МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ РФ

Алтайського державного університету

ФАКУЛЬТЕТ ПОЛІТИЧНИХ НАУК

Кафедра політології

«Використання електронної пошти, Internet, і інших систем з метою раціоналізації документообігу ».

(Курсова робота)

Виконала студентка

2курс, групи 1414

Беспалова Ю. В .

Науковий керівник

Акімова Ю. А.

БАРНАУЛ 2003

Зміст

Вступ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 3

ГОЛОВА 1.Еффектівность електронного документообігу ... ... ... ... ... ... 8
1.1. Класифікація засобів електронного документообігу ... ... ... ... ... 8
1.2. Принципи технології електронного документообігу ... ... ... ... ... .10
1.3.Что дає використання систем автоматизації діловодства тадокументообігу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 12
Розділ 2. Системи управління документообігом на основі web -технологій ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .15
2.1. Значення і функції мережевих засобів на базі WEB-технологій
(Internet) ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 15
2.2. Використання електронної пошти ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 19
2.3. Система корпоративного архіву ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... 20
Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... 24
Список використаної літератури ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 25

Введення

Завдання накопичення, обробки та розповсюдження інформації стояла передлюдством на всіх етапах його розвитку. Протягом довгого часуосновними інструментами для її вирішення були мозок, мова і слух людини.
Перше кардинальна зміна відбулася з приходом писемності, а потім --c винаходом книгодрукування. Наступний прорив в області інформаційногообміну стався з появою електронних обчислювальних машин. Перші ЕОМвикористовувалися як великі автоматичні арифмометри. Принципово новийкрок був здійснений, коли від застосування ЕОМ для вирішення окремих завданьперейшли до їх використання для комплексної автоматизації тих чи іншихзакінчених ділянок діяльності людини по переробці інформації.

Одним з перших прикладів подібного системного застосування ЕОМ у світовійпрактиці були адміністративні системи обробки даних. У міру свогоподальшого розвитку адміністративні системи обробки даних переростаютьв автоматизовані системи управління відповідними об'єктами, де,як правило, декілька ЕОМ об'єднують в обчислювальний комплекс.

Перші проекти застосування комп'ютерних засобів не як допоміжний,а як основний елемент системи документообігу, з'явилися на початку 80-ихроків. У той час каменем спотикання їх розвитку стали недостатнійрівень розвитку матеріально-технічної бази і відсутність чіткихстандартів на електронні документи.

У 90-ті роки, у зв'язку зі швидкісним розвитком обчислювальної техніки,з'явилися системи управління документообігом, побудовані за принципом
"клієнт-сервер", пристосовані для роботи в рамках невеликої локальноїмережі. Паралельно з цим, йшов розвиток всесвітньої комп'ютерної мережі
Internet. До середини 90-их років стало можливим використовувати її в ціляхстворення принципово нових систем управління документообігом.

Таким чином, в даний час тема раціоналізації документообігуна підприємстві за допомогою використання всесвітньої комп'ютерної мережі та іншихавтоматизованих систем є однією з найбільш актуальних, у зв'язку зрозвитком комп'ютерних технологій. Будь-яка організація, яка прагне до успіху,повинна мати чітко і добре організований документообіг, а це можливоз використанням нових технологій діловодства (Internet, електроннапошта та ін системи автоматизації документообігу). Від підвищенняоперативності та чіткості в роботі з документами в чому залежитьоперативність роботи організації в цілому. Більшість сучаснихпідприємств з метою підвищення ефективності своєї діяльності використовуютьавтоматизовані системи діловодства і документообігу.

Особисто мене ця тема зацікавила ще, як майбутнього працівника у сферіділоводства, так як йому така тема повинна бути знайома.

У завдання моєї курсової роботи входить розгляд електроннихсистем, зокрема Internet, електронної пошти, електронного архіву,встановити їх роль у раціоналізації документообігу. Отже, метамоєї роботи полягає в тому, щоб виявити, як електронні системивпливають на організацію документообігу, які переваги матимеустанова, пользуещееся цими системами і які є у розглянутихсистем недоліки. Також я спробувала перерахувати і розкрити основніскладові ефекту, що отримується при введенні в дію систем автоматизаціїділоводства та документообігу (Саддам).

Пошук літератури з даної теми був значною мірою утруднений.
З огляду технологічного відставання Росії описуваного питання булоприсвячено мала кількість публікацій. Основою вихідної інформації з'явилисястатті з періодичної літератури, присвяченій інформаційним технологіям.

Першим розглянутим джерелом були "Методичні рекомендації наоснові ГОСТ 6.30-97 ". У розділі 8.4, що стосується використання Internet,подано інформацію про те, що таке електронне повідомлення, електронна пошта,та інші базові поняття. Розділ відрізняється лаконічністю опису питаннявикористання Internet, мінімальна кількість наданої інформаціїговорить про те, що в момент написання ГОСТу не розглядалося широкевикористання електронних засобів документообігу. В описі формуванняадреси є деяка неоднозначність. Написано: «Адреса в системіелектронної пошти складається з імені електронної поштової скриньки, яказазвичай збігається з реєстраційним номером користувача, і домену, якийописує місце комп'ютера або локальну систему, де цю поштову скринькузнаходиться. »Першою неточністю є те, що адреса вибирається абонентомнезалежно від реєстраційного номера, більш того, їхній збігє вразливе місце з точки зору безпеки інформації.
Друга неточність полягає в тому, що, по-перше,не кожен домен визначає фізичний стан сервера і, по-друге --місце розташування користувача ніяк не залежить від місця розташуваннясервера. Загалом, враження про книгу позитивне, але її цінність, як іцінність будь-якого набору визначень, з практичної точки зорумінімальна.1

Другим імовірним джерелом виявився підручник "Організація роботиз документами ". У розділі про автоматизації діловодства данакласифікація засобів автоматизації з описами особливостей іможливостей. В інших розділах коротко описуються технології електронноїпошти, гіпертексту, побудови комп'ютерних сетей.2

Більш об'ємними і змістовними об'єктами, відібраними під час пошуку,стали статті спеціальних видань, присвячених комп'ютерним технологіям.
Значна частина з них мають один великий спільний недолік --надмірність інформації комерційного характеру через використання вЯк джерела матеріали західних періодичних видань. Кожнущо викладається думка автори статей вважають за належне підтвердити двома-трьомапосиланнями на дані експертів.

Найбільш повне і конкретне розгляд проблеми зустрілося встатті «Системи управління документами на основі web-технологій». Статтядокладно описує суть справи, визначаючи переваги та недолікизастосування Internet з метою створення системи управління документами.
Викладається концепція використання web-технології, без застосуваннясторонніх програмних продуктів. У тому ж номері журналу є ще одинстаття, що описує питання безпеки використання глобальної мережі. Обидваці джерела, за винятком насиченості економічними даними,заслуговують хорошої оценкі.3

Стаття "Lotus Domino відкриває Держстандарту вікно в Internet"розповідає про реалізацію підходу до використання web-технології, відмінноївід описаного в попередньому джерелі. Не вдаючись в подробиці, можнасказати, що мова йде про використання програмних продуктів, основоюяких є інтеграція з Internet. Недоліком статті, з точки зорурозглянутої проблеми, є надмірний акцент на специфічніможливості додатків, що працюють під управлінням Lotus Domino/Notes,що використовуються в системі Держстандарту, але абсолютно непотрібні для іншихпользователей.4

Для організації електронного документообігу в рамках великоїорганізації мало однієї лише системи управління, а потрібні ще й коштизберігання електронних документів. Інформація з цього питання була знайдена встатті "Концепція побудови електронного архіву", журнал "Відкритісистеми "1997р. На відміну від багатьох інших, в ній були відсутні фінансовідані. Стаття відрізняється чіткістю аналізу проблеми, ясної формулюваннямпропонованих рішень і висновків. Велику увагу приділено технічноїсторону питання.

Також як джерело була взята стаття "Концепція системиавтоматизації вітчизняного документообігу ". У ній в доступній форміописана суть проблеми автоматизації документообігу в російських умовах,дана класифікація систем автоматизації роботи з документами. Комерційнаспрямованість статті не є перешкодою коректного викладуістоти розглянутого питання. До недоліків можна віднести її деякунеактуальність через наявність застарілих даних, що позначається у формінедостатньої уваги до web-технологій через їх недорозвиненості намомент написання статті.

Розділ 1. Ефективність електронного документообігу

Діяльність практично будь-якої організації пов'язана зі створенням,обробкою, рухом, пошуком та зберіганням документів.

Від підвищення оперативності та чіткості в роботі з документами в чомузалежить оперативність роботи організації в цілому. Сучасніінформаційні технології змушують фірми переходити від простоговикористання персональних комп'ютерів і апаратних засобів до впровадженнясистем автоматизованого діловодства. Застосування новихінформаційних технологій в області документаційного управління дозволяєставитися до діловодства не як до жорсткого і консервативномумеханізмом, а як до ефективного та гнучкого інструменту реалізаціїрізного роду інновацій у цій галузі.

Щоб розібратися у значенні засобів електронного документообігу,мені б хотілося для початку їх перерахувати.

1.1.Классіфікація засобів електронного документообігу

Коли говорять про автоматизації діловодства або документообігу,то зазвичай мають на увазі будь-які інформаційні технології, пов'язані зобробкою документів - від використання текстових процесорів до системуправління потоком робіт і управління базами даних. У результаті в цюкатегорію потрапляє дуже широкий спектр програмних продуктів:

Системи управління документами, точніше - з файлами документів намашинних носіях. Існує величезна кількість програмних продуктів,дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні таінші види документів. По суті, системи управління документами єсистемами управління базами даних для неструктурованої інформації.
Системи, засновані на архітектурі "клієнт-сервер", складаються з 4 основнихелементів:

. центрального програми, розташованого на сервері

. клієнтських додатків, розташованих на робочих станціях

. програмного забезпечення по індексації та пошуку, розташованого на сервері даних

. власне документів, представлених у вигляді файлів різних типів

(текст, зображення), що зберігаються на сервері або робочої станції.

Управління документами. Передбачається, що кожен документ можехарактеризуватися складною сукупністю структурованих даних. Системиуправління документами забезпечують ефективне збереження й обробку цихданих. Прикладом такої системи є системи правової інформації,що дозволяють швидко орієнтуватися у безлічі нормативно-правових актів.

Пересилання документів. Це поштові системи, що забезпечують пересиланнядокументів та супровідної інформації для роботи з ними іншихкористувачів комп'ютерної мережі. Вони можуть бути більш-менш потужними: віднайпростіших систем електронної пошти до розвинених відомчих систем,дозволяють, наприклад, пов'язувати з документами специфічні набориреквізитів і маршрути руху.

Групова робота над документами. Ці системи дозволяють групікористувачів комп'ютерної мережі паралельно працювати над спільнимидокументами. При цьому може забезпечуватися оперативне відстеження всіхзмін і версій.

Управління потоком робіт. Ці системи автоматизують складнібагатокрокових алгоритми роботи з документами в організації. Кожен типдокумента може мати специфічні алгоритми обробки і маршрутируху, причому на кожному кроці функції обробки і подальший маршрутможуть, в загальному випадку, залежатиме від передісторії документа і поточних подій.

З вище сказаного, можна зробити висновок, що різноманітні системиелектронного документообігу, і кожна з них вирішує певне колопитань.

Тепер я вважаю за потрібне звернути увагу на принципи технологіїелектронного документообігу.

1.2.Прінціпи технології електронного документообігу.

Відповідно до нормативних вимог документообіг організаціїохоплює рух документів з моменту їх отримання або створення дозавершення виконання, відправлення або здачі в справу. Технологія управліннядокументообігом передбачає ведення реєстраційно-контрольних форм увигляді журналів і картотек. Головна проблема традиційної технологіїуправління документообігом - практична неможливість централізовановідслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу.
Адже це вимагає величезних трудовитрат не тільки на ведення докладнихжурналів і картотек в кожному підрозділі, але і на оперативнецентралізоване зведення відповідної інформації.

Відсутність дієвої технології управління документообігомприводить, в кінцевому рахунку, до того, що, як правило, в довільний моментчасу неможливо точно сказати, над якими документами працюєустанова, яка історія і поточний стан того чи іншого питання, ніжконкретно зайняті виконавці.

У сучасному закладі основними технологічними інструментамироботи з документами є комп'ютери, встановлені на робочих місцяхвиконавців та об'єднані в мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплює хочаб всі робочі місця діловодного персоналу в структурнихпідрозділах організації, то з'являється можливість використовувати мережу дляпереміщення документів і централізовано відслідковувати хідділоводного процесу - аж до роботи виконавців наддокументами на їх робочих місцях.

Загальнодержавні норми регламентують лише форму готових --офіційних документів, але не технологію їх підготовки: роботу з проектамий неофіційними робочими документами. Тому на етапі підготовкидокументів можуть бути застосовані довільні інформаційні технології - відтекстових процесорів до систем колективної роботи. Коли ж ми говоримо пронормативному документообіг, то слід врахувати ряд найбільш характернихособливостей. Це дуже чітко окреслена і вельми специфічна предметнаобласть.

До об'єктів системи управління документообігом відносяться структуриданих, над якими здійснюються операції. До них відносяться картотеки,реєстраційно-контрольні картки, файли документів, повідомлення та папки.
Кожен документ повинен бути зареєстрований в системі. У процесіреєстрації до реєстраційної картки заносяться реквізити документа,характеризують власне документ і стан його обробки.
Передбачається можливість ієрархічних двонаправлених гіпертекстовихзв'язків між документами.

Картотеки - це віртуальне підмножина документів. Картотека єповним аналогом картотеки/журналу підрозділи організації. Власнедокумент може існувати поза автоматизованої системи, наприклад напапері. При наявності одного або декількох машинних файлів, що містятьелектронну версію документа, система зберігає посилання на відповідніфайли документа і програми їх читання/редагування. Таким чином,користувач системи має можливість працювати з електронними документами.

При пересиланні документи від користувача до користувача формуєтьсяповідомлення, що містить реквізити одержувача, кореспондента, дату і власнетекст супровідного повідомлення/резолюції. Для контролю виконаннядокументів використовуються контрольні картки, які можуть створюватися длявсього контрольованого документа або для його розділів.

Папки документів призначені для групування реєстраційнихкарток документів з будь-якою ознакою, наприклад технологічного,тематичним і т. д.

Інформаційна модель передбачає також можливістьвзаємопов'язаного функціонування декількох систем автоматизаціїдокументообігу. У цьому випадку обмін документами між системамиздійснюється за допомогою будь-якої системи електронної пошти.

Отже використання автоматизованих систем полегшує роботуз документами. І якщо комп'ютерна мережа охоплює хоча б всі робітникимісця діловодного персоналу в структурних підрозділахорганізації, то з'являється можливість використовувати мережу для переміщеннядокументів і централізовано відслідковувати хід діловодногопроцесу.

Використання на сучасному підприємстві систем автоматизаціїділоводства та документообігу (Саддам) дає йому великі переваги.

1.3.Что дає використання систем автоматизації діловодства і документообігу

Найважливішим питанням при прийнятті організацією рішення про створення абопридбання Саддам є питання їх реальної ефективності. Нижчеперераховані основні складові ефекту, що отримується при введенні в дію
Саддам в масштабі організації.

1.Во всіх підрозділах і в організації в цілому вводиться єдина істрого регламентована технологія діловодства. При цьому зменшуєтьсязалежність організації від персоналу як носія технологічних знань зроботі з документами.

2.Організація стає керованою. З'являється можливість відповістина будь-яке питання по документах і виконавцям, здійснювати аналіз іуправління документаційне діяльністю. Оскільки комп'ютерна мережаможе охоплювати не тільки центральний офіс організації, а й їїтериторіально - віддалені підрозділи, то керованість можепоширюватися на всю територіально - розподілену структуруорганізації.

3.Создаются умови для істотного прискорення проходження документівпо організації, особливо при реалізації електронного документообігу. Длядержапарату це одна з найважливіших характеристик ефективностіфункціонування його установ. У комерційних структурах - це важливаумова підвищення конкурентоспроможності організації, отримання виграшу зарахунок більш швидкої реакції на зміну кон'юнктури.

4. Мінімізуються трудомісткість діловодних операцій. При цьомупотрібно, звичайно, мати на увазі, що необхідність введення повної і точноїінформації про документ, наприклад, при його первинній реєстрації, можезажадати додаткових зусиль на деяких робочих місцях, тоді яктрудомісткість роботи на інших робочих місцях, що використовують цю інформацію,скорочується, як показує досвід, у кілька разів. Але, найголовніше,скорочення трудовитрат операторів саме по собі не може бути метоювикористання Саддам.

5.Качественний виграш у часі і трудовитратах досягається приорганізації взаємопов'язаних електронного документообігу усерединіорганізацій і між ними, оскільки повністю відпадають проблеми, пов'язаніз виготовленням і пересиланням паперових документів, а потім у повторному введенніреквізитів і текстів отриманих документів.

Всього цього можна досягти шляхом впровадження систем управліннядокументообігом на основі WEB - технологій. Їх використання такождозволяє вирішити більшість проблем, що виникають: вкрай повільний рухдокументів, значні зусилля на виготовлення копій і контрольпроходження найбільш важливих документів, протиріччя між потребою вцентралізації управління та діцентралізаціі технологій обліку.

ГОЛОВА 2.Система управління документообігом на основі web-технологій

Настала епоха Internet. Стали необхідні системи, які, по-перше,забезпечать спільне використання документів співробітниками підприємств тавзаємодія між відділеннями, по-друге, нададуть можливістьпублікації документів на Web-сайті і, по-третє, підтримають електроннуторгівлю з бізнес-партнерами та замовниками. Компанії, що мають власніінтрамережі, мають можливість використовувати їх для подальшого розвиткусистем управління та обробки електронних документів. Наприклад, можнаперетворити всі паперові документи в електронні і зосередити їх в базіданих головного офісу, забезпечивши до них доступ по інтрамережі всім співробітникамфірми, а по Internet - її клієнтам. Це дозволить знизити витрати нарозповсюдження паперової документації за рахунок публікації необхідноїінформації в Internet і інтрамережі і підвищити ефективність роботи здокументами службовців компанії.

2.1. Значення і функції мережевих засобів на базі WEB - технологій
(Internet)

Останні десять років розвитку мережевих засобів показали, що сучасніпідприємства не можуть обійтися без систем на базі web-технологій, тому щосаме вони дозволяють остаточно перейти до безпаперовій технології,забезпечивши віддалений доступ до документів. Системи управління документами,використовувані в даний час в корпоративних мережах, виконують завантаження таобробку усього потоку документів, що циркулюють в межах підприємства, т.тобто інформації, що пересилається між службовцями і відділеннями, а такожзабезпечують обмін документами зі споживачами, постачальниками, клієнтами тадистрибуторами. Основні функції системи управління документами --класифікація інформації, розміщення її в бібліотеках баз даних інадання користувачам інтерактивного доступу до документів. Право нароботу з документами визначається за допомогою ідентифікатора користувача тавхідного пароля, а можливість обробки інформації забезпечуєтьсяпрограмними засобами, які дозволяють редагувати документи,колективно працювати з ними, а також обмінюватися ними по каналахелектронної пошти. До цих пір такі системи впроваджувалися досить повільноі не мали успіх у споживачів через те, що не моглизапропонувати користувачам таких широких можливостей, які змусили бїх змінити звичні методи ведення бізнесу. Нові системи управліннядокументами на базі Web мають всі шанси привернути увагу підприємств,причому головна причина їхньої популярності полягає в тому, що в якостіклієнтської частини ці програми, клієнт/сервер використовують стандартний Web -броузер. За допомогою таких систем службовці, що працюють вдома, можуть миттєвоотримати будь-які зміни, внесені керівництвом в документи компанії,підключившись до корпоративного сервера за допомогою модему чи мережевої картиі оглядача і знайшовши необхідний звіт у бібліотеці бази даних. Замовникиотримують можливість звернутися до Web-сайту підприємства і, клацнувши мишею попіктограмі, що відповідає засобам обслуговування клієнтів, автоматичнопідключитися до бібліотеки бази даних, щоб перевірити, чи відправленізамовлені вироби. У попередніх, традиційних системах управління документамина комп'ютері потрібно встановити клієнтську частинуцього додатка, що обмежувало можливості використання даногопродукту. Крім того, для кожного користувача, який бере участь уколективної роботи з документами, компанія повинна була придбати упостачальника ліцензію, що призводило до значних матеріальних витрат.
Системи управління документами на базі Web не вимагають витрат, дозволяєекономити значні кошти.

Найбільш приваблива сторона систем управління документами на базі
Web - економія коштів. У кінцевому рахунку Web-системи управління документамиможуть також виконувати функції автоматизації ділових процедур, здійснюючине тільки поділ документів на категорії та взаємодія збібліотеками баз даних, а й маршрутизацію документів. Ще одна функціямайбутніх систем управління документами полягає у наданні доступудо корпоративних інформаційних бібліотекам як співробітникам підприємств, такі компаніям-партнерам, які зможуть отримати специфікації на продукцію,графіки постачання виробів та іншу інформацію, не представляєкомерційної таємниці. Основні причини, які можуть сповільнити розвитокзасобів управління документами на базі Web, - це ризик, пов'язаний знедостатнім захистом інформації в системі Web, і складність розробкирозвинених додатків на основі моделі "слабкий клієнт/потужний сервер".

Оскільки документи стають все більш різноманітними іорієнтованими на Internet, користувачам буде потрібно засоби, якіздатні маніпулювати як текстами, так і зображеннями, відеоі звуком.

Internet виконує дві функції - по-перше, служить проводить середовищемдля обміну інформацією між організаціями, що працюють в областістандартизації, і, по-друге, виступає в ролі середовища для швидкої розробкидодатків. Інтрамережа доступна лише структурним підрозділам організації,зовнішні користувачі мають доступ тільки на Web-вузол.

Найбільш складною є проблема захисту інформації. Якщо мова йде проодносторонньому доступі до інформації, забезпечити надійний захист легко:достатньо надати зовнішнім користувачам, які звертаються до бібліотекдокументів через Web, право тільки шукати і читати дані. Такий виддоступу означає, що компанія дозволяє стороннім особам отриматипевну внутрішню інформацію без реєстрації в корпоративній мережі ібез отримання будь-яких прав на керування даними. Це значнознижує небезпеку внесення несанкціонованих змін до відповідальнуінформацію. У цьому випадку користувач за допомогою Web-броузера може тількиознайомитися з даними, розміщеними на Web-сервер, який встановленийміж ним і внутрішньою мережею корпорації.

Коли система управління документами застосовується для двосторонньогодоступу до інформації, а саме цей спосіб спільного використаннядокументів особливо приваблює підприємства, проблема захисту ускладнюється.
Тепер для забезпечення безпеки корпоративної бази даних потрібніспеціальні програми, що регламентує права доступу. Крім того, наклієнтському комп'ютері повинно бути встановлено спеціальний додаток,підтримує зв'язок з сервером підприємства і що дозволяє йомуреєструвати документи, до яких звертається користувач, і зміни,вносяться останнім. В даний час більшість систем, призначенихдля управління документами в системі Web, включають розвинене сервернепрограмне забезпечення та невелику клієнтську частину, розраховану на такзваного "слабкого" клієнта, тобто пристрій, що не має потужногопроцесора і здатне забезпечити тільки перегляд інформації за допомогою Web -броузера. Ці системи не дозволяють повністю контролювати доступкористувачів до інформації.

Хоча проблеми з захистом даних поки не вирішені, Web-додатки дляроботи з документами можуть одержати широке поширення не через 5-10років, а набагато раніше. Система управління документами на базі Web --універсальний інструмент для більшості підприємств, тому що в нійвикористовується єдиний інтерфейс (Web-броузер), що забезпечує зв'язок міжрізними платформами. Звичайно, дана технологія потребуєдодаткових засобів захисту, проте переваги універсального доступудо інформації переважують цей недолік. У той же час швидкийтехнічний прогрес дозволяє сподіватися, що надійні засоби захисту длясистем управління документами на базі Web з'являться незабаром. Дляперевірки прав користувачів застосовуються ідентифікаційні картки зкодуванням, а також ідентифікатори та паролі. Пересилати документи назовнішні Web-сайти дозволено обмеженому колу службовців корпорації. Всі цізаходи плюс засоби захисту серверів і повна заборона на доступ до мережі ззовнішніх Web-вузлів створюють умови для безпечної та зручної роботиперсоналу.

У випадку, якщо документ необхідно зробити загальнодоступним, цевідбувається двома основними шляхами, або через систему електронної пошти,шляхом розсилки, або через Internet, шляхом оприлюднення на Web-сервер.
Другий спосіб застосовується у випадку, якщо особи, яким може знадобитисядокумент, заздалегідь невідомі. Використання електронної пошти ж більшепідходить для направлення документів до виконавців.

2.2. Використання електронної пошти.

Системою, що забезпечує маршрутизацію документів є системаелектронної пошти, яка здійснює паралельне поширеннядокументів. Маршрутизація відрізняється від розповсюдження або розсилки тим,що маршрутизациї документ повертається в початок маршруту, наприклад, доініціатору, а розсилається документ йде до виконавця без контролю фактуповернення. За допомогою додаткових додатків система електронної поштиможе забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.

Для кожного користувача створюється поштову скриньку. Передачу повідомленьміж поштовими скриньками всередині локальної мережі здійснює програмниймодуль-марштурізатор. Але користувачі повинні мати можливість не тількипрацювати з електронною поштою в межах інтрамережі, але й обмінюватисяповідомленнями через Internet.

Отже, електронна пошта виконує такі функції:

• обмін повідомленнями між користувачами;

• обмін документами між користувачами; < p> • обмін даними між додатками;

• оповіщення користувачів про настання певних подій.

Але впровадження потужних систем управління електронними документами незавжди призводить до отримання очікуваного ефекту. Причина криється в тому, щовеличезна кількість оперативної та довідкової інформації, як і ранішезалишається на паперових носіях. Ручна обробка таких паперових сховищстає вузьким ланкою функціонування багатьох великих корпорацій.
Рішенням може стати використання технології побудови корпоративногоелектронного архіву.

2.3.Сістема корпоративного електронного архіву.

У рамках галузі або корпорації мова йде навіть не про традиційнуавтоматизації каталогів бібліотек, а про побудову інтегрованої системиглобального масштабу, що забезпечує ефективний доступ і зберігання величезнихобсягів документів в електронному вигляді. Причому, технологія повинна включатияк засобу створення/наповнення супербанка даних, так і коштизабезпечення його належного функціонування та розвитку. Однак, якщопотреба в такій технології назріла вже багато років тому, то технічнаможливість її реалізації з'явилася відносно недавно, як наслідокпояви дешевих носіїв, підвищення ефективності високошвидкіснихобчислювальних систем та мереж, нові інформаційні технологіїіндексування надвеликих масивів даних, намітилося напрямвпровадження засобів штучного інтелекту, що дозволяють моделювати іаналізувати великі масиви інформації.
Загальну ідею можна окреслити наступним чином. Організовується розгортаннявисокопродуктивної мережі, що включає графічні робочі станції іпотужні сервери введення та обробки інформації. Для введення документів зпаперових носіїв низької якості, використовуються промислові сканерипотокового вводу. Система корпоративного архіву не накладає ніякихобмежень на формат документів, передбачає обробку різноріднихдокументів, зберігання в одному архіві інформації різного типу (наприклад,технічної документації, фінансових звітів, документів і т.д.).

Основні переваги системи полягають в повній автоматизаціїнаступних операцій:
. отримання електронного образу документа (сканування);
. розпізнавання тексту зображення документа (OCR - розпізнавання);
. морфологічного аналізу (нормалізація) тексту документа;
. повнотекстового індексування текстової інформації в документі;
. класифікації, анотування і створення реєстраційної картки документа;
. пошуку і вибірки електронного образу документа за значенням його реєстраційних атрибутів або по текстовому змісту.

Участь оператора потрібно тільки на етапах формування атрибутів іотримання тексту документа при використанні OCR - розпізнавання, якщопотрібна редакторська правка розпізнаного тексту. Вибір операцій дляконкретної реалізації системи залежить від технологіческой ланцюжка при роботіз різними типами документів.

Пропонована система надає також додаткові можливості:
. розмежування доступу користувачів до документів на основі механізму привілеїв;
. ручне завдання атрибутів документа в процесі його реєстрації в системі.

Система забезпечує ефективне індексування та повнотекстовий пошукінформації великого обсягу. Дані, необхідні для пошуку документів,зберігаються в високопродуктивної і відмовостійкої системі пам'яті, аграфічні образи документів - у вигляді зображень на носіях,характеризуються тривалим часом зберігання та дешевизною. Специфічнариса корпоративного електронного архіву - забезпечення повнотекстовогопошуку. Побудова та підтримка системи атрибутивного пошуку, характерногодля систем управління документообігом, виявляється неприйнятнимвнаслідок часових і вартісних обмежень.

З урахуванням того, що більшість архівних документів, практично, непідлягають модифікації та видалення, бібліотеки на компакт-дисках можуть бутипереважно. Крім того, компакт-диски зручніше в роботі: їх автономнечитання можна здійснювати на будь-якому комп'ютері, комплектованою приводом CD-
ROM.

У цілому, зберігання документів в електронній формі дозволяє нетільки кардинально прискорити пошук необхідної інформації, але й у випадкувеликих обсягів документообігу значно скоротити вартість зберіганняза рахунок скорочення займаних документами площ.

Висновок

Наприкінці своєї курсової роботи я хотіла би підвести підсумки.
По-перше, використання електронних систем, розглянутих мною,позитивно впливає на організацію документообігу, а також на успіхипідприємства в цілому. Так, наприклад, у компаній, що мають власніінтрамережі, є можливість використовувати їх для подальшого розвитку системуправління і обробки електронних документів. Можна перетворити всепаперові документи в електронні і зосередити їх в базі даних головногоофісу, забезпечивши до них доступ по інтрамережі всім працівникам фірми, а по
Internet - її клієнтам. Це дозволить знизити витрати на розповсюдженняпаперової документації за рахунок публікації необхідної інформації в Internetі інтрамережі і підвищити ефективність роботи з документами службовцівкомпанії. У такий же спосіб можна заощадити на папері, прискорити темпидокументообігу. Існують, щоправда, деякі недоліки: дуже дорогеобладнання, що далеко не кожна організація може придбати, іпричина, яка може сповільнити розвиток засобів управління документами набазі Web, - це ризик, пов'язаний з недостатнім захистом інформації всистемі Web.

По-друге, використання електронної пошти, дозволяє швидкообмінюватися різноманітною інформацією, документами між користувачами.

По-третє, цілісність і збереження документів в електронному виглядіможе забезпечити система корпоративного архіву. Його перевагиполягає в тому, що багато операцій автоматичні, такі яккласифікація, Анно