МОСКОВСЬКА АКАДЕМІЯ ЕКОНОМІКИ І ПРАВА
Рязанська ФІЛІЯ
Контрольна робота
По курсу: «ОСНОВИ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ»
Тема: «Операційна середу Windows. База даних Microsoft Access. "
Проверил: к. т. н., Доцент
Корольов Г. І.
Рязань 2003 г.
План
Вступ 3
1. Відмінність операційних середовищ від операційних оболонок 4
2. Версії Windows 5
3. Графічний інтерфейс і сервісні функції Windows 9
4. База даних Microsoft Access. Основні об'єкти та вигляд вікна Microsoft
Access. 13
4.1 Об'єкти бази даних Microsoft Access 14
4.1.1 Таблиці 14
4.1.2 Запити 15
4.1.3 Форми 17
4.1.4 Звіти 18
4.1.5 Сторінки доступу до даних 19
4.1.6 Макроси 20
4.1.7 Модуль 20
4.2 Вікно бази даних 21
Висновок 22
Література 23
Введення
Знання програмного забезпечення в останні роки зросла настільки, щоперестало існувати таке раніше поширене поняття, як «умінняпрацювати з комп'ютером ». Сьогодні не можна просто «уміти працювати зкомп'ютером ». Можна вміти працювати з певними програмами або зта класом програм.
Первинні навички роботи з комп'ютером припускають уміння працювати зопераційною системою. Найпоширенішою операційною системою наданий момент є Windows.Іменно навики роботи з цією операційноюсистемою необхідні всім без винятку.
До цих навичок відноситься вміння використовувати і обслуговувати файловусистему, налаштовувати засоби оформлення та управління операційноюсистемою, використовувати стандартні програми, виконувати установку новогоапаратного та програмного забезпечення.
Основну допомогу в цьому може надати знання сервісних функцій Windows.
1. Відмінність операційних середовищ від операційних оболонок
Що ж таке операційне середовище? Ядро, звичайно ж, становитьопераційна система. Сучасна операційна система керує ресурсамикомп'ютера: роботою процесора, оперативної і дискової пам'яттю, зовнішнімипристроями; завданнями, що працюють на машині; правами і можливостямикористувачів. У цю ж середу включаються стандартні рішення для найбільшпоширених завдань: редагування текстів і картинок, введенняелектронних таблиць, керування базами даних, та інше. Забезпечуєтьсяєдиний інтерфейс для всіх завдань, як для користувача, так іадміністративних - контролюючих аспекти роботи ОС. Нарешті, визначаютьсяспособи взаємодії з собою і один з одним для прикладного програмногозабезпечення, що розробляється сторонніми виробниками.
Вимоги до ідеальної операційному середовищі можна сформулюватинаступним чином:
. внутрішньо логічна;
. зручна у використанні рядовим користувачем;
. легко розширюватися для нових завдань;
. ефективно використовувати ресурси комп'ютера.
Але ідеали недосяжні ...
Сформульовані вимоги до операційної середовищі представляють поглядкористувача. З точки зору розробників можливі наступні варіанти:
. Сформулювати кілька базових принципів майбутньої середовища і далі жорстко дотримуватися їх логіці;
. Орієнтуватися на надання максимально зручного інтерфейсу для середньостатистичного користувача
. Максимально оптимізувати систему для вирішення якогось вузького класу задач.
Сьогодні для кожного з цих підходів існують засновані на ньомудосить широко поширені операційні середовища.
У загальному випадку, під операційною середовищем розуміють комплект програм,що дозволяють управляти ресурсами (оперативною пам'яттю, жорстким диском,процесором, периферією) комп'ютера. Без операційної системи неможливозапустити будь-яку прикладну програму, наприклад, текстовий редактор.
Тому операційне середовище - це база, під яку розробляютьсярізні додатки. Призначення операційної оболонки полягає взабезпечення зручності управління комп'ютером. Операційна оболонка, вповному розумінні цього терміна, є першим і найбільш важливою програмою будь-якого комп'ютера.
2. Версії Windows
У листопаді 1985 році фірма Microsoft випустила першу версію графічноїсередовища Windows 1.0, яка пропонувала користувачеві віконний інтерфейс. Однакслід сказати, що вікна в ньому не на той момент не перекривалися.
У 1987-1988 рр.. з'являлися різні реалізації Windows/286 і
Windows/386 (Windows 2.0 в листопаді 1987-го і через півтора року Windows
2.10). Призначені для виконання на відповідних мікропроцесори,вони були цілком працездатні, але нічого особливого в них не було, хібащо вікна навчилися перекриватися
Нарешті, в травні 1990 року відбулася подія, багато в чому визначилосьогоднішній стан програмно-апаратного ринку IBM PC - суміснихкомп'ютерів - фірма Microsoft випустила Windows 3.0.
Система завантажувалася з-під MS DOS, але примушувала відразу забути про MS
DOS. Доступ до всього об'єму пам'яті комп'ютера здійснювався за допомогоюдрайвера MS DOS HIMEM.SYS і спеціальної системи «розширення MS DOS».
Для запуску програм служило додаток Диспетчер програм - Program
Manager. Щоб можна було упорядковувати і зберігати значки для запускувеликої кількості додатків, розробники зробили Диспетчер файлівбагатовіконний. Для операцій з файлами та дисками в Windows 3.0 входилабагатовіконний програма Диспетчер файлів - File Manager, вона дозволялапроводити багато операцій з файлами методом «перетягування» мишею (drag -and-drop).
У червні 1991 року вийшла MS DOS 5.0, розроблена спеціально для того,щоб з-під неї було краще працювати з Windows 3.0. До неї увійшла, наприклад,нова версія. Для ілюстрації переваг багатозадачності з поставляласяоболонка з запозиченої з підсистемою перемикання програм.
У квітні 1992 року надійшла в продаж Windows 3.1. З цього моменту
Microsoft називає її «операційною системою». Строго кажучи, Windows небула і не є операційною системою - це середовище не можефункціонувати самостійно, без MS DOS. Але стану речей це незмінює. Трохи пізніше була випущена Windows 3.1 for Workgroups для роботи зоднорангових локальними мережами, а через рік - Windows 3.11, практичноідентична Windows 3.1, і вдосконалена Windows 3.11 for Workgroups.
Ці версії Windows були багато в чому вдосконалені в порівнянні з хочазовнішній вигляд основних додатків, Диспетчера програм і Диспетчера файлів,змінився не дуже сильно.
Операційна система Windows 95, випущена фірмою Microsoft в кінціліта 1995 року, мала зовсім новий (для операційних систем сімейства
Windows) призначений для користувача інтерфейс, що поєднує функції Диспетчера файлів і
Диспетчера програм.
Windows 95 був частково 32-розрядно системою, що забезпечує більшвисоку надійність і більш стабільну та стійку одночасну роботудодатків, ніж Windows 3.1. Windows 95 більш продуктивно працював з пам'яттюта дисками, крім того, вона дозволяла давати імена файлів довжиною до 255символів. Система підтримувала специфікацію автоматичної настройкиустаткування Plug and Play, що дозволяє автоматично визначати інастроювати більшу частину існуючої апаратури для IBM PC-суміснихкомп'ютерів.
Протягом 1995-1998 рр.. фірма Microsoft постійно оновлювалаопераційну систему Windows 95. Випускалися комплекти доповнення івиправлення помилок, забезпечувалася підтримка нових типів пристроїв,з'являлися на ринку, - наприклад, жорстких дисків з обсягом більше 2 Гбайт
(для повноцінної роботи з такими треба було розробити нову 32 --розрядну файлову систему). З'явилося кілька оновлених версій Windows
95 для продажу тільки з новими комп'ютерами - ці випуски називалися
Windows 95 OEM Service Release (OSR) з номерами 2, 2.1, 2.5 і 3. Кількараз оновлювався безкоштовний комплект засобів для роботи з Інтернетом --програма-браузер Internet Explorer. Її остання версія, Internet
Explorer 4.0, включає власне програму перегляду серверів Інтернету,програму електронної пошти і телеконференцій Outlook Express, безлічінших програмних засобів і при цьому забезпечує інтегрованупідтримку роботи з Інтернетом - наприклад, дозволяє в будь-якому вікніопераційної системи перейти від перегляду ресурсів локального комп'ютера доперегляду серверів Інтернету і назад.
Результатом всіх вищеописаних розробок стала нова версія Windows -
Windows 98 (кодова назва Memphis), остаточно сформована до весни
1998 року і випущена на англійською мовою 25 червня 1998. У числінововведень Windows 98 - згадана інтегрована підтримка роботи з
Інтернетом, об'єднана модель драйверів пристроїв для Windows і Windows
NT (Windows Driver Model), підтримка нових типів обладнання, в тому числіуніверсального порту Universal serial Bus (USB), підтримка нової файловоїсистеми FAT 32.
Windows NT - це самостійна операційна система фірми Microsoft.
Windows NTне має відношення до MS DOS і 16-разрядной.Ета операційнасистема призначена для використання в локальних мережах і на потужнихнастільних комп'ютерах, як сумісних, так і несумісних з IBM PC, втому числі на серверах і робочих станціях з архітектурою RISC.
Windows NT - 32-розрядна багатозадачна операційна система. Вонавідрізняється більш потужними, ніж у Windows, засобами підтримки графіки тапринципово іншим підходом до реалізації багатозадачного режиму,забезпечує значно більш високий рівень відмовостійкості й повнузахист програм і даних від аварійних ситуацій і несанкціонованогодоступу. До речі, багато поліпшення Windows 95 і Windows 98 в планістабільності та багатозадачності пов'язані саме з тим, що відповіднісистемні компоненти Windows виконані з урахуванням досягнень розробників
Windows NT.
Восени 1993 року були випущені системи Windows NT 3.1 для користувачівперсональних комп'ютерів і Windows NT Advanced Server 3.1 для управліннялокальними мережами. У 1994 році з'явилися вдосконалені версії Windows
NT - Windows NT Workstation 3.5 і Windows NT Server 3.5, а в 1995 році - -
Windows NT Workstation 3.51 і Windows NT Server 3.51, більшпродуктивні і менш вимогливі до апаратних ресурсів. Всіперераховані версії - Windows NT мають інтерфейс типу Windows 3.1, з
Диспетчером файлів і диспетчером бізнес-програм. Під - Windows NT 3.51 працюютьвсі програми для Windows 95, а також багато програм для Windows 3.1 і MS
DOS.
Windows NT потрібна тим, хто використовує додатки з високоюінтенсивністю обчислювальної обробки, тим, хто потребує підвищеноїбезпеки даних, і тим, хто більше турбується про надійність системи,ніж про сумісність з додатками для MS DOS і Windows 3.x. Цимпараметрами задовольняють все більше користувачів, але широкомупоширенню Windows NT Workstation досі заважала не тільки висока
(в порівнянні з Windows) ціна, але й застарілий інтерфейс користувача встилі Windows 3.1. Тому в 1996 році фірма Microsoft випустила Windows NT
Workstation 4.0 і Windows NT Server 4.0, найпомітніше відмінність яких --інтерфейс користувача в стилі Windows 95. Застосовуючи Internet Explorer 4.0,можна працювати з Windows NT 4.0, використовуючи більшість перевагінтерфейсу Windows 98.
З плином часу в будь-якому програмному продукті (не виключаючиопераційних систем) будь-якого виробника виявляються помилки та недоліки.
Оскільки до надійності і стійкості Windows NT пред'являються особливівимоги, Microsoft регулярно публікує пакети оновлень (Service Pack)до Windows NT, що містять виправлення знайдених помилок. Кожен черговий
Service Pack включає виправлення попереднього. Для Windows NT 3.51 буловипущено п'ять пакетів оновлення, для Windows NT 4.0 - 2 пакети. Упроміжках між пакетами оновлення публікуються виправлення окремихпомилок Windows NT (так звані «hotfixes »).
У 1997 році випущена Windows NT Server 4.0, Enterprise Edition --спеціальна версія Windows NT, оптимізована для управліннякомп'ютерними мережами великих організацій. У 1998 році вийшла Windows NT
Server 4.0, Terminal Server Edition - версія Windows NT, що дозволитьвикористовувати Windows на робочих місцях, обладнаних Windows-терміналами --комп'ютерами з мінімальними робочими характеристиками.
У 1998 році вийшла Windows-98 з вбудованим Internet Explorer 4.0 і
Outlook. Через рік вийшла Windows 98 Special Edition. З оптимізованимініціалізующім ядром Internet Explorer добрався до версії 5.0, який малочим відрізнявся від 4.x. Windows стала ще простіше в роботі, ще надійніше іцікавіше, ніж будь-коли раніше.
Стало можливим використання декількох моніторів з одним комп'ютером,що дозволило помітно збільшити розміри робочої області.
Підтримка в Windows 98 універсальної послідовної шини (USB)спростив встановлення нового обладнання, дозволяючи підключати й негайновикористовувати його в роботі без перезавантаження комп'ютера. З'явиласяможливість працювати з цифровими фотоапаратами та іншими подібнимипристроями.
Запуск операційної системи Windows і програм тепер відбувався якніколи швидко. Майстер обслуговування підвищив швидкодію і ефективністьроботи комп'ютера. Використання файлової системи FAT32 забезпечило більшеефективне розміщення файлів і економію місця на жорсткому диску.
Windows 98 став підтримувати роботу з цифровими відеодисками (DVD),цифровими аудіозаписами і сценаріями на мові моделювання віртуальноїреальності (VRML), що дало можливість відтворювати на комп'ютерівисокоякісні відео-і аудіозаписи.
У 2000 році вийшла повна версія Windows Millenium.
Ну і, нарешті, 2002 рік. Windows ХР.
Windows XР володіє підвищеною стійкістю. Тепер користувачотримав стабільну, надійну систему, здатну задовольнити різноманітнісмаки.
25 жовтня 2001 Windows XP офіційно була представлена світовоїгромадськості. Її виходу чекали довго, особливо в самій корпорації
Microsoft.
Windows XP побудована на вдосконаленому ядрі Windows 2000 і маєновий, ясний, простий і привабливий інтерфейс, названий на корпорації
Microsoft "Luna", який спрощує роботу з комп'ютером.
3. Графічний інтерфейс і сервісні функції Windows
У Windows вся інформація представлена в інтуїтивно-зрозумілоїграфічної оболонці таким чином, що користувач персональногокомп'ютера може працювати ефективно, легко, без заучування остогидлідиректив і команд. Все, потрібно зробити - це знайти потрібний додаток абодокумент і клацнути по відповідному ярлику клавішею миші.
У нижній частині екрана розташована панель задач. На ній знаходиться кнопка
Пуск, яка відкриває головне меню Windows, що містить команди доступу доприкладним і службовим програмам, системі допомоги Windows і знаходяться вроботі з документами.
Вся решта площі екрану відведена під робочий стіл. На робочомустолі знаходяться значки, кожен значок відповідає прикладній програмі,документа або папки.
Наприклад, на робочому столі завжди знаходяться значки Мій комп'ютер,що відкриває доступ до всіх дисководів й інших пристроїв даногокомп'ютера і значок Кошик Кошик папки, в яку можна скидатинепотрібні файли. Файли, що знаходяться в кошику, можна легко повернути.
На робочому столі знаходиться також і значок Мережеве оточення - доступ домережевих комп'ютерів і принтерів робочої групи. Крім того, на робочомустолі можуть знаходитися значки:
Портфель - папка, що служить для забезпечення узгодженості наборівданих на двох комп'ютерах;
Вхідні - програма електронної пошти;
Internet Explorer - програма для перегляду серверів Інтернету.
Нарешті, на робочому столі може знаходитися будь-яку кількість вікон. Колизавантажується програма, на робочому столі з'являється нове вікно.
Коли відкривається папка, теж з'являється нове вікно.
Кожному вікна відповідає окрема кнопка на панелі завдань. Кнопки напанелі завдань показують, які вікна в даний момент відкрито, навіть якщодеякі з них згорнуті або перебувають під іншими вікнами. Для переходу вінше вікно достатньо натиснути кнопку на панелі завдань.
На панелі завдань можуть перебувати годинник та індикатори різних режимів,наприклад розкладки клавіатури, принтера, гучномовець, засобів зв'язку таін За промовчанням панель завдань постійно знаходиться в нижній частині екрана, їїне можуть перекрити вікна прикладних програм.
Windows 98 надає кілька способів відображення робочого столута перегляду файлів і папок. Є три способи оформлення - представленнявеб-оглядача, звичайне уявлення Windows 98 або їх поєднання.
Обраний варіант оформлення визначає спосіб перегляду в Windows 98,незалежно від того, звідки був початий перегляд: з робочого столу, з вікна
«Мій комп'ютер», з провідника Windows або із програми Internet Explorer.
У поданні браузера робочий стіл і папки відображаються яквеб-сторінки; вибір елементів відбувається поодиноким клацанням мишки. При цьомуфайли, папки і програми відкриваються в одному вікні, а не в окремих вікнах.
Звичайний вигляд використовується для оформлення робочого столу у вигляді робочогостолу Windows 95. Елементи відкриваються подвійним клацанням, кожен у новомувікні.
На основі обраної налаштування використовує параметри, вибранікористувачем. До їх числа відносяться параметри перегляду папок, створенняфонових малюнків для вікон, а також режим виділення і відкриття елементів здопомогою миші. Наприклад, поєднуючи параметри подання веб-браузера тазвичайного уявлення, можна відкривати елементи подвійним клацанням івикористовувати веб-сторінки в якості фонових малюнків для вікон.
Практично будь-яку операцію в Windows можна виконати за допомогою кнопки
Пуск або панелі завдань. Панель задач і кнопка Пуск завжди доступні наробочому столі, скільки б вікон не було відкрито. За допомогою кнопки Пуск можнавиконати практично будь-яке завдання. Вона дозволяє запускати програми,відкривати документи, налаштовувати систему, одержувати довідкові відомості,здійснювати пошук по комп'ютеру та багато іншого. Деякі пункти меню
«Пуск» позначені спрямованої вправо стрілки. Це означає наявність щеодного меню. Якщо помістити курсор на пункт меню зі стрілкою, з'явитьсяінше меню.
Зазвичай меню Пуск виглядає приблизно так:
Вікно Мій комп'ютер надає користувачеві наступні можливості:
. перегляд вмісту диска;
. перегляд вмісту мережевого диска, якщо комп'ютер підключений до мережі;
. перегляд вмісту компакт-диска у відповідному пристрої
(якщо воно встановлене на комп'ютер);
. перегляд коштів зміни настройок комп'ютера;
. налаштування принтера і перегляд відомостей про наявні принтерах та стан завдань друку;
. планування або контроль робіт з обслуговування комп'ютера;
. використання віддаленого доступу до мережі і модем для з'єднання з іншим комп'ютером;
. перегляд вмісту будь-якої папки;
. перегляд файлів і папок на веб-сервері, якщо комп'ютер до нього підключений.
Якщо зручно переглядати файли у вигляді ієрархічної структури, можнаскористатися провідником Windows. Щоб не відкривати диски і папки вокремих вікнах, цей режим дозволяє пересуватися по ньому в одному вікні.
Ліва область провідника Windows містить список дисків і каталогів, аправоруч відображається вміст поточного об'єкта. Меню Вид дозволяєзмінити вигляд значків в правій області.
Windows 98 містить засоби і можливості налаштування для людей зпорушеннями рухливості, зору і слуху. Для цього існує майстерспеціальних можливостей, який допомагає встановити параметри Windows ввідповідно до особливостей зору, слуху та рухливості користувача.
Крім того є:
. екранна лупа, яка дозволяє збільшити частину зображення на екрані для полегшення перегляду;
. нові висококонтрастні схеми кольорів робочого столу, що розширюють можливості налаштування відображення кольорів, розмірів і стилів шрифтів на екрані;
. нові схеми більш помітних покажчиків миші, що полегшують зорове відстеження рухів покажчика.
Крім всього вищесказаного Windows надає й інші можливості
(сервісні функції). Розглянемо деякі з них:
. пошук документів. Документи можна зберігати в папках або перетягувати на робочий стіл. Для перегляду папок на вашому комп'ютері двічі клацніть значок Мій комп'ютер, а потім двічі клацніть значок диска. Двічі клацніть значок папки для перегляду її вмісту;
. архівація даних. Програма архівації надає розширені можливості архівації і відновлення даних, у тому числі підтримку більшої кількості накопичувачів на магнітній стрічці і найсучаснішого устаткування. Користувачам стає легше зберігати важливі дані. Файли з жорсткого диска можна резервувати на гнучких дисках, на магнітній стрічці або на іншому комп'ютері в мережі. Якщо вихідні файли пошкоджені або загублені, їх можна відновити з архіву;
. перевірка диску. Запускається автоматично після невірного виключення операційної системи. Програма перевірки диска виявляє найбільш ймовірні пошкодження файлів і папок і виконує виправлення помилок. Крім того, користувач має можливість виконати перевірку диска в будь-який час;
. перевірка системних файлів. Дозволяє відслідковувати найбільш важливі файли, що забезпечують роботу комп'ютера. Якщо ці файли пошкоджені або переміщені, програма перевірки системних файлів їх відновлює;
. перевірка реєстру. Чи є системною програмою, що дозволяє виявляти і усувати помилки в реєстрі. При кожному запуску комп'ютера програма перевірки реєстру автоматично перевіряє реєстр на наявність неузгодженості структури даних.
4. База даних Microsoft Access. Основні об'єкти та вигляд вікна Microsoft
Access.
База даних - це набір відомостей, що відносяться до певної теми абозадачі, такий як відстеження замовлень клієнтів чи зберігання колекціїзвукозаписів. Якщо база даних зберігається не на комп'ютері або на комп'ютерізберігаються тільки її частини, доводиться відстежувати відомості з цілого рядуінших джерел, які користувач повинен скоординувати іорганізувати самостійно.
Припустимо, наприклад, що телефони постачальників зберігаються в різнихмісцях: в каталозі телефонів постачальників, в картотеці відомостей про товари ів електронній таблиці, що містить відомості про замовлення. Якщо телефонпостачальника змінився, доведеться оновити ці дані в трьох місцях. У базіданих досить оновити інформацію тільки в одному місці - телефонпостачальника буде автоматично оновлено при його подальше використання вбазі даних.
Microsoft Access дозволяє керувати всіма відомостями з одного файлубази даних. У рамках цього файлу використовуються наступні об'єкти:таблиці для збереження даних;запити для пошуку і вилучення лише необхідних даних;форми для перегляду, додавання і зміни даних у таблицях;звіти для аналізу та друку даних у певному форматі;сторінки доступу до даних для перегляду, оновлення та аналізу даних збази даних через Інтернет або інтрамережа.
Дані зберігаються один раз на одній таблиці, але проглядаються зрізних розташувань. При зміні даних вони автоматично оновлюютьсяскрізь, де з'являються.
Відображення даних у запиті.
Відображення даних у формі.
Відображення даних у звіті.
Відображення даних на сторінці доступу до даних.
4.1 Об'єкти бази даних Microsoft Access
У базі даних Microsoft Access основними об'єктами є таблиці,запити, форми, звіти, сторінки доступу до даних, макроси і модулі. Резюмеохарактеризуємо кожен з них.
4.1.1 Таблиці
Таблиця містить набір даних по конкретній темі, такий як товари чипостачальники. Використання окремої таблиці для кожної теми означає, щовідповідні дані зберігатимуться тільки один раз, що робить базу данихбільш ефективної і знижує кількість помилок при введенні даних.
У таблицях дані розподіляються по стовпцях і рядках. Стовпці
(які називають полями) служать для зберігання різних характеристиксуб'єктів, а рядки (які називають записами) містять відомості проконкретному суб'єкті.
Наприклад, кожне поле в таблиці «Товари» містить дані одного типудля кожного товару, такі як марка товару. Кожен запис в таблицімістить повні відомості про один товар, такі як марка товару, кодпостачальника, кількість товару на складі і т. д.
Якщо потрібно відстежити в таблиці додаткові дані,необхідно додати відповідні поля. Якщо існуюче ім'я полянедостатньо зрозуміло, поле можна перейменувати.
Налаштування типу даних поля визначає тип значень, якіможна вводити в це поле. Наприклад, якщо потрібно, щоб у полі містилисячислові значення, які можна використовувати в обчисленнях, задайте
Числовий або Грошовий тип даних.
Для ідентифікації кожного запису в таблиці використовується унікальниймаркер, який називають первинним ключем.
Властивості полів - це набір характеристик, що забезпечуютьдодаткові можливості управління зберіганням, введенням і відображеннямданих у полі. Число доступних властивостей залежить від типу даних поля.
Загальне поле пов'язує дві таблиці таким чином, що Microsoft Accessможе об'єднати дані з двох таблиць для перегляду, редагування абодруку.
Відомості про клієнтів, які колись зберігалися у списку поштовогорозсилки, тепер знаходяться в таблиці «Клієнти».
Відомості про замовлення, які колись зберігалися в електроннійтаблиці, тепер знаходяться в таблиці «Замовлення».
Унікальний код у поле «КодКліента» дозволяє відрізнити один запису таблиці від інших. Після додавання поля унікального коду в іншутаблицю і визначення зв'язку Microsoft Access дозволяє зіставитиспоріднені записи з обох таблиць і спільно вивести їх у формі, звітіабо запиті.
4.1.2 Запити
Запити використовуються для перегляду, зміни та аналізу данихрізними способами. Запити також можна використовувати якджерел записів для форм, звітів і сторінок доступу до даних.
Для пошуку і виведення даних, що задовольняють заданим умовам, включаючидані з кількох таблиць, необхідно створити запит. Запит також можеоновити систему чи видалити кілька записів одночасно і виконуватистандартні або призначені для користувача обчислення з даними.
У цьому запиті виконується доступ до різних таблиць для відображеннякоду замовлення, назви компанії, міста і дати виконання для замовників зпевного міста, які зробили замовлення, які слід виконати в одномумісяці.
У Microsoft Access є кілька типів запитів.
Запит на вибірку є найбільш часто використовуваним типом запиту.
Запити цього типу повертають дані з однієї або декількох таблиць івідображають їх у вигляді таблиці, записи в якій можна оновлювати (здеякими обмеженнями). Запити на вибірку можна також використовувати дляугрупування записів і обчислення сум, середніх значень, підрахунку записів ізнаходження інших типів підсумкових значень.
Запит з параметрами - це запит, при виконанні відображає ввласному діалоговому вікні запрошення ввести дані, наприклад умова дляповернення записів або значення, яке потрібно вставити в поле. Можнарозробити запит, що виводить запрошення на введення декількох одиниць даних,наприклад двох дат. Потім Microsoft Access може повернути всі записи,припадають на інтервал часу між цими датами.
Запити з параметрами також зручно використовувати як основу дляформ, звітів і сторінок доступу до даних. Наприклад, на основі запиту зпараметрами можна створити місячний звіт про доходи. При друці даногозвіту Microsoft Access виводить на екран запрошення ввести місяць, доходиза який повинні бути приведені в звіті. Після введення місяця Microsoft
Access виконує друк відповідного звіту.
Перехресні запити використовують для розрахунків та подання даних вструктурі, що полегшує їх аналіз. Перехресний запит підраховує суму,середня, кількість значень або виконує інші статистичні розрахунки, післячого результати групуються у вигляді таблиці за двома розділами даних, один зяких визначає заголовки стовпців, а інший заголовки рядків.
Запитом на зміну називають запит, який за одну операціюзмінює або переміщує кілька записів. Існує чотири типи запитівна зміну.
Запит видалення запису. Запит на видалення видаляє групу записів зоднієї або декількох таблиць. Наприклад, запит на видалення дозволяє видалитизапису про товари, постачання яких припинено або на які немає замовлень. Здопомогою запиту на видалення можна видаляти тільки весь запис, а не окреміполя всередині неї.
Запит на оновлення запису. Запит на оновлення вносить загальнізміни в групу записів однієї або декількох таблиць. Наприклад, на 10відсотків піднімаються ціни на всі молочні продукти або на 5 відсотківзбільшується зарплата співробітників певної категорії. Запит наоновлення записів дозволяє змінювати дані в існуючих таблицях.
Запит на додавання записів. Запит на додавання додає групузаписів з однієї або декількох таблиць в кінець однієї або декількох таблиць.
Наприклад, з'явилося кілька нових клієнтів, а також база даних,що містить відомості про них. Щоб не вводити всі дані вручну, їх можнадодати до таблиці «Клієнти».
Запит на створення таблиці. Запит на створення таблиці створює новутаблицю на основі всіх або частини даних з однієї або декількох таблиць.
Запит на створення таблиці корисний при створенні таблиці для експорту вінші бази даних Microsoft Access або при створення архівної таблиці,яка містить старі записи.
4.1.3 Форми
Форми є типом об'єктів бази даних, що звичайно використовуєтьсядля відображення даних в базі даних. Програму можна також використовувати яккнопкову форму, що відкриває інші форми або звіти бази даних, а такожяк користувальницьке діалогове вікно для введення даних і виконаннядій, що визначаються введеними даними.
Форма для введення даних
Кнопочная форма
користувача діалогове вікно
При відкритті форми Microsoft Access відбирає дані з однієї або більшетаблиць і виводить їх на екран з використанням макета, вибраного в майстраформ або створеного користувачем самостійно в режиміконструктора.
У таблиці одночасно відображається декілька записів, але дляперегляду всіх даних в одному записі може знадобитися прокрутка. Крімтого, під час перегляду таблиці неможливо одночасно оновити дані вкількох таблицях.
У формі увагу зосереджено на одного запису і можутьвідображатися поля з кількох таблиць. Крім того, форма дозволяєвідображати малюнки та інші об'єкти.
Форма може містити кнопки, що виконують друк, що відкриваютьінші об'єкти або автоматично виконують інші завдання.
Більшість форм є приєднаними до однієї або декількохтаблиць і запитів з бази даних. Джерелом записів форми є поляв базових таблицях і запитах. Форма не повинна включати всі поля з кожноїтаблиці або запиту, на основі яких вона створюється.
Зв'язок між формою та її джерелом записів створюється за допомогоюграфічних об'єктів, які називають елементами управління. Найбільшчасто використовуються для виведення та введення даних типом елементів управлінняє поле.
У написах виводиться пояснювальний текст.
У полях відображаються дані з таблиці і вводяться дані втаблицю.
Поле використовує вираз для розрахунку підсумкового значення.
Форми можна також відкривати в режимі зведеної таблиці або в режимідіаграми для аналізу даних. У цих режимах користувачі можуть динамічнозмінювати макет форми для зміни способу представлення даних. Існуєможливість впорядковувати заголовки рядків і стовпців, а також застосовуватифільтри до полів. При кожній зміні макета зведена форма негайновиконує обчислення заново згідно з новим розташуванням даних.
У режимі зведеної таблиці є можливість переглядативихідні дані або зведені даних, впорядковуючи поля в областях фільтра,рядків, стовпців і даних.
У режимі зведеної діаграми можна візуально представляти дані,вибравши тип діаграми та впорядковуючи поля в областях фільтра, рядів,категорій і даних. Для простоти перегляду, введення та зміни данихбезпосередньо в таблиці створіть форму.
4.1.4 Звіти
Звіт є ефективним засобом представлення даних у друкованомуформаті. Маючи можливість керувати розміром і зовнішнім виглядом всіх елементівзвіту, користувач може відобразити відомості бажаним чином.
Для аналізу даних або подання їх певним чином у друкованомувигляді можна створити звіт. Наприклад, надрукувати один звіт, що групуютьсядані і обчислює підсумкові значення, і ще один звіт з іншими даними,відформатовані для друку поштових наклейок.
Створення поштових наклейок з допомогою звіту.
Відображення підсумкових значень на діаграмі за допомогою звіту.
Розрахунок підсумкових значень за допомогою звіту.
4.1.5 Сторінки доступу до даних
Щоб зробити дані доступними через Інтернет або інтрамережа длястворення звітів в інтерактивному режимі, введення даних або їх аналізувикористовуйте сторінки доступу до даних. Microsoft Access витягує дані зоднієї або декількох таблиць і відображає їх на екрані з використанняммакета, розробленого користувачем в режимі конструктора або створеного здопомогою майстра сторінок.
Клацніть індикатор розгортання ...
... для відображення даних і панелей переходу по записах длянаступного рівня угрупування.
Для переходів між записами, сортування та відбору записів, а такождля виклику довідки користуйтеся кнопками панелі переходів по записах.
4.1.6 Макроси
Макрос являє набір макро?? оманд, який створюється дляавтоматизації часто виконуваних завдань, таких як відкриття форм або друкзвітів. Макроси можуть бути корисні для автоматизації часто виконуванихзавдань. Наприклад, під час натискання користувачем кнопки можна запустити макрос,який роздрукує звіт.
При створенні макросу користувач вводить дії, якіпотрібно виконати, у цій частині вікна макросів (Вікно макросів. Вікно, вякому створюється і змінюється макрос .).
У цій частині вікна макросів задаються аргументи дії.
Макрос може бути як власне макросом, що складається зпослідовності макрокоманд, так і групою макросів. У деяких випадкахдля вирішення, чи повинна в запущеному макросі виконуватися певнаМакрокоманда, може застосовуватися умовне вираження.
Умовне вираз - вираз, значення якого перевіряється іпорівнюється з вказаним значенням. Якщо умова порівняння задовольняється,то виконується одна або декілька операцій. В іншому випадку операціяпропускається.
Якщо макросів багато, об'єднання споріднених макросів в групи можеспростити управління базою даних.
4.1.7 Модуль
Модуль - об'єкт, що містить програми мовою Visual Basic,дозволяють розбити деякий процес на кілька процедур і виявитипомилки, які складно знайти при використанні макросів. Модулі можуть бутинезалежними об'єктами, що містять функції, які викликаються з будь-якого місцядодатки, або безпосередньо «прив'язаним» до форм або звітів дляреакції на ті чи інші події.
Бувають модулі форм і модулі звітів. Модуль форми - модуль, що міститьпрограми всіх процедур обробки подій, що виникають у конкретній форміабо в її елементах управління.
Модуль звіту - це модуль, що містить програми всіх процедуробробки подій, що виникають у конкретному звіті або в його елементахуправління.
4.2 Вікно бази даних
При створенні або відкритті файлу Microsoft Access, відкривається вікно базиданих. Вікно бази даних є центром керування файлами Access. Зцього вікна користувачі створюють і використовують будь-які об'єкти бази даних
Access або проекту Access.
В області заголовка вікна бази даних відображається назву та форматфайла бази даних.
Кнопку Відкрити на панелі інструментів кону бази даних використовуютьдля роботи з існуючими об'єктами, кнопку Конструктор, щоб змінитиіснуючих об'єктів, а кнопку Створити для створення нових об'єктів.
Кнопка Об'єкти відкриває список типів об'єктів, таких як Таблиціабо Форми, при виборі яких відображається список об'єктів даного типу.
Кнопка Групи відкриває список груп об'єктів бази даних.
Користувач має можливість додавати до групи об'єкти різних типів.
Група містить ярлики об'єктів бази даних, що належать до цієї групи.
Ярлики для створення об'єктів бази даних зверху в списку об'єктівдозволяють створювати нові об'єкти бази даних.
Список об'єктів бази даних змінюється відповідно до типуоб'єктів, обраним до списку Об'єкти.
Користувач має можливість
