Формування бази даних

Інформатика, програмування

Рязанська ІНСТИТУТ ЕКОНОМІКИ І ПРАВА

МІНІСТЕРСТВА ЮСТИЦІЇ

РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ

ЕКОНОМІЧНИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Контрольна робота

ПРЕДМЕТ: ІНФОРМАТИКА

ТЕМА

Система управління базами даних MICROSOFT ACCESS

Виконала студентка

2-го курсу економічного факультету

_______________________

Перевірив: ______________

м. Рязань

1999р.

Варіант 3

Створити файл бази даних за результатами таблиці. На основі таблицісформувати запит з підсумковими обчисленнями в який включити поля: "найменування товару "," Баланс "," Сума виручки "; передбачити: сортуваннязаписів по полю "Найменування виробу", обчислення значень у полі "Сумавиручки ":" Ціна за одиницю "х" Реалізовано ", по полю" Залишок ":
"Вироблено" - "Реалізовано", підсумкові обчислення по полях "Залишок",
"Сума виручки": створити форму для введення нових записів до таблиці базиданих, вид форм - "В один стовпчик"; створити звіт за результатами запиту,вид звіту "В один стовпчик", у звіті передбачити обчислення підсумків пополю "Сума"; створити макрос у вигляді панелі кнопок, передбачити кнопки длявведення записів до таблиці бази даних та перегляду вмісту таблиці.

Таблиця

| Дата | Наіменова-| Ціна | Вироб-д | реалі-в | Залишок | Сума |
| | Ня | вироби | ено (шт.) | ано (шт.) | (шт.) | виручки |
| | Вироби | (грн.) | | | | (грн.) |
| 06.01. | Глушитель | 250 | 480 | 450 | | |
| 99 | | | | | | |
| 06.01. | Колесо | 380 | 150 | 150 | | |
| 99 | | | | | | |
| 22.02. | Корпус | 65 | 80 | 80 | | |
| 99 | | | | | | |
| 06.01. | Диск | 70 | 60 | 55 | | |
| 99 | | | | | | |
| 06.01. | Маховик | 98 | 350 | 300 | | |
| 99 | | | | | | |
| 22.02. | Глушитель | 250 | 400 | 400 | | |
| 99 | | | | | | |
| 23.03. | Корпус | 65 | 60 | 60 | | |
| 99 | | | | | | |
| 19.03. | Глушитель | 250 | 350 | 380 | | |
| 99 | | | | | | |

22.02.99 | Колесо | 380 | 180 | 180 | | | |

3.03.99 | Маховик | 98 | 280 | 260 | | | |

Разом:

Виконання завдання.

Створимо файл бази даних. Для цього спочатку завантажимо ACCESS. Після того,як на екрані висвітиться меню виберемо послідовно пункти "Файл" і
"Створити" У діалоговому вікні вкажемо диск і каталог, на якийбуде записаний файл бази даних і пропишемо ім'я файлу бази даних у нашомувипадку PRO_DT (розширення MDB, буде присвоєно файлу автоматично самоїпрограмою). При цьому буде створено і записаний на диск файл PRO_DT.MDB.
Сформуємо таблицю даних. Для цього в наступному діалоговому вікні натиснемопослідовно кнопки "Створити" і "Нова таблиця" При цьому відкриваєтьсядіалогове вікно формування структури файлу бази даних.
Визначимо поля. Для цього привласнимо кожному з полів ім'я і визначимо типпредставлення даних та їх основні властивості. Привласнимо за запитом програмиім'я таблиці - "Проізв_деятельность"
Уявімо визначення полів у вигляді таблиці:

Зведемо результати дій в таблицю.

Сформуємо запит. Для цього, знаходячись у вікні бази даних натиснемопослідовно кнопки "Запит" та "Створити". У діалоговому вікні
"Створення запиту" натиснемо кнопку "Новий запит". Так як в нашій базіданих є тільки одна таблиця, то в діалоговому вікні виборутаблиці для створення запиту послідовно натиснемо кнопки "Додати" і
"Закрити". У вікні формування структури запиту виконаємонаступні дії:
У першому рядку "Поле" формуємо полі "Найменування виробу".
У рядку сортування поля "Найменування виробу" у спадному менювибираємо "За зростанням".
Створимо додаткове поле "Залишок". Для цього перемістити курсор увільну колонку праворуч від поля "Найменування виробу" і введемо вираз
: "Залишок: Вироблено - Реалізовано" Таким чином буде створено новийполі "Залишок" Потім зафіксувавши курсор на полі "Залишок" і натиснувши правуклавішу миші виберемо в меню, що з'явилося пункт "Властивості". У діалоговомудіалоговому вікні властивостей поля в рядку формат поля активізувавшиспадне меню виберемо "Числовий" і опишемо його властивості.
Аналогічно створюється додаткове поле "Сума виручки". Перемістіть курсору вільну колонку праворуч від поля "Залишок". Введемо вираз "Сумавиручки: Ціна виробу * Реалізовано "Помістивши курсор на поле" Сумавиручки "і натиснувши праву клавішу миші виберемо" Властивості "і визначимо типданих за допомогою меню як "Грошовий"
Для реалізації операцій підсумкового обчислення проведемо наступні дії:
Для визначення підсумків по полю "" Залишок "виберемо з меню" ACCESS "пункт
"Вид". Потім виберемо пункт "Групові операції" У вікні формуванняструктури запиту з'явиться рядок "Групова операція". У цій рядок уполі "Залишок" у спадному меню виберемо "SUM".
Для визначення підсумків по полю "Сума виручки" виберемо з меню "ACCESS"пункт "Вигляд". Потім виберемо пункт "Групові операції" У вікні формуванняструктури запиту з'явиться рядок "Групова операція". У цій рядок уполе "Сума виручки" з розкривного меню виберемо "SUM".
При закритті вікна "Запит" відповімо "Так" на запитання "Зберегти змінизапиту "і привласнимо запиту ім'я" Повний запит "

Зведемо в таблицю основні операції по створенню запиту.

Елемент
ACCESS | Дії користувача | Результат операції | | Вікно бази даних | Послідовне натискання кнопок "Запит та" Створити "| Діалоговевікно створення запиту (ДОСЗ) | | ДОСЗ | Кнопка "Новий запит" | Діалоговевікно "Додавання таблиці" (ДОДТ) | | ДОДТ | Вибір вихідної таблиці Кнопки
"Додати, Закрити" | Діалогове вікно формування структури запиту (ДОФЗ)
| | ДОФЗ | Вибір полів запиту, умов сортування | Структура таблиці запиту
(СТЗ) | | Обчислювані поля ДОФЗ | Вибір полів запиту, створення додаткових обчислюваних полів,форматування даних. | Структура таблиці запиту (СТЗ) | | Підсумкові запити
ДОФЗ | Вибір полів запиту; меню ACCESS - "Вид" "Групові операції",визначення підсумку полем "SUM" | Структура таблиці запиту (СТЗ) | | СТЗ
| Закриття ДОФЗЮ, присвоєння імені запитом | Результатная таблиця запиту. |
|
Створимо форму для введення нових записів до таблиці бази даних.
Для створення форми відкриємо вікно бази даних. Потім послідовно натиснемокнопки "Форма" і "Створити". На екрані з'явиться діалогове вікно "Створенняформи ". У розкрився переліку створених таблиць і запитів (вікно "Вибіртабліцизапроса ") виберемо створену таблицю" Проізв_деятельность ". Потімнатиснемо кнопку Майстра. Із запропонованих "Майстром" різновидів виберемоформу "В один стовпчик". Після запуску майстра необхідно визначити поляформи. Перенесемо у форму весь список полів. При закритті макета формипривласнимо йому ім'я "Проізв_деятельность"
Створимо у формі кнопки для переходу в "порожній" бланк форми для внесенняданих у таблицю і виходу з режиму введення записів. Для цього у вікні базиданих натиснемо послідовно кнопки "Форма" і "Конструктор" (Якщо наекрані відсутній панель елементів, попередньо в меню ACCESS виберемопункти "Вид" і "Панель елементів")
Для виходу на "порожню" форму для додавання нового запису виберемопіктограму "Кнопка" на "Панелі елементів" і зафіксуємо покажчик миші навільному просторі форми в режимі конструктора. У розкривсядіалоговому вікні вибираємо "Тип дії" - "Робота з записами" і "Дія"
- "Додавання нового запису". Потім вибираємо що розмістити на кнопці --малюнок або текст. Вибираємо "Малюнок", "Новий запис". Як підпису -коментарю до кнопки вибираємо "Новий запис".
Для виходу з режиму форми фіксуємо кнопку на вільному місці поля форми,відзначаємо "Тип дії" - "Робота з формою" та "Дія" - "Закриттяформи ". Потім вибираємо малюнок і назву кнопки. У результаті на форміз'являться дві кнопки дозволяють управляти роботою форми.
При натисненні на кнопку "Новий запис" ACCESS переводить діалог зкористувачем на створення нового запису пропонуючи йому порожню форму беззаписів. При натисненні на кнопку "Вихід" діалог з режиму форми переходить увікно бази даних.

Уявімо результати дій по створенню форми у вигляді таблиці

Створимо звіт за результатами запиту. Для цього у вікні бази данихпослідовно натискаємо кнопки "Звіт" та "Створити". У що з'явилося,діалоговому вікні вибираємо запит, за яким буде створюватися звіт -
"Повний запит". Після вибору запиту натискаємо кнопку "Майстра" для викликумайстра звіту. Зі списку Майстрів вибираємо пункт "На один стовпець". Удіалоговому вікні вибираємо поля які будуть поміщені до звіту. Унаступному діалоговому вікні визначаємо поле, по якому буде проводитисясортування записів - "Найменування виробів". Потім визначаємо стильоформлення звіту. Визначаємо, що відстань між рядками 0,5 см., форматпаперу - А4, орієнтація папери - книжкова, заголовок звіту - "Довідка повиробничої діяльності ". Після цього Майстер відкриє звіт в режиміпопереднього перегляду. Для обчислення підсумків по полю "Сума" в режиміконструктора звіту в "Області приміток звіту" створимо поле,активізуємо виклик на екран вікна властивостей. Потім, у рядку "Дані" введемоформулу + SUM ([Сума]). У спадному меню в рядку "Формат поля" вкажемо
"Грошовий", в рядку "Сума з накопиченням" вкажемо "Для групи" таотформатіруем назву поля - "Загальна сума виручки". У закінчення роботизберігаємо звіт присвоюємо йому ім'я.

Уявімо дії у вигляді таблиці

Елемент
ACCESS | Дії користувача | Результат операції | | Вікно бази даних
| Натискання кнопок "Звіт" та "Створити" | | | ОСО | Вибір табліцизапроса,натискання кнопки "Майстер" | | | ОВМО | Вибір майстра "В один стовпчик" | | | ОМСО
| Вибір полів і черговості полів у звіті, вибір полів для сортуванняданих, вибір типу звіту, вибір полів для обчислень, вибір формату звітувибір типу угруповання | Стандартний звіт "В один стовпчик" з підсумковимиобчисленнями | | Стандартний звіт | Зміна структури, форматуваннязвіту | Стандартний звіт "В один стовпчик" з підсумковими обчисленнями | |
Створимо макрос у вигляді панелі кнопок. Для цього у вікні бази данихпослідовно натиснути кнопки "Форма" і "Створити". У вікні "Створення форми"натиснути кнопку "Порожня форма". При цьому відкриється вікно конструктора форм
Якщо на екрані немає "Панелі елементів", то треба скористатися пунктамименю ACCESS "Вид" і "Панель елементів". Створимо на полі форми кнопку. Дляцього натиснемо мишею на піктограму "Кнопка" на панелі елементів і зафіксуємопокажчик миші на вільному просторі поля форми. У вікні, щомайстра створення кнопки натиснемо "Скасувати". Помістивши курсор миші настворену кнопку, натиснемо на праву клавішу миші. У контекстномуменю виберемо пункт "Властивості" В розкрився меню виберемо пункт "Властивостіподій "У рядку" Натискання кнопки "перейдемо в режим будівника макросів,після чого перейдемо до пункту "Макрос" у вікні будівника.
Відповімо та на запит програми про збереження макросу і збережемо його підім'ям "Введення даних" У відкритому вікні конструктора макросу виберемо вспадному меню пункту "Макрокоманда" виберемо "Відкрити таблицю". Урозділі "Аргументи макросу" у рядку "Ім'я таблиці" виберемо
"Проізв_деятельность", в рядку "Режим" - таблиця ", у рядку" Режим даних "
- "Зміна". Закриємо конструктор зберігши зроблені зміни. Помістившипокажчик миші на кнопку і натиснувши праву клавішу виберемо в меню, що з'явилосяпункт "Властивості кнопки" У меню властивостей виберемо "Властивості макета". У рядку
"Малюнок" натиснемо на кнопку переходу у вікно побудови малюнків. Виберемо зсписку малюнок "Новий запис", при цьому малюнок з'явиться на створенійкнопці. Для позначення кнопки написом, виберемо піктограму "Підпис" ірозмістимо вказівник поряд з кнопкою. Введемо напис "Введення новоїзапису ". Повторимо ті самі дії для створення кнопки "Перегляд таблиці", алепри цьому в розділі "Аргументи макросу" у рядку "Режим даних" вкажемо
"Тільки читання". Також при зміні властивостей кнопки виберемо малюнок
"Перегляд документа, а при виборі піктограми" Підпис "наберемо текст
"Перегляд таблиці".
Для приміщення назви панелі кнопок виберемо піктограму "Підпис",зафіксуємо покажчик миші на вільному місці форми і ведемо текст "Панелькнопок ". Збережемо зроблені зміни.

Уявімо дії у вигляді таблиці

Елемент
ACCESS | Дії користувача | Результат операції | | Вікно бази даних
| Натиснути кнопки "Форма", "Створити", "Порожня форма" | Конструктор створенняформи (КСФ) | | КСФ | Меню ACCESS. Пункти "Вид", "Панель елементів" | Висновокпанелі елементів на екран (ПЕ) | | КСФ, ПЕ | Натиснути на піктограму "Кнопка"
ПЕ, зафіксувати покажчик миші на полі форми | Майстер створення кнопки
(МСК) | | МСК | Натиснути кнопку "Скасувати" | Кнопка на поле форми (К) | | К | Помістити мишу на кнопку, натиснути праву клавішу
| Контекстне меню (КМ) | | КМ | Вибір пункту "Властивості" | Вікно властивостейкнопки (ОСК) | | ОСК | Вибір пункту "Властивості подій", в рядку "Натисканнякнопки "вибір піктограми режиму переходу в режим побудови макросу | Вікнобудівника макросів (ОПМ) | | ОПМ | Вибір пункту "Макрос", збереженнямакросу, присвоєння імені "Введення даних" макросу | Відкриття вікна конструкторамакросів (ОКМ) | | ОКМ | Вибір у пункті "Макрокоманда" пункту "Відкрититаблицю ", в розділі" Аргументи макросу "вибрати, ім'я таблиці режимвідкриття, режим даних, закрити ОКМ | Запис створеного макросу у вікно базиданих | | ОСК | Вибір пункту "Властивості макета" у рядку "Малюнок" перейти ввікно будівника малюнків | Вікно будівника малюнків (ОПР) | | ОПР | Вибірмалюнок | Створення малюнка на кнопці | | ПЕ | Вибрати піктограму "Підпис",розмістити на полі форми, набрати текст підпису. | Створення написи до форми
| |
Для автоматичного завантаження панелі кнопок з "робочого столу" Windows у вікнібази даних вибирають кнопку "Макрос". Натискають кнопку "Створити" і ввікні, що "Макрокоманда" вибирають "Відкрити форму". У позиції
"Аргументи макросу" у рядку "Ім'я форми вибирають" Панель кнопок ", а врядку "Режим" - "Форма". При збереженні макросу йому присвоюють ім'я
"Autoexec". Закривають ACCESS. На диску С: знаходять файл з ім'ям PRO_DT.MDB,створюють для нього ярлик і привласнюють цього ярлику ім'я. При активізаціїярлика на робочому столі, автоматично запускається панель кнопок

Список літератури

Ви?? е Манс Microsoft ACCESS 2.0 Локалізована версія. М., Біном. 1995.

Євдокимов В. В. Економічна інформатика. Підручник для ВНЗ. СПб. Пітер.
1997