ВСТУП
В даний час вже важко уявити сучасний офіс безкомп'ютерів. Застосування комп'ютерних технологій дозволяє значнопідвищити продуктивність і якість роботи як окремого секретаря -референта, так і служб документаційного забезпечення управління в цілому.
Довгий час автоматизація установ у здійснювалася у виглядірізного роду підсистем АСУ, заснованих на базах даних (кадри,канцелярія, бухгалтерія, зарплата, контроль виконання та ін) Не благаючизначимості цих підсистем, варто помітити, що вони охоплювали лише до 15 -
20% загального обсягу інформації, що циркулює в установі.
Потреби по електронній обробці документів задовольнялися застосуваннямфункціональних пакетів (редакторів тексту і електронних таблиць) іінтегрованих пакетів програм Microsoft Office, Perfect Office, Lotus
Smart Suite. Ці кошти виявилися недостатніми для управління величезнимипотоками паперових і електронних документів, що циркулюють як всередині одногопідприємства, так і між ними. В цілому такий підхід грішив відсутністюкомплексності в автоматизації діловодства та управліннядокументообігом.
В даний час розвиток інформаційних технологій призвело допояви методів і засобів, що забезпечують інтегровані рішення поавтоматизації офісу, що дозволяють автоматизувати ручні операції і пошукдокументів, автоматично передавати і відслідковувати переміщення документів іконтролювати виконання доручень, пов'язаних з документами.
Складно порівняти системи, що представляються сьогодні на вітчизняномуринку. Їх більш-менш докладна класифікація відсутня, що частопризводить до порівняння систем, призначених для вирішення рпінціпіальнорізних завдань.
Про специфіку кожної програми з автоматизації підприємств можнадізнатися через Інтернет, з рекламних матеріалів, статей в ЗМІ.
Вибір програмного забезпечення необхідно випереджати свідомістютехнічного завдання, докладно описує, що саме повинна матипрограма.
У роботі розглядаються основні варіанти вибору програмногозасоби для комплексної автоматізціі, їх плюси і мінуси.
Методи автоматизації установ
Розглянемо основні методи автоматизації засновницької діяльності.
Сучасні організації являють собою сукупність підрозділів,філіалів, відділів і офісів, що обмінюються між собою інформацією івиконують окремі частини спільної роботи. Основними фазами життянеструктурованої інформації в офісі є:
• введення інформації в систему,
• зберігання, навігація, пошук і фільтрація документів,
• колективного робота з документами,
• висновок інформації з системи.
Існують різні способи введення інформації в систему. Це першвсього сканування документів і збереження їх у вигляді графічних образів. Усистемах першого покоління графічні образи введених документівідентифікуються за допомогою ключових слів для наступного пошукунеобхідної інформації (наприклад: система SoftSolutions). Пізніше сталазастосовуватися технологія оптичного розпізнавання символів OCR (Optical
Character Recognition). Після сканування та введення документа в систему йогографічний образ "переводиться" в текст, потім йде виправлення помилокрозпізнавання.
При масовому ручному введенні однотипних документів використовуютьсяелектронні форми, які забезпечують структуризацію документа шляхомвиділення частин тексту і додавання полів (атрибутів), що дозволяєспростити заповнення документів і виконати необхідні обчислення.
Інформація в офіс може надходити і шляхом імпорту файлів з магнітнихносіїв або з телекомунікацій (факси, повідомлення електронної пошти татощо).
Введення інформації супроводжується класифікацією документів шляхом завданняатрибутів і ключових слів, анотування їх змісту. Для прискоренняподальшого контекстного пошуку проводиться повнотекстове індексуваннядокументів.
Важливе значення для організації ефективного управліннянеструктурованими документами мають методи зберігання інформації,навігації, пошуку і фільтрації документів.
Документи можуть зберігатися просто у файловій системі, і при цьому системакаталогів служить засобом групування і навігації в сховищедокументів. У сучасних ОС типу Windows 95 є можливість завданнядовгих імен каталогів і файлів як назви папок і документів, атакож є відповідні засоби пошуку файлів за їх параметрами.
Ряд систем, заснованих на електронній пошті, зберігають документи впоштових скриньках у вигляді листів з приєднаними файлами.
Навігація в сховище спрощується за допомогою вкладених папок особистого йколективного користування. Однак в таких системах пошук і фільтраціяобмежені лише відбором і сортуванням документів по атрибутах і текступоштового повідомлення.
Специфічний метод зберігання реалізований в пакеті Lotus Notes у вигляді такзваної бази документів. База документів може зберігати як однотипнутак і різнотипних інформацію у вигляді одного файлу. Документи допускаютьвнутрішню структуризацію на основі формулярів шляхом виділення і додаванняполів у документі. Навігацію в базі документів спрощує наявність сторінок баздокументів і категорій документів. Поштові повідомлення також зберігаються у виглядібази документів, файли довільного виду допускається приєднувати дотекстових документів.
Багато сучасні системи електронних документів використовують удоповнення до файлової системи так звані бібліотеки документів,містять в БД картки документів з атрибутами та ключовими словами. Длялогічної угруповання документів застосовуються папки.
Пошук і фільтрація документів здійснюється за запитами на основіконтекстного пошуку: за атрибутах, за ключовими словами і по повномузмісту тексту на основі індексу. При використанні механізму чіткогопошуку (наприклад, DOCS OPEN) у запиті не повинно бути орфографічнихпомилок, а в тексті документа - помилок розпізнавання. При цьому можеморфологічний розбір дозволяє спростити
Нещодавно на основі нейронних мереж і штучного інтелектуреалізована технологія нечіткого пошуку за повним змістом документа
(наприклад, технологія адаптивного розпізнавання образів APRP в пакеті
Excalibur EFS). Нечіткий пошук не вимагає повної відповідності шуканих фразз вмістом документів, крім того, виключає потребу у виправленніпомилок після розпізнавання тексту. Система пошуку завжди видаєкористувачеві відповідь, найкращим чином узгоджений з термінами або фразамизапиту.
Фірми-виробники реляційних СУБД (зокрема ORACLE) проповідуютьінші схеми зберігання - текстові та універсальні БД. Тексти документівзберігаються в символьних полях змінної довжини, розширені засоби SQL -пошуку дозволяють формувати змішані запити для пошуку по атрибутах іконтекстного пошуку, а додаткові функції забезпечують обробку тексту
Для зберігання довільної інформації, в тому числі мультимедіа, можнавикористовувати поля бінарних об'єктів великої довжини BLOB і/або гіпертекст.
СУБД, розширені для пошуку та обробки такої інформації, утворюютьуніверсальні сервера БД. Інший спосіб зберігання документів довільногозмісту реалізують об'єктно-орієнтовані БД (наприклад, Informix
Illustra).
Феномен розподіленого гіпертексту складає основу широко впроваджується
Web-технології. Сховище інформації являє собою сукупністьгіпертекстових сторінок, розподілених по вузлах мережі Internet абокорпоративної мережі (Intranet). Кожна сторінка розміщується в окремомуфото і являє собою текст, розмічений за допомогою мови HTML.
Структуризація документа здійснюється шляхом форматування, виділенняполів, створення форм для діалогового заповнення документа і організацієювнутрішніх гіпертекстових посилань. Допускається створення гіпермедіавключенням будь-який мультимедіа-інформації (растрова графіка, аудіо, відео).
Навігація по сховищу гіпертексту здійснюється за допомогою зовнішніхгіпертекстових посилань URL на документи, розташовані на різних вузлахмережі (Web-серверах). Крім того, для визначення місцезнаходження документівслужить контекстний пошук. Для прискорення пошуку інформації в "павутині"застосовуються спеціальні програми-роботи, скануючі Web-сервера ібудують якусь подобу індексу. Використання гіпертексту дозволяє створитиінформаційну інфраструктуру територіально розподіленого установи таспростити діалоговий інтерфейс користувача, що найбільш важливо прирозробці інформаційних програм для керівників.
Організація та автоматизація в офісі колективної роботи з документамибудуються на технологіях groupware і workflow.
Технології groupware орієнтовані на невеликі робочі групи,характеризуються підтримкою виконання однієї колективної завдання івідсутністю структуризації в організації робіт. Підтримка обмежуєтьсязабезпеченням колективного доступу до інформації за допомогою різних методівдоступу:
• мережевий доступ до файлів і бази даних;
• локальна і глобальна електронна пошта (включаючи конференції тадискусії);
• термінальний доступ, пересилка файлів і електронна дошка оголошень;
• перегляд та інтерпретація гіпертексту (гіпермедіа).
Потрібно відзначити, що Web - технології крім гіпертекстового протоколу
HTTP включають в себе ряд інших методів доступу.
При колективній роботі важлива наявність блокування для дозволуконфліктів при спільному використанні ресурсів, санкціонування доступуз ідентифікаторів і паролів, захист інформації за допомогою прав доступу.
Додатковий рівень безпеки забезпечується методами і засобамишифрування та електронного підпису.
Технології класу workflow служать для автоматизації документообігу всередніх і великих офісах і для них характерно:
• підтримка розрахованої на багато користувачів роботи з декількома завданнямиодночасно;
• чітка структуризація виконання робіт по ролях і документами зконтролем виконання.
Діловий процес формалізується як сукупність станів і переходів,необхідних для опису взаємодії, як мінімум двох суб'єктів (уокремому випадку співробітників підприємства) для досягнення виконання заздалегідьзаданої умови. Приватним випадком такої взаємодії є простапересилання документа з точки в точку.
Однією з реалізацій технології workflow є так звана
"Система графів", де кожен крок являє собою вектор і відображаєрух завдання, пов'язаного з документом, або просто пересуваннядокумента від одного суб'єкта до іншого. При цьому на людину, яка відповідалаза правильність функціонування схеми, лягає відповідальність облікувсіляких непередбачених (або відмовних) ситуацій, які можутьвиникнути на шляху руху документа. Інша реалізація грунтується напоняття "цикл" ( "loop") або "стіл". У цьому випадку мається на увазі, щонайменшим елементом у схемі взаємодії є цикл, що враховує всюгаму взаємодії між двома довільними суб'єктами. При цьому системасама відстежує замкнутість процесу і, в разі помилки, вказує місценекоректність із зазначенням її причини, після чого припиняється генераціянового процесу.
регламентації взаємовідносин суб'єктів документообігу доповнюєтьсязавданням безумовної та умовної маршрутизація документів (по електроннійпоштою) і часів обробки документа для контролю та обліку виконання.
Обробка інформації базується на методах і засобах офісноїавтоматизації:
• обробка тексту,
• електронні таблиці,
• ділова та презентаційна графіка,
• планування робіт і нарад,
• генерація звітів з бази даних, • мультимедіа.
Для комплексування різних видів інформації та інтеграції пакетівпрограм використовуються декілька методів, серед яких центральне місцезаймає методи OLE для зв'язування та вбудовування об'єктів.
Виведення інформації здійснюють шляхом друк документів, публікація їх на
Web-серверах, у загальних поштових папках і електронних дошках оголошень аборозсилки з телекомунікацій.
Огляд засобів автоматизації установ
Інформаційно-програмні засоби автоматизації установ поділяються нанаступні категорії:
• функціональні та інтегровані пакети офісної автоматизації;
• системи для організації групової роботи;
• системи управління електронними документами; < p> • засоби управління документообігом.
Засоби офісної автоматизації та колективної роботи в мережі
Пакет Microsoft Office for Windows 98
Microsoft Office for Windows 98 являє собою набір прикладнихпрограм для автоматизації роботи сучасного офісу, які об'єднані водин пакет і працюють як єдине ціле.
Microsoft Office for Windows 98 поставляється у двох різнихваріантах, що дозволяє задовольнити потреби всіх користувачів.
Microsoft Office Standard має у своєму складі електронну таблицю
Microsoft Excel, текстовий процесор Microsoft Word, систему підготовкипрезентацій Microsoft PowerPoint і планувальник Microsoft Schedule +.
Microsoft Office Professional, крім перерахованих вище додатків,включає в себе також СУБД Microsoft Access.
Microsoft Office for Windows 98 використовує всі переваги Windows 95:підтримуються довгі імена файлів, "гарячі клавіші" і багатозадачність.
Користувач отримує доступ до поштової станції Microsoft Exchange дляобміну факсами і електронними листами.
Microsoft Office for Windows 98 - це не тільки набір додатків, але йплатформа для розробки. Розробники можуть використовувати Microsoft Officeяк основу для створення власних програм, призначених длязадоволення конкретних потреб замовника.
Microsoft Office for Windows 98 містить потужні інструментальнізасоби для розробки:
Система Lotus Notes
Система Lotus Notes представляє собою платформу типу клієнт-сервер,що служить для розробки та розміщення прикладних програм груповогозабезпечення.
Завдяки тому, що система Lotus Notes об'єднує важливі технології,необхідні для підготовки цих програм, вона пропонує розробникамнайбільш продуктивну платформу, орієнтовану на спільневикористання інформації.
Система Lotus Notes дозволяє користувачам отримувати, відслідковувати,спільно використовувати і створювати інформацію, призначену длядокументів. Ця інформація може надходити в різних форматах, таких яктексти, зображення, відео та звук, і від різних джерел, таких яккомп'ютерні прикладні системи, оперативні системи або системи діловихліній (Line of Business Systems), сканери або факс-апарати. Користувачамсистема Lotus Notes забезпечує доступ до мережі через будь-який застосовується нимиграфічний інтерфейс користувача (Windows, Mac, OS/2, Unix).
Основними системи Lotus Notes є:
1.Едіний, постійний користувальницький інтерфейс для звернення до всіхдля інших користувачів, мережевих ресурсів та інформації.
2.Гібкость при обробці складних документів, що містять данірізного роду від таких джерел, як комп'ютерні програми, новинніканали (newsfeeds), скановані зображення і структурованіреляційні системи.
3.Среда швидкої розробки прикладних програм для робочих груп.
4.Развітая система захисту доступом до інформації на всіх рівнях, аж дорівня окремого документа.
5.Прімененіе тиражування для надання всім користувачамдоступу до свіжої інформації, що розташовується в будь-якому підрозділіпідприємства, в його філіях, у віддалених користувачів, а також узамовників і постачальників.
6.Откритость, що полягає в підтримці багатьох мережевих ікомп'ютерних операційних систем, комп'ютерних програм, зовнішніхджерел даних, систем передачі повідомлень і прикладних програмнихінтерфейсів API.
7.Масштабіруемость - можливість підтримувати організації будь-якогорозміру, від робочої групи з двох користувачів до корпоративної мережі здесятками тисяч користувачів.
8.Полная інтеграція набору різноманітних елементів клієнтських ісерверних програмних модулів (середа користувача, розподілена обробкадокументів, передача повідомлень, захист і середовище розробки), необхідна длястворення технології бізнес-процесу замовника на безлічі платформ.
Робочий простір користувача (Workspace) системи Lotus Notesявляє собою графічний користувальницький інтерфейс, який знайомийдля користувачів систем Windows, Mac System7, OS/2 або Unix.
Робочий простір системи Lotus Notes складається з шести фіксованихекранних вікон, у яких розміщені піктограми, перед?? тавляющіе документнихбази даних системи Notes.
Користувач може мати у своєму розпорядженні вікна на екрані на свій розсуд.
База документів Notes представляє собою засіб зберігання об'єктів,за допомогою якого користувачі можуть викликати, відслідковувати, зберігати іперетворювати інформацію у своїй мережі. База документів може спільноексплуатуватися користувачами, приєднаними до однієї і тієї ж мережі.
Складні документи, що становлять базу даних, створюються і обновляютьсяза допомогою бланків Notes Forms і редактора WYSIWYG, який дозволяєкористувачеві вводити і редагувати текст або застосовувати неподільні об'єктисистеми Notes.
Система Lotus Notes використовує кошти OLE та інші програмні мостидля інтеграції з різними прикладними програмами.
Засоби керування електронними документами
У будь-якій установі рано чи пізно стає актуальним питаннянаведення порядку в інформаційних потоках. Визначальним фактором єчас, необхідний для пошуку необхідного документа або для добіркиматеріалів.
Стрижнем будь-якої системи управління електронними документами єархів, де документи знаходяться в процесі роботи над ними і де вонизалишаються до тих пір, поки що міститься в них, представляєінтерес.
Під електронним архівом розуміється сукупність апаратно-програмнихзасобів і технологій для створення сховища електронних документів ізабезпечення доступу до них з систем управління електронними документами.
Електронні документи - це всі документи, створені електроннимикоштами у вигляді текстових або графічних файлів.
Система управління документами DOCS OPEN
Програмний продукт DOCS OPEN (компанія PC DOCS Inc.) дозволяєорганізувати електронний архів на підприємстві. Система призначена длязберігання, пошуку і обробки інформації, що зберігається в розподіленоїгетерогенної середовищі на накопичувачах різної природи.
Система побудована по сучасній архітектурі «клієнт-сервер». DOCS Openмає мінімум два сервери: сервер бібліотеки, який зберігає карткидокументів, і сервер документів, що зберігає самі документи; обидва сервера можутьз успіхом функціонувати на одній машині. Додатково в системі єсервер повнотекстового індексу. Як сервер бібліотек можевикористовуватися будь-який промисловий SQL Server. Система управління базамиданих повинна відповідати двом вимогам: вміти працювати з ANSI SQL і мати
ODBC-драйвер.
Сервер документів може будуватися на основі будь-якої мережевої операційноїсистеми. Основну увагу фірма приділяє підтримці Novell NetWare і Windows
NT.
Зберігання документів можна оцінювати за наступними критеріями:
Схеми зберігання документів в DOCS Open засновані на мережевої файловоїсистемі і ієрархічній системі управління зберіганням файлів.
Документи зберігаються у файлах, які розміщуються на файловому сервері.
Передбачена можливість напівавтоматичного видалення рідковикористовуваних документів.
Документи редагуються безпосередньо за місцем зберігання.
Класифікація документів будується на основі атрибутів, що зберігаються вбазі даних, і повнотекстових індексах документів.
Кожен документ в системі DOCS Open забезпечується обліковою карткою.
DOCS Open забезпечений засобами повнотекстової індексації. Ці коштидозволяють знаходити документи за змістом документа.
Пошукові можливості DOCS Open засновані на інтерфейсі запиту позразком QBE (Query By Example). Для того, щоб знайти документ, необхіднозаповнити передбачувану картка документа. У відповідь система видає списокдокументів, що відповідають введених даних. Користувачі маютьможливість поєднувати документи в теки.
DOCS Open підтримує розподілену обробку документів. Томудокументи завжди лежать на тих серверах, куди вони спочатку булипокладені. Документ передається користувачеві тільки в той момент, коли вінйому потрібен для обробки.
При редагуванні документ видозмінюється прямо за місцем свогозберігання. DOCS Open дозволяє редагувати з тимчасовим копіюваннямдокументів на локальний диск.
Найбільш сильною стороною DOCS Open є можливість веденнярозподілених і віддалених архівів інформації.
DOCS Open володіє розвиненими засобами захисту документів. Системаможе визначати права доступу до картки документа і до самого тіладокумента.
Для інтеграції з додатками до складу DOCS Open входить модуль обмінуінформацією з Lotus Notes, а саме: Interchange for Lotus Notes.
Система DOCS Open також добре інтегрується з системою управліннядокументообігом Action WorkFlow або простішими програмами Action
DocRoute і WorkRoute.
Недоліками системи є чутливість індексації і чіткогопошуку до помилок при введенні, розпізнаванні тексту і при формуванніпошукового запиту.
Система управління документами Excalibur EFS
Іншим прикладом системи управління електронними документами єпродукт Excalibur EFS фірми Excalibur Technologies Corp. Сервернепрограмне забезпечення даної системи функціонує в середовищі операційноїсистеми Unix, а клієнтські робочі місця можуть працювати під MS Windows і
Windows 95. У якості бази даних облікових карток можуть застосовуватися СУБД
Oracle, Informix, Sybase і Ingres. Ця система використовує новітнітехнології нейронних мереж і штучного інтелекту і засновані на нихметод нечіткого пошуку за повним змістом документа і "компактний"спосіб індексування (30% початкового тексту проти 70 - 100% дляповнотекстового пошуку). Нечіткий пошук скорочує до мінімуму впливпомилок розпізнавання символів, помилок набору на клавіатурі при введенніданих, а також помилок правопису в запитах пошуку. Пакет базується наоригінальній технології адаптивного розпізнавання образів APRP і реалізованийза допомогою механізму нейронних мереж. Ця технологія забезпечуєавтоматичну індексацію всього змісту документа, що виключаєнеобхідність вибирати вручну ключові слова і дає можливість нечіткогопошуку будь-якого слова в документі.
Пакет Excalibur EFS надає користувачеві і інші режими пошукуінформації:
• нечіткий пошук за назвами документів;
• асоціативний пошук по всьому тексту із заданими синонімами;
• прямий доступ до файлів по піктограм;
• запити в стилі звичайної бази даних;
• пошук за ключовими словами в повному тексті, іменах і назвах;
• логічний пошук по всьому тексту.
Система має російський інтерфейс і дозволяє працювати з російським текстом.
Даний продукт добре інтегрується з системою документообігу
Staffware.
До недоліків пакета слід віднести те, що робоче місце операторавведення документів в архів працює під управлінням операційної системи Unixабо MS Windows (але в режимі емуляції X-термінала) і вимагає достатньоїкваліфікації від оператора для призначення місця розташування файлів убібліотеках. Також потрібно відзначити досить високу ціну продукту врозрахунку на одного користувача.
Засоби автоматизації документообігу
Останнім часом у зарубіжних країнах користуються особливою популярністюавтоматизовані системи побудови та управління діловими процесами ворганізаціях. За допомогою таких систем можна організувати системуелектронного документообігу на підприємстві, а також систему контролювиконання завдань і завантаження співробітників. Дані системи відносяться до типуworkflow. Слід зазначити, що вони ставлять метою не повна відмова відпаперових документів (що неможливо з ряду причин, головними з якихє причини юридичного характеру), а зведення до мінімуму переміщенняпаперів всередині підприємства.
Пакет управління документообігом Action Workflow
Найчастіше, крім грамотного зберігання інформації, виникає потребав організації певних маршрутів роботи над документами (маршрутизація)та контролю виконавської дисципліни. Коли немає усталених маршрутівобробки інформації і бажано здійснити послідовну абопаралельну розсилку необхідної документації, у ваше розпорядженнянадається "вільний маршрутизатор", створений і інтегрірованнифй всистему DOCS Open, за допомогою якого можна зі списку користувачівсистеми або груп користувачів вибрати адресатів кореспондентів,призначити часи роботи, переглянути статус робіт
(отримана/прочитана/виконан-нена і т.д.), простежити історію роботи над тієюабо іншою інформацією. У випадку ж, коли є відносно стабільнімаршрути ходіння документів, краще використовувати можливостіпродукту Action Workflow компанії Action Technologies.
Найскладніше і відповідальне в цьому напрямку - це вибірінструментарію, що дозволить перенести існуючі в організаціїпроцеси на мову, зрозумілу машинам, зручно і просто буде описати за допомогоютермінів системи існуючі взаємодії співробітників організації. Всіце визначається тією методологією, яка закладається в інструментарійсистеми і покликана взяти на себе важкий тягар по опису процесів.
Саме методологія визначає швидкість і якість створюваного додатка,вартість супроводу продукту, що дає можливість створювати нові, зпостійно поліпшуються характеристики, зразки систем. Її відсутність абовикористання помилкової методології часто призводить до поганих результатів.
Тому вибір методології може безпосередньо впливати не тільки нашвидкість проектування системи, але і на кінцевий результат. На відміну від
"Графова систем", де кожен "крок" являє собою вектор і відображаєрух завдання, пов'язаного з документом, або просто документа від одногосуб'єкта до іншого, і на людину, що відповідає за правильністьфункціонування схеми, лягає відповідальність обліку всіляких ситуацій
, У тому числі й так званих "непередбачених" (або відмовних), які заходу справи можуть виникнути на шляху просування документа, методологія
Action Workflow в елементарному ланці включає все різноманіття ситуацій,які можуть виникнути при спілкуванні двох суб'єктів, і тим самим привнестиелемент творчості в роботу співробітників. Для того, щоб запустити процесза потрібною сценарієм, його необхідно втілити в карті бізнес-процесу.
Основні особливості Action Workflow:
• методологія враховує "людський фактор";
• як адресата використовуються не імена конкретних працівників, а їхпосади (ролі), що є серйозною підмогою в організаціївиробництва;
• створена карта процесу статично перевіряє себе на замкнутість:документ не може бути відправлений в "нікуди" або зупинитися незрозумілочому. Особа, яка зробила запит, має дізнатися про результат;
• чітка система контролю виконання, коли на виконання певноїоперації відводиться певна кількість часу, і система сама поВаш розсуд визначає штрафні санкції до провинився співробітнику іреакцію системи на подібне порушення;
• на робочих місцях кінцевий користувач оперує звичними для своєїгалузі виробництва термінами - в процесі створення карти ви самівизначаєте "сленг", на якому будуть спілкуватися співробітники вашогопідприємства;
• доступ до інформації в даний момент мають тільки особи, які повинніз нею працювати, кому це дозволили. Адміністратор ж системи бачить тількистан процесу ( "запущений", "очікує активації", "завершений");
• поетапність впровадження (автоматизацію можна почати з якого-небудь відділуабо підрозділу, а в разі необхідності додати карту новихспівробітників, і заново створити процес. При цьому ті ділові процеси,які були запущені, дійдуть до свого логічного завершення, а зновзапускаються процеси підуть по новій карті);
• система має відкритий інтерфейс і може бути інтегрована віснуючі програми.
Система складається з трьох частин, кожна з яких спрямована на вирішенняпевного кола завдань. У сукупності вони покликані забезпечити швидкий іпростий шлях до створення карти взаємодії між співробітниками ворганізації. Ядром системи є AWS Manager - модуль, що безпосередньовідповідає за виконання робіт згідно з даними з карт, а також за контрольвиконання і призначення штрафних санкцій у випадку порушення співробітникамитимчасових інтервалів, відведених на певний етап робіт. На додаток до
AWS Manager поставляється відкритий API, за допомогою якого можна отримативсю необхідну інформацію про цікавлять процесах: хто в даний моментпрацює над проблемою, подивитися історію, переглянути і при необхідностіпризначити тимчасові інтервали виконання різних стадій робіт, а такожспівробітників, що виконують певні ролі, або ж отримати списокдокументів, які відправили на обробку.
Продукт AWS Builder - засіб, за допомогою якого видаєтьсяможливість будувати карти процесів і виконувати їх реінжиніринг, вводитинових співробітників і ролі, проводити призначення останніх, визначатитимчасові інтервали виконання різних етапів роботи, штрафні санкції,які будуть застосовуватися у випадку порушення їхніх. Остання і найбільшцінна риса даного компоненту - це статична перевірка карти процесуна замкнутість при генерації процесу, що не дозволить бізнес-процесу
"Піти в нікуди".
Продукт AWS Analist - засіб, призначений для моделюванняділових процесів, що існують на підприємстві. За допомогою нього можнаоптимізувати бізнес-процес або за часом, або за витратами.
Слід зазначити модульність пропонованого рішення, тобто залежновід потреб можна спочатку організувати в себе електронний архів, апотім систему контролю виконання або навпаки. При цьому обидва компонентилегко інтегруються як один в одного, так і у вже діючі програми.
Пакет електронного документообігу Staffware
Цікавими представляються технології організації електронногодокументообігу та автоматизації ділових процедур на основіінструментального середовища StaffWare, що працює за технологією "клієнт-сервер".
Це середовище відноситься до класу workflow і характеризується наступнимиособливостями:
• підтримка колективної роботи з безліччю завдань великого числавиконавців;
• динамічне управління і контроль виконання робіт;
• інтегрованість з різними додатками під Windows і Unix;
• використання різних платформ.
StaffWare дозволяє простим способом маршрутизувати Документопотоки іконтролювати виконання документів за часом і датою виконання. Будучивідкритою системою, StaffWare здатна інтегруватися з іншими продуктами,підтримують автоматизований введення вхідних документів, ведення архівудокументів, криптографічний захист інформації та ін. Зв'язок із зовнішнімипроцедурами може здійснюватися засобами DDE і OLE. Для потужних системдокументообігу є версії StaffWare on Oracle і StaffWare on
Infirmix.
Використовуючи строгий алгоритм проходження документів по робочих місцях,система електронного документообігу може бути швидко адаптована дозміненої структурі організації за допомогою поділу робіт по групах ірольових відносин.
нарощуваність системи електронного документообігу здійснюєтьсяшляхом розробки нових процедур.
Структура програмування процедур в StaffWare надзвичайно проста: процедура:: = (крок-1 ,..., крок-i ,..., крок-k) крок:: = адресат + форма + дію адресат - користувач (група)/роль/мінлива форма - сукупність полів для заповнення + супровідний текст + допомога + виконання зовнішніх процедур дію - напрямок за маршрутом + перевірка умов (час, події, сценарії) + виконання зовнішніх процедур
У StaffWare вбудований зручний графічний будівник процедур, наочновідображає маршрут проходження документів і алгоритм їх обробки.
Система електронного документообігу з використанням інструментальноїсередовища StaffWare являє собою безліч процедур, яке можемодифікуватися і поповнюватися.
Кожна процедура пов'язує сукупність документів, з яких одніє батьками, інші - нащадками.
Окремий документ може бути батьком одних документів і нащадкомінших. Відносини між документами, з одного боку, їх зв'язок зпроцедурами і внутрішнє опис кожного документа з іншого боку,однозначно ідентифікують його в загальному потоці документів. Цей ідентифікаторможе використовуватися для організації архіву документів з метою швидкогопошуку.
Документи-нащадки породжуються при виконанні кроків процедур StaffWare вбудь-яких доступних додатках MS Windows, включаючи текстові процесори,електронні таблиці, процесори мультимедіа і т.п.
Для організації та ведення ар?? верба документів розроблена інформаційнамодель бази даних, яка задовольняє таким вимогам:
• підтримка ієрархічної побудови, включаючи розподіл нарізних серверах з обмеженням прав доступу;
• класифікація документів за їх типами (вхідні, вихідні,внутрішні); • ведення історії життя документа в реєстраційному журналі повсім реквізитами видів робіт (хто, коли і що робив до цього документа);
• можливість отримання інформації про інших документах, пов'язаних зконкретним - про попередні (батьків) та/або породжених (нащадків),санкціонування отримання доступу до цих документів;
• об'єднання документів в тимчасові ієрархічні групи з різнимрівнем доступу (аналог папок, шаф тощо) без зміни фізичногорозміщення документа в архіві.
Поряд з інформаційним моделюванням повинно проводитися іфункціональне моделювання для кожної процедури документообігу.
У висновку можна сказати, що комбінація методів і засобів офісноїавтоматизації, систем управління базами даних (введення, зберігання та пошукструктурованої інформації), систем workflow (управління, маршрутизація ікоординація пересування документів, контроль за своєчасністю їхобробки) та систем управління електронними документами (введення, зберігання,пошук неструктурованої інформації), а також інтеграція програмнихпродуктів, що реалізують ці методи, забезпечує комплексну автоматизаціюзасновницької діяльності.
