Альметьєвська нафтовий інститут
Кафедра інформатики
Курсова робота на тему:
«ОБРОБКА ДАНИХ ТАБЛИЦІ В EXCEL»
студента: Сабітова Т. Р. група: 31 - 61
Науковий керівник:
Іванов А. Ф.
Алмет'евськ-2002
ЗМІСТ
1. ВСТУП
2. Основна частина
2.1. Створення списків
2.2. Введення списку даних
2.3. Пошук елемента в списку
2.4. Редагування списків
2.5. Автоматичний фільтр
2.6. Комбінована фільтрація
2.7. Сортування списків
3. ВИСНОВОК
4. СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
5. ПРОГРАМИ
ВСТУП
Історія розвитку програм обробки електронних таблиць нараховуєтрохи більше десяти років, але в наявності значний прогрес в областірозробки такого програмного забезпечення. Програмний продукт,що претендує на звання найпотужнішої і продуктивної програми обробкиелектронних таблиць з тих, що сьогодні на ринку, дійсно набагатоперевершив колишній рівень можливостей.
Розглянемо основні компоненти Excel 97. Як і раніше, основнийпрограмою є обчислювальний модуль, за допомогою якого виконуєтьсяобробка текстових і числових даних. У даній версії програми у цьогомодуля з'явилося багато цікавих функцій: контроль допустимості що вводятьсязначень, виявлення та виправлення найбільш поширених помилок,обчислення полів у вільних таблицях. Нова панель формул і можливістьзменшити діалогове вікно до розділу поля введення істотно спрощують введення іредагування формул.
Для створення презентаційної графіки використовується модуль діаграм,який дозволяє на основі числових значень, оброблених за допомогоюобчислювального модуля, будувати діаграми різних типів. З'явилися новітипи діаграм. Тепер поряд з діаграмою можна розташувати і таблицю звихідних даних. Важливим є те, що став можливимпопередній перегляд діаграми на будь-якому етапі її створення.
В Excel 97, як і в попередній версії програми, можна створювати макросита пропозиції за допомогою Visual Basic for Applications (VBA). Мова Visual
Basic for Applications тепер доступний в усіх програмах пакета, щодозволяє на його основі більш гнучкі програми. Одне з головних достоїнствцієї мови полягає в тому, що створені засобами Excel 97 VBA --макроси можна без особливих проблем використовувати в інших програмах фірми
Microsoft.
Excel 97 своєму розпорядженні потужні засоби колективної роботи, якіорієнтовані в першу чергу на спільну роботу декількох додатківпакету в мережевому середовищі. Високий ступінь сумісності додатків,включених у пакет Microsoft Office 97, обумовлена підтримкою технологіїзв'язування та впровадження OLE 2.0. Прикладом застосування цієї технології можеслужити впровадження Excel - таблиць або PowerPoint - презентацій у документ,створений засобами Word 97. При використанні цієї технології міжоб'єктами встановлюється динамічна зв'язок. Подвійне клацання на об'єкті,вставленому в документ, призводить до запуску програми, в якому він бувстворено.
Списки дозволяють ефективно працювати з великими однорідниминаборами даних.
Списком називатимемо впорядкований набір даних, що маютьоднакову структуру. Наприклад, списком є телефоннийдовідник, в якому наведені прізвища абонентів та номери їх телефонів.
Кожен елемент списку займає один рядок, в якій данірозподіляються по декількох полях (стовпців). У програмі Excel 97списки є спеціальним видом таблиць, для яких є операціїдля їх обробки. Списки можуть розглядатися як внутрішні базиданих, у яких записами є рядки таблиці, а полями - стовпці.
У програмі Excel 97 розробники з фірми Microsoft значноспростили роботу зі списками. Так звані автоматичні фільтридозволяють відобразити тільки ті частини списку, які потрібні длявиконання певного завдання.
У цій роботі найбільш докладно описані всі можливості івластивості обробки даних таблиць: створення та видалення користувачасписків автозаповнення, сортування бази даних, робота з формою бази данихі багато іншого. Розглянуто випадок обробки даних на прикладі телефонногодовідника.
Основна частина
9.1. Створення списків.
З технічної точки зору списки являють собою звичайнітаблиці, для яких в програмі Excel є додатковіоперації обробки. Спочатку потрібно добре продумати назвиокремих полів у списку. Наприклад, в якості полів для спискутоварів можна було б вибрати наступні: номер артикулу, назватовару, ціну та наявність на складі (запас). Назви поліввикористовуються програмою Excel для пошуку елементів у списку і йогообробки. Ці назви співпадають з назвами стовпців в таблиці.
У першому рядку робочого аркуша введіть назви окремих полів списку.
Слідкуйте за тим, щоб між ними не залишалося вільних стовпців. Цюрядок програма Excel використовує як рядки заголовків списку.
Починаючи з наступного рядка введіть свої дані.
9.2. Введення списку даних.
Після виклику директиви Форма з меню Дані відкривається діалоговевікно, в якому програма запитує, чи можна розглядати першимрядок як заголовок списку. Тут потрібно відповісти ствердно,натиснувши кнопку OK.
Після цього відкриється діалогове вікно для введення даних, в якомукожному з полів списку відповідає поле введення. Як тільки всі полявведення будуть заповнені даними, клацніть по командній кнопці Додати,щоб внести введений елемент даних до списку. Потім можна вводитинаступного елемента даних і т.д., поки не будуть введені всі елементисписку. На закінчення закрийте вікно клацанням по командній кнопці Закрити.
Кожен новий список слід створювати на окремому робочому листі.
Програма Excel може обробляти тільки один список на одному робочомуаркуші.
9.3. Пошук елемента в списку.
Після виклику директиви Форма з меню Дані в діалоговому вікніз'являється перший елемент списку. Клацніть по командній кнопці Критерії,щоб увійти в режим пошуку. Вид діалогового вікна зміниться; кнопка
Критерії перетвориться на кнопку Форма. Введіть значення полів шуканогоелемента в перемикачі, розташовані в лівій частині вікна. Введенізначення будуть служити критеріями пошуку. Можна заповнити не всі полявведення, тоді буде пошук елементів, що відповідають поляяких збігаються із заповненими полями. При введенні намагайтеся непорушувати порядок проходження полів.
Тепер клацніть по командній кнопці Далі. Програма Excel починаєпереглядати весь список, починаючи з першого елементу, щоб знайтиелемент, який задовольняє критерію пошуку. Якщо програма знаходитьвідповідний елемент, він з'являється в діалоговому вікні. Якщо потрібнознайти ще один елемент, що задовольняє умові пошуку, зновуклацніть по командній кнопці Далі.
Якщо Ви шукали краще вести у зворотному напрямку, клацніть по команднійкнопці Назад. При пошуку можна комбінувати різні критерії один зодним. Наприклад, можна ввести пошук елементів, у яких значеннядеякого поля більше заданого числа, а значення іншого поля співпадаєіз заданою ланцюжком символів.
Якщо критерієм пошуку служить текстовий рядок, то для маскуваннятекстових позицій можна використовувати символи "?" і "*". Запитливийзнак дозволяє ігнорувати ту текстову позицію, яку він займає.
Наприклад, рядку пошуку "М??? Ер" будуть задовольняти слова "Мюллер",
"Майстер" і т. д. Зірочка дозволяє ігнорувати всі наступні післянеї символи. Наприклад, рядку пошуку "Ми *" будуть задовольняти будь-якіслова, які починаються з поєднання "Ми".
У числових критерії пошуку можна використовувати логічні оператори.
Наприклад, умова "=). У першому полі вводувкажіть деяке число або виберіть його з меню, розташованого праворуч.
Нехай, наприклад, введено число 20. Тепер у правому полі записано першуумова фільтрації> = 20.
Повторіть ті самі дії для другого поля введення. Нехай, наприклад, тамбуло зазначено умова Для створення нового користувача списку потрібно:
. Вибрати в меню Сервіс команду Параметри.
. У діалоговому вікні Параметри вибрати вкладку Списки.
. Вибрати в полі Списки елемент НОВИЙ СПИСОК.
. Ввести в полі Елементи списку для користувача список, натискаючи після введення елемента клавішу Enter.
. Клацніть кнопку Додати.
. Клацніть кнопку ОК.
> Для того щоб відсортувати рядки в списку, потрібно:
. Виділити рядки, які необхідно Переупорядкований.
. Вибрати в меню Дані команду Сортування.
. У діалоговому вікні Сортування вибрати в групі Ідентифікувати поля за потрібний прапорець опції.
. Вибрати в списку, що розкривається поля Сортувати за стовпець, по якому потрібно відсортувати дані.
. Вибрати в полі Сортувати за порядок сортування.
. Вказати додаткові стовпці сортування в одному або обох полях
Потім.
. Клацніть кнопку ОК.
> Для того щоб викликати вікно форми бази даних потрібно:
. Виділити одну клітинку списку.
. Вибрати в меню Дані команду Форма.
> Для фільтрації списку за допомогою автофільтру потрібно:
. Виділити одну з комірок.
. Вибрати Дані команду Фільтр.
. У підменю вибрати пункт Автофільтр.
. Відкрити список, що розкривається в тому стовпці, за яким потрібно фільтрувати дані.
. Вибрати потрібний елемент списку.
. Якщо вибрати елемент Умова, виконати в діалоговому вікні
Користувацький автофильтр наступні дії:
. вибрати в лівому верхньому списку, що розкривається оператор порівняння;
. ввести з клавіатури або вибрати в правому верхньому списку, що розкривається значення, яке потрібно використовувати разом з оператором порівняння;
. для визначення двох критеріїв встановити один з прапорців опції: І чи АБО;
. задати другий критерій фільтрації в нижніх розкривних списках;
. натиснути кнопку ОК.
> Для пошуку тексту або чисел потрібно:
. Виділити область пошуку на робочому листі.
. Вибрати в меню Правка команду Знайти.
. Ввести в поле Знайти зразок пошуку.
. При необхідності встановити прапорці перевірки Враховувати регістр і
Клітинка цілком.
. Вибрати в списку, що розкривається Переглядати: напрямок пошуку.
. Вибрати в списку, що розкривається Область пошуку потрібний пункт.
. Клацніть кнопку Знайти далі.
. Для пошуку таких осередків повторювати останню дію.
. Для завершення пошуку клацнути Закрити.
Були отримані більш широкі навички роботи з програмою Excel.
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
1. Н. Х. Гафіятова, А. Л. Сидорова, Х.А. Файзуллин - Створення електронних таблиць в програмі Excel.
2. В. Пасько - Excel 97.
3. А. Колесников - Excel 97 для користувача.
ПРОГРАМИ
Розглянемо цілісну обробку даних таблиці на прикладі.
Вправа 1.
Створити призначений для користувача список: №, П.І.Б., Вулиця, Будинок, Кв., Тел. Ввестицей список в перший рядок робочого аркуша, використовуючи автозаповнення.
1. Відкрити меню Сервіс.
2. Вибрати команду Параметри.
3. Вибрати вкладку Списки.
4. Вибрати в списку Списки елемент НОВИЙ СПИСОК.
5. Ввести в полі Елементи списку перший елемент - № і натиснути клавішу Enter.
6. Аналогічно ввести інші елементи списку.
7. Клацніть кнопку Додати. Створений для користувача список з'явиться в полі Списки.
8. Клацніть кнопку ОК.
9. Ввести в клітинку А1 перший елемент списку №.
10. Протягнути маркер заповнення до осередку F1. Створений для користувача список з'явиться в першому рядку таблиці:
Вправа 2.
Змінити в створеному користувача списку елемент Тел. на Телефон.
1. Відкрити меню Сервіс.
2. Вибрати команду Параметри.
3. Вибрати вкладку Списки.
4. Вибрати в списку Списки створений для користувача список. Він з'явиться в полі Елементи списку.
5. Замінити Тел. На елемент Телефон.
6. Клацніть кнопку Додати. Відредагований список з'явиться в полі
Списки.
7. Клацніть ОК.
Вправа 3.
Відсортувати базу даних в алфавітному порядку за стовпцем Вулиця, а потімза стовпцем Будинок і за стовпцем Кв.
1. Виділити будь-яку клітинку.
2. Вибрати в меню Дані команду Сортування. З'явиться діалогове вікно
Сортування.
3. Встановити в групі Ідентифікувати поля за прапорець опції підписів.
4. Вибрати в списку, що розкривається поля Сортувати за стовпець, за яким потрібно сортувати дані, - Вулиця.
5. Встановити в полі Сортувати за прапорець опції За збільшенням для сортування за алфавітом.
6. Вибрати в списку, що розкривається поля Потім за додатковий стовпець -
Дім.
7. Встановити в цьому полі прапорець опції За зростанням.
8. Вибрати в списку, що розкривається поля В останню чергу, за елемент -
Кв.
9. Встановити в цьому полі прапорець опції За зростанням.
10. Клацніть ОК.
Вправа 4.
Відсортувати базу даних за стовпцем Будинок у порядку зростання.
1. Встановити курсор в будь-якій клітинці стовпця Дім.
2. Клацніть кнопку.
Вправа 5.
Помістити стовпці № і П.І.Б. за стовпцем Телефон. Відсортувати стовпцібази даних бази даних у відповідності з призначеним для користувача списком у порядкузростання, потім убування.
1. Виділити комірки А1: В30.
2. Перенести блок комірок А1: В30 за стовпець Телефон.
3. Виділити комірки С1: H30.
4. Перенести блок комірок С1: H30 за адресою А1: G30.
5. Вибрати в меню Дані команду Сортування. З'явиться діалогове вікно
Сортування.
6. Клацніть кнопку Параметри ... З'явиться вікно Параметри сортування.
7. Вибрати в списку, що розкривається Сортування по першому ключу: користувальницький порядок сортування: №, П.І.Б., Вулиця, Будинок, Кв.,
Телефон.
8. Встановити в полі Сортувати прапорець опції стовпці діапазону.
9. Клацніть кнопку ОК у вікні Параметри сортування.
10. Вибрати в списку, що розкривається поля Сортувати за Рядок 1.
11. Вибрати в полі Сортувати за зростанням.
12. Клацніть кнопку ОК у вікні Сортування діапазону.
13. Звернути увагу, як впорядкувала база даних.
14. Вибрати в полі Сортувати по спаданню.
15. Звернути увагу, як змінився порядок бази даних.
Вправа 6.
Додати новий запис в базу даних, яка містить наступні поля: 30,
Скоморовського І. Н ., Чкалова, 13, 56, 36-71-39.
1. Вибрати в меню Дані команду Форма.
2. Клацнути в діалоговому вікні Адреси та телефони кнопку Додати. З'явиться запис.
3. Клацніть лівою кнопкою миші в полі № і ввести значення - 30.
4. Аналогічним чином ввести інші поля нового запису.
5. Натиснути клавішу Enter для додавання запису до бази даних.
6. Клацніть кнопку Закрити і переконається, що новий запис додана в кінець бази даних.
Вправа 7.
Знайти всі записи, номер яких не менше 23, а прізвище починається з букви С.
1. Викликати діалогове вікно форми.
2. Клацніть кнопку Критерії.
3. Ввести в поле № критерій пошуку:> = 23.
4. Ввести в поле П.І.Б. шаблон: З *.
5. Клацніть кнопку Далі. У діалоговому вікні виведена перший запис, що задовольняє ЗАПИТУ. У правому верхньому кутку діалогового вікна Адреси та телефони відобразиться порядковий номер знайденої записи в списку.
6. Повторюйте попереднє дію до тих пір, поки не буде виведена останній запис, що задовольняє критеріям. Якщо клацнути по кнопці
Далі буде чути звуковий сигнал, і вміст вікна форми не буде змінюватися.
7. Перейдемо до першого запису, що задовольняє ЗАПИТУ, використовуючи кнопку Назад.
Вправа 8.
Замінити у записі про Вєтрова А.Р. номер телефону з 58-81-17 на 58-77-11.
1. Знайти запис про Вєтрова А.Р., використовуючи пошук за критерієм.
2. Клацніть лівою кнопкою миші в полі Тел.
3. Видалити номер телефону і ввести новий - 58-77-11.
4. Закрити вікно форми, клацнувши Закрити.
Вправа 9.
Вивести на екран список осіб, які живуть на вулиці Ватутіна і прізвища яких починаються на букву С або Ф. < p> 1. Виділити дну з осередків списку.
2. Вибрати в меню Дані команду Фільтр.
3. У підменю вибрати пункт Автофільтр.
4. Відкрити список, що розкривається у стовпці П.І.Б.
5. Вибрати елемент Умова. З'явиться діалогове вікно для користувача автофильтр.
6. Вибрати в лівому верхньому списку, що розкривається оператор одно.
7. Ввести в лівому верхньому списку, що розкривається шаблон С * для відбору записів про осіб, прізвища яких починаються на літеру С.
8. Вибрати прапорець опції АБО.
9. Вибрати в лівому нижньому списку, що розкривається оператор одно.
10. Ввести в правому нижньому списку, що розкривається шаблон Ф * для відбору записів про осіб, прізвища яких починаються на літеру Ф.
11. Клацніть кнопку ОК. У результаті буде виведений відфільтрований список, який містить записи тільки про людей, прізвища яких задовольняють критерію.
12. Відкрити список, що розкривається у стовпці Вулиця.
13. Вибрати елементВатутіна. У результаті повинно залишитися два записи.
Вправа 10.
Знайти клітинку з вмістом «50-19-61».
1. Виділити першу комірку робочого аркуша.
2. Вибрати в меню Правка команду Знайти. З'явиться діалогове вікно Знайти.
3. Ввести в поле Що: зразок пошуку: 50-19-61.
4. Встановити прапорець перевірки Клітинка цілком.
5. Вибрати в списку, що розкривається Переглядати елемент За рядками.
6. Клацніть кнопку Знайти далі. Клітинка, вміст якої задовольняє шаблоном, буде виділена.
7. Клацніть кнопку Закрити.
Вправа 11.
Замінити у всій таблицю вулицю Маяковського на вулицю Пушкіна.
1. Виділити першу комірку робочого аркуша.
2. Відкрити меню Правка.
3. Вибрати команду Замінити. З'явиться діалогове вікно Замінити.
4. Ввести в поле Що: те слово, яке потрібно замінити: Маяковського.
5. Ввести в поле Замінити на: на нову назву вулиці: Пушкіна.
6. Встановити прапорець перевірки Клітинка цілком.
7. Вибрати в списку, що розкривається Переглядати напрямок пошуку: За рядками.
8. Клацніть кнопку Замінити все.
-----------------------< br>
? -??/??? † ?????????????-??/??? † ??????????????
