Контрольна

Інформатика, програмування

НОУ СПО «Технікум бізнесу і права»

По предмету «БАЗИ ДАНИХ»

Тема: «Access: Обслуговування бази даних»

Студентки 4 курсу Група 4-ПО-34

Спеціальність «Програмне забезпечення»

Тюліной Тетяни Валеріївни.

Дата надходження роботи в Технікум __________________

Оцінка роботи _______ Дата проверкі________________

Підпис викладача ____________

ЗМІСТ

| | | стр |
| | ВСТУП. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | 3 |
| |. . . . . . . . . . . . . . . | |
| I. | Системи управління базами даних ACCESS. . . . . . . | 4 |
| |. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |
| |. . . . . . . . . . | |
| 1. | Робота з майстрами. . . . . . . . . . . . . . . . . | 6 |
| |. . . . . . . . . . . . . . | |
| 2. | Контекстно-залежна довідка та Помічник. . . . . . . | 6 |
| |. . | |
| 3. | Структура таблиці та типи даних. . . . . . . . . . . | 7 |
| |. . . . . . | |
| 3.1. | Таблиці. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | 7 |
| |. . . . . . . . . . . . . . . . . | |
| 3.2. | Форми. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | 8 |
| |. . . . . . . . . . . . . . . . . . | |
| 3.3. | Запити. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | 9 |
| |. . . . . . . . . . . . . . . . . . | |
| 3.4. | Звіти. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | 10 |
| |. . . . . . . . . . . . . . . . . | |
| 3.5. | Макроси та модулі. . . . . . . . . . . . . . . . . . | 10 |
| |. . . . . . . . . . . . . | |
| II. | СТВОРЕННЯ БАЗИ ДАНИХ, що складається з двох ТАБЛИЦЬ. . . | |
| |. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | 11 |
| |. . . . | |
| | Список використаної літератури | 19 |

ВСТУП.

Сучасні інформаційні системи, засновані на концепції інтеграціїданих, характеризуються величезними обсягами збережених даних, складноюорганізацією, необхідністю задовольняти різноманітні вимогичисленних користувачів.

Користувачами бази даних можуть бути різні прикладні програми,програмні комплекси, а також фахівці предметної області, які виступаютьв ролі споживачів чи джерел даних, що називаються кінцевимикористувачами.

У сучасній технології баз даних передбачається, що створення базиданих, її підтримка та забезпечення доступу користувачів до неїздійснюються централізовано за допомогою спеціального програмногоінструментарію - системи управління базами даних.

База даних (БД) - це пойменована сукупність структурованихданих, що відносяться до визначеної предметної області.

Система управління базами даних (СУБД) - це комплекс програмних імовних засобів, необхідних для створення баз даних, підтримки і вактуальному стані та організації пошуку в них необхідної інформації.

Централізований характер управління даними в базі припускаєнеобхідність існування певної особи (груп осіб), на якепокладаються функції адміністрування даними, збереженими в базі.

Поняття бази даних тісно пов'язаний з такими поняттями структурнихелементів, як поле, запис, файл.

Поле - елементарна одиниця логічної організації даних, якавідповідає неподільної одиниці інформації - реквізиту.

Запис - сукупність логічно пов'язаних полів. Примірник запису --окрема реалізація запису, що містить конкретні значення її полів.

Файл (таблиця) - сукупність примірників записів однієї структури.

I. Системи управління базами даних ACCESS.

У будь-якій області діяльності часто доводиться мати справу з великимиоб'ємами даних. Основними операціями при цьому є збір інформації, їїобробка (пошук необхідних даних, сортування і т.п.), створення форм дляперегляду та друку даних. Одним з найпопулярніших програмпродуктів, що забезпечують всі ці функції, визнана система управліннябазами даних Microsoft Access.

Access - це система управління базами даних (СУБД). Під системоюуправління розуміється комплекс програм, який дозволяє не тількизберігати великі масиви даних у певному форматі, але й оброблятиїх, представляючи в зручному для користувачів вигляді. Access дає можливістьтакож автоматизувати часто виконувані операції (наприклад, розрахунокзаробітної плати, облік матеріальних цінностей тощо). За допомогою Accessможна не тільки розробляти зручні форми введення та перегляду даних, а йскладати складні звіти.

Access є додатком Windows, а оскільки і Windows і Accessрозроблені однією фірмою (Microsoft), вони дуже добре співпрацюють одинз одним. СУБД Access працює під управлінням Windows; таким чином, всіпереваги Windows доступні в Access, наприклад, ми можемо вирізати,копіювати і вставляти дані з будь-якої програми Windows у додаток
Access і навпаки.

Access - це реляційна СУБД. Це означає, що її допомогою можнапрацювати одночасно з кількома таблицями бази даних. Застосуванняреляційної СУБД допомагає спростити структуру даних і таким чиномполегшити виконання роботи. Таблицю Access можна пов'язати з даними,що зберігаються на іншому комп'ютері або на сервері, а також використовуватитаблицю, створену в СУБД Paradox або Dbase. Дані Access дуже простокомбінувати з даними Excel.

В СУБД Access передбачено багато додаткових сервіснихможливостей. Майстри допоможуть нам створити таблиці, форми або звіти знаявних заготовок, зробивши за вас основну чорнову роботу. Виразивикористовуються в Access, наприклад, для перевірки допустимості введеногозначення. Макроси дозволяють автоматизувати багато процесів безпрограмування, тоді як вбудований в Access мову VBA (Visual Basic for
Applications) - спеціально розроблений компанією Microsoft діалект мови
Basic для використання в додатках Microsoft Office - дає можливістьдосвідченому користувачеві програмувати складні процедури обробки даних.
Переглядаючи свою форму або звіт, ми зможемо уявити, як вони будутьвиглядати в роздрукованому вигляді. І нарешті, використовуючи такі можливостімови програмування С, як функції і звернення до Windows API
(Application Programming Interface - інтерфейс прикладних програм
Windows), можна написати програму для взаємодії Access з іншимидодатками - джерелами даних.

У Microsoft Access додано багато нових можливостей, розроблених дляполегшення роботи в Інтернет і створення додатків для Web. Для доступу домережі Інтернет і використання переваг нових засобів необхідні коштиперегляду Web, наприклад Microsoft Internet Explorer, а також модем.
Користувач має можливість безпосередньо підключатися до вузлів
Microsoft Web з програм Office (в тому числі і з Access) за допомогоюкоманди Microsoft Web з пункту меню?. При цьому можна, наприклад, отриматидоступ до технічних ресурсів і завантажити загальнодоступні програми, неперериваючи роботу з Access.

Система Access містить набір інструментів для керування базамиданих, що включає конструктори таблиць, форм, запитів і звітів. Крімтого, Access можна розглядати і як середовище для розробки додатків.
Використовуючи макроси для автоматизації завдань, ми можемо створювати такі жпотужні, орієнтовані на користувача додатки, як і програми,створені за допомогою «повноцінних» мов програмування, доповнювати їхкнопками, меню і діалоговими вікнами. Програмуючи на VBA, можна створюватипрограми, за потужністю не поступаються самій Access. Більш того, багатозасоби Access, наприклад майстра і конструктори, написані на VBA. Потужністьі гнучкість системи Access роблять її сьогодні однією з кращих програм дляуправління базами даних.

1. Робота з майстрами.

Майстер (Wizard) - спеціальна програма, яка допомагає у вирішенні будь-тозавдання або створення об'єкта певного типу. Ця програма допоможе насза кілька хвилин виконати рутинну роботу, на яку без застосуванняцієї програми може піти кілька годин. Програма-майстер задає питанняпро зміст, стилі та форматі об'єкта, а потім створює цей об'єкт безбудь-якого втручання з нашого боку. В Access є близько сотнімайстрів, призначених для проектування баз даних, програм,таблиць, форм, звітів, графіків, поштових наклейок, елементів управління тавластивостей.

2. Контекстно-залежна довідка та Помічник.

Довідкова система фірми Microsoft є, напевно, кращою середаналогічних програм як для новачків, так і для досвідчених користувачів.
Access дає можливість використовувати контекстно-залежну довідку, дляодержання якої достатньо натиснути праву клавішу миші. Які б ми незазнавали труднощів при роботі з системою, нам допоможе з'являється наекрані довідка за що цікавить нас теми. Крім цього довідкова система
Access має зручні і прості у використанні зміст, предметнийпокажчик, систему пошуку, журнал хронології та закладки. У локалізованоїверсії Access 97 (як і в усьому Microsoft 97) компанії Microsoft додалановий засіб - Помічник. Помічник відповідає на питання, видає поради тадовідки про особливості використовуваної програми.

3. Структура таблиці та типи даних.

3.1. Таблиці.

Всі складові бази даних, такі як таблиці, звіти, запити, формита об'єкти, в Access зберігаються в єдиному дисковому файлі. Основним структурнимкомпонентом бази даних є таблиця. У таблицях зберігаються вводяться намидані. Зовні кожна таблиця Access схожа на таблиці, з якими мизвикли працювати на папері, - вона складається із стовпців, які називаються полями,і рядків, які називаються записами. Кількість записів у таблиці обмежуєтьсяємністю жорсткого диска. Допустима кількість полів - 255. Таблиць в базіданих може бути кілька. Кожен запис таблиці містить всю необхіднуінформацію про окремий елемент бази даних. Наприклад, запис провикладача може містити прізвище, ім'я, по батькові, дату народження,посаду і т.п.

При розробці структури таблиці, перш за все, необхідно визначитиназви полів, з яких вона має складатися, типи полів і їх розміри.
Кожному полю таблиці присвоюється унікальне ім'я, яке не можемістити більше 64 символів. Назва бажано робити таким, щоб функціяполя дізнаватися по його імені. Далі треба вирішити, дані якого типу будутьутримуватися в кожному полі. В Access можна обирати будь-які з основних типівданих. Один з цих даних повинен бути присвоєний кожному з полів. Значеннятипу поля може бути задано тільки в режимі конструктора.

У Access існує чотири способи створення порожній таблиці:

. використання майстра баз даних для створення всієї бази даних, що містить всі необхідні звіти, таблиці та форми, за одну операцію.

Майстер баз даних створює нову базу даних, його не можна використовувати для додавання нових таблиць, форм, звітів у вже існуючу базу даних;

. майстер таблиць дозволяє вибрати поля даної таблиці з безлічі визначених раніше таблиць, таких як ділові контакти, список особистого майна або рецепти;

. введення даних безпосередньо в пусту таблицю в режимі таблиці. У разі збереження нової таблиці в Access дані аналізуються і кожному полю присвоюється необхідний тип даних і формат;

. визначення всіх параметрів таблиці в режимі конструктора.

Незалежно від методу, застосованого для створення таблиці, завжди є можливість використовувати режим конструктора для подальшої зміни макета таблиці, наприклад для додавання нових полів, встановлення значень за замовчуванням або для створення масок введення.

3.2. Форми.

Форма являє собою спеціальний формат екрану, який використовується длярізних цілей, найчастіше для введення даних в таблицю і перегляду однієїзапису. Форми дозволяють вводити дані, коригувати їх, додавати івидаляти записи. Можна створювати форми для роботи одночасно з декількомавзаємозалежними таблицями. Форма, що використовує дані з декількохтаблиць, повинна бути заснована на запиті, що включає з цих таблиць.

Із застосуванням форм можна представляти записи в зручному для користувачавигляді - у вигляді звичних документів: бланків, екзаменаційних відомостей тат.д. Форми вводу-виводу дозволяють виводити дані в базу, переглядати їх,змінювати значення полів, додавати і видаляти записи.

Всі елементи, що додаються у форму, - поля, написи, списки,перемикачі, кнопки, лінії - є елементами управління. Спосібстворення елемента керування залежить від того, який елемент створюється:приєднаний, вільний або обчислюваний.

3.3. Запити.

Запит - це інструмент для аналізу, вибору та зміни даних. Здопомогою запитів можна проглядати, аналізувати і змінювати дані здекількох таблиць. Запити використовуються також як джерело данихдля форм і звітів.

За допомогою Access можуть бути створені декілька видів запитів. Запит навибірку вибирає дані з різних таблиць і інших готових запитів. Запит -зміна змінює або переміщує дані; до цього типу відносяться Запит надодавання, Запит на видалення та Запит на оновлення. Запит на створеннятаблиці зберігає результати вибірки в окремій таблиці. Перехреснізапити призначені для групування даних і подання їх докомпактному вигляді. Запит можна створити самостійно або скористатися
Майстром запитів.

Елементи вираження в запитах можуть бути пов'язані операторами:арифметичними: *,+,-,/,^;порівняння: =, =,;логічними: And (І), Not (Ні), Or (Або);
Like - для використання логіки заміни у висловах,
In - для визначення, чи міститься елемент даних у списку значень;
Between ... And - для вибору значень з певного інтервалу.

Тим умовами в різних полях одного стовпця виконується логічнаоперація АБО (Or). Вона істинна, коли істинно хоча б одне з вхідних всписок умов.

Тим умовами в різних полях одного рядка виконується логічнаоперація И (And). Вона істинна, коли правдиві всі вхідні в список умови.

3.4. Звіти.

Звіт - ще швидкий і ефективний засіб для організації даних прививедення на друк і разом з тим це спосіб виведення даних з бази на друкв тому вигляді, в якому потрібно користувачеві, наприклад, у вигляді довідок пронавчання, екзаменаційних відомостей, таблиць, об'єднаних яких-небудьознакою, та ін За допомогою звіту можна розташувати інформацію на аркуші взручному для користувача вигляді з різним оформленням. Можна розробитизвіт самостійно за допомогою Конструктора, використовувати готові варіантиоформлення (автоотчети) або створити звіт за допомогою Майстра.

3.5. Макроси та модулі.

макросом називають набір з однієї або більше макрокоманд, що виконуютьпевні операції, такі, як відкриття форм або друк звітів. Макросиможуть бути корисні для автоматизації часто виконуваних завдань. Наприклад, принатискання користувачем кнопки можна запустити макрос, який роздрукуєзвіт.

Модуль - це програма на мові Access Basic.

II. Створення бази даних, що складається з двох таблиць

Етапи роботи:

1. Проектування структури бази даних.
Створимо більш складний варіант бази даних. У ній будуть дві таблиці: Списокі Групи.

2. Конструювання порожніх таблиць бази даних.
Скористаємося новим способом виготовлення таблиць. Таблиці будемо створювати врежимі Таблиці. У таблиці Список буде 7 полів (код, прізвище, ім'я,по батькові, рік народження, школа, клас, номер групи). Номери груп та прізвищавикладачів будуть зберігатися в окремій таблиці Групи у вигляді двохстовпців.

3. Створення схеми бази даних.
У цьому випадку таблиці пов'язані зв'язком «один-до-багатьох». Це означає, що втаблиці Групи кожне значення може зустрічатися тільки один раз, а втаблиці Список - скільки завгодно (кілька людей можуть бути з однієїгрупи). Зв'язки слід встановлювати при порожніх таблицях. Якщо таблицізаповнені, можуть виникнути проблеми при створенні зв'язків і властивостей зв'язків.
Для зв'язку в обох таблицях мають бути ключові поля. У таблиці Список --полі Код, у таблиці Групи - поле Навчальна група.

4. Введення даних в таблиці.

Створимо форму для введення даних і скористаємося нею. За наявності пов'язанихтаблиць має значення порядок заповнення їх значеннями.

Хід роботи:

Завдання 1. Створення таблиці Групи.

Порядок роботи:
. Виберемо закладку Таблиця, якщо знаходимося в іншому вікні.
. Клацніть по кнопці Створити. З'явиться вікно, представлене на мал.1.

Малюнок 1.

. Залишимо Режим таблиці та клацнемо по кнопці ОК. З'явиться порожню таблицю, поля якої не визначені і не мають назви. Тип поля буде вибраний автоматично залежно від введеної інформації.
. Перейменуємо Поле 1. Для цього поставимо курсор в будь-яку комірку стовпця Поля

1. Виконаємо команду Формат - Перейменувати стовпець. Осередок імені стовпця виявиться виділеної. Введемо назву поля Навчальна група і натиснемо клавішу

Enter.
. Перейменуйте Поле 2. Для цього поставимо курсор в будь-яку комірку стовпця

Поле 2. Виконаємо команду Формат - Перейменувати стовпець. Осередок імені стовпця виявиться виділеної. Введемо назву поля Викладач і натиснемо клавішу Enter. Малюнок 2.

Малюнок 2.

. Збережемо таблицю з ім'ям Групи, клацнути по кнопці Зберегти. На питання про створення ключового поля відповімо негативно.
. Перейдемо в режім Конструктор, натиснувши кнопку

І подивимося, як задані поля. Зробимо поле Навчальна група ключовим, помістивши курсор на ім'я цього поля і натиснувши на кнопці - Ключове поле.

Тип даних поля Навчальна група задаємо числовим, вибравши його мишкою з спадаючого списку.
. Клацнемо по кнопці - Зберегти. Закриємо таблицю.

Завдання 2. Створення таблиці Список.

Порядок роботи:
. Виберемо закладку Таблиця, якщо знаходимося в іншому вікні.

. Клацніть по кнопці Створити.

. З'явиться вікно, в якому залишимо Режим таблиці, і клацніть по кнопці ОК. З'явиться порожню таблицю, поля якої не визначені і не мають назви.

. Перейменуємо поля за аналогією з попереднім завданням, виконавши команду

Формат - Перейменувати поле. Дані візьмемо з таблиці № 1.

. Збережемо таблицю з ім'ям Список, клацнувши по кнопці Зберегти. На питання про створення ключового поля відповімо негативно.

. Перейдемо в режим Конструктор і подивимося, як задані поля. Зробимо поле

Код ключовим, помістивши курсор на ім'я цього поля та натиснувши кнопку - Ключове поле. Тип поля Код - лічильник, полів Прізвище, Ім'я, По батькові - текстові, полів Рік народження, Школа, Клас, Навчальна група - числові. З полем

Навчальна група розмова особлива. Його тип - числовий. Загальні властивості поля не змінюємо. Крім того, значення цього поля треба не набивати в ручну, а вибирати зі списку, що міститься в таблиці Групи. Для цього у властивостях поля слід зазначити, що тут має місце підстановка за наступною схемою: виберемо вкладку Підстановка, тип елемента керування - Поле зі списком, джерело рядків - Групи. Отримаємо значення елементів, як показано на малюнку 3.

Малюнок 3.

. Закриємо таблицю.

В результаті цієї роботи ми отримаємо дві не пов'язані таблиці. Потрібно створитисхему даних зі зв'язками.

Завдання 3. Створення схеми даних.

Порядок роботи:

. Клацнемо по кнопці - Схема даних.

. У вікні Додавання таблиці виділимо таблицю Групи і клацнемо по кнопці Додати. Виділимо таблицю Список і клацнемо по кнопці Додати. У вікні Схема даних з'явиться умовний вигляд цих таблиць. Клацнемо по кнопці

Закрити вікна Додавання таблиці.

. Збільшимо вікно таблиці Список, так щоб було видно всі поля.

. Поставимо мишку на ім'я поля Навчальні групи в таблиці Групи і, не відпускаючи кнопку миші, перетягнемо її на полі Навчальні групи в таблиці Список.

Відпустимо мишку. З'явиться діалогове вікно Зв'язки представлене на малюнку

Малюнок 4.

. Включимо значок Забезпечення цілісності даних. Це неможливо буде зробити, якщо типи обох полів задані не однаково.

. Включимо значок Каскадне оновлення пов'язаних полів. Це призведе до того, що при зміні номера групи в таблиці Групи автоматично зміниться відповідний номер в таблиці Список.

. Включимо значок Каскадне видалення пов'язаних полів. Це призведе до того, що при видаленні запису з номером групи в таблиці Групи будуть видалені всі записи з таблиці Список, в якій стояли відповідні номери груп.

. Клацнемо по кнопці Створити. З'явиться зв'язок «один-до-багатьох». Схема даних представлена на малюнку 5.

Малюнок 5

. закрити схему даних, відповівши ствердно на питання про збереження схеми даних.

Завдання 4. Заповнення таблиці Групи значеннями.

Порядок роботи:
. Відкрити таблицю Групи в режимі таблиці.
. Заповнити її записами з таблиці 2.

. Зберегти таблицю і закрити її.

Завдання 5. Створення форми для введення даних.

Порядок роботи:
. Вибрати закладку Форми.
. Клацніть по кнопці Створити.
. З'явиться діалогове вікно (рис.6), в якому слід вибрати Автоформа в стовпець, а як джерело даних - Список.

Малюнок 6
. Клацнемо по кнопці ОК. З'явиться порожня форма вводу, представлена на рис.7.

Малюнок 7.

Завдання 6. Додавання до бази даних запису, використовуючи форму.

Порядок роботи:
. Заповнити базу даними, представленими в таблиці 3.

Таблиця 3
| Код | Прізвище | Ім'я | По батькові | Рік | Школа | Клас | Навчальна |
| | | | | Народження | | | група |
| | Чернова | Христина | Іванівна | 1984 | 1 | 9 | 101 |
| | Терещенко | Інна | Олексіївна | 1983 | 3 | 10 | 103 |
| | Істратов | Максим | Володимирівна | 1984 | 5 | 9 | 101 |
| | | | Ч | | | | |
| | Бондар | Ольга | Петрівна | 1983 | 1 | 10 | 104 |
| | Новоселов | Олексій | Іванович | 1984 | 3 | 9 | 105 |

. Зберегти введені дані. Назва форми - Список. Закрити форму.
. Перейти у вікно Таблиці. Відкрити таблицю Список.
. Переконаємося, що в таблиці з'явилися нові записи.
. Натиснувши на кнопку Зберегти, збережемо поточну таблицю.
. Натиснувши на нижній кнопці Закрити у правому верхньому куті, закриємо таблицю.

використаної літератури:

1. Інформатика (теорія) під редакцією професора Макарової Н.В. Москва

«Фінанси та статистика», 2000р.

2. Інформатика (практикум) за редакцією професора Макарової Н.В. Москва

«Фінанси та статистика», 2000р.

3. Практикум по Access. Золотова С.І. Москва «Фінанси та статистика», 2000р.