Використання Excel

Міністерство загальної та професійної освіти Російської Федерації

Казанський державний технічний університет

ім. А.Н. Туполева (КАІ)

Табличний редактор Microsoft Excel

Навчальний посібник

Індейкін В.В.

Видання перше < p> Даний посібник призначено для вивчення базового курсу з Microsoft
Excel. Дано поняття табличного редактора, його можливості та областізастосування. Розглянуто логіка табличного редактора і обчислення в
Microsoft Excel. Показано роботу з відносними та абсолютними посиланнями.
Приділено увагу створенню серій і побудови діаграм. Частково розглянутіможливості роботи з базами даних в Microsoft Excel. Також частковорозглянуті спеціальні можливості: автоформат, пошук рішення (рішеннярівнянь), створення сценаріїв і звітів по них, створення макросу іактивної кнопки.

Даний посібник призначено для студентів навчаються заспеціальностями «Авіаційні прилади і вимірювально-обчислювальнікомплекси »і« Економіка та управління виробництвом ».

Зміст
1. Введення 6
1.1. Поняття табличного редактора 6
1.2. Особливості Microsoft ® EXCEL 6

1.2.1. Ключові переваги 7

1.2.2. Що дає Microsoft Excel 7

1.2.3. Вимоги до конфігурації комп'ютера 9
1.3. Можливості 9

1.3.1. Інтеграція в Microsoft Office 11

1.3.2. Майстра 11

1.3.3. Спеціальні можливості 11

1.3.4. Програмування в Exсel 12
1.4. Області застосування 12
2. Загальні поняття 13
2.1. Логіка табличного редактора 13
2.2. Вид та основні поняття 13

2.2.1. Робоча книга і робочий лист. 13

2.2.2. Рядок стану 15

2.2.3. Основні правила 15

2.2.4. Осередок 16
2.3. Вікна Excel 17
2.4. Введення та редагування даних 22
2.5. Меню і піктограми 24

2.5.1. Панелі 24
2.6. Формат даних 28
3. Обчислення в Excel. Формули і функції 31
3.1. Формули 31
3.2. Використання посилань і імен. 31
3.3. Переміщення та копіювання формул. Відносні й абсолютні посилання. 33
3.4. Опції 34

3.4.1. Поняття функції 34

3.4.2. Типи функцій 35

3.4.3. Майстер функцій 36
4. Серії і діаграми 39
4.1. Серії 39

4.1.1. Прогресія 39

4.1.2. Створення серій 40
4.2. Діаграми та графіки 42

4.2.1. Типи діаграм 42

4.2.2. Побудова діаграм 42

4.2.3. Редагування діаграм 47
5. Робота зі списками та Бази даних в Excel 48

5.1.1. Формування списку 49
5.2. Робота з командою Форма 49
5.3. Пошук в базі даних 50
5.4. Сортування бази даних 51
5.5. Фільтрація даних у списку 52
5.6. Підведенні підсумків у базі даних 53

5.6.1. Вставлення проміжних підсумків 55

5.6.2. Створення діаграми закупівельних цін 57
6. Деякі спеціальні можливості 60
6.1. Автоформат 60
6.2. Рішення рівнянь 60
6.3. Створення сценаріїв 61
6.4. Звіт за сценаріями. 63
6.5. Створення макросу 63
6.6. Створення активної кнопки 64

6.6.1. Excel 95 64

6.6.2. Excel 97 64
7. Деякі особливості (для поглибленого вивчення) 66
7.1. Корисні поради при роботі з Excel 95 і Excel 97 66

7.1.1. Створення Web-сторінки 66

7.1.2. Використання Web-запитів 66

7.1.3. Збереження файлу Microsoft Excel 97 відразу в двох форматах 66

7.1.4. Зв'язок написи з осередком електронної таблиці 67

7.1.5. Блокування доступу до особистих клітинок електронної таблиці 67

7.1.6. "Підвищення" точності обчислень формул 68

7.1.7. Переклад рядка у клітинці таблиці 68

7.1.8. Локальне ім'я (використання одного і того ж імені на різних сторінках) 68

7.1.9. Відображення чисел з провідними нулями 68

7.1.10. Використання спеціальних символів у форматі 68

7.1.11. Видалення комірок робочого листа без «псування» посилань на віддалені осередку 68
8. Довідковий матеріал 69
8.1. Функціональні та «гарячі» клавіші 69

8.1.1. Функціональні клавіші 69

8.1.2. «Гарячі» клавіші 70
8.2. Деякі функції в EXCEL 73

8.2.1. Математичні функції 73

8.2.2. Як до дати додавати місяці 74
Список літератури 75

Як влаштовано цей посібник

Цей посібник може служити одночасно керівництвом, навчальнимпосібником і вичерпним довідником по Microsoft Excel. Воно було створене,з метою дати уявлення про Excel його можливості та особливості, прицьому передбачається, що читач вміє працювати в Microsoft Windows.

У даному посібник описується дві версії Microsoft Excel 95 і 97.
Друге видання цього посібника буде повністю присвячено версії Microsoft
Excel 97 або Microsoft Excel 2000.
Угоди

У цій книзі комбінація клавіш, розділена знаком + (плюс),наприклад, Ctrl + A означає: Натисніть першу клавішу, і, не відпускаючи її,натисніть друге, тобто Ctrl + A значить: Натисніть клавішу Ctrl, і, не відпускаючиїї, натисніть клавішу А. Якщо ж дві клавіші розділені комою, наприклад,
Alt, F то це, значить Натисніть і відпустіть першу клавішу, потім натиснітьдруге.

Замість багатослівних пропозицій на кшталт: «Розкрийте меню Файл, а потімвиберіть команду Друк », ухвалено таке написання:« Виберіть з меню Файл |
Друк ».

Адреси осередків та формули записані в наступному вигляді: V5.

Зверніть увагу: як і більшість додатків Windows, Microsoft
Excel використовує символи роздільників (десяткові, розрядів, дати тачасу), котрі зазначені в розділі Стандарти | Панелі Керування Windows.

Введення

1 Поняття табличного редактора

Табличні редактори (іноді їх називають також електронні таблиці) насьогоднішній день, одні з найпоширеніших програмних продуктів,що використовуються в усьому світі. Вони без спеціальних навичок дозволяють створюватидосить складні додатки, які задовольняють до 90% запитівсередніх користувачів.

Табличні редактори з'явилися практично одночасно з появоюперсональних комп'ютерів, коли з'явилося багато простих користувачів незнайомих з основами програмування. Першим табличним редактором,що отримав широке поширення, став Lotus 1-2-3, що став стандартом де -факто для табличних редакторів:

1. Структура таблиці (перетину рядків і стовпців створюють осередки, куди заносяться дані);

2. Стандартний набір математичних та бухгалтерських [1] функцій;

3. Можливості сортування даних;

4. Наявність засобів візуального відображення даних (діаграм).

У СРСР одержали широке поширення два табличних редактора
SuperCalc і Quattro Pro. З появою Microsoft ® Windows і його застосуваньстандартом де-факто став табличний редактор Microsoft ® Excel.

2 Особливості Microsoft ® EXCEL

Microsoft Excel - засіб для роботи з електронними таблицями,набагато перевищує за своїми можливостями існуючі редактори таблиць,перша версія цього продукту була розроблена фірмою Microsoft в 1985році. Microsoft Excel - це простий і зручний засіб, що дозволяєпроаналізувати дані і, при необхідності, проінформувати про результатзацікавлену аудиторію, використовуючи Internet. Microsoft ® Excel розробленийфірмою Microsoft, і є на сьогоднішній день найпопулярнішим табличнимредактором у світі. Крім стандартних можливостей його відрізняє наступніможливості, він виводить на поверхню центральні функції електроннихтаблиць і робить їх більш доступними для всіх користувачів. Для полегшенняроботи користувача спрощені основні функції, створення формул,форматування, друк і побудова графіків.

1 Ключові переваги

5. Ефективний аналіз та обробка даних;

6. Багаті засоби форматування і відображення даних;

7. Наочна друк;

8. Спільне використання даних і робота над документами;

9. Обмін даними та інформацією через Internet і внутрішні Intranet-мережі.

2 Що дає Microsoft Excel

1 Ефективний аналіз і обробка даних

10. Швидкий і ефективний аналіз, зручні засоби для роботи з даними

(майстер зведених таблиць дозволяє швидко обробляти великі масиви даних і отримувати підсумкові результати в зручному вигляді);
11. Механізм автокорекції формул автоматично розпізнає і виправляє помилки при введенні формул. Microsoft Excel вміє розпізнавати 15 найбільш розповсюджених помилок, які допускаються користувачами при введенні формул у комірку. Наприклад, автоматично виправляються помилки, пов'язані з неправильними посиланнями, отриманими в результаті переміщення осередків. Введений помилково символ "х" автоматично перетворюється на знак множення і т.д. Природно, при цьому Excel спочатку питає користувача, чи потрібно проводити виправлення;
12. Використання природної мови при написанні формул;
13. Проведення різних обчислень з використанням потужного апарату функцій і формул;
14. Дослідження впливу різних факторів на дані;
15. Рішення задач оптимізації;
16. Отримання вибірки даних, що задовольняють певним критеріям;
17. Побудова графіків та діаграм;
18. Статистичний аналіз даних. В Excel для Windows є настільки потужний апарат математичної статистики, що ви можете займатися статистичним моделюванням.

2 Багаті засоби форматування і відображення даних

19. Засоби форматування роблять оформлення таблиць більш яскравим і зрозумілим (можливості злиття клітинок в електронній таблиці, поворот тексту в комірці на будь-який кут, написання тексту в комірці з відступом);
20. Майстер створення діаграм дозволяє зробити подання даних у таблицях більш наочним (більш зручний і потужний майстер створення діаграм, крім стандартних, нові типи діаграм - діаграми у вигляді круглих стовпчиків, тетраедрів, у вигляді "бубликів" та ін.) < p> 3 Наочна друк

21. Багато користувачів стикалися з проблемами під час друку складних електронних таблиць. Багато труднощі пов'язані з недостатньо точним визначенням області друку, тобто того, яка частина електронної таблиці буде надрукована. Тому Microsoft Excel забезпечує попередній перегляд кордонів друкованої області. Після включення режиму відображення кордонів друкованих областей поверх таблиці з'являється сітка, яка показує, яка частина таблиці буде надрукована на якій сторінці. При необхідності вмістити на одній сторінці додаткову кількість стовпців або рядків таблиці, достатньо просто перетягнути кордон сторінки в потрібне місце і

Microsoft Excel сам розрахує необхідна зміна шрифту і масштабу зображення при друці вказаного діапазону клітинок на одній сторінці.

4 Спільне використання даних і робота над документами

22. Тепер для користувачів Microsoft Excel доступний режим реальної розрахованої на багато роботи. Кілька різних користувачів можуть одночасно працювати з однією і тією ж таблицею і навіть документувати внесені зміни. Аналогічно режиму виправлень у Microsoft Word, тепер можна залишати коментарі про те, хто і коли вніс зміни в дану комірку

5 Обмін даними та робота в Internet

23. Можливість використовувати самі свіжі дані. За допомогою Microsoft

Excel Ви можете отримувати їх у вигляді електронних таблиць прямо Web-серверів в Internet. Microsoft Excel містить вбудовані функції, що дозволяють легко розміщати на Web-сервер документи, створені в середовищі

Microsoft Excel. До їх числа відносяться: майстер збереження документа у форматі HTML, засіб перегляду вмісту документів Microsoft

Excel для користувачів, які не працюють з цієї програми та ряд інших;
24. Ви можете використовувати вбудований Internet Assistant для перетворення таблиці в формат HTML і публікації на Web-сервер.

Microsoft Excel дозволяє імпортувати дані з HTML-документів, знайдених на Web-сервер, відновлюючи при цьому формат та оформлення таблиці. Після імпорту дані доступні для виконання будь-яких операцій в

Microsoft Excel;
25. Web Queries. У Microsoft Excel 97 є операція створення запиту до даних, що зберігаються на Web-сервер. Можна створити постійну посилання на сторінку в Internet і дані в таблиці будуть оновлюватися автоматично.

3 Можливості

Довідка та помічник по роботі з електронними таблицями Допомагаєкористувачам навчитися ефективної роботи з електронними таблицями.
Надає корисні поради та рішення. Відповідає на питання доступнимкористувачеві мовою.

Зручність введення формул Користувачі можуть писати рівняння, користуючисьпростий термінологією. У формулах замість посилань на комірки можнавикористовувати назви колонок і рядів (наприклад: Ціна * Кількість замість
А1 * А2), що полегшує створення і розуміння обчислень.

Перегляд макета сторінки Надає можливість задати точнерозміщення інформації на кожній друкованій сторінці.

Замовні осередку Користувачі можуть «проникнути за сітку» звичайноїелектронної таблиці, щоб дані виглядали згідно з їхнім вимогам.

Контроль змін У випадку декількох користувачів спрощуєтьсяконтроль змін в робочому каталозі (виділяються зміни, внесенііншими користувачами). Для кожної виділеної комірки є відомості проте, що змінилось, коли і ким.

Гіперпосилання У всі документи Excel 97 можна вставляти гіперпосилання длядоступу до потрібних документів незалежно від їх місцезнаходження.

Відкриття з URL Більша гнучкість при спільне використання данихв Intranet. Користувачі легко можуть відкривати файли Excel або HTML з HTTP-і FTP-серверів за допомогою команди Excel 97 "Відкрити файл".

Публікація в режимі "online" - запис в URL Полегшує розміщеннязошитів Excel на HTTP-і FTP-серверах мережі Intranet. Тепер кожен можепереглядати та використовувати дані електронних таблиць, вміщених успільну мережу Intranet або в глобальну мережу

Робота з HTML-документами Excel 97 працює з документами HTML так самолегко, як і зі своїми документами (*. xls). Форматування і гіперпосиланнязберігаються, а користувачі отримують можливість динамічного аналізуданих, а не простого їх перегляду.

середу розробки Visual Basic ® (VBE) середу VBE сумісна із середовищем
Visual Basic 5.0. У ній є Редактор кодів, броузерієрархічних об'єктів, багатовіконний відладчик, вікно властивостей, аналізаторпроекту і конструктор

Майстер діаграм Розташування всіх параметрів графіків в одному місціприскорює їх створення і редагування.

Зошити колективного користування У цих зошитах кількакористувачів можуть одночасно відкрити один документ, не отримуючиповідомлення "файл вже відкритий". Можна змінювати дані, форматування,редагувати формули і навіть додавати і видаляти комірки.

Збереження в гіпертекстовому форматі (HTML) Користувачі можутьавтоматично перетворювати свої таблиці, створені за допомогою програми
Excel, в HTML-формат для того, щоб розміщувати їх в Інтернеті або в мережі
Intranet. Діаграми тепер можна записувати у форматі GIF з поліпшенимиможливостями перетворення.

Перегляд документів Excel Користувачі можуть публікувати документи
Excel так, щоб їх могли переглядати і ті, у кого немає програми Excel.
Програма Excel Viewer дозволяє, не користуючись програмою Excel,переглядати, копіювати, збільшувати, фільтрувати, друкувати і слідуватигіперпосиланнями в документах Excel.

1 Інтеграція в Microsoft Office

Microsoft Excel є складовою частиною офісного пакету Microsoft
Office, тісно інтегрований з іншими додатками що входять в пакет,що дозволяє імпортувати і експортувати дані з інших додатків,створювати пов'язані документи і зберігати єдиний стиль у них.

Меню і панелі інструментів Excel максимально відповідають меню іпанелям Microsoft Word. Всі діалогові вікна додатків Windows, створених
Microsoft, витримані в єдиному стилі. Ярлички вкладок у верхній частинідіалогового вікна, подібні ярлика аркушів в нижній частині вікна робочоїкниги, дозволять швидко переходити від однієї вкладки до іншої. Наприклад,різні вкладки діалогового вікна Формат клітинок дають можливість встановитичислові формати, типи вирівнювання, шрифти, рамки, додати візерунки,встановити захист осередків та багато іншого.

Реалізована можливість перетягування даних з Excel в (і іншіпрограми з пакету Microsoft Office), а також підтримка другої версіїпротоколу зв'язку та впровадження об'єктів (Object Linking and Embedding, OLE 2.)

2 Майстра

Для полегшення роботи в Microsoft Excel передбачені різнізасоби, що полегшують рутинну роботу. Одним з таких засобів є
Майстри (помічники). Їх декілька:
26. Майстер діаграм, що дозволяє спростити побудову діаграм;
27. Майстер Функцій, що дозволяє спростити написання функцій;
28. Майстер підказок, для швидкого пошуку інформації (хоча він і не є майстром в прямому сенсі цього слова).
29. Майстер Web-сторінок, для с?? будівлі HTML-сторінки за допомогою Microsoft

Excel.
30. Майстер шаблонів, дозволяє створити новий шаблон або базу даних.
31. Майстер зведених таблиць дозволяє аналізувати не тільки будь-який зріз наявною інформацією, а й упорядковувати стовпці, рядки і заголовки сторінок методом перетягнути і відпустити.
32. Майстер перетворень, дозволяє конвертувати документи в Excel з інших форматів.

3 Спеціальні можливості

У Microsoft Excel включені деякі можливості, які дозволяютьспростити роботу і виконати необхідні вам обчислення.

До першого відноситься автозаповнення таблиці. Режим Автозаповнення,що дозволяє створювати послідовності з числових або текстовихзначень, практично не вводячи дані вручну, також розширено. У Microsoft
Excel можливо створювати свої власні режими автозаповнення. Наприклад,якщо Вам потрібно буде зробити листи із заголовками типу січень, лютий, березеньі т.д., режим Автозаповнення до Ваших послуг. Більш того, команда
Сортування обробляє тепер і для користувача (тобто створені) списки
Автозаповнення, так що Ви завжди зможете відсортувати свої дані.

До другого належить команда Автосуммірованіе, що дозволяє складатичислові значення одним клацанням мишки, дає можливість зробити цеодночасно і з рядками, і за допомогою стовпців. За цією командою Ви можетепідбивати загальні підсумки навіть у таблицях з проміжними підсумками.

Також існує така можливість, як Підбір параметрів (одержатинеобхідний результат змінюючи вихідні дані) і Пошук рішення (знаходженнякоренів рівнянь).

Ще однією цікавою особливістю Excel є можливість роботи згеографічними картами Карта ....

4 Програмування в Exсel

Microsoft Excel це перша програма з вбудованим макромовоюпрограмування Microsoft Visual Basic для додатків (Visual Basic for
Applications, VBA). VBA значно спрощує створення керованих макросамидодатків. Крім того, Excel містить новий редактор діалогових вікон,новий редактор меню і новий відладчик.

Для зручності користувачів Microsoft Excel підтримує макроси,створені в попередніх версіях Excel, і макроси, імпортовані з Lotus 1 -
2-3.

4 Області застосування

Excel, як видно з усього сказаного вище дуже потужний інструмент длявирішення завдань які мають справу з масивами різноманітних даних, томуобласть його застосування велика, починаючи від бухгалтерських і складських завданьі закінчуючи розрахунками енергетики супутникових ліній. В Excel зручно вирішуватизадачі лінійної алгебри, такі як робота з матрицями і ін Так само є всіможливості щодо повноцінної роботи (сортування, вибірка, зведені таблиці,аналіз) з базами даних Завдяки наявності мови програмування в Excelможливо створення різних програм користувача, якіавтоматизують специфічні стандартні завдання.

Загальні поняття

1 Логіка табличного редактора

Будь-яка таблиця складається з рядків і стовпців, як правило рядканумеруються цифрами 1, 2, 3 і т.д. до 16384, а стовпцях присвоюєтьсявідповідність латинським алфавітом A, B, C і т.д. Причому коли алфавітзакінчується, за Z слід AA, AB, AC і т.д. до IV. Перетинання рядків істовпців утворює комірки, кожна комірка має адресу, що позначаєтьсяім'ям стовпця і номером рядка. Наприклад B5.

Рис. 1. Робочий лист Excel

У комірки заносяться дані. Надалі при зверненні до ці данимизавжди йде посилання на адресу комірки де вони розташовані. Наприклад в Е9розташоване число 5. Якщо необхідно провести будь-які дії з цимиданими наприклад скласти два числа 4 з комірки A1 та 4 з комірки C7 іпомістити їх суму у комірку C3, то в комірці C3 вводиться формула = A1 + C7 і вклітинки C3 з'являється результат 8. Докладніше про це буде розказано в
Главі 3 «Обчислення в Excel. Формули і функції ".

2 Вид та основні поняття

1 Робоча книга і робочий лист.

Робочий лист - це власне електронна таблиця, основний тип документа, який використовується в Excel для зберігання і маніпулювання даними. Він складається з комірок, організованих у стовпці та рядки, і завжди є частиною робочої книги.
Робочі книги - це файли MS Excel, які можуть містити один або кілька робочих аркушів. Такі файли мають розширення. Xls.

Якщо ви подивитеся на зображене вікно Excel, то ви помітите, щовоно містить безліч різних елементів. Деякі з них властиві всімпрограмами в середовищі Windows, решта є тільки у вікні Excel.

Зверніть увагу: робоча область головного вікна Excel зайнята вікномробочої книги, що складається з робочих аркушів. Якщо клацнути мишею на будь-якій комірціробочого листа - ви зробите її поточної (вона позначити рамкою). У поліімені, буде показаний адресу поточної комірки, наприклад А1. Як і в багатьохінших програмах у середовищі Windows, ви можете представити робочий аркуш увигляді окремого вікна зі своїм власним заголовком - це вікно ми будемоназивати вікном робочої книги, тому що в такому вікні можна оброблятикілька робочих аркушів.

1. Поле назви головного вікна.
1. Рядок меню.
1. Кнопки управління
1. Панелі інструментів.
1. Поле імені.
1. Рядок формули.
1. Рядок стану
1. Поле назви вікна робочої книги (дочірнє вікно Excel).
1. Активний лист робочої книги.
1. Кнопка виділення всього аркуша.
1. Активна (поточна) комірка.
1. Назва стовпця.
2. Назва рядка.

Рис. 2. Елементи робочого листа

У вікні Excel, як і в інших програмах Windows, під заголовком вікназнаходиться рядок меню. Вона містить головне меню Excel. За допомогою командз цього меню можна виконати всі можливі дії над робочими книгами таданими в таблицях.

2 Рядок стану

Смуга внизу екрану, на якій виводиться інформація про вибранукоманді або виконуваної операції. Виділена команда коротко описується влівій частині рядка стану. Тут також зазначається інформація провиконуваної операції, такий, як відкриття або збереження файлу, копіюванняклітинок або запис макросу. Права частина рядка стану показує,включені чи ключі, такі, як CAPS LOCK, SCROLL LOCK або NUM LOCK.

3 Основні правила

Після запуску Excel на екрані з'являється робоча книга Кніга1,що містить 16 робочих аркушів. Кожен лист представляє собою таблицю,що складається з рядків і стовпців.

На основному екрані розташовані наступні об'єкти: рядок основногоменю, дві панелі інструментів Стандартна і Форматування, рядок формул,поле імені, рядок стану, смуги прокрутки.

Взаємодія з Excel здійснюється за допомогою вибору команд зосновного меню. Всі команди є ієрархічними. У результаті виборуоднією з таких команд на екрані з'являється її спадаюче меню.

Для виконання команди з основного меню наведіть курсор миші нанеобхідну команду і натисніть кнопку миші.

Для відмови від вибору опції спадаючого меню після його появи наекрані натисніть клавішу Esc і ви потрапите в меню попереднього рівня.

Для отримання довідкової інформації натисніть мишею знак? з основногоменю. З'явиться меню, в якому виберіть команду Виклик довідки. Також, вікнодіалогу багатьох команд містить кнопку Довідка, при натисканні якої Excelзабезпечить вас інформацією про те, як користуватися цим вікном діалогу.

Кнопка Довідка, розташована на панелі інструментів Стандартна,додає до курсора миші знак питання?. Після цього інформацію прокомандах і елементах екрану можна отримати, якщо встановити в потрібне місцевказівник зі знаком запитання і натиснути ліву кнопку миші.

Після завершення поточного сеансу роботи в Excel, виконайте команду
Файл | Вихід.

4 Осередок

Осередок - це основний елемент електронної таблиці тільки в ній може міститися будь-яка інформація (текст, значення, формули)

1 Структура комірки Excel:

Рис. 3. Рівні осередку
1-й рівень містить видиме на екрані зображення (тобто відформотований) або результат обчислення формули).
2-й рівень містить формати комірки (формат чисел, шрифти, вимикач

(вмикач) ознака показувати чи ні клітинку, вид рамки, захист комірки).
3-й рівень містить формулу, яка може складатися з тексту, числа або вбудованих функцій.
4-й рівень містить ім'я комірки, це ім'я може використовуватися в формулах інших осередків, при цьому забезпечується абсолютна адресація даної комірки.
5-й рівень містить примітки даної комірки (довільний текст). Якщо комірка містить примітку, то в правому верхньому куті з'являється червоний квадратик (точка)

2 Блоки осередків

Для роботи з кількома осередками відразу необхідно виділити блокосередків. Це виконується таким чином: Натиснувши на комірці і утримуючикнопку миші, простягніть по аркушу покажчиком. При цьому буде виробленовиділення суміжних клітинок. Блок описується двома адресами, розділенимизнаком двокрапки - адресою верхній-лівої і правої нижньої-осередків. На малюнку,наприклад, виділений блок: A2: D4.

Рис. 4. Створення блоку комірок

Рис. 5. Блок клітинок

3 Вікна Excel

Команда Нове Вікно (меню Вікно) створює додаткове вікно дляактивної робочої книги, так що Ви можете переглядати різні частиниробочої книги одночасно.
Можна відкрити більше, ніж одне нове вікно для даного листа або робочоїкниги; їх максимальну кількість обмежена лише обсягом доступноїпам'яті.

Рядок заголовка показує ім'я робочої книги, за яким післядвокрапки слід номер нового вікна. Наприклад, друге вікно робочої книги
BUDGET.XLS буде названо BUDGET.XLS: 2.

Команда Упорядкувати все (меню Вікно) Відображає всі відкриті документиу вікнах так, щоб вони не перекривалися на екрані. Даний режимвикористовується для того, щоб відобразити вікна, які не видно, або щоборганізувати розміщення вікон на екрані.
| | Команда |
| Рис. 6. Команда Розташування вікон | Розташування |
| | Надає |
| | Способи |
| | Упорядкування |
| | Розташування вікон. |

Вікна Активної Робочої Книги, якщо цей прапорець встановлений, то команда
Упорядкувати впорядковує тільки вікна активної робочої книги. Якщо прапорецьне встановлено, то команда Упорядкувати впорядковує все не приховані вікна.
| | Команда Поруч розміщує |
| Рис. 7. | всі відкриті вікна |
| | Робочих книг мозаїкою в |
| | Робочої області |
| | Головного вікна. |

Команда Упорядкувати Значки впорядковує всі згорнуті в значки вікна.
Ця команда доступна тільки в тому випадку, якщо мінімізоване вікно активно.
Значки впорядковані горизонтально зліва направо у низу вікна програми.

Рис. 11.

Команди Приховати і Показати приховують вікно активної робочої книги абопоказують приховане раніше вікно. Вікно, яке буде показано вибирається зсписку прихованих вікон. Хоча приховане вікно і не видно, воно, як і раніше, відкрито.
Можна приховати робочу книгу, яка повинна бути відкрита, але не зобов'язана бутивидимою. Якщо вікно робочої книги захищено паролем, то пароль буде запитанийі при приховуванні вікна.

Додатки не можуть бути зроблені видимими за допомогою команди
Перегляд. Якщо всі вікна приховано, то команда Показати переміщується з меню
Вікно в меню Файл.

Команди Розбити і Видалити Розбиття (меню Вікно)

Рис. 12. Розбиття вікна

Команда Розбити розбиває активне вікно на дві або чотири подокна.
Ця команда дозволяє прокручувати подокна одночасно. Два горизонтальнихподокна завжди будуть мати однакові заголовки стовпців; два вертикальнихподокна завжди будуть мати однакові заголовки рядків.

Використовуйте команду Фіксувати Подокна для скасування прокруткиверхньому, лівому або обох подокнах розбиття.

Команда Видалити Розбиття видаляє розбиття в активному вікні. Цякоманда доступна тільки тоді, коли активне вікно розбите. Подвійне клацанняна маркері розбиття або на лінії поділу також видаляє розбиття.

Команда Фіксувати Подокна фіксує верхнє подокно, ліве подокноабо обидва подокна на активному робочому аркуші. Ця команда потрібна для того,щоб зберегти заголовки рядків або стовпців на екрані, якщо на робочомуаркуші прокручуються довгі списки. Ця команда забороняє подокнам злівавід вертикального розбиття прокручуватися горизонтально, а подокнам надгоризонтальним розбиванням - прокручуватися вертикально.

Можна також використовувати кнопку Фіксація підвікон для фіксації абоскасування фіксації підвікон на робочому листі. Якщо вікно не розділене наподокна, то ця команда розділить вікно по активній клітинці.
Примітка: Фіксація заголовків на робочому листі не впливає на друк.

Команда Скасувати Фіксацію скасовує фіксацію підвікон на робочому листі.
Також можна повторно клацнути по кнопці Фіксація підвікон для скасуванняфіксації. Ця команда з'являється в меню Вікно тільки в тому випадку, якщофіксація вже введена за допомогою команди Фіксувати Подокна.

Команди 1, 2, 3, ... 9 (меню Вікно) Перелічує поточні відкриті вікна внизу меню Вікно. Вибір номеру вікна перемикає на нього. Відміткарозташовується перед активним вікном.

Якщо відкрито більше, ніж дев'ять вікон, то в кінці списку з'являєтьсякоманда Інші Вікна. Виберіть її, щоб переглянути список всіх відкритих вікон.

4 Введення та редагування даних

Для введення інформації в задану клітинку потрібно встановити на неї курсорабо натиснути мишею на цій комірці. Після цього можна починати вводити дані.
З введенням першого символу ви переходите в режим введення, при цьому в рядкустану відображається слово Введення.

Якщо інформація вже введена в клітинку і потрібно лише додати абоскорегувати раніше введені дані, двічі натисніть мишею на потрібнійклітинки або натисніть клавішу F2, коли необхідна комірка виділена. При цьому випереходите в режим введення і можете внести необхідні зміни в дані,що перебувають у цій клітинці.

Ви можете відновити вміст комірки не виходячи з режиму введення.
Для цього потрібно натиснути CTRL + Z або ESC. Відновлення даних і вихід зрежиму введення можна натискаючи мишею на червоному хрестику,розташованому в рядку введення.
Рядок введення. Смуга під панелями інструментів Microsoft Excel, використовується для введення або редагування значень або формул у клітинках або діаграмах. Тут виводиться постійне значення або формула активної комірки. Для введення даних виділіть клітинку, введіть дані та натисніть на кнопку із зеленою "галочкою" або натисніть ENTER. Дані з'являються в рядку формул у міру їх набору.
Поле імені знаходиться в лівому кінці рядка введення. Використовуйте поле імені для завдання імен активної клітинки або виділеного блоку. Для цього клацніть на поле імені, введіть туди ім'я та натисніть ENTER.

Такі імена можна використовувати при написанні формул або при побудові діаграм. Також полі імені можна використовувати для переходу до пойменований клітинці або блоку. Для цього відкрийте список і виберіть з нього потрібне ім'я.

В Таблиці 1 показано приклад створення таблиці для розрахунку валовогодоходу.

Таблиця 1
| | | | | | | | Банани | 2.90руб |
| | | | | | | | Виноград | 5.20руб |
| | | | | | | | Ананас | 6.80руб |
| № | Наймену-нов | Фірма | Закупоч | | Кількість | Сума | Сума | Валовий |
| п/п | ание | постав | ва | | | закупівлі | реалізації | дохід |
| | | Щик | ціна | | | | | |
| | | | (Руб) | ($ | | | | |
| | | | |) | | | | |
| 1 | банани | Frutis | 2.00руб | | 200 | | | |
| 2 | банани | SUMP | 2.32руб | | 80 | | | |
| 3 | банани | Forum | 1.98руб | | 165 | | | |
| 4 | банани | Like | 1.86руб | | 320 | | | |
| 5 | банани | UFO | 2.05руб | | 120 | | | |
| 6 | виноград | Frutis | 4.00руб | | 90 | | | |
| 7 | виноград | SUMP | 3.65руб | | 100 | | | |
| 8 | виноград | Forum | 4.05руб | | 65 | | | |
| 9 | виноград | Like | 4.66руб | | 22 | | | |
| | | | | | | | | |
| 25 | ананаси | UFO | 6.60руб | | 55 | | | |

Копіювання даних здійснюється стандартним для середовища Windows способом:
33. Виділіть частину комірки або кілька клітинок.
34. Скопіюйте виділений діапазон в буфер обміну. Після цього ви можете відновлювати вміст виділеного блоку в будь-якій програмі

Windows.
35. Для вставки скопійованій інформації встановіть курсор в потрібне місце і вставте з буфера.

При введенні даних вам майже напевно доведеться зіткнутися з проблемоювставки порожнього рядка або пустого стовпця в таблицю. В Excel ця проблемавирішується таким чином:
36. Клацніть мишею на заголовку стовпця, перед яким ви збираєтеся вставити порожній стовпець, в результаті чого він буде виділений кольором.
37. Клацніть правою кнопкою миші. З'явиться список команд.
38. Виберіть команду Додати. З'явиться новий стовпець.

Можна вставити стовпець і іншим способом. Установіте маркер в будь -небудь клітинці стовпця, перед яким потрібно вставити новий стовпець івиконайте команду Вставка | Стовпець. Аналогічно для вставки рядкавиконайте команду Вставка | Рядок.

Окрім стовпців і рядків у таблицю можна вставляти та осередки. Для цьоговиконайте команду Вставка | Осередки.

5 Меню і піктограми

Будь-які дії з управління таблицею можливо виконувати за допомогоюменю або піктограм (див. вище).

1 Панелі

Панель інструментів застосовується для швидкого виконання найбільшчасто використовуваних команд з головного меню програми.

При першому запуску Microsoft Excel на екрані видно дві панеліінструментів: Стандартна і Форматування.

1 Розміщення панелей на екрані.

Excel дозволяє змінити стан панелей інструментів на екрані.
При самому першому запуску панелі інструментів Стандартна і Форматуваннярозташовані у верхній частині екрана, де вони припарковані. Ви можетеперемістити панель з місця паркування в будь-яке інше місце на екрані:помістіть вказівник мишки на панель і перетягніть її. При переміщенні панелів інше місце її вигляд трохи змінюється.

2 Настроювання панелі інструментів.

Вбудовані панелі Microsoft Excel вже містять багатий набір кнопокінструментів. Є, проте, безліч інших кнопок, невикористаних упочаткової конфігурації вбудованих панелей, але які можна додати допанелі. Нарешті, ви можете створити власні кнопки інструментів івключити їх у загальний список. Для цього використовується діалогове вікно
Налаштування (Вид | Панелі ... | Налаштування ...).

Рис. 13. Вікно Параметри панелі інструментів
Щоб додати нової кнопки виконують наступні дії:
39. Зі списку Категорії діалогового вікна Настроювання виберіть категорію потрібного інструменту. У розділі Кнопки діалоговому вікні з'являться всі кнопки даної категорії.
40. Клацніть додану кнопку і перетягніть на те місце панелі інструменту, де б ви хотіли її бачити. Коли ви відпустіть кнопку миші, інструменти, що є на панелі зрушаться вправо, звільняючи місце для «новачка».
Для видалення кнопки з панелі інструментів виконують наступні дії:
41. При відкритому діалоговому вікні Настройка клацніть видаляємо кнопку, перетягніть її за межі панелі і відпустіть.

Відкривши діалогове вікно Настройка, Ви можете змінити порядокрозташування кнопок на панелях. Для цього потрібно просто мишею переміститикнопку в потрібне місце. Ви можете також збільшувати або зменшувати проміжкиміж кнопками. Для цього необхідно тренування, але прийоми по сутіпрості. Щоб збільшився проміжок зліва від кнопкою