Електронні таблиці Excel

Інформатика, програмування

Міністерство освіти України Українська академія банківської справи

кафедра вищої математики та економіко-математичних методів

Контрольна робота на тему:

«Табличний процесор

Microsoft Excel »

студента групи ЗФ-81

Рикуновой Т.А.

Здала: Рикунова Т.А.

Перевірив: Доцент, кандидат технічних наук Куицев С. В.

Суми 1999

«Той хто володіє інформацією-володіє Світом»

Введення

Суспільство не стоїть на місці. Вчорашній стереотип бухгалтера абоекономіста - нарукавники, рахунки і товстелезні книги обліку, канув у небуття. Назміну рахунками прийшли спочатку «залізний Фелікс», потім калькулятор, рахунковімашини та комп'ютер.

Важко собі уявити, що «вчорашня» амбарний книга, (та, що миназиваємо бухгалтерської) яку вів для себе напівграмотних купець, отак років
70 тому, змогла перетворитися в «розподілену базу даних» або т.зв.
«Транснаціональну головну бухгалтерську книгу» яку можуть одночасновести тисячі співробітників компанії, філії якої розкидані по всійпланеті.

Електронні таблиці, кому і навіщо вони потрібні

Щоб процвітати в будь-якому бізнесі необхідно чітке планування. Дляправильного планування потрібно мати точну, найсвіжішу і легку для читанняінформацію.

Наведемо дуже простий приклад для торгівлі. У магазині торгують сірникамилампочками і олівцями. Со склада щодня завозять однакове їхкількість. Лампочки та олівці розкуповуються а сірники залишаються. У ційситуації вигідніше було б скоротити закупівлю сірників і перерозподілитикошти на ходовий товар. Але якщо бухгалтерія в магазині ведеться звичайнимспособом, значить відомо про це стане лише в кінці місяця, післяскладання балансу. В наступному місяці картина продажів може змінитися. Уцій ситуації доводиться або закрити очі на те, що відбувається івідповідно втрачати прибуток, а також призначити людину, яка будещоденно складати звіт.

Тепер ускладнюємо приклад: магазин торгує товарами тисячі найменувань,їх завозять не щодня і не одночасно, товари мають сезонний попит,попит на них нерівномірний протягом тижня. Яка людина впоратися зцими численними але ..., і хто зможе проаналізувати звіти.

До того-ж у наш час дуже актуальним стає фактор «старінняінформації ». Якщо років п'ять тому ми спокійно могли користуватисяінфорамаціей місячної а то й квартальної давності, то сьогодні виписаний
Рахунок діє 3-10 днів, Прайс-лист дійсний протягом тижня, платіждоходить в будь-яку точку України за 1-2 робочих дні, ціни всіх угодвстановлюються в день укладення угоди, інформацію про товар можнаотримати практично негайно після «Internet», електронною поштою або факсом.

Хотілося б додати пару слів про удобочітаемості інформації. Якщо Ваш
Шеф зажадає інформацію наприклад про об'ємах продажів за поточний місяць, що
Ви йому понесете? Візьміть будь-які первинні документи або журнали приходу -витрати, і можете вважати, що ви на півдорозі до біржі праці. Але якщо Випринесете діаграму або графік продажів, на якому все з першого поглядуясно і зрозуміло, де кожен товар відзначений стовпчиком та ще нанесені кордонуприбутковості, можете готуватися до підвищення.

Виникає питання, де взяти цей графік або діаграму і найголовнішеде знайти робочий час, якого завжди не вистачає, щоб обрахувати всіці кілометрові стовпці і рядки чисел, та ще і щоб інформація була
«Сьогоднішній»?

Відповідь проста-Вам потрібен хороший комп'ютер і програмне забезпеченнякорпорації Microsoft, що дозволить виконати подібну роботу за 10-15хвилин.

Продукти фірми Microsoft

Безсумнівним лідером на ринку програмного забезпечення (ПЗ) насьогоднішній день є корпорація Microsoft. Якщо ви хоч раз сиділи закомп'ютером, значить ви працювали з ПЗ Microsoft. Згадайте MS-DOS, MS-
Windows 3.1, MS-Windows 95, MS-Word, MS-Excel, MS-Access, тощо. У всіхназвах зустрічається одна і та-ж абревіатура «MS» і позначає вона ніщо інше, як «Microsoft». Незважаючи на нападки критиків, ПЗ Microsoftнабуло статусу «Де факто». Його вивчають у школах та ВНЗ, його використовують убільшості організацій і на більшості персональних комп'ютерів. Удоказ можна навести лише один приклад - цей реферат такожнабраний у MS Word-97, на комп'ютері з встановленою операційною системою MS-
Windows 95.

Корпорація Microsoft намагається зробити так, щоб користувач придопомоги її ПО міг вирішити всі виникаючі перед нею проблеми. Причомурізні програмні продукти мають як-би «одна особа». Це дозволяєкористувачеві освоївши роботу наприклад в текстовому процесорі Word, впевненовідчувати себе в Excel, що значно скорочує час освоєнняпрограм. До того-ж ПЗ для бізнесу об'єднується в так званий пакет MS-
Offis. У нього зазвичай входять 3-4 взаємозалежних програмних оболонкидозволяють створювати, вести й обробляти будь-які документи та інформацію.
Причому інформація набрана наприклад в Excel може бути вільно перенесенау Word або навпаки.

Електронні таблиці Excel 7.0

Табличний процесор Excel фірми Microsoft призначений для введеннязберігання обрахунку і видачі великих обсягів даних у вигляді зручному для аналізуі сприйняття інформації. Всі дані зберігаються й обробляються у виглядіокремих або зв'язаних таблиць. Одна або декілька таблиць складає
«Робочу книгу», в цьому випадку таблиці називаються робочими аркушами цієїкниги. Листи можна видаляти додавати або переміщати з однієї робочої книгив іншу. Фізично на диску зберігається вся книга у вигляді окремого файлуз розширенням «xls».

Основні технічні характеристики

Технічні характеристики листів і книг

Технічні характеристики діаграм

Знайомство з Excel

Найпростіший спосіб познайомитися з MS-Excel це взяти сам Excel іспробувати ввести в таблицю якісь пробні дані. Візьмемо приклад змагазином:

| | A | B | C | D | E | F |
| 1 | Товар | Отримано | Продано | остатся | | |
| | | | | К | | |
| 2 | Лампочки | 10 | 8 | 2 | | |
| 3 | Олівець | 10 | 7 | 3 | | |
| | І | | | | | |
| 4 | Сірники | 10 | 2 | 8 | | |
| 5 | Разом: | 30 | 17 | 13 | | |

Так буде виглядати екран після закінчення роботи. Весь «фокус» полягаєв тому, що Ви не заповнюєте ті поля які можна розрахувати а вводитетільки первинну інформацію, в даному випадку стовпці «Товар», «Отримано», і
«Продано» а всі підрахунки виконує програма. Насправді, щоб вашатаблиця виглядала так як показано вище Ви повинні ввести наступне:
| | A | B | C | D | E | F |
| 1 | Товар | Отримано | Продано | Залишок | | |
| 2 | Лампочки | 10 | 8 | = B2-C2 | | |
| 3 | Олівець | 10 | 7 | = B3-C3 | | |
| | І | | | | | |
| 4 | Сірники | 10 | 2 | = B4-C4 | | |
| 5 | Разом: | = CУMM (В2: B4) | = CУMM (C2: C4) | = CУMM (D2: D4) | | |

Правило перше: Будь-яку клітинку можна адресувати, як літеру стовпця іцифру рядка. Наприклад, у нашій таблиці у клітинці A4 знаходиться текст
«Сірники».

Правило друге: Всі обчислювані поля в Excel починаються зі знакарівності, цей знак повідомляє програмі, що в даній комірці необхідновивести не те що в неї введено а результат дії.

Грунтуючись на цих двох правилах ми можемо зробити висновок, що в комірці
D2, буде виведена різниця комірок В2 і С2 і відповідно при введенні 10 -
8 = 2.

Основний зміст таблиць Excel полягає у тому, що один раз склавши формиі ввівши їх в необхідні комірки, ми надалі тільки змінюємо дані, авсі розрахунки лежать на програмі. Це багато в першу заощаджує час і в другому
«Машина не робить помилок». При цьому в будь-який час ми можемо відредагуватиформули і тим самим змінити порядок розрахунків, що дає дуже великугнучкість наших розрахунків.

Хочеться додати, що Excel дозволяє за 5 кроків побудувати діаграмуабо графік який наочно відображати результати розрахунків.

| | A | B | C | D |
| 1 | Товар | Отримати | Продан | остатся |
| | | Але | о | к |
| 2 | Лампочки | 10 | 8 | 2 |
| 3 | Олівець | 10 | 7 | 3 |
| | І | | | |
| 4 | Сірники | 10 | 2 | 8 |
| 5 | Разом: | 30 | 17 | 13 |

І крім усього іншого, цей графік буде змінюватися разом зі зміноювхідних даних та їх розрахунками.

| | A | B | C | D |
| 1 | Товар | Отримати | Продан | остатся |
| | | Але | о | к |
| 2 | Лампочки | 15 | 12 | 3 |
| 3 | Олівець | 15 | 13 | 2 |
| | І | | | |
| 4 | Сірники | 5 | 4 | 1 |
| 5 | Разом: | 30 | 17 | 13 |

Хотілося б додати, що дані для розрахунків можуть знаходиться як наодному робочому аркуші так і на декількох робочих листах книги або навіть уінший робочій книзі - це не має значення. Потрібно лише пам'ятати правилаадресації:
На тому ж робочому аркуші - вказується стовпець і рядок (А1).
Для даних з іншого листа-вказується Назва листа! стовпець + рядок
(Лист1! А1)
Для даних з іншої книги-вказується [назва книги] ім'я листа! стовпець +рядок

([Кніга4] Лист1! А1) Книга при цьому повинна бутивідкрита.

Отже, якщо встановити три комп'ютери на складі, у відділі збутуі у шефа і об'єднати їх в мережу. Доручити комірникові вести на його листіоблік приходу товару, а бухгалтеру на своєму листі вести облік продажу узручному для них вигляді. То у Шефа на його листі завжди буде діаграмаоб'ємів продажів, причому ця діаграма буде настільки-ж динамічна, якдинамічна і фактична робота тобто вона буде відображати динаміку роботи вреальному режимі часу.

У Excel є ще багато переваг. Це дуже гнучка система «росте»разом з вашими потребами, змінює свій вигляд і підлаштовується під Вас.
Основу Excel становить поле клітин і меню у верхній частині екрана. Крімцього на екрані можуть бути розташовані до 10 панелей інструментів зкнопками та іншими елементами управління. Ви можете не тільки використовуватистандартні панелі інструментів. але і створювати свої власні.

Розглянемо основні пункти меню Excel 7.0

Основні пункти меню і їх призначення

При відкритті або створенні нової робочої книги у верхній частині екранарозташовується основне меню Excel. Воно складається з 9 розкривних підменюякі в свою чергу містять пункти меню або розкриваються підменюдругого порядку.

Основне меню має наступні підменю згруповано за типами роботи.

1) Файл - Підменю для роботи з файлами, їх відкриття закриття та збереження.

2) Виправлення - Підменю для роботи з клітинами таблиці.

3) Вид - Підменю для зміни зовнішнього вигляду таблиці та подання даних.

4) Вставка - Підменю для додавання клітинок, рядків, стовпців і інших елементів.

5) Формат-Підменю для зміни виду представлених даних в таблиці.

6) Сервіс - Підменю перевірок та змінити установки системи.

7) Дані - Підменю обробки даних таблиці їх сортування та угруповання.

8) Вікно - Підменю зміни виду вікна і переходів між вікнами.

9)? - Підменю допомоги

Розглянемо докладніше кожне підменю

Файл

Правка

Вид

Вставка

Формат

Сервіс

Дані

Вікно

Виконання команд меню з використанням поєднання клавіш

Всі команди меню можуть бути викликані за допомогою клавіатури. Для цьогонатисніть клавіші ALT + підкреслена буква в імені меню, а потім натиснітьклавішу з зображенням букви, підкресленою в команді меню.

Функціональні клавіші та клавіші управління курсором

Перелік команд функціональних клавіш наведений у таблиці.

Висновок

Для того, щоб знати Excel потрібно в ньому працювати. Використовуючи цюпрограму, Ви, напевно будете відкривати все нові і нові можливості івластивості. Дослідіть і експериментуйте. Якщо результати Вам не подобаються,спробуйте знову. Наслідки майже всіх дій в Excel можна скасувати,тому експерементіруя, ви не втратите нічого, крім кількох хвилинвашого часу.

Список літератури

. «Як працювати з Microsoft Office 97»

Microsoft Press Офіційне видання, 1998 р.
. «Microsoft Office 97 для Windows для« чайників »»

В. Вонг і Роджер С. Паркер, «Діалектика», Київ-Москва, 1997 р.
. «Використання Microsoft Excel 97»

Джошуа С. Носсітер, «Діалектика», Київ-Москва, 1997 р.

Зміст

Введення 1

Електронні таблиці, кому і навіщо вони потрібні 1

Продукти фірми Microsoft 2

Електронні таблиці Excel 7.0 2

Основні технічні характеристики 2

Технічні характеристики листів і книг 3

Технічні характеристики діаграм 4

Знайомство з Excel 4

Основні пункти меню та їх призначення 6 < p> Файл 6

Правка 6

Вид 7

Вставка 7

Формат 8

Сервіс 8

Дані 9

Вікно 9

? 9

Виконання команд меню з використанням поєднання клавіш 9

Функціональні клавіші та клавіші управління курсором 10

Висновок 11

Список літератури 11