Інформаційні системи і технології

Виконав: студент гр. АСОІ-1-99 Іманалієв Е.

Міністерство освіти і культури Киргизької Республіки

Наринської Державний Університет

Нарин 2003р.

Вступ

В Минулого інформація вважалася сферою бюрократичної роботи і обмеженим інструментом для прийняття рішень. Сьогодні інформацію розглядають як один з основних ресурсів розвитку суспільства, а інформаційні системи і технології як засіб підвищення продуктивності та ефективності роботи людей.

Найбільш широко інформаційні системи і технології використовуються у виробничій, управлінської і фінансової діяльності, хоча почалися зрушення у свідомості людей, зайнятих та в інших сферах, щодо необхідності їх впровадження та активного застосування. Це визначило кут зору, під яким будуть розглянуті основні області їх застосування. Головна увага приділяється розгляду інформаційних систем і технологій з позицій використання їх можливостей для підвищення ефективності праці працівників інформаційної сфери виробництва і підтримки прийняття рішень в організаціях (фірмах).

Мета голови - викласти основні ідеї, пов'язані з використанням інформаційних систем та інформаційних технологій, познайомити з існуючим різноманітністю типів систем, що визначають відповідну інформаційну технологію роботи на персональному комп'ютері з метою підтримки прийняття рішень.

1. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ

1.1 ЗАГАЛЬНЕ ПРЕДСТАВЛЕННЯ

Поняття інформаційної системи

Під системою розуміють будь-який об'єкт, який одночасно розглядається і як єдине ціле, і як об'єднана в інтересах досягнення поставлених цілей сукупність різнорідних елементів. Системи значно відрізняються між собою як по складу, так і за головними цілями.

Приклад 1. Наведемо кілька систем, що складаються з різних елементів і спрямованих на реалізацію різних цілей.        

Система         

Елементи системи         

Головна мета системи             

Фірма         

Люди, обладнання, матеріали,   будівлі та ін         

Виробництво товарів             

Комп'ютер         

Електронні та   електромеханічні елементи, лінії зв'язку й ін         

Обробка даних             

Телекомунікаційна система         

Комп'ютери, модеми, кабелі,   мережеве програмне забезпечення та ін         

Передача інформації             

Інформаційна система         

Комп'ютери, комп'ютерні мережі,   люди, інформаційне і програмне забезпечення         

Виробництво професійної   інформації     

В інформатиці поняття "система" широко поширене і має безліч смислових значень. Найчастіше воно використовується щодо набору технічних засобів і програм. Системою може називатися апаратна частина комп'ютера. Системою може також вважатися безліч програм для вирішення конкретних прикладних задач, доповнених процедурами ведення документації та управління розрахунками.

Додавання до поняття "система" слова "інформаційна" відображає мету її створення та функціонування. Інформаційні системи забезпечують збір, зберігання, обробку, пошук, видачу інформації, необхідної в процесі прийняття рішень завдань з будь-якої області. Вони допомагають аналізувати проблеми і створювати нові продукти.

Інформаційна система - взаємопов'язана сукупність засобів, методів і персоналу, використовуваних для зберігання, обробки та видачі інформації в інтересах досягнення поставленої мети.

Сучасне розуміння інформаційної системи припускає використання в якості основного технічного засобу переробки інформації персонального комп'ютера. У великих організаціях поряд з персональним комп'ютером до складу технічної бази інформаційної системи може входити мейнфрейм або суперЕОМ. Крім того, технічне втілення інформаційної системи саме по собі нічого не буде означати, якщо не врахована роль людини, для якого призначена вироблена інформація і без якої неможливе її одержання і представлення.

Увага! Під організацією будемо розуміти співтовариство людей, об'єднаних спільними цілями і що використовують загальні матеріальні та фінансові кошти для виробництва матеріальних та інформаційних продуктів і послуг. У тексті на рівноправних засадах будуть вживатися два слова: "організація" та "фірма".

Необхідно розуміти різницю між комп'ютерами та інформаційними системами. Комп'ютери, оснащені спеціалізованими програмними засобами, є технічної базою й інструментом для інформаційних систем. Інформаційна система немислима без персоналу, що взаємодіє з комп'ютерами та телекомунікаціями.

Етапи розвитку інформаційних систем

Історія розвитку інформаційних систем і мети їх використання на різних періодах представлені в таблиця 1.1 http://www.stu.ru/inform/glaves/glava3/ - tab_3_1

Таблиця 1.1 Зміна підходу до використання інформаційних систем        

Період часу         

Концепція використання   інформації         

Вид інформаційних систем         

Мета використання             

1950 -   

1960 рр..         

Паперовий потік розрахункових   документів         

Інформаційні системи   обробки розрахункових документів на електромеханічних бухгалтерських машинах         

Підвищення швидкості обробки   документів   

Спрощення процедури обробки   рахунків і розрахунку зарплати             

1960 -   

1970 рр..         

Основна допомога у підготовці   звітів         

Управлінські інформаційні   системи для виробничої інформації         

Прискорення процесу підготовки   звітності             

1970 -   

1980 рр..         

Управлінський контроль   реалізації (продаж)         

Системи підтримки прийняття   рішень   

Системи для вищої ланки   управління         

Вибірка найбільш раціонального   рішення             

1980 -   

2000 рр..         

Інформація - стратегічний   ресурс, що забезпечує конкурентну перевагу         

Стратегічні інформаційні   системи   

Автоматизовані офіси         

Виживання і процвітання фірми     

Перші інформаційні системи з'явилися в 50-х рр.. У ці роки вони були призначені для обробки рахунків і розрахунку зарплати, а реалізовувалися на електромеханічних бухгалтерських рахункових машинах. Це призводило до деякого скорочення витрат і часу на підготовку паперових документів.

60-е рр.. знаменуються зміною ставлення до інформаційних систем. Інформація, одержана з них, стала застосовуватися для періодичної звітності за багатьма параметрами. Дня цього організаціям було потрібно комп'ютерне обладнання широкого призначення, здатний обслуговувати безліч функцій, а не тільки обробляти рахунки і рахувати зарплату, як було раніше.

В 70-х - початку 80-х рр.. інформаційні системи починають широко використовуватися в як засіб управлінського контролю, що підтримує і прискорює процес прийняття рішень.

До кінця 80-х рр.. концепція використання інформаційних систем знову змінюється. Вони стають стратегічним джерелом інформації і використовуються на всіх рівнях організації будь-якого профілю. Інформаційні системи цього періоду, надаючи вчасно потрібну інформацію, допомагають організації досягти успіху в своєї діяльності, створювати нові товари та послуги, знаходити нові ринки збуту, забезпечувати собі гідних партнерів, організовувати випуск продукції за низькою ціною і багато іншого.

Процеси в інформаційній системі

Процеси, що забезпечують роботу інформаційної системи будь-якого призначення, умовно можна представити у вигляді схеми Рис. 1.1. що складається з блоків:

введення інформації з зовнішніх чи внутрішніх джерел;

обробка вхідної інформації і представлення її у зручному вигляді;

висновок інформації для представлення споживачам чи передачі в іншу систему;

зворотній зв'язок - це інформація, перероблена людьми даної організації для корекції вхідної інформації.

Інформаційна система визначається наступними властивостями:

будь-яка інформаційна система може бути піддана аналізу, побудована і керована на основі загальних принципів побудови систем;

інформаційна система є динамічною і розвивається;

при побудові інформаційної системи необхідно використовувати системний підхід;

вихідний продукцією інформаційної системи є інформація, на основі якої приймаються рішення;

інформаційну систему варто сприймати як людино-комп'ютерну систему обробки інформації.

В даний час склалася думка про інформаційну систему як про систему, реалізованої за допомогою комп'ютерної техніки. Хоча в загальному випадку інформаційну систему можна розуміти і в некомп'ютерним варіанті.

Щоб розібратися в роботі інформаційної системи, необхідно зрозуміти суть проблем, які вона вирішує, а також організаційні процеси, в які вона включена. Так, наприклад, при визначенні можливості комп'ютерної інформаційної системи для підтримки прийняття рішень варто враховувати:

структурованість розв'язуваних управлінських завдань;

Рис. 1.1. Процеси в інформаційній системі

рівень ієрархії керування фірмою, на якому рішення повинне бути прийняте;

приналежність розв'язуваної задачі до тієї чи іншої функціональної сфери бізнесу;

вигляд використовуваної інформаційної технології.

Технологія роботи у комп'ютерній інформаційній системі доступна для розуміння фахівцем некомп'ютерним області і може бути успішно використана для контролю процесів професійної діяльності та управління ними.

Що можна очікувати від впровадження інформаційних систем

впровадження інформаційних систем може сприяти:

отриманню більш раціональних варіантів вирішення управлінських завдань за рахунок впровадження математичних методів та інтелектуальних систем і т.д.;

звільнення працівників від рутинної роботи за рахунок її автоматизації;

забезпечення достовірності інформації;

заміні паперових носіїв інформації на магнітні диски або стрічки, що призводить до більш раціональної організації переробки інформації на комп'ютері і зниження обсягів документів на папері;

вдосконалення структури потоків інформації і системи документообігу у фірмі;

зменшення витрат на виробництво продуктів і послуг;

надання споживачам унікальних послуг;

відшукання нових ринкових ніш;

прив'язці до фірми покупців і постачальників за рахунок надання їм різних знижок і послуг.

1.2 РОЛЬ СТРУКТУРИ УПРАВЛІННЯ В ІНФОРМАЦІЙНІЙ СИСТЕМІ

Загальні положення

Створення і використання інформаційної системи для будь-якої організації націлені на рішення наступних завдань.

1. Структура інформаційної системи, її функціональне призначення повинні відповідати цілям, які стоять перед організацією. Наприклад, у комерційній фірмі - ефективний бізнес; у державному підприємстві - вирішення соціальних і економічних завдань.

2. Інформаційна система повинна контролюватися людьми, ними розумітися і використовуватися у відповідності з основними соціальними і етичними принципами.

3. Виробництво достовірною, надійною, своєчасною та систематизованої інформації.

Побудова інформаційної системи можна порівняти з будівлею будинку. Кирпичи, цвяхи, цемент та інші матеріали, складені разом, не дають вдома. Потрібні проект, землевпорядкування, будівництво та ін, щоб з'явився будинок.

Аналогічно для створення і використання інформаційної системи необхідно спочатку зрозуміти структуру, функції і політику організації, мети керування і прийнятих рішень, можливості комп'ютерної технології. Інформаційна система є частиною організації, а ключові елементи будь-якої організації - структура й органи управління, стандартні процедури, персонал, субкультура.

Побудова інформаційної системи повинно починатися з аналізу структури управління організацією.

Структура управління організацією

Координація роботи всіх підрозділів організації здійснюється через органи управління різного рівня. Під управлінням розуміють забезпечення поставленої мети за умови реалізації наступних функцій: організаційної, планової, облікової, аналізу, контрольної, стимулювання. Розглянемо зміст управлінських функцій.

Організаційна функція полягає у розробці організаційної структури і комплексу нормативних документів: штатного розкладу фірми, відділу, лабораторії, групи і т.п. із зазначенням підпорядкованості, відповідальності, сфери компетенції, прав, обов'язків тощо Найчастіше це викладається в положенні по відділу, лабораторії або посадових інструкціях.

Планування (планова функція) полягає в розробці та реалізації планів по виконанню поставлених завдань. Наприклад, бізнес-план для усієї фірми, план виробництва, план маркетингових досліджень, фінансовий план, план проведення науково-дослідної роботи і т.д. на різні терміни (рік, квартал, місяць, день).

Облікова функція полягає у розробці чи використанні вже готових форм і методів обліку показників діяльності фірми: бухгалтерський облік, фінансовий облік, управлінський облік і т.п. У загальному випадку облік можна визначити як отримання, реєстрацію, накопичення, обробку та надання інформації про реальних господарських процесах.

Аналіз або аналітична функція пов'язується з вивченням підсумків виконання планів і замовлень, визначенням факторів, що впливають, виявленням резервів, вивченням тенденцій розвитку і т.д. Виконується аналіз різними фахівцями в залежно від складності та рівня аналізованого об'єкта або процесу. Аналіз результатів господарської діяльності фірми за рік і більше проводять фахівці, а на рівні цеху, відділу