Автоматизована обробка обліку складських операцій та реалізації продукції

Зміст

| Вступ 3 | 3 |
| Аналітична частина | 7 |
| Характеристика підприємства ЗАТ «Посад Гумотехніка» | 7 |
| Економічна суть завдань обліку складських операцій та реалізації | 10 |
| продукції | |
| Обгрунтування використання обчислювальної техніки | 14 |
| Характеристика організації обробки інформації | 18 |
| Формалізація розрахунків | 20 |
| Обгрунтування розробок з інформаційного забезпечення | 22 |
| Обгрунтування розробок з програмного забезпечення | 24 |
| Обгрунтування розробок за технологією збору, передачі, обробки та | 28 |
| видачі інформації | |
| Проектна частина | 29 |
| Інформаційне забезпечення задачі обліку складських операцій та | 29 |
| реалізації продукції | |
| Інфологіческая модель та її опис | 30 |
| Характеристика вхідної інформації | 32 |
| Опис вхідної оперативної інформації та її структура | 33 |
| Опис структури постійної інформації | 35 |
| Характеристика результатной інформації | 37 |
| Характеристика проміжної інформації | 39 |
| Машинна реалізація комплексу завдань | 41 |
| Опис структури діалогу | 41 |
| Схема взаємозв'язку програмних модулів і інформаційних файлів | 46 |
| Організація технологічного процесу збору, передачі, обробки | 50 |
| та видачі інформації | |
| Схема технологічного процесу збору, передачі, обробки та видачі | 50 |
| інформації та її опис | |
| Інструкційного карти основних операцій технологічного процесу | 52 |
| Обгрунтування економічної ефективності | 56 |
| Обгрунтування ергономічних рішень | 72 |
| Висновок | 76 |
| Список літератури | 79 |
| Програми | |

ВСТУП

За останні двадцять років значно зріс обсяг та обігінформації в усіх сферах життєдіяльності людини: економічної,фінансової, політичної, духовної. І процес накопичення, обробки тавикористання знань постійно прискорюється. Вчені стверджують, що кожнідесять років кількість інформації збільшується вдвічі. У зв'язку з цимвиникає необхідність використання автоматичних засобів, що дозволяютьефективно зберігати, обробляти і розподіляти накопичені дані.

Виходячи з сучасних вимог, що пред'являються до якості роботифінансового ланки великого підприємства, не можна не відзначити, що ефективнаробота його цілком залежить від рівня оснащення компанії інформаційнимизасобами на базі комп'ютерних систем автоматизованого складськогообліку.

Комп'ютерний облік має свої особливості і радикально відрізняється відзвичайного. Комп'ютер не тільки полегшує облік, скорочуючи час, потрібнийна оформлення документів і узагальнення накопичених даних для аналізу ходуторговельної діяльності, необхідного для управління нею. Звіти про становище вторгівлі, одержані за допомогою комп'ютера, можна отримати і без нього --ніякої особливої математики в комп'ютері не міститься - але на розрахунки підестільки часу, що вони вже ні на що не будуть потрібні; або ними доведетьсязайняти таку кількість розраховувачів, що на їх зарплату піде значнобільше, ніж буде отримано прибутку в результаті їх розрахунків. Таким чиномпри застосуванні комп'ютера "кількість переходить в якість": збільшенняшвидкості розрахунків робить можливим якісне поліпшення самої схемипобудови торгівлі.

Програмне забезпечення для роботи з базами даних використовується наперсональних комп'ютерах вже досить давно. На жаль, ці програмиабо були елементарними диспетчерами зберігання даних і не мали коштіврозробки додатків, або були настільки складні і важкі, що навіть добрерозбираються в комп'ютерах люди уникали працювати з ними до тих пір, покине отримували повних, орієнтованих на користувача додатків.

Метою даного дипломного проекту є розробка системиавтоматизації робочого місця бухгалтера з обліку складських операцій іреалізації продукції для підприємства, що працює у сфері торгівліазбестотехнічних і гумотехнічних виробів.

Для того, щоб автоматизувати облік складських операцій і реалізаціюпродукції, необхідно вирішити наступні завдання:

1. Зібрати матеріал про підприємство ЗАТ «Посад Гумотехніка»;

2. Проаналізувати сутність завдань обліку складських операцій та реалізації продукції;

3. Обгрунтувати використання обчислювальної техніки;

4. Формалізувати розрахунки;

5. Обгрунтувати розробки за всіма видами забезпечення;

6. Побудувати інфологіческую модель;

7. Охарактеризувати вхідні, постійну, проміжну і результатную інформацію;

8. Реалізувати вибраний варіант проекту;

Основна перевага автоматизації - це скорочення надмірностізбережених даних, а отже, економія обсяг використаної пам'яті,зменшення витрат на багаторазові операції оновлення надлишкових копій іусунення можливості виникнення суперечностей через зберігання в різнихмісцях відомостей про одному і тому ж об'єкті, збільшення ступеня достовірностіінформації і збільшення швидкості обробки інформації; зайва кількістьвнутрішніх проміжних документів, різних журналів, папок, заявок іт.д., повторне внесення однієї і тієї ж інформації в різніпроміжні документи. Також значно скорочує час автоматичнийпошук інформації, який виробляється із спеціальних екранних форм, вяких вказуються параметри пошуку об'єкта.

Основою завданням даної проектованої системи є облік іоперативне регулювання господарських операцій, підготовки стандартнихдокументів для зовнішнього середовища (рахунків, накладних, рахунків-фактур).
Оперативне управління господарськими процесами, становить від одного додекількох днів і реалізує реєстрацію подій, наприклад оформлення тамоніторинг виконання замовлень, прихід і витрата матеріальних цінностей наскладі і т.д. Ці завдання мають ітеративний, регулярний характер,виконуються безпосередніми виконавцями господарських процесів
(робітниками, комірниками, адміністраторами й т.д.) і пов'язані з оформленням тапересиланням документів у відповідності з чітко визначеними алгоритмами.
Результати виконання господарських операцій реєструються ввідповідних журналах. Автоматизація цих процесів дозволить зберігатиінформацію в одній базі, інформація в яку вводиться за допомогою зручногоінтерфейсу.

Дана інформаційна система буде реалізована у відділі бухгалтеріїв блоці виписки. Користувачем цієї системи буде людина, що займаєтьсяурахуванням товарів на складах, а також поточної випискою видаткових документів іоприбуткуванням новоприбулих товарів.

Інформаційна система дозволить позбавити співробітника від рутинноїповсякденної роботи по виписці видаткових накладних. Так як ранішедокументи виписувалися в ручну, в яких вказувалися повторюютьсяреквізити, а також великий перелік номенклатури - це займало багаточасу. Автоматизація дозволить значно скоротити час. Співробітникупотрібно буде тільки вибрати зі списку відповідного клієнта і вказатиноменклатуру з довідника, вибрати дату і відправити на друк документ. Удрукованій формі автоматично вкажуть всі необхідні реквізити вза встановленою формою друку документів.

Щоб зробити звіт, необхідно зібрати потрібні дані шляхом пошуку їху відповідних документах, якщо це звіт за рік, то необхідно будепереглянути всі документи, за цей рік, на що піде величезна кількістьчасу. При виведенні підсумків щодо звіту необхідна величезна точність урозрахунках, що не завжди виходить навіть у фахівця своєї справи. Ці табагато інших завдань зможе вирішити проектована інформаційна система.

При пошуку потрібного об'єкта (суми, документа, кількості), якщо небуде відомий документ, в якому його шукати, треба буде перегорнути всюстос документів і переглянути кожну позицію. Автоматизація дозволитьзробити вибірку з цієї позиції і значно скоротить обсяг відповіднихдокументів або зведе до одного єдиного шуканого документу.

Виникають складнощі і з складанням прайс-листа. Якщо на складпривезли новий вид товарів або якщо змінилася ціна на старі товари,необхідно буде заново переробляти весь прайс-лист. Впровадженняавтоматизованої системи дозволить автоматично робити всі ці діїпри додаванні нової позиції номенклатури.

За рахунок скорочення часу на виконання довгих рутинних робіт, можнапідвищити трудомісткість співробітника, який тепер може виконувати не тількисвою роботу, але й взяти на себе ряд інших обов'язків.

Створення власної автоматизованої системи дозволить врахувати всіособливості, розробляється тільки те, що потрібно, і як треба. Аналіз попідприємствам, де вже використовуються розроблені на стороні програмніпродукти, показує, що є деякі проблеми з супроводом,пов'язані, перш за все, з тим, що автоматизує підприємство ірозробник знаходяться в різних містах. У зв'язку з цим, між замовленням наяку-небудь доопрацювання і результатом проходить, як правило, не менше місяця.

Аналітична частина

1. Характеристика підприємства ЗАТ «Посад Гумотехніка»

Фірма ЗАТ «Посад Гумотехніка» знаходиться на російському ринку близькочотирьох років. На території фірми виділена площа під склади, де зберігаютьсяосновні види товарів, що продаються клієнтам, тому менеджери можутьконтролювати наявність матеріалу на складі, відвантаження, навантаження і проводитиінвентаризацію в безпосередній близькості від офісу. Завдяки цьомуспрощена схема документообігу.

Продукція надходить безпосередньо із заводів-виробників тареалізується клієнтам, що мають потребу в даному виді товарів. Організаціяздійснює транспортування продукції з виробництва на базу, їїскладування, зберігання та відвантаження клієнтам.

Номенклатура реалізованих товарів становить кілька сотеньнайменувань та постійно збільшується. В основному це гумовотехнічні іазбестотехнічні вироби.

Організація веде оптову торгівлю за безготівковий розрахунок.
Задовольняючи потреби роздрібних торговців, підприємство оптової торгівліотримує дохід від торговельної надбавки на продавані товари.

У зовнішній системі організація ЗАТ «Посад Гумотехніка» виконуєроль посередника між виробниками товарів і клієнтами на цю продукцію.
Наочно це можна побачити з рисунка 1.1

Рис. 1.1 Схема зовнішнього середовища фірми

Внутрішня організаційна структура фірми представляє собою схемущо зображена на малюнку 1.2

Рис. 1.2 Внутрішня структура організації

На чолі фірми коштує генеральний директор, який вирішує в основномууправлінські питання, а також питання стратегічного характеру. Вінконтролює діяльність усіх відділів. Також у його компетенції питанняруху фінансових потоків.

закупівлею товарів займається відділ постачання. У його функції такожвходить пошук нових постачальників з більш вигідними умовами поставки. Цейвідділ вирішує питання закупівлі по всьому асортименту. Закупівля здійснюється напідставі заявок покупців, оформленими менеджерами.

У відділ збуту входять менеджери, які займаються безпосередньоклієнтами. Кожен менеджер має совою базу клієнтів, з якими вінпрацює. Він укладає договори, обговорює строки, умови поставки іоплати товару; здійснює прийом замовлень від покупців. Збільшує своюбазу клієнтів за рахунок пошуку нових.

Відділ бухгалтерії включає в себе три підвідділу: це головнийбухгалтер, виписка, платежі і каса.

Головний бухгалтер веде бухгалтерський облік, робить баланс, різнізустрічні звірки, вважає всі податки і вирішує питання, що виникають ввідділах, що знаходяться в його підпорядкуванні.

Відділ «Платежі» передбачає відправку та отримання платежів з банкучерез спеціальну банківську програму. Це оплата за рахунками постачальникам,сплата податків, щоденні отримання грошових коштів на розрахунковий рахунокфірми від клієнтів та ін платежі.

Касир займається розподілом готівкових коштів фірми (видачазаробітної плати, виділення коштів на господарські потреби, видачана відрядження і т.д.)

До відділу економічної безпеки входять: начальник охорони, якийвідповідає за безпеку об'єкту і пропускною системою; системнийадміністратор, обов'язком якого є збереження інформаційноїбезпеки та забезпечення функціональності обчислювального комплексу.

Автоматизована система призначена для вирішення завдань відділу
«Виписка». Основні завдання цього відділу - це виписка видатковихдокументів, занесення приходу, занесення банківських виписок, випискавнутрішніх документів, занесення номенклатури і нових клієнтів, виведеннязалишків по складу, взаєморозрахунків з клієнтами.

Розглянемо докладніше економічну суть завдань, що вирішуються по фірмів цілому та окремо по відділу виписка.

2. Економічна сутність завдань обліку складських операцій та реалізації продукції

Господарський облік являє собою сукупність бухгалтерського,оперативного і статистичного обліку. Облік - одна з найбільш трудомісткихфункцій управління. Відмінною рисою обліку є велика масовістьі однорідність вихідних і підсумкових показників. Як правило, підсумковіпоказники формуються шляхом багаторазового угрупування з різнихознаками вихідних первинних даних без застосування складних розрахунків.

Управління торговими процесами в ЗАТ «Посад Гумотехніка»грунтується на інформації, що відображає обсяг, структуру і динамікунадходження, продажу і запасів товарів. Рух інформації між ЗАТ
«Посад Гумотехніка» і зовнішнім середовищем (постачальниками, покупцями)здійснюється у формі потоків інформації. По відношенню до оптовогопідприємству розрізняють вхідні, внутрішні та вихідні потоки інформації
(вхідні, внутрішню і вихідну інформацію). Від раціональної організаціїпотоків інформації оптового підприємства, способів збору, реєстрації,передачі, зберігання і обробки інформації, її складу і своєчасногоотримання залежать оперативність і ефективність управління торговимипроцесами.

Облік реалізації товарів в оптовій торгівлі здійснюється в міру відвантаження товарів та пред'явлення покупцям розрахункових документів.

Продаж товару відбувається за наступною схемою:

Укрупнення схема інформаційних потоків.

Заявка

Рахунок до оплати

Платежі Заявка на склад

Товари

Заявка на поставку

Товари

Заявка

Платежі Товар на товар

Рис. 1.3 Схема інформаційних потоків підприємства

Розглянемо інформаційні потоки підприємства (рис. 1.3). Замовник
(юридична особа) робить заявку у менеджера (скидає по факсу абодомовляється по телефону) на потрібну йому продукцію.

Менеджер виставляє рахунок на оплату і відсилає замовнику. За наявностітовару на складі резервується необхідну кількість. Якщо товару немає, тооформляється заявка на поставку, де вказується дата складання заявки,прізвище відповідального менеджера, найменування продукції і крайні термінидоставки товарів.

Оформлена заявка надходить до відділу постачання, де всі заявкисортуються в залежності від товару, від строків поставки і т.д. івизначається приблизна дата надходження товару на склад.

Менеджер, маючи ці дані, уточнює терміни доставки товару з клієнтом.

Постачальники виставляють заявки на товар постачальникам, оплачуютьвиставлені рахунки і привозять товар, який надходить на склад фірми.

Після того, як замовник проплатив виставлений йому рахунок і проплатапройшла по банку, він може приїхати за замовленої продукцією. Спостерігаючи зним менеджер оформляє необхідні документи і відпускає товар.

Більш детально процес реалізації продукції та функціональні завданняавтоматизується об'єкта можна простежити з наступної схеми:

Детальна схема по конкретній людині

оплата за рахунком

резервування

Дані

Товар

Рис. 1.4 Схема інформаційних потоків по відділу Виписка

АСУ призначена для вирішення автоматизації повсякденної роботибухгалтера, який веде оперативний облік по приходу і витраті ТМЦ (товарно -матеріальних цінностей).

Основною одиницею інформації в системі є документ. Існуєкілька видів документів: накладна, рахунок, акт на списання, платіж та ін
Вся інша інформація (наприклад, стан складу на поточний момент,стан розрахункових рахунків, баланс з контрагентами) може бути обчислено наоснові цих основних файлів бази даних, змінити її можна тільки шляхомвведення або редагування необхідного документа.

Основні операції в системі підрозділяються на дві групи: товарні тарозрахунково-грошові операції.

При виконанні товарних операцій, як правило, змінюється кількістьтоварів на складах. До них відноситься Продаж товарів, Закупівля товарів,
Переміщення товарів.

Розглянемо інформаційні потоки відділу Виписка (рис. 1.4).

При надходженні товарів від постачальників заводиться прибуткова накладна.

Після того, як клієнт оплатив рахунок, виставлений йому менеджером, вінмає право приїхати за своєю продукцією. Протягом трьох днів після оплатитовар резервується на складі комірником.

На підставі рахунку виписується видаткова накладна на склад. З цієїнакладної клієнт може отримати зі складу продукцію, оплачений ним. Наскладі товар зважується або вимірюється і в накладній вказується точнекількість продукції та засвідчується підписом комірника. З урахуванням зробленихпозначок виписуються товарна накладна та рахунок-фактура, на яких потімставляться підпис і печатку.

У разі пересортиці товарів або надлишків оформлюються внутрішнідокументи - списання або оприбуткування.

На підставі наявних даних можна сформувати ряд звітів.

Звіт по залишках на складах. Він може бути сформований на конкретнудату і по конкретній продукції.

Також можна сформувати звіт по прибуткових, видаткових документів ібанківських виписок за певний період часу, який показуєзагальну суму за цими документами за якийсь період часу.

Будь-який оформлений раніше документ можна викликати з бази даних іроздрукувати, відредагувати або видалити.

1.3 Обгрунтування використання обчислювальної техніки для вирішення даного комплексу завдань

В даний час всі підприємства відчувають нагальнупотреба у розширенні аналітичних робіт, пов'язаних з розробкоюперспектив розвитку, комплексною оцінкою ефективності застосування різнихформ господарювання, своєчасної виробленням оперативних управлінськихрішень.

За допомогою ЕОМ на оптовому підприємстві ЗАТ «Посад Гумотехніка»автоматизовано облік надходження та продажу товарів, облік розрахунків зпостачальниками та покупцями, операцій по розрахунковому рахунку, кількісно -сумовий облік. У загальному обсязі облікових робіт ці завдання мають значнийпитома вага.
Їх автоматизація дозволяє скоротити ручні операції, прискорити обробкуінформації, підвищити точність обліку. У пам'яті ЕОМ зберігається і може бутивидана на друк детальна інформація про кількість надходження та продажуконкретного товару за кожним документом у разі неспівпадання величинизапасу з даними машинного обліку.

Вихідною інформацією для обліку є первинні документи. Приручному обліку, а також часткової автоматизації обробки інформації кожнепідрозділ оптового підприємства (бухгалтерія, відділ закупівель і продажів ітощо) для виконання покладених на них функцій вводить в ЕОМ по сутіодні й ті ж дані з первинних документів, на основі яких складаютьсязвітні та інші вихідні документи бухгалтерського, оперативного істатистичного обліку. Створення в кожному підрозділі своєї власноїінформаційної бази призводить до багаторазового дублювання інформації,збільшення часу і вартості її обробки.

Головне призначення автоматизованої системи обробки економічноїінформації в цьому випадку - підвищити ефективність виконання основнихфункцій бухгалтера, оскільки, як можна побачити, функціонування блокувиписки пов'язане з дуже великим документних та інформаційним потоком. Крімтого, АСОЕІ покликана поліпшити оперативність прийняття рішень, підвищитипродуктивність праці, знизити кількість обчислювальних помилок придопомоги автоматизації процесу обробки інформації, сприятиефективного та безпечного зберігання та доступу до інформації.

Метою АСОЕІ є створення єдиної інформаційної мережі, що дозволяєефективно зберігати, обробляти, аналізувати та використовувати інформаціюз обліку складських операцій та реалізації продукції.

Співробітники оптових підприємств більше половини робочого часувитрачають на виконання численних трудомістких обліково-технічнихоперацій обробки інформації, пов'язаних з оперативним обліком надходження,продажу і запасів товарів. Виконання елементарних процедур обробкиданих не вимагає спеціальних знань. У міру зростання обсягу інформації часткатаких робіт зростає. Це веде до зменшення часу на виконання такихважливих творчих робіт, як вивчення кон'юнктури торгівлі, визначенняпотреби в товарах, контроль, аналіз і регулювання поставок і запасівтоварів і т.п.

Масові, повторювані операції з оформлення оптового продажутоварів, ведення оперативного обліку відносяться до числа завдань, що піддаютьсяформалізації і, отже, автоматизації.

Автоматизація оперативного управління торговими процесами вимагаєретельного опрацювання складу змінної і постійної інформації. Дані,характеризують, наприклад, товари, оптових покупців (постійнаінформація), повинні забезпечити як автоматизацію обробки замовлень,оперативного обліку надходження та продажу товарів.

Кожна відвантаження товарів супроводжується оформленням рахунки-фактуритипової форми. Рахунок-фактура складається у двох примірниках, один зяких надається покупцеві не пізніше 10 днів з дати відвантаженнятоварів. У стандартну поставку включені необхідні настройки, повністюавтоматизують процес формування та реєстрації вхідних і вихіднихрахунків-фактур.

У системі є класифікатор товарів, що не тількиістотно полегшує пошук потрібного товару, але й дає можливість підібратианалоги, якщо якийсь товар в даний момент відсутня.

Автоматизація управління торговими процесами в ЗАТ «ПосадГумотехніка »підвищує його оперативність і ефективність, покращуєтоваропостачання роздрібної торгової мережі.

Невід'ємну частина процесу розробки складної інформаційної системискладає вирішення таких ключових питань, як вибір складуобчислювальної техніки, визначення їх характеристик.

Критеріями вибору технічних засобів є:

• надійність функціонування системи;

• функціональна повнота системи;

• швидкодію;

• мінімізація витрат на вартість: апаратних засобів, прикладнихсистем, супроводження системи, розвитку системи.

Склад і основні характеристики ПЕОМ, призначеної для вирішенняданого комплексу економічних завдань наведені в таблиці.

Технічні характеристики.

1.4 Характеристика організації обробки інформації

У проектованої системі вирішуються завдання будуть реалізованівідповідним програмним модулем, кожен з яких буде матиможливість виконання ряду операцій, таких як коригування інформації,пошук даних, формування звітів. Процеси заповнення, корегування тапошуку даних будуть реалізовані однотипним способом у всіх модулях. Придодавання та редагування даних буде застосовуватися контроль правильностівведення користувачем інформації, шляхом її порівняння з необхідним типом,діапазоном зміни можливих значень, маскою введення та ін

Для додавання і редагування даних будуть використані екранніформи з усіма необхідними полями введення, а також поясненнями ікеруючими елементами (наприклад, кнопками), призначеними длявироблення керуючих впливів (збереження, скасування змін) інавігації (переміщення) по БД. Для забезпечення пошуку даних також будутьвикористані екранні форми, що дозволяють задавати різні значення
(діапазони значень) інформації, що цікавить, з контролем допустимостізначень умов пошуку. Пошук інформації можна буде виробляє як поокремих полях таблиць, так і за сукупністю полів, на часткове, абоповний збіг умов пошуку, без урахування регістру літер для зручностікористувача, для чисельних полів і полів типу «дата» буде реалізованаможливість вказівки діапазонів зміни значень і т.д. У кожному зпрограмних модулів системи передбачається наявність всіх необхіднихзвітних форм для формування та друку документів встановленої форми. Всізвіти генеруються автоматично, використовуючи вибірки інформації з БД.

Джерелом оперативної інформації для реалізації рішення поставленихзавдань є прибуткові накладні, видаткові накладні, рахунки на оплату,банківські виписки, дані зі складу.
Ці дані постійно змінюються і відрізняються великим об'ємомоброблюваної інформації. Дані вводяться в систему за допомогоюспеціальних форм і зберігаються в базі даних у вигляді таблиць.

Постійне інформація теж зберігається у вигляді таблиць і реалізується здопомогою спеціальних довідників. Ці дані практично не змінюються, восновному додаються нові або редагуються старі, а при необхідностівидаляються. У даній системі такими довідниками є:
Спрвочнік_Товари, Справочнік_Контрагенти і Справочнік_Фірми. У першудовіднику міститься інформація про основні товари фірми, одиницяхвиміру і ціни на них. У Довіднику Контрагенти зберігається інформація проназвах фірм клієнтів, постачальників і їх адресу. У Довіднику Фірмазазначено найменування та адресу даного підприємства.

Для розрахунку підсумкової інформації будуть застосуються звіти. Звіти будутьформуватися в залежності від заданих параметрів.

Основними звітами будуть звіт по прибуткових і видаткових документів,звіт по залишках товарів і формування прайс-листа.

Звіт за прибутковими та видатковими накладними буде групувати цідокументи у відповідності з заданим періодом.

Звіт по залишках ТМЦ на складах буде показувати поточний станскладу, тобто ту кількість товару, що є на даний час (часстворення звіту).

Прайс-лист буде показувати товари, які є в наявності, ззазначенням цін на ці товари.

Далі проведемо формалізацію обробки цієї інформації.

5. Формалізація розрахунків

1. Облік надходження ТМЦ.

На підставі реальної прибуткової накладної дані заносяться вкомп'ютер. У накладній зазначаються: Номер документа, дата, одержувач,постачальник, найменування товару, кількість, ціна і підсумкова сума. Цідані необхідні для ведення обліку і формування різних звітів.
Дані заносяться у вигляді документа «Надходження ТМЦ«, зберігається іредагується в таблиці Прихід. Заносяться в міру надходження товару насклад. Від користувача вимагається уважність при занесенні документів.
Також прихід враховується і безпосередньо на складі комірником, томупроконтролювати інформацію можна шляхом порівняння даних зі складу таданих по комп'ютеру, при невідповідності цих даних необхідно будепідняти вихідний документ.

2. Облік реалізації ТМЦ.

При відвантаженні товарів клієнтові необхідно оформити видаткові документи.
Витратними документами є рахунок-фактура і товарна накладна. У цихдокументах також як і у прибуткових вказуються: Номер документа, дата,одержувач, постачальник, найменування товару, кількість, ціна і підсумковасума. Документи «Товарна накладна» і «Рахунок-фактура», зберігається іредагується в таблиці Витрата. Дані по витраті також враховуються і наскладі, тому надалі легко це перевірити. Для користувачанеобхідно виявити увагу при занесенні кількості.

3. Облік надлишків.

При прийомі і реалізації продукції буває пересортиця товару абонадлишки. Для того щоб дані відповідали дійсності необхідноввести документи, які б регулювали цей процес. Такими документамиє Списання і Оприбуткування продукції. Документ «Оприбуткування»призначений для оформлення факту оприбуткування ТМЦ. Документ може бутиоформлений на підставі проведеної інвентаризації. Специфікація документазаповнюється стандартним чином - порядковим введенням або підбором покаталогу. Оприбуткування ТМЦ може проводитися і з довільних цінами. Увнаслідок оприбуткування створюється документ "Оприбуткування", якийдодає дані в таблицю Прихід. При надлишки виписується Акт списання,який додає запис у таблицю Витрата.

4. Звіт по залишках ТМЦ.

Вихідними даними є дані з таблиць Прихід і Витрати. У цьомузвіті враховується весь рух товару за певний період часу. Унього входять всі вище перераховані документи. У ньому відображається найменуваннятовару, що надійшло кількість, відпущений кількість і підсумковекількість. Він може виконуватись за рік, за місяць або щодня.

5. Звіт за документами.

Звіт дозволяє отримати список документів. Можна вибрати видидокументів, що включаються в звіт, і встановити фільтр за реквізитамидокумента, включаючи фірму, контрагента. Для кожного документа в спискувиводиться наступна інформація: номер в списку, дата, вид документа, номер,сума, найменування клієнта. Користувачеві необхідно вибрати вид документа,дату, можна вибрати контрагента (за замовчуванням звіт формується за всімаконтрагентам).

6. Формування прайс-листа.

Дані для формування прайс-листа беруться з довідника Товари.
Дані виводяться у встановленій формі, де вказується найменуванняорганізації, дата складання, перелік номенклатури із зазначенням ціни нанеї. Прайс можна виводити як по всій номенклатурі в цілому, так і заокремими позиціями.

7. Ведення довідників.

Дані по фірмі, по товарах, по клієнтам і по постачальникам будутьзберігатися в окремих довідниках. По-перше, це необхідно для вирішенняпоставлених завдань. Така організація даних дозволить формуватинеобхідні звіти. По-друге, це зручне подання даних дляотримання потрібної інформації. Також це допоможе при виписці документів. Уполях фірма, контрагент і номенклатура можна буде вибрати тільки потрібнупозицію, а не заносити все це вручну. Це забезпечить цілісність даних упроектованої системи.

Далі розглянемо основні принципи та обгрунтування з інформаційногозабезпечення для вирішення поставлених завдань.

6. Обгрунтування розробок з інформаційного забезпечення

Інформаційне забезпечення (ІВ) - сукупність єдиної системикласифікації та кодування інформації, уніфікованих системдокументації, схем інформаційних потоків, які циркулюють в організації,методологія побудови баз даних. Дана підсистема призначена длясвоєчасного подання інформації, прийняття управлінських рішень.

ІВ відділу Виписка являє собою інформаційну модель даногооб'єкта.

ІВ автоматизованих інформаційних систем складається з внемашінного
(інформація, яка сприймається людиною без будь-яких технічнихкоштів) - це класифікатори техніко-економічної інформації та документи;і внутрімашінного ІВ (сукупність всіх даних, записаних на машиннихносіях, згрупованих за певними ознаками) - це макети /екранні форми для введення первинних даних в ЕОМ або введення результатнойінформації.

При організації БД обліку ТМЦ доцільно використовувати наступнітипи баз даних.

Основна база - це БД, в якій кожен запис зберігає інформацію, нещо має ніякого зв'язку з іншими записами цієї ж бази даних. Основні БДне можуть мати зв'язки один з одним за допомогою своїх полів. Вони можутьспіввідноситися тільки шляхом поділу додаткової бази, яканазивається базою зв'язку. Записи з основних БД можуть бути вилучені,модифіковані, запаковані або впорядковані. До основних баз даних усистеми належать бази, що заповнюється під час вступу первинних прибутковихдокументів та база, що містить інформацію первинних витратних документів.

Підпорядкована база - це БД, котораю дозволяє зберігати дані,що відносяться до якої-небудь записи основної бази. Записи з цієї бази можутьмодифікуватися і віддалятися. Підпорядкованої базою в системі є базаданих платіжних документів.

Довідник - це БД, яка містить загальні дані, що їх поділяє іншимикомпонентами. Такі бази служать для зберігання інформації, зміна якоїв одному місці, повинна негайно відбитися на всіх інших, де вонавикористовується. Досягається це шляхом посилань на довідник. Така гнучкістьпри внесенні змін не допускає дій із зміною порядкуслідування записів у довіднику, а також видалення з нього записів. Додовідників в системі відносяться наступні бази даних: довідникноменклатури, довідник клієнтів, довідник постачальників і довідникфірм.

Організація зв'язків між базами даних вимагає певних правилповодження з записами:

. Під час видалення записи з деякої бази або підпорядкованої бази повинні бути видалені всі записи з підлеглих баз нижнього рівня, які відносяться до видаляється запису.

. Якщо все-таки потрібно видалити запис, з довідника потрібно видалити всі посилання на цей запис у всіх базах, пов'язаних з довідником.

. При додаток структури будь-якої бази підпорядковану базу слід використовувати там, де не можна точно сказати, скільки однотипної інформації буде зберігатися.

. Довідник ефективний для швидкого введення логічно пов'язаної групи інформації. Крім того, він є єдиним засобом для класифікації об'єктів. Тому довідник обов'язково слід використовувати там, де передбачається угрупування даних з будь-якою ознакою.

Розглянемо тепер обгрунтування з вибору програмного забезпечення.

1.7 Обгрунтування розробок з програмного забезпечення < p> Підсистема «Програмне забезпечення» (ПЗ) включає сукупністькомп'ютерних програм, описів та інструкцій щодо їх застосування на ЕОМ. ПОділиться на два комплекси: загальне (операційні системи, операційніоболонки, компілятори, інтерпретатори, програмні середовища для розробкиприкладних програм, СУБД, мережеві програми і т.д.) і спеціальне
(сукупність прикладних програм, розроблених для конкретних завдань урамках функціональних підсистем, і контрольні приклади).

До загальносистемного програмного забезпечення належать програми,розраховані на широке коло користувачів і призначені дляорганізації обчислювального процесу і рішень часто зустрічаються завданьобробки інформації. Вони дозволяють розширити функціональні можливості
ЕОМ, автоматизувати планування черговості обчислювальних робіт,здійснювати контроль і управління процесом обробки даних, а такожавтоматизувати роботу програмістів. До даного класу З можна віднестиопераційні системи, інтегровані засоби управління завданнями. Урамках створення даної АІС планується використання операційної системи
Windows 95 (98). Спеціальне програмне забезпечення являє собоюсукупність програм, що розробляються при створенні