| | |
| Зміст | |
| | |
| Вступ ................................................ ............| 8 |
|................................................. ................. | |
| 1. Концепція побудови систем автоматизації | |
| документообігу ................................................ ....| 9 |
|................................................. ....... | |
| 2. Історія розвитку систем | 10 |
| документообігу ................................................ ... | |
| 3. Що є | 11 |
| документ ?............................................... ............| |
|.......................................... | |
| 3.1. Взаємозв'язку | 13 |
| документів ................................................ ..........| |
|................................ | |
| 3.2. Дещо з практики роботи | 13 |
| канцелярії ................................................ ..........| |
|.... | |
| 4. Що таке | 15 |
| документообіг ?............................................... .....| |
|.............................. | |
| 4.1. Вартість зберігання | 16 |
| інформації ................................................ ..........| |
|................. | |
| 4.2. Вартість (час) пошуку необхідної | 16 |
| інформації .......................................... | |
| 4.3. Вартість колективного використання | 16 |
| інформації ....................................... | |
| 4.4. Вартість (час) передачі документа від одного робочого місця | |
| к | 16 |
| іншому ................................................ .............| |
|................................................. ............. | |
| 5. Основи організації | 17 |
| документообігу ................................................ ....| |
|........ | |
| 5.1. Канцелярія і архів | 17 |
| організації ................................................ .........| |
|................... | |
| 5.2. Канцелярія і документообіг рівня | 18 |
| відділу ................................................ ..... | |
| 6. Психологія | 20 |
| документообігу ................................................ ....| |
|.......................... | |
| 7. Загальні вимоги до системи | 21 |
| документообігу ............................................ | |
| 7.1. | 21 |
| Масштабованість ................................................ ....| |
|............................................... | |
| 7.2 | 21 |
| Розподіленість ................................................ ....| |
|................................................. .. | |
| 7.3. | 21 |
| Модульність ................................................ .........| |
|................................................. .... | |
| 7.4. | 21 |
| Відкритість ................................................ ..........| |
|................................................. ...... | |
| 8. Завдання, які вирішуються системами | 22 |
| документообігу ........................................... | |
| 8.1. Завдання статичних | 23 |
| архівів ................................................ .............| |
|........................ | |
| 8.1.1 Організація зберігання електронних | 23 |
| документів ................................................ | |
| 8.1.2. Принципи управління | 23 |
| зберіганням ................................................ ...........| |
|............. | |
| 8.1.3. Організація обліку паперових і мікрографіческіх | 24 |
| документів ..................... | |
| 8.1.4. Організація пошуку | 24 |
| документів ................................................ ..........| |
|................ | |
| 8.1.5. Підтримка захисту документів від несанкціонованого доступу та | |
| аудиту | 25 |
| роботи ................................................ ..............| |
|................................................. ................. | |
| 8.1.6. Підтримка перегляду документів без завантаження додатків, | |
| які породжують | 25 |
| документ ................................................ ............| |
|........................................... | |
| 8.1.7. Підтримка анотування | 25 |
| документа ................................................ ...........| |
|...... | |
| 8.2. Додаткова функціональність динамічних | 26 |
| архівів ............................... | |
| 8.2.1. Підтримка колективної роботи з | 26 |
| документом ................................................ | |
| 8.2.2. Підтримка складових | 26 |
| документів ................................................ ..........| |
|............. | |
| 8.2.3. Підтримка розповсюдження опублікованих | 26 |
| документів .............................. | |
| 8.2.4. Підтримка розширеного спектра прав доступу до | 26 |
| документу ....... .................. | |
| 8.3. Прикордонні | 26 |
| завдання ................................................ ..............| |
|................................... | |
| 8.3.1. Переклад паперових документів в електронну | 26 |
| форму ..................................... | |
| 8.3.2. Підготовка обробки | 27 |
| документа ................................................ ...........| |
|............. | |
| 8.3.3. Обробка | 28 |
| документа ................................................ ...........| |
|.................................. | |
| 8.4. Завдання що вирішуються системою маршрутизації та контролю | 29 |
| виконання ................. | |
| 8.4.1. Вільна | 30 |
| маршрутизація ................................................ .......| |
|............................. | |
| 8.4.2. Системи електронної | 30 |
| пошти ................................................ ...............| |
|................. | |
| 8.4.3. Вільна маршрутизація документів з контролем | 30 |
| виконання ................... | |
| 8.4.4. Маршрутизація документів за заздалегідь визначеними маршрутами з | |
| контролем виконання (жорстка | 31 |
| маршрутизація )............................................... .......| |
| .. | |
| 9. Два підходи до організації зберігання електронних | |
| документів ................................................ ..........| 33 |
|................................................. .............. | |
| 9.1. О | 33 |
| стандартах ................................................ ..........| |
|................................................. ... | |
| 10. Модель | 35 |
| документообігу ................................................ ....| |
|................................ | |
| 10.1. Еволюція | 37 |
| моделі ................................................ ..............| |
|...................................... | |
| 10.2. Модель і типи | 39 |
| власності ................................................ .......| |
|........................ | |
| 10.3. Що ж з усього цього | 40 |
| слід ?............................................... .............| |
|.................. | |
| 10.4. Один приклад з життя | 40 |
| підприємства ................................................ .........| |
|............ | |
| 11. Приклад побудови документообігу на основі програми | |
| Staffware ................................................ ...........| 42 |
|................................................. ...................| |
| 11.1. Архітектура | 42 |
| Staffware ................................................ ...........| |
|................................. | |
| 11.2. Можливості | 44 |
| установки ................................................ ...........| |
|.............................. | |
| 11.2.1. Опис | 44 |
| бізнес-процедур .............................................. .......| |
|............................ | |
| 11.2.2. | 45 |
| Конструктори ................................................ ........| |
|............................................... | |
| 11.2.3. | 47 |
| Дії ................................................ ........| |
|.............................................. | |
| 11.3. Взаємодія із зовнішнім | 48 |
| світом ................................................ ...............| |
|........ | |
| 12. Проблеми впровадження систем електронного | 50 |
| документообігу .............. | |
| 12.1. Проблема | 50 |
| інформованості ................................................ ... | |
|........................... | |
| 12.2. Організаційні | 50 |
| проблеми ................................................ ............| |
|...................... | |
| 12.3. Психологічні | 50 |
| проблеми ................................................ ............| |
|....................... | |
| 12.4. Проблема | 51 |
| кадрів ................................................ ..............| |
|....................................... | |
| 12.5. Робити самим або використовувати готові | 51 |
| системи ?............................................ | |
| Висновок ................................................ ..........| 53 |
|................................................. .............. | |
Введення
Метою даного дипломного проекту є розгляд основнихпринципів і рішень в розробках систем комп'ютерного ведення документів.
Технології та методи які будуть розглянуті коштують досить дорого ірозраховані в основному для великих організацій, тому що як показуєпрактика великим організаціям досить важко визначитися у виборі потрібноїмоделі документообігу. Ця робота повинна допомогти сореінтіроватьсямайбутнім користувачам у виборі пропонованих продуктів і технологій дляподальшого їх ефективного використання та отримання максимальної вигоди.
Для цього будуть розглянуті головні складові при побудові та впровадженнісистеми автоматичного документообігу та наведено приклади.
Виходячи з сучасних вимог, що пред'являються до якості роботиорганізацій, не можна не відзначити, що ефективна робота його цілком залежитьвід рівня оснащення офісу компанії електронним обладнанням, таким, яккомп'ютери, програмним забезпеченням, засобами зв'язку, копіювальнимипристроями.
У цьому ряді особливе місце займають бази даних та інше програмнезабезпечення, пов'язане з їх використанням як інструмент дляділоводства та раціоналізації фінансового праці. Їх використаннядозволяє скоротити час, необхідний на підготовку конкретних маркетинговихі виробничих проектів, зменшити непродуктивні витрати при їхреалізації, виключити можливість появи помилок в підготовцібухгалтерської, технологічної та інших видів документації, що дає длямалого підприємства прямий економічний ефект.
Зрозуміло, для розкриття всіх потенційних можливостей необхіднозастосовувати в роботі комплекс програмних і апаратних засобів максимальновідповідний поставленим завданням. Тому в даний час великапотреба різних організацій у комп'ютерних програмах, що підтримуютьі погоджують роботу управлінського і фінансового ланок компанії, атакож в інформації про способи оптимального використання наявного укомпанії комп'ютерного обладнання.
1. Концепція побудови систем автоматизації документообігу
Документ є основним способом представлення інформації, наоснові якої функціонує будь-яке підприємство. Інформація буваєструктурована, що припускає, що за її зберігання і управління відповідаютьбази даних і прикладні інформаційні системи, і неструктурована --просто документи. Причому може існувати однозначна залежність міжструктурованими і неструктурованими документами, наприклад накладнана відпуск товару і транзакція в прикладній інформаційній системі просписання товару зі складу, причому тільки накладна має юридичну силу ввідміну від транзакції в базі даних. Сьогодні прийшло розуміння необхідностіавтоматизації зберігання і обробки неструктурованої інформації, тому щоїї обсяги такі, що обробляти її вручну вже не представляєтьсяможливим. Однак підходи та концепції побудови систем, призначенихдля автоматизації документообігу мають деякі відмінності. У данійроботі представлено опис концепції, яку можна взяти на озброєннякомпаніям, що мають достатній досвід автоматизації документообігу ворганізаціях різних форм власності.
Резерви підвищення загальної ефективності підприємства лежать у зменшеннівартості зберігання інформації. За рахунок скорочення площ, на якихзберігається інформація; знищення малоефективних паперових документів; більшекомпактного збереження паперових документів; перенесення паперових архівів у більшдешеві за вартістю зберігання, віддалені місця, наприклад за місто;збільшення швидкості пошуку і доступу до необхідних документів.
Існують оцінки, що до 90% часу співробітників витрачається на такзвану що забезпечує функції, а саме на пошук необхідних для роботидокументів. Це проблема посилюється при колективному використаннідокументів, коли треба знайти документи, створені іншим співробітником, інарешті, вона стає практично нездійсненним в тому випадку, якщоорганізація є територіально-розподіленою. Відповідноіснує можливість практично на порядок підвищити ефективністьспівробітників; скоротити витрати на копіювання, канцелярське приладдяі т. п; скоротити час на передачу документів між виконавцями.
Крім того, важливо відзначити ще й фактор підвищення безпекипри роботі з документами - організація глибокої системи захисту документів,в залежності від операцій і користувачів, що дозволяє захистити документи віднесанкціонованого доступу. Крім того, запис всіх операцій з документівдозволяє відновити всю історію дій з ними.
2. Історія розвитку систем документообігу
Системи документообігу беруть свій початок в кінці минулого століття зпоявою фотоапарата, коли стало можливо створювати зменшені копіїдокументів. Шпигунські технології були конверсіровани і стали застосовуватисядля створення мікрографіческіх архівів документів. Мікрофіш дала реальний,якісний прорив у вартості зберігання і копіювання документів, але зточки зору швидкості пошуку і колективного використання документів всезалишилося на рівні паперових документів. Поява комп'ютерних систем зколективним доступом дозволило досягти прориву і в цих областях.
Відбулася трансформація від мікрографіческіх документів до електроннихобразів паперових документів, від мікрографіческіх систем до так званихimaging-систем. Розширена система пошуку, можливість отримувати доступ доодному з документом декільком користувачам одночасно, можливістьвіддаленої і розподіленої роботи при збереженні незначної вартостізберігання і копіювання інформації зумовило тенденцію замінимікрографіческіх документів на електронні. З плином часу ускладнювалосяобладнання та програмне забезпечення, з'являлися все більш швидкісні іневибагливі до якості паперового документа сканери, спеціальні плати,що дозволяють прискорити процес друку, перегляду та сканування образівдокументів, з'явилися оптичні та магнітооптичні роботизованібібліотеки. Imaging-системи дали поштовх для розвитку систем розпізнаваннямашинописних і рукописних символів, тоді ж з'явилися перші workflow -системи, призначені для організації процесу введення паперових документівв систему зберігання. Надалі workflow-системи були поширені наофісну діяльність підприємств.
На початку 90-х років з'явився новий клас систем, призначених дляуправління електронними документами, відмінними від їх образів. В основномуце були файли текстових редакторів і запити на такого роду рішення восновному приходили від федеральних агенств та юридичних компаній. Такз'явився новий клас систем, названий системами управління документами.
Розвиток функціональності, додавання функцій роботи з образами документівпризвело до того, що сучасні системи управління документами перекриваютьза функціональністю imaging-системи при приблизно в два рази меншоювартості. Крім функцій зберігання і пошуку, притаманних imaging-систем, всистемах управління документами з'явилися функції контролю життєвого циклудокумента - на відміну від своїх попередників, системи управліннядокументами призначені для роботи з динамічними документами.
3. Що є документ?
Документ - слабкоструктурованих сукупність блоків або об'єктівінформації, зрозуміла людині. У загальному випадку обійтися без документів покине можна. Усне мовлення дозволяє прискорити процес передачі інформації, алепідвищує ступінь невизначеності. З іншого боку, не слід і зайвофетішізіровать документ, називаючи його інтегруючим ланкою в роботікорпорації. Сам по собі документ, незалежно від того, звичайна чи це папірабо електронний бланк, проблем корпорації не вирішує - первинні бізнес -процеси і чіткий контроль за виконанням проектом.
Бюрократична технологія - це технологія взаємодії людей,служб і підрозділів всередині і поза організацією. Не буде технології --виникне анархія. Якщо працівник не знає що йому треба робити, він робитьте, що вважає за потрібне, а не те, що вимагає той чи інший бізнес-процеспідприємства. Сама бюрократія неминуча, небезпеку становить відривреальних цілей підприємства від роботи поточної системи документообігу.
Власне документообіг може бути двох типів:
. універсальний - автоматизує існуючі інформаційні потоки слабкоструктурованих інформації. Справедливо було б його називати аморфним або безладним документообігом;
. операційний - орієнтований на роботу з документами, що містять операційну атрибутику, разом з якою ведеться слабкоструктурованих інформація.
Крім власне документів важливий ще регламент роботи з ними. Будь-якийдосвідчений менеджер може підтвердити, що робота не за регламентом часомзабирає набагато більше часу, ніж власне виробничадіяльність. Дублювання документів, їх втрата, нав'язливий спосіб їхрозповсюдження, а також заплутаний порядок їх проходження можутьістотно ускладнити роботу, підвищивши ймовірність допущення помилкивнаслідок, наприклад, втрати потрібної інформації. Якщо врахувати, що сьогодні, вперіод конкуренції і активної боротьби за ринки збуту, помилки в діяльностікорпорації можуть істотно позначитися на фінансових результатах їїдіяльності і навіть призвести до банкрутства те, як то кажуть "краще дварази спітніти, ніж один раз покритися інеєм ". У цьому сенсі сучаснаситуація мало чим відрізняється від атмосфери, що панувала в режимних поштовихящиках. Одним з методів були моралі типу "так робити не можна", протещо склалася сьогодні етика і щодо доброзичлива атмосфера вкомпаніях не завжди узгоджується з застосуванням часом грубих методівнавчання. Вихід може бути тільки один - встановлення і дотриманнярегламенту роботи для кожного співробітника, що цілком реально сьогодні приорганічному впровадженні систем автоматизації з урахуванням бізнес - процесівпідприємства.
Практично на всіх підприємствах і у всіх організаціях існуютьканцелярії. Їхня назва варіюється - це може быть загальний відділ,управління діловодства і т. д., але найголовніше - суть даногопідрозділу залишається однаковою на всіх підприємствах незалежно відназви. Основне завдання, яке виконує даний підрозділ, - цереєстрація всіх вхідних документів та контроль за їх виконанням. Крімцентрального документообігу великого підприємства існуютьспеціалізовані документообіг у підрозділах підприємства, у відділахспеціалізованого діловодства і т.д. Незважаючи на спільність підходівдо автоматизації системи документообігу на кожному підприємстві,спеціалізуються на своєму конкретному бізнесі, є певнаспецифіка, без урахування якої важко реалізувати і впровадити оптимальнерішення.
Типів документів, що використовуються в роботі підприємства, досить багато
- На окремих підприємствах їх число доходить до 500-600. У той же час, зточки зору канцелярії, основних типів документів буває досить небагато --всього три:
. Вхідні. Це документи від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, причому в заздалегідь визначені терміни.
. Вихідні. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на відповідні вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готуватися на основі внутрішніх документів підприємства. Невелика кількість вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів, наприклад запити в сторонні організації на зразок: "Прошу дати довідку з питання ... у термін до ...".
. Внутрішні. Дані документи використовуються для організації роботи підприємства. Зокрема, за загальними правилами діловодства єдиний спосіб відправити запит, лист або матеріали в зовнішню організацію - це направити внутрішній документ у канцелярію, де його перетворять у вихідний і відправлять до сторонню організацію.
Документи кожного з цих типів можуть бути достатні різноманітні:листи, розпорядження, циркулярні вказівки і т.п. Перш за все всідокументи, що проходять через канцелярію, володіють унікальним реєстраційнимномером. Іноді для вхідних документів використовується однозначна їхнумерація що виходить за номерами: контрагент, номер вихідного у контрагента,дата випуску документа. Всі унікальні номери повинні проставлятися системоюавтоматично.
Атрибути документів у кожного замовника свої, характерні тільки длянього. У той же час можна виділити спільну частину атрибутів, якізустрічаються практично у всіх партнерів. До загальних можна віднести:
. Реєстраційний номер документа - однозначно дозволяє послатися на документ, який пройшов через канцелярію. Структура реєстраційного номера визначається в кожній організації самостійно.
. Джерело документа (контрагент) - вказує на джерело одержання документа. Для вхідних документів це стороннє підприємство, для внутрішніх і вихідних документів це чи підрозділ або конкретну особу з керівництва підприємства.
. Відповідальний виконавець документа - вказує працівника, якому доручено виконання даного документа або який розробив документ
(для вихідних і внутрішніх). Виконавець документа завжди тільки один.
У конкретних організаціях атрибути можуть носити різні найменуванняабо додаватися додатковими атрибутами, часто великою кількістю. Ценакладає досить жорстку вимогу на систему автоматизаціїдіяльності загального відділу - бути легко настроюється на різні системикласифікації документів.
3.1. Взаємозв'язку документів
Всі документи, що проходять через канцелярію, є пов'язанимидокументами, у тому сенсі, що більшість з них посилається на інші.
Найбільш типовий випадок - вхідний документ, який практично завждипороджує відповідний йому вихідний.
Без зв'язків як таких можуть з'являтися тільки внутрішні і вхіднідокументи. Причому вхідні документи можуть мати зв'язки як на вихідні,які викликають їх появу, так і на інші входять. Всі документипов'язані як в системі управління документами, так і в системі контролювиконання - як що належать одній роботі. У цьому сенсі тутспостерігається деяке дублювання зв'язків. Зв'язки в більшості випадківнаправлені за принципом: "головний-підлеглий". Іноді зустрічаютьсяненаправлення зв'язку, які об'єднують споріднені документи, присвяченіодного питання.
3.2. Дещо з практики роботи канцелярії
Перейдемо тепер від статики до динаміки документів - разом з самимидокументами розглянемо процеси їх обробки. Основним процесом канцеляріїє проходження по підприємству вхідних документів (малюнок 1).
Канцелярія відповідає за терміни виконання вхідних документів - перевіряє хтоі коли затримав виконання документа. При цьому існує два основнихмаршруту проходження документа: безпосередньо виконавцю і на прийняттярішення до центрального апарату.
Малюнок 1.
Процес прямої обробки вхідного документа.
Причому другий маршрут означає те, що майже напевно цей документбуде поставлено на контроль. У той же час не слід плутати з другиммаршрутом документи, що надходять на виконання до центрального апаратупідприємства (наприклад, якщо на циркулярному листі стоїть "Директорампідприємств ..."). Такі документи характеризуються тим, що відповідальнимвиконавцем для них є один з директорів підприємства (або їхзаступників).
Значна частина проблем канцелярії виникає через те, що воназобов'язана контролювати тільки відповідальних виконавців, а не повнуланцюжок обробки документа. Повна ланцюжок контролюється на рівні системорганізації документообігу відділу або на рівні спеціальногоділоводства. Тільки такий повний контроль забезпечує стійкеуправління організацією. Створення такої системи наскрізного контролювиконавської дисципліни неможливо без використання засобівавтоматизації обробки документів і контролю виконання.
Спробуємо тепер оцінити обсяги документообігу. Наприклад, черезканцелярію центрального офісу одного з великих банків за рік проходить: 16тис. одиниць вхідних документів (крім цього, ще близько 8 тис.документів надходять децентралізовано в підрозділи банку), 25 тис.листів громадян, 24 тис. одиниць вихідних документів. При цьому список данихдокументів безпосередньо в канцелярії зберігається протягом 3 років для 90%документів, а що залишилися 10% - 5 років. Тексти документів зберігаються в архівномувідділі канцелярії до кінця поточного року, далі вони передаються до архіву надовгострокове зберігання. Передача документів на архівне зберігання можездійснюватися і більш дрібними порціями, кілька разів на рік. Розрахуємонеобхідні обсяги бази даних для зберігання таких обсягів документів.
Картка документа займає приблизно 2 Кбайт, ще 1 Кбайт займаєіндекс. Таким чином, для одного документа на диску потрібно 3 Кбайт.
Зважаючи на те, що велика організація має потік порядку 50-100 тис.документів на рік і картка документа зберігається протягом 3 років, то длязберігання 150-300 тис. документів потрібно приблизно від 0,5 до 1 Мбайтпам'яті на диску.
Основним результатом роботи канцелярії є звіти, які вонанадає керівництву про потік документів на підприємстві. Звітиумовно можна розділити на дві великі групи.
. Оперативні. Виводяться щодня або щотижня. Основне їхнє призначення - отримати об'єктивну картину інформації для оперативного управління.
. Аналітичні. Вони служать для аналізу загальної картини документообігу на підприємстві. Типові періоди виведення звітів даної групи - місяць, квартал, півріччя, рік.
4. Що таке документообіг?
Визначимося спочатку з тим, що такий документ - це якась відокремленачастина інформації представлена на певному носії. Як правило,документи розрізняються за типами носіїв інформації, (малюнок 2). Іосновні резерви підвищення ефективності роботи з документами лежать самев типах носіїв. Якщо не говорити про клинопису на камені, написах напарканах і тому подібне, то можна виділити три головних типи носіївінформації.
Малюнок 2.
Типи документів та їх взаємодія.
. Папір.
. Мікрофіші (практично те ж саме, що й папір з точки зору пошуку необхідного документа, але займають менше місця (до 72 сторінок на одній мікрофіш), відповідно менше вартість копіювання інформації) можуть бути більш тісно інтегровані з електронними засобами і доступні по комп'ютерній мережі.
. Електронні носії інформації, які також всередині себе можна розподілити на ряд підтипів (жорсткі диски, оптичні диски, магнітооптичні диски і т. д.). Крім того, для електронних документів важливий формат, в якому вони збережені на електронному носії інформації.
Очевидно, що один і той же документ може існувати в різнихіпостасях на різних носіях інформації і переходити з одного носіяна іншій. Застосування того чи іншого носія інформації визначаєтьсянаступними факторами.
4.1. Вартість зберігання інформації
-прямо пропорційна кількості документів і вартості зберіганняодного документа. Дуже часто наводиться не для однієї сторінки документа,що було б очевидно для паперових документів, а до одного мегабайту збереженоїінформації.
4.2. Вартість (час) пошуку необхідної інформації
- визначається системою індексації документів. У тому випадку, якщосистема індексації відсутній, то швидкість пошуку також прямопропорційна кількості збережених документів. Застосування простої системиіндексації (шафи, папки і т.д.) дозволяє збільшити швидкість пошуку.
Застосування системи повнотекстового пошуку, коли документ можна знайти забудь-якому слову, що міститься в даному документі, дозволяє різко збільшитишвидкість пошуку, але треба пам'ятати, що повнотекстовий пошук доступний тількидля електронних документів.
4.3. Вартість колективного використання інформації
- визначає кількість копій документа, необхідних для колективноговикористання при одночасному доступі.
4.4. Вартість (час) передачі документа від одного робочого місця доіншому
Електронні документи, в порівнянні з паперовими, представляють такий жепрорив, як, свого часу, друковані документи в порівнянні з рукописними.
Тому в останнє десятиліття спостерігається однозначна і стійкатенденція переходу від паперових і мікрографіческіх документів до електронних.
За даними дослідницьких компаній, загальна частка електронних документівпостійно зростає і досягне до 2001 року 60%. Тому надалі мибудемо говорити про вирішення завдань електронного документообігу - перш за вседля електронних документів, не забуваючи про те, що система повинна намагатисявирішувати змішані задачі і керувати паперовими і мікрографіческімідокументами.
5. Основи організації документообігу
Перерахуємо тепер основні принципи організації стійкого ікерованого документообігу для організації. Усі вони викладені влітературі і відомі практично будь-якому керівному працівникові, але, якпоказує практика, вони досить часто порушуються.
Основним принципом документообігу є те, що ні в кого неіснує локальних архівів документів. Будь-який вхідний документ, нещо потрапив у загальний архів документів, є потенційним клієнтом наневиконання. В організації є відповідна служба, а самеканцелярія, яка відповідає за проходження документів. Документи, невраховані в канцелярії, втрачаються найчастіше.
В організації повинен існувати тільки один канал надходженнявхідних документів. Навіть якщо прийом документів побудований за розподіленоїсхемою, то це зроблено лише для підвищення швидкості обробки документів.
Всі такі підрозділи миттєво надають інформацію до канцелярії.
Можна розглядати, що такі віддалені пункти реєстрації документівє підрозділами канцелярії.
Для повноти картини система документообігу на підприємстві не повинназакінчуватися на відповідальних виконавців - система автоматизації неповинна замикатися лише на канцелярії, а повинна мати продовження всистемах управління документообігом підрозділів підприємства.
Канцелярія великого підприємства є центром документообігу, алена ній документообіг не закінчується. Вона тісно пов'язана здокументообігом підрозділів підприємства, з системами підтримки прийняттярішень і з архівом підприємства. У загальному випадку можна розглядати системуавтоматизації документообігу організації як центральну, що здійснюєкоординацію інших підсистем документообігу, своєрідного ядрасистеми автоматизації виробничої діяльності підприємства.
На одному рівні з канцелярією варто архів підприємства, який служитьдля накопичення документів довгострокового зберігання і їх пошуку.
5.1. Канцелярія і архів організації
Всі документи, що проходять через канцелярію, потрапляють до архівуорганізації, структура якого визначається поточними правилами веденняархівів (малюнок 3). Всі документи поділяються на справи. Одна справаоб'єднує всі документи за один рік роботи підприємства з того чи іншогопункту номенклатури справ організації. Для великих справ вводяться декількатомів. Пошук інформації здійснюється як по атрибутах справ та томів, так іпо атрибутах документів.
Малюнок 3.
Структура архіву організації.
Справи до архіву передаються з канцелярії або окремо (по томів), абоповністю по закінченню року. У будь-якому випадку в кінці року справа закривається.
При цьому перевіряються повний перелік документів у справі, їх розбивка потомів. Після цього готується опис справ, в якій вказується список справ
(за їх найменуванням), кількість томів у справі, кількість сторінок у кожномутомі. Після складання опису справ за конкретний рік вони вступають назберігання.
Строки зберігання для різних позицій номенклатури різні. Типові термінизберігання документів у великій організації: 1, 3 роки і 5, 10, 30, 50, 75років. Після закінчення терміну зберігання справу з архіву підприємства передаєтьсяна зберігання в державний архів. Для приватних компаній після закінченнятерміну зберігання справи знищуються. І той і інший процес оформляєтьсявідповідними актами. Справи до архіву або на знищення надходять якєдине ціле - на відміну від процесу формування архівних справ, запускаєтьсявідповідна операція для всіх томів справи.
5.2. Канцелярія і документообіг рівня відділу
Документообіг на підприємстві не закінчується тільки канцелярією.
Мало того, він тільки починається в канцелярії, а основна частинадокументообігу проходить через підрозділи організації. На рівніпідрозділів система автоматизації документообігу повинна дозволяти вестивнутрішній документообіг і передавати справи до канцелярії і, можливо, вінші підрозділи підприємства. Документообіг рівня відділу відрізняєтьсявід документообігу рівня підрозділи тим, що справи вільно ходять врамках підрозділу. Переходи справ між відділами всередині одногопідрозділи не реєструються, але вихід справи за рамки відділу повиненвідстежуватися і реєструватися на рівні відділу. Вимога до системиавтоматизації документообігу рівня відділу - простота використання та їїорганічне злиття з засобами розробки документів: текстовимипроцесорами, електронними таблицями і т. д.
6. Психологія документообігу
Метою нормального документообігу має бути забезпечення органічноюроботи не тільки усередині корпорації, а й злагодженої взаємодії з ужеіснуючими інформаційними системами підприємства. По суті,документообіг - це сплав зі сховища фактів і повнотекстових джерелінформації, а також регламенту рухи всього цього господарства.
Залежно від відправну точку можна виділити три різні напрямиавтоматизації документообігу:
. від бази даних фактографічної інформації;
. від повнотекстових джерел інформації;
. від регламентів ходіння документів.
Для кожного напряму є свої інструментальні засоби: СУБД,архіви і сховища (в тому числі й електронні), поштові системи, текстовіпроцесори, що працюють у розподіленому режимі. Однак чи рух покожному з цих напрямків окремо вплинути на саму суть роботипідприємства, а також допомогти замовнику дійсно впорядкувати роботу?
Відповідь - ні. Аналіз діяльності великого долічества підприємств показав,що побудова системи діловодства має здійснюватися на основіпросторової моделі, що інтегрує всі три напрямки або осі.
однобоке рух тільки по одному напрямку, ігнорування бізнеспроцесів, захоплення автоматизацією заради неї самої може привести до дуженебажаних наслідків. Зараз 80% документів виявляєтьсянезатребуваними - навіть потрібні документи часто містять недостовірну інеактуальну інформацію, не кажучи вже про те, що регламент їх руху невитримує жодної критики. Що відбудеться, якщо таким підприємствамвстановити системи автоматизації документообігу? Вони без будь-якої користібудуть поглинені корпорацією: кожна служба почне обгрунтовувати своюпотрібність і важливість - все залишиться, як раніше, проте, враховуючи, що як -ніяк впроваджена автоматизація, яка дозволяє підсилити міць ручної підготовкидокументів, то їх, в таких умовах, стане просто більше. Якщо, наприклад,раніше організація вручну випускала п'ять документів у відділі у день, тотепер, взявши на озброєння систему автоматизації, буде випускати їх вже
40. Причому, якщо раніше в цих п'яти містилося 50% непотрібної інформації, тов нових сорока буде вже 80% "шуму". Для зберігання цих документів, а заодноі купи непотрібної інформації, використовуватимуться сучаснімультімегабайтние масиви, працювати відмовостійкі системи, мережевийтрафік постійно стане балансувати на межі можливостей пропускноїздатності мережі і т. п. Колишній показник - 80%, - внаслідокзначного зростання потоку документів, в якому буде тонути потрібнаінформація, перетвориться вже в 90%.
Один зі способів уникнути всього цього - побудувати модель системидокументообігу для конкретного бізнесу і позиціонувати в ній своєпідприємство.
7. Загальні вимоги до системи документообігу
Спочатку розглянемо загальні вимоги до системи електронногодокументообігу.
7.1. Масштабованість
Бажано, щоб система документообігу могла підтримувати якп'ять, так і п'ять тисяч користувачів, і здатність системи нарощувати своюпотужність визначалося тільки потужністю відповідного апаратногозабезпечення. Виконання такої вимоги може бути забезпечено за допомогоюпідтримки індустріальних серверів баз даних виробництва таких компаній,як Sybase, Oracle, Informix та ін, які існують практично на всіхможливих програмно-апаратних платформах, тим самим забезпечуючи самийширокий спектр продуктивності.
7.2 Розподіленість
Основні проблеми при роботі з документами виникають в територіально -розподілених організаціях, тому архітектура систем документообігуповинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків. Причомурозподілені площадки можуть об'єднуватися найрізноманітнішими пошвидкості і якості каналами зв'язку. Також архітектура системи повиннапідтримувати взаємодію з віддаленими користувачами.
7.3. Модульність
Цілком можливо, що замовникові може не знадобитися відразу в
