Корпоративне планування: погляд у майбутнє

Аніл Гупта (Anil Gupta)

Типовий процес планування, також відомий як "кошмар електронних таблиць ", вже застарів. Сучасне планування - це використання загального підходу, у фокусі якого знаходяться бізнес-процеси.

Що собою являє звичайний план? Успіх компанії часто залежить від того, який може бути відповідь на це питання представників різних відділів або бізнес-підрозділів фірми і наскільки добре керівники організації об'єднують ці відповіді в загальну бізнес-стратегію. На жаль, планування - це одна з найбільш проблемних областей бізнесу. І боротьба з цими проблемами звичайно не приносить позитивного результату, а лише ще більше заплутує ситуацію і супроводжується втраченими ринковими можливостями, оскільки організація не здатна швидко реагувати на зміни обстановки.

Зусилля з управління ефективністю не повинні зупинятися на виробленні показників, які оцінюють минулі події. Набагато важливіше використовувати інформацію для того, щоб організація могла виробити більш "інтелектуальний" план, який допоможе координувати діяльність ключових відділів або активність з різних напрямів діяльності фірми.

Такий підхід вимагає організаційних і технологічних змін. Сьогодні відділи зазвичай використовують електронні таблиці для створення планів, які представляють їх власний набір бізнес-прогнозів і поглядів на перспективи ринку. Відділ продажів розробляє прогноз доходів по регіонам на основі поточних показників і цілей наступного року. Фінансовий відділ створює операційний план на основі бюджету поточного року та планів на наступний. Відділ маркетингу робить прогнози для нових та існуючих видів продуктів на основі даних досліджень. Виробничий відділ прогнозує попит, щоб оцінити потреби в поставках, на основі історичних даних і майбутніх бізнес-очікувань.

Виникає запитання: як звести всі ці плани воєдино? Кожен з них оперує своїми показниками:

прогнози відділу продажів - питомими величинами доходів у доларах у розрахунку на регіон або споживача;

прогнози відділу маркетингу - доларами і одиницями проданого товару в розрахунку на лінійки продуктів;

прогнози фінансового відділу - доларами в розрахунку на внутрішні організації;

прогнози попиту - в розрахунку на одиниці зберігання та їх компоненти.

В більшості компаній фінансові відділи вручну зводять електронні таблиці, виявляючи пробіли. Процес включає багатоденний обмін електронними листами, зустрічі і телефонні переговори. Все це покликане допомогти фінансовим відділам краще зрозуміти ідеї, що лежать в основі індивідуальних планів. Потім відділам доводиться звіряти свої плани, щоб переконатися, що вони досить добре узгоджуються один з одним в межах допустимих похибок.

Ручне зведення планів не тільки значною кількістю помилок, це також дуже повільний процес. У результаті організації не можуть часто оновлювати свої плани, в кращому випадку це робиться раз на квартал. Але в таких областях, як, наприклад, індустрія високих технологій, бізнес-обстановка змінюється набагато частіше. Прогнози минулого кварталу можуть швидко застаріти і, більше того, створити у компаній, що намагаються одержати більш ясну картину ефективності своєї роботи, хибне уявлення про реальність. Організаціям доводиться керуватися цифрами, використання яких може призвести до зниження доходів і розмірами прибутку, упущеним можливостям, нездатності вчасно знизити товарно-матеріальні запаси і неточним показниками рівня обслуговування споживачів.

Необхідність корпоративного підходу

Бізнесу потрібен новий підхід, який спрощує планування і дозволяє частіше і більше оперативно оновлювати програму роботи. Цей процес повинен дозволяти компаніям швидко створювати оперативні плани і використовувати відповідні технології для їх вдосконалення. Технологічне рішення має включати план кожного відділу, а також вихідні передумови щодо передбачуваних продажів, товарно-матеріальних запасів або інших ключових елементів. Результатом має бути спільне єдине уявлення про майбутній плані.

Корпоративний підхід не означає, що відділи не повинні мати свій погляд на загальний план. Виробничий відділ повинен мати детальний прогноз попиту на комплектуючі; у відділу продажів повинна бути можливість бачити очікуваний дохід за кожним регіону; фінансовий відділ повинен бути здатний обчислювати дохід і розмір прибутку з географічних і операційним одиницям. Але корпоративний процес планування має забезпечувати постійне оновлення плану (як мінімум раз на місяць), щоб приводити прогнози у відповідність з мінливими бізнес-умовами.

Ключовий момент у розробці єдиної спільної програми дій - це створення аналітичної архітектури, що дозволяє розглядати один і той же план з точки зору різних вимірів і з різним рівнем деталізації. Іншими словами, організація повинна створити корпоративний план записів: єдиний репозиторій минулих, теперішніх і майбутніх прогнозів, планів і припущень всієї корпорації. Цей репозиторій дозволить об'єднати непорівнянні аспекти кожного функціонального документа в єдиній моделі і в той же час збереже цілісність і детальність, необхідну кожному відділу.

Маючи корпоративний план записів, кожен колектив може працювати з ним, використовуючи свої власні показники (одиниці товару, кошти або величину прибутку) на всіх рівнях деталізації: від докладної інформації з окремих продуктів до прогнозу загального доходу компанії. Фінансові відділи можуть проводити постійний моніторинг відповідності доходів і результатів прогнозів бізнес-планів, створювати альтернативні сценарії і виконувати моделювання. У той же час установки про стратегії ціноутворення, асортимент продукції і прогнозі продажів можуть давати інформацію для бізнес-планів, у фокусі яких знаходиться одержання максимального прибутку, а не тільки доходу. За допомогою консолідованого операційного плану керівники вищої ланки і менеджери зможуть більше послідовно добиватися необхідних результатів, оцінювати ефективність роботи та забезпечувати виконання вимог законодавства.

Виконання ключових вимог

Крім використання корпоративного плану записів, загальний підхід повинен також підтримувати "арифметичні" можливості, необхідні для ретельного планування. Ці функції включають здатність використовувати адаптивну аналітику для вибору кращої комбінації прогнозних алгоритмів і включення причинного і кількісної інформації. У міру надходження нових даних адаптивна аналітика оновлює модель. Наприклад, адаптивна аналітика корисна у виробничому процесі, оскільки в прогнозі попиту повинні враховуватися вже наявні продукти, багаторівневі канали продажів і інші мінливі фактори. Ці зміни повинні максимально швидко відображатися в аналітичної моделі, краще за все - в режимі реального часу.

Загальний підхід має сприяти інтерпретації інформації, що надходить від каналів продажів, які є гарними індикаторами майбутнього попиту. Зазвичай ці дані існують у вигляді агрегатів; для використання в плануванні вони повинні бути перетворені в одиниці попиту. Крім цього, такі дані включають особисте думку окремих торгових представників, щодо стану справ і прогнозів на майбутнє, що вносить певний внесок у непослідовність, існуючу в каналах продаж. У інструментах планування повинні використовуватися евристичні та аналітичні засоби фільтрації для обробки індивідуальних пристрастей співробітників і непослідовних даних.

Запуск нових продуктів є ще однією проблемою, характерною для процесу виробництва. Для того щоб нові продукти були включені в загальний план, інструменти планування повинні підтримувати різноманітні моделі життєвого циклу продуктів і маркетингу, які використовуються у виробництві. Ці моделі звичайно представляють плановані дати випуску продуктів, прогнози замовлень, просування, ціноутворення та інших ключових питань.

Від хаосу до порядку

Слово "специфічність" досить добре описує поточний процес планування в більшості організацій (рис. 1). Для того щоб плани могли створюватися і оновлюватися частіше і відповідати змінам у бізнесі, необхідний загальний підхід, у фокусі якого знаходяться бізнес-процеси. Цей підхід повинен включати інструменти моделювання з технологією документообігу, яка дозволяє розробникам плану моделювати весь процес. Система повинна автоматично доставляти план відповідним користувачам та інформувати їх про це за допомогою електронних повідомлень. Розробники плану повинні завжди мати доступ до які лежать в його основі передумов (наприклад, прогнозованому обсязі продажів, рівень запасів і т.п.) і мати можливість відстежувати поточний статус документа, тобто бачити, хто ознайомився з ним, схвалив або кому необхідно послати план на узгодження.

Рис. 1.

Мета, що стоїть перед розробниками плану, - застосувати функціональне розмаїття до корпоративного плану записів. Наприклад, використання автоматизації документообігу має дозволити компаніям ввести хаотичну діяльність у єдине русло. А в підсумку всі відділи зможуть працювати за єдиним планом.

Краща організація процесу планування може стати головним досягненням на шляху до удосконалення управління ефективністю бізнесу. Скорочення циклів планування дозволяє організаціям плани приводити у відповідність з мінливими умовами замість того, щоб використовувати застарілі інструменти планування, засновані на уривчастих відомостях.

Короткий досьє

Використання аналітики для оптимізації бізнес-операцій

Завдання

Менеджери і співробітники працюють найбільш ефективно, якщо мають у своєму розпорядженні якісної інформацією. От гола правда: найважчим є організація IT-інфраструктури таким чином, щоб вона забезпечувала кращу підтримку бізнес-операцій. Ідея "управління ефективністю бізнесу" допомагає перегрупувати інструменти BI, Сховища даних, засоби планування ресурсів підприємства (Enterprise Resource Planning - ERP) і знову виникаючі технології для того, щоб впоратися з цією проблемою. Абсолютно необхідними елементами при цьому є співпраця та обмін інформацією, тому не варто обмежуватися традиційними поглядами на дані і процеси. Управління ефективністю може також виявитися досить суперечливим процесом, тому потрібно бути готовим до багатьох організаційних і технічних труднощів.

Можливості

Розробка корпоративного плану записів. Якщо об'єднання функцій навколо спільних стратегічних цілей важко, то причиною цього може бути поганий обмін інформацією між розробниками плану і прогнозів.

Створення цієї аналітичної архітектури. У міру того, як все більше операційних менеджерів використовують складні аналітичні інструменти, можливостей сховищ даних, створених для нечисленних кваліфікованих користувачів, може виявитися вже недостатньо.

Використання оціночних панелей і показників для вимірювання ефективності та її управління. Спеціальні інструменти й методи здатні допомогти більш повно і реалістично оцінювати ефективність роботи співробітників, ніж це дозволяють традиційні показники.

Фактори, що мають значення

Наскільки якісними є дані? При відсутності якісних даних далеко просунутися не вдасться. Необхідно вирішувати цю проблему на рівні джерела даних або планувати очищення даних на подальших етапах процесу.

Наскільки широка користувальницька база для вивчення споживачів? Потрібно використовувати інтеграцію інформації про клієнтів та аналітику саме в тих сферах бізнесу, де це необхідно. Система управління відносинами з клієнтами (Customer Relationship Management - CRM) може забезпечити все необхідне.

Залежить Чи успіх бізнесу від лояльності клієнтів і кращої прибутковості вкладень у цій галузі? Якщо це так, то прогнозна аналітика здатна допомогти збільшити конкурентну перевагу.

Реальні дії

Використання підходів управління ефективністю бізнесу. Уявлення про циклі зрозуміти-оптимізувати-узгодити може виявитися корисним у розробці методології, пристосованої до умов конкретної організації, і виявлення тих областей, в яких найбільш необхідно технологічне оновлення.

Оновлення інструментів BI і сховища для поліпшення операційної ефективності. Використання інструментальних панелей дозволяє менеджерам нижчої ланки, рядовим співробітникам і іншим зацікавленим особам користуватися такою ж різноманітною інформацією, яка доступна розробникам стратегічних планів.

Використання корпоративного підходу в плануванні та прогнозуванні. Наявність електронних таблиць може бути тією причиною, яка не дозволяє організації бути досить мобільного і повною мірою реалізувати свій аналітичний потенціал. Корпоративний підхід забезпечить синхронізацію зусиль всієї компанії.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://citcity.ru/