Автоматизація обліку продажу товарів в ТОВ Майстер-СД

Інформатика, програмування

Центросоюз Російської Федерації
Московський університет споживчої кооперації

обліковий факультет

Спеціальність 071900 "Інформаційні системи в економіці"

Курс 5 Форма навчання очна

Дипломний проект

Студентка Великдень Катерина Володимирівна

Автоматизація обліку продажу товарів в ТОВ "Мастер-СД"

Дипломний проект переглянутий і допущений до захисту
Зав. Кафедрою інформаційних
Систем в економіці, проф. Івлієв М.К.
"" листопада 2000

Науковий керівник

доц. Льовочкіна Г.А.

МОСКВА 2000

Московський університет споживчої кооперації

Обліковий факультет

Кафедра "Інформаційні системи в економіці "

Спеціальність" Інформаційні системи в економіці "

ЗАТВЕРДЖУЮ

Зав. кафедрою
"___"___________ 2000
ЗАВДАННЯ ПО Дипломні проекти СТУДЕНТКИ
Великдень Катерини Володимирівни
1. Тема проекту: Автоматизація обліку продажу товарів у ТОВ «Майстер-СД» затверджена наказом по університету від 25 травня 2000 р. № 301-З
2. Термін здачі студенткою закінченого проекту 01.06.2000
3. Вихідні дані до проекту дані обстеження: ТОВ «Майстер-СД»
4. Зміст дипломного проекту: Титульний лист, Завдання з дипломного проекту, Зміст, Вступ, Аналітична частина, Проектна частина,
Обгрунтування економічної ефективності, Висновки, Список літератури,
Програми.
5. Перелік ілюстративних матеріалів 14 таблиць, 22 малюнка, 6 додатків
6. Керівник проекту - доцент Льовочкіна Галина Олександрівна
Консультант проекту із зазначенням розділів проекта___________________________________________________________________
____< br> Завдання прийняв до ісполненію________________________________________________________________
___

СТУДЕНТКА _____________< br> РУКОВОДІТЕЛЬ_____________

Зміст
Введення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 6

1. Аналітична частина ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 9
1.1. Характеристика підприємства ТОВ "Мастер-СД" ... ...... ... ... ... ... ... ... ... .. 9

1.2. Економічна сутність завдання обліку продажу товарів ... ... ... ... ... ... .. 14

1.3. Місце завдання обліку продажу товарів у діяльності підприємства ... ... 22
1.4. Обгрунтування використання обчислювальної техніки ... ... ... ... ... ... ... .27
1.4.1. Необхідність використання обчислювальної техніки для вирішення задачі обліку продажу товарів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .27

1.4.2. Технологія обліку продажу товарів на підприємстві "Мастер-СД" в системі "Trade Assistant". ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .32
1.5. Постановка задачі автоматизації обліку продажу товарів в ТОВ "Майстер-
СД" ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 57
1.5 .1. Мета автоматизованого розв'язання задачі обліку продажу товарів ... 57
1.5.2. Загальна характеристика організації вирішення задачі на ЕОМ ... ... ... ... 57
1.5.3. Формалізація розрахунків ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 58
1.6. Аналіз існуючих розробок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 60

1.7. Обгрунтування проектних рішень за видами забезпечення:
1.7.1. Технічне забезпечення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 67

1.7.2. Інформаційне забезпечення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 68

1.7.3. Програмне забезпечення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .69
2. Проектна частина ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... 75
2.1. Інформаційне забезпечення задачі обліку продажу товарів ... ... ... ... 75
2.1.1. Інформаційна модель і її опис ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 76
2.1.2. Характеристика нормативно-довідкової та вхідної оперативної інформації для отримання нової звітної форми "Прайс-лист по наявності товарів" ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... 78
2.1.3. Характеристика результатной інформації ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .79
2.1.4. Розробка інформаційно-логічної моделі даних, що забезпечує бухгалтерський, оперативний і кількісно-сумовий облік продажу товарів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 82
2.2. Програмне забезпечення .. .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .83
2.2.1. Структурна схема виклику підсистем програми "Trade Assistant" для формування нової звітної форми "Прайс-лист по наявності товарів" ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 83
2.2.2. Схема взаємозв'язку програмних модулів і інформаційних файлів для забезпечення передачі даних з програми "Trade Assistant" у програму
"Інфо-Бухгалтер" ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... ... ... ... ... ... 84
3. Обгрунтування економічної ефективності ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 86
3.1. Вибір і обгрунтування методики розрахунку економічної ефективності ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 91

3.2. Розрахунок показників економічної ефективності проекту ... ... ... ... ... .92
Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .98
Список літератури ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 99
Програми ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .102

Введення

Торгівля - широка область підприємницької діяльності і сфера прикладання праці - одержала в останні роки нові імпульси свого розвитку. У неї влилося багато нових підприємливих людей, у ряді випадків докорінно поміняли професію і життєві орієнтири. Від рядових спекулятивних торговельних операцій і "човниково-наметового бізнесу" багато підприємців перейшли вже до більш високої стадії торговельної діяльності, організувавши індивідуальні чи колективні підприємства. Менеджерам таких підприємств приходиться щодня зіштовхуватися з безліччю проблем організаційного, економічного і фінансового характеру, які доводиться вирішувати інтуїтивно, методом "проб і помилок", здобуваючи поступово практичний досвід.

Однак уміння грамотно, а головне, ефективно торгувати це тонке мистецтво, у якому покладатися лише на невеликий практичний досвід, здоровий глузд і інтуїцію зараз уже недостатньо. Процес насичення споживач кого ринку товарами і зростання конкуренції зажадають від тих, хто недавно влився в цей бізнес і хоче надовго в ньому залишитися, глибоких і всебічних знань його основ в розрізі різних аспектів торговельної діяльності.

Переучуватися необхідно і багатьом працівникам торгівлі великим стажем, які після приватизації підприємств залишилися наодинці з ринком, без опіки фахівців своїх колишніх торговельних об'єднань і інших і управлінських структур. Багато отримані ними «ще в тій економіці» знання і практичні навички вступили в протиріччя із сучасною ринковою практикою, не відповідають новим умовам господарювання і комерційним можливостям, і, отже, вимагають істотної зміни.

Торгівля є однією з найбільших галузей економіки будь-якої країни як за обсягом діяльності, так і по чисельності зайнятого в ній персоналу, а підприємства цієї галузі є найбільш масовими.
Діяльність торгових підприємств пов'язана із задоволенням потреб кожної людини, схильна до впливу безлічі факторів і охоплює широкий спектр питань організаційно - технологічного, економічного і фінансового характеру, що вимагають повсякденного рішення.

Динамічна конкурентне середовище, нові умови ведення бізнесу висувають підвищені вимоги до організації управління на торговельному підприємстві. У сучасних умовах організаційна структура управління є стратегічним чинником конкуренції. Зростання фізичних обсягів торгівлі та розширення її асортименту обумовлює необхідність вдосконалення управлінської діяльності підприємств торгівлі. Таким чином, дослідження і раціоналізація інформаційних процесів в системі управління на підприємствах торгівлі є актуальним завданням в науковому і практичному відношенні.

У даній роботі розглядається автоматизація обліку продажу товарів на підприємстві оптової торгівлі ТОВ "Мастер-СД".

У першому розділі була розглянута існуюча на підприємстві технологія обліку продажів товарів, дано обгрунтування використання обчислювальної техніки для вирішення цього завдання. Були відзначені недоліки, такі як:

- відсутність зв'язку торгової програми Trade Assistant з бухгалтерською програмою «Інфо-бухгалтер»;

- відсутність звітної форми «Прайс-лист по наявності товарів».

У другому розділі розглянута схема взаємозв'язку програмних модулів і інформаційних файлів, що забезпечують бухгалтерський, оперативний і кількісно-сумовий облік товарів. Так само для вирішення задачі автоматизації обліку продажів з урахуванням сформованих на підприємстві принципів управління і на основі звітних даних було проведено аналіз інформаційних потоків і розроблена нова звітна форма "Прайс-лист по наявності".

У третьому розділі описано розрахунок показників економічної ефективності проекту.

Призначенням реалізації проекту "Автоматизація обліку продажів в ТОВ
" Мастер-СД "є:
1. Автоматизація отримання нової звітної форми - Прайс-лист по наявності;
2. Розробка інформаційно-логічної моделі взаємозв'язку підсистеми бухгалтерського обліку та торгової програми Trade Assistant.
Мета автоматизованого розв'язання задачі зводиться до усунення недоліків, які були мною відзначені в попередньому розділі, тому її можна розділити на дві групи підцілей:
- Досягнення поліпшення низки економічних показників (збільшення числа обслуговуваних клієнтів, скорочення чисельності персоналу);
- Поліпшення значень показників якості обробки інформації (підвищення ступеня достовірності обробки інформації, ступінь її захищеності, підвищення ступеня автоматизації отримання первинної інформації).

1. Аналітична частина

1.1. Характеристика підприємства ТОВ "Мастер-СД"

Товариство з обмеженою відповідальністю "Мастер-СД" являє собою партнерське підприємство, що має статутний фонд поділений на частки, розмір яких визначається установчими документами. Учасники такого партнерського підприємства несуть відповідальність в розмірах із внеску в статутний капітал. Вищим органом управління ТОВ є збори учасників, а поточне управління його діяльністю здійснюється на колегіальній (дирекція) основі. Підприємство займається оптовою торгівлею замками вітчизняного виробництва.

Функціями "Мастер-СД" є:
- Формування найбільш ходового асортименту;
- Закупівля товарів;
- Зберігання;
- Підсортування;
- Збут;
- Доставка товарів.

Задовольняючи потреби роздрібних торговців, підприємство оптової торгівлі отримує дохід від торговельної надбавки на продавані товари. Щоб оцінити ефективність даного бізнесу варто порівняти витрати роздрібних підприємств на формування асортименту, доставку товарів, закупівлю, ціни, за якими покупці можуть купувати замки і витрати оптового підприємства на організацію закупівель необхідного асортименту, збереження, доставку товарів дрібними партіями.

ТОВ "Мастер-СД" - мале підприємство, штат якого складається з одинадцяти чоловік в офісі і трьох осіб на складі. До штату входять генеральний директор, директор, секретар, два менеджери у відділі постачання і збуту, головний і два бухгалтера в бухгалтерії, операціоніст у відділі виписки, касир, водій, завідуючий складом і два вантажника.

Рис.1 . Організаційна структура ТОВ "Майстер-СД»

Підприємство орендує складську площу і офісне приміщення в межах міста Москви. Склад знаходиться в сусідній будівлі з офісом. Тому менеджери можуть контролювати наявність матеріалу на складі, відвантаження, навантаження і проводити інвентаризацію в безпосередній близькості від офісу.
Завдяки цьому спрощена схема документообігу.

Управлінням підприємства займається генеральний директор. У його веденні знаходяться питання стратегічного характеру.

Директор підпорядковується безпосередньо генеральному і фактично керує діяльністю компанії на оперативному рівні. Він контролює діяльність усіх відділів. Також у його компетенції питання руху фінансових потоків.

Центральна проблема організації полягає в координації закупівель і продажу. У виді невеликого розміру розглянутого підприємства закупівля і продаж знаходиться в одних руках тобто ці відділи мають одного керівника, у компетенцію якого входять питання закупівлі по всьому асортименту. Перевага цієї форми полягає в тому, що керівник володіє сферою збуту й інформацією про попит, що дає йому швидко реагувати на зміни на ринку. На підприємстві не використовується поділу відповідно до групами товарів, ступеня обслуговування, величині покупців і т.д.

Окремо виділений бухгалтерський відділ. Цей відділ складається з головного бухгалтера, двох бухгалтерів і касира. В обов'язки головного бухгалтера входить ведення бухгалтерського обліку, формування звітів для податкової інспекції, нарахування податків, рішення всіх питань пов'язаних з податковою звітністю й ін Касир приймає виторг. Два бухгалтера оформляють документи по руху товару.

У відділі закупівель і збуту працюють 2 менеджера. Завданнями даного відділу є:
. формування асортименту товарів
. пошук постачальників
. організація закупівель
. приймання товарів
. управління торговими агентами
. прийом замовлень на постачання товарів
. організація доставки

Кожний з менеджерів відповідає за визначені йому функції. Так, менеджер по закупівлях відповідає за організацію постачань товарів, пошук постачальників, приймання товарів, спостереженням за товарними запасами. Менеджер зі збуту готує необхідні матеріали (бланки замовлень і рекламну продукцію). Він же займається прийомом замовлень від покупців по телефону і в торговельному залі офісу, контролює діяльність складу, стежить за відвантаженням товару і поверненнями від покупців, організаційними питаннями, аналізом діяльності. Торговий зал ТОВ «Майстер-СД» складається з трьох вітрин, на яких представлені зразки замків та фурнітури.

На телефонні дзвінки відповідає секретар. Вона приймає повідомлення і переадресує дзвінки.

Інформаційні зв'язку відділу закупівель і збуту представлені на рис. 2.

ВІДДІЛ ЗАКУПІВЕЛЬ І ЗБУТУ

Рис. 2. Зовнішні та внутрішні інформаційні зв'язки відділу закупівель і збуту

На даному підприємстві є водій для доставки товарів. У його обов'язки входить доставка замків та інкасація коштів за товар.

Відносини між окремими місцями і задачами характеризуються відносинами підпорядкованості зверху і знизу, або відносинами по горизонталі.

1.2. Економічна сутність завдання обліку продажу товарів

Господарський облік являє собою сукупність бухгалтерського, оперативного та статистичного обліку. Облік - одна з найбільш трудомістких функцій управління. Відмінною рисою обліку є велика масовість і однорідність вихідних і підсумкових показників. Як правило, підсумкові показники формуються шляхом багаторазового угрупування за різними ознаками вихідних первинних даних без застосування складних розрахунків.

Бухгалтерський облік реалізації товарів в оптовій торгівлі здійснюється в міру відвантаження товарів та пред'явлення покупцям розрахункових документів. < p> Відпустка товарів покупцям здійснюється на основі наступних документів: накладних; актів прийому-передачі; рахунків-фактур; товарно-транспортних накладних; залізничних та авіанакладні.

Загальна вартість реалізованих товарів за продажними цінами являє собою товарообіг. [ 3]

При обліку продажів товарів, важливо визначитися з питанням, який момент вважати продажем:
- Факт відвантаження товарів та пред'явлення покупцеві розрахункових документів;
- Факт надходження оплати від покупців на рахунки в установи банків.

Цей фактор визначає момент переходу права володіння, користування і розпорядження реалізованих товарів від постачальника до покупця. У першому випадку, як тільки товари відвантажені і покупцеві пред'явлені на неї розрахункові документи, всі права власності переходять на цей товар до покупця, у другому - до моменту оплати товар є власністю постачальника.

Момент продажу товарів обумовлює метод визначення виручки від продажу: метод нарахування ( «по відвантаженню») або касовий метод ( «з оплати »).

Метод визначення виторгу з відвантаження товарів і пред'явленню розрахункових документів покупцеві повсюдно використовується в міжнародній практиці. У нашій країні, особливо на суб'єктів малого підприємництва, був поширений касовий метод ( «з оплати»). З
1996р. введений в дію новий порядок визначення виручки від реалізації продукції, згідно з яким для складання фінансової звітності безальтернативно застосовується метод нарахування ( «по відвантаженню»). Фактично в ТОВ "Мастер-СД" при продажу замків застосовується касовий метод "з оплати", але іноді бувають винятки, і використовується метод нарахування "по відвантаженню".

Кожна відвантаження товарів супроводжується оформленням рахунки-фактури типової форми , затвердженої Постановою Уряду Російської
Федерації від 29.07.96 № 914. Рахунок-фактура складається у двох примірниках, один з яких надається покупцеві не пізніше 10 днів з дати відвантаження товарів.

Рахунки-фактури введені в якості додаткового інструменту контролю податкових органів за повнотою збору податку на додану вартість. [9]

Вихідними документами, що містять основні результатние економічні показники, отримані в процесі обліку продажів є документи, наведені в Таблиці 1 (див. далі). Дані документи формуються на основі інформації з первинних документів, таких як:
- рахунок;
- Накладна;
- Рахунок-фактура.

Як облікової ціни товарів на підприємствах оптової торгівлі може використовуватися покупна або продажна ціна. У ТОВ "Мастер-СД" облікової ціною виступають покупні ціни з ПДВ 20%.

Важливим елементом обліку реалізації товарів є визначення вартості, за якою вони списуються з балансу організації торгівлі.
Порядок списання відпущених товарів залежить від способу зберігання товарів на складі (партійний або сортовий) і прийнятого підприємством в облікову політику методу визначення облікових цін на реалізовані товари.

Якщо складський облік товарів організовано по партіях або протягом звітного періоду товар купувався за однією і тією ж ціною, то базою для визначення покупної вартості реалізованих товарів можуть служити дані первинних документів. При цьому достатньо кількість реалізованих товарів у натуральному вираженні помножити на ціну їх придбання.
Складності виникають в умовах сортового обліку товарів на складі, а також придбання товарів у різних постачальників за різними цінами. У цих випадках для визначення покупної вартості реалізованих товарів можуть бути використані методи оцінки матеріальних запасів:
- За середньої (середньозваженої) ціною;
- За цінами перших закупівель (ФІФО);
- За цінами останніх закупівель (ЛІФО);
- По собівартості одиниці запасів. [3]

ТОВ "Мастер-СД" продажну ціну визначає шляхом додавання 20% до собівартості (ціні, по якій привезли замок), а списання на складі відбувається за собівартістю.

Вибір цього методу оцінки купівельної вартості реалізованих замків визначений самим підприємством і закріплений в його облікову політику.

Відповідно до Інструкції ГНС РФ від 11.10.95 р. № 39 при реалізації товарів оптові організації визначають оподатковуваний оборот на основі вартості реалізованих покупцям товарів виходячи із застосовуваних цін без включення в них податку на додану вартість.

У рахунках, виписаних покупцям за реалізовані замки, накладних на відпустку замків, а також рахунках-фактурах, складених і зареєстрованих у встановленому порядку, вказується продажна ціна цих замків без ПДВ та окремим рядком - сума податку на додану вартість, нарахована за відповідною ставкою (20%) від продажної ціни. [9]

1. Продаж товару відбувається за наступною схемою:

Приватник

- Виписується накладна в двох примірниках. Пробивається чек. Ставиться печатка і підпис. Покупець також розписується. Далі прямує на склад і отримує товар за чеком або накладної з нашою підписом. Одна накладна залишається на складі, а в кінці робочого дня повертається до офісу.
- Юридична особа. Безготівкові розрахунки. Полягає договір у двох примірниках і підколює в папку. Виписується рахунок у двох примірниках
(із занесенням його номера в зошит реєстрації) і видається покупцеві для подальшої передоплати. Після передоплати виписується накладна в трьох примірниках, рахунок-фактуру у двох примірниках (з занесенням їх номерів в зошит реєстрації) і віддається покупцеві за дорученням від фірми.
Ставиться печатка і підпис. Покупець також розписується і йде отримувати товар на склад за накладною з розписом виписує особи і печаткою. Один примірник документів підколює в папку з подальшою передачею її в бухгалтерію. Одна накладна залишається на складі, а в кінці робочого дня повертається до офісу.
- Юридична особа. Розрахунки готівкою. Те ж саме, що і при безготівкових розрахунках, тільки ще вибивається чек.
2. Повернення товару та обмін його
- Покупець в офісі виписує накладну на бракований товар (витрата в шлюб). З цієї накладної покупець міняє товар на складі. У разі, якщо такого товару немає по залишках в комп'ютері, пропонується інший товар або його вартість на день продажу.

1.3.Место завдання обліку продажу товарів у діяльності підприємства

Завдання обліку продажу товару тісно пов'язана з іншими завданнями, які розв'язуються на підприємстві (Рис.2 )

Інформація про надійшов товар

1.Поставка товару

2.Размещеніе товару

Вхід услуги

до циклу

3. Продаж товарів

Рис. 3. Схема взаємозв'язку задачі обліку продажів товарів із завданнями обліку закупівель і запасів товарів

Розглянемо повний цикл руху товару.

Підприємство спочатку визначає потреба в товарі. Потім здійснюється пошук найбільш підходящого постачальника. Після висновку з постачальником договору здійснюється постачання товару на склад, де він зберігається за сортами (навісні замки, врізні без ручок, врізні з ручками, гаражні , засувки, кодові, личинки, накладні, поштові та фурнітура) На складі товар розвантажують і перевіряють на відповідність кількості і якості. При розбіжності складається акт приймання товару, де вказуються всі претензії. У цьому випадку товар може бути повернутий, постачальник може замінити або допоставити товар.

Після цього товар відправляється до місця зберігання. На отримані замовлення від покупців оформляються документи для доставки, відвантаження й оплати товару кожному замовникові і документ на завантаження машини на складі. На складі виробляється підсортування замовлення і навантаження. Після чого товар доставляється покупцю. Таким чином, облік продажів тісно пов'язаний із складським обліком і урахуванням закупівель.

Крім товарних потоків не менш важливе значення мають фінансові потоки. Дуже важливо контролювати заборгованість одержувачів і заборгованість перед постачальниками для оптимального керування грошовими засобами. Підприємство працює з постачальниками за договорами купівлі-продажу. Заборгованість перед постачальником виникає в момент зазначений у договорі. Це може бути і передоплата, і оплата за фактом, і оплата на виплат.

Рух документів, що відносяться до основної діяльності можна описати наступними потоками. Договору з покупцями укладаються і зберігаються в офісі. Замовлення від покупців приймають також безпосередньо на місці або по телефону. На підставі замовлень формуються документи на доставку й оплату покупцям. При виписці документів провадиться контроль заборгованості покупця перед підприємством на даний момент. У випадку перевищення заборгованості критичної суми документи не виписуються, а інформація про це доводиться до менеджерів Також формується документ на відвантаження товару зі складу на машину.

Після розвезення замків водій привозить на склад не прийняті і повернуті товари. Документи, що підтверджують це, здаються в бухгалтерію. Виторг (якщо оплата товару провадиться наявними) здається в касу. Таким чином, облік продажів пов'язане з фінансовими взаєморозрахунками з покупцями.

Збут має на увазі наступні функції: пошук покупців, рекламна політика , збір замовлень, відвантаження, доставка, повернення постачальнику, вивчається ринок збуту замків, пропозиції існуючі на ринку. У результаті визначається припустима ціна на ринку.

На підприємстві проводяться рекламні заходи, щомісячно публікується реклама в довідниках, таких як Постачальник "," Будівельний сезон "," Оптовик "," Товари і ціни "," Де купити будівельні матеріали ",
" Хто є в Москві ".

Асортимент замків дуже різноманітний, в торговому залі офісу представлено близько 300 найменувань замків вітчизняного виробництва.

Рис. 4. Схема взаємозв'язку підприємства і покупців

Оскільки облік продажу товарів ведеться бухгалтерами в бухгалтерії, а оперативний і кількісно-сумовий - у відділі закупівель і збуту, то взаємозв'язок цих підсистем представлена на рис. 5.

Оперативний облік ведеться при складському обліку (оприбуткування, відпуск, внутрішнє переміщення). При цьому до бухгалтерії передаються прибуткові складські ордери, видаткові складські ордери та накладні на внутрішнє переміщення товарів. Виходячи з цього відбувається прив'язка до типових господарських операцій і формування проводок. Потім це фіксується в
Книзі бухгалтерських проводок, Головній книзі, формується бухгалтерська звітність і баланс.

Оперативний облік ведеться також при продажу і закупівлі. На підставі проведених операцій в бухгалтерію переходять накладні на відпустку і повернення, підстави на продаж (договори, рахунки-фактури), підстави на закупівлю (договори, рахунки-фактури), накладні на прийом, накладні на повернення. На підставі цих первинних документів у бухгалтерії формуються платіжні документи, які потім відображаються в Книзі бухгалтерських проводок, Головній книзі, бухгалтерської звітності та Балансі. [3]

Контур оперативного
Контур бух. обліку управління

Прибутковий складської ордер

Витратні складської ордер

Накладні на внутрішнє переміщення

Накладні на відпустку

Накладні на повернення

Підстави на продаж

(договори, рахунки-фактури)

Підстави на закупівлю

(договори, рахунки-фактури )

Накладні на прийом,

Накладні на повернення

Рис. 5. Схема зв'язку підсистеми бухгалтерського обліку та оперативного обліку

1.4.Обоснованіе використання обчислювальної техніки

2. 1.4.1. Використання обчислювальної техніки для вирішення задачі обліку продажу товарів

За допомогою ЕОМ на оптовому підприємстві "Мастер-СД" автоматизовано облік надходження та продажу товарів, облік розрахунків з постачальниками та покупцями, облік заробітної плати, операцій по розрахунковому рахунку, кількісно-сумовий облік. У загальному обсязі облікових робіт ці завдання мають значну питому вагу. Їх автоматизація дозволяє скоротити ручні операції, прискорити обробку інформації, підвищити точність обліку.
У пам'яті ЕОМ зберігається і може бути видана на друк детальна інформація про кількість надходження та продажу конкретного товару за кожним документом у разі неспівпадання величини запасу з даними машинного обліку.

Вихідною інформацією для обліку є первинні документи. При ручному обліку, а також часткової автоматизації обробки інформації кожен підрозділ оптового підприємства (бухгалтерія, відділ закупівель і продажів і ін) для виконання покладених на них функцій вводить в ЕОМ по суті одні й ті ж дані з первинних документів, на основі яких складаються звітні та інші вихідні документи бухгалтерського, оперативного та статистичного обліку. Створення в кожному підрозділі своєї власної інформаційної бази призводить до багаторазового дублювання інформації, збільшення часу і вартості її обробки. [3]

Недоліком існуючої технології є те, що бухгалтерія має свою Базу Даних, а відділ закупівель та збуту, відділ виписки і каса - свою. Це призводить до часткового дублювання інформації.

Уникнути даного недоліку дозволило б об'єднання комп'ютерів в локальну обчислювальну мережу і обмін даними між бухгалтерією та відділом закупівель і збуту. Створення такої інтегрованої системи обробки облікових даних майже повністю виключає дублювання інформації. Така система передбачає одноразове введення в ЕОМ первинних даних і комплексне використання для автоматизації бухгалтерського, оперативного, статистичного обліку та вирішення інших задач АСУ оптовим підприємством. Так, що зберігаються в пам'яті ЕОМ дані витратних рахунків-фактур служать як для автоматизації друкування платіжних вимог, кількісно-сумового обліку, так і для автоматизації оперативного обліку, контролю, постачання товарів покупцям, складання статзвітності про продаж товарів, рішення прогнозних задач.
Для автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві "Мастер-СД" обрана програма "Інфо-Бухгалтер"

Вихідною первинною інформацією в підсистемі бухгалтерського обліку служать дані прибуткових і витратних товаросупровідних документів, банківські, касові та інші документи. Перед пуском підсистеми бухгалтерського обліку в експлуатацію в ЕОМ вводяться дані про суму вхідних залишків на кожному рахунку і оборот з початку року.

Для синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку розроблена система кодування облікових номенклатур. Коди синтетичних рахунків і субрахунків мають три знаки, що відповідають їх номерам у плані рахунків.
Довжина коду та зміст інших облікових номенклатур визначаються вимогами аналітичного обліку. Наприклад, однозначними є коди виду документів (прибуткова, видаткова накладна, рахунок-фактура, акт тощо), товарообороту (продаж в межах і за межі республіки, області, складської, транзитний товарооборот, внутрішнє переміщення товарів, повернення забракованих товарів і тощо).

На товаросупровідних, касових і банківських документах проставляються коди кореспондуючих рахунків, постійних ознак (шифр змісту операції, номер та дата оформлення документа тощо). На основі інших бухгалтерських документів складаються розроблювальні відомості.
Торгово-господарські операції кодують по кредитовому ознакою. При обробці інформації на ЕОМ принцип подвійного запису зберігається.

Вся оброблена на ЕОМ інформація, що відноситься до бухгалтерського обліку, видається у вигляді оборотних відомостей за єдиною формою. [3]

Автоматизація управління торговими процесами в ТОВ "Мастер-СД" підвищує його оперативність і ефективність, покращує товаропостачання роздрібної торгової мережі.

Оптове підприємство «Майстер-СД» виконує складний, взаємопов'язаний комплекс торговельних операцій з оптової закупівлі та продажу замків. Він включає вивчення попиту, складання заявок і замовлень на товари, укладення договорів на постачання і продаж товарів, облік і контроль їх виконання, організацію та оформлення продажу товарів, регулювання поставок та продажу товарів і т.п. Важлива роль у виконанні планів торгово-господарської діяльності «Майстер-СД», забезпеченні безперебійного товаропостачання роздрібної мережі належить оперативного управнію торговими процесами і насамперед процесами оптового продажу замків.
Оперативне управління торговими процесами здійснюється шляхом оперативного планування, обліку, контролю та регулювання надходження та продажу замків по термінах, кількості і асортименту.

Управління торговими процесами в «Майстер-СД» грунтується на інформації, що відображає обсяг, структуру та динаміку надходження, продажу і запасів замків. Рух інформації між «Майстер-СД» і зовнішнім середовищем
(постачальниками, покупцями) здійснюється у формі потоків інформації.
По відношенню до оптового підприємству розрізняють вхідні, внутрішні та вихідні потоки інформації (вхідні, внутрішню і вихідну інформацію).
Від раціональної організації потоків інформації оптового підприємства, способів збору, реєстрації, передачі, зберігання і обробки інформації, її складу та своєчасного отримання залежать оперативність і ефективність управління торговими процесами.

У загальному обсязі вхідний і вихідний інформації «Майстер-СД» 70-80% становлять дані первинних прибуткових і витратних товаросупровідних документів. На їх основі формується переважна частина внутрішньої та вихідної інформації, ведеться бухгалтерський, статистичний та оперативний облік, складаються заявки і замовлення на замки, вирішуються інші завдання.

У «Майстер-СД» щомісяця обробляється близько 150 прибуткових і 300 витратних рахунків-фактур, що містять відповідно около1400 і 3000 документострок. Ці дані характеризують лише обсяг первинної інформації.
Фактично ж обробляється в кілька разів більший обсяг інформації з огляду на її багаторазового дублювання в різних відділах «Майстер-СД».
Наприклад, дані про кількість реалізованих замків реєструються кілька разів (рахунок, накладна , рахунок-фактура).

Співробітники оптових підприємств більше половини робочого часу витрачають на виконання численних трудомістких обліково-технічних операцій обробки інформації, пов'язаних з оперативним обліком надходження, продажу і запасів товарів. Виконання елементарних процедур обробки даних не вимагає спеціальних знань. У міру зростання обсягу інформації частка таких робіт зростає. Це веде до зменшення часу на виконання таких важливих творчих робіт, як вивчення кон'юнктури торгівлі, визначення потреби в товарах, контроль, аналіз і регулювання поставок і запасів товарів тощо [3]

Масові, повторювані операції з оформлення оптового продажу товарів, ведення оперативного обліку відносяться до числа завдань, які піддаються формалізації і, отже, автоматизації. Тому одним з перших на підприємстві "Мастер-СД" була автоматизована завдання оперативного управління торговими процесами за допомогою програми Trade Assistant, в т.ч. обробка поточних замовлень роздрібних організацій і підприємств на вивезення товарів, що дозволяє не тільки підвищити оперативність і ефективність оперативного управління, а й накопичити в пам'яті ЕОМ інформацію, необхідну для автоматизації вирішення планових, прогнозних, аналітичних та