Перевірка правопису в Word

1. ВСТУП.

Перевірочні кошти Word допомагають відшліфувати стиль письма і покращуютьсприйняття документів. Зазвичай їх (за винятком автоматичної перевіркиорфографії і, можливо, тезаурус) застосовують після завершення введення,редагування та форматування тексту, але перед попереднім переглядомдокумента, що передує висновку на друк і внесенням останніх змінв параметри сторінок, які ми далі розглянемо в цій роботі.

Призначення мови.

Призначаючи мову, ми можемо користуватися перевірочним засобами Word дляроботи з текстами на іноземних мовах. Крім того, таким чином відзначаютьтекст, який не підлягає перевірці Word.

Перевірка орфографії.

Цей засіб застосовується для перевірки або виправлення орфографіїдокументів, усунення з тексту повторюваних слів і навіть для вирішеннякросвордів.

Пошук синонімів у тезаурус.

За допомогою вбудованого тезауруса Word ми можемо підвищити точність ірізноманітність літературного стилю і включати в документи деякі рідкозустрічаються слова.

Розстановка переносів.

Зовнішній вигляд документа поліпшується, якщо дозволити Word розставить переносив словах. При використанні цього засобу рядки стають більш рівними,а документ набуває більш професійний вигляд.

2.Використання перевірочних засобів WORD

1. Призначення мови

Якщо документ містить текст іноземною мовою або ж текст, якийнеобхідно виключити з перевірки, то перед використанням перевірочнихкоштів ми повинні виконати дії, розглянуті в цьому розділі.

В українській версії Word весь текст спочатку позначається як написаний наросійською мовою. Якщо документ частково або повністю складений наіноземною мовою і ми хочемо його перевірити, необхідно позначити коженфрагмент іноземного тексту в такий спосіб:

1. Виділіть текст іноземною мовою.

2. Виконайте команду Мова (lanquaqe) в меню Сервиз (Tools), щоб відкрити вікно діалогу Мова (Lanquaqe).

3. Виберіть зі списку мову тексту.

4. Щоб вибраний мова використовувалася в Word за замовчуванням, натисніть кнопку За замовчуванням (Default). Мова належить до атрибутів символів.

При натисканні кнопки За замовчуванням Word призначає атрибут мови стилю

Звичайний (Normal) документа і шаблоном документа. Таке присвоювання відноситься до всього тексту поточного документа, заснованому на стилі

Звичайний, і до всіх нових документів, створеним на основі цього шаблону.

Призначення тексту певної мови змушує перевірочні засоби Wordшукати відповідні словники перед тим, як працювати з цим фрагментом.
Стандартний словник, що входить в комплект російської версії Word, можевикористовуватися для перевірки тексту, поміченого, як Російський (термінсловник рис.1. Вікно діалогу Мова, що відкривається командою Мова в меню Сервіс

відноситься до набору файлів даних, спільно використовуваних перевірочнимзасобами). Якщо замість мови Російська вибраноінший, то перед перевіркою тексту необхідно встановити відповіднийсловник. Іноземні словники можна знайти у Microsoft і в інших компаніях.

Іноді в документах трапляються фрагменти тексту, які бажановиключити з перевірки. Наприклад, при написанні роботи з "Слово о полку
Ігоревім "хотілося б виключити з перевірки прямі цитати з поеми, щоборфографічна програма не зупинялася на архаїчних виразах, аперевірка граматики не намагалася поліпшити стиль письма. Для цього:

1. Виділимо текст, який виключається з перевірки.

2. Виберемо значення Без перевірки (No proofinq) у вікні Мова.

2.2. Перевірка орфографії.

Орфографічні кошти Word застосовуються для перевірки правописутексту і допомогу в усуненні помилок. Word може або автоматично стежитиза орфографією під час набору тесту, або користувач може вручнуперевірити кілька слів або весь документ після завершення набору (термін
"Вручну" звучить досить умовно - в будь-якому випадку все робить Word незалежновід того, чи був обраний автоматичний контроль за лексикою або відбуваєтьсяперевірка вже готового документа).

2.2.1.Автоматіческая перевірка орфографії під час набору.

Щоб Word автоматично перевіряв орфографію введеного нами тексту,виконаємо команду Параметри (Options) у меню Сервіс (Tools), виберемовкладку Орфографія (Spellinq) і встановимо прапорець Автоматично перевірятиорфографію (Automatic Spell Checkinq). Word спочатку перевірить орфографіютексту, який вже є в документі, після чого буде стежити за кожнимновим словом відразу ж після його набору. Якщо під час перевірки виявленослово, яке Word вважає помилковим (тобто не знаходить його в словнику),воно виділяється хвилястим підкресленням. Ми можемо пропустити це слово,виправити його вручну або клацнути на ньому правою кнопкою миші.

З контекстного меню слід вибрати:

- Один із запропонованих варіантів написання слова для його виправлення.
- Команду Пропустити все (Iqnore all), що змушує Word на час поточного сеансу припинити виділення слова.
- Команду Додати (Add), заносяться слово в додаткових словників.
- Команду Орфографія (Spellinq), що відкриває описаний у наступному розділі вікно діалогу Орфографія.

Для автоматичного виправлення помилок під час вводу тексту можнаскористатися автозаміну.

2. Ручна перевірка орфографії.

Ручна перевірка орфографії для набраного тексту відбувається такимтак:

1. Для перевірки орфографії у всьому документі встановлюємо курсор в його початок (наприклад, натисніть CTRL + HOME). Якщо ви хочете перевірити лише частину документа, виділіть її. Для перегляду одного слова виділіть це слово подвійним клацанням.

1. Почніть перевірку командою Орфографія в меню Сервіс, клавішею F7 або натисненням кнопки Орфографія на стандартній панелі інструментів.

2. Кожного разу, коли програма перевірки орфографії зустрічає слово, не знайдене в словнику, вона показує його в поле має в словнику (not in dictionary) вікна Орфографії.

У такій ситуації слід вибрати один з варіантів:
Щоб змінити слово і перейти до пошуку наступного, виберіть один зпропонованих варіантів зі списку або вкажіть правильний варіант у полі
Замінити на (chanqe to), після чого натисніть кнопку Замінити (chanqe)або Замінити все (chanqe all). Перша з цих кнопок змінює тількипоточний екземпляр слова, а друге - змінює всі екземпляри слова, якіпрограма перевірки пізніше виявить у документі.
Якщо ми скинемо прапорець Автоматично (always suqqest), розглянутий унаступному розділі, то список Варіанти буде порожній. У цьому випадку можнанатиснути кнопку Варіанти, щоб Word показав список всіх допустимих слів,близьких за написанням до помилкового, і ми виберемо з нього одне відповідне.
Щоб залишити слово без змін і перейти до пошуку таку помилку,натиснемо кнопку Підтвердити або Підтвердити все. У першому випадку Word будесигналізувати про помилку, зустрічаючись з іншими примірниками цьогослова, у другому - слово буде пропускатися під час подальшої перевіркиабо в майбутньому аж до перезапуску Word (або до очистити списокпропускаються слів, про що розповімо далі).
Для скасування останнього виправлення натиснемо кнопку Повернути (Undo Last)
Якщо список Замінити на що містить правильний варіант, можна натиснути кнопку
Автозаміна (Auto Correct) для створення елемента автозаміни, автоматичновиправляє цю помилку в майбутньому.
Щоб змінити поведінку Word при перевірці орфографії, натиснемо кнопку
Параметри. Про доступних параметрах розповімо пізніше.

3 Налаштування програми перевірки орфографії.

Поведінка Word при перевірці орфографії документа можна змінити, для цьогослід натиснути кнопку Параметри у вікні діалогу Орфографія або виконатикоманду Параметри в меню Сервіс, після чого виберіть вкладку Орфографія. Убудь-якому випадку Word показує вкладку Орфографія у вікні діалогу Параметри,зображена на рис. 2.

рис. 2. Вкладка Орфографія вікна діалогу Параметри

Таблиця 1. Параметри перевірки орфографії.

3. Пошук синонімів у тезаурус.

Тезаурус Word використовується для пошуку синонімів або антонімів слів абовиразів. Імовірно, їм краще користуватися під час введення тексту вдокумент. Робота з тезаурусом проходить так:

1. Виділіть слово або вираз. Для пошуку синонімів одного слова можна не виділяти його, а просто встановити в ньому курсор:

Це виглядає добре

2. Натисніть Shift + F7 або виконайте команду Тезаурус в меню Сервіс. Ось як воно виглядає, коли в документі виділено слово "добре":

3. У списку Значення виберіть потрібне значення слово. У списку Замінити на з'являється перелік синонімів для цього значення.
4. Виділіть найбільш вдалий синонім (антонім, пов'язане слово) у списку

Замінити на та натисніть кнопку Замінити. На рис. 3 показано вікно діалогу

Тезаурус для слова "добре", з обраним значенням "непогано" і синонімом

"здорово".

Рис. 3 Вибір значення "непогано" і синоніма "здорово" після пошуку, проведеного для слова "добре"
При натисканні кнопки Замінити Word замінює виділене слово в тексті обраним синонімом:

Це виглядає чудово

4. Розстановка переносів.

Розміщення переносів наприкінці рядків документа поліпшує його зовнішній вигляд.
Після розміщення переносів у тексту, не вирівняного по ширині, буде більше рівний край, а інтервали між словами в тексті вирівняному стануть більше рівномірними . Перенесення в тексті розставляються одним з трьох способів:

. Word автоматично розставляє переноси у всьому документі.
. Word розставляє перенесення, але ви повинні підтвердити положення кожного з них.
. Ви вручну вставляєте в документ символи переносу декількох типів.

Зауваження.

Розставляти переноси в документі слід тільки після того, як документ буде набрано і відредагований, слідом за застосуванням всіх перевірочних коштів, оскільки розстановка переносів може змінити положення розривів рядків. Крім того, якщо пізніше будуть змінені параметри сторінки (скажімо, поля), то розстановку перенесення доведеться проводити знову.

2.4.1. Автоматичне розміщення переносу в документі.

Ви можете доручити Word автоматично розставляти переноси в активному документі. Це відбувається так:

1. Командою Розстановка переносів (Hyphenation) в меню Сервіс відкрийте вікно діалогу Розстановка переносів, зображене на малюнку:

2. Встановіть прапорець Автоматичне розміщення переносу.

Попередження. При установці прапорця Автоматична розстановка переносів
Word розставляє переноси у всьому документі, навіть за наявності виділеногофрагмента.

3. Якщо ви хочете, щоб Word розставляв переноси в словах, написаних прописними літерами, встановіть прапорець Перенесення в словах з великих літер.

4. Щоб обмежити число послідовних рядків у кінці яких стоїть перенесення, вкажіть значення в поле Макс. кількість послідовних переносів.
За замовчуванням там стоїть значення Ні. Обмеження числа таких рядків позбавляє документ від негарних "стовпчиків" з перенесень у правого краю.

5. Щоб змінити розмір зони перенесення (розглянуті нижче), вкажіть нове значення в полі Ширина зони переносу слів.

6. Натисніть кнопку ОК. Word автоматично розставляє переноси в тексті документа.

Зона перенесення управляє числом переносів, розставлених Word. Відбуваєтьсяце таким чином: коли Word виявляє слово, що виходить за межіправого відступу, він повинен вирішити, чи варто йому почати новий рядок абож встановити перенесення. Якщо в першому випадку в кінці рядка залишаєтьсяінтервал, менший ширини зони перенесення, Word так і робить:

Зона перенесення

((

Word переводить слово

(

Правий відступ

Однак якщо цей інтервал перевищує ширину зони перенесення, Word вставляєперенесення:

Зона перенесення

((

Word вставить перенесення

(

Правий відступ

Широка зона перенесення зменшує кількість переносів, яке розставляє
Word, але призводить до більш "рваного" правим краєм (або до нерівномірнимінтервалів між символами вирівняного тексту).

2.4.2.Расстановка переносів з підтвердженням.

Якщо ви хочете доручити розстановку переносів Word, але при цьому бажаєтестежити за правильністю кожного переносу, поступите таким чином:

1. Для розміщення переносів у всьому документі встановіть курсор в його початок (натисніть CTRL + HOME). Якщо ж ви хочете розставити переноси у фрагменті тексту, виділіть його.

2. Відкрийте вікно діалогу Розстановка переносів командою Розстановка переносів в меню Сервіс.

3. У вікні діалогу Розстановка переносів встановіть будь-які потрібні параметри
(за винятком прапорця Автоматична розстановка переносів), як пояснюється в пунктах 3, 4 і 5 попереднього розділу.

4. Натисніть кнопку Примусово. Word перемикається в режим розмітки і залишається в ньому під час розстановки переносів. Після завершення розстановки ви повертаєтеся до початкового режиму.

5. Кожного разу, коли Word виявляє слово, яке потребує перенесення, він відкриває вікно діалогу Розстановка переносів, в якому показує це слово і пропонує можливе місце розриву.

Положення правого відступу

Пропоновані позиції перенесення

Вам на вибір надається декілька можливостей:

. Щоб встановити перенесення у пропонованому місці, натисніть кнопку Так (Yes).
. Щоб вставити розрив в інше місце, встановіть туди курсор і натисніть кнопку Так.
. Щоб відмовитися від перенесення слова, натисніть кнопку Ні (No) (замість переносу буде переведена рядок).

2.4.3.Ручная розстановка переносів.

Коли Word переносить слово, він вставляє спеціальний символ, званийм'яким переносом. Якщо слово, що містить варіант переносу, зрушується так,що воно вже не припадає на кінець рядка, то знак переносу не виводиться надрук. Але варіант переносу залишається на місці, і якщо слово знову зрушить вкінець рядка, то Word має право розірвати його.
Ви можете вручну вставляти м'які переноси і деякі інші спеціальнісимволи, перераховані в таблиці.