ВСТУП

Програмне забезпечення для роботи з базами даних використовується наперсональних комп'ютерах досить давно. Взагалі, база даних - це набірзаписів і файлів, які організовані спеціальним чином. У комп'ютері,наприклад, можна зберігати прізвища і адреси друзів або клієнтів. Можливо,зберігати всі свої листи, і вони згруповані по адресатам, або набір файлівз даними по фінансовим справам: отримані або виставлені рахунки, витрати почековій книжці або балансах. Один з типів баз даних - це документи, якінабрані за допомогою текстових редакторів і згруповані за темами. Другийтип - файли електронних таблиць, які об'єднані в групи по характеру їхвикористання. Щоб керувати даними, які розкидані по сотням таблиць і файліввикористовуються системи керування базами даних (СКБД). Microsoft Access 97саме є такою системою.

Майже всі сучасні системи побудовані на реляційній моделі керуваннябазами даних. Назва "реляційна" пов'язана з тим, що кожний запис в такійбазі даних має інформацію, яка відноситься тільки до одного конкретногооб'єкту. У реляційній СКБД всі дані представлені в вигляді таблиць.
Інформація про об'єкти визначеного виду представляється в табличномувигляді - в стовпчик таблиці містяться різні характеристики об'єктів --атрибути (наприклад, адреси клієнтів), а рядки призначені для опису величинвсіх атрибутів окремого об'єкта (наприклад, дані про конкретного клієнта).
У випадку, коли використовуються функції СКБД для вибору інформації зоднієї або декількох таблиць (виконується запит, що є темою даної дипломноїроботи), результат представляється у вигляді таблиці. Більше того, можнавиконати запит із використанням результатів іншого запиту. Можна об'єднатиінформацію з декількох таблиць або запитів.

Система керування базами даних дає можливість контролювати структуру іопис даних, роботу з ними і організацію колективного користуванняінформацією. СКБД також суттєво збільшує можливості і полегшуєкаталогізацію і ведення великих об'ємів інформації, яка зберігається вчисленних таблицях. СКБД включає в себе три основних типа функцій:визначення даних, їх обробка й керування даними. Усі ці функціональніможливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access.

В базі даних Access основними об'єктами є таблиці, запити, форми,звіти, макроси і модулі. Таблиця - об'єкт, який використовується длязбереження даних. Таблиця складається з полів (стовпчиків), в якихзберігаються різні дані, і записів (рядків). В записи зібрана всяінформація про деякий об'єкт. Запит - об'єкт, який дозволяє користувачуотримати потрібні дані з одної або декількох таблиць. Для створення запитуможна використовувати бланк QBE (запит по зразку) або інструкцію SQL. Можнастворювати запити на вибірку, поновлення, видалення або додавання даних. Задопомогою запитів також можна створювати нові таблиці, використовуючи даніз одної або декількох існуючих таблиць. Форма - об'єкт, призначений восновному для вводу даних, відображення їх на екрані або керування роботоюдодатку. Звіт - об'єкт, призначений для створення документа, який вподальшому може бути роздрукований або включений в документ іншого додатку.

СТВОРЕННЯ ЗАПИТІВ НА вибірку ДАНИХ

Запити дають широкі можливості для вибору, сортування і обчислення звикористанням даних однієї таблиці. Дуже важливо вміти використовувати даніз пов `язаних таблиць, допомагає будувати багатотаблічні запити майстерзапитів.

Запит на вибірку можна використовувати не тільки для відбору даних, алеі для їх поновлення. Запит на вибірку має ряд властивостей, які можнавикористовувати для зміни роботи запиту.

В режимі таблиці доступні самі різні операції з даними - огляд,сортування, фільтрація, поновлення і друк. Але достатньо часто приходитьсяпроводити обчислення і огляд даних з декількох таблиць. Відобразитипотрібні дані можна за допомогою запитів.

Після виконання запита на вибірку (який відбирає інформацію з таблиць іінших запитів бази даних, в той час як при виконанні запиту на зміну данівставляються, поновлюються або видаляються) Microsoft Access створює набірзаписів, які містять відібрані дані. В більшості випадків з набором записівможна працювати так само, як з таблицею: можна проглянути і відібратиінформацію, роздрукувати і поновити дані. Але на відміну від реальноїтаблиці, цей набір записів фізично не існує в базі даних. Access створюєнабір записів з даних таблиць тільки під час виконання запиту. Якщо змінитидані в наборі записів, Access внесе відповідні зміни в таблицю, на базіяких побудований запит.

При вивченні форм і звітів виявляється, що запити є найкращим способомвиділення даних, необхідних для вирішення визначеного завдання. Запитиможуть слугувати джерелами даних таких елементів керування, як список іполе зі списком, що спрощує введення даних.

Щоб відкрити вікно нового запиту в режимі конструктора, і вікні базиданих потрібно перейти на вкладку Запрос і натиснути кнопку Створити, якаміститься з правого боку від списку запитів. Access відкриє вікно діалогу
Новий запит. У нас є вибір: створити запит самостійно в режиміконструктора або скористатися допомогою майстра для створення одного здекількох типів запитів. Щоб відкрити існуючий запит в режимі конструктора,треба виділити його ім `я на вкладці Запрос і натиснути кнопку Конструктор.
Запит відкривається в режимі Конструктор. У верхній частині вікна запитузнаходяться списки полів (назви стовпчиків таблиці), в нижній частині --бланк запиту.

Вибір даних з однієї таблиці

Одна з переваг запитів є те, що вони дозволяють достатньо швидковідібрати необхідні дані з декількох пов'язаних таблиць. Але запити корисніі при роботі з одною таблицею. Всі методи, які використовуються для роботиз єдиною таблицею, підходять і для складних багатотаблічніх запитів.

Найкраще за все створити запит на основі одної таблиці так: відкритивікно бази даних, вибрати потрібну таблицю, розкрити список кнопки Новийоб'єкт на панелі інструментів і вибрати пункт Новий запит і натиснутикнопку ОК (якщо рядок Назва таблиці не виводиться в бланку запиту, слідвибрати команду Вид/Имена таблиц). Відкривається вікно конструктора, вонорозділене на дві частини (мал. 1). В верхній частині знаходяться спискиполів таблиць або запитів, на підставі яких створюється новий запит. Унижній розміщений бланк QBE (Query By Example - запит по зразку), в якомувиконується вся робота по створенню нового запиту. Кожний стовпчик бланкупредставляє одне поле, яке використовується в запиті. Поле може простоналежати одній з таблиць, бути обчислювання (його значення розраховуєтьсяна основі одного або декількох полів таблиці), або підсумковим, якевикористовує одну із вбудованих функцій Microsoft Access.

Мал. 1. Вікно бланка запиту

Полям запиту можна надавати імена, які будуть відображатися ізаголовках стовпчиків при виведенні набору записів запиту, а для генераціїобчислюваних полів можна використовувати вирази будь-якого ступеню складності.

В зв'язку з тим, що була виконана команда Вид/Имена таблиц, в даномурядку бланка запиту Access виведе ім'я таблиці, з якої вибране поле. Утретьому рядку бланка можна задати, чи потрібно виконувати сортування повибраному або обчислювання полю.

прапорці в бланку Виведення на екран відповідають за вивід на екран полів внаборі записів. По замовчуванню Access виводить на екран всі поля, якімістить бланк запиту. Але деякі поля включаються в запит тільки для відборупотрібних записів, а виводити їх на екран зовсім не обов `язково. Щобвиключити таке поле з набору записів, треба зняти його прапорець в рядку
Виведення на екран.

Для введення умов відбору записів використовується рядок Условие відборуі рядок или.

Першим кроком при створенні запиту є вибір полів, які включаються внабір записів. Це можна зробити, просто перетягнувші поле в потрібнийстовпчик бланка зі списку полів в верхній частині вікна. При перетягуванніполя вказівник мишки перетворюється в маленький прямокутник.

Якщо потрібно включити в запит всі поля таблиці, то достатньоперетягнути значок "*" зі списку полів в бланк QBE.

Інший спосіб ввести в запит всі поля таблиці - це двічі клацнути назаголовку списку полів в верхній частині вікна: таким чином виділяються всіполя таблиці. Потім перетягнути виділені поля в рядок Поле бланка запиту.
Вказівник миші перетвориться в значок з зображенням декількохпрямокутників, який показує, що перетягуються декілька полів. Коливідпускається кнопка миші, Access помістить в бланк запиту всі полятаблиці.

Встановлення властивостей полів

В загальному випадку поля, які виводяться в наборі записів запиту,наслідують властивості для відповідних полів таблиці. Можна задати іншізначення наступних властивостей: Описание (інформація, яка виводиться врядку стану вікна запита в режимі таблиці, коли поле стає поточним), Форматполя (представлення даних на екрані), Число десяткових знаків (для числовихданих), Маска вводу і Підпис (заголовок стовпчика).

Щоб задати властивості деякого поля, потрібно клацнути на любій чарунцівідповідного стовпчика в бланку запита і натиснути кнопку Свойства напанелі інструментів або вибрати команду Вид/Свойства.

Введення умов відбору

Якщо потрібно відібрати записи з конкретним значенням поля, требаввести його чарунки Умова відбору цього поля. Текстове значення, якевикористовується в якості умови відбору, повинне бути вміщене в лапки.

У випадку, якщо нас цікавить декілька значень, вводяться в рядок
Умова відбору і розділяються логічним оператором OR.

Коли вводяться умови відбору для декількох полів, то всі вирази в рядку
Умова відбору або в рядку або повинні приймати значення Істина длябудь-якого запису, який включається в набір записів запиту. Це означає, що
Access виконує логічну операцію AND над умовами відбору, які знаходяться водному рядку. Щоб результат операції AND мав значення Істина, умовиповинні бути істинними; тільки в цьому випадку запис відбирається запитом.
Наприклад, ми вибираємо записи з таблиці, в якій знаходяться дані проробітників. Умовою відбору обрано поле Загальний стаж і його значіння:

> 10 AND = 10 And