МІНІСТЕРСТВО ШЛЯХІВ ПОВІДОМЛЕННЯ

РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ

Петербурзький державний університет

ШЛЯХІВ ПОВІДОМЛЕННЯ

КАФЕДРА «Інформатика та інформаційна безпека»

Звіт щодо створення курсової роботи

«БАЗА ДАНИХ ACCESS»

Виконав: Перевірила:

Студент групи 03 -УППк 77 преп.
Тарбаева Олена
Бобровський Олександр Анатоліївна.
Олексійович.

СПб.

2004.

1. Основні положення

Microsoft Access - це система управління базами даних (СУБД),призначена для створення та обслуговування баз даних, забезпечення доступудо даних та їх обробки.

База даних (БД) являє собою організовану структуру,використовувану для зберігання даних, тобто будь-яких відомостей про явища,процесах, діях і т.д. Дані несуть в собі інформацію про події,що відбуваються в матеріальному світі, і, по суті, є зареєстрованимисигналами, що виникли в результаті цих подій. Дані стаютьінформацією, якщо користувач обробить їх і осмислить, застосувавши при цьомуадекватні цими даними методи. Сьогодні більшість СУБД розміщують в своїхструктурах не лише дані, але і методи (програмні коди), тому можнастверджувати, що Microsoft Access - це СУБД, що пропонує широкий діапазонзасобів для зберігання інформації та ефективного управління цією інформацією.

Бази даних містять різні об'єкти, основними з яких єтаблиці. Структура найпростішої бази даних відповідає структурі їїдвомірної таблиці, яка містить стовпці і рядки. Їх аналогами в структурінайпростішої бази даних є поля і запису.

Основними властивостями полів є ім'я поля, тип поля, його розмір,що визначає максимальну довжину даних, що розміщуються в цьому полі, та ін

Під час роботи з Microsoft Access 2000 та Microsoft Access 2002використовуються такі типи даних:

. текстовий - тип даних, що використовується для зберігання простого неформатованого тексту, кількість символів в якому не повинно перевищувати 255;

. поле MEMO - спеціальний тип даних, який застосовується для зберігання великих обсягів тексту (до 65 535 символів);

. числовий - тип даних для зберігання чисел;

. дата/час - тип даних для зберігання значень дати і часу;

. грошовий - тип даних для зберігання грошових значень (довжина поля

8 байт);

. лічильник - спеціальний тип даних, що використовується для автоматичної нумерації записів;

. логічний - для зберігання логічних даних, які можуть мати одне з двох можливих значень Так чи Ні;

. поле об'єкта OLE - спеціальний тип даних, призначений для зберігання об'єктів OLE (електронних таблиць Microsoft Excel, документів Microsoft Word, звукозаписів тощо);

. гіперпосилання - спеціальне поле для зберігання адрес URL Web-об'єктів;

. майстер підстановок - тип даних, який запускає майстер підстановок, що дозволяє вибирати дані з списку, що розкривається, а не вводити їх у поле вручну.

Числові поля можуть мати такі розміри:

. байт (Byte) - цілі числа від 0 до 255 (1 байт);

. ціле (Integer) - цілі числа від мінус 32768 до +32767 (2 байти);

. довге ціле (Long Integer) - цілі числа від мінус 2147483648 до +2147483647 (4 байти);

. одинарне з плаваючою точкою (Single) - числа від мінус 3,4 (1038 до +3,4 (1038 з точністю до 7 знаків (4 байти);

. подвійне з плаваючою точкою (Double) - числа від мінус 1,797 (10308 до +1,797 (10308 з точністю до 15 знаків (8 байт).

База даних може складатися з декількох таблиць, що містять різнуінформацію. Ці таблиці зв'язані між собою яким-небудь певним полем,званим ключовим полем. Ключове поле дозволяє однозначноідентифікувати кожен запис таблиці, тобто кожне значення цього полявідрізняє один запис від іншої. Зв'язок між таблицями дають можливістьспільно використовувати дані з різних таблиць. Наприклад, одна таблицямістить інформацію про професійну діяльність співробітників підприємства
(таблиця Співробітник), інша таблиця - інформацію про їх місце проживання
(таблиця Адреса). Припустимо, на основі цих двох таблиць необхідноотримати результуючу таблицю, яка містить поля Прізвище та ініціали,
Посада та Адреса проживання. Причому поле Прізвище та ініціали може бути вобох таблицях, поле Посада - у таблиці Співробітник, а поле Адресапроживання - в таблиці Адреса. Жодна з перерахованих полів не можебути ключовим, тому що воно однозначно не визначає кожен запис. Уяк ключового поля в цих таблицях можна використовувати поле Код типу
Лічильник, автоматично сформоване Access при створенні структури таблиці,або в кожній таблиці задати поле Табельний номер, за яким потім зв'язатитаблиці. Таблиці при цьому будуть пов'язані так званим реляційнихставленням. Послідовність дій користувача при створенні таблиць
Співробітник та Адреса розглянута у пп. 9.1.2 та 9.1.3.

Взаємозалежні двомірні таблиці, що є об'єктами СУБД,називаються реляційними таблицями, а самі СУБД - реляційними базамиданих.

2. Об'єкти Microsoft Access 2000 та Microsoft Access 2002

СУБД Microsoft Access 2000 та Microsoft Access 2002 орієнтовані нароботу з об'єктами семи різних типів: таблицями, запитами, формами,звітами, сторінками, макросами, модулями.

Таблиці - це основний об'єкт бази даних, в якому зберігаються всідані, які є в базі, а також структура бази (поля, їх типи, властивості).

Запити дозволяють вибирати дані з однієї або декількох пов'язанихтаблиць. Результатом виконання запиту є результативна таблиця,яка поряд з іншими таблицями може бути використана при обробціданих. За допомогою запитів можна також оновлювати, видаляти або додаватидані в таблиці.

Форми служать для введення та перегляду даних в зручному для користувачавигляді, який відповідає звичному для нього документу. При виведенніданих за допомогою форм можна застосовувати спеціальні засоби оформлення.

Звіти призначені для формування вихідних документів і виведення їхна друк. По своїх властивостях і структурі звіти багато в чому подібні формам.
Основна їх відмінність полягає в тому, що у звіті відображаються всі даніі в них передбачена можливість групувати дані по різнихкритеріям. Звіти на відміну від форм можуть містити спеціальні елементиоформлення, характерні для друку документів: колонтитули, номери сторінокі т.д.

Сторінки - це спеціальні об'єкти баз даних, реалізовані у версіях
Access 2000 і Access 2002. У попередніх версіях Access такі сторінкидоступу до даних відсутні. Ці сторінки є діалоговими Web -сторінками, тобто здійснюють інтерфейс між клієнтом, сервером і базоюданих, розміщеної на сервері.

Макроси призначені для автоматизації повторюваних операцій прироботі з СУБД. Макрос є програмою, яка містить описпослідовності конкретних дій користувача. Кожному діївідповідає певна макрокоманд. Формуються макроси в діалоговомурежимі шляхом вибору потрібних макрокоманд.

Модулі створюються користувачем шляхом застосування інтегрованого середовищаоб'єктно-орієнтованого програмування Visual Basic for Applications
(VBA). Основною ідеєю об'єктно-орієнтованого програмування єоб'єднання даних і оперують ними функцій в один об'єкт. Дані в VBAрозглядаються як сукупність об'єктів (таблиць, форм, звітів і т. д.),мають властивості і методи, що реалізують заздалегідь визначені дії надоб'єктами.

Таблиці

Режими створення таблиць

Створення таблиць, як і інших об'єктів БД, починається з активізаціївікна бази даних (див. рис. 3). У цьому вікні вибирається елемент управління
Таблиці, після чого на правій панелі вікна буде представлений список таблиць,що вже входять до складу БД. Якщо в базі немає таблиць, то на праву панель вікнавиводиться тільки три елементи керування для створення нової таблиці:
Створення таблиці в режимі конструктора, Створення таблиці за допомогою майстраі Створення таблиці шляхом введення даних.

Таблиця БД створюється у два етапи. На першому етапі визначається їїструктура: склад полів, їхні імена, тип кожного поля, його розмір та іншівластивості полів. На другому етапі таблиця заповнюється даними, тобтоформуються запису.

Для створення нової таблиці необхідно у вікні бази даних виконатиклацання на значку будь-якого з трьох елементів управління (для створення новоїтаблиці) або клацнути на кнопці Створити, розташованої на верхній панелівікна. У діалоговому вікні Нова таблиця (після клацання на кнопці
Создатьвибірается один з режимів створення таблиць: Конструктор, Майстертаблиць, Імпорт таблиць, Режим таблиці.

Основним є режим створення таблиць за допомогою Конструктора. У цьомурежимі користувач сам може встановлювати параметри всіх елементівструктури таблиці.

Майстер таблиць автоматично формує таблицю по одному з шаблонів.
Користувачеві пропонується для вибору більш 40 зразків таблиць. Кожнатаблиця шаблону містить відповідний набір полів, з якого можнавибрати потрібні поля для включення їх в створювану таблицю.

Режим Імпорт таблиць дозволяє переносити таблиці, створені в іншихдодатках Windows, в бази даних Access. При імпорті таблиць слідпам'ятати, що імпортуються таблиці, наприклад електронні таблиці, створенів Excel, повинні мати стандартний формат баз даних, коли кожен рядокявляє собою окремий запис, а стовпці є полями.

У Режимі таблиці користувач може створити нову таблицю, невизначаючи заздалегідь її структуру. При виборі цього режиму відкриваєтьсяпорожню таблицю, в яку можна вводити дані. Будь-яке поле цієї таблиціможна перейменувати відповідно до вимог користувача. Цей спосібдоцільно застосовувати для створення невеликих таблиць, структура якихбуде налаштовуватися пізніше. Можливості створення таблиць в цьому режиміобмежені, і вони, як правило, потребують доопрацювання в режимі конструктора.

Створення таблиць в режимі конструктора

Вибір режиму здійснюється натисканням на значку Створення таблиці врежимі конструктора, розміщеному у вікні бази даних, або режим Конструкторвибирається у вікні Нова таблиця, яка відкривається після виконанняклацання на кнопці Створити вікна бази даних.

Після вибору режиму на екран виводиться вікно конструктора таблиць. Вонорозділено на дві частини. Верхня частина складається з трьох колонок. У першуколонку вводяться імена створюваних полів, у другій відображаються типиданих. Третя колонка Опис може містити коротку інформаціющодо поля таблиці. Цей розділ, як правило, заповнюється рідко.
Вікно конструктора таблиць після введення в нього всіх даних, необхідних дляформування структури таблиці).

У нижній частині вікна відображаються властивості поточного поля. Деякі звластивостей вже задані за замовчуванням. Ці властивості можна змінювати за бажаннямкористувача.

Ім'я поля є комбінацією з літер, цифр, пробілів та спеціальнихсимволів, за винятком символів ". »,«! »,« `», «[», «]». Ім'я неможе починатися з пробілу, його максимальна довжина складає 64 символи.

Тип даних показує, яка інформація може бути внесена в поле, івизначає правила обробки цієї інформації. Можливі типи данихрозглянуті в розд. 1. Тип для кожного поля вибирається з розкривногосписку за допомогою кнопки вибору даних зі списку (див. рис. 5). Вонавідображається тільки після клацання на відповідній клітинці. За замовчуванням
Access пропонує текстовий тип даних.

Визначивши ім'я поля і вибравши його тип, користувач при необхідностіможе поставити його властивості. Деякі з властивостей вже визначені зазамовчуванням. За бажанням користувача їх можна змінити.

Розмір поля - властивість, що визначає максимальний розмір даних,що зберігаються в полі. Розміри полів для різних типів даних Рекомендуєтьсязадавати мінімально допустимі розміри поля.

Формат поля - властивість, що дозволяє визначати, в якому вигляді будутьпредставлені виводяться дані. У Access визначені вбудовані стандартніформи відображення для полів з типом даних Числовий, Дата/час, Грошовий,
Логічний.

Властивість Число десяткових знаків задає для числового і грошовоготипів даних число знаків після коми.

Властивість поля Маска введення дозволяє задавати шаблон, який контролюєправильність введення даних. Наприклад, для поля Табельний номер (тип поля
Текстовий) доцільно задати маску типу 0000. Це буде означати, що вна цьому полі повинні бути введені чотири цифрових символу (від 0 до 9). Длязаповнення даними поля, припустимо, Номер телефону має поставити шаблонвиду 000-00-00. У цьому випадку при введенні даних користувачеві не потрібно буденабирати символ «-». Символ «0» в шаблоні означає введення цифр від 0 до 9
(введення обов'язково), символ «9» - введення цифри або пробілу (ввід необов'язково), символ «L» - введення літер від A до Z або від А до Я (введенняобов'язково), символ «? »- Введення літер від A до Z або від А до Я (ввід необов'язковий). Призначення інших символів у шаблоні користувач може дізнатисяз довідки, попередньо встановивши курсор в рядок Маска введення і потімнатиснувши клавішу [F1].

Підпис - властивість, що задає заголовок поля (стовпчик), якийвідображається в режимі таблиці. Підпис може як збігатися з ім'ям поля,так і відрізнятися від нього. Якщо підпис поля не задана, то Access позамовчуванням використовує в цій якості назва поля.

Значення за замовчуванням - це властивість поля, визначальне значення,яке Access вставить у таблицю автоматично.

Властивість Умова на значення дозволяє здійснювати контроль введення,задає обмеження на введені значення. При порушенні заданої умовивведення буде заборонений і Access виведе текст, заданий властивістю Повідомлення пропомилку. Наприклад, для поля Оклад в рядок Умова на значення буде введеновираз> = 3000 AND 01.01.70 (після запускузапиту Access перетворює цей вираз:> # 01.01.70 #).

Для того, щоб вивести список співробітників, оклад яких більше абодорівнює 3000 рублів, але менше або дорівнює 8000 рублів, в клітинку поля Окладвводиться вираз> = 3000 And