмент організації й планування роботи Microsoft Outlook. Крім того,існує професійна версія Microsoft Office, в яку крімперерахованих додатків входить система управління базами даних (СУБД)
Microsoft Access.

Взаємодія додатків

Microsoft Office відрізняється тісною інтеграцією додатків. Цеозначає, що всі програми, що входять до складу Microsoft Office, "вміють"обмінюватися інформацією і дозволяють робити це досить просто.

Наприклад, якщо необхідно підготувати звіт за результатами фінансовогоперіоду, що містить ілюстрації, то дані можна обробити в Microsoft
Excel, побудувати на їхній основі графіки та діаграми, а потім помістити їх втекст документа, який створений в Microsoft Word. Переміщення діаграмипроводиться за допомогою операцій копіювання в буфер обміну Microsoft
Windows і вставки в документ, що доступні через основне менюдодатки, через панелі інструментів, через гарячі клавіші або черезконтекстне меню, яке з'являється при натисканні на праву кнопку миші.
Нарешті ілюстрацію, як і будь-який інший об'єкт, можна "зв'язати" здокументом, просто "захопивши" мишею в одному додатку і "перетягнути" навідповідне місце в іншому (режим "Drag and Drop ").

Додатки Microsoft Office допускають обмін будь-якими даними між будь-якимидодатками. Наприклад, можна використовувати діаграми з Microsoft Excel дляоформлення звітів в Microsoft Word або для ілюстрації презентації у
Microsoft PowerPoint. Можна помістити шматок таблиці з Excel в текстдокумента Word або в слайд PowerPoint, а можна імпортувати в базу даних
Microsoft Access. Крім того, будь-який додаток Microsoft Office дозволяєпомістити в документ (будь це текст, електронна таблиця, презентація абобаза даних) малюнок у будь-якому форматі, а також відеофрагмент або простозвуковий ролик.

При перенесенні окремих об'єктів з однієї програми до іншої крімзвичайної операції копіювання/вставки можливе використання механізмузв'язування оригінального об'єкта і його копії. У цьому випадку при змінівихідних даних у таблиці Excel змінюється побудована на їхній основідіаграма, а разом з нею і та копія діаграми, що міститься вдокументі Microsoft Word. Це дає можливість ефективної роботи зскладеними документами, у яких використовуються різні джерела.
Наприклад, дані можна взяти з бази даних Access. Вони будуть оновлюватисяавтоматично і кожен, хто захоче ознайомитися з таким документом, побачитьсамі останні цифри.

Сімейство Microsoft Office містить набір інструментів, спільних для всіхдодатків. До них належать механізми перевірки правопису і граматики,засіб для малювання, інструмент для створення яскравих заголовків,редактор організаційних діаграм, інструмент для редагуванняматематичних формул, редактор фотозображень, бібліотека картинок, і т.д. Сюди ж належать і панелі інструментів, і навіть меню, які єстандартними елементами будь-якої програми Microsoft Office.

Ці інструменти встановлюються на диску один раз, а потім використовуютьсявсіма додатками Microsoft Office. Ця особливість дозволяє заощадитимісце на диску, забезпечує високу швидкість роботи додатків і єдинийінтерфейс. Можна легко почати роботу з будь-яким додатком Microsoft Office,вивчивши лише одне з них.

Починаючи з версії 97, у Microsoft Office входить новий додаток -
Microsoft Outlook. Цей додаток являє собою інструмент дляорганізації і планування персональної діяльності. Microsoft Outlookвключає електронну пошту, базу за контактами, календар і т.д. Але головне,
- Він зв'язує всі додатки, виступаючи як засіб організації роботи зними. За допомогою Microsoft Outlook можна призначити зустріч, додавши в їїопис супровідний документ. Це може бути список питань, якіпланується обговорити, в форматі Microsoft Word, або звіт про результатироку з продажів у форматі Microsoft Excel. Можна переслати складенийдокумент електронною поштою або у вигляді факс-повідомлення.

> Теоретична частина:

MICROSOFT WORD

Загальні положення

Програма Microsoft Word є багатофункціональною системоюобробки текстів. Оскільки текстовий процесор Word працює в середовищі
Windows то на першому місці серед її переваг варто винятковадружність користувачеві.
Управління всіма пунктами меню команд може виконуватися як за допомогоюмиші, так і за допомогою гарячих клавіш (Short-Cuts), для економії часукористувача на виконання певного набору операцій. Представлення
WYSIWYG (Wat You See Is What You Get) дозволяє переглянути на екраніготовий до друку документ не витрачаючи час і папір на роздруківкупробних сторінок. Форматування символів, наприклад курсивне або жирнемає адекватне уявлення на екрані. І це справедливо для будь-якихгарнітур і кеглів.

Редактор Microsoft Word так само як і Microsoft Wondows розробленіоднією корпорацією. Це дозволяє забезпечити максимальну узгодженістьцих систем один з одним, а так само з іншими програмами сумісними з
Microsoft Windows. Тексти та ілюстрації багатьох форматів можуть бутиімпортовані в Word безпосередньо з інших програм і вбудовані в текстдокумента. В результаті такої процедури вони стають частиною текстовогофайлу WinWord або продовжують при цьому існувати окремо завдякимеханізму об'єктивного зв'язування та вбудовування (Objekt Linking And
Embeding). Так само присутній ряд добре зарекомендували себе функцій,такі як можливість не перериваючи роботу з документом роздрукувати деякісторінки. У цьому випадку програма управління друком з буферизацією берена себе спостереження за друком на задньому плані. Листи і факси, записки ізвіти, публікації і web сторінки - ось далеко не повний перелікдокументів з над якими користувач має можливість працювати використовуючитекстовий процесор Word.

Автоматизація виконання задач і отримання допомоги
У Word є широкий вибір засобів автоматизації, що спрощують виконаннятипових завдань.

Переміщення за великим документу

Переміщення по документу виконують за допомогою мишки, використовуючи смугипрокручування, і за допомогою клавіатури, використовуючи наступні сполучення клавіш:
Ctrl + (- на слово вправо, Ctrl + (- на слово вліво,
Ctrl + (- до наступного абзацу, Ctrl + (- допопереднього абзацу, сторінка,
Ctrl + PgDown - на екран вниз, Ctrl + PgUp - впочаток наступної сторінки,
Ctrl + Home - на початок документа, Ctrl + End - в кінецьдокумента,
Alt + Ctrl + PgUp - на початок екрану, Alt + Ctrl + PgDown --в кінець екрана.

Копіювання тексту

Способи копіювання тексту:
1 спосіб:
Виділити фрагмент тексту;використовувати команди Вирізати, Копіювати, Вставити в меню Правка;
2 спосіб:виділити фрагмент;натиснути Ctrl при переміщенні, Ctrl + Shift при копіюванні;встановити курсор у місце вставки, натиснути праву клавішу миші;
3 спосіб (за допомогою клавіатури):виділити фрагмент;натиснути F2 при переміщенні, Shift + F2 при копіюванні;перейти в місце вставки клавішами управління курсором, натиснути Enter;
4 спосіб:виділити фрагмент;перетягнути мишкою в потрібне місце при натиснутій лівій клавіші, що і при копіюванніутримувати клавішу Ctrl.

Збереження документа під час роботи. Використання властивостей документа

Способи збереження документа:
Кнопка Зберегти на панелі інструментів - зберігає файл з наявнимім'ям в тій же папці;
Команда у вікні редактора Файл/Зберегти - зберігає файл з наявнимім'ям в тій же папці;
Команда у вікні редактора Файл/Зберегти як - дозволяє змінити ім'яфайлу, тип файлу, вибрати іншу папку; потім слід натиснути кнопку
Зберегти.

Редактор дозволяє зберегти документи у форматах: dot (шаблони),rtf (форматований текст), txt (текстовий без форматування), HTML (текст згіперпосиланнями), у форматі MS-DOS, doc (попередній версії Word 6.0/95),xls (електронні таблиці) і ін

Автозаміна

Нижче перераховані деякі типи помилок, що можуть бути виправленіавтоматично при введенні:
· Наслідки випадкового натиску клавіші CAPS LOCK (вперше з'явилася в
Word 95). Наприклад, на початку пропозиції слово эТОТ автоматичнозамінюється на Цей
, А режим введення великих літер (відповідний натиснутій клавіші CAPS LOCK)автоматично вимикається.
Типові опечатки в словосполученнях. Наприклад, слова "поштовий адрес"автоматичні замінюються словами поштова адреса.
· Граматичні не сумісні пари слів. Наприклад, слова "словоавтоматичні замінюються словами це слово.

Автоформат при введенні

В Word передбачена можливість автоматичного форматування тексту привведенні.
Автоматичне створення і маркованих списків (впершез'явилося в Word 95). Наприклад, якщо на початку першого елементу спискуввести зірочку, буде створений маркований список.
Автоматичне створення меж (вперше з'явилося в Word 95).
Наприклад, якщо ввести три і більше число дефісів (-) або знаків рівності
(=) Підряд, а потім натиснути клавішу ENTER, буде автоматичні створенаодинарна або подвійна межа.
Автоматичне привласнення тексту вбудованих стилів (вперше з'явилосяв Word 95). Наприклад, якщо завершити рядок тексту не знаком пунктуації, аподвійним натиском клавіші ENTER, їй буде автоматичні присвоєний стиль
«Заголовок 1».
Автоматичне форматування порядкових номерів і дробів (впершез'явилося в Word 95; застосовується тільки до англійського тексту). Наприклад,поєднання «1st» автоматичні замінюється поєднанням, а дріб «1/4» --символом ј.
Автоматичне оформлення мережевих шляхів і адрес Интернета
(наприклад, ReportsMayWeek1.doc і http://www.microsoft.com/) якгіперпосилань. При виборі гіперпосилання на адресу Интернета автоматичнізапускається наявний засіб перегляду Web і відкривається означена Web -сторінка. При виборі гіперпосилання на мережевий шлях автоматичні запускаєтьсяпрограма, необхідна для відкриття файлу призначення, і відкриваєтьсявказаний файл.
Автоматичне застосування форматування, що використається дляоформлення почала першого елементу списку, до початку наступних елементівцього списку. Наприклад:

1. Word виконає всю роботу за вас.

2. Word зробить ваші документи красивими.
Автоматична модифікація обрису символів. Наприклад, текст
Жирний автоматичні переходить в Жирний, а _Курсив_ - в Курсив.
Автоматичне перетворення послідовності плюсів і дефісів (+--< br>--+----+) В таблицю. Кожній парі плюсів (+) відповідає один стовпчик.
Автоматична заміна пробілів в початку елементу маркованогоабонумерованого списку відповідним відступом ліворуч.
Автозаповнення
Автоматична пропозиція повного варіанту слова або фрази після введеннядекількох перших літер. Щоб прийняти запропонований варіант, натисніть клавішу
ENTER. Нижче перераховані деякі елементи, до яких застосовуєтьсяавтозаповнення:
· Поточна дата;
· Дні тижня;
Назви місяців;
· Ім'я автора і назва організації;
· Елементи списку автотексту.

Автореферат

У Word з'явилася можливість виконання статистичного ілінгвістичного аналізу документа з метою виділення його ключовихположень. На підставі цього аналізу складається реферат. Таким чиномможна виділити ключові положення в електронному документі і переглядатийого з різним ступенем деталізації або помістити автоматичні складенийреферат в окремий документ. Розмір реферату встановлюється користувачемі може варіюватися.
При укладанні рефератів необхідно дотримуватися законів про авторське право.
Відповідальність за точність реферату покладається не на програму, а накористувача.
Автоматичне створення і попередній перегляд стилів
При роботі зі стилями в Word використайте наступні нові можливості:
В випадку застосування нового форматування до тексту автоматичністворюється новий стиль.
В випадку модифікації форматування тексту відповідні зміниавтоматично вносяться в визначення стиля.
Список стилів на панелі форматування містить зразки стилів.

Майстер листів

Майстер листів дозволяє легко і швидко створити потрібний листа шляхом виборуготових елементів листа. Крім того, раз введені відомості про адресата
(ім'я, прізвище, адреса, посада і т. П.) автоматичні зберігаються. Пристворенні наступного листа цьому адресату достатньо буде вибрати його ім'язі списку; всі інші дані будуть додані автоматично.

Помічник

Новий засіб Office - помічник - використає технологію IntelliSense ™. Йогоосновне призначення - автоматичне надання рад і довідковихвідомостей, які можуть знадобитися по ходу виконання задачі. Наприклад,якщо помічник вирішить, що ви збираєтеся розпочати створення листа, тозапропонує запустити майстра листів. Помічник є основним засобомотримання довідкових відомостей про роботу в Word, а також рад по підвищеннюефективності роботи, наочних прикладів і покрокових інструкцій звиконання конкретних завдань.

Перевірка правопису

Нижче перераховані основні засоби перевірки правопису і правкитексту, що використовуються в Word.
1. Перевірка орфографії при введенні

Перевірка на наявність орфографічних помилок по ходу введення тексту івиділення можливих помилок прямо в документі (вперше з'явилося в Word 95).
2. Перевірка граматики при введенні
Перевірка на наявність граматичних помилок по ходу введення тексту і виділенняможливих помилок прямо в документі. Як і при автоматичній перевірціорфографії, при перевірці граматики автоматично пропонуються можливіваріанти правильного написання. Для висновку списку варіантів слідклацнути виділений текст правою кнопкою миші.
3. Пропуск певних елементів тексту під час перевірки правопису
· За бажанням користувача при перевірці орфографії пропускаються слова,що складаються з великих літер і/або містять цифри.
· Пропуск імен файлів і адрес Интернета.
4. Перевірка граматики

Виділення о?? ібок і автоматичне пропозиція варіантів правильногонаписання дозволяє істотно скоротити час правки. У порівнянні зпопередніми версіями покращений синтаксичний аналіз, більш точними сталипропоновані варіанти правильного написання, а також розширений набірграматичних і стилістичних правил.
5. Спільна перевірка орфографії та граматики
В тексті водночас виконується пошук і орфографічних, і граматичнихпомилок. Всі помилки усуваються за один сеанс перевірки.

Таблиці, межі і заливка
У Word з'явилися наступні засоби, що спрощують роботу з таблицями,кордонами і заливкою.

Таблиці

1. Малювання таблиць
Дозволяє створювати таблиці - стовпці, рядки та клітинки, - малюючи їх здопомогою миші, як олівцем. Тепер окремі осередки таблиці можуть матибудь-яку ширину і висоту.
2. Гумка
Дозволяє легко видалити кордон будь-якої комірки, рядка або стовпця таблиці,що дає той же ефект, що і об'єднання осередків. У попередніх версіях Wordможна було об'єднувати тільки осередки, що знаходяться в одному рядку. В Word 97можна об'єднувати будь-які сусідні осередки - як по вертикалі, так і загоризонталі.
3. Вирівнювання по вертикалі

Дозволяє швидко вирівняти вміст виділених осередків таблиці поверхньому або нижньому краю або по середині комірки, використовуючи кнопкивирівнювання, розташовані на панелі інструментів. Якщо текст в осередкахорієнтований вертикально, призначення цих кнопок міняється автоматично:використайте їх для вирівнювання по верхньому або нижньому краю або по центруосередки.
4. Вертикальна орієнтація тексту

Дозволяє розмістити вертикально (з поворотом на 90 градусів) текств осередках таблиць, написах і рамках. Цей засіб може виявитися дужекорисним при створенні наклеек, а також друкованих документів, що містятьвідомості про авторські права і т. п., розташовані вертикально.
5. Зміна розміру рядка таблиці
Дозволяє регулювати висоту будь-який рядка безпосередньо в таблиціза допомогою перетягування межі рядка вгору або вниз подібно тому, якможна змінити ширину стовпця. Якщо при перетягуванні утримувати натиснутоюклавішу ALT, на вертикальній лінійці буде показана фактична висотарядка.

Межі

1. Нові типи меж

Для оформлення документів пропонується більш 150 різних типівкордонів, у тому числі об'ємні межі і кордони, що складаються з декількохліній, які особливо популярні в професійних документах.
2. Межі сторінок
Дозволяє створити межу навколо кожної сторінки. На додаток до 150 новимтипів меж пропонуються більш 160 типів графічних меж сторінки.
Також існує можливість настройки меж сторінок. Наприклад, можна:
· Поставити свій тип межі для кожного краю сторінки;
· Помістити колонтитули всередину межі;
· Оформити першу сторінку не так, як інші.
3. Межі тексту

Дозволяє застосувати межі до окремих слів і символів всерединіабзацу. При цьому можна використовувати будь-які наявні типи меж. Наприклад,це істотно спрощує створення меж навколо заголовків.

Заливка

1. Заливка тексту

Дозволяє виділити найбільш важливі фрагменти документа, до якихслід привернути увагу інших користувачів. У Word заливку можназастосувати не тільки до всього абзацу, але і до окремих слів і символіввсередині абзацу. При цьому можна використовувати будь-які наявні типи заливки.

Спільна робота декількох користувачів
У Word з'явилися нові можливості і засоби, що підвищуютьпродуктивність і ефективність роботи членів робочих груп.
1. Створення версій

Ведення історії роботи над документом. Це дає можливість точновизначити час, характер і автора змін, внесених у документ. Крімтого, до кожної версії документа можуть бути додані довільні нотатки.
Всі відомості про версії документа зберігаються в самому документі, що рятуєвід необхідності зберігати декілька копій документа. Крім того, можнавстановити режим автоматичного збереження поточної версії документа вкінці кожного сеансу роботи з ним. Це дозволяє визначити автора будь-якийверсії документа.
2. Злиття документів

Об'єднання всіх змін і приміток, внесених декількомарецензентами, в один документ за допомогою однієї простої операції. Кількомрецензентам можна надати для перевірки окремі копії документа,після чого всі виправлені копії об'єднуються в підсумковий документ. Або,наприклад, можна віднести додому копію документа, виправити її там, а потімповернути виправлену копію і автоматично об'єднати внесені зміни звихідним документом.
3. Примітки та спливаючі підказки

Швидкий перегляд на екрані приміток будь-яких рецензентівбезпосередньо в документі без відкриття окремої області. Приміткилегко виявити в документі - текст, забезпечений приміткою, виділяєтьсяжовтим кольором. Під час встановлення покажчика на цей текст над ним з'являєтьсяспливаюча підказка, що містить текст примітки та ім'я рецензента.
4. Панель рецензування

Тепер всі звичайні засоби рецензування документа знаходяться наоднієї панелі інструментів: запис та перегляд змін, вставка і переглядприміток, виділення тексту кольором, збереження версій і відправлення документапо електронній пошті.

Багатомовна підтримка

В Word 95 було реалізовано автоматичне перемикання шрифту та мовипри перемиканні клавіатури, що зробило можливим використання тексту надекількох мовах в документі і деяких діалогових вікнах. В Word 97 щебільше спростилися створення і проглядання документів, що містять текстрізних європейських мовах. Крім того, передбачена можливістьперегляду документів, створених за допомогою далекосхідних версій Word, уамериканської версії Word.
1. Перемикання клавіатури
Автоматичне перемикання шрифтів у документі при перемиканні клавіатури
(набір шрифтів визначається поточною розкладкою клавіатури).
Перемикання клавіатури викликає також перемикання мови і, отже,забезпечує перевірку тексту на іншій мові, наприклад, грецькою,засобами перевірки саме цієї мови.
2. Підтримка текстів на декількох мовах в діалогових вікнах

Стали можливими редагування та перегляд тексту на декількохмови в локалізованих версіях Word. Наприклад, як умову пошукуфайлів у діалоговому вікні Пошук файлів можна вказати грецьке ім'я автора.
3. Відкриття документів з текстом на декількох мовах в локалізованоїверсії Word

Правильне відображення тексту документа, створеного в локалізованоїверсії Word, за наявності в системі відповідних шрифтів. Наприклад,документи, створені в японській версії Word, можна відкривати іпереглядати в американській версії Word. Слід зазначити, що цяможливість не поширюється на мови, в яких напрямок листаможе мінятися (іврит, арабська і т. п.).
4. Копіювання та вставка тексту у форматі Unicode

Існує можливість копіювання тексту грецькою, російською абобудь-якому іншому європейському мовою з американської версії Word та вставити його влист Microsoft Excel. Крім того, допускається копіювання та вставка текстуу форматі Unicode в поля деяких діалогових вікон (Знайти, Замінити і т.п.).
5. Сортування

Існує можливість вказати мову і, тим самим, порядок сортування,який слід використовувати при сортуванні тексту в документі. Наприклад,подвійні букви угорської мови, такі як «cz», правильно сортуються вамериканської версії Word, якщо в якості мови сортування вказанийугорська.
6. Вставка символів

Для отримання можливості вставки символів і букв, які використовуються вконкретній мові, досить вибрати відповідний набір символів шрифту
Unicode в діалоговому вікні Символ (меню Вставка). Наприклад, щоб вставити втекст російські літери, слід вибрати набір «Кирилиця».

MICROSOFT EXCEL

ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА Електронні таблиці MICROSOFT EXCEL

Табличний процесор Excel фірми Microsoft призначений для введення,зберігання, обробки та видачі великих обсягів даних у вигляді, зручному дляаналізу і сприйняття інформації. Всі дані зберігаються і обробляються ввигляді окремих або зв'язаних таблиць. Одна або кілька таблиць складаютьробочу книгу, в цьому випадку таблиці називаються робочими аркушами цієїкниги. Листи можна видаляти додавати або переміщати з однієї робочої книгив іншу. Фізично на диску зберігається вся книга у вигляді окремого файлуз розширенням «xls». Аж до версії 4.0 програма Excel представляласобою фактичний стандарт з точки зору функціональних можливостей ізручності роботи. На сучасному ринку завоювала популярність версія 7.0,яка містить багато покращень і приємних несподіванок. Основнийпрограмою є обчислювальний модуль, за допомогою якого виконуєтьсяобробка текстових і числових даних. У даній версії програми у цьогомодуля з'явилося безліч цікавих функцій: контроль допустимостівводяться значень, виявлення та виправлення найбільш поширенихпомилок, обчислення полів у вільних таблицях та інші. Зручна панельформул і можливість зменшити діалогове вікно до розділу поля вводуістотно спрощують введення і редагування формул. Є можливості длястворення презентаційної графіки, для чого використовується модуль діаграм,який дозволяє на основі числових значень, оброблених за допомогоюобчислювального модуля, будувати діаграми різних типів. З'явилися новітипи діаграм. Тепер поряд з діаграмою можна розташувати і таблицю звихідних даних. Важливим є те, що став можливимпопередній перегляд діаграми на будь-якому етапі її створення. В Excelможна створювати макроси і застосування за допомогою Visual Basic for
Applications (VBA). Мова Visual Basic for Applications тепер доступний увсіх програмах пакета, що дозволяє на його основі більш гнучкідодатки. Одне з головних переваг цієї мови полягає в тому, щостворені засобами Excel VBA - макроси можна без особливих проблемвикористовувати в інших програмах фірми Microsoft. Excel має у своєму розпорядженні іпотужні засоби колективної роботи, які орієнтовані, в першучергу, на спільну роботу декількох додатків пакету в мережевому середовищі.
Високий ступінь сумісності програм, включених у пакет Microsoft
Office, обумовлена підтримкою технології зв'язування та впровадження OLE.
Прикладом застосування цієї технології може служити впровадження Excel - таблицьв документ, створений засобами редактора Word. При використанні цієїтехнології між об'єктами встановлюється динамічна зв'язок.

ОСНОВИ РОБОТИ В СЕРЕДОВИЩІ EXCEL

Управління файлами

За допомогою програми Excel можна створювати самі різні документи.
Робочі листи (Sheets) можна використовувати для складання таблиць,обчислення статистичних оцінок, управління базою даних і складаннядіаграм. Для кожного з цих додатків програма Excel може створитиокремий документ, який зберігається на диску у вигляді файлу.

Файл може містити декілька взаємопов'язаних робочих аркушів,утворюють єдиний багатовимірний документ (блокнот, робочу папку). За допомогоюбагатовимірних документів користувач отримує прямий доступ одночасно додекількох таблиць і діаграм що підвищує ефективність їх обробки.

Є можливості настройки режиму автозбереження файлів черезпевні проміжки часу, режиму резервного копіювання та режимузахисту даних (збереження документа з паролем).

Структура документів

Багатовимірні документи (блокноти, папки) - одне з найважливіших нововведеньпрограми Excel, що дозволяє значно спростити і прискорити роботу зтаблицями і керування робочими листами. У новій версії робочі документиможуть містити до 255 таблиць, діаграм або VBA-програм в одному файлі, апринцип роботи з ними нагадує звичайну роботу з діловими блокнотами вбудь-якому офісі. У кожному робочому блокноті можна помістити всю діловуінформацію, що відноситься до однієї теми, і зберігати її в одному файлі, щодозволяє значно підвищити наочність робочих документів.

Окремі робочі листи одного документа розташовані один під одним.
За допомогою іменного покажчика (регістра імен), розташованого в нижній частиніекрану, можна переходити з одного аркуша на інший. На іменному покажчикузнаходяться корінці робочих аркушів, розташовані в порядку зростанняномерів: Лист1, Лист2 і т.д.

Користувач може додати документ елементи таких типів:
- Робочі листи для створення таблиць;
- Діаграми (як елемент таблиці або на окремому аркуші);
- Робочий аркуш для запису дії у вигляді програмного модуля;
- Робочий лист для створення діалогового вікна.

Новий лист завжди вставляється перед активним робочим листом.
Користувач може клацнути за назвою робочого аркуша правою кнопкою миші, після чого відкриється контекстне (залежне від ситуації) меню, в якому також є директива додавання. Якщо потрібно видалити робочий аркуш, потрібно відкрити клацанням правою кнопкою миші контекстне меню і виконати директиву видалення.

Корекція висоти рядків і ширини стовпців

Перш за все, коректовані рядок або стовпчик таблиці повинні бутипромарковані. Для цього необхідно клацнути лівою кнопкою миші по номеру
(координаті) рядка або стовпця. У меню Формат знаходяться підменю Рядок і
Стовпець. При виборі одного з цих підменю відкривається меню наступногорівня. У підменю Стовпець викличте директиву Ширина, тоді відкриєтьсядіалогове вікно, в якому користувач може вказати ширину стовпця. УЯк одиниця виміру можна використовувати один символ. Команда
Автодобір ширини з меню Стовпець автоматично коректує ширину стовпцяу відповідності з його змістом.

Корекцію можна виконати і за допомогою маніпулятора миші. Для цьоговказівник потрібно встановити на кордон між номерами рядків абоадресами стовпців.

ПОБУДОВА ТАБЛИЦЬ

Стовпчики таблиці та їх властивості

Всі дані таблиці записуються в так звані осередки, якізнаходяться на перетині рядків і стовпців таблиці. За умовчанням вмістосередку видається програмою Excel в стандартному форматі, якийвстановлюється при запуску програми. Наприклад, для чисел і текстівзадається певний вид і розмір шрифту.

У програмі Excel є контекстні меню, які викликаються правоюкнопкою миші, коли промаркована деяка область таблиці. Ці менюмістять багато директив обробки та форматування таблиць. Директивиформатування можна також викликати на панелі форматування (другий рядокпіктографічного меню), клацнувши мишею по відповідній піктограмі.

Маркування осередків. Окремі елементи таблиці маркуються (виділяються)автоматично за допомогою покажчика осередків. Щоб перевести покажчик взадану клітинку, потрібно клацнути по ній лівою кнопкою миші або використовуватиклавіші управління курсором. Для маркування кількох осередків потрібно клацнутина початку маркується області (верхній лівий кут) і, утримуючи кнопку мишінатиснутою, переміщати маніпулятор в кінець області (правий нижній кут).

Один рядок або стовпчик таблиці маркуються клацанням по номеру
(адресу), який розташовано в заголовку рядка або стовпця. Длямаркування кілька рядків або стовпців потрібно клацнути по номеру першимрядок (стовпчик), а потім, утримуючи кнопку миші натиснутою, переміститиманіпулятор в потрібну позицію.

Копіювання даних. Перш за все, потрібно промаркувати групу клітинок,вміст яких має бути скопійовано, а потім викликати команду
Копіювати з меню Правка. Після цього маркована область будепоміщена в рамку. Тепер слід встановити покажчик миші у позицію, кудиповинні бути скопійовані дані, і натиснути клавішу вводу Enter. Вмістмаркованої області з'явиться в новому місці. Якщо потрібно видалити вмістгрупи клітинок і помістити його на нове місце в таблиці, то слідвикористати директиву Вирізати з меню Правка.

Видалення даних. Перш за все, потрібно промаркувати групу клітинок,вміст яких має бути видалене. Потім можна скористатися одниміз способів видалення даних.

Форматування чисел. Перш за все, потрібно промаркувати комірки,яких треба змінити формат представлення чисел. Після цього можна абовідкрити правою кнопкою миші контекстне меню і викликати в ньому директиву
Формат комірок, або викликати директиву Осередок з меню Формат. У будь-якому разіна екрані з'явиться діалогове вікно Формат клітинок. За замовчуванням у верхньомуполі цього вікна буде вибрана опція Число, що призначена дляФормат?? вання чисел.

Вирівнювання даних. Для вирівнювання вмісту осередків перш за всетреба промаркувати вирівняти осередки. Далі слід викликати діалог:
Формат - Осередки - і у верхньому полі цього вікна вибрати закладку
Вирівнювання.

Встановлення шрифтів. Необхідно промаркувати осередки, у яких потрібнозмінити шрифт. Після цього можна або відкрити контекстне меню правоюкнопкою миші і викликати директиву Формат клітинок. У верхньому полі відкривсявікна Формат клітинок потрібно вибрати опцію Шрифт. У вікні з'явиться поле Шрифт, вякому можна вибрати вид шрифту з запропонованого списку. Зміст цьогосписку залежить від установок, зроблених в середовищі Windows.

У правому полі Розмір встановлюється розмір (кегль) шрифту. У спискушрифтових стилів Нарис можна вибрати звичайний стиль (Regular), курсив
(Italic), жирний шрифт (Bold) і жирний курсив (Bold Italic). У полі
Підкреслення можна вибрати тип підкреслення тексту (однією або двомалініями) і т.д.

Табличні обчислення

Можливість використання формул і функцій є одним з найважливішихвластивостей програми обробки електронних таблиць. Це, зокрема, дозволяєпроводити статистичний аналіз числових значень в таблиці.

Текст формули, що вводиться у комірку таблиці, повинен починатися ззнаку рівності (=), щоб програма Excel могла відрізнити формулу відтексту. Після знака рівності в клітинку записується математичневираз, що містить аргументи, арифметичні операції і функції.

У якості аргументів у формулі зазвичай використовуються числа та адресиосередків. Для позначення арифметичних операцій можуть використовуватисятакі символи: + (додавання), - (віднімання), * (множення),/(ділення).

Формула може містити посилання на комірки, які розташовані наіншому робочому аркуші або навіть в таблиці іншого файлу. Одного разу введенаформула може бути в будь-який час модифікована.

Введення формул. Програма Excel інтерпретує вводяться дані або яктекст (вирівнюється по лівому краю), або як числове значення
(вирівнюється по правому краю). Для введення формули необхідно ввестиалгебраїчне вираз, якому повинен передувати знак рівності
(=).

Припустимо, що в комірці А1 таблиці знаходиться число 100, а в комірці
В1 - число 20. Щоб розділити перше число на друге і результат поміститив клітинку С1, в клітинку С1 слід ввести відповідну формулу (= А1/В1) інатиснути Enter.

Введення формул можна істотно спростити, використовуючи невеликий трюк.
Після введення знаку рівності слід просто клацнути мишею по першій клітинці,потім ввести операцію ділення і клацнути по другій клітинці.

Редагування формул. Щоб почати редагувати комірку,потрібно спочатку промаркувати цю клітинку. На наступному кроці необхідновключити режим редагування, натиснувши клавішу F2 чи виконавши подвійне клацаннямишею. У режимі редагування у верхній частині екрана (під рядкомпіктографічного меню) активізується набірна рядок, в якій видносама формула, а не результат її обчислення.

Інформаційні зв'язку. У пр