Зміст
Стор.
1 Табличні процесори ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 3
1.1 Загальна характеристика табличних процесорів ... ... ... ... ... ... .. ... 3
1.1.1 Quattro Pro ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... .... 4
1.1.2 SuperCalc ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5
1.1.3 Excel ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 6
1.1.3.1 Поняття про Excel і його можливості ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... .. 6
1.1.3.2 Типи даних ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... .. 7
1.1.3.3 Вікно Excel ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... .. 7
1.1.3.4 Функції Excel ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 9
1.1.3.5 для користувача інтерфейс Excel ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 10
2 Деякі прийоми роботи в Excel ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... ... 12
2.1 Ведення робочої книги ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 12
2.2 Проектування електронних таблиць ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 12
2.3 Редагування вмісту клітинки ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 13
2.4 Оформлення робочих аркушів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 13
2.4.1 Вибір шрифту ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... 13
2.4.2 Кольори та візерунки ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 14
2.4.3 Форматування чисел ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 14
2.4.4 Перевірка орфографії ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... 15
2.5 Оператори ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 15
2.5.1 Текстовий оператор з'єднання ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 15
2.6 Табличні обчислення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... 15
2.7 Функції Excel ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 16
2.8 Створення діаграм ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 17
2.8.1 Панель інструментів діаграм ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 17
2.9 Професійне оформлення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 17
2.10 Обмін даними ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 18
2.11 Експорт ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 18
3 Створення електронної таблиці ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 19
4 Побудова електронної таблиці ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 20
4.1 Таблиця ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 20
4.2 Діаграма 1 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 20
4.3 Діаграма 2 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 21
4.4 Діаграма 3 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 21
Література ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 22
1 Табличні процесори
1. Загальна характеристика табличних процесорів
Табличний процесор забезпечує роботу з великими таблицями чисел. Прироботі з табличним процесором на екран виводиться прямокутна таблиця, вклітинах якої можуть перебувати числа, пояснювальні тексти і формули длярозрахунку значень у клітці за наявними даними. Тобто програмні засобидля проектування електронних таблиць називають табличними процесорами. Вонидозволяють не тільки створювати таблиці, але й автоматизувати обробкутабличних даних. За допомогою електронних таблиць можна виконувати різніекономічні, бухгалтерські та інженерні розрахунки, а також будувати різногороду діаграми, проводити складний економічний аналіз, моделювати іоптимізувати рішення різних господарських ситуацій і т.д.
Опції табличних процесорів дуже різноманітні:
- створення і редагування електронних таблиць;
- створення багатотабличних документів;
- оформлення та друк електронних таблиць ;
- побудова діаграм, їх модифікація і вирішення економічних завдань графічними методами;
- створення багатотабличних документів, об'єднаних формулами;
- робота з електронними таблицями як з базами даних: сортування таблиць, вибірка даних за запитами; < br> - створення підсумкових і зведених таблиць;
- використання при побудові таблиць інформації із зовнішніх баз даних;
- створення слайд-шоу;
- рішення оптимізаційних задач;
- вирішення економічних завдань типу "що - якщо "шляхом підбору параметрів;
- розробка макрокоманд, настроювання середовища під потреби користувача і т.д.
Найбільш популярними електронними таблицями для персональнихкомп'ютерів є табличні процесори Microsoft Excel, Lotus 1-2-3,
Quattro Pro і SuperCalc. І якщо після своєї появи в 1982 році Lotus 1 -
2-3 був фактично еталоном для розробників електронних таблиць, то вданий час він втратив свої лідируючі позиції. Результати тестуванняпродемонстрували явну перевагу Excel за багатьма параметрами.
Єдине перевагу Lotus 1-2-3 - це швидкість роботи, але знову ж таки,перевищення невелике.
Перспективні напрямки в розробці електронних таблиць основнимифірмами-розробниками визначені по-різному. Фірма Microsoft приділяєособливу увагу вдосконаленню набору функціональних засобів Excel, і вцьому її пакет явно лідирує серед всіх електронних таблиць. Фірма Lotusосновні зусилля сконцентрувала на розробці інструментів груповийроботи. Пакет Quattro Pro в результаті тестування отримав достатньовисокі оцінки, але ні одна з особливостей пакета не викликала до себепідвищеної уваги. Найбільш привабливими виявилися лише можливостісортування даних.
Ситуація, що склалася на ринку електронних таблиць, в даний часхарактеризується явним лідируючим становищем фірми Microsoft - 80% всіхкористувачів електронних таблиць Excel віддають перевагу. На другому місці заобсягом продажу - Lotus 1-2-3, потім Quattro Pro. Частка інших електроннихтаблиць, наприклад SuperCalc, зовсім незначна.
1.1.1 Quattro Pro
Серед наявних на ринку електронних таблиць для DOS програма Quattro
Pro найкраща. Пакет Quattro Pro розрахований практично на будь-яку обчислювальнусистему - від ПК з процесорами 8088 і ємністю пам'яті 512 Кбайт до IBM PC
486 з великою оперативною пам'яттю.
У новій версії у верхній частині екрана знаходиться програмований
"Швидке меню", один з пунктів якого дозволяє перемикатися міжграфічним і текстовим режимами.
Табличний процесор Quattro Pro має ряд переваг:
- зручний користувальницький інтерфейс, що дає можливість надання даних у самої нестандартної формі;
- багатовіконний режим роботи;
- доступ до будь-яких необмеженим за розмірами зовнішніх баз даних створених на основі найбільш популярних СУБД;
- гарна якість друку вхідних документів;
- легкість створення програми обробки інформації в таблицях, зручні засоби налагодження і редагування створених програм і т.д.
Однією з відмінних рис процесора Quattro Pro єаналітичні графіки, які дозволяють застосовувати до вихідними данимиагрегування, обчислювати ковзне середнє і проводити регресійнийаналіз; результати перерахованих дій відбиваються на графіках. Набірвбудованих функцій в пакеті Quattro Pro включає в себе всі стандартніфункції. Новими для даної версії є підтримка додатковихбібліотек @-функцій, розроблених незалежними постачальниками. Даний пакетвключає програми лінійного та нелінійного програмування.
Оптимізаційні модель можна записати на робочий аркуш і працювати з нею.
Крім звичайних команд роботи з базами даних, Quattro Pro вміє читатизовнішні Бази в форматах Paradox, dBase і Reflex, і шукати в них потрібнуінформацію.
1.1.2 SuperCalc
SuperCalc - це один з пакетів прикладних програм. Основнезастосування SuperCalc - виконання розрахунків. Однак у силу своєї гнучкості віндозволяє вирішувати більшість фінансових і адміністративних завдань:
- прогнозування продажів, зростання доходів;
- аналіз процентних ставок і податків;
- облік грошових чеків;
- підготовка фінансових декларацій і балансових таблиць;
- бюджетні та статистичні розрахунки;
- об'єднання таблиць;
- кошторисні калькуляції.
SuperCalc виконує арифметичні, статистичні, логічні,спеціальні функції. Він має додаткові можливості: пошук ісортування в таблицях. SuperCalc має досить великі графічніможливості, дозволяючи будувати на екрані сім видів діаграм і графіків,полегшуючи тим самим праця користувача.
Таблиці SuperCalc можуть мати до 9999 рядків і до 127 стовпців. Строкиідентифікуються числами від 1 до 9999, а стовпці літерами від A до DW.
За умовчанням у пам'яті ЕОМ резервується місце для 2000 рядків і 127стовпців.
Ширина кожного стовпця за замовчуванням встановлюється рівною 9 друкованимпозиціях, але можна встановити будь-яку ширину стовпця, внісши спеціальнукоманду. На екрані існує активна клітина, яка завждипідсвічується.
Таке підсвічування називається табличним курсором, який можна переміщатиза допомогою клавіатури.
На екрані дисплея в кожен момент можна спостерігати тільки 20 рядківтаблиці та 8 стовпців стандартної ширини.
Під двадцятого рядком розміщуються так звані службові рядки:
1 - рядок стану (STATUS LINE), де автоматично відображаютьсявміст, координати активної клітини та ін
2 - рядок підказки (PROMPT LINE), Де висвічується інформація пропомилки
3 - рядок введення (ENTRY LINE), де висвічуються символи,набираються на клавіатурі.
4 - рядок допомоги (HELP LINE). Вона показує призначення окремихклавіш на клавіатурі ЕОМ.
При роботі в SuperCalc виділяють три основні режими роботи:
- Режим електронної таблиці. Тут активний лише табличний курсор.
Редагують курсор нерухомий і перебуває у вихідній позиції рядка введення.
- Режим введення. Він встановлюється автоматично, з початком роботи на клавіатурі.
- Командний режим встановлюється кількома способами. Найбільш розповсюджений спосіб - перед набором команди натискається команда з символом "".
1.1.3 Excel
1.1.3.1 Поняття про Excel і його можливості
MS Excel - одна із самих популярних сьогодні програм електроннихтаблиць. Нею користуються вчені і ділові люди бухгалтери і журналісти, з їїдопомогою ведуть різноманітні таблиці, списки і каталоги, складаютьфінансові та статистичні звіти, підраховують стан торговельногопідприємства, обробляють результати наукового експерименту, ведуть облік,готують презентаційні матеріали. Можливості Excel дуже високі.
Обробка тексту, управління базами даних - програма настільки потужна, щов багатьох випадках перевершує спеціалізовані програми-редактори абопрограми баз даних. Таке різноманіття функцій може спочатку запитати,ніж змусити застосовувати на практиці. Але в міру набуття досвідупочинаєш гідно цінувати те, що меж можливостей Excel важкодосягти.
За багаторічну історію табличних розрахунків із застосуванням персональнихкомп'ютерів вимоги користувачів до подібних програм істотнозмінилися. На початку основний акцент в таку програму, як, наприклад,
VisiCalc, ставилося на рахункові функції. Сьогодні поряд з інженерними табухгалтерськими розрахунками організація і графічне зображення данихнабувають все зростаюче значення. Крім того, різноманіття функцій,пропоноване такою розрахунковою і графічною програмою, не повинно ускладнюватироботу користувача. Програми для Windows створюють для цього ідеальніпередумови. Останнім часом багато якраз перейшли на використання
Windows як свою користувача середовища. Як наслідок, багатофірми, що створюють програмне забезпечення, почали пропонувати великукількість програм під Windows.
Програма Excel забезпечує як легкість при поводженні з даними, такі їх збереження. Excel дозволяє швидко виконати роботу для якої непотрібно витрачати багато паперу і часу, а також залучатипрофесійних бухгалтерів і фінансистів.
Дана програма зуміє обчислити суми по рядках і стовпцях таблиць,порахувати середнє арифметичне, банківський відсоток або дисперсію, тутвзагалі можна використовувати безліч стандартних функцій: фінансових,математичних, логічних, статистичних.
1.1.3.2 Типи даних
Так як Excel - програма, що працює з таблицями, то тут оперуютьрізними даними. В електронних таблицях використовують, як правило,такі типи даних: текст - це будь-яка послідовність символів; число
- Це числова константа; формула - це вираз, що складається з числовихвеличин і арифметичних операцій (Приклад: = А5/Н8 * 12); функції - цезапрограмовані формули, які дозволяють проводити часто зустрічаютьсяпослідовності обчислень (Наприклад, функція автосуммірованія можебути представлена наступним чином: = СУММ (А1: А4 )).
1.1.3.3 Вікно Excel
Оформлення таблиць може бути найрізноманітнішим, можливостіформатування даних - як в хорошому текстовому процесорі: можна змінюватишрифти, зображення, виділяти рядки, стовпці або окремі осередки текстукольором, рамочками і лінієчки, зафарбовувати області фоном або кольором,будувати по табличним даними графіки та діаграми, вставляти таблицю зкартинками і т.д.
Програма досить потужна, можливості її, особливо в останніхверсіях, досить великі. Одних тільки математичних, логічних,бухгалтерських, статистичних функцій, які Excel може виконувати надтабличними даними більше 200.
Excel - програма багатовіконний, що дозволяє нам одночаснозавантажувати стільки файлів, як ведеться об'єм оперативної пам'ятікомп'ютера. Вікно Excel містить безліч різних елементів. Деякі зних властиві всім програмам у середовищі Windows, решта є тільки у вікні
Excel. Вся робоча область вікна Excel зайнята чистим робочим аркушем (аботаблицею), розділеним на окремі комірки. Стовпці озаглавлені літерами,рядки - цифрами. Як і в багатьох інших програмах у середовищі Windows, виможете представити робочий аркуш у вигляді окремого вікна зі своїм власнимзаголовком - це вікно називається вікном робочої книги, тому що в такому вікніможна обробляти кілька робочих аркушів. На одній робочій сторінці урозпорядженні буде 256 стовпців і 16384 рядки. Строки пронумеровані від 1до 16384, стовпці названі літерами і комбінаціями букв. Після 26 літералфавіту колонки слідують комбінації букв АА, АВ і т.д.
Після запуску Excel містить п'ять областей: вікно книги, якезаймає більшу частину екрана, рядок меню, дві або більше панелейінструментів, рядок формул і рядок стану (рядок меню, панелейінструментів, рядок формул, та рядок стану з'являються на екрані навіть втому випадку, якщо книга не видно). Всі разом ці п'ять областей називаються
«Робочої областю Excel». Після запуску Excel перший поки що порожній книгидається ім'я Книга 1. Якщо протягом поточного сеансу роботи буде відкританова книга, то Excel назве її Книга 2. Книга Excel може містити листип'яти типів: робочі листи, листи діаграм модулі Visual Basic, аркушідіалогів та аркуші макросів Microsoft Excel.
Вікно книги становить основну частину робочої області. У нижній частинівікна книги розміщуються кнопки прокручування ярликів листів, а у верхній частині
- Рядок заголовка. Нова книга спочатку містить 16 окремих листів.
Щоб переглянути зміст книги, можна використовувати чотири кнопки,розташовані в нижньому лівому куті вікна. Дві середні кнопки служать дляпрокручування на один список ліворуч або праворуч. Дві крайні кнопки виконуютьПерейдіть до першого або останнього листа книги. Перераховані кнопкипрокручування не активізують листи книги. Щоб зробити аркуш активним, слідпісля прокручування ярликів клацнути на аркуші. У правому кінці рядка заголовкавікна книги знаходяться три кнопки для керування розмірами вікон: Згорнути,
Розгорнути і Закрити.
Клітинка, що знаходиться на перетині рядка і стовпця, є основнимелементом будь-якого робочого аркуша. Кожна клітинка займає унікальне місце нааркуші, може зберігати і відображати інформацію, має однозначні координати,які називаються адресою комірки або посиланням. Наприклад, комірка,що знаходиться на перетині стовпця A і рядки 1, має адресу A1. Осередок наперетині стовпця Z і рядка 100 має адресу Z100. Посилання, що єідентифікаторами осередків, бувають трьох видів: абсолютні, відносні тазмішані. Абсолютні не змінюються, коли клітинки містять формули прикопіюванні. У відносних посиланнях адреси при копіюванні формул в іншемісце змінюються. Змішані посилання складаються з абсолютних і відносних. Утих випадках, коли необхідно, щоб змінилися координати клітинок використовуютьвідносні посилання, якщо необхідно, щоб координати не змінювалисявикористовують відносну посилання, в інших випадках використовують змішані. У тихвипадках, коли координати слід робити, незмінними перед ними ставлятьзнак "$". Виділену клітинку називають активною або поточною осередком, адресаактивної клітинки виводиться у полі імені, яке знаходиться в лівому кінцірядка формул. При 256 стовпцях і рядках 16384 робочий аркуш містить більше
4 мільйонів осередків.
У вікні Excel, як і в інших програмах під Windows, під заголовкомвікна знаходиться рядок меню. Вона містить дев'ять пунктів: Файл, Правка, Вид,
Вставка, Формат, Сервіс, Дані, Вікно і Довідка. Деякі команди менювиділені звичайним шрифтом (чорним кольором), а деякі виглядають блякло
(сірий колір). Excel відстежує стан робочого листа і дозволяєвибрати тільки ті команди, які мігут бути використані в данійситуації. Команди, представлені чорним кольором, доступні длявикористання, а виділені сірим - недоступні.
Для деяких команд у меню є список додаткових команд,званий підлеглим меню або підменю. Контекстне меню містить тількиті команди, які можуть застосовуватися до елементу. Для якогоактивізовано меню. Контекстне меню забезпечує зручний та швидкий доступдо потрібних командам. Трохи нижче знаходяться панелі інструментів, вонизначно полегшують роботу в Excel, дозволяючи оперативно, за рахунок швидкогодоступу, використовувати ту або іншу функцію. У нижній частині робочої області
Excel знаходиться рядок з ярликами листів, що дозволяє то в якому листі ми вданий момент перебуваємо. Під рядком ярликів знаходиться рядок стану,яка відображає стан програми в момент роботи з Excel.
1.1.3.4 Функції Excel
Програма Excel містить безліч різноманітних функцій. Найбільш загальноїх можна представити наступним чином:
Фінансова - тут безліч спеціальних функцій, яка обчислює відсоткипо внеску або кредиту, амортизаційні відрахування, норму прибутку і самірізноманітні зворотні і споріднені величини.
Дата і час - більшість її функцій відає перетвореннями дати ічасу в різні формати. Дві спеціальні функції сьогодні і датавставляють у клітинку поточну дату (перший) і час (друга), оновлюючи їх прикожному виклику файлу або при внесенні будь-яких змін в таблицю. Такукомірку необхідно мати на бланках рахунків, найсвіжіших прайс-листах, будь -небудь типових договорах.
Перегляд та посилання - тут знаходяться функції, що дозволяють звернутися домасиву даних і отримати з нього найрізноманітнішу інформацію - номеристовпців і рядків, в нього входять, їх кількість, вміст потрібного вамелемента масиву, знайти, у якій клітинці цього масиву знаходиться число аботекст.
Математична - обчислення математичної величини: косінуса,логарифма і т.д.
Статистична - загальні функції використовуються для обчислення середніхзначень найбільшого і найменшого з числа для розрахунку розподілуСтьюдента.
Посилання та масиви - обчислюють посилання і масиви, значення діапазону,створення гіпперссилкі для мережевих та Web документів.
Текстові - перетворення текстів у верхні і нижні регістри,утворює символи, об'єднує деякі рядки і т. д.
Логіка - обчислення виразу з'ясування значення істина чи брехня.
Перевірка властивостей і значень - повернення з Excel в Windows інформаціїпро поточний статус осередку, об'єкта чи в середу.
Друк - в Excel задаються не тільки горизонтальна, але вертикальналінія розбиття, що важливо при широких таблицях, які ви хотіли бпотім склеїти. Маркери у вигляді пунктирних ліній з'являться вище і лівішеактивної комірки: вони більш жирніше і краще помітні, ніж маркери м'якогорозбиття. Щоб прибрати зайвий маркер, потрібно поставити курсор нижче абоправоруч від нього і вибрати команду Прибрати кінець сторінки з меню Вставка.
На сторінці Поля діалогового вікна Параметри сторінки задається верхнійі нижній бічні відступи, розташування таблиці на аркуші, а такожмісце розташування колонтитула.
Сторінка Колонтитули надає можливість задати колонтитули.
На сторінці Лист можна вказати програмі, що лінії сітки заголовкирядків і стовпців друкувати не слід. Тут же задається область друку,інтервал або список.
У закладці Сторінка можна задати вертикальне або горизонтальнерозташування таблиць на сторінці і масштаб. Excel дозволяє друкуватизбільшені або зменшені копії, коли таблиця занадто широка і непоміщається на сторінках, навіть при ландшафтному розташуванні.
1.1.3.5 для користувача інтерфейс Excel
для користувача інтерфейс Excel аналогічний компонентів іншихінтегрованих пакетів Microsoft office.
електронних таблиць можна керувати за допомогою команд з основногоменю, команд з контекстного меню, панелі інструментів і клавіатури.
Завантажується табличний процесор за допомогою головного меню (програми MS
Excel) вибором рядка MS Excel в меню, або за допомогою папки Мій комп'ютерподвійним клацанням по піктограмі Excel.
У верхній частині вікна Excel знаходиться рядок зі стандартним заголовком,а нижче розташовані основні елементи призначеного для користувача інтерфейсу.
Інтерфейс користувача Excel досить зручний. Він дозволяє працювати зданою програмою навіть користувачеві, який не є професійнимпрограмістом. Взагалі, зручний інтерфейс користувача - це вигіднавідмінна риса операційної системи Windows. І те, що в данийчас на ринку значно переважає продукція фірми Microsoft наявністьдосить зручного для користувача інтерфейсу відіграє тут не останнюроль.
При роботі з Excel користувачеві для виконання будь - яких дій непотрібно набирати ту чи іншу команду, для виконання досить простоклацнути мишкою на тому чи іншому пункті меню або піктограмі і діявиконатися. Працюючи з Excel досить легко можна знайти будь-яку функцію напанелі інструментів або в головному меню, завдяки досить наочноговідображенню.
В цілому дана програма покликана максимально спростити роботубухгалтерам, фінансистам, інженерам та іншим працівникам, які у своїйповсякденній роботі стикаються з необхідністю складання доситьскладних таблиць з проведенням математичних розрахунків.
2 Деякі прийоми роботи в Excel
Після запуску програми Excel на екрані з'являється вікно, що складається зстандартних елементів: рядка заголовка, рядка меню, панелей інструментів,рядка введення, робочого аркуша, смуг прокрутки, рядка стану.
2.1 Ведення робочої книги
Microsoft Excel можна працювати з 4 основними типами документів:електронною таблицею, робочою книгою, діаграмою, макротабліцей.
Робочий лист служить для організації та аналізу даних. Одночасно накількох аркушах дані можна вводити, правити, проводити з нимиобчислення. До книги можна вставити листи діаграм для графічногонадання даних і модулі для створення та зберігання макросів,використовуються при вирішенні спеціальних завдань.
Робоча книга являє собою еквівалент папки - швидкозшивачі.
Книга складається з листів, імена яких виводяться на ярличках в нижній частиніекрану. За умовчанням книга відкривається з 16 робочими листами, проте, їхкількість можна зменшити. У книзі можна помістити декілька різних типівдокументів, наприклад робочий лист з електронною таблицею, лист діаграм,лист макросів і т.п.
Діаграма представляє собою графічне зображення зв'язків міжчислами електронної таблиці. Вона дозволяє показати кількіснеспіввідношення між зіставляється величинами.
Макротабліца - це послідовність команд, яку доводитьсяпостійно виконувати користувачеві в повсякденній роботі. Макроси дозволяютьавтоматизувати часто зустрічаються операції.
2.2 Проектування електронних таблиць
Уся електронна таблиця складається з заголовка таблиці, заголовківстовпців та інформаційної частини.
У загальному вигляді процес проектування електронних таблиць включає в себенаступні кроки:
- введення заголовка електронних таблиць;
- категоризація граф документа;
- введення вихідних даних;
- введення розрахункових формул;
- форматування електронних таблиць з метою надання їй професійного виду ;
- підготовку електронної таблиці до друку та її друк.
При необхідності електронні таблиці можуть супроводжуватися різнимипояснювальними коментарями та діаграмами.
2.3 Редагування вмісту комірки
В процесі роботи в Excel, якщо ми виявив помилки, їх необхідновідредагувати. Microsoft Excel дозволяє редагувати вміст осередківтаблиці двома способами: набором нової інформації поверх помилкової абоактивізацією рядка введення і внесенням необхідних змін. Дляактивізації рядка введення і переходу в режим редагування використовуєтьсяклавіша. При цьому в лівій частині рядка введення з'являються символи «Введення»
(Ц) і «Скасувати» (X).
4. Оформлення робочих аркушів
2.4.1 Вибір шрифту
При роботі виникає необхідність змінити шрифт або виконаннятексту. Змінити тип, розмір шрифту або виконання тексту можна виділившивідповідні поля і відкривши меню Формат. Вибравши команду Осередку у меню
Формат. Після цього на екрані з'явиться діалог у якому будуть вказанірізні шрифти. Можна вибрати будь-який шрифт із запропонованих списків. Привиборі шрифту можна переглядати його зображення у вікні Приклад. Для виборутипу шрифту, його розміру і стилю можна використовувати поля і кнопки,розташовані на панелі інструментів.
В даний час для оформлення таблиць і документів використовуєтьсявелика кількість шрифтів. Один з найголовніших факторів, який необхіднобрати до уваги - це розбірливість тексту, оформлення тих чи іншихшрифтом.
Поряд з вибором типу шрифту і його розміру можна вибрати стильшрифта: курсив, напівжирний або з підкресленням. Використовують ці стилітільки для виділення важливої інформації в тексті документів і таблиць.
2.4.2 Кольори та візерунки
В Excel можна виділити в таблиці деякі поля за допомогою кольору і візерункуфону, щоб привернути до них увагу. Це виділення треба використовуватиобережно, щоб не перевантажити таблицю. Виберіть вкладку Вигляд у діалозі
Формат комірок. Тут для виділених комірок можна вибрати колір зафарбовування здопомогою палітри.
2.4.3 Форматування чисел
Якщо потрібно, щоб записи перетворилися в зручний документ, слідпровести форматування чисел в осередках. Найпростіше форматуютьсякомірки, куди заносяться грошові суми. Для цього потрібно виділитиформатіруемие осередки. Потім вибрати команду меню Формат/Осередки, а вдіалозі-вкладці Число. Обирається в групі ліворуч рядка
Грошовий. Справа з'явиться кілька можливих варіантів форматів чисел.
Формат числа визначається видом цифрового шаблону, який може бути двохвидів, щоб краще зрозуміти їх призначення, розглянемо варіанти форматування13 числа. У першій колонці взяті шаблони форматів, як у полі Коди формату.
У другій колонці ви бачите, як буде виглядати число в результатіформатування.
Формат Результат
#.###,## 13
0.000,00 0.013,00
#. # # 0,00 13,00
Якщо в якості цифрового шаблону використовується нуль, то він збережетьсяскрізь, де його не замінить значуща цифра. Значок номера відсутній намісцях, де немає значущих цифр. Краще використовувати цифровий шаблон у виглядінуля для цифр, що стоять після десяткової коми, а в інших випадкахвикористовувати "грати". Якщо ви оперуєте числами, де більше двохрозрядів після коми і цифри в них не дорівнюють нулю, то відбуваєтьсяокруглення в більшу або меншу сторону. Точно так само Excel округлюєдробові числа, які форматувати як цілі, тобто без розрядів післякомою. Округлюються, однак, тільки числа, які виводяться на екран, врозрахунках використовуються точні значення. У полі Коди формату можна вибративаріант завдання сум, які йдуть "у мінус": поряд із звичайним мінусом їхможна виводити червоним, що часто використовується при оформленнібухгалтерської документації.
2.4.4 Перевірка орфографії
У пакеті Excel є програма перевірки орфографії текстів,що знаходяться в комірках робочого аркуша, діаграмах або текстових полях. Щобзапустити її потрібно виділити комірки або текстові поля, в яких необхідно перевірити орфографію. Якщо потрібно перевірити весь текст, включаючирозташовані в ньому об'єкти, виберіть комірку починаючи з якої Excel повиненшукати помилки. Далі потрібно вибрати команду Сервіс/Правопис. Потім Excelпочне перевіряти орфографію в тексті. Можна почати перевірку за допомогоюклавіші. Якщо програма знайде помилку або не знайде перевіряєтьсяслова в словнику, на екрані з'явиться діалогове вікно Перевірка Орфографії.
2.5 Оператори
Усі математичні функції описуються в програмах з допомогоюспеціальних символів, названих операторами. Повний список операторів данв таблиці.
Оператор Функція Приклад
+ складання = A1 1
- віднімання = 4-С4
* множення = A3 * X123
/поділ = D3/Q6
% відсоток = 10%
2.5.1 Текстовий оператор з'єднання
Текстовий оператор з'єднання призначений для того, щоб при створеннізразка документа не вносити, наприклад, кожен раз в ручну дати --програма сама звертатиметься до комірки, в якій проставили дату.
2.6 Табличні обчислення
Можливість використання формул і функцій є одним з найважливішихвластивостей програми обробки електронних таблиць. Це, зокрема,дозволяє проводити статистичний аналіз числових значень в таблиці.
Текст формули, що вводиться у комірку таблиці, повинен починатися ззнаку рівності (=), щоб Excel могла відрізнити формулу від тексту. Післязнаку рівності в клітинку записується математичне вираз, що міститьаргументи, арифметичні операції і функції.
У якості аргументів у формулі зазвичай використовуються числа та адресиосередків. Для позначення арифметичних операцій можуть використовуватисятакі символи: + (додавання); - (віднімання); * (множення);
/(ділення).
Формула може містити посилання на комірки, які розташовані на іншомуробочому аркуші або навіть в таблиці іншого файлу. Одного разу введена формуламоже бути в будь-який час модифікована. Вбудований Менеджер формулдопомагає користувачеві знайти помилку або неправильне посилання у великійтаблиці.
Крім цього, Excel дозволяє працювати зі складними формулами,містять кілька операцій. Для наочності можна включити текстовийрежим, тоді Excel буде виводити в клітинку не результат обчислення формули,а власне формулу.
2.7 Функції Excel
Функції покликані полегшити роботу при створенні й взаємодії зелектронними таблицями. Найпростішим прикладом виконання розрахунків єоперація додавання. Скористаємося цією операцією для демонстраціїпереваг функцій. Не використовуючи систему функцій, потрібно буде вводити вформулу адресу кожної комірки окремо, додаючи до них знак плюс абомінус. У результаті формула буде виглядати наступним чином:
= B1 + B2 + B3 + C4 + C5 + D2.
Помітно, що на написання такої формули затрачено багато часу, томуздається, що простіше цю формулу було б легше порахувати вручну. Щобшвидко і легко підрахувати суму в Excel, необхідно всього лишезадіяти функцію суми, натиснувши кнопку з зображенням знака суми абоз Майстра функцій, можна і вручну вдрукувати ім'я функції після знакарівності. Після імені функцій треба відкрити дужку, введіть адреси областейі закрийте дужку. У результаті формула виглядатимечином: = SUM (B1: B3; C4: C5; D2). Якщо порівняти запис формул, то видно, щодвокрапкою тут позначається блок комірок, коми розділяються аргументифункцій. Використання блоків комірок, або областей, як аргументидля функцій доцільно, оскільки воно по-перше, наочніше, а по-друге,при такому записі програмі простіше враховувати зміни на робочому листі.
Наприклад потрібно підрахувати суму чисел у комірках з А1 по А4. Це можназаписати так: = СУММ (А1; А2; А3; А4). Або те ж саме в інший спосіб:
= СУММ (А1: А4).
2.8 Створення діаграм
Працювати з електронними таблицями саме по собі велике задоволення, алеякби вдалося перетворити сухі стовпці чисел у наочні діаграми іграфіки. Таку можливість дає Excel. В Excel є два різні способизбереження в пам'яті діаграм, складених за вашими числовим даними: це,по-перше, "впроваджені" діаграми і, по-друге, "діаграмні сторінки".
Вбудовані діаграми являють собою графіки, накладені на робочусторінку і які зберігаються у цьому ж файлі; в діаграмні сторінках створюютьсянові графічні файли. Створити впроваджену діаграму простіше за все за допомогою
Майстра діаграм, що формує частину пакета Excel.
2.8.1 Панель інструментів діаграм
Діаграми можна створювати не тільки за допомогою Майстра діаграм, а йце можна робити й іншим способом - навіть швидше за допомогою панеліінструментів Діаграма. Включити зображення цієї панелі на екрані можна здопомогою меню Вид/Панелі інструментів.
Приклад: Введемо будь-які дані на основі яких можна побудуватидіаграму. Виділяємо дані і натискаємо на панелі інструментів кнопку ззображенням стрілки, спрямованої вниз, щоб відкрити список типівдіаграм. Вибравши тип діаграми і задав в робочому листі прямокутникнеобхідного розміру, запускаємо Майстер діаграм.
Якщо потрібно створити діаграму на окремому аркуші, то треба вибрати рядок
Діаграма в полі Створити. Після короткого діалогу з Майстром діаграм будестворений окремий робочий лист.
2.9 Професійне оформлення
Дляоформлення документів Excel пропонує крім графіків та діаграмможливість створювати інші графічні об'єкти, наприклад викреслювати наекрані, а потім роздруковувати прямокутники, еліпси, прямі і кривілінії, дуги та ін Можна також виконати малюнки з окремихграфічних об'єктів, що ніхто не буде підозрювати, що вони виконані здопомогою Excel, а не спеціально графічного редактора.
Для створення малюнків призначені кнопки, розташовані на панеліінструментів Малювання. Включити зображення цієї панелі на екрані можна здопомогою кнопки яка знаходиться на панелі інструментів Стандартна.
2.10 Обмін даними
У всіх програмах, написаних для операційної системи Windows,користувач може користуватися її буфером обміну (Clipboard), вінпредставляє особливу область пам'яті, що подається операційної середовищем урозпорядження різних програм. Використовуючи буфер, можна, працюючи наприклад в
Excel, перерватися і практично миттєво перейти в іншу програму,яку Windows тримає для вас напоготові. Причому незалежно від поточноїпрограми перехід здійснюється за допомогою однієї і тієї ж команди. Дляцього потрібно виділити відповідні комірки. Занести дані в буфер,використовуючи для цього команду меню Правка/Копіювати, або комбінацію клавіш
Ctrl + C. Тепер або сам Excel, або інша програма може вийняти дані збуфера за допомогою команди меню Правка/Вставити або однією з двох комбінаційклавіш: Shift + Insert або Ctrl + V.
2.11 Експорт
Excel може зберігати робочі листи в пам'яті в різних форматах. Щобзадати свій формат, потрібно вибрати команду меню Файл/Зберегти як, деє полі Тип файлу. Там є список форматів, в які Excel можеперетворити свої файли.
3 Створення електронної таблиці
Створення заголовка таблиці
- Встановлюємо курсор в комірку С1 і набираємо "Відомість залишків матеріалів". Натискаємо на панелі інструментів кнопку "Ж"
Створення шапки таблиці
- Встановлюємо курсор в комірку А3 і вводимо №
- переміщати курсор в клітинку B3 і вводимо Наїм.
- Встановивши курсор у комірку C3 і вводимо Од.
- За вищеописаному ознакою пишемо всі інші заголовки стовпців.
Виділення шапки таблиці жирним шрифтом
- Виділяємо створену шапку таблиці
- Натискаємо кнопку "Ж"
Заповнення таблиці даними
- Встановлюємо курсор в комірку А5 і вводимо номер (1)
- переміщати курсор по рядку, вводимо нові дані в залежності від номера.
- Встановлюємо щоразу курсор у початок нового рядка, повторюємо дії поточних пунктів, заносячи всі інші дані.
Вирівнювання заголовків таблиці по центру
- Виділяємо потрібні стовпці, встановивши курсор на букву "В" у заголовку стовпців, натискаємо ліву кнопку миші, переміщаючи курсор до букви "Е", і відпускаємо ліву кнопку миші.
- Натискаємо кнопку вирівнювання.
Прорісуем лінії сітки і обведемо всю таблицю жирною лінією
- Виділяємо створену таблицю: ми встановлюємо курсор в комірку А3 , натискаємо ліву кнопку миші, переміщаємо покажчик миші в клітинку Е25 і відпускаємо ліву кнопку миші.
- На панелі інструментів на
