Ключові кроки до успіху і реальні переваги BPM

Визначення успішних проектів ВРМ

Як показує практика, результати вже реалізованих проектів ВРП бувають неоднозначні. Деякі компанії досягають поставлених цілей і вважають, що їх проекти ВРМ дали очікувані результати або навіть перевершили їх. Інші організації виявляють, що час впровадження та вартість проекту перевищили заплановані показники, результати не відповідають загальним очікуванням, а поставлених цілей досягти не вдалося. Так що ж відрізняє успішні проекти ВРМ від невдалих? Крейг Шифф (Craig Schiff), виконавчий директор компанії ВРМ Partners, Inc. вважає, що існує три основні моменти, які визначають успіх проекту ВРП, і дотримання цих рекомендацій може істотно збільшити шанси компанії на досягнення потрібних результатів.

1. Знаходження "покровителя" проекту серед вищого керівництва організації

Підтримка вищого керівництва - істотна перевага для більшості корпоративних проектів, а для проектів ВРП вона є абсолютно необхідною. Для того щоб впровадження системи протікало найкращим чином, буває потрібно змінювати і стандартизувати системи, що ті чи інші групи вважають сферою виключно своїх інтересів, причому в масштабі всієї компанії. До таких систем відносяться план бухгалтерських рахунків або ієрархічна система звітності. Крім цього, спосіб обчислення ключових показників повинен бути єдиним для всієї компанії.

Виконання проекту вимагає наявності людини, що володіє необхідними повноваженнями для проведення таких змін. Також не треба забувати, що часто IT-і фінансовий відділи не можуть знайти спільну мову в питанні вибору необхідного продукту. IT-відділ зазвичай намагається придбати модулі ВРП у своїх постачальників систем ERP (Enterprise Resource Planning - планування ресурсів підприємства), щоб полегшити процес інтеграції, або у постачальників інструментів BI, щоб отримати рішення, налаштована відповідно до їх вимог. Навпаки, бізнес-користувачі у фінансовому відділі воліють пакетні програми від кращих у своєму класі постачальників завдяки їх очевидною простоті використання і підтримки. Без участі вищого керівництва це протиріччя може призвести до тупикової ситуації і буде означати кінець проекту ВРП. Без спостереження та напрямки з боку менеджерів вищої ланки проект може скоротитися тільки до задоволення поточних потреб, і компанія не отримає всіх переваг, які надає ВРП.

Нарешті, хтось повинен встановити "правила гри". Система буде надавати більше інформації більшій кількості користувачів. Цим співробітникам необхідно розуміти, як вона буде використовуватися. Чи буде зарплата залежати від даних про ефективність їх роботи, одержуваних за допомогою нової системи? Яка політика щодо конфіденційності даних? Роль "покровителя" проекту зазвичай виконує директор з інформаційних технологіям, фінансовий директор або виконавчий директор (у невеликих компаніях).

2. Вибір пріоритетів і розробка плану

Можливості систем ВРМ різноманітні. Вони можуть сприяти скороченню строків закриття бухгалтерських книг. Вони оптимізують процес прийняття рішень за рахунок надання більш точної та своєчасної інформації більшій кількості співробітників. Системи ВРМ також здатні сприяти виконанню вимог законодавства, тому що підтримують контрольні журнали, повідомляють про суттєві зміни та забезпечують єдиний набір узгоджених даних. Вони можуть значно знизити кількість трудомістких процесів, таких як використання коштів бюджетування на основі Excel, або просто сприяти оновлення застарілих систем. Нарешті, інструменти ВРМ здатні збільшити ефективність роботи компанії за рахунок того, що змушують кожного сконцентруватися на тих ключових показниках ефективності, які вища керівництво вважає пріоритетними.

Хоча багато компаній, що збираються впроваджувати ВРП, можуть заявити, що їм необхідні всі ці можливості, Крейг Шифф радить вибрати якусь основну мету і сфокусуватися на її досягнення. Це істотно допоможе у виборі продуктів ВРП, розстановці пріоритетів в задачах і вимогах і навіть у визначенні ресурсів, необхідних для проекту. І тільки потім можна переходити до розробки плану. Це важливий момент, яким часто нехтують. Наприклад, досить часто проект ВРМ починається зі спроб внести покращення в процес бюджетування, що, безумовно, має сенс, тому що зазвичай цей процес далекий від оптимального і досить трудомісткий як для фінансового відділу, так і для інших його учасників з числа працівників компанії. Але якщо сконцентруватися лише на бюджетування, то в підсумку можна отримати точкове рішення, яке не зможе перетворитися на більш комплексну систему, що відповідає розумінню ВРМ в масштабах всієї компанії. При розробці плану необхідно участь основних зацікавлених сторін всієї компанії, щоб можна було виробити спільне розуміння того, які кінцеві результати очікуються від впровадження ВРП. Якщо зацікавлені сторони не можуть дійти згоди, то потрібно втручання куратора проекту з вищого керівництва (див. п. 1).

Після того, як досягнуто розуміння кінцевих цілей, необхідно визначити поточне стан справ. Можливо, у компанії вже є якісь елементи, необхідні для побудови системи ВРП. Крім програмного забезпечення, потрібно оцінити доступність необхідних джерел даних. Маючи як загальне уявлення про роль системи ВРМ в компанії, так і бачення поточної ситуації, можна приступати до розробки конкретного плану. Він дозволить зрозуміти готовність організації до здійсненню проекту ВРП, виявить проблеми на шляху до шуканої мети і допоможе намітити кроки, необхідні для їх подолання. Останній елемент у розробці плану - розстановка пріоритетів у виконанні цих кроків. Тепер, маючи бачення загальної картини, можна приступати до їх реалізації.

3. Визначення та використання ключових показників ефективності

Якщо все, на що здатна впроваджена система, - це вдосконалений збір даних і підготовка звітів, то її не можна назвати повноцінною системою ВРП. Призначення ВРП - сприяти компанії в досягненні її стратегічних установок. Для цього стратегія повинна бути перетворена на конкретні цілі, бізнес-задачі і ключові показники ефективності (Key Performance Indicators - KPI), які показують, наскільки успішно компанія рухається до поставлених цілей і використовує бізнес-показники. Складно оцінити ефективність діяльності компанії тільки за допомогою численних звітів. Основна перевага KPI полягає в тому, що вони змушують кожного зосередитися на головних показниках. А це може мати істотне значення для прийняття рішень і ефективності роботи компанії.

В більшості систем ВРМ дані індикатори, які разом складають збалансовану систему показників компанії, виводяться на інструментальну панель. Оскільки ця панель є дуже наочний інтерфейс, то навіть випадковому користувачеві легко зрозуміти, наскільки добре діяльність компанії або її окремих підрозділів відповідає цілям KPI. Вся інша ВРМ система побудована таким чином, щоб поставляти інформацію для цих KPI. У тій частині системи, яка відповідає за планування, повинні міститися показники для KPI. Реальні первинні дані, одержувані з систем ERP, CRM (Customer Relationship Management - системи управління відносинами з клієнтами) та інших транзакційних систем, повинні містити інформацію, необхідну для KPI, щоб визначити, наскільки добре діяльність компанії відповідає плану. Забезпечення такої інформації - непросте завдання. Багато показники не є фінансовими за своєю природою. Наприклад, якщо один з KPI - це задоволеність клієнтів, то де знайти необхідні дані в потрібному форматі? Визначення ключових показників ефективності та наповнення їх даними - Один з головних елементів ВРП.

Що ще необхідно

Допомога експертів з ключових моментів. У таких питаннях, як розробка плану, вибір постачальників і визначення KPI, людина, що вже має досвід впровадження ВРП, здатний допомогти заощадити істотну кількість часу та коштів.

Облік інтересів кінцевих користувачів. Включення особливостей, які можуть бути ним корисні; часте спілкування з ними під час розробки; забезпечення необхідного навчання з бізнес-аспектів і технології до введення системи в дію. Чим більше кінцевих користувачів будуть оцінювати ефективність своєї роботи з допомогою системи ВРП, тим сильніше виявиться її вплив на саму компанію і результати її діяльності.

Які ж реальні переваги, які компанія може отримати, скориставшись цими порадами і успішно запровадивши ВРМ?

Реальні переваги ВРМ

На сьогоднішній день вже достатньо багато сказано про переваги, які отримує компанія, що використовує ВРП. Цей список включає такі елементи, як налагодження зв'язку між поточною діяльністю компанії та її стратегічними установками; отримання найбільш достовірних показників; надання інформації в режимі реального часу; вдосконалення та прискорення процесу прийняття рішень; поліпшення фінансового стану. Все це звучить дуже добре; всі ці елементи є стратегічними цілями, пов'язаними з управлінням ефективністю. Якщо всі названі переваги дійсно реально існують, то як вони втілюються в повсякденній діяльності конкретної компанії, які можна побачити і оцінити кількісно? Крейг Шифф на конкретних прикладах демонструє реальну віддачу від систем управління ефективністю бізнесу.

Встановлення зв'язку між поточною діяльністю компанії та її стратегічними установками

Цей результат - найбільш значимий з усіх досягнень, що забезпечуються ВРП. Основна ідея полягає в тому, що за допомогою обережного і послідовного аналізу діяльності всієї організації співробітники будуть краще розуміти корпоративні мети і спрямують свої зусилля на їх досягнення. А поліпшення фінансового стану стане закономірним підсумком цього процесу.

Але для того, щоб між діяльністю і стратегією була встановлена реальна зв'язок, потрібне об'єднання декількох ключових елементів. Система управління ефективністю бізнесу здатна допомогти в їх створенні. Ось ці необхідні компоненти:

швидкі цикли бюджетування та планування, що включають лише кілька ітерацій;

об'єднання даних з різних систем і прогнозів на всіх рівнях компанії для створення загальної картини ефективності роботи організації, як в теперішньому часі, так і у майбутньому;

забезпечення доступності цієї картини, а також цілей компанії, для всіх співробітників;

визначення і відстеження реальних джерел прибутковості та зниження собівартості.

Приклад з практики. Після установки програмного забезпечення ВРМ компанія Progress Rail Services, один з найбільших залізничних компаній Північної Америки, стала ще більш активною корпорацією з річним обсягом збуту, що перевищує мільярд доларів. Серед конкретних нововведень, що з'явилися з впровадженням ВРП, -- автоматизовані оціночні панелі на рівні підрозділів і філій компанії і скорочення щомісячних строків консолідації з 14 до 6 робочих днів. Остання включає отримання даних з майже 40 різних систем, які використовуються в компанії.

Нові кошти також допомогли об'єднати обговорення на рівні різних підрозділів. Надалі компанія планує встановити оціночні панелі на конкретних заводах, де передбачається використовувати декілька відмінний набір показників.

Отримання найбільш достовірних показників

Різні менеджери та підрозділи, що мають у своєму розпорядженні одні й ті ж структури шаблонів бюджету і обговорюють прогнози з одним і тим вже рівнем детальності, - Це приваблива мета для керівництва будь-якої компанії. Але, на жаль, вона вислизає від багатьох корпорацій, утворених шляхом злиття та/або включають міжнародні дочірні компанії, що володіють самостійними системами бухгалтерського обліку і являють собою мозаїку транзакційних систем і систем планування. На практиці в таких випадках необхідна система ВРМ для того, щоб:

зв'язати і консолідувати дані з несумісних систем для одержання загальної картини ефективності;

зробити цю картину доступною для кожного, кому вона необхідна.

Приклад з практики. Компанія Coty Inc., Виробник косметики, з штатом більше 8000 співробітників і філіями в 25 країнах, використовує 40 типів різних систем, як від відомих постачальників, так і розроблених в самій організації. У кожній з них фінансова консолідація та підготовка звітності організовані по-різному. У Як перший крок на шляху до уніфікованої інфраструктурі компанія впровадила програмне забезпечення для фінансової консолідації в більш ніж 40 відділеннях. Це забезпечило загальну картину для головного офісу компанії, але не дало повного і детального подання для філій в окремих країнах.

Коли новий фінансовий директор вирішив поліпшити процес розподілу ресурсів, компанія придбала пакет аналітичних продуктів. За допомогою цих коштів компанія сподівається знизити витрати на інфраструктуру і персонал, а також суттєво зменшити витрати на установку і підтримку програмного забезпечення і придбання комп'ютерів. За три роки компанія планує заощадити більше двох мільйонів доларів.

У компанії Coty було кілька специфічних проблем. Хоча звітність була побудована за брендами, багатовимірної картини не виходило. Для того щоб система ВРМ заробила, компанії довелося перебудувати основні структури та ієрархію даних, які відрізнялися в різних країнах.

Вже зараз компанія отримала економію в капітальних витратах. До 2003 р. компанія щорічно збирала перелік вимог з кожного відділу, який включав всі необхідне, від меблів для відділу маркетингу до прийому нових співробітників. Раніше кошти розподілялися згідно з цими списками. Тепер компанія вирішує, що необхідно кожному відділу для виконання стратегічних цілей, і тільки потім, якщо залишаються гроші, розглядаються заявки підрозділів.

На сьогодні в компанії близько 250 користувачів системи ВРП. Завдяки мережевим можливостям це коло поступово розширюється за межі фінансових відділів. За міру того, як робота з фактами і об'єктивність витісняють інтуїтивне прийняття рішень і пов'язаний з цим суб'єктивізм, компанія виявляє нові тонкощі в процесі прийняття рішень. Вище керівництво з'ясувало, що використання одних і тих же показників у всій організації додає впевненості, оскільки все, кого це стосується, можуть бачити результати прийнятих ними рішень і відповідати за них.

Інформація в режимі реального часу

Якщо навіть немає можливості надавати інформацію в режимі реального часу, вона повинна бути максимально "свіжої". Чим оперативніше надходить інформація, тим швидше можна скорегувати свої дії. Для того щоб кошти ВРМ виявилися дійсно корисними, а компанія краще контролювалася, впроваджена система повинна:

забезпечувати доставку даних з мінімальною затримкою між транзакцією або подією і доступністю даних для аналізу;

сприяти скорочення періодів закриття бухгалтерських книг;

автоматизувати операції, в яких висока імовірність помилки, виключаючи участь людей в ланцюжку надання даних;

підтримувати швидшу підготовку прогнозів.

Приклад з практики. Компанія Miles Kimball, багатоканальний постачальник, найбільш відомий своїми каталогами, продає більше 12 000 облікових одиниць через три web-сайту і три набори каталогів. За словами виконавчого директора компанії, система ВРП, яку вони впровадили, виявилася неперевершеною в наданні надійної інформації в режимі реального часу.

Для компанії, яка залежить від персоніфікованих продуктів, дуже важливо швидко одержувати точні дані, щоб вона могла оперативно реагувати. У компанії Miles Kimball перехід до інформації в режимі реального часу привів до появи нових питань, оскільки швидкі відповіді викликають інтерес до додаткової інформації. Е?? об також може означати прийняття більшого кількості рішень, хоча часто вони є просто дрібними поправками.

Для співробітників відділу продажів і планування номенклатури товарів, а також для оперативного персоналу швидке виявлення успіху або невдачі продуктів, їх категорій і пропозицій залишає більше часу для покращення наступного каталогу.

Фірма хоче здійснювати половину продажів через інтернет, таким чином економлячи на використанні паперових каталогів. ВРМ дозволяє компанії поставити на перше місце цю стратегічну мету, а не більш дрібні тактичні завдання.

Власність і відповідальність

Компанії часто намагаються залучити більше працівників в процес планування, але без того, щоб бюджетування перетворювалося на їхню основну роботу. Якщо в процесі бюджетування та планування беруть участь багато співробітників компанії, то це дозволяє уникнути ситуації, коли прогнозування здійснюється "зверху вниз ", за наказом. Теоретично, це добре, оскільки сприяє зв'язування стратегічних цілей з реальною ситуацією.

Приклад з практики. Компанія Winn-Dixie, одна з найбільших мереж роздрібних магазинів, має близько 120 000 співробітників і 1100 магазинів, розташованих в основному в 12 штатах американського південного сходу. Раніше бюджетування компанії було засновано на програмі Exсel, що викликало чимало проблем. Окремі електронні таблиці пропадали; учасники процесу бюджетування були незадоволені тим, що вони не мали інформації про те, чи включені їх пропозиції в остаточний бюджет. Після установки системи ВРМ компанія змогла здійснювати бюджетування на адміністративному рівні у всіх своїх підрозділах. Крім цього, впровадження нового забезпечення дозволило менеджерам районів готувати бюджети окремих магазинів за допомогою даної системи. І, нарешті, поява ВРМ призвело до істотної економії витрат на бюджетування і підготовку звітності. Фінансова група компанії підрахувала витрати часу, а також коштів на папір, друк і розсилку, пов'язані із старою системою бюджетування і підготовки звітності, і з'ясувала, що за 5 років використання коштів ВРП економія складе більш 1,1 мільйонів доларів, що безумовно окупить впровадження нових методів.

Зниження собівартості і зростання доходів

Поки ще досить важко знайти практичні приклади того, як використання ВРП може призвести до зростання доходів. Це не дивно, оскільки системи ВРМ увійшли в широкий обіг порівняно недавно. Засоби ВРМ в основному зосереджені в фінансових підрозділах, а відділи товарного маркетингу або продажів використовують їх у меншій мірі. Але вже існують численні приклади того, як ці інструменти сприяють економії коштів, у тому числі в такій області, як кількість персоналу. Впровадження системи управління ефективністю бізнесу може зажадати від 10 до 200 людино-місяців, вона також має потребу в поточній підтримки. Але її використання здатне різко скоротити обсяг рутинних ручних операцій в бюджетуванні та підготовки звітності.

Приклад з практики. За оцінками Крейга Шиффа, компанія Lockheed Martin, один з провідних фірм в області передових технологій, щорічно економить 50 мільйонів доларів за рахунок використання нової системи управління ефективністю бізнесу. Після декількох років злиттів і поглинань компанія мала цілий набір транзакційних систем, і всі вони були несумісні між собою. Для того, щоб вирішити цю проблему, компанія здійснила один із найграндіозніших на сьогодні проектів по впровадження засобів ВРП.

В В результаті компанія отримала цілий ряд важливих переваг, серед яких - найбільш достовірні фінансові показники та суттєве скорочення термінів підготовки звітів, підтверджень і консолідації. Але особливо примітно значне зниження собівартості. Компанії не тільки вдалося домогтися більшої стандартизації за допомогою єдиного корпоративного плану рахунків, а й вперше одночасно вирішити проблеми, пов'язані з трьома основними функціями -- фінансовим обліком, податковою звітністю і плануванням.

Створення "інформації до дії"

Всі згодні з тим, що отримання інформації, на підставі якої можна вживати конкретні дії, є шляхетною метою. Засоби ВРМ дозволяють мати таку інформацію за допомогою наступних основних механізмів:

більше швидкий охоплення безупинно мінливих даних з різних джерел на основі коштів витягання, перетворення і завантаження (ETL);

зосередження уваги на ключових показниках бізнесу завдяки оцінними та інструментальним панелям;

завчасне Попередження менеджерів про суттєві відхилення від запланованих результатів за допомогою електронних повідомлень і "стоп-сигналів" в звітах.

Приклад з практики. Відомий виробник програмних продуктів, компанія Macromedia, добилася отримання найбільш достовірних фінансових показників з допомогою Сховища даних, але маніпулювання даними в цьому Сховище викликало утруднення. Як і багато інших компаній, Macromedia здійснювала розробку прогнозів за допомогою Exсel. Крім цього, компанія володіла спеціально створеним додатком для бюджетування, яким користувалися близько 20 співробітників. У результаті впровадження системи ВРМ компанія отримала доступ до даних в режимі реального часу за допомогою онлайнової звітності. Суттєво скоротилися терміни підготовки тижневих прогнозів за допомогою моделі, описаної в Exсel, а також час, необхідний для здійснення операцій поглиблення в дані.

В компанії Macromedia "інформації до дії" має різне значення для різних користувачів. Для групи управління продуктами це означає прогноз доходів на основі даних маркетингу, в якому враховуються історичні дані, заплановані показники і відомі сезонні фактори. Група продажів будує свій прогноз на основі даних про клієнтів. Кожен квартал ці два підходи зіставляються, щоб знайти спільне і відмінності.

Скорочення та поліпшення процесу прийняття рішень

Хоча покращення процесу прийняття рішень і підвищення конкурентоспроможності згадуються в маркетингових матеріалах практично будь-якого постачальника, ці заяви часто не відповідають реальності. Але процес прийняття рішень дійсно удосконалюється, а конкурентоспроможність зростає, якщо компанія отримує наступні переваги:

можливість слідкувати за бізнесом і керувати ним з більшим ступенем детальності;

скорочення циклів закриття бухгалтерських книг;

автоматизація повільних, схильних до помилок ручних процесів обробки даних і прогнозування;

скорочення часу виконання механічних операцій з аналізу електронних таблиць;

простий доступ до інформації в масштабах всієї компанії, причому у формі, зручній користувачам;

обстановка, в якій співробітники схвалюють постійні вимірювання ефективності їхньої праці та фокусуються на її підвищення.

Приклад з практики. До впровадження системи ВРМ працівники фінансового відділу компанії L-3 Communications, провідного виробника розвідувальних систем, витрачали 85% часу на збір інформації і лише 15% - на її аналіз. Після впровадження нових коштів це співвідношення стало зворотним.

Більше швидке надання інформації дозволяє приймати рішення оперативніше. Компанія L-3 Communications розробила інструментальні панелі, доступні для багатьох співробітників, які, однак, були визнані далеко не відразу.

Компанія також виявила, що поліпшення процесу прийняття рішень означає скорочення інтервалів у цьому процесі, тобто більш часте прийняття рішень. Це, вкупі з більш різноманітними форматами представлення даних, дозволяє частіше й точніше коректувати напрямок руху бізнесу.

В Як приклад можна навести ситуацію, коли компанії вдалося запобігти істотне (3.6 мільйона доларів) перевищення річного бюджету витрат у одному з підрозділів за рахунок того, що проблема була помічена ще на початку червня, а не в кінці жовтня, як це могло б статися при відсутності системи ВРП. Раннє виявлення проблеми дозволило вчасно вжити відповідних заходи.

Висновок

Системи управління ефективністю бізнесу забезпечують істотні переваги на двох рівнях. Перший рівень - стратегічний, він включає такі переваги, як зв'язок між повсякденною діяльністю компанії та її стратегічними установками. Другий рівень - кількісний: це ті переваги, які можна порахувати чи виміряти, наприклад, економія мільйонів доларів або скорочення термінів закриття бухгалтерських книг з трьох тижнів до трьох днів. І ще одна перевага, можливо, найважливіше - зміна атмосфери в колективі, орієнтація співробітників на підвищення ефективності їхньої праці, інформованість про те, як їх дії впливають на положення компанії на ринку, а також більш швидка і активна реакція на зміни в конкурентному середовищі.

Список літератури

1. Крейг Шифф (Craig Schiff). Передовий досвід проектів ВРП: ключові кроки до успіху (Best Practices in BPM - Key Steps to Success).

2. Крейг Шифф (Craig Schiff). ВРМ: які реальні переваги? (Business Performance Management - What are the Real Benefits ?).

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://citcity.ru/