Як зробити впровадження великої інформаційної системи успішним

Олексій Савкін

Пам'ятайте про важливі принципи:

Формулюйте цілі, які ви хочете досягти, а також завдання, які хочете вирішити, впроваджуючи інформаційну систему.

Оптимізуйте схеми оплати та ліцензування майбутньої системи, це дозволить уникнути зайвих витрат грошових ресурсів.

Працюйте з компанією запроваджувачем, що розділяє ваші принципи, це важливий фактор зниження можливих ризиків.

Підготовка до впровадження інформаційної системи

Інформаційні системи для підприємства

В даний час існує велика кількість інформаційних систем, покликаних поліпшити бізнес процеси компанії, оптимізувати час обробки запиту клієнта, дати можливість побачити нові можливості в бізнесі.

Існує кілька загальноприйнятих класифікацій інформаційних систем. Наприклад, зручно виділяти системи CRM (робота з клієнтами), ERP (управління підприємством) або MPC (управління на основі фінансових показників).

На російському ринку кордону подібної класифікації сильно розмиті, наприклад відома фінансова система 1C позиціонується як ERP, при цьому було б не коректно заявляти, що 1C є конкурентом такий ERP системи як Navision Axaptra.

Для визначення будь-якої інформаційної системи пропонується використовувати кілька основних якостей:

Функціонал - Набір можливостей, які пропонує система.

Бізнес процеси, які має ця система покликана поліпшити.

Вартість системи.

Терміни впровадження системи.

Це важливі критерії, що визначають інформаційну систему. Необхідно пам'ятати про цих критеріях під час роботи з постачальником інформаційної системи. Важливо знати про те, які бізнес процеси дозволить поліпшити дана система, скільки часу займе впровадження системи і яка буде кінцева вартість системи для компанії.

Постановка завдання на впровадження інформаційної системи

Перед тим як приймати рішення про впровадження інформаційної системи, необхідно визначити те коло завдань, які повинна підтримувати інформаційна система. Рішення про впровадження не повинно прийматися просто на підставі того, що подібним чином надходять інші компанії в галузі.

Необхідно відповісти на питання про те, як інформаційна система допоможе досягти стратегічні цілі компанії. Які ці цілі і відповідно, які основні вимоги повинні бути висунуті до системи, що впроваджується в систему.

На даному етапі необхідно отримати список тих стратегічних цілей і ключових процесів, що має поліпшити система. Необхідно деталізувати вирішуються проблеми, так щоб пред'являти майбутній системі цілком певні вимоги.

Приклад:

Якщо компанія збирається впроваджувати інформаційну систему по роботі з клієнтами (CRM система), то необхідно визначити ті проблеми, які як передбачається, CRM повинна вирішити. Наприклад, компанія може бути незадоволена швидкістю чи якістю відповідей на запити клієнтів, або ж компанія має підстави вважати, що справжня база клієнтів використовується неефективно.

Після визначення проблемних питань, які будуть надалі поліпшуватися за рахунок впровадження інформаційної системи, необхідно виявити ті критерії, за якими можливо оцінити ступінь успішності вирішення проблеми. Наприклад, будь-яким способом оцінити рівень задоволеності клієнтів або якість певних бізнес-процесів.

Якщо в компанії активно застосовується система стратегічного управління, то відповісти на зазначені питання буде просто. Основна складність полягає в оцінці нефінансових показників. Тут може допомогти метод запропонований Робертом Капланом і Дейвідом Нортоном - Balanced Scorecard. Даний метод широко застосовується як у вітчизняних, так і в західних компаніях, достатньо сказати, що 400 компаній зі списку Fortune 500 успішно використовують даний підхід.

Постановка завдання на впровадження інформаційної системи повинна описувати цілі компанії, а саме ті бізнес-процеси, які компанія намерівается поліпшити.

При постановці завдання на впровадження важливо відповісти на питання:

Як впровадження системи узгоджується з цілями компанії?

Які бізнес процеси будуть покращені?

Які люди будуть залучені до процесу впровадження та використання системи?

Сучасний ринок заявляє, що головний ресурс компанії - це люди, які в ній працюють. Це твердження справедливо і при впровадженні великої інформаційної системи. Необхідно визначити коло людей, які будуть залучені у впровадження і використання даної системи. Це дозволить більш чітко усвідомити, як буде необхідно будувати роботу з обстеження бізнес процесів компанії, а також як необхідно будувати процес навчання персоналу.

Пошук постачальника рішення

Велика інформаційна система не продається як версія коробочки і, як правило, впроваджується спеціальної компанією запроваджувачем. Існує кілька усталених критеріїв, за якими слід вибирати компанію запроваджувачем.

Основні критерії оцінки майбутнього постачальника:

Популярність.

Кількість успішних впроваджень.

Досвід впровадження в східних областях.

Погляньмо на проблему дещо ширше. Для того щоб процес впровадження інформаційної системи пройшов вдало необхідно відповісти на два важливих питання про компанію запроваджувачем:

Були Чи є в компанії дійсно вдалі впровадження?

Компанія внедренец займається, по суті, настроюванням і установкою програмного забезпечення. Як встановлюється система буде впливати на бізнес і чи виявиться рішення, в Зрештою, успішним - ці питання компанія внедренец залишає поза визначення «успішне впровадження».

Необхідно проаналізувати успішні впровадження компанії, оцінити окупилися чи витрати інших компаній після впровадження систем, з'ясувати як впроваджені системи вплинули на бізнес у цілому.

Зручно Чи працювати з даною компанією саме вам?

Важливо працювати з компанією, дотримуючись своїх власних принципів ведення бізнесу. З'ясуйте, яким чином проводитиметься оплата послуг даної компанії, чи можливо поетапно оплачувати дослідження, впровадження та ліцензії на систему. Яким чином буде організована робота з компанією, будите ви мати можливість без значних втрат відмовитися від послуг даної компанії.

Пошук рішення

Проаналізувавши ті проблеми, які повинна вирішувати система, а також ті бізнес-процеси, які впроваджується система покликана поліпшити, можна сформулювати необхідні критерії оцінки рішення.

Зупинимося на найважливішому. При пошуку та оцінки конкретного рішення важливо пам'ятати про те, які цілі дозволить досягти впровадження цього рішення.

Інформаційна система почне приносити прибуток компанії, тільки після того, як вона буде включена в усі поточні бізнес-процеси. Важливо оцінити чи відповідає розглянуте рішення прийнятої у вашій компанії моделі бізнесу, як буде потрібно часу, щоб навчити поточні кадри вашої компанії використовувати нову систему.

Робота з компанією запроваджувачем

Після того як були сформульовані цілі компанії, а також був здійснений пошук рішення і постачальника цього рішення, починається основний етап по роботі з компанією запроваджувачем.

Загальні питання організації роботи з компанією запроваджувачем

Зупинимося на загальних принципах, які дозволять уникнути ризиків при роботі з запроваджувачем інформаційної системи.

Самое просте - документуйте всі питання, пов'язані з постановкою завдань, описом бізнес процесів, постановкою термінів і контрольними точками. Необхідно визначити систему взаємодії з постачальником таким чином, щоб

При необхідності було можливо відмовитись від послуг даної компанії, при цьому, маючи важливі результати вже виконаної роботи, які можна буде використовувати в майбутньому.

При виникненні будь-яких спірних ситуацій менеджер проекту впровадження або юрист компанії могли б посилатися на підписану проектну документацію.

Не слід випускати з уваги можливості по оптимізації оплати послуг запроваджувачем, необхідно:

Розбивати роботу на окремі етапи, визначити форму і результат діяльність компанії запроваджувачем на кожному етапі.

Оптимізувати фінансові питання, за рахунок поетапної оплати послуг запроваджувачем, а також за рахунок оптимізації ліцензійних внесків за програмне забезпечення.

Етапи впровадження

Слід виділити три етапи впровадження інформаційної системи:

Дослідження. Компанія внедренец проводить дослідження бізнес процесів вашої компанії.

Доробка системи. Програмісти компанії запроваджувачем налаштовують або доробляють необхідну функціональність системи.

Запуск системи. Початок реального використання системи, включає процеси навчання персоналу.

Дослідження бізнес процесів

Будь-яка компанія постачальник системи відводить певний час для дослідження бізнес процесів компанії, де буде впроваджуватися інформаційна система.

На даному етапі необхідно як можна більш точно описати представникам компанії, які процеси необхідно поліпшити.

Як правило, функціональність інформаційної системи дещо ширше, ніж реальні бізнес процеси компанії. На даному етапі необхідно визначити як присутність тих чи інших функцій позначиться на кінцеву вартість системи, час впровадження, і що саме важливо, чи відповідає пропонована функціональність цілям компанії.

Важливо, щоб результати дослідження бізнес процесів були надані в якості окремого документа, де відповідно до вимог компанії повинні бути детально описані вивчені бізнес процеси.

Доробка системи

Після дослідження бізнес процесів компанія постачальник повинна точно відповісти на питання про вартість і терміни впровадження інформаційної системи.

На етапі доопрацювання системи важливо контролювати процес реалізації необхідних функцій в інформаційній системі. Необхідно перевіряти відповідність реалізації вимогам компанії і при необхідності використовувати встановлений механізм для впливу на компанію-запроваджувачем.

Важливо, щоб з боку компанії виступав менеджер проекту впровадження, добре знайомий з завданнями компанії та її бізнес процесами. Необхідно розуміти, що цей людина також повинен мати досвід з підтримки впровадження подібних систем у компанії.

Запуск системи

На цьому етапі важливо переключити бізнес процеси компанії на використання впровадженої системи. Основне завдання швидко навчити і мотивувати персонал використовувати нову інформаційну систему.

Багато проекти з впровадження інформаційних систем провалювалися або не приносили бажаних результатів через небажання людей використовувати нову незручну систему, необхідно проводити тренінги і показувати, як використання системи дозволить позбавитися від рутинних завдань і оптимізувати роботу.

Розвиток інформаційної системи

Впроваджена система, як правило, не починає працювати відразу. Необхідно проаналізувати наскільки впровадження було успішно, чи досягнуто основні цілі впровадження.

Впровадження можна вважати успішним, тільки якщо система дозволяє отримувати вигоду, а саме оптимізує роботу служб, дозволяє виконувати роботу швидше, підвищує якість процесів. Необхідно постійно аналізувати показники роботи системи, а також ступінь зацікавленості персоналу у використанні даної системи.

Процес впровадження інформаційної системи займає як мінімум кілька місяців. На Протягом цього часу важливо фокусуватися на цілях, які ваша компанія хоче досягти, впроваджуючи систему, також пам'ятаєте про можливі ризики та фінансових витрат. Організуйте вашу роботу правильно, і впровадження інформаційної системи у вашій компанії буде успішним.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://citcity.ru/