Автоматизація систем управління в освіті

С. В. Швецова

Прояв загальних закономірностей процесу автоматизації управління в соціально-економічних системах має свою специфіку в різних сферах суспільного виробництва. Галузь освіти відноситься до соціально-культурній сфері, що накладає особливу специфіку на процеси автоматизації. На відміну від виробничої сфери, результати нематеріальної діяльності тут не так очевидні: вироблений продукт практично з працею піддається кількісному виміру, критерії ефективності освітньої діяльності не мають чіткого й однозначно розуміється визначення. Це обставина багато в чому визначило той факт, що існуюча теорія автоматизованих систем управління (АСУ) розроблялася з орієнтацією переважно на що виробляють матеріал продукт організації.

Всі це суттєво ускладнює застосування теорії АСУ в практиці побудови автоматизованих систем управління у сфері освіти. Досвід практичної роботи (1993-2001) зі створення автоматизованої системи управління територіально-розподіленою мережею освітніх установ м.Ярославль дозволяє нам зробити спробу виявити те загальне, що дозволить застосовувати загальні положення теорії АСУ як для великої виробничої організації, так і для муніципальної системи освіти.

Розглянемо рівні автоматизації великого виробничого підприємства [1]:

Бізнес-рівень - Автоматизація цього рівня призводить до створення АСУ - системи автоматизації управлінської і фінансово-господарської діяльності. Традиційно першими створюється саме АСУ, хоча поява розвинених інтегруючих технологій на ринку програмного забезпечення зробило це вимога необов'язковим.

Рівень проектування - створення САПР - системи автоматизованого проектування

Виробничо-технологічний рівень створення АСУ ТП - системи автоматизації технологічних і виробничих процесів.

Досвід роботи з системами верхнього рівня показує, що інформації, яка існує на рівні АСУ, явно недостатньо для прийняття оптимальних рішень. Серйозний аналіз ситуації неможливий без урахування параметрів основних технологічних процесів, відомостей про надійність, якість, реальної собівартості виробництва одиниці продукції. Без цих даних керівники як і раніше будуть спиратися лише на власну інтуїцію та індивідуальний досвід.

Підключення АСУ ТП до АСУ дозволяє включити в загальний процес електронного документообігу виробничу документацію (технологічні карти, карти контролю якості, індивідуальні паспорти на вироби і т.п.) і дати керівництву оперативну інформацію від усіх підрозділів підприємства, в тому числі і від виробничо-технологічних:

Рис.1

До останнього часу в проектуванні АСУ ТП брали участь в основному технологи, не досконально знають суті бізнесу і тенденцій його розвитку і тому не вміють оцінити, яка інформація і в якому вигляді повинна експортуватися з АСУ ТП на верхній рівень. У результаті навіть вже введена в бази даних АСУ ТП виробничо-технологічна інформація звичайно залишалася незатребуваною. Така ситуація часто призводила (і призводить) до серйозних матеріальних і моральних втрат.

Для того, щоб уникнути принципової "неузгодженості" автоматизованих систем на різних рівнях, необхідно неодмінна безпосередню участь перших осіб підприємства в їх проектуванні і реалізації, особливо на стадії формулювання вимог до створюваних систем (тобто на стадії постановки).

Розглянемо ці вимоги і умови автоматизації стосовно муніципальної системі освіти на прикладі м.Ярославль.

Автоматизована система інформаційного забезпечення управління школою (АСІОУ "Школа"), розроблена групою інформатизації Міського центру розвитку освіти на замовлення Управління освіти мерії м.Ярославль, складається з наступних забезпечують підсистем:

інформаційного забезпечення

технічного забезпечення

математичного та програмного забезпечення

методичного забезпечення

організаційного забезпечення

Аналіз її підсистем за змістом полів баз даних, функціональних можливостях програмного забезпечення, утримання та адресності навчання та консультації щодо роботі з користувачами, по організаційній структурі, що забезпечує функціонування і розвиток системи, показує, що дана автоматизована система найбільш близька за своєю сутністю до АСУ ТП виробничого підприємства.

З іншого боку, аналіз технічного завдання на створення автоматизованої системи від 1 серпня 1995р. показує: спочатку планувалося, що вона буде більш близька до АСУ підрозділи великого підприємства. Згідно технічним завданням, вона повинна була насамперед забезпечувати документообіг в підсистемі загальної освіти і представляти собою сукупність взаємозалежних автоматизованих робочих місць (АРМів) фахівців системи освіти:

на рівні освітніх установ (шкіл): АРМи директора, заступників по навчально-виховної роботи, бібліотекаря, психолога;

на рівні районних відділів освіти: АРМи завідувача відділу, інспекторів шкіл, інспекторів з охорони прав дитинства, бібліотекаря;

на рівні Управління освіти мерії: АРМи начальника Управління, інспекторів освітніх установ.

Проаналізуємо причини, з яких створення АСУ ТП в системі освіти виявилося першочерговим в порівнянні зі створенням АСУ, всупереч традиції, яка склалася при автоматизації виробничих підприємств.

1. Рівень школи

З самого початку школа сприймалася розробниками як окрема організація зі своєю системою управління, однак саме на рівні школи в ході робіт з проектування програмної системи природним чином сталася переорієнтація з АСУ на АСУ ТП. На нашу думку, це обумовлено специфікою інформаційно-аналітичного забезпечення освітнього процесу в школі.

Система інформаційного забезпечення управління навчальним процесом у школі включає перш за все наступні дані:

обліковий склад учнівського контингенту з даними про хід навчання школярів: відомості про результати навчання кожного з них по кожному предмету викладається (підсумкові та поточні оцінки, дані про переведення на наступний щабель), дані по діагностики якості навчання (тестовий контроль знань, умінь, навичок), а також

дані, які можна розглядати як основні параметри технологічного процесу навчання: організація навчального процесу (години, специфіка викладання предметів, кількість класів і т.п.), кадровий склад і кваліфікація педагогів, матеріальне, дидактичне та методичне забезпечення навчального процесу і т.д.

Автоматизація роботи з інформацією саме такого типу була потрібна в першу чергу для того, щоб забезпечити затребуваність розробляється системи в школах, і вона була проведена, про що наочно свідчить реєстр звітів АСІОУ "Школа".

Забезпечення затребуваності системи на місцях було однією з головних умов при її розробці також і тому, що не було забезпечено плановане в 1996 р. фінансове та кадрове забезпечення впровадження АСУ в школах (оплата первинного введення даних і введення ставки лаборанта під завдання АСУ). Зміни в функціоналом фахівців шкіл (секретаря, завуча та директора), спрямовані на підтримку автоматизації, також не були зроблені, тому на місцях бази даних велися "на додаток" до основних обов'язків співробітників, і їх повнота, частота оновлення та сумлінність введення залежали повністю від зацікавленості фахівців в результатах обробки даних.

Виконання розробниками умови максимальної затребуваності програмного продукту призвело до того, що АСІОУ "Школа" як програмна система, забезпечує управління насамперед самим освітнім процесом, належить до виду АСУ ТП.

2. Рівень районного відділу освіти (РОО)

В ході аналізу інформаційних потоків "Школа"