Контрольна робота з курсу «Інформаційні технології в економіці» для спеціальності «Економіка та управління АП»

У реляційної СУБД Microsoft Access створення бази даних МАТЕРІАЛИ.

Завдання виконано з використанням Microsoft Access - 2002.

Після запуску Access в правому вікні «Створення файлу», якщо вікна немає йогоможна запустити вибравши з меню «Файл» і «Створити», вибираємо пункт «Новабаза даних ». У вікні, що з'явилося у своїй директорії зберігаємо БД підунікальним ім'ям, в нашому випадку «Kolpakov».

1. Створення таблиць.

Виходячи з умов завдання які треба створити звіти приходимо до висновку,що необхідно створити три таблиці з наступними полями:

1. НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ - КодМатеріала, Материал.

2. ПОСТАЧАЛЬНИКИ - КодПоставщіка, Постачальник.

3. ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ - КодПоставщіка, КодМатеріала, ДатаПоставкі,

ЕдІзмеренія, Кількість, Ціна.

Для створення таблиці НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ виконуємо наступнідії:

- У вікні створеної бази, перебуваючи в пункті меню «Таблиці», натискаємо пункт «Створення таблиці в режимі конструктора».

- У вікні, що з'явилося в першому рядку графи «ім'я поля », набираємо ім'я« КодМатеріала », тип даних вибираємо лічильник і натиснувши на праву кнопку миші з меню, що з'явилося вибираємо пункт« Ключове поле ».

- У другому рядку в графі« ім'я поля »набираємо« Матеріал » , тип даних вибираємо текстовий, у властивостях поля розмір поля залишаємо як пропонується за замовчуванням 50, вважаючи, що назва матеріалу не буде містити більше 50 знаків.

- Закриваємо конструктор, вибираємо зберегти зміни і у вікні вводимо ім'я таблиці «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» і натискаємо «ОК».

Для створення таблиці ПОСТАЧАЛЬНИКИ виконуємо ті ж дії але створюємонаступні поля з властивостями:

- КодПоставщіка - тип лічильник і ключове поле.

- Постачальник - тип текстовий.

- Закриваємо конструктор і зберігаємо таблицю під ім'ям

«ПОСТАЧАЛЬНИКИ».

Створені дві таблиці буде надалі використовуватися як словникипри введенні даних в основну таблицю «ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ», щоб не вводитиповторювані значення такі як назва матеріалу і назва постачальника.
При цьому в таблицю «ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ» будуть вводиться тільки числовікоди постачальника і матеріалу, а самі текстові назви постачальника іматеріалу будуть братися потім автоматично по створеній зв'язку з таблиць
«НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» і «ПОСТАЧАЛЬНИКИ». Так буде дотримано правила понормалізації таблиць БД, відсутні надлишкові значення.

Основна таблиця містить всі основні дані це таблиця «ПОСТАВКА
МАТЕРІАЛІВ »створюємо також в режимі конструктора з полями і наступнимивластивостями:

- КодПоставщіка - тип числовий, властивість розмір поля залишаємо як пропонується за замовчуванням «довге ціле», для організації зв'язку з полем «КодПоставщіка» з таблиці «ПОСТАЧАЛЬНИКИ», властивість індексовані поле залишаємо так само як і запропоновано за замовчуванням «Так (допускаються збігу)», тому що зв'язок між таблицями встановлюється тільки за індексованих полів.

- Також поле КодМатеріала - з тими ж властивостями, тільки зв'язок цього поля буде надалі з полем «КодМатеріала» з таблиці

«НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ ».

- ДатаПоставкі - тип даних« Дата/час », властивість формат поля

« Короткий формат дати », властивість підпис« Дата поставки ».

- ЕдІзмеренія - тип текстовий, властивість розмір поля ставимо 10, властивість підпис «Од .».

- Кількість - тип даних Числовий».

- Ціна - тип даних грошовий, властивість формат поля «Грошовий».

- Закриваємо конструктор, зберігаємо зміна, назва таблиці набираємо «ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ», на пропозицію створити ключове поле відповідаємо немає.

2. Побудова інформаційної схеми бази.

Створюємо зв'язку між таблицями, для цього на панелі інструментів натиснутикнопку - схема даних. У вікні "Додавання таблиці»вибрати таблицю «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» і подвійним клацанням лівої кнопкимиші або кнопкою «Додати» додати таблицю у вікно «Схема даних»що знаходиться поки за вікном «Додавання таблиці». Також додати й іншітаблиці «ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ» і «ПОСТАЧАЛЬНИКИ». Натиснути кнопку «Закрити».

У вікні «схема даних» будуть знаходиться все три таблиці з полями,ключові поля будуть виділені жирним шрифтом. Ліва кнопка миші захопитиполе «КодМатеріала» з таблиці «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» перетягнути його наполе «КодМатеріала» таблиці «ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ» і відпустити кнопка миші. Увікні, що з'явилося поставити галочку в поле прапорця «Забезпечення цілісностіданих »і поставити галочки в полях прапорців« каскадне оновлення пов'язанихполів »і« каскадне видалення визнаних полів ». Дані дії будуть тепервиконуватися автоматично і це буде забезпечувати цілісність іправильність даних у БД. Натиснути кнопку «Створити». Від таблиці «НОМЕНКЛАТУРА
МАТЕРІАЛІВ »до таблиці« ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ »простяглася лінія зі значками
1 і?, Що означає зв'язок один-ко-багатьом. Тобто одному коду матеріалу втаблиці «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» буде відповідати декілька записів зтаким самим кодом матеріалу в таблиці «ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ».

Також чинимо з полем «КодПоставщіка» з таблиці «ПОСТАЧАЛЬНИКИ» іперетягує його на полі «КодПоставщіка» з таблиці «ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ».
Зв'язок аналогічна як розглянули вище.

Якщо уважно подивитися на схему даних то ми побачимо, щоавтоматично утворилася зв'язок типу багато-ко-багатьом, для таблиць
«НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» і «ПОСТАЧАЛЬНИКИ», через таблицю «ПОСТАВКА
МАТЕРІАЛІВ ». Тобто один постачальник може постачати кілька матеріалів,що буде відображено в таблиці «ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ» і буде це видно взвіті «Надходження матеріалів від постачальників за видами», в той же час одинматеріал може поставлятися кількома постачальниками, що буде такожвідображено в таблиці «ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ» і буде видно в звіті
«Надходження матеріалів за видами від постачальників».

Закриваємо вікно «Схема даних», на питання про збереження відповідаємо так.

Тепер я можу описати інформаційну схему бази. Вона має наступнийвид.

Як видно з інформаційної схеми моя база даних грунтується на трьохтаблицях «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ», «ПОСТАЧАЛЬНИКИ» і «ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ». Уцих таблицях містяться всі необхідні дані. На підставі цих трьохтаблиць створюється запит «Надходження матеріалів від постачальників за видами» зполями з наступних таблиць:

- «ПОСТАЧАЛЬНИКИ» - поле «Постачальник», на цьому полі автоматично знаходиться для відповідного запису з таблиці «ПОСТАВКА

МАТЕРІАЛІВ» з використанням зв'язку по полю «КодПоставщіка» і підставляється для коду відповідну назву постачальника.

- «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» - поле «Матеріал», також автоматично перебуває з використанням зв'язку по полю «КодМатеріала» і підставляється для коду відповідну назву матеріалу. < p> - «ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ» - поля «ДатаПоставкі», «ЕдІзмеренія»,

«Кількість», «Ціна».

У запиті з'являється обчислюване полі «Сума» що знаходиться приобчисленні запиту як твір поля «Ціна» на полі «Кількість» зтаблиці «ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ». Дане поле є умовно-постійним,тому що насправді на цьому полі в базі даних не збережуться, а обчислюєтьсякожного разу при виробництві запиту на вибірку за відповідними даними.

На підставі даного запиту «Надходження матеріалів від постачальників завидів »складається два звіти які в принципі однаково формуютьсятільки містять різний набір полів і групуються по різних полях,це наступні звіти:

- «Надходження матеріалів від постачальників за видами» - з полями

«Постачальник», «Матеріал», «ДатаПоставкі», «ЕдІзмеренія»,

«Кількість», «Ціна», «Сума», і групується даний звіт по полю «Постачальник» на першому рівні і по полю «Матеріал» на другому.

- «Надходження матеріалів за видами від постачальників »- з полями

« Матеріал »,« Постачальник »,« Кількість »,« Ціна »,« Сума », і групується даний звіт по полю« Матеріал »на першому рівні і по полю« Постачальник » на другому рівні.

Також на підставі даного запиту «Надходження матеріалів відпостачальників за видами »формується інший запит« Надходження матеріалів подат за певний період ». Суть даного запиту в тому, що з усьогозапиту «Надходження матеріалів від постачальників за видами» вибираються тількизапису за певний період лежить між двома датами і з полівзалишаються «ДатаПоставкі», «Постачальник», «Матеріал», «Кількість», «Сума»і групується даний звіт по полю «ДатаПоставкі».

На підставі запиту «Надходження матеріалів по датах за певнийперіод »формується звіт« Надходження матеріалів по датах за певнийперіод ».

3. Створення форм для занесення даних в таблиці.

Дані можна вводити і використовуючи таблиці, відкривши їх двоним клацаннямлівої кнопки миші, однак у даному випадку незручно буде заповнювати таблицю
«ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ», оскільки в першу поля треба буде вводити кодиматеріалу і постачальника. Для зручності введення даних у таблиці створюємонаступне форми «ПОСТАЧАЛЬНИКИ», «МАТЕРІАЛИ» і «дані про постачання МАТЕРІАЛІВ».
Для цього переходимо в меню «Форми» моєї бази даних та натиснувши два рази лівукнопку миші запускаємо «Створення форми за допомогою майстра». Вибираємо таблицю
«НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» з полів даної таблиці вибираємо поле «Матеріал»і тиснемо на кнопку «>», натискаємо «Далі>», вибираємо «Стрічковий», «Далі
> », Зі списку вибираємо« Стандартний », в полі вводимо найменування форми
«МАТЕРІАЛИ» і натискаємо кнопку «Готово». Вводимо назви матеріалів.
Закриваємо форму. При необхідності можна додати дані натиснувши два разиліву кнопку миші на формі.

Також створюємо форму «ПОСТАЧАЛЬНИКИ», тобто запускаємо «Створення форми здопомогою майстра », вибираємо таблицю« ПОСТАЧАЛЬНИКИ », вибираємо поле« Постачальник »по кнопці «>», за копке «Далі>», вибираємо «Стрічковий» за копке «Далі
> »,« Стандартний »по копке« Далі> », ім'я форми залишаємо як запропоновано поімені таблиці. е. «ПОСТАЧАЛЬНИКИ» і натискаємо кнопка "Готово". Вводимо назвипостачальників. Закриваємо форму.

Для створення форми «ДАНІ ЩОДО ПОСТАвку МАТЕРІАЛІВ» натискаємо «Створенняформи за допомогою майстра », вибираємо таблицю« ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ »і вибираючиполя «ДатаПоставкі», «Кількість», «Ціна», «ЕдІзмеренія», і кожен разнатискаючи на кнопку «>» переносимо дані поля з лівого вікна в праве, покнопці «Далі>», вибираємо зовнішній вигляд форми в один стовпець і натискаємокнопку «Далі>», вибираємо «Стандартний» з кнопкою «Далі>», набираємо ім'яформи «ДАНІ ЩОДО ПОСТАвку МАТЕРІАЛІВ», на кнопку «Готово». Закриваємо форму івибравши цю форму клацаємо по правій кнопці миші вибираємо з менюконструктор. Розсовуємо область даних зачепивши мишею нижню межу іЗрушуємо поля і написи відповідно вниз розташувавши їх при цьому в томупорядку як зручніше вводити дані. Пересувати написи і поля можнавиділивши їх і зачепивши мишею коли курсор набуде вигляду долоні. Регулюєморозмір полів виділивши поле і зачепивши відповідну межу поля коликурсор миші прийме вигляд двох стрілок. На звільнене верхнє місце зпанелі елементів ставимо «поле зі списком», в вікні, що з'явилося залишаємо
«Об'єкт« поле зі списком »буде використовувати дані з таблиці або запиту,по кнопці «Далі>», вибираємо таблицю «ПОСТАЧАЛЬНИКИ», на кнопку «Далі>»,вибираємо поле «Постачальник», по кнопці «>», на кнопку «Далі>», по кнопці
«Далі>», вибираємо «зберегти в полі», і в правому полі зі списком ізсписку вибираємо «КодПоставщіка», на кнопку «Далі>», назва підписувводимо відставляємо як запропоновано на ім'я поля, тобто «Постачальник», по кнопці
«Готово». Також нижче постачальника ставимо поле зі списком для введення матеріалу,при цьому відмінність у тому що вибираємо таблицю «НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» іполе «Матеріал», а зберігаємо в полі «КодМатеріала», підпис відповідно
«Матеріал». Закриваємо конструктор і на питання про збереження змінвідповідаємо Так.

Двома клацанням лівої кнопки миші на формі Введення даних про поставкуматеріалів відкриваємо форму для введення даних і вводимо дані.

4. Створення запитів.

Для подальшого формування звітів необхідно створити два запити навибірку це «надходження матеріалів від постачальників за ВИДІВ» і «Надходження
МАТЕРІАЛІВ по датах за певний період ».

Спочатку формуємо запит« надходження матеріалів від постачальників за
ВИДІВ ». У меню бази переходимо на запити, клацаємо на «Створення запитурежимі конструктора », у вікні, що з'явилося додаємо всі три таблиці це
«НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ», «ПОСТАЧАЛЬНИКИ» і «ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ», закриваємовікно додавання таблиць. З додаванням таблиць відразу відіб'ються і зв'язку міжними. Зачепивши лівою кнопкою миші поле «Постачальник» з таблиці «ПОСТАЧАЛЬНИКИ»перетягує його в першому полі запиту, також поле «Матеріал» з таблиці
«НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ» перетягує у друге поле запиту, поля
«ДатаПоставкі», «ЕдІзмеренія», «Кількість» і «Ціна» з таблиці «ПОСТАВКА
МАТЕРІАЛІВ »перетягує відповідно в третє, четверте, п'яте ішосте поле запиту. У сьомому поле запиту в верхній частині помістити вньому курсор і натиснувши на правій кнопці миші з меню, що з'явилося вибрати
Побудувати. У нижньому лівому вікні натиснувши на плюс де таблиці відкрити їх івибрати таблицю «ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ». З з'явилися полів в середньомунижньому вікні подвійним клацанням вибрати поле «Кількість», після натиснути кнопкузі знаком «*» і далі вибрати поле «Ціна». У верхньому Натиснути "ОК". Перейти вінше поле. Поставивши курсор назад з верхній рядок сьомого поля запитузамість слова «Вираз1» набрати «Сума». Закрити запит, зберегтизміни, у вікні, що з'явилося ввести ім'я запиту «надходження матеріалів ВІД
ПРОДАВЦІВ ПО ВИДІВ »і натиснути« ОК ».

Далі створюємо запит« надходження матеріалів по датах За певну
ПЕРІОД ». Натискаємо «Створення запиту в режимі конструктора». У вікні
«Додавання таблиці» переходимо на вкладку запити, подвійним клацанням вибираємозапит «надходження матеріалів від постачальників за ВИДІВ» і закриваємо вікно.
З запиту «надходження матеріалів від постачальників за ВИДІВ» у верхньому вікнізахоплюємо і переносимо в поля запиту наступні поля «ДатаПоставкі»,
«Постачальник», «Матеріал», «Кількість» і «Сума» відповідно в першій,друге, третє, четверте і п'яте поле запиту. У рядку умова відбору вперше поле (де стоїть ДатаПоставкі) ставимо курсор і пишемо Between [Датапочаток періоду] And [Дата кінець періоду]. Закриваємо конструктор, зберігаємозміни, і вводимо ім'я запиту «надходження матеріалів по датах ЗА
Певний період ». Тепер перед виконанням запиту у користувача будеспочатку запрошена Дата початок періоду, а потім Дата кінець періоду і такбуде заданий період між якими датами відібрати запису.

5. Формування звітів.

Переходимо в меню Звіти моєї бази даних. Мені за завданням необхідносформувати три звіти це «Надходження матеріалів від постачальників завидів »,« Надходження матеріалів за видами від постачальників »і« Надходженняматеріалів по датах за певний період ».

Для формування звіту« Надходження матеріалів від постачальників завидів »клацаємо« Створення звіту за допомогою майстра ». Вибираємо із списку
«Запит: надходження матеріалів від постачальників за ВИДІВ». Натиснувши кнопку «>>
»Вибираємо всі поля із запиту. Натискаємо кнопку «Далі>». Видподання даних вибираємо ПОСТАЧАЛЬНИКИ, це перший рівень угрупування.
Далі вибираємо Матеріал, це другий рівень угрупування. Натискаємо «Далі
> ". Сортування записів вибираємо за датою. Натиснувши кнопку «Підсумки ...» ставимогалочку на перетині рядка Сума і стовпця Sum і натискаємо «ОК». Кнопка
«Далі>». Вибираємо Блок і орієнтацію паперу альбомна, «Далі>». Вибираємо
Строгий і кнопка «Далі>». Вводимо ім'я звіту «Надходження матеріалів відпостачальників за видами »і кнопка" Готово ". Закриваємо звіт. Натиснувши на даномузвіті праву кнопку миші вибираємо Конструктор. Вибираємо полі «Sum»примітці для групи `Матеріал` і примітці для групи `Назвапостачальника `і видаляємо їх. Ставимо курсор в рядок Підсумки для матеріалу івиправляємо її на = "Разом за матеріалом" & [Матеріал]. Поле = Sum [Сума]піднімаємо вище щоб була в одному рядку Разом по матеріалу. Такожчинимо і з рядком Підсумки для постачальника. Поле Од. зм. зменшуємо вдовжині, а збільшуємо полі Дата поставки, також поступово і звідповідними полями в області даних. Поля Дата поставки та інші ввластивості вибираємо вирівнювання по центру. Ну і так далі виробляємозміни, що б поля добре читалися не?? аползалі один на одного імістилися всі виводяться дані. Закриваємо звіт і зберігаємо зміни.

Також створюємо звіт «Надходження матеріалів за видами від постачальників»тільки вибираємо не всі поля з запиту, а лише поля «Матеріал»,
«Постачальник», «Кількість», «Ціна» та «Сума» і угрупування перший рівень поматеріалами а другий по постачальникам.

Створюємо звіт «Надходження матеріалів по датах за певнийперіод ». Для цього запускаємо Створення звіту за допомогою майстра, вибираємо
«Запит: надходження матеріалів по датах за певний період». З полівнатиснувши кнопку «>>» вибираємо всі поля, кнопка «Далі>». Вибираємо ПОСТАВКА
МАТЕРІАЛІВ і кнопка «Далі>». Вибираємо рівень групування по ДатеПоставкінатиснувши це поле два рази лівою кнопкою миші. Натискаємо кнопку «Угрупування» івибираємо інтервал угруповання по днях, і кнопка «ОК». Кнопка «Далі>».
Сортування вибираємо по полю ДатаПоставкі. Натискаємо кнопку «Підсумки» і ставимогалочку на перетині рядка Сума і стовпця Sum. Кнопка «ОК» і «Далі>».
Вибираємо макет Блок, орієнтація альбомна і кнопку «Далі>». Строгий ікнопка «Далі>». Вводимо ім'я звіту «Надходження матеріалів по датах запевний період »і кнопка" Готово ". Закриваємо звіт і відкриваємо його врежимі конструктора і виробляємо налаштування.
-----------------------

НОМЕНКЛАТУРА МАТЕРІАЛІВ
КодМатеріала
Матеріал

ПОСТАЧАЛЬНИКИ
КодПоставщіка
Постачальник

ПОСТАВКА МАТЕРІАЛІВ
КодПоставщіка
КодМатеріала
ДатаПоставкі
Кількість
ЕдІзмеренія
Ціна

ЗАПИТ

надходження матеріалів від постачальників за ВИДІВ
Постачальник
Матеріал
ДатаПоставкі
ЕдІзмеренія
Кількість
Ціна
Сума

ЗАПИТ

надходження матеріалів по датах за певний період
ДатаПоставкі
Постачальник
Матеріал
Кількість
Сума

ЗВІТ

Надходження матеріалів від постачальників за видами

ЗВІТ

Надходження матеріалів за видами від постачальників

ЗВІТ

Надходження матеріалів по датах за певний період