Введення і форматування тексту в Word

Інформатика, програмування

Міністерство освіти і науки України

Національний аерокосмічний університет ім. Н.Є. Жуковського "ХАІ"

Кафедра 603

Реферат

по курсу "Методи і засоби КІТ"

на тему "введення і форматування тексту в Word "

Виконав: студент гр. П2-36

Зоркин К.А.

Перевірив: ст. викладач

Дужая В.В.

2003 г.

Зміст

Вступ 3

Введення тексту 4

Як вводити текст 4
Вставка спеціальних символів. 4

Виділення тексту. 6

Способи виділення тексту 6
Скасування та повторення виконаних дій 6

Редагування тексту 7

Редагування виділеного тексту. 7
Переміщення та копіювання тексту 7

Форматування тексту 9

Прийоми форматування тексту 9
Завдання параметрів шрифту 9
Форматування абзаців 11

Висновок. 15

Введення

Практично кожен користувач комп'ютера зустрічається знеобхідністю підготовки тих чи інших документів - листів, статей,службових записок, звітів, рекламних матеріалів і т.д. Зрозуміло цідокументи можна підготувати і без персонального комп'ютера, наприклад надрукарській машинці. Однак з появою персональних комп'ютерів сталозначно простіше і зручніше, а отже, і вигідніше підготуватидокументи за допомогою комп'ютерів.

При використанні персональних комп'ютерів для підготовки документівредагованого текст документа виводиться на екран, і користувач може вдіалоговому режимі вносити в нього свої зміни. Усі змінивідразу ж відображаються на екрані комп'ютера, і потім при роздрукувиводиться красиво і правильно оформлений текст, в якому враховані всізроблені користувачем виправлення. Користувач може переносити шматкитексту документа з одного місця в інше, використовувати декілька видівшрифтів для виділення окремих ділянок тексту, друкувати підготовленийдокумент на принтері в потрібному числі примірників.

Зручність та ефективність застосування комп'ютерів для підготовки текстівпривели до створення безлічі програм для обробки документів. Такіпрограми називаються редакторами текстів. Можливості цих програмрізні - від програм, призначених для підготовки невеликих документівпростої структури, до програм для набору, оформлення і повної підготовки дотипографського видання книг і журналів (видавничі системи).

Далі будуть описані такі основні елементи редакторів як введення іредагування тестів на прикладі відомого редактора текстів Microsoft
Word, який має дуже широкі можливості, але вивчити які нескладає певного праці.

Введення тексту

Як вводити текст

Для введення тексту досить підвести курсор до потрібного місця документаі набрати текст. У Word є 2 режиму редагування: режим вставки ірежим заміни. В режимі вставки (використовується найчастіше) всі символи праворучвід курсора зсуваються, звільняючи місце для вводиться користувачем тексту.
У режимі заміни нові символи праворуч від курсора зсуваються, звільняючимісце для вводиться користувачем тексту. У режимі заміни нові символизамінюють собою існуючі. Коли цей режим включений, в рядку станувиділяється індикатор ЗАМ (OVR). Для перемикання між цими двома режимамислід натиснути клавішу Insert або зробити подвійне клацання мишею наіндикаторі ЗАМ.

У Word новий абзац починається після натискання клавіші Enter і кінецьабзацу відзначається символом абзацу. Символ абзацу (() є одним знедрукованих символів, що входять в документи Word. Недруковані символиніколи не з'являються в остаточному роздрукованому варіанті документа. Наекрані вони теж звичайно не видно. Однак ви можете зробити їх видимиминатисканням кнопки Недруковані символи (Show/Hide () на стандартній панеліінструментів.

Також можна дозволити або заборонити показ конкретних недрукованихсимволів. Для цього слід виконати команду Параметри (Options) з меню
Сервіс (Tools), вибрати вкладку Вид (View) і встановити відповідніпрапорці в групі Недруковані символи (Nonprinting Characters).

Попередження. Уникайте випадкового видалення символів абзаців
(символи видаляються незалежно від того, видно чи вони на екрані чи ні). Цепризводить до злиття абзаців, що розділяються символом, при якому будь-якаформатування другого абзацу пропадає.

Вставка спеціальних символів.

При необхідності вставити в документ різноманітні символи й буквиіноземних алфавітів, відсутні на клавіатурі, скористайтесятаким чином:

1. Помістіть курсор в місце вставки символу.
2. Задайте команду Символ (Symbol) в меню Вставка (Insert).
3. У діалоговому вікні Символ (Symbol) виберіть вкладку Символи
(Symbols) (рис. 1)

рис.1. Вид діалогу вставки символу

4. У списку Шрифт: (Font) виберіть необхідний шрифт, потім за допомогою миші виберіть потрібний символ і клацніть два рази лівою кнопкою миші. Символ з'явиться в документі там, де стоїть курсор, немов ви тільки що набрали його на клавіатурі.
5. Після вставки потрібних символів закрийте вікно діалогу кнопкою Закрити
(Close).

Нарешті, можна вставити в текст документа поточний час та дату - дляВиконайте команду Дата і час (Date And Time) з меню Вставка ізнайдіть в списку, що з'явиться відповідний формат (рис. 2). Якщо встановитипрапорець Вставити як поле (Insert As Field), то Word автоматично будеоновлювати дату та час при кожній друку документа; в іншому разі датаі час залишаться такими, якими вони були в момент вставки. рис. 2. Вставлення поточної дати і часу.

Виділення тексту.

Способи виділення тексту

Більша частина прийомів редагування Word (включаючи технікуформатування) вимагає, щоб користувач спочатку виділив фрагменттексту, а потім виконав для нього відповідну команду. Виділення текстурозширює дію команд Word.

Щоб виділити фрагмент документа в звичайному режимі:

1. Помістіть покажчик миші на початок або кінець виділяється фрагмента. Далі виконайте одну з таких дій.
2. Натисніть ліву кнопку миші і виділіть фрагмент протяганням покажчика в потрібному напрямку або натисніть клавішу Shift і за допомогою клавіш управління курсором розширимо виділення фрагмента в потрібному напрямку або
Натисніть клавішу Shift і клацніть мишею в кінці виділеної області.

Щоб виділити фрагмент документа в режимі розширеного виділення:

1. Помістіть покажчик миші на початок або кінець виділяється фрагмента.
2. Включіть режим розширеного виділення натисненням клавіші F8 або подвійним клацанням мишею в полі ВДЛ (EXT) рядка стану. При цьому літери поля стають чорними.
3. Тепер при послідовних натиснення клавіші F8 відбувається виділення слова, речення, абзацу, розділу та документа в цілому. Щоб зменшити область виділення (в зворотному порядку: документ, що розділ, абзац і т. д.), натисніть, утримуючи клавішу Shift клавішу F8 потрібну кількість разів.

У режимі розширеного виділення "виділення фрагмента (скасуваннявиділення) виконується аналогічно виділенню в звичайному режимі, тобто здопомогою миші або клавіш управління курсором, але при цьому натискати клавішу
Shift не потрібно.
Відключення режиму розширеного виділення виконується натисканням клавіші ESCабо подвійним клацанням миші в полі ВДЛ (EXT) рядка стану.

Скасування та повторення виконаних дій

Word представляє зручний засіб скасування помилково виконанихдій щодо редагування. Щоб скасувати останню виконану дію,достатньо виконати команду Скасувати введення (Undo) меню Правка (Edit). Дляповторення останньої відміненої дії можна виконати команду
Повторити введення (Rredo). Зазначені дії щодо скасування і повторення введеннязручно виконувати клацанням мишки відповідно на лівої і правої кнопках здуговими стрілками на панелі інструментів Стандартна (Standard).

Word запам'ятовує в стеку до сотні останніх виконаних дій поредагуванню, які можна скасувати чи повторити наново. Клацаннямкнопкою миші по одній з кнопок з трикутником можна переглянути весьсписок дій щодо редагування або скасування редагування. Вибравши елементв одному зі списків і клацнути по ньому мишею, можна скасувати або повторитицілий ланцюжок дій щодо редагування, пов'язаних з вибраним елементом.

Редагування тексту

Редагування виділеного тексту.

Після виділення фрагменту тексту можна користуватися командамиредагування або форматування.

Перш за все, якщо встановлено прапорець Замінювати виділений фрагмент привведенні (Typing Replaces Selection) (команда Параметри в меню Сервіс, вкладка
Редагування), то виділений фрагмент можна замінити звичайний набір новоготексту. При введенні першої букви весь виділений фрагмент автоматичновіддаляється, а новий текст вставляється на його місце (якщо прапорець Замінювативиділений фрагмент при введенні скинутий, то виділений текст залишається намісці, виділення пропадає, а новий текст вставляється перед тим, що буловиділено).

Щоб видалити виділений фрагмент, натисніть клавішу BACKSPACE або
DELETE або виконайте команду Видалити в меню Правка.

Щоб змінити регістр літер у виділеному фрагменті, можна виконатикоманду Регістр (Change Case) з меню Формат (Format) і встановитивідповідну опцію у вікні діалогу Регістр (рис. 3). Крім того, ви можетенатиснути Shift + F3 (при необхідності кілька разів) і вибрати відповіднийваріант зміни регістру.

рис.3. Вікно діалогу Регістр

Переміщення та копіювання тексту

мишею можна швидко переміщати і копіювати текст, це робиться так:
1. Виділіть текст.

2. Помістіть покажчик миші на виділений фрагмент (вид покажчика зміниться з I на стрілку) і натисніть ліву кнопку миші.

3. Щоб перемістити текст, просто перетягніть його на нове місце. Щоб скопіювати текст, під час перетягування тримайте натиснутою клавішу Ctrl.
Текст можна перетягнути в той же самий чи в інший документ Word (щоб перемістити чи скопіювати текст у інший документ, на екрані повинні бути видно вікна обох документів).

Даний спосіб працює тільки при встановленому прапорці Використовуватиперетягування тексту за виправлення (Drag-And-Drop Ntxn Editing). Прапорецьзнаходиться на вкладці Правка (Edit) вікна діалогу, що відкривається командою
Параметри з меню Сервіс.

Текст також можна переміщати або копіювати за допомогою буфера обміну
(clipboard) - особливого засоби Windows для тимчасового зберігання тексту абографіки. Це робиться так:
1. Виділіть текст.

2. Для переміщення виконайте команду Вирізати (Cut) з меню Правка або натисніть Ctrl + X. Текст буде вирізаний (скопійований в буфер обміну та вилучено)
- тобто пропаде з документа і виявиться перенесеним в буфер обміну.

3. Для копіювання виконайте команду Копіювати (Copy) в меню Правка або натисніть Ctrl + C. При цьому текст залишиться в документі, а його копія буде поміщена в буфер обміну.

4. Встановіть курсор в тій позиції, де хочете вставити вирізаний чи скопійований в буфер обміну текст. Це місце може знаходитися в тому ж самому або в іншому документі.

5. Виконайте команду Вставити (Paste) в меню Правка або натисніть Ctrl + V.
Текст з буфера обміну вставляється в документ.

У Word є ще дві додаткові можливості вирізати, копіюватиі вставляти текст. По-перше, можна натиснути відповідну кнопку настандартної панелі інструментів:

Вирізати

Копіювати

Вставити

По-друге, щоб вирізати або скопіювати виділений фрагмент тексту,можна клацнути на ньому правою кнопкою миші і виконати команду Вирізати або
Копіювати в контекстному меню.

Аналогічно, щоб скопіювати текст з буфера, ви можете клацнути намісці вставки правою кнопкою миші і виконати у контекстному меню команду
Вставити. Меню можна прибрати без виконання команди - для цього натиснітьклавішу ESC або клацніть мишею в документі.

Після вставки текст не зникає з буфера обміну. таким чином,повторюючи цю операцію, можна вставити в документ кілька копій тексту.
Однак вміст буфера обміну стирається, якщо у Word або в іншійпрограмі відбувається операція переміщення чи копіювання. Щоб зберегтитекст у буфері обміну необхідно користуватися для копіювання абопереміщення прийомами, в яких буфер не бере участь (наприклад, описанимвище перетягуванням миші).

Форматування тексту

Прийоми форматування тексту

У Word розрізняють форматування символів і форматування абзаців.
Поняття "символ" включає в себе не тільки окремий символ, але і слово,фразу, а також фрагмент тексту, який не є абзацом. При форматуваннісимволів як правило, задаються параметри шрифту: гарнітура і розмір,накреслення і тип підкреслення, межбуквенное відстань, прихований текст іін При форматуванні абзаців крім параметрів шрифту задаються параметрирозташування абзацу: вирівнювання і відступи відносно полів сторінки,інтервали між абзацами і між рядками усередині абзацу, а також положеннясамого абзацу на сторінці.

Об'єкт форматування повинен бути попередньо виділено. Параметриформатування зберігаються в символі кінця абзацу. Якщо видалити символкінця поточного абзацу, то абзац приймає параметри форматування абзацу,наступного за ним в документі. Новий абзац, що утворюється при натисканніклавіші ENTER, набуває параметри форматування попереднього абзацу.

У Word реалізовані два принципово відмінних способи форматуваннятексту - пряме (або безпосереднє) форматування і форматування звикористанням стилів. При прямому форматуванні виділеному фрагментупо черзі призначаються необхідні параметри оформлення. Перевагастильового форматування полягає в тому, сто обраного об'єкта (звичайноце абзац) призначається цілий набір параметрів форматування (стильформатування), який формується завчасно і має унікальне ім'я. Стильформатування може містити параметри шрифту, абзацу, табуляції,обрамлення та заливки, кадру, нумерації і вказівка на використовуваний мова длярозстановки переносів та перевірки орфографії. Стилі форматування можутьбути призначені виділеним абзаців або абзацу, всередині якого знаходитьсякурсор.

Далі будуть описані методи прямого форматування тексту, як-то:завдання параметрів шрифту та форматування абзаців.

Завдання параметрів шрифту

Завдання параметрів шрифту виконується за допомогою діалогового вікна Шрифт
(Font) (рис. 4), що викликається по команді Шрифт (Font) в меню Формат.

При відкритті діалогу Шрифт в ньому показані поточні атрибути форматувиділеного тексту. Якщо значення будь-якого атрибуту змінюєтьсявиділеному тексті (наприклад, деякі символи - напівжирний, а інші -немає), то поле, відповідне цього атрибуту, залишається незаповненим (або,якщо атрибут включається установкою прапорця, маркер буде сірого кольору).

мал.4. Діалогове вікно Шрифт вкладка Шрифт

У списку Шрифт наведено назви всіх шрифтів, встановлених у вашійсистемі. Зверніть увагу на те, як Word відзначає різні типи шрифтів.
Шрифти принтера - це ті, які вбудовані в ваш поточний принтер Windows,прийнятий за замовчуванням, якщо змінити його, то склад шрифтів принтера станешвидше за все іншим. Кожен такий шрифт існує для обмеженогокількості розмірів. Шрифти TrueType встановлюються на рівні системи
Windows. Вони є масштабованими (тобто їх розміри можу вибиратисядовільно) і дозволяють отримати високу якість практично на будь-якомуекрані і принтері. Шрифти TrueType добре підходять в тих випадках, коли вихочете використовувати символи в великому діапазоні розмірів або коли документнеобхідно виводити на різних принтерах.

Установка прапорців Верхній індекс і Нижній індекс піднімає абоопускає текст на стандартне відстань і зменшує розміри символів.
Щоб просто підняти або опустити текст, не змінюючи його розміру, виберітьвкладку Інтервал, виберіть зі списку Зсув значення початок (Raised) або
Вниз (Lowered), а потім вкажіть у лічильнику На (By) точне відстань упунктах, на яке текст повинен піднятися або опуститися (1 пункт = 1/72дюйма).

Прапорець Прихований (Hidden) дозволяє зробити текст невидимим на екраніабо при друці документа. Для контролю відображення прихованого текстузастосовується команда Параметри а меню Сервіс. Прихований текст буде видно наекрані тільки при установці прапорця Прихований текст (Hidden Text) на вкладці
Вигляд, а при друці - тільки при установці прапорця Прихований текст на вкладці
Друк.

Слід зауважити, що прапорці Малі великі/Всі прописні впливаютьтільки на те, як текст виводиться на екран або друк; вони не міняютьрегістру символів. Таким чином, якщо скинути ці прапорці, відновитьсяпочатковий стан великих і малих літер тексту.

Якщо встановити прапорець Кернінг на вкладці Інтервал (мал. 5), Word будескорочть інтервали між деякими парами символів, щоб надати текстубільш компактний (і професійний) вид. Word автоматично регулюєкернінг символів, розмір яких дорівнює або перевищує значення, вказане вполе Пунктів і більше (Points And Above). Крім того, вибраний шрифт повиненставитися до сімейства шрифтів TrueType (чи PostScript, якщо вивикористовуєте Adobe Type Manager).

рис. 5. Вкладка Інтервал вікна діалогу Шрифт

Нарешті, ви можете натиснути кнопку За замовчуванням (Default), щобзмінити атрибути формату символів, що задаються за умовчанням, і привести їху відповідність зі значеннями на вкладках Шрифт і Інтервал вікна діалогу
Шрифт. Натискання кнопки За замовчуванням (і відповідь Та на вимогу підтвердитисвоє рішення) призначає вибрані атрибути стилю Звичайний як документа, такі шаблону, на базі якого створювався документ. В результаті при кожномустворення нового документа на базі цього шаблону його текст буде володітиновими атрибутами формату (проте кнопка За замовчуванням не впливає на іншідокументи, які були створені раніше на підставі цього шаблону).

Крім того, основні параметри шрифту (гарнітуру, розмір, накреслення іпідкреслення) можна задати за допомогою кнопок панелі інструментів
Форматування (Formatting). (Якщо перед завданням параметрів шрифтувиділити деякий текстовий фрагмент, то вибрані параметри будутьзастосовані до цього фрагменту. В іншому випадку нові параметри будутьпоширюватися на знову введений текст. )

Форматування абзаців

За допомогою діалогу Абзац можна встановити будь-який з перелічених утаблиці 1 атрибутів. Воно відкривається командою Абзац у меню Формат або жклацанням правої кнопки миші в тексті та виконанням команди Абзац зконтекстного меню. На рис.6 зображена вкладка Відступи та інтервали (Indentsand Spacing) вікна діалогу Абзац, а на рис.7 - вкладка Положення на сторінці
(Text Flow). Як і під час роботи з вікном Шрифт, вибір атрибутів формату у вікнідіалогу Абзац полегшується тим, що Word показує зразок тексту,відформатованого із застосуванням обраних атрибутів.

табл.1 Атрибути формату абзацу

Лівим відступом абзацу називається відстань, на яку ліва межатексту абзацу відстоїть від лівого поля сторінки (позитивний відступ) або наяке вона заходить у ліве поле (негативний відступ). Аналогічно, правимвідступом абзацу називається відстань, на яку права границя текстуабзацу відстоїть від правого поля сторінки (позитивний відступ) або наяке вона заходить в праве

рис.6 Вкладка Відступи і інтервали у вікні діалогу Абзац.

поле (негативний відступ). Полями називають відстань між областю, вякої може розташовуватися текст, і краями папери; розмір поліввстановлюється під час налаштування параметрів сторінки. Найпростіший спосібосвоїти різні параметри відступу - міняти їх значення і стежити зазмінами у зразку тексту.

рис.7 Вкладка Положення на сторінці у вікні діалогу Абзац

Міжрядковий інтервалом називається сумарна висота кожного рядкатексту в абзаці.

Форматувати абзаци можна також за допомогою панелі інструментівформатування і лінійки (якщо останній немає у вікні, виконайте команду
Лінійка (Ruler) в меню Вид).

Для форматування абзаців використовуються такі кнопки панеліінструментів форматування:

Вирівнювання по правому краю
Вирівнювання по лівому краю Збільшення лівого відступу

Вирівнювання по центру Зменшення лівого відступу

Вирівнювання по ширині

Для встановлення відступів абзацу можна користуватися лінійкою

Перетягніть для установки лівого відступу першого рядка

Перетягніть для установки лівого відступу всіх рядків

Перетягніть для установки лівого відступу всіх рядків, крім першого рядка

Висновок.

Microsoft Word - це універсальний редактор текстів і засібпідготовки оригінал-макетів. Ось тільки деякі з функцій,підтримуваних Word:

використання безлічі різних шрифтів (розмірів та вигляду) символіві різних способів їх виділення (напівжирний, курсивні, підкресленісимволи й т.д.)зазначення параметрів абзаців тексту та сторінок документадрук верхніх і нижніх колонтитулів довільного видуавтоматичне формування змісту та різних видів покажчиківоформлення таблиць і абзаців "пліч-о-пліч"включення малюнків (графічних файлів)розміщення абзаців (наприклад, малюнків) в будь-якому місці сторінки (рештітекст при цьому може огинати малюнок)

Досвідчені користувачі дуже цінують таку можливість Word, як стиль.
Word дозволяє записати так звану таблицю стилів всі параметринайбільш часто використовуваних видів оформлення тексту: абзаців, символів ірозділів документа. Якщо зробити це, то потім будь-якій ділянці тексту можнабуде присвоїти один з "стандартних" видів оформлення за допомогою 1-2натискань клавіш. Це не тільки значно прискорює набір документа, але йпідвищує гнучкість його оформлення.

Засоби перевірки орфографії, граматики, а також застосування словника -тезаурус покращує стиль викладу. У Word включена підтримка більш ніж 30файлових форматів різних текстових редакторів. Це означає, що виможете створити взяти документ, підготовлений в іншому тестовому редакторі
(наприклад, в WordPerfect), і продовжити роботу з ним в Word. Багатокористувач також застосовують Word для створення і ведення списків поштовоїрозсилки і для складення листів електронної пошти. До всіх описанихможливостям Word можна додати можливість налаштування середовища Word - меню,панелі інструментів, поєднання клавіш і режим перегляду документа.