Зміст
| Вступ | 3 |
| 1. Створення бази даних, таблиць і форм | 4 |
| 2. Створення звітів та запитів | 9 |
| Висновок | 13 |
| Література | 14 |
ВСТУП
Перш за все, Access це система управління базами даних (СУБД). Як іінші продукти цієї категорії Access призначена для зберігання таотримання даних подання їх у зручному вигляді та автоматизації частовиконуваних операція. Використовуючи Access можна не тільки розроблятизручні форми введення даних, але й обробляти дані, а також складативсілякі складні звіти. З іншого боку Access є потужнимдодатком Windows. Вперше продуктивність СУБД відповідаєможливостям такий розвиненою операційною системою як Microsoft Windows.
Оскільки і Windows Access - дітища фірми Microsoft, вони дуже добревзаємодіють один з іншого. Система Access працює під управлінням
Windows; таким чином, всі переваги Windows доступні в Access. Цеозначає, що ви можете вирізати копіювати і вставляти дані з будь-якогопрограми Windows у додаток Access і навпаки.
У той же час Access це реляційна СУБД. Це означає, що за допомогою
Access можна отримати доступ до будь-яких даними будь-якого типу та будуть використаніодночасно декілька таблиць бази даних. Використання реляційної СУБДдозволяти спростити структуру даних і, таким чином, полегшити виконанняроботи.
У Microsoft Access можна створити базу даних двома способами: за допомогою
Майстри бази даних і самостійно. На створення бази даних за допомогоюмайстри затратити мінімум часу, але вона не міститиме якихосьпотрібних для вас полів, форм або таблиць, зате в ній будуть елементи не потрібнідля вашої бази даних. Для створення своєї бази даних (не використовуючи
Майстра) ви витратите значну частину часу, а також це зажадаєпевних знань Access. Кінцевий результат буде очевидний: база данихміститиме ті елементи, які вам необхідні для роботи.
1. Створення бази даних, таблиць і форм
Створення бази даних - одна з найпростіших операцій в Access. При запуску
Access відкривається діалогове вікно (рис. 1), в якому пропонується створитинову базу даних або відкрити існуючу. Вибираємо параметр "Нова базаданих ", а потім натиснемо кнопку.
Рис. 1. Початкове вікно діалогу.
На екрані з'явитися вікно діалогу" Файл нової бази даних ". Тутнеобхідно визначити ім'я для нового файлу і вказати його місце розташування надиск. Задамо назва бази даних "Складський облік". Access виконаєнеобхідні дії, і через кілька секунд на екрані з'явиться чистевікно бази даних (мал. 2), з яким ми і будемо працювати.
Рис. 2. Робоче вікно бази даних.
Тепер для того, щоб використовувати створену базу даних потрібноввести дані, необхідні для роботи складу. У першу чергу це маєбути список постачальників і клієнтів.
Створимо таблицю, що містить дані постачальників і клієнтів за допомогоюконструктора. Для цього спочатку виберемо вкладку "Таблиці", а потім у вікнібази даних зробимо подвійний клік мишею по листку з підписом "Створеннятаблиці в режимі конструктора ". На екрані з'явитися вікно зображене нарис. 3.
У першу вільну комірку стовпця "Ім'я поля" введемо "КодПоставщіка", а встовпці "Тип даних" виберемо "Лічильник". Поле лічильника дуже зручно, тому щобуде автоматично нумерувати записи, тому використовується для полів,значення яких має бути унікальним для кожного запису. Після видаленнязаписи з певним номером, віддалений номер більше не будеприсвоюватися нових записів.
У чотири наступні комірки введемо "НазваніеПоставщіка", "ОбращатьсяК",
"АдресПоставщіка", "Місто" і "НомерТелефона". У другому стовпці навпакикожної введеної записи виставимо "Текстовий".
Рис. 3 Вікно конструктора для створення Таблиці.
Для того, щоб легше було вводити номер телефону в поле "Маска введення" напанелі "Властивості поля" поставимо курсор і натиснемо на інформацію, що з'явилася ліворуч кнопку
. У вікні "Створення масок введення" виберемо "Середній формат дати" іклацнемо на "Далі". У наступному вікні навпроти "Маска введення" видалимо поточнузапис і введемо «00-00-00». Нуль означає - тільки цифри від 0 до 9,обов'язково; а знак дефіса буде використовуватися безпосередньо як маска.
Тепер натиснемо кнопку "Готово".
Тепер закриємо таблицю і при збереженні задамо назву "Постачальники".
Для спрощення введення даних створимо форму для таблиці "Постачальники" здопомогою Майстра створення форм. Для цього перейдемо на вкладку "Форми" івиберемо "Створення форм за допомогою майстра". У вікні "Створенняформ "виберемо таблицю" Постачальники "і клацнемо по кнопці. Такимчином, ми перенесемо всі дані в праву частину вікна. Потім, натискаючи кнопку
, Виберемо зовнішній вигляд форми (в один стовпець), стиль форми (дифузний)і поставимо ім'я форми "Постачальники" і натиснемо на кнопку. У що з'явиласяформі введемо дані постачальників складу.
Аналогічним чином створимо таблицю і форму "Клієнти".
Наступним кроком буде створення таблиці в режимі конструктора, в якійміститимуться відомості безпосередньо про складі. Назва полів і типиданих, які необхідно ввести показані на рис. 4. При збереженні задамоназву таблиці "Склад".
Рис. 4. Створення таблиці "Склад" в режимі конструктора.
Для таблиці "Склад" створимо форму таким же способом, яким мистворювали форму для таблиць "Постачальники" і "Клієнти".
Для того, щоб враховувати рух товару на складі створимо двааналогічні таблиці (і відповідно форми до них), які назвемо
"Прихід" і "Замовлення". У режимі конструктора таблиць введемо наступні дані
(відповідно для двох таблиць), показані на рис. 5.
Рис. 5. Створення таблиць "Прихід" і "Замовлення" в режимі конструктора.
Для «Ім'я поля» "КодПоставщіка" і "КодКліента" виставимо спочатку значення
«Числовий», а потім виберемо пункт "Майстер підстановок ...". У вікні "Створенняпідстановки "виберемо пункт« Об'єкт "стовпець підстановки" буде використовуватизначення з таблиці або запиту », потім виділимо потрібну таблицю
(відповідно "Постачальники" і "Клієнти") і виберемо "КодКліента" і
"НазваніеКомпаніі" ( "КодПоставщіка" і "НазваніеПоставщіка"). Наступноговікні знімемо прапорець «Приховати ключовою стовпець» і натиснемо.
Тепер заповнюючи таблицю або форму, для того щоб не ввестинеіснуючого клієнта або постачальника можна натисканням бічній стрілкивибрати зі списку те, що потрібно, а щоб заощадити місце в таблиці намбуде видно тільки код постачальника. Ту ж саму операцію зробимо длярядка "КодТовара".
Для "ДатиЗаказа" в полі «Властивості» визначимо маску введення як «Короткийформат часу ».
Тепер введемо дані нашого складу у створені таблиці, використовуючи длязручності створені на базі таблиць форми.
2. Створення звітів і запитів
Кінцевим продуктом більшості додатків баз даних є звіт. У
Access звіт являє собою спеціальний тип неперервних форм,призначених для друку. Для створення звіту, який можна роздрукуватиі розподілити між споживачами, Access комбінує дані в таблицях,запитах і навіть формах. Роздрукована версія форми може слугувати звітом.
В основному звіти найпростіше побудувати за допомогою Майстра звітів.
Майстер звітів намагається створити оптимальний варіант остаточного звітуз першої спроби. Зазвичай майстер достатньою мірою наближається дозакінченого варіанту, так що витрачатися набагато менше часу наредагування базового звіту майстри, ніж пішло б на створення звіту знезаповненого шаблону.
Інформація в готовому звіті (у вікні попереднього перегляду) залежитьвід змісту таблиці (форми або запиту) на даний момент. Створенийодного разу, звіт завжди виводить поточний зміст таблиці. Новий макетзвіту створюється тільки в тому випадку, якщо потрібно змінити зміст,вид або оформлення звіту. У правому нижньому куті звіту Access автоматичновиставить поточну дату (зафіксовану комп'ютером), а в лівому нижньому куті
Access напише загальна кількість листів та номер поточного.
Створимо звіт, використовуючи майстра звітів і табличний варіант даних.
Для цього перейдемо на вкладку звіти і подвійним клацанням мишки виберемо
«Створення звіту за допомогою майстра».
У вікні «Створення звітів» виберемо «Таблиця: Постачальники»,перенесемо дані в праву частину вікна натисканням кнопки і натиснемо кнопку
. У наступному вікні подвійним клацанням виберемо пункт "НазваніеПоставщіка"для того щоб звіт про даний клієнта починався саме з назви фірмипостачальника. У порядку сортування виберемо один пункт «КодПоставщіка»,виберемо макет сторінки, стиль і задамо ім'я звіту "Постачальники".
Таким же способом створимо звіт для таблиці "Клієнти". Створені звітинаведені у додатку 1 і 2.
Решта звіти будуть створюватися на базі запитів.
Запити є важливим інструментом в будь-яких системах управління базамиданих. Вони використовуються для виділення, оновлення та додавання новихзаписів у таблиці. Найчастіше запити використовуються для виділенняспецифічних груп записів, щоб задовольнити певному критерію.
Крім того, їх можна використовувати для отримання даних з різних таблиць,забезпечуючи єдине подання пов'язаних елементів даних.
Результатом запиту є спеціальна таблиця, яка називаєтьсявибіркою або динамічним набором даних, так як між вибіркою ітаблицею, на основі якої вона будується, створюється динамічна зв'язок. Якби це не називалося, результатом буде набір потрібних полів, що містятьдані, що задовольняють встановленим умовам. У будь-якому випадку це частинатаблиці, і будь-які зміни, внесені, наприклад, у форму, потраплять і втаблицю.
Для створення запитів теж існує кілька способів. У данійконтрольної запити будуть створюватися за допомогою майстра запитів.
Створимо два аналогічних запиту. Один запит буде містити інформаціюпро поставку товару на склад, а друга - інформацію про замовлення.
Покрокове опис створення запиту "Інформація про поставку":
1. перейти на вкладку "Запити";
2. подвійним клацанням вибрати «Створення запиту за допомогою майстра»;
3. з таблиці "Постачальники" вибрати "НазваніеПоставщіка";
4. з таблиці "Прихід" вибрати "ДатаПріхода";
5. з таблиці "Склад" вибрати "НаіменованіеТовара", "ВідУпаковкі" і
"ЦенаПріхода";
6. з таблиці "Прихід" вибрати "КолічествоПріхода";
7. двічі натиснути кнопку;
8. задати ім'я запиту як - «Інформація про постачання»;
9. натиснути кнопку;
10. у вікні, що з'явилося виставити сортування за зростанням за датою;
11. на вкладці "Запити" виділити створений запит «Інформація про постачання» і клацнути на панелі інструментів вікна бази даних;
12. в першому вільному полі конструктора запиту написати: Сума:
[ЦенаПріхода] * [КолічествоПріхода].
Тепер створимо звіт на базі створеного запиту «Інформація про поставку»за допомогою майстра створення звітів. У вікні "Створення звітів" виставимопрапорець для підсумовування суми. Створений звіт наведено у додатку 3.
Покрокове опис створення запиту "Інформація про замовлення":
1. перейти на вкладку "Запити";
2. подвійним клацанням вибрати «Створення запиту за допомогою майстра»;
3. з таблиці "Клієнти" вибрати "НазваніеКомпаніі";
4. з таблиці "Замовлення" вибрати "ДатаЗаказа";
5. з таблиці "Склад" вибрати "НаіменованіеТовара", "ВідУпаковкі" і
"ЦенаРасхода";
6. з таблиці "Замовлення" вибрати "КолічествоЗаказа";
7. двічі натиснути кнопку;
8. задати ім'я запиту як - "Інформація про замовлення»;
9. натиснути кнопку;
10. у вікні, що з'явилося виставити сортування за зростанням за датою;
11. на вкладці "Запити" виділити створений запит «Інформація про замовлення» і клацнути на панелі інструментів вікна бази даних;
12. в першому вільному полі конструктора запиту написати: Сума:
[ЦенаРасхода] * [КолічествоЗаказа].
Тепер створимо звіт аналогічний до звіту "Інформація про поставку". Звіт
"Інформація про замовлення" наведено у додатку 4.
Тепер створимо два запити, які фіксують загальний прихід і витрати товарівскладу. Обидва запиту створюються аналогічно, тому наведемо покроковестворення запиту та звіту тільки для поставок.
1. перейти на вкладку "Запити";
2. подвійним клацанням вибрати «Створення запиту за допомогою майстра»;
3. з таблиці "Склад" вибрати "НаіменованіеТовара" "ВідУпаковкі";
4. з таблиці "Прихід" вибрати "КолічествоПріхода";
5. натиснути кнопку;
6. вибрати підсумковий звіт і виставити прапорець на сумі
"КолічествоПріхода";
7. натиснути кнопку;
8. задати ім'я запиту як: "Сума приходу товару на склад";
9. натиснути кнопку;
10. створити звіт на базі запиту "Сума приходу товару на склад".
Створений звіт наведено у додатку 5. Створений аналогічно звіт
"Сума замовлення товару зі складу" на базі запиту "Сума замовлення товару зіскладу "наведено у додатку 6.
ВИСНОВОК
У даній контрольної був описаний алгоритм створення бази даних длявикористання на складі (в даному випадку продуктовому).
У результаті вищеописаних дій база даних складського облікумістить:
1. Таблиці:
1. постачальники;
2. клієнти;
3. склад;
4. прихід;
5. замовлення;
2. Форми:
1. постачальники;
2. клієнти;
3. склад;
4. прихід;
5. замовлення;
3. Запити:
1. інформація про поставку;
2. інформація про замовлення;
3. сума приходу товару на склад;
4. сума замовлення товару зі складу;
4. Звіти (наведені в додатку):
1. постачальники;
2. клієнти;
3. інформація про поставку;
4. інформація про замовлення;
5. сума приходу товару на склад;
6. сума замовлення товару зі складу.
ЛІТЕРАТУРА
1. Гетц К. Access 2000. - Київ, 2000 - 1257 с.
2. Каратагін С.А. Access 2000. Керівництво користувача з прикладами. -
М.: Лабораторія Базових Знань, 2000 - 376 с.: Ил.
3. Нейбауер А. Access 97 для зайнятих - СПб.: Питер, 1997. - 368 с.: Ил.
4. Пасько В. Access 2000: Русифицированная версія. - Київ: Ірина, 1998
- 383 с.: Ил.
-----------------------
