МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І

ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Уфимская ДЕРЖАВНИЙ АВІАЦІЙНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

КАФЕДРА ІНФОРМАТИКИ

СТВОРЕННЯ БАЗИ ДАНИХ В інтегрованих ПАКЕТ WORKS.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА ДО КУРСОВОЇ РОБОТИ З ДИСЦИПЛІНИ "ІНФОРМАТИКА»

ГРУПА __________

СТУДЕНТ __________ ____________ ____________________________

(підпис) (дата)

(прізвище І.О.)

КОНСУЛЬТАНТ__________ ____________ ____________________________

ВЗЯВ __________ ____________ ____________________________

____________

(оцінка)

УФА 2001

ЗМІСТ

I. Введеніе______________________________3

II. База данних___________________________5

Створення бази данних._____________________5

Режим форми.____________________________8

Дизайн форми.____________________________9

Режим табліци.___________________________10

Пошук данних.____________________________11

Сортування данних._______________________13

Формули.________________________________14

Виделеніе._______________________________15

Створення звіту на основі бази данних.______17

Збереження бази данних.___________________21

III. Контрольні вопроси.__________________22

IIII. Список використаної літератури.______23

Введення.

Операційна система MS Windows - одна з найпопулярніших програмнихпродуктів нашого часу. Найбільш поширеними версіями в данийчас є Windows 3.11, Windows 95, Windows NT.

Ці операційні системи забезпечують зручне взаємодія міжкористувачем і прикладними програмами, такими як Word, Excel, Access,
Works та ін Система MS Works може бути встановлена на будь-який з них.

Система Microsoft Works для Windows являє собою набірвисокопродуктивних прикладних програм, що дозволяють швидко виконуватина професійному рівні будь-яку роботу в офісі, навчальному закладі абобудинку.

Вперше MS Works 2.0 з'явилася як програма для операційної системи
MS-DOS і надавала користувачеві простий символьний інтерфейс якийхоча й дозволяв будувати електронні таблиці, але не пропонував серйознихвідмінностей і поліпшень в порівнянні з аналогічними електронними таблицямиінших виробників, наприклад SuperCalc або Lotus 1-2-3, текстовийпроцесор не відрізнявся від Lexicon або Foton, які були навіть краще, такяк є вітчизняною розробкою і не вимагають русифікації. Базаданих Works не давала того зручності та потужності в обробці однотипнихзаписів як dBase або FoxPro.

І тільки з появою графічної оболонки MS Windows 3.x і випускомдля неї Works 3.0 стали чітко видно ті переваги які давалаінтеграція трьох різних компонентів в одній програмі. Тобто Worksзабезпечує повний набір функцій для щоденної роботи звичайногокористувачеві при економії коштів на купівлю (1 програма замість 3) ізусиль на вивчення і інтеграцію трьох інших програм.

Подальшим розвитком продукту стала версія MS Works 4.0 для Windows 95яка має цікаві нововведення і сучасний дизайн, але в той же часістотно не відрізняється від попередньої версії.

Нова версія включає в себе підтримку засобів нової операційноїсистеми, таких як довгі імена файлів і багатозадачність звитісненням. Продукт дозволяє використовувати OLE 2.0. Він швидше працює імає нові компоненти Wizard (або майстра, всього їх стало більше 30).
Microsoft намагалася стерти кордони між модулями: всі вони єкомпонентами документоорієнтовані обробки під Windows 95.

Самостійними компонентами системи Works, які можутьвикористовуватися разом або роздільно, є текстовий процесор,електронна таблиця з висновком діаграм, база даних з висновком звітів ісистема зв'язку.

Під час роботи з іншими прикладними програмами, багато з них такожможуть бути використані спільно з Works для створення або доповненнядокументів.

Кожна зі складових системи Works є замкнутим додатком,яке може працювати спільно з будь-якими іншими компонентами. Цеозначає, що одні й ті самі дані можуть використовуватися різними компонентамиі немає необхідності їх повторного введення. При цьому не тільки економитьсячас, але і виключається можливість помилок при наборі. Більше того, можливовикористання даних з інших прикладних програм і навіть створеннябезпосередньо всередині документа Works малюнків, діаграм та таблиць надопомогою інших засобів Works або інших прикладних програм.

База даних

Створення бази даних будемо розглядати на прикладі телефонногодовідника.

Система управління базами даних - це програма для зберігання івикористання різної інформації.

База даних - це інформація, що зберігається в окремому файлі.

Бази даних використовуються для створення, обробки та зберігання списківклієнтів, товарів та іншої інформації. Інформація в базі даних впорядкованаза записами та полями.

Створення бази даних.

Запис - це вся інформація про клієнта, товар, подію тощо
Окремий самостійний елемент запису (наприклад, прізвище або адреса)називається полем. Поля можуть містити текст, числа, дати або формули.
Кожен запис бази даних містить один і той же набір полів. База данихможе містити до 32,000 записів; кожен запис може містити до 256полів.

Існують два режими роботи з базою даних: режим форми і режимтаблиці.

Режим таблиці.

Режим форми.

В режимі форми користувач переглядає і вводить інформацію в базуданих по одному запису за раз, як при роботі з друкованими бланками. Длястворення форми слід ввести імена полів. Кожному полю повинно бутиприсвоєно унікальне ім'я. Наприклад, одного поля можна присвоїти ім'я
"Прізвище", а іншому - "Адреса".

Крім того, форма може містити заголовки та іншу інформацію.
Наприклад, у формі можна розмістити підпису: інструкції, описи абоприклади правильно введених значень.

У режимі таблиці користувач переглядає і вводить інформацію утаблицю, що представляє собою сітку стовпців і рядків, схожу наелектронну таблицю. Кожен рядок є записом, а кожна колонка --полем.

Для створення поля слід присвоїти ім'я пустому полю. Кожному полюповинно бути присвоєно унікальне ім'я. Наприклад, одному полю можна привласнитиім'я "Прізвище", а іншому - "Адреса".

Програма баз даних системи MS Works дозволяє створювати Гази данихяк за допомогою форми, так і за допомогою таблиці.

Щоб у якості робочого поля мати таблицю, треба натиснути кнопку:

Щоб повернутися в режим роботи з формою треба натиснути кнопку:

Частина панелі інструментів однакова для всіх програм MS Works

Розглянемо призначення групи кнопок, які відносяться тільки допрограмі баз даних:

Режим таблиці

Режим форми

Дизайн форми

Створення звіту

Вставити запис

Фільтри

Режим форми.

В режимі форми для швидкого переміщення від одного запису до іншоїможна використовувати кнопки переміщення курсора, розташовані в лівому нижньомукутку вікна форми. Індикатор номера запису завжди показує номер поточноїзапису.

Щоб занести значення в полі, треба виділити область значень, клацнувшипо ній мишкою. Область виділиться чорним кольором. Після цього можна вноситидані.

Ім'я поля Виділена область значення поля

Під час занесення даних вони відображаються в області значення нуля і вобласті редагування. Після внесення значення в полі можна виділитиобласть значень наступного поля і вносити такі дані.

Так як дані вносяться через клавіатуру, то переходити від нуля до полязручно також за допомогою клавіатури. Для цього переходу використовується клавіша
Tab.

Після заповнення всіх полів, тобто після внесення всього запису, можнапереходити до наступної картці-запису.

Дизайн форми.

При бажанні можна змінити дизайн форми: змінити стан полів абопідписів, створити нові підписи, розмістити кольорові рамки навколо окремихелементів форми, змінити які використовуються для зображення всієї форми або їїокремих елементів кольори та візерунки і т.п.

Режим таблиці.

Для того, щоб записати ім'я поля, треба виділити стовпець, клацнувшимишкою по верхній комірці, призначеної для імені поля.

Після виділення поля в меню Формат треба вибрати закладку Поле ..., з'явиться діалогове вікно, в яке записується ім'я поля:

Таким же способом можна змінити ім'я поля.

Після занесення всіх імен полів можна приступити до занесення даних.
Дані заносяться у відповідні поля таблиці.

Пошук даних.

Важливою властивістю програми бази даних є швидкий автоматичний пошук необхідних даних.

Контекстний пошук. Контекстний пошук дозволяє знайти дані але якого-небудь тексту або частини тексту. Для такого пошуку і меню Правка треба вибрати рядок Знайти ..., з'явиться діалогове вікно:

У рядку Зразок записується текст чи частину тексту. за якої потрібно вести пошук. У нашому прикладі-це прізвище «Іванов». У відділі
Перевіряти встановлюється умова, перевіряти чи всі записи або тільки знайти чорну ліпшу запис у потрібному контексті. При виборі умови
Наступну буде знайдена і виведена на екран тільки один запис, та, яка була знайдена перша. При виборі умови Усі записи будуть знайдені і виведені на екран всі записи, що містять даний контекст.

Якщо в контексті не. відома одна буква, то її можна замінити знакомпитання (?). Наприклад, якщо потрібно знайти слово Тіпографная, то дляпошуку можна записати т? пографная.

Якщо в контексті не відомо кілька букв, то їх можна замінитисимволом зірочки (*). Наприклад, якщо потрібно знайти вираз П'ятдесятроків СРСР, то для пошуку можна записати Пстс * Ср

Якщо пошук здійснювався з режиму форми, то після закінчення пошуку вформі показується перша зустрінута запис із заданим контекстом.

У нижній правій рядку вікна програми вказаний номер цієї першого запису
(в представленому на зображенні прикладі це номер 1).

Якщо пошук вироблявся в режимі таблиці, то після закінчення пошукуіснуюча таблиця буде вилучена з екрана (тільки з екрану, в пам'яті воназалишається і дані не втрачаються), а на екран буде виведена таблиця ззнайденими записів.
Для того, щоб повернутися до режиму перегляду всіх записів, і в режиміформи, і в режимі таблиці треба в меню Правка вибрати рядок Показати всезапису.

Контекстний пошук у фрагменті. Якщо потрібно знайти контекст тільки в будь-якому фрагменті, наприклад, у полі, записи або діапазоні, то потрібний фрагмент треба виділити і виконати всі вищеописані дії для пошуку контексту.

Сортування даних.

Сортування - це зміна порядку записів для того, щоб упорядкуватидані по зростанню, зменшенням, але алфавітом.

MS Works дозволяє сортувати базу даних по одному, по двох чи по трьох полях.

Щоб здійснити сортування, треба в меню Вид вибрати рядок < br> Сортування записів ..., з'явиться діалогове вікно:

У падаючому меню 1-e поле треба вибрати поле, по якому будевироблятися сортування, а в умовах вибрати спосіб сортування - повисхідний чи спадний.

При необхідності можна вибрати друге або третє поле. Вибір полівповинен проводитися в послідовності, що відповідає важливостісортування даних. Наприклад, якщо потрібно відсортувати данібібліотечної бази за алфавітом за іменами авторів і по алфавіту поназвами творів кожного автора, то спочатку треба вибрати поле
Прізвище, а потім поле Вулиця. Дані будуть відсортовані таким чином, щоспочатку будуть записані прізвища громадянина, що починається на А, а всі вулиці,відносяться до цих прізвищ - за алфавітом, потім прізвище наступногогромадянина, також за абеткою і т.д.

Формули.

Формули в базі даних використовуються для заповнення поля однаковоюінформацією або значеннями, обчисленими з використанням значень іншихполів.

Після того як формула буде введена в поле, вона буде автоматичноскопійована в усі наявні записи, які не містять значення в цьомуполе.

Приклад: у полі СУМА обчислюємо суму осередків у полях r1, r2 і r3. Уосередку СУМА вводимо = (r1 + r2 + r3). У дужках також можуть бути іншіарифметичні операції.

Для того щоб замінити формулу в будь-якій клітинці бази даних,введіть замість неї потрібне числове або текстове значення. При введенніінформації в нову запис формула автоматично створює значення длявідповідного поля нового запису.

Значення формули не зображується в записі, у якої немає інших даних
Функція - це вбудована формула, яку можна використовувати в електроннійтаблиці або базі даних Microsoft Works для Windows. Система Works містить
76 вбудованих функцій, призначених для виконання різних обчислень.

Виділення.

Виділення - це спосіб вказати Works, яку саме інформацію слідобробити. Якщо користувач виділить який-небудь об'єкт в базі даних, тонаступна вибрана ним команда буде виконана над виділеним об'єктом.

Наприклад, перш ніж змінювати положення поля, необхідно йоговиділити. В режимі форми можна одночасно виділити декілька елементів уформі.

У такому разі наступна обрана користувачем команда будевиконана над кожним з виділених елементів. Наприклад, для того щобукласти в рамку кожне поле, можна виділити всі потрібні поля, а потімвибрати команду Рамка (см след. стр.),

та Works укладе в рамку кожне поле.

Крім того, можна виділити кілька елементів форми, а потім перемістити їх на нове місце. У режимі поля команди, які виконуються над цілими записами, виконуються над поточним записом. Наприклад, для того щоб видалити поточний запис, виберіть Видалити запис, натиснувши праву кнопку миші.

Створення звіту на основі бази даних.

Звіт - це роздрукована на папері база даних або її частина . Звітможе включати в себе не тільки базу даних, але і текст, підготовлений утекстовому редакторі, і таблицю або діаграму з електронних таблиць, а такожрізні ілюстрації.

Ми розглянемо найпростіший вид звіту, який складається тільки з базиданих.

У закладці Заголовок записується заголовок звіту.

У меню Поле: представлені всі поля, які є в базі. У меню Поля звіту: потрібно додати ті поля з бази, які треба включити до звіту. Якщо у звіті повинні бути всі поля, то треба натиснути кнопку Додати пес », і меню з'являться всі поля. Якщо в звіт треба включити тільки частину полів бази, то треба виділити потрібне поле в меню Поле:, клацнувши за назвою поля пахвою, потім натиснути на кнопку Додати », за це потрібне поле буде вставлено до звіту.

Якщо потрібно видалити нуля зі звіту, то треба натиснути кнопку Видалити все. Для видалення будь-якого одного поля треба його виділити в меню Поля звіту: і натиснути кнопку Видалити.

Далі йдуть Сортування, Групування, Фільтр. Коли поля звіту готові, в закладці Підсумки з'явиться діалогове вікно статистичних функцій звіту:

Можна вибрати вказані статистичні функції і розташуватирезультати обчислення або в один рядок, або під кожним стовпцем. Післянатискання кнопки Готово з'явиться інформаційне вікно, що повідомляє, що для перегляду звіту треба натиснути кнопку Переглянути.

Після натискання кнопки Скасування в цьому вікні з'явиться макет звіту:

Збереження бази даних.

Так як програма MS Works є інтегрованою програмою, багатофункції цієї програми однакові для всіх її елементів. Так, всі дії,пов'язані із записом, читанням файлів, однакові як у текстовому процесорі,так і в електронних таблицях і базах даних.

Робота з остаточним варіантом документа в текстовому процесорі,електронних таблицях і базах даних також організована однаковим чином.
Тому загальні прийоми роботи з файлами і документами виділені в окремуголову.

Щоб документ, електронну таблицю або базу даних записати на диск ввигляді файлу, в меню Файл можна вибрати рядок Зберегти як ... З'явиться наступне діалогове вікно:

У віконці Файл треба записати ім'я файлу (не більше восьми символів). Якщопотрібно змінити каталог або дисковод, то це можна зробити за допомогоюменю Каталог і падаючого меню Диск.

База даних в середовищі MS Works записуються з розширенням. wdb

Контрольні питання.

1. В якому середовищі працює програма Ms Works 4.0?

2. Перерахуйте компоненти програми Ms Works 4.0.

3. Дайте визначення бази даних.

4. Як зберегти базу даних на диску в середовищі Ms Works?

5. У яких режимах можна створити базу даних у середовищі Ms Works?

6. Опишіть алгоритм створення рамки поля в табличному режимі в середовищі Ms Works

.

7. Як змінити дизайн форми?

8. Як створити звіт?

9. Як змінити ім'я поля?

10. Як створити нове поле?

Список використаної літератури.

Алферов А. П. «Інформатика для початківців користувачів»

--------- --------------< br>