План.
План
Введення
Основна частина
Демонстрація слайд-фільму в локальній мережі.
Демонстрація слайд-фільму в локальній мережі.
Організація конференції ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .3
Проведення конференції ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5
Управління слайд фільмом за допомогою панелі Доповідач ... ... ... ... ... ... ... .. 6
Переключення між слайдами за допомогою Навигатора слайдів ... ... ... ... ... 6
Відстеження часу за допомогою Хронометр ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .7
Участь у конференції ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .7
Використання додаткових пристроїв ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 7
Створення презентації в PowerPoint.
Початок створення нової презентації ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .8
Вибір способу створення нової презентації ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 8
Вибір макета першого слайда ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .8
Створення першого слайда презентації ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 8
Початок створення другого слайда презентації ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... 8
Вибір макета другу слайда ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .9
Розробка другого слайда презентації ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 9
Використання елементів дизайну для оформлення слайдів презентації .. 9
Застосування шаблонів презентацій ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 9
Режим Сортувальник слайдів або "Монтажний стіл" ... ... ... ... ... ... ... ... .. 10
Демонстрація презентації ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .10
Зміст і підготовка до конференції
Підготовка конференції ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .11
Аналіз мети ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .11
Аналіз аудиторії ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 12
Планування конференції або презентації ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .13
Розробка головної ідеї ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 13
Вибір стилю ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 13
Розробка Конференції або презентації ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 14
Вступ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 14
Основна частина ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .14
Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .15
Використання наочних методів і матеріалів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 15
Відповіді на питання ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 16
Висновок
Список використаної літератури

Введення.

В даний час у нашій країні з'являється все більше і більшекомпаній, які свою діяльність не уявляють без застосуванняінформаційних систем управління. Інформаційні системи управліннянадають можливість оперативно вирішувати питання, розробляти новіпрограми діяльності, аналізувати роботу підприємства. Томузастосування локальних мереж на підприємстві - актуальна проблема. Як жезастосовуються локальні мережі? Одним із застосуванням локальних мереж єстворення конференцій, проведення нарад. Виникає питання якупрограму застосувати для їх створення. Я в своєму рефераті розглядаю однуз найбільш зручних програм PowerPoint 7, яка дозволяє створитиконференцію кращого, легко сприймається, зручною длякористувачів, неогранічівающей число учасників. Цю систему створенняконференції неодноразово застосовували на різних підприємствах, що говорить проїї практичної цінності. У своїй роботі я детально розповім про створенняконференції на основі презентації і про ті прийоми, які дозволяють увійтиу близький контакт з аудиторією і справити на неї більш сильнийвраження.

Демонстрація слайд-фільму в локальній мережі.

Зробивши презентацію можна не запрошувати людей фізично бути присутнімна нараді, презентації, а провести електронну конференцію. Якорганізатор, треба підготуватися до конференції: призначити для неї час,вибрати засоби керування її проведенням і повідомити PowerPoint, якікомп'ютери в мережі будуть приймати участь.

Організація конференції.

Першим кроком конференції є збір імен комп'ютерів, якібудуть брати участь. Якщо ви не знаєте імені свого комп'ютера, виберітькоманду Настройка, а потім - Панель управління в меню Пуск на робочому столі
Windows 95/98 і двічі клацніть значок Мережа. Виберіть вкладку Комп'ютер ізапишіть ім'я свого комп'ютера, вказане в текстовому полі Ім'я комп'ютера.
Крім того, майбутні учасники конференції повинні повідомити вам імена своїхкомп'ютерів, з яких ви складете список.

Маючи на руках список імен, відкрийте презентацію, призначенудля демонстрації. Потім вибрати команду Конференція в меню Сервіс. Наекрані з'явиться перше вікно діалогу Мастер конференції. Тут організаторконференції повинен вибрати Доповідач, а учасник повинен вибрати Учасникконференції та натиснути кнопку Далі.

Друге діалогове вікно, щоб вибрати слайдів які будутьпоказані у конференції, за замовчуванням будуть показані всі файли, якщо требазмінити параметри, треба натиснути Скасування і вибрати Налаштування з меню Показслайдів. Натисніть кнопку Далі для виведення третій діалогового вікна.

У третьому діалоговому вікні вказано який тип зв'язку вивикористовуєте, тому що ми розглядаємо конференцію в локальній мережі, томожна відразу натискати Далі, якщо ви хочете використовувати інтернет, тоспочатку треба з'єднатися по модему з вашим постачальником послуг Інтернет.

Четверте діалогове вікно. У текстовому полі Ім'я комп'ютера введітьім'я будь-якого комп'ютера, який бере участь у конференції, та натисніть кнопку
Додати. Назва буде внесено до списку, який розташований під цим полем.
Продовжуйте додавати імена, поки не перерахуйте всі комп'ютери. Якщо ім'ядодано помилково або потрібно видалити ім'я комп'ютера, що належитьвідсутньому учаснику, виділіть це ім'я в списку діалогового вікна інатисніть кнопку Видалити. Коли список комп'ютерів буде готовий, натиснітькнопку Готово, щоб відкрити конференцію.

Комп'ютери учасників повинні приєднатися до конференції і чекати,коли ваш Майстер конференції буде готовий її почати. Ваш комп'ютер повиненз'єднатися з комп'ютерами запрошених учасників і цей процес можезайняти кілька хвилин. Програма PowerPoint повинна знайти комп'ютери,завантажити в кожен з них копію вашої презентації і створити тимчасову копіюпрезентації на комп'ютері організатора.

Якщо якийсь комп'ютер відсутній ви отримаєте повідомлення про те, щовін недоступний або не може бути знайдений. Натиснувши ОК щоб закрити вікно цьогоповідомлення, ви зможете повернутися в четверте вікно діалогу, щоб переглянутиорфографію імені комп'ютера, після чого або ввести його заново, абовидалити зі списку. Для проведення конференції необхідно підключити до неїхоча б один мережевий комп'ютер (крім комп'ютера організатора).

Проведення конференції.

Якщо ви є організатором конференції, то у вас є декількаспособів зробити її більш продуктивною. Якщо ви учасник конференції, вашароль більш обмежена.

Коли конференція починається, всі учасники на екранах своїхкомп'ютерів бачать повноекранний слайд-фільм. На екрані комп'ютераорганізатора конференції слайд-фільм демонструється точно у тому ж вигляді,і що на екранах учасників. Крім того, організатор бачить панель Доповідачдля керування слайд фільмом і всі інструменти.

Управління слайд фільмом за допомогою панелі Доповідач.

Якщо ви є організатором конференції, використовуйте дляуправління презентацій панель Доповідач. При закритті цієї панеліконференція закінчується. Кнопки Попередній слайд і Наступний слайд служатьдля просування від слайда до слайда. Щоб перейти до наступного слайда можнатак само клацнути мишею вікно слайда.

Поле Управління екраном дозволяє змінити вигляд покажчика миші наолівець. Карандаш можна використовувати для позначок на слайдах, наприклад,щоб підкреслити важливе слово, посилюючи його дію. Учасники бачать всіпозначки, що ви робите на слайді.

На час перерви можна зачорнила екран слайд-фільму, використовуючи кнопку
Чорний екран у полі Управління екраном. Кнопка Видалити кольоровий дозволяєвидаляти з екрану всі позначки, після чого слайд набуває початковийвид.

Якщо вам знадобитися інструмент проведення конференції, який небув обраний до її початку, цей інструмент можна активізуватибезпосередньо під час конференції, натиснувши відповідну в полі
Інструменти панелі Доповідач.

Якщо ідеї слідують одна за одною швидко й інтенсивно, ви повинні бутивпевнені, що кожен учасник отримає копію слайда для подальшого аналізу.
У цьому випадку можна натиснути кнопку Надіслати слайд, щоб скопіювати поточнийслайд (разом з доданими позначками) на жорсткі диски всіх учасників.
Конференцію можна закінчити натисканням кнопки Закрити або кнопки Кінецьдемонстрації панелі Доповідач.

Переключення між слайдами за допомогою Навигатора слайдів.

Припустимо, реакція аудиторії на вашу презентацію показує, щоможна опустити деякі деталі і перейти до наступної теми. Або конференціятриває занадто довго і ви хочете прискорити її, виключивши з демонстраціїдеякі слайди. Навігатор слайдів дозволяє вибрати будь-який слайд слайдфільму, попередньо переглянути його вміст, а потім або показатийого аудиторії, або пропустити. Навігатор слайдів виглядає так.

У полі Останній слайд, розташованому в нижній частині діалогового вікна
Навігатор слайдів, відображається заголовок і номер слайда який взараз демонструється аудиторії. Якщо ви хочете пропустити якісьто слайди, потрібно прокрутити список слайдів у діалоговому вікні Слайди та знайтипотрібний. Виділивши слайд, ви можете переглянути його в поле,розташованому в правій частині діалогового вікна.

Відстеження часу за допомогою хронометри.

Хронометр реєструє загальний час, що минув з моменту початкупрезентації. Якщо ви відрепетирували слайд фільм перед презентацією,хронометр покаже вам, рухаєтеся ви швидше або повільніше, ніжпланували.

Участь у конференції

Будучи організатором конференції, ви будите відтворювати слайдфільм, але не очікуйте, що ваша аудиторія буде сидіти, склавши руки і лишедивитися. Як учасники вони можуть коментувати ваші ідеї абокоригувати ваші повідомлення і малюнки з допомогою олівця і роблячи позначкив поточному слайді. Натискання клавіш CTRL + P вимикає олівець. Те ж самедію виконує команда Карандаш контекстного меню слайд фільму. Колиодин з учасників робить позначку на слайді, її бачать і всі інші.

Учасники конференції не можуть управляти демонстрацією слайд фільму --тільки організатор може перемикати слайди на всіх екранах. Учасникиможуть керувати кольором олівець, який вони використовують для позначок.

Щоб покинути конференцію учасники можуть вибрати команду Завершитидемонстрацію у контекстному меню. Коли конференція закінчена, слайдипрезентації залишаються в пам'яті комп'ютера кожного учасника у вигляді новоїпрезентації. Кожен учасник при виході може зберегти презентацію длямайбутнього використання або натиснути кнопку Ні, щоб видалити її.

Використання додаткових пристроїв.

При організації своїх конференцій я зазвичай користуюся мікрофонами, длязручності спілкування з учасниками та обговорення з ними проблеми.

Створення презентації в PowerPoint.

У попередніх пунктах я говорив, що для створення конференціїнедостатньо тільки доповідача і учасників, а потрібна ще презентація,яку доповідач буде представляти на конференції. Розглянемо основніетапи створення презентації в PowerPoint. Спочатку я розповім про технічнустороні створення презентації.

Для розуміння змісту роботи по створенню презентації розглянемоприкладїї підготовки без участі Майстрів PowerPoint: зробимо чорновий варіантпрезентації з двох слайдів, а потім застосуємо до них шаблон, який додастьїй професійний вигляд.

Наведу основні етапи створення презентації.

1. Початок створення нової презентації

Запустіть PowerPoint або, якщо ви вже знаходитеся в цьомудодатку, виберіть команду Новий в меню Файл.

2. Вибір способу створення нової презентації

У вікно Нова презентація виберіть перемикач Порожняпрезентація для створення презентації без використання майстрів і шаблонів
PowerPoint. Натисніть кнопку ОК.

3. Вибір макета першого слайда

Будь-яку презентацію у відповідності з порадами професіоналіврекомендується починати зі слайда-заголовка, в якому вказується темапрезентації, доповіді, виступи і т.д. Тому в діалоговому вікні Новийслайд виберіть самий перший макет для створення слайда-заголовкапрезентації.

4. Створення першого слайда презентації

У з'явилася рамці фіксації Натисніть для додавання заголовка введітьнаступний текст прикладу: "Пакет підготовки презентацій Microsoft
PowerPoint ". Для введення тексту виберіть відповідний шрифт, використовуючипанель інструментів Форматування або команду Шрифт із меню Формат.
За допомогою цієї команди ви можете встановити при необхідності розміршрифту, його колір і тінь тексту заголовка. Виділіть рамку фіксації текстутак, щоб на екрані з'явилися її елементи управління та натисніть клавішу, щоб видалити її зі слайда.

Після виконання етапів 1-4 ви отримали на своєму екрані перший слайдпрезентації, який і буде служити слайдом-заголовком. При бажанні виможете змінити отриманий слайд, наприклад, шляхом додавання в ньогоелементів дизайну за вашим вибором.

5. Початок створення другого слайда презентації
Виконайте команду Новий слайд меню Вставка
.

6. Вибір макета другу слайда

У діалоговому вікні Новий слайд виберіть сьомий макет слайда, якийбуде містити текст і рамку для малюнка з бібліотеки ClipArt Gallery.
Натисніть кнопку ОК. Перевагою вибору макета слайда з областю розміщеннямалюнка з бібліотеки ClipArt є швидка вставка необхідного малюнкабез використання команди Вставити об'єкт з меню Вставка.

7. Розробка другого слайда презентації

Використовуйте цей макет для підготовки другого слайда презентації. Цеймакет містить три рамки фіксації: для заголовка слайда, тексту слайда ідля розміщення малюнка бібліотеки ClipArt Gallery. У рамку для заголовкавведіть текст "Microsoft PowerPoint"; у рамку для тексту введіть: "Придопомоги PowerPoint можна створювати ... "і т.д. В області рамки для малюнкадвічі клацніть по. У вікні програми ClipArt Gallery виберітьв категорії Академічна малюнок Шкільні приналежності та натиснітькнопку ОК. Використовуйте елементи керування рамки з малюнком для установкинеобхідних розмірів малюнка і його положення на слайді. При правильномувиконання попередніх етапів ви повинні отримати підготовлений другуслайд, який також можна змінювати на ваш смак.

8. Використання елементів дизайну для оформлення слайдів презентації

вдосконалимо другий слайд, наприклад, використовуючи елементи Автоформи панеліінструментів вивід. У палітрі автоформ виділіть форму Інструментпломба, перенесіть курсор миші, який в даний момент має бутипредставлений у вигляді знака "+", в нижню частину слайда і розтягніть інформацію, що з'явиласяфігуру до необхідних розмірів. Після відпускання кнопки миші введіть уавтоформу текстом "Це дуже просто!", після чого виберіть відповідний колірзаповнення форми за допомогою команди Кольори та лінії меню Формат. Принеобхідності ви можете також включити тінь для елемента автоформи. Післяцього розробка слайда буде закінчена.

9. Застосування шаблонів презентацій

Для професійного оформлення нашої презентації застосуємо до її слайдівшаблон, що постачається PowerPoint. Для цього виконайте команду Шаблонменю Формат і в діалоговому вікні відкриття файлу шаблонупрезентації, виберіть будь-який з файлів (вид шаблону відображається в поліперегляду), після чого натисніть кнопку Застосувати. Слайд прийме новий вигляд.
Після закінчення розробки слайдів, натиснувши кнопку Outline View (що знаходитьсявнизу слайда), ви автоматично отримаєте структуру вашої презентації,яку ви можете роздрукувати, змінити в ній порядок проходження слайдів ірівні заголовків тексту в слайдах. Зверніть увагу, що в режимі роботизі структурою презентації в змісті слайдів не виводяться графічніоб'єкти і текст, розміщений в цих об'єктах.

10. Режим Сортувальник слайдів або "Монтажний стіл"

У режимі сортувальника слайдів, перехід до якого здійснюється натисканнямкнопки Slide Sorter, зробимо остаточну підготовку презентації додемонстрації. Для цього встановимо візуальні ефекти виведення слайдів наекран за допомогою панелі інструментів Transition, що містить списокефектів, що є в пакеті PowerPoint. Натисніть кнопку Rehearse Timingsдля запуску режиму хронометражу вашого виступу.При цьому PowerPointавтоматично перейде в режим повноекранних демонстрації слайдівпрезентації. У нижньому лівому куті екрана виводиться таймер, якийвиробляє відлік часу вашого виступу для кожного слайда. Післяцього, час виступу (у секундах) буде зазначено в нижньому лівому кутікожного слайда.

11. Демонстрація презентації:
Натисніть кнопку Показ слайдів і насолоджуйтеся роботою самого популярногопакета підготовки презентацій.

Зміст і підготовка до конференції

Тепер навчившись створювати конференцію та презентацію розглянемояке має бути зміст. Але я хочу додати що тут конференціяповинно тлумачитися як обговорення будь-якої проблеми, а як звичайнапрезентація, тому що в PowerPoint конференція означає презентацію в мережі.

ПІДГОТОВКА КОНФЕРЕНЦІЇ

Ця частина реферату має на меті передачу знань про підготовкуякісної конференції вищого рівня. Для цього, в главі описуютьсяосновні кроки з підготовки.
Кроки з підготовки конференції наступні:

Аналіз складу, мети, характеру аудиторії.

Планування і розвиток вступу, основної частини і висновку

Розробка демонстраційно-наочних матеріалів.

Підготовка до відповідей на запитання з аудиторії.

Конференції та презентації дуже схожі на інтерв'ю і ділові зустрічі: впроцесі підготовки потрібно визначити цілі, проаналізувати аудиторію,розробити план для конференції своїх точок зору. Але конференції тапрезентації на відміну від інтерв'ю та зустрічей події більш масовогохарактеру, вони не орієнтовані на емоційні аспекти або наперсональні проблеми.

АНАЛІЗ ЗАСТОСУВАННЯ.

У процесі створення власної кар'єри людина може робити презентації таконференції з різних приводів. Наприклад, якщо він працює у відділі зроботі з персоналом, він може давати орієнтаційні відомості новимпрацівниками або пояснювати політику компанії. Якщо людина працюєначальником відділу він може презентувати програми навчання персоналу. Якщовін консультант, він може давати аналітичні звіти. Якщо він працюєбухгалтером або аудитором він може презентувати начальству звіти профінансовий стан фірми. Як учений або інженер він може пояснюватитехнічні характеристики клієнтові або говорити на професійнихзборах. Як президент він часто виступає перед зборами директорів,працівників, акціонерів чи журналістів з різного роду звітами. Яклюдина, зацікавлений у пошуку спонсора для свого проекту, він робитьконференцію перед потенційними інвесторами.
Такі презентації та конференції можуть бути віднесені до різного роду блоках узалежно від цілей. Мета допомагає визначити форму, зміст і стильпрезентації.

Інформування або аналіз. Коли мета вашої презентації інформування абонадання аналізу, то така презентація передбачає взаємодіюз аудиторією. Найчастіше така мова є зборипевної групи людей з метою прослуховування документа. Післяпрослуховування присутні ставлять питання на розуміння та уточненнядеяких даних. Презентації такого роду дуже часто використовуються ввеликих компаніях для моніторингу стану фінансів компанії і т. д.
Переконання або запрошення до співпраці. Найбільша взаємодіяприпускає презентація, метою якої є переконання кого-небудьвзяти участь у різного роду актах або участь у співпраці зспільним рішенням проблеми. Зазвичай презентація починається знадання інформації про обговорюваному об'єкті, щоб аудиторія зрозумілаясніше про що йде мова, потім ви починаєте надавати аргументи на користьвашої точки зору і намагаєтесь схилити присутніх до потрібних для васдіям. Така презентація найбільш вимоглива до допоміжнихоб'єктів і якості мови. Крім того, необхідно бути достатньо гнучким ічудово відчувати ситуацію особливо в разі непередбаченого перебігуобставин. Необхідно постаратися до них підготуватися. Взаємодія заудиторією тут настільки велике, що ви можете втратити контроль за ходомпрезентації. Тут не можна цілком покладатися на підготовлений і написанийтекст, а пильно стежити за ситуацією і не давати їй виходити з підконтролю.
Найчастіше конференції та презентації використовують декілька з перерахованихцілей одночасно.

АНАЛІЗ АУДИТОРІЇ

Як тільки ви поставили цілі для вашої презентації, необхідно приступити доаналізу аудиторії. Як і навіщо це робиться?
Аудиторія - це ще один базовий елемент вашої презентації і тому що самедля аудиторії конференція і робиться, не можна не надавати аналізу ніякогозначення та пропускати його, а навпаки саме аналізу аудиторії необхідноприділити особливе значення.
Ви можете домогтися кращого результату, якщо будете знати характеристикимайбутньої аудиторії і використовуєте отримані дані у підготовці доконференції.
Для початку треба визначити розмір аудиторії. Очевидно, що маленькі групинайбільш зручні для бурхливого обговорення і переконання. Але коли в групібільше 12 чоловік нормальне обговорення стає неможливим.
Залежність розміру аудиторії від цілей пряма: чим менше цілі припускаютьаудиторії участь у конференції, тим більше може бути розмір аудиторії татим менше значення може надаватися якості людей беруть участь уконференції.
Також необхідно зіставити іншу потрібну інформацію про аудиторію. Осьдеякі питання на які бажано знати відповіді перед конференції:
1. Чи буде аудиторія в основній своїй масі дружня, байдужа або противна вашої точки зору?
1. Турбують чи їхні теми, через які ви хочете переконати їх взяти участь в конкретному дії?
1. Який у аудиторії рівень розуміння, освіченість?
1. Скільки вони знають про те, що ви збираєтеся їм піднести?
1. Чи знають вони вас?
1. Чи шанують вони вас?
Відповіді на ці питання допоможуть вам вибрати кращий шлях для поведінкиефективної презентації.

ПЛАНУВАННЯ КОНФЕРЕНЦІЇ АБО ПРЕЗЕНТАЦІЇ

Розробка стратегії розгортання виступу складніше, ніж написаннядокумента. Якщо ви не зробите вашу презентацію легкою для розуміння,можливо аудиторія не відреагує на неї потрібним для вас спосіб і вивтратите потенційний вигідний контракт або інвестора у ваш проект, тому щовони можуть просто не зрозуміти або прослухати важливі пункти вашого виступу.
Для максимального ефекту та досягнення намічених цілей, після аналізуаудиторії необхідно приступити до розробки плану мови або презентаціїнадаючи цьому нітрохи не менше значення.

РОЗРОБКА ГОЛОВНІЙ ІДЕЇ

Перший крок - це формування основної ідеї, навколо якої і буде будуватисяваша презентація. Головна ідея повинна бути пов'язана з вашим об'єктом іповинна служити стрижнем, на який кожен присутній повинен нанизуватиотриману від вас інформацію. Це подібно до рекламного девізу, якийнагадує покупцеві про достоїнства рекламованого продукту. Ваша мета --розробити таку головну ідею, щоб зробити презентацію цікавою дляаудиторії і зробити об'єкт презентації для присутніх таким жецікавим, як він цікавий вам.
Спробуйте сформулювати вашу головну ідею в одне речення.
Ось кілька прикладів:
Розміщення замовлення у нас має сенс тому, що ми пропонуємо швидкудоставку та знижки.
Нова програма оздоровлення спонукає робітників до більш якісної праці ізменшить пропуски через хворобу.
Пан Сидоров був дуже потрібним працівником в нашій фірмі і ми будемо понього нудьгувати, коли він піде на пенсію.
Після 10-ти місяців невдач, збитків та невизначеності ми можемо пишатисянашою компанією, яка пережила смугу невдач і стала отримувати прибуток.
Відзначте, що кожний приклад містить головну інформацію про конкретнийпредмет презентації і сприятливо діє на аудиторію.

ВИБІР СТИЛЮ

Інший важливий елемент підготовки і планування презентації - вибірвідповідного стилю. Все це залежить від цілей, характеру конференції тааудиторії, бюджету, відпущено часу на підготовку. Якщо змістформальне конференції: звіт про виконану роботу або фінансовий станфірми, то і стиль самого виступу повинен бути таким.
Загалом, якщо всі присутні вам знайомі і їх кількість невелика, тодозволяється трохи відступити від формального характеру конференції длябільш кращого сприйняття.
З іншого боку, якщо вимовити з величезною аудиторією незнайомих вамлюдей і сама презентація дуже важлива, то ви повинні встановити більшформальну атмосферу.

РОЗРОБКА КОНФЕРЕНЦІЇ АБО ПРЕЗЕНТАЦІЇ

Підготовка до більшості виступів дуже схожа на написання формальногозвіту, щоправда, з однією різницею - необхідно реорганізувати текст дляусної презентації. Це одночасно і трудність і нова можливість.
Можливість полягає у взаємодії між виступаючим і аудиторією.
Коли говориш з групою людей, це одночасно і передача їм інформації іотримання її від аудиторії. І, як наслідок, результат цього,використання отриманої в процесі презентації інформації, редагуваннямови вже в процесі виступу. Замість того, щоб просто представлятиаудиторії свої ідеї, ви можете презентувати їм їх же ідеї або використовуватиїх для взаємного компромісу. У презентує є також можливістьреагувати на міміку і жести аудиторії.
Але за це ви приносите кілька жертв, найголовніша з них - втратаконтролю. Спілкування з аудиторією передбачає гнучкість, і чим більшепередбачається взаємодія, тим більше гнучким треба бути і тимуважніше стежити за ходом презентації.

ВСТУП

Багато що потрібно зрозуміти і зробити в перші хвилини вашого виступу:необхідно визначити настрій аудиторії, інтерес до вашої теми,необхідно також підготувати людей до подальших дій. Ось чомудуже важливі перші хвилини виступу.
Перше, що необхідно зробити, це привернути інтерес публіки. Ось п'ятьможливостей і шляхів для залучення і збереження уваги публіки:
Використовуйте гумор. Гумор допомагає розслабитися, добре налаштувати аудиторіюпо відношенню до себе.
Розкажіть історію. Більшість людей зацікавлені в різного родуісторіях і з задоволенням їх слухають, так що ви можете без труднощів знайтипідходящу історію ілюструє потрібний вам факт.
Будуйте виступ навколо яскравого прикладу. Психологи говорять, що можназмусити людей пам'ятати важливі пункти вашого виступу пов'язуючи їх зконкретним чином.
Поставте запитання. Задавання питання залучає публіку в ваш виступ.
Наведіть цікаві статистичні дані. Люди люблять подробиці. Якщови надасте цікаву статистику, це допоможе розбудити публіку.
Саме так краще за все починати свою промову, щоб спочатку захопитиувагу публіки.
Крім того, вступ повинен коротко містити основну думку презентації,ідентифікувати додаткові дані, обговорити подальший розвитоквиступу.
Як тільки ви встановили каркас виступу, заволоділи увагою аудиторії,можна приступати до основою частини:

Основна частина

Пам'ятайте, що основна частина повинна містити не більше 3-4 основних думок,інакше аудиторія дуже погано сприймає всю презентацію. Можнавикористати той же тип побудови основної частини як у листі, звіті, аленеобхідно прагнути до простоти і уникати складних, важко сприймаютьсясловесних конструкцій, якщо ви не хочете відразу втратити здобуте підвступ увагу публіки.
Чим довше презентація, чим більше фактів і думок ви надаєте, тимскладніше публіка сприймає. Поетом, якщо ви переходите від однієї важливоїдумки до іншої, коротко повторюйте основну думку сказаній частини.
Ось деякі поради допомагають утримати увагу аудиторії:

співвідносите об'єкт презентації з потребами присутніх. Людизацікавлені в речах, що стосуються їх особисто.
Використовуйте просту мову. Люди засипають швидше, якщо оратор говоритьформальним мовою, повним складних конструкцій і нагромаджень. Якщопрезентація містить у собі абстрактні ідеї, постарайтеся показати як цяабстракція співвідноситься з реальним життям.
Поясніть як ваш об'єкт співвідноситься з уже знайомими та прийнятими ідеями.
Приводите приклади. Це дозволяє глядачам легше зрозуміти про що ви говорите ізапам'ятати.

ВИСНОВОК

Як тільки ви закінчили викладати основні пункти вашої презентації,приступайте до висновку.
Не дозволяйте собі після важливою основної частини зім'яти ув'язнення.
Висновок також важливо, і навіть важливіше ніж вступ або основна частинапрезентації. На укладення плануйте приблизно 10% від загальноїтривалості виступу.
Почніть висновок з повідомлення публіці про це. Це дозволить слухачамдокласти останні зусилля щодо втримання своєї уваги. Після цього можнакоротко повторити основні думки виступу. Кількох пропозиційдостатньо, щоб нагадати людям про сказаних речах і закріпити це в їхпам'яті.
Якщо мета презентації - переконати кого-небудь, закінчите її повтором основнихаргументів. Якщо мета - мотивування - закінчите девізом.
Якщо з аудиторією досягнуто згоди, повторіть консенсус в декількохпропозиціях.
Закінчуйте на позитивній ноті. Останні слова повинні бути запам'ятовуютьсяі з ентузіазмом. Покиньте аудиторію і переконайте її думати.
Пам'ятайте, що висновок повинен закінчувати презентацію Чи не пред'являйтенових ідей під час укладення і не намагайтеся змінити тут настрійпубліки.

використанням наочних МЕТОДІВ І МАТЕРІАЛІВ

Наочні матеріали допомагають як виступаючого, так і публіці запам'ятатиосновні пункти виступу. Більшість формальних конференцій іпрезентацій включають в себе використання наочних посібників, а презентація
PowerPoint ніяк не може обійтися без різних малюнків, таблиць,діаграм.
Вони подобаються як і професіоналам оскільки допомагають переконати публіку всвоїй точці зору і допомогти їй запам'ятати основні моменти, так і новачкам,оскільки відволікають увагу слухачів від фігури оратора.
Існують два основних типи наочних посібників:
Текстові. Допомагають слухачеві стежити за ходом розгортання аргументів.
Використовують зорову пам'ять аудиторії, допомагаючи при цьому в запам'ятовуванні.
Графічні. Ілюструють головні пункти виступу. створюють образи,які впливають морально і створюють більш глибоке і грунтовневраження від презентації. Допомагають у запам'ятовуванні.
Як текстові так і графічні наочні посібники повинні бути доситьпрості, тому що глядачі не можуть аналізувати і сприймати складнінаочні посібники.
Текстові повинні складатися не більше ніж з шести рядків, не більше, ніж зшістьма словами в рядку. Вони повинні бути наочні: написані великимилітерами і з використанням порожнього простору між ними.
Графічні звичайно являють собою діаграми, графіки, малюнки, схеми.
Графічні матеріали повинні бути спрощеною версією аналогічних удокументах. Щоб допомогти аудиторії зрозуміти призначення матеріалу короткий йогоглузд повинен бути там написано. Наприклад напис під графіком: "Прибутокзросла на 15% "
Коли уявляєте наочні матеріали публіці потрібно, щоб слухачівитягували змив з матеріалів. Як це зробити? Ось кілька кориснихпорад з використання наочних посібників:
Переконайтеся, що всі бачать демонструються матеріали.
Дайте аудиторії час, щоб прочитати і зрозуміти сенс перш, продовжити.
Одне наочний посібник має виражати одну ідею.
Не демонструйте те, що може конфліктувати з тим, що ви презентіруете.
Не читайте те, що написано на наочному посібнику, натомістьперефразируйте і доповніть.
Коли ви закінчили дискусію з питання, що ілюструється, приберітьматеріали з очей аудиторії.

1. Тексти. Навіть під час презентації корисно надати публіці план вашого виступу, щоб вона слідкувала за ходом розгортання презентації.
Тексти особливо хороші при невеликій аудиторії активно бере участь у процесі. Але вони можуть принести і негативний ефект, оскільки залучають слухачів в читання матеріалів, відволікаючи їх від вашої мови і вони втрачають основну ідею виступу з усіма наслідками, що випливають звідси для вас наслідками
1. Діаграми. Великі листи, прикріплені до верху дошки, дуже ілюстративний. Ви можете використовувати кілька діаграм: по одній на кожен пункт вашого виступу. Діаграми найбільш ефективні, коли вони яскраві і прості. Як загально?? правило: не пишіть більше 4-х графіків на одну діаграму.
1. Слайди. Змістом слайдів може бути текст, діаграми, графіки, схеми, малюнки, фотографії. Крім того вони пропонують найширші можливості.

ВІДПОВІДІ НА ЗАПИТАННЯ.

Період здавна питань дуже важливий і дозволяє вам зрозуміти зрозуміла чиаудиторія ваші ідеї.
Ось кілька порад щодо поведінки під час відповідей на питання:
Будьте підготовлені. Ви повинні передбачити питання, знати на нього відповідь.
Не ігноруйте запитання. Якщо ж все-таки ви не знаєте відповіді. Запропонуйтепитальний почекати, знайдіть відповідь на питання після презентації таповідомте його відповідно до обіцянки.
Не дозволяйте занадто розгорнуто відповідати на запитання. Цей період впрезентації особливо небезпечний, оскільки містить небезпеку втрати контролю.
Відповідайте на питання коротко, ясно, чітко.
Підготуйте кілька запитань заздалегідь. Якщо аудиторія відмовляєтьсязадавати питання. Зробіть це за них і можливо деякі слухачі до васприєднаються.
Період відповідей на питання - фінальний у презентації, заодно і єсвого роду фінальної перевіркою організатора. Але не варто його боятися,найчастіше це найприємніша частина виступу.

Висновок.

Таким чином, представлена програма PowerPoint 7 продемонструвала намвикористання локальної мережі для створення конференції.

Позитивні сторони даної програми:
. зручний інтерфейс програми дозволяє організатору швидко реагувати на зміну настрою аудиторії, і корегувати свою презентацію орієнтуючись на нього
. демонстрація барвистих матеріалів з використанням анімації: графіків, таблиць, діаграм, таблиць і малюнків, для більш легкого сприйняття складної інформації
. психологічний комфорт учасників конференції, так як кожен знаходиться у звичній обстановці на своєму робочому місці
. простота використання програми дозволяє створювати конференції не тільки професійним користувачем, а й новачкам

Недоліки даної програми:
. при проведення конференції немає візуального контакту з аудиторією
. так PowerPoint не підтримує голосовий зв'язок доводиться користуватися додатковим устаткуванням: мікрофонами або телефонами

Будь монотонний звіт за використання цієї програми та її можливостейперетворитися на живий динамічний, і може бути доповнений презентацією змузикою та іншими спецефектами, а створення на його основі конференціїдозволить його засвоїти краще для інших співробітників.

Список використаних джерел

1. Дейл Карнегі./"Як виробляти впевненість у собі і впливати на людей виступаючи публічно"/М.: "Прогрес" - "ЮВЕК", 1993р.
2. "Microsoft PowerPoint одним поглядом", Олександр Старшінін, Санкт -
Петербург, 1996 рік.
3. "Microsoft Office 4", Ед Ботте, БИНОМ, Москва, 1996 рік