ВСТУП.
Історія розвитку програм обробки електронних таблиць нараховуєтрохи більше десяти років, але в наявності величезний прогрес у цій галузіпрограмного забезпечення. Тому можливості продукту, який претендує названня найпотужнішої і продуктивної програми обробки електроннихтаблиць з тих, що сьогодні на ринку, повинні бути вище, принаймні, напорядок вище в порівнянні з першими програмами такого роду.
Основні компоненти Ехсе1 7.0 мало змінилися в порівнянні зпопередньою версією даної програми. Основою програми є, як іраніше, калькуляційні (обчислювальний) модуль, за допомогою якоговідбувається обробка даних (текстових або числових) в таблицях.
Для створення презентаційної графіки використовується модуль діаграм,який дозволяє на основі числових значень, оброблених за допомогоюкалькуляційного модуля, отримувати діаграми різних типів.
Функціональні можливості модуля діаграм програми Ехсе1 7.0 багато в чомуперевершують відповідні характеристики спеціальних програм створенняділової графіки.
За допомогою модуля бази даних в Ехсеl 7.0 реалізований доступ до зовнішніхбаз даних. Модуль програмування дозволяє не тільки автоматизуватирішення самих складних завдань, але й створити власну оболонку програми. Усьомої версії програми Ехсеl так само, як і в п'ятому, можна створюватимакроси з допомогою діалекту мови програмування Visual Basic for
Applications.
Короткий огляд можливостей програми Ехсе1 7.0 ..
Удосконалення програм приносять фірмам-розробникам не малідоходи. Нові версії з'являються на ринку щорічно. Це тягне за собоюрозширення переліку завдань, що вирішуються програмою, однак може значноускладнити роботу з програмою.
З цієї точки зору Ехсе1 7.0 скоріше є винятком, оскільки
Фірма Microsoft приділяє дуже велику увагу питанням інтерфейсу зкористувачем. Багато нових функції Microsoft Excel 7.0 значнополегшують користувачеві виконання складних завдань. Microsoft Excel 7.0є по суті, переробленої і трохи розширеною версією програми
Microsoft Excel 5.0, призначеної для роботи під правлінням операційноїсистеми Windows 95. При цьому слід відзначити той факт, що Microsoft Excel
7.0, як і інші додатки, що входять до складу Microsoft Office for Windows
95, забезпечений багатьма новими засобами для обміну інформацією, а так самозабезпечує можливість колективної роботи над документами. Користувачможе створити Shortkut (прискорювачі) для забезпечення швидкого доступу додокумента або додатком.
З попередніми версіями Ехсе1 7.0 має наступні переваги:
- Templa Wizard Dfta Trackinq: дозволяє створювати шаблон, кожен з яких можна використовувати в якості форми введення інформації в базу даних.
- Можливість роботи з географічними картами: дозволяє використовувати заготовки карт, наприклад, для наочного подання статистичних даних по різних регіонах.
- Auto Filter with Top 10: дозволяє виводити списки, що складаються з 10 найбільших рахунків, замовлень або будь-яких інших документів ( число 10 встановлюється за умовчанням, і при необхідності можна змінити кількість елементів у списку).
- Auto Correct: одночасно із введенням тексту виправляє явні відбитки в англійських словах і розшифровує, заздалегідь визначені абревіатури.
- Інтеграція з Microsoft Access: використовуючи програму - майстер Convert to
Access Wizard, можна перетворити свою електронну у справжню реляційну базу даних. Крім функції Convert to Access Wizard, в
Microsoft Excel 7.0 включені програми - майстри Microsoft Access Form
Wizard and Report Wizard.
- Auto Calculate: відображає у вікні Microsoft Excel 7.0 суму елементів, середнє значення, мінімальне або максимальне значення з виділеного інтервалу клітинок.
Обмін даними: Ехсеl - інші програми.
Напевно, ні в одній галузі життєвий цикл продукту не є такимкоротким, як у комп'ютерній - те, що вчора ще сприймалося якнововведення, сьогодні вже вчорашній день. Це відноситься як до апаратногозабезпечення, так і до програмної продукції. Дані, які ще вчораоброблялися однією програмою сьогодні можна набагато ефективнішеобробити за допомогою іншої, більш досконалої. Таким чином, проблемаобміну даними виникає і у зв'язку з появою нових програмних продуктіві наступних версій вже існуючих.
Розрізняють два різновиди обміну даними. У першому випадку об'єкти,створені за допомогою програми-джерела, будучи вбудованими в програму -приймач, втрачають зв'язок з "батьківського" програмою і обробляютьсявиключно засобами програми - приймача. У другому випадкувстановлюється так звана динамічна зв'язок між програмою -джерелом і програмою-приймачем. Зміна даних в програмі-джереліпризводить до оновлення впроваджених даних в програмі-приймачі.
У даний момент програмний продукт Ехсеl 7.0 є одним із самихпотужних для РС - сумісних комп'ютерів. Але конкуренція на ринку програмнихпродуктів диктує свої правила навіть доків програмного бізнесу. Жорстокаборотьба за легального користувача досягла в дев'яностих роках свогоапогею. Звичайно, у виграші виявляється, перш за все, користувач - хочаб тому, що сьогодні фірми-розробники вважають за необхідне коженпрограмний продукт забезпечити функціями, що полегшують перехід до більш новоїверсії програми. І вже на ринку з'явилася нова версія: Excel 2000 (уНаприкінці 1999 р). У порівнянні з попередньою версією в неї внесені значнімодернізації та зміни.
ЗАВДАННЯ.
I. Кількість студентів у групі - 38, № групи 32.
Для складання екзаменаційної відомості з математики: кількість «5» -
6, кількість «4» - 16, кількість «3» - 11, кількість «2» - 3, кількість
«Неявок» - 2.
Для складання екзаменаційної відомості з фізики: кількість «5» - 9,кількість «4» - 13, кількість «3» - 12, кількість «2» - 2, кількість
«Неявок» - 2.
Для складання екзаменаційної відомості з історії: кількість «5» - 17,кількість «4» - 15, кількість «3» - 2, кількість «2» - 1, кількість
«Неявок» - 3.
Прізвища студентів починаються на літери: Т, І, О, А, Е. У прізвищах не меншешести символів.
II. Освоєння середовища ППП Excel 7.0.
. Створення нової робочої книги і технологія роботи з листами
. Створення шаблону таблиці і введення вихідних даних
. Використання в таблиці формул.
Запуск Excel 7.0. Створення нової робочої книги.
Програма установки Excel 7.0. поміщає команду виклику Excelбезпосередньо в меню Програми. Запуск Excel здійснюю, використовуючи меню:
Пуск - Програми - Microsoft Excel. На екрані з'являється нова книга зстандартним ім'ям Книга 1, яку я можу перейменувати за допомогою команди
Файл, Зберегти як.
Будь-який документ, що створюється або редагований в Excel, називаєтьсяробочою книгою. Кожна робоча книга складається з одного або декількохробочих аркушів (саме їх ярлички можна бачити поряд з горизонтальноюсмугою прокрутки). Будь-яка робоча книга Excel є файлом. У самому низуекрану розташовується рядок стану. У ній відображається різнакорисна інформація, як то: стан Excel, включені режими вводутексту і чисел і т.д. Що стосується смуги прокрутки, то вони по суті невідрізняються від стандартних, хоча мають свої специфічні особливості. Злівавід горизонтальної смуги прокрутки розташовано ряд кнопок, а також ярличкиробочих аркушів. Натиснувши на ярличку потрібного аркуша, можна перемістити його напередній план. Крім того, кнопки, розташовані ліворуч, дозволяють показатиярлички перших аркушів робочої книги, попереднього листа робочої книги,наступного листа робочої книги та останніх листів робочої книги.
Вертикальна ж смуга прокручування стандартна.
Вихід з Excel здійснюю, клацнувши на кнопці закриття (X) у верхньомуправому куті вікна Excel (або можна натиснути комбінацію клавіш Alt + F4, або -
Файл - Вихід .).
Мені буде зручніше працювати надалі маючи свою папку, тому я їїстворюю, роблячи це в такий спосіб:
- Виконую клацання правою кнопкою миші по чистому полю (викликавши тим самим контекстне меню) Робочого столу. Далі лівою кнопкою миші - Створити -
Папку; перейменовують "Нова папка" в "Session.xls."
- Папка - Файл - Створити - Новий документ Microsoft Excel; перейменовувати його в SESSION.XLT. , де надалі виконую всі необхідні таблиці згідно із завданням курсового проекту.
- Папка - Файл - Створити - Новий документ Microsoft Excel; перейменовувати його у Шаблон. У цьому файлі створюю шаблон для екзаменаційних відомостей і стипендії. Шаблон мені знадобитися для того, щоб кожного разу не складати одну й ту ж таблицю, достатньо буде тільки скопіювати шаблон і додати відсутні стовпці, інакше кажучи, для швидкості роботи.
- Папка - Файл - Створити - Новий документ Microsoft Word; перейменовувати його в «Осн. частина », в якій описую виконану роботу.
- Аналогічним чином створюю Файли: зміст, список літератури, титульний лист.
Відкриваю: Папка - Файл SESSION.XLT. Перш ніж приступити до створеннятаблиці треба зробити настройку нової книги. Для цього вибираю команду
Сервіс, Параметри і, вибравши в діалоговому вікні вкладку Загальні, встановлююнаступні параметри:
Стиль посилань: R1 C1.
Листів у новій робочій книзі: 5.
Стандартний шрифт: Arial Cyr, розмір 10.
Робочий каталог: С: Мої документи.
Ім'я користувача: Елена.
Вибираю вкладку Вигляд і встановлюю прапорці наступних параметрів:
- рядок стану,
- Об'єкти: відображати;
- Параметри вікна: сітка, формула, заголовки рядків і стовпців, горизонтальна смуга прокрутки, вертикальна смуга прокрутки, ярлички листів, авторазбіеніе на сторінки.
Вибираю вкладку Обчислення, встановлюю прапорці наступних параметрів: автоматично проводити обчислення, точність як на екрані.
Вибираю вкладку Правка, встановлюю прапорці наступних параметрів: правка прямо в комірці, дозволяти протаскивание осередків, перехід до іншої комірці в напрямку: вниз, автозаповнення осередків, число десяткових цифр: 2 ОК.
Створення шаблону.
Відкриваю Файл «Шаблон». Перш ніж приступити до створення шаблону,необхідно виставити розміри і параметри сторінки (листа). Встановитирозмір сторінки можна за допомогою опції Параметри сторінки пункту меню Файл.
У вкладці Сторінка встановлюю наступні параметри:
- Орієнтація: книжкова
- Масштаб: 100%
- Розмір паперу: А4
- Якість друку: 120х297 мм на дюйм
- Вкладка Поля дозволяє задати відступи від краю сторінки. У цій вкладці встановлюю:
- верхнє: 2
- ліве: 3
- спідня: 2,5
- праве: 1
- центрувати на сторінці: прапорець горизонтально (щоб розмістити вводиться інформацію по центру сторінки)
- заголовок: 0
- нижній колонтитул: 0
Щоб зробити таблицю більш наочною, можна ввести різні елементиформатування (оформлення). Дозволяється модифіковані шрифт і його розмір,причому це буде ставитися як до текстових, так і до цифрових даних. Прирозкритті робочої книги в Excel шрифт (за замовчуванням) Arial Cyr, розмір 10.
Ці параметри я не змінюю.
Кожна робоча книга в Excel містить 3 листа. Для шаблону менідостатньо одного. Тому решта 2 листа я видаляю, роблячи це в такийчином: клацнувши по ярличку потрібного аркуша правою кнопкою миші викликаюконтекстне меню вибираю опцію Видалити після додаткового запиту - ОК
(треба зазначити, що скасувати видалення робочого аркуша неможливо). Перший желист робочої книги я перейменовують (так само за допомогою контекстного меню
Перейменувати). Замість Лист1 пишу Шаблон.
Основні правила побудови таблиць.
Побудова таблиць в Excel 7.0 виконується в робочому листі. Робочийлист роздільний на рядки і стовпці, при цьому перетину рядків і стовпцівутворюють комірки, в яких, власне, і міститься інформація,представлена в робочому листі (всього 256 стовпців і 16384 рядки, інакшекажучи, для введення інформації можна використовувати 194304 осередку!) Вонинумеруються по горизонталі (стовпці) літерами латинського алфавіту ікомбінаціями цих букв, по вертикалі - цифрами. Таким чином, кожнакомірка має свою адресу, що складається з латинської літери і числа.
З таблицями доводилося стикатися у повсякденному житті кожному. Їхможна зустріти на касовому чеку магазину, в газетах, що публікують курсиакцій, і т.д. Усі таблиці мають одну загальну властивість - однорідністьпобудови.
Складність роботи з великими складними таблицями багато в чому залежить відтого, як виконується переміщення даних (осередків з даними) всередині робочоголиста. Переміщення даних проводиться шляхом зміни активної комірки,якої можна виконати введення даних (активна комірка обмежена рамкою).
При відкритті нової робочої книги активною є клітинка А1 в першому аркушіробочої книги. Адреса активної клітинки, який складається з послідовностізаголовки стовпця і рядка, вказується в лівій частині рядка формул - полеімені.
У робочій книзі завжди існує покажчик клітинки. Щоб зробитивічко активним, слід клацнути на цій комірці. Простопереміщення покажчика миші на комірку недостатньо для її активності. Осередокстає активною тільки після натискання лівої кнопки миші. За допомогоюклавіатури перемішати покажчик клітинки, можна шляхом натиснення клавішуправління курсором (, v). Якщо осередок, яку необхідноактивізувати, знаходиться поза видимій частині таблиці, слідскористатися смугами прокручування. Бігунок переміщуєтьсягоризонтальної/вертикальної лінійки прокручування в потрібному напрямку до тихпір, поки відповідна частина таблиці не буде представлена на екрані,після цього можна активізувати потрібну комірку.
При натисненні клавіші [Page Up] видима частина таблиці зміщується в одинекран у бік зменшення номерів рядків, а при натисненні клавіші [Раge Down]
- У зворотному напрямку. При натисканні комбінації клавіш [Alt + Page Down]видима частина таблиці зміщується в напрямку зростання номерів стовпців.
Отже, встановлюю покажчик миші в клітинку В1, і натиснувши на лівійкнопці роблю цю клітинку активною (з'являється жирна рамка), вводжу текст
«Екзаменаційні відомості» - «Enter» (клавіша вводу).
Якщо введений текст не вміщується в осередку, його продовження будерозташоване поверх наступних осередків, якщо вони порожні. Якщо ж сусідняклітинка не порожня текст буде як би до обрізання, повністю його можна будепобачити в Строке формул. Але можна і розсунути межі стовпця. Зробитице можна наступним чином: встановивши маркер миші на рядок заголовківстовпців безпосередньо на кордон з сусідніми стовпцями (маркер при цьомуприйме вигляд двосторонньої стрілки), перетягнути кордон на нове місце (невідпускаючи кнопку миші). Є також можливість автодобору ширини стовпця ірядка. При цьому необхідно на кордоні стовпців або рядків зробити подвійнийклацання лівою кнопкою миші, це дозволить автоматично підігнати ширинустовпця або рядка в залежності від що знаходяться в ньому даних.
- перемістити покажчик миші в наступну клітинку - А3 - і клацаю лівою кнопкою миші, вводжу текст «Група № 32»;
- перемістити покажчик миші в комірку С3 - « Дисципліна »;
- А5 -" № п/п »
- В5 -« Прізвище, ім'я, по батькові »;
- С5 -" № залікової книжки »;
- В5 -« Оцінка » ;
- Е5 - «Підпис екзаменатора».
Якщо вміст комірки необхідно знищити (у разі помилки вводуінформації) можна скористатися клавішею Delete, попередньо зробившиактивної потрібну комірку. Інший варіант - клацнути по комірці правою кнопкоюмиші і в контекстному меню вибрати опцію «Очистити вміст».
Якщо помилка сталася на етапі введення інформації, то для очищення вмістуосередки досить натиснути клавішу Esc. Для редагування (виправлення)вмісту комірки (коли немає необхідності видаляти всі) можна виконатидва коротких клацання лівою кнопкою миші в потрібній комірці, потім провестинеобхідні виправлення (видалення одного або кількох символівпроводиться за допомогою клавіші в ряду (верхньому) цифрклавіатури).
Тепер відформатуйте шапку таблиці, застосовуючи до кожної клітинки наступнутехнологію:
- встановлюю покажчик миші в комірку А5
- У рядку меню вибираю опцію Формат - Осередки - вкладка Вирівнювання:
- По горизонталі: по центру
- За вертикалі: по центру
- Відображення: встановлюю прапорець переносити за словами
- ОК
Аналогічним чином форматують осередку Б5, С5, Д5, Е5.
Далі в комірці А6 вводжу число 1. До комірки А7 - 2. Виділяю обидві клітинки,встановлюю курсор у правий нижній кут комірки А7 так, щоб покажчикмиші придбав зображення хреста і, натиснувши ліву кнопку миші простягаюкурсор на потрібний розмір (близько курсору в жовтому квадраті спостерігаюзміна порядкових номерів, зупиняюся на 38, так як за завданнямкількість студентів в групі 38).
У стовпець В (прізвище, ім'я, отчеств) починаючи з комірки В5 вводжунеобхідну кількість прізвищ студентів (згідно із завданням).
У комірку С5 вводжу № залікової книжки першого студента. Можна зробитиавтозаповнення осередків аналогічно заповненню номером студентів
(стовпчик А), а можна й іншим способом, що я і роблю. Встановлюю курсорв нижній правий кут комірки С5 так, щоб вказівник набувзображення хреста і, натиснувши праву кнопку миші, простягаю курсор напотрібний розмір. Виконую команду контекстного меню Заповнити.
Створену таблицю можна залишити в такому вигляді, але набагато кращетаблиця виглядає з розділовими лініями, тобто виділити кордону
(внутрішні та зовнішні) таблиці. Для цього необхідно виділити потрібну групуосередків: роблю активної клітинку на початку виділення, натискаю ліву кнопку мишіі протягують її на потрібну кількість рядків і стовпців. Виділене полестає чорним. На панелі інструментів Форматування в Excel вибираюкнопку Межі, яка дозволяє вибрати і поставити розділові лініїтаблиці. Вибираю зовнішні і внутрішні кордони (). Шаблон готовий.
Перед тим, як закрити файл Шаблон я його Копіюв. Для цього ще развиділяю всі комірки з інформацією, на стандартній панелі інструментів клацаюна кнопку Копіювати. Після цієї операції комірки поміщається вбуфер обміну (комірки знаходяться в буфері обміну обводяться переливаєтьсяпунктирною лінією). Файл Шаблон закриваю.
Складання екзаменаційних відомостей.
Відкриваю файл SESSION.XLT. У даній робочій книзі мені знадобитися 4листа. Для цього я додаю ще один Лист за допомогою контекстного меню,вибравши при цьому опцію Додати лист. Перейменовують Листи в Іспит 1,
Іспит 1 (2), Іспит 1 (3), Стипендія так само за допомогою контекстного меню.
Так як у мене таблиця шаблону повторюється на трьох сторінках даноїробочої книги, то я можу одночасно зробити введення даних в аркуші Екзамен1,
Екзамен1 (2), Екзамен1 (3). Зробити це можна в такий спосіб:
- виділяю відразу три листа робочої книги. Так як потрібні мені листи йдуть підряд, я переходжу на перший лист, клацнувши мишею по його ярличку поруч з горизонтальною смугою прокрутки, натискаю клавішу Shift і, не відпускаючи її, натискаю на ярличку останнього листа екзаменаційної відомості;
- роблю активної клітинку А1 першого листа (Іспит 1);
- натискаю кнопку Вставити Стандартної панелі інструментів.
Таким чином, у мене на трьох Листах робочої книги SESSION.XLT.з'явився Шаблон. (Перед введенням даних у конкретний лист робочої книгизнімаю виділення з усіх інших листів). В осередках D3 кожного аркушаввожу текст з назвою відповідної дисципліни: математика, фізика,історія.
Для підрахунку кількості різних оцінок у групі необхідно додатистовпці для кожного виду оцінки: стовпець F для п'ятірок (ячейкаF5), стовпець
G для четвірок (ячейкаG5), стовпець H для трійок (комірка H5), стовпець I длядвійок (комірка I5), стовпець J для неявок (комірка J5). У дані коміркивписую відповідні оцінки. Формат По центру (аналогічноформатування комірок в шаблоні). Виділяю новостворені стовпці, на панеліінструментів натискаю кнопку Межі й вибираю розділові лінії таблиці
(зовнішні і внутрішні).
У комірку E6 вводжу текст з відповідним прізвищем екзаменатора -
Enter. Виробляю автозаповнення клітинок стовпця E: роблю клітинку E6 активною,встановлюю курсор в нижній правий кут клітинки так, щоб вказівникпридбав зображення хреста і, натиснувши ліву кнопку миші, простягаю курсорна потрібний розмір. Виробляю подібну операцію на всіх сторінках
Екзаменаційної відомості.
У стовпці D кожної відомості, навпроти прізвищ студентів проставляютьоцінки (кількість 5,4,3,2, неявок згідно із завданням).
У стовпець В вводжу назви підсумкового кількості отриманих оцінок угрупі: В45 - відмінно, В46 - добре, В47 - задовільно, В48 --незадовільно, В49 - неявки, В50 - РАЗОМ.
Складання і введення формул.
Крім тексту і числа осередок може містити формулу, тобто їїзміст буде обчислюватися з урахуванням значень інших осередків. При введенніформули рядок треба почати з символу = (так само). Введення формули закінчуєтьсянатисканням клавіші Enter. Програма Excel містить велику кількістьрізноманітних математичних, статистичних, логічних і багатьох іншихфункцій. Залишається тільки задати значення їх аргументів, робиться все це здопомогою майстра функцій. Викликати майстер функцій можна клацанням по кнопціпанелі інструментів Стандартна. Інший варіант - опція Функція пункту меню
Вставка. Попередньо необхідно зробити активною клітинку, в якійповинна розташовуватися формула з потрібною функцією. На екрані відкриється вікномайстра функцій. Спочатку (це перший крок) у полі Категорія вибрати групу,до якої належить шукана функція, а в полі Функція вказати її ім'я. Якщоім'я функції нічого не говорить, то в нижній частині вікна виводиться підказка провиконуваних цю функцію діях (?). Якщо цієї інформаціїнедостатньо додатково можна клацнути по кнопці Помічник. Після тогояк формула обрана, необхідно клацнути по кнопці ОК: таким чином можнаперейти до наступного кроку. Відмовитися від введення функції можна клацанням покнопці Скасування.
Другий крок майстра функцій складається із завдання аргументів. Для цьоговикористовується палітра формул. Тут можна скористатися кількомаспособами. Припустимо просто вводити значення та адреси комірок в відкриваютьсяполях, причому введення кожного нового аргументу слід закінчувати натисканнямклавіші Tab bлі клацанням по наступного полю введення. Після того як будутьвведені всі аргументи, необхідно натиснути клавішу Enter або клацнути покнопці ОК.
Другий варіант завдання аргументів функції - клацати мишею по осередках,що містять ці самі аргументи (при необхідності можна виділити групиосередків). Їх адреси будуть з'являтися в поточних полях введення палітри формул.
Якщо палітра заважає, то можна клацнути по кнопці в кінці поля введення, і вонабуде згорнуто. Щоб розгорнути згорнуту палітру, достатньо повторногоклацання по кнопці в кінці поля введення.
Функція може бути складовою частиною складної формули, як, іншому, ів одній формулі може використовуватися декілька функцій.
Отже, зроблю введення формули у комірку F6:
- встановлюю курсор в дану комірку;
- вибираю мишею на панелі інструментів кнопку Майстра функцій;
- у першому діалоговому вікні обираю вид функції:
- категорія: логічні.
- ім'я функції: ЯКЩО.
- ОК.
На екрані з'явилася палітра формул.
- У першому рядку записую вираз - D6 = 5.
- у другому рядку - 1 (значення, якщо істина),
- у третьому рядку - 0 (значення, якщо хибно),
- ОК.
Таким чином, в комірці F6 з'явиться формула: = ЕСЛИ (D6 = 5; 1; 0).
Аналогічним чином вводжу формули в комірки :
. G6: = ЕСЛИ (D6 = 4; 1; 0)
. H6: = ЕСЛИ (D6 = 3; 1; 0)
. I6: = ЕСЛИ (D6 = 2; 1; 0)
. J6: = ЕСЛИ (D6 = "н/я"; 1; 0)
Щоб не вводити дані формули в рядок кожного студента подібнимчином, формули можна скопіювати. Для цього я виділяю осередку F6 G6 H6 I6
J6, на панелі інструментів натискаю на кнопку Копіювати, виділяю всі рядкиі стовпці, куди мені треба вставити формули і натискаю кнопку Вставити напанелі інструментів. Всі виділені комірки автоматично заповнюютьсяформулами. У стовпцях F, G, H, I, J з'являються нулі й одинички згідновідповідної оцінки студента. Копіюю формули в усі відомості.
Трохи інакше зроблю підрахунок сумарної кількості отриманихоцінок певного виду. Встановлюю покажчик миші в клітинку підрахункуоцінок «добре» (D46). Викликаю Майстри функції і вибираю наступніпараметри:
- категорія функції - математичні;
- ім'я функції - СУМ;
- ОК.
На екрані з'являється палітра формул. Натискаю на кнопці в кінці полявведення, палітра згортається. Роблю активної клітинку G 6 і не відпускаючиклавішу миші простягаю курсор за стовпцем G до комірки G43. Розгортаюзгорнуту палітру повторним клацанням по кнопці в кінці поля введення. Перевіряюправильність написаної автоматично формули в першому рядку палітри, іправильність суми. Якщо все вірно (помилка може бути тільки в тому випадку,якщо не правильно були виділені необхідні для підрахунку комірки), натискаю
ОК. У комірці D46 з'являється сума відмінних оцінок. Або формула = СУММ (G
6: G43). Бачу я на екрані формулу або отримане число залежить відпараметрів пункту меню Сервіс. Сервіс - Параметри - вкладка Вид - прапорецьрядок формул (побачу формули), якщо прапорець не варто - побачу число.
Аналогічним чином підраховую кількість інших оцінок.
Підрахунок загального числа (РАЗОМ) всіх отриманих оцінок можна підрахуватицим же способом, а можна й інакше, а саме:
- встановлюю курсор у клітинці, яка знаходиться під осередками, де підраховувалися суми за всіма видами оцінок (D50);
- натискаю на кнопці «S» (Автосума) ;
- виділяю осередку підрахунку суми за всіма видами оцінок (D45: D49);
- Enter.
У комірці D50 з'являється загальна кількість оцінок (38), або формула -
= СУММ (D45: D49).
Копіюють всі формули в інші відомості. (Копіювання виробляю звичайнимспособом, який був описаний вище).
Нарахування стипендії.
1. Відкриваю Лист «Стипендія». У комірку В1 вводжу текст Стипендія, в клітинку
В2 - мінімум, С2 - стипендії, D2 - 150 (розмір мінімальної стипендії).
Стовпці А (з порядковими номерами студентів) і В (з прізвищами студентів)копіюю з файлу «Шаблон». Додаю додаткові стовпці - Середній бал,
Кількість складених іспитів і Стипендія.
2. Нерідко в формулах доводиться використовувати дані з іншого листаробочої книги. У цьому випадку потрібно явно вказати ім'я аркуша робочої книги,потім поставити знак оклику і вже потім вказати адресу комірки зцього листа.
Якщо доводиться перейменовувати лист робочої книги з даними вже післятого, як була задана формула, то ця формула буде автоматичноскоригована у відповідності з новим ім'ям листа.
Для обчислення середнього балу студента необхідно ввести формулупідрахунку середнього балу в клітинку С6. Роблю це таким чином:
- встановлюю покажчик миші в клітинку С6;
- натискаю кнопку Майстер функцій і вибираю в діалоговому вікні параметри:
- категорія функцій: статистична;
- ім'я функції: СРЗНАЧ; < br> - ОК.
На екрані з'являється палітра формул:
- встановлюють курсор у першому рядку. Натискаю на кнопці в кінці поля введення, палітра згортається. Натискаю на ярличку листа Іспит 1 і вибираю клітинку
D6 з оцінкою першого студента за перший іспиту. Розгортаю згорнуту палітру повторним клацанням по кнопці в кінці поля введення.
- Перекладаю курсор у другий рядок, натискаю на ярличку листа Іспит 1 (2) і вибираю комірку D6 з оцінкою перші студента по другому іспиту;
- встановлюють курсор у третьому рядку, натискаю на ярличку листа Іспит
1 (3) і вибираю комірку D6 з оцінкою першого студента з третього іспиту;
- Перевіряю правильність написаної формули (правильність вибраних комірок для підрахунку середнього балу). При відсутності помилок - ОК.
У комірці С6 з'явиться значення середнього балу першого студента,розрахованого за формулою = СРЗНАЧ (? Екзамен1?! D6;? Іспит 1 (2)?! D6;? Іспит
1 (3)?! D6).
Копіюють формулу по всіх клітинок стовпця З: роблю комірку С6 активною,встановлюю курсор в нижній правий кут клітинки так, щоб вказівникпридбав зображення хреста і, натиснувши ліву кнопку миші, простягаю курсорна потрібний розмір (до останнього студента - С43). Осередки автоматичнозаповнюються формулою. В осередках з'являються значення середнього балу кожногостудента. У деяких осередках середній бал має декілька десяткових цифр.
Тому що мені досить тільки одного десяткового знака, то я можу зменшитирозрядність (попередньо встановивши курсор у потрібну комірку) за допомогоюкнопки на панелі інструментів Форматування в Excel «Зменшитирозрядність ».
3. Для підрахунку кількості зданих кожним студентом іспитів з урахуваннямнеявок вводжу формулу в комірку D6, для складання якої так само користуюся
Майстром функцій.
- Встановлюю покажчик миші в комірку D6;
- натискаю кнопку Майстер функцій і вибираю в діалоговому вікні параметри:
- категорія функцій: статистична;
- ім'я функції: РАХУНОК;
- ОК.
На екрані з'являється палітра формул:
- встановлюють курсор у першому рядку. Натискаю на ярличку листа Іспит 1 і вибираю комірку D6 з оцінкою першого студента за перший іспиту.
- Перекладаю курсор у другий рядок, натискаю на ярличку листа Іспит 1 (2) і вибираю комірку D6 з оцінкою перші студента по другому іспиту; < br> - встановлює курсор в третьому рядку, натискаю на ярличку листа Іспит
1 (3) і вибираю комірку D6 з оцінкою першого студента за третє іспиту;
- Перевіряю правильність написаної формули (правильність вибраних комірок для підрахунку середнього балу). При відсутності помилок - ОК.
У комірці D6 з'явиться число, відповідне числу складених іспитівпершим студентом, пораховані за формулою = РАХУНОК (? Екзамен1?! D6;? Іспит
1 (2)?! D6;? Іспит 1 (3)?! D6). Копіюю формулу по всіх клітинок стовпця D:роблю комірку D6 активною, встановлюю курсор у правий нижній кут коміркитак, щоб вказівник набув зображення хреста і, натиснувши ліву кнопкумиші, простягаю курсор на потрібний розмір (до останнього студента - D43).
Осередки автоматично заповнюються формулою і, напроти кожного прізвищастудента з'являється число складених іспитів (з урахуванням неявок).
4. У більшості випадків у формулах використовуються відносні адресиосередків, які автоматично коректуються при заповненні комірок формулами.
Але іноді необхідно, щоб при заповненні формулами адреси деякихосередків залишалися незмінними. У цьому випадку повинен використовуватисяабсолютний адреса комірки. Для вказівки, що адреса комірки не повинензмінюватися, його треба привести з символом долара ($):< br>$ А $ 11 - вказано абсолютний адреса (при заповненні він не буде змінюватися);
А11 - вказано відносний адреса (при заповненні він почне змінюватися);
$ А11 - вказано змішаний адреса (при заповненні ім'я стовпця змінюватися небуде, а ім'я рядка буде коригуватися);
А $ 11 - вказано змішаний адреса (при заповненні ім'я рядка змінюватися небуде, а ім'я стовпця почне коригуватися).
Вказати абсолютний адресу можна двома способами: просто ввівши символидолара, або клацнувши в Строке формул на адресу потрібної комірки і кількараз натиснувши F4 до отримання необхідного результату.
В одній формулі можуть використовуватися як відносні, так іабсолютні адреси клітинок.
Абсолютні та відносні адреси комірок по-різному ведуть себе прикопіювання або перенесення формул через буфер обміну і за допомогою миші.
Відносні адреси при цьому змінюються так, щоб зберегти відноснерозташування аргументів по відношенню до комірки з формулою, а абсолютніадреси залишаються незмінними (тобто посилаються на ті ж комірки).
З урахуванням вищесказаного і використовуючи попередній досвід введення формул,вводжу формулу для обчислення розміру стипендії студента в клітинку Е6:
= ЕСЛИ (И (С6> = 4,5; D6 = 3); $ D $ 2 * 1,5; ЕСЛИ (И (C6> = 4; D6 = 3; $ D $ 2; 0 )).
Копіюють дану формулу в інші комірки стовпчика Е (до 43 рядка).
Відбувається автоматичне нарахування стипендії кожного студента, взалежно від його успішності.
Побудова діаграми.
Основні правила побудови діаграм.
Без перебільшення можна сказати, що побудова діаграм - одна знайбільш часто використовуваних можливостей Excel.
Звичайно діаграми створюються за допомогою майстра діаграм. Викликати йогоможна за допомогою опції Діаграма пункту меню Вставка, або клацанням по кнопці
Майстер діаграм панелі інструментів Стандартна.
Діаграма будується в чотири кроки.
1. Вибирається зовнішній вигляд діаграми. Існує кілька варіантів зовнішнього вигляду діаграми, які представлені на вкладці Стандартні.
Якщо запропоновані варіанти не влаштовують, можна перейти на вкладку
Нестандартні. Щоб оцінити кінцевий результат, можна скористатися кнопкою Перегляд результату. Перехід до наступного кроку майстра діаграм здійснюється за допомогою кнопки Далі. Загальна кількість кроків і поточний крок виводяться в заголовку майстра діаграм.
2. На другому кроці НЕ вкладці Діапазон даних необхідно вказати діапазон даних (поле Діапазон), якщо це не було зроблено раніше, а також, можливо, уточнити розташування даних Ряди в рядку або в стовпцях. На вкладці Ряд дозволяється уточнити ім'я кожного з рядів даних (список
Ряд, поля Список і Значення), а також вказати дані, які використовуються в якості Підписи осі Х.
3. Третій крок надає можливість оформити різні елементи діаграми.
4. На четвертому кроці потрібно уточнити, де буде розташована діаграма.
Можна Помістити діаграму на аркуші: Окремому або наявної. Якщо клацнути по кнопці Готово створення діаграми закінчено.
Після створ?? ня діаграми може виникнути необхідність змінити їїмісце розташування і, можливо, розмір. Щоб перемістити діаграму, требасхопити її мишею за край і перенести в будь-яке місце листа. Якщо при цьомутримати клавішу Alt, то діаграма буде розташовуватися точно заосередкам (прив'язуватися до них). Якщо схопити один з елементів діаграми,наприклад легенду, то, можливо, змінити компонування діаграми.
Відразу після створення діаграми може з'ясуватися, що деякимелементам не вистачає місця, а деякі навпаки, занадто великі. Усунутицей недолік досить просто. Якщо клацнути мишею по будь-якого елементудіаграми, по краях елемента з'являться маленькі квадратики. Можнавхопитися за будь-який з них і протягнути його у бік збільшення абозменшення розмірів.
Якщо клацнути по краю діаграми, то маленькі квадратики з'являтьсянавколо всього малюнка. У цьому випадку збільшення або зменшення розмірівбуде ставитися до всіх елементів діаграми.
Редагування діаграми зручно проводити за допомогою панеліінструментів Діаграма. Дана панель з'являється завжди, коли виділенадіаграма або один з її елементів.
Побудова діаграми на основі даних таблиці «Стипендія».
Для побудови діаграми за наслідками нарахування стипендії менізнадобиться ще один Лист, який я створюю за допомогою контекстного меню іперейменовувати його в Діаграма.
Викликаю Майстер діаграм на панелі інструментів Стандартна.
Вибираю зовнішній вигляд діаграми. Після декількох випробуваних варіантівзупиняюся на «Стандартна» з областями (2 варіант). Далі;
Діапазон даних. У діалоговому вікні натискаю на кнопці в кінці полявведення, воно згортається, натискаю на ярличку листа Стипендія і активізуютькомірки (стовпчик) із середнім балом. Розгортаю мінімізоване вікно повторнимклацанням по кнопці в кінці поля вводу:
. Діапазон: = Стипендія! $ З $ 6: $ З $ 43;
. Рад в: стовпцях.
Далі.
. Заголовки: Назва діаграми: Середній бал;
. Пояснення: встановлюю прапорець Додати легенду: внизу;
. Підпис даних: Підписи значень: прапорець немає.
Далі.
. Помістити діаграму на місці: прапорець наявної.
Готово.
переміщати і змінюю розміри діаграми згідно з наведеним вищеопису. По даній діаграмі я можу наочно бачити успішність студентівданої групи.
виробляю побудова діаграми за результатами нарахованої стипендіїаналогічно побудові діаграми «Середній бал».
Вибираю зовнішній вигляд діаграми: «Стандартна» з областями (5 варіант).
Далі;
Діапазон даних. У діалоговому вікні натискаю на кнопці в кінці полявведення, воно згортається, натискаю на ярличку листа Стипендія і активізуютькомірки (стовпчик) зі стипендією. Розгортаю мінімізоване вікно повторнимклацанням по кнопці в кінці поля вводу:
. Діапазон: = Стипендія! $ Е $ 6: $ Е $ 43;
. Рад в: стовпцях.
Далі.
. Заголовки: Назва діаграми: нарахування стипендії;
. Пояснення: немає;
. Підпис даних: Підписи значень: прапорець немає.
Далі.
. Помістити діаграму на місці: прапорець наявної.
Готово.
