Управління витратами в режимі реального часу

Володимир Чаадаєв, Тетяна БРОННІКОВА

Для успішного управління підприємством украй важливий чітко організований процес контролю витрат. Але багато підприємств, навіть впровадили корпоративну інформаційну систему на основі ERP, продовжують здійснювати контроль витрат поза нею. Чому? Це пов'язано з тим, що в ERP-системі закладена методика бюджетного контролю, яка зазвичай не збігається з загальноприйнятою практикою російських підприємств. У даній статті автори обговорюють методику контролю витрат, реалізовану в Oracle E-Business Suite, і пропонують приймати рішення про її застосування тільки після детального аналізу особливостей системи.

Що таке витрати і як їх контролювати?

Що зазвичай мається на увазі під терміном «витрати»? У дефініції бухгалтерського обліку існує поняття «визнаних витрат». Це витрати, які можна включити до собівартість реалізованої продукції звітного періоду. Проте визнані витрати практично неможливо контролювати, тому що момент визнання є обліковим подією, що наступає автоматично або під час закриття звітного періоду, або при відвантаженні продукції. Звичайно здійснюється контроль «Понесених витрат». Під такими витратами будемо розуміти оплачені і неоплачені зобов'язання з придбання товарів і послуг. У деяких випадках період, в якому були понесені витрати і визнані, збігається. Але так відбувається не завжди. Наприклад, витрати на матеріали, придбані в одному періоді, можуть бути визнані як витрати в іншому. Щоб не використовувати незручний термін «понесені витрати», домовимося в рамках статті іменувати понесені витрати витратами.

Завдання бюджетного контролю полягає в тому, щоб обмежити витрати рамками затвердженого бюджету. Ефективність бюджетного контролю визначається наявністю в будь-який момент часу достовірної інформації про те:

-- які витрати вже здійснені;

-- які витрати ще чекають;

-- як ті й інші витрати співвідносяться з планом витрат.

Для організації бюджетного контролю потрібні значні технічні та організаційні зусилля, а також інформаційна підтримка. Чому багато компанії, що впровадили ERP-системи, не використовують закладені в них механізми бюджетного контролю? Чи справді застосовувана в них методика непридатна для російських компаній, і ми, і тут йдемо «особливим шляхом»?

Розглянемо організацію бюджетного контролю із застосуванням ERP-системи Oracle E-Business Suite. Для його організації буде потрібно впровадження наступних модулів системи: Головна книга, Закупки, Запаси, Кредитори, Підсистема бюджетування на основі OFA або ЕРВ (малюнок). Власне контроль витрат реалізується за допомогою функції «Контроль фондів».

На рахунках Головної книги Oracle є можливість одночасно зберігати інформацію з трьох типів сум: бюджетним, фактичним і зобов'язаннями.

Бюджетні суми формуються в системі бюджетного планування і вводяться на рахунку Головної книги перед початком періоду.

Фактичні суми передаються на рахунки ДК в результаті проведення зареєстрованих рахунків-фактур на послуги (Кредитори) або при надходженні товарно-матеріальних цінностей (ТМГД) - закупівлі, запаси.

Зобов'язання являють собою суми, зарезервовані для майбутніх платежів за затвердженим заявками та замовлень на закупівлю і рахунками-фактурами. Суми зобов'язань автоматично формуються під час створення в модулі Закупівлі наступних об'єктів: заявки на придбання; замовлення на придбання; планові замовлення на придбання, - а також при реєстрації рахунку-фактури в модулі Кредитори.

Бюджетний контроль здійснюється в момент реєстрації зобов'язання і полягає в контролі доступного фонду, який розраховується за такою формулою:

доступний фонд = бюджет - фактичне сальдо - - зобов'язання.

Якщо доступний фонд більше нуля, то контроль фондів проходить успішно, і дане замовлення або заявка затверджується і обробляється далі. Якщо доступних фондів недостатньо, то контроль фондів може завершитися або забороною і блокуванням операції, або просто попередженням про перевищення. Це залежить від налаштування параметрів системи, які визначають наступні можливі дії. У момент реєстрації в системі заявки на закупівлю або рахунки-фактури формується «Зобов'язання» за рахунком витрат, яке резервує фонди на даному рахунку під конкретні витрати (див. малюнок). Надалі при створенні документів фактичного обліку за рахунками-фактурами або надходжень ТМЦ, здійснюється сторнування проведень раніше створених зобов'язань та переказ суми витрат у «Фактичне сальдо».

Для реалізації бюджетного контролю в Oracle E-Business Suite буде потрібно спеціальне настроювання структури плану рахунків. В Oracle застосовується багатосегментна структура плану рахунків. Склад і структура сегментів визначаються на початковій стадії впровадження. Важливим моментом є те, що структура плану рахунків використовується для ведення як бюджетних, так і фактичних даних. Саме період впровадження ERP-системи є зручним моментом для приведення у відповідність системи фінансового управління та бухгалтерського обліку в частині створення єдиного плану рахунків. У більшості проектів впровадження системи Oracle E-Business Suite при настройці структури плану рахунків Головною книги використовуються наступні сегменти: бухгалтерський рахунок; стаття витрат; центр фінансової відповідальності (ЦФО); інші аналітичні сегменти.

Під рахунком ми будемо розуміти унікальну комбінацію значень всіх сегментів плану рахунків. Наприклад, 001. 26001. 5210. 10001 - це рахунок, у якого в сегментах визначені наступні значення ЦФО - 001, рахунок БО - 26001, стаття - 5210, код проекту-10001.

Бюджетні суми, звичайно, не вводяться з такою детальністю. Припустимо, що бюджет витрат розроблений в розрізі ЦФО, бухгалтерського рахунку та статті витрат. При цьому інші аналітичні сегменти в процесі бюджетного планування не використовуються. Для введення таких даних буде використаний «зведений рахунок», який підсумовує значення за невживаних сегментами.

У чому особливість реалізованої в Oracle методики бюджетного контролю?

По-перше, контроль здійснюється не в момент платежу, а заздалегідь, у момент наміри здійснити витрати.

По-друге, в будь-який час доступна інформація про фактично відбулися і очікуваних події в розрізі витрат і руху грошових коштів (таблиця).

По-третє, такий підхід гарантує, що до оплати будуть представлені документи, що пройшли твердження. На підставі затверджених зобов'язань і рахунків-фактур автоматично формується графік платежів. І в цьому випадку головним завданням казначейства стає вже не контроль витрат, а забезпечення достатнього кількості грошових коштів для виконання прийнятих зобов'язань.

Бюджетний контроль на російських підприємствах

Які ж відмінності бюджетного контролю на російських підприємствах і чому він так складно поєднується з ERP-системами? Розглянемо кілька типових прикладів.

Платежі ототожнюються з витратами

Припустимо, в результаті планування діяльності підприємства створений бюджет витрат на закупівлю матеріалів і послуг. На його основі розробляється бюджет платежів. На етапі контролю, при підготовці заявок на платежі, виконується порівняння фактично витрачених сум з бюджетом платежів по цій статті і приймається рішення про затвердження платежу, відмову або перерозподіл бюджетних сум між статтями, у разі перевищення ліміту за статтею. У багатьох організаціях фактичні витрати значно відрізняються від запланованих. Це призводить до частих коректувань бюджету. Причина таких відмінностей полягає в те, що платежі даного періоду відносяться не тільки до поточного, але і до майбутніх і минулим періодами. Таким чином, завдання контролю ускладнюється необхідністю коригувань цих тимчасових відмінностей.        

Бюджет         

Фактичні дані         

Планові дані             

Витрати         

Фактичні суми на рахунках ГК         

язання на рахунках ГК             

Платежі         

Фактичні платежі (сплачені   рахунки-фактури в модулі Кредитори)         

Очікувані платежі за   рахунками-фактурами і зобов'язанням.     

Зверніть увагу, що в реалізованої в Oracle E-Business Suite методикою контроль здійснюється в момент наміри понести витрати (виникнення зобов'язань). Це дозволяє уникнути коригувань, пов'язаних з тимчасовими відзнаками.

«Вершина айсберга »

В розглянутому прикладі робиться спроба керувати витратами через потоки грошових коштів. Однак потік грошових коштів вторинний щодо витрат. Часто бюджетний контролер в момент платежу не в змозі впливати на виникнення витрат. Це відбувається в тому випадку, коли дата оплати вже наступила і визначена на підставі умов договору. Фактичні витрати відбулися і зобов'язання у компанії виникли, отже, відмовлятися від платежу пізно. Адже це може спричинити штрафні санкції або зрив процесів забезпечення поточної діяльності підприємства. Бюджетний контролер аналізує тільки фактично сформовану картину потреби в грошових ресурсах по поданими заявками на платежі. Образно кажучи, він бачить лише «вершину айсберга», а події, які можуть викликати платежі найближчим часом, для нього приховані. Ситуація ускладнюється відсутністю оперативної інформації про поточний стан розрахунків і платежів за певною статтею витрат. Зазвичай ці дані формуються в системі оперативного обліку і в момент контролю ще недоступні, тому що передача інформації здійснюється з певною періодичністю. Для здійснення ефективного контролю необхідно наявність інформації не тільки про поданих заявках, але й про плановані та очікуваних платежах, і ця інформація повинна бути доступна в режимі реального часу.

Планування до «останнього цвяха»

Наступний приклад ілюструє зайву деталізацію бюджету витрат. Припустимо, підприємство формує бюджет, у якому заплановані витрати за статтями. Але в процесі оперативної діяльності завжди відбуваються незначні зміни - перерозподіл сум за статтями. Однак якщо бюджет жорстко зафіксований для статті, то такий переказ сум вимагає коректування бюджету. І підготовка платежу перетворюється на тривалу процедуру, в результаті якої компанія знижує свою ефективність.

Тому бюджетування слід здійснювати за зведеними статтями, не захоплюючись зайвої деталізацією. Для такого варіанта бюджетного контролю можна визначити зведений рахунок, наприклад, що підсумовує витрати в цілому по ЦФО. Перерозподіл витрат за статтями перебуває у сфері повноважень керівництва ЦФО. Які переваги може отримати підприємство, реалізуючи систему бюджетного управління в інтегрованої інформаційної системи?

1. Значно підвищується оперативність: у будь-який момент часу доступна інформація не тільки про фактичне виконання бюджету, а й про очікуване його виконання з урахуванням зобов'язань.

2. Платіжний календар формується автоматично на основі створених зобов'язань і рахунків-фактур.

3. Скорочуються витрати на бюджетний контроль. Звичайно, в даній статті ми тільки позначили суть проблем управління витратами. Але навіть це допоможе критично подивитися на процес контролю витратами на підприємстві і намітити шляхи його вдосконалення через реалізацію в єдиній інформаційній системі.

Список літератури

Журнал «Connect!», № 11.2005