Робота з таблицями в Word

Використання таблиць.

Таблиці Word є виключно потужним засобом для розташуваннятексту в рядках і колонках. На рис. 1 показано, як таблиця Word виглядаєна екрані.

рис.1 Вид таблиці Word на екрані

Використання таблиць замість символів табуляції володіє багатьмаперевагами. Наприклад, якщо фрагмент тексту не вміщується на однійрядку, Word автоматично створює нову і збільшує висоту комірок (створити таблицю на рис. 1 з використанням символів табуляції було бдосить складно). Крім того, при роботі з таблицями ви можете легкопереставити рядки і стовпці, а також привернути увагу до деякихелементів таблиці за допомогою обрамлення і фонових заливок.

Вставка таблиці в документ.

Щоб створити таблицю в тому місці, де знаходиться курсор, достатньо натиснутикнопку Додати таблицю (Insert Table) на стандартній панелі інструментів іперетягнути виділення на відповідну кількість квадратів, за допомогоюяких Word позначає кількість рядків і стовпців в таблиці:

Нова таблиця складається з рядків і стовпців з порожніми осередками, зазначених наекрані пунктирними лініями сітки. Якщо їх не видно, увімкніть опцію
Сітка (Gridlines) в меню Таблиця (Table). Хоча сітка і не з'являється вдрукованої копії документа, можна додати елементів таблиці обрамлення ізаливку, які будуть надруковані.
Рада
Якщо в момент створення таблиці ви ще не знаєте, скільки рядків вамзнадобиться, просто створіть таблицю з одного рядка. Можна дуже легкододати до кінця таблиці нові рядки під час введення тексту (проте зколонками справа йде трохи складніше, так що постарайтеся вказати їхреальна кількість).

Введення тексту в таблицю

Щоб ввести текст у клітинку таблиці, клацніть на комірці і наберіть йоготочно також, як у звичайному абзаці. Зверніть увагу на те, що придосягненні правого краю клітинки Word автоматично переносить текст ізбільшує висоту осередків всієї рядки таблиці. Якщо натиснути ENTER при наборітексту в комірці, Word вставляє новий абзац всередині комірки (кожна клітинкаможе містити один або кілька абзаців). Для редагування таформатування тексту в комірках таблиці застосовуються стандартні прийоми
Word.
Щоб перемістити курсор в іншу клітинку, клацніть на комірці іскористайтеся клавішами зі стрілками. Є й інший спосіб перейти донаступної комірки (у порядок рядків таблиці) і виділити її вміст -клавіша ТАВ. Переміщення до попередньої клітинки здійснюється поєднаннямклавіш SHIFT + TAB. Коли курсор знаходиться в останній комірці таблиці,натискання клавіші ТАВ додає до таблиці новий рядок.
Рада
Щоб вставити символ табуляції в клітинку таблиці, натисніть CTRL + TAB.
Існує і деяка дивина-при вставці позиції табуляції зароздільника текст переміщується до неї повільно, навіть не доводиться вставлятисимвол табуляції в клітинку.

Вставка і видалення рядків, стовпців і комірок

Перед тим, як вставляти та видаляти рядки, стовпці або групи комірокнеобхідно попередньо виділити відповідну частину таблиці. Клітинка,рядок або стовпець виділяються таким чином:
Після виділення однієї клітинки, рядка або стовпця можна не відпускати миші іперетягуванням додати додаткові комірки, рядки або стовпці. Іншийспосіб виділення групи розташованих поруч осередків - встановити курсор укомірці і, утримуючи натиснутою клавішу SHIFT, натискати клавішу зі стрілками.
Якщо індикатор NUM LOCK на клавіатурі не горить, можна виділити всю таблицюз поєднанням клавіш ALT +5.
Додавання цілих рядків або стовпців в таблиці відбувається так:
1. Щоб вставити нові рядки в певному місці таблиці, виділіть рядки, що знаходяться безпосередньо під цим місцем; кількість виділених рядів має дорівнювати кількості вставляються рядків.
Щоб вставити всього 1 рядок, досить встановити курсор в будь-якому місцірядки, над якою ви хочете зробити додавання. Аналогічно, длявставки стовпців виділіть праворуч від місця вставки стільки стовпців, скількиви збираєтеся вставити. Щоб додати один стовпець необхідно виділитистовпець праворуч від місця вставки.

2. Натисніть кнопку Вставити рядки (Insert Rows) або Вставити стовпці
(Insert Columns) на стандартній панелі інструментів.

Щоб вставити в таблицю використовується всього одна кнопка стандартної панеліінструментів. Коли у таблиці виділено рядки, стовпці або комірки, назвакнопки змінюється відповідно на Вставити рядка, Вставити стовпці або
Вставити комірки (Insert Cells). Коли курсор просто знаходиться в комірці,кнопка називається Вставити рядки. За межами таблиці вона отримуєназва Вставити таблицю і застосовується для створення в документі новихтаблиць.
Крім того, ви можете натиснути на виділеному фрагменті таблиці правоюкнопкою миші і виконати у контекстному меню команду Вставити стовпці,
Вставити рядки або Вставити комірки. У наведену нижче таблицю будутьвставлені 2 рядки.
Наприкінці кожного осередку Word зберігає так званий маркер осередку, а в кінцікожного рядка-маркер кінця рядка. Ці маркери можна зробити видимими,якщо натиснути кнопку Недруковані символи на стандартній панелі інструментів.
На етапі 1 наведеного вище алгоритму при вставці рядів необхідновключати у виділений фрагмент маркери кінця рядків, незалежно від того,видно вони на екрані чи ні. Щоб вставити стовпець з правого краю таблиці,необхідно перед натисканням кнопки Вставити стовпці виділити стовпець,що складається з маркерів кінця рядків.
Як ми дізналися раніше, можна вставити рядок в кінці таблиці, натискаючи клавішу
ТАВ в останній клітинці:
1. Виділіть блок осередків таблиці, кількість і розташування яких співпадають з кількістю і розташуванням вставляються осередків.

1. Натисніть кнопку Вставити комірки або клацніть на виділеному блоці правою кнопкою миші та виконайте у контекстному меню команду Вставити комірки. Word відкриває вікно діалогу Вставка комірок, зображене на рис. 2 рис.2 Вікно діалогу Вставка комірок

3. Увімкніть опцію Із зрушенням вправо (Shift Cells Right), щоб при вставці нових осередків Word зрушив вже існуючі комірки праворуч, або ж опцію Із зрушенням вниз (Shift Cells Down), аналогічно. Крім того, можна вибрати опцію Вставити цілий рядок (Insert Entire Row) або Вставити цілий стовпець (Insert Entire Column), щоб вставити повні рядки або стовпці-навіть якщо в таблиці були виділені лише окремі осередки.
Щоб видалити з таблиці рядки, стовпці або комірки, досить виділити їхі виконати команду Видалити рядки (Delete Rows), Видалити стовпці (Delete
Columns) або Видалити комірки (Delete Cells) в меню Таблиця. Крім того, можнаклацнути на виділеному фрагменті правою кнопкою миші і виконати вконтекстному меню ці ж команди. Якщо виділений фрагмент не міститьповних рядків або стовпчиків, Word відкриває вікно діалогу Видалення комірок, вякому вказується перестановка елементів таблиці після видалення виділення.
Щоб видалити вміст рядків, стовпців або клітинок (тобто що знаходиться в нихтекст або графіку), але залишити самі клітинки, виділіть рядки, стовпці абополя і натисніть клавішу DEL.

Регулювання розміру осередків

Ширина стовпця в таблиці змінюється перетягуванням ліній сітки.
Для регулювання ширини однієї або декількох комірок стовпця (а не всьогостовпця) виділіть клітинки перед перетягуванням. В одному стовпці можутьперебувати різної ширини.
Рада
Можна змусити Word автоматично змінювати ширину одного або кількохстовпців по ширині знаходиться в них тексту. Для цього виділіть стовпець ізробіть подвійне клацання на крайній правій лінії сітки у виділеномуфрагменті.

Певні клавіші, натиснуті під час регулювання ширини стовпця, впливаютьна те, як Word надходить з шириною клітинок праворуч від перетаскується лініїсітки:

Зверніть увагу-при перетягуванні крайній лівій лінії сітки змінюєтьсявідступ, що відокремлює виділені рядки таблиці від лівого поля документа.
Word автоматично перетягує висоту рядка таблиці під висотущо міститься в них тексту. Однак можна призначити рядку мінімальну аботочне значення висоти командою Висота і ширина осередку (Cell Height and
Width) в меню Таблиця. Усі клітинки в одному рядку завжди мають однаковувисоту.

Переміщення або копіювання рядків, стовпців і комірок

Щоб перемістити на нове місце в таблиці цілі рядки або стовпці,виділіть їх і мишкою перетягніть на нове місце. Строки або колонки пропадаютьна своєму колишньому місці і з'являються на новому. Щоб рядки і стовпцікопіювалися, а не пересувалися, потримайте під часперетягування клавішу CTRL. При виділенні рядків таблиці необхідновключати до виділення маркери кінця рядків, в іншому випадку переміщуєтьсяабо копіюється тільки комірки.
Щоб перемістити вміст осередків таблиці, виділіть комірки і перетягніть їхв інше місце. Word видаляє вміст виділених осередків (залишаючи їхпорожніми) і вставляє його в приймаючі осередку, знищуючи те, що в них булораніше. Щоб скопіювати вміст комірки, утримуйте під час перетягуванняклавішу CTRL. Зверніть увагу на те, що для переміщення або копіюваннявмісту комірок не слід включати у виділений фрагмент цілі стовпці.
У виділений фрагмент можуть входити всі комірки рядка, але маркери-рештстрок повинні залишатися поза виділення.

Використання команд меню Таблиця

Вище була описана робота з таблицями за допомогою стандартної панеліінструментів, миші і контекстних меню. Зазвичай ці інтерактивні методивиявляються найбільш швидкими та зручними. Меню Таблиця відкриваєальтернативні можливості для вставки і зміни таблиць; крім того, вонодозволяє виконувати деякі додаткові операції, які неможливіпри використанні інтерактивних прийомів. У таблиці 3 зазначено призначеннякоманд меню.

Таблиці Word це зручний інструмент для створення і редагування невеликихі нескладних списків. Вони дозволяють вводити дані, форматувати їх посвій розсуд. Є можливість завдання формул в комірках, а такожсортування інформації. При бажанні користувач може конвертуватитаблицю Word у текст. Всі ці методи дозволяють успішно працювати здокументами, що складаються з групи записів. Однак для більш складних робіт,пов'язаних з таблицями для баз даних необхідно використовувативідповідні засоби типу Excel або Access.

Література

1. М. Хелворсон, М. Янг "Ефективна робота з Microsoft Office"

2. Р. Борланд "Ефективна робота з Microsoft Word"

3. Технічна документація по роботі з текстовим процесором Word

(видавництво Microsoft Press)