Робота з текстовими редакторами.

1. Обробка текстової інформації в автоматизованих системах.

Введення, редагування та форматування текстів.

Більшість документів, призначених до друку на папері, а також багато електронні документи є текстовими, тобто являють собою блоки тексту, що складаються зі звичайних слів, набраних звичайними символами (буквами, цифрами, знаками пунктуації та ін). Під час роботи з текстовими документами комп'ютер перетворюється на подобу дуже потужною і "інтелектуальної" друкарської машинки.

При підготовці текстових документів на комп'ютері використовуються три основні групи операцій: введення, редагування та форматування. Операції введення дозволяють перевести вихідний текст з його зовнішньої форми в електронний вигляд, тобто в файл, що зберігається на комп'ютері. Під введенням не обов'язково розуміється машинописний набір за допомогою клавіатури. Існують апаратні засоби, що дозволяють виконувати введення тексту шляхом сканування паперового оригіналу, і програми розпізнавання образів для перекладу документа з формату графічного зображення в текстовий формат.

Операції редагування (редагування) дозволяють змінити вже існуючий електронний документ шляхом додавання або видалення його фрагментів, перестановки частин документа, злиття декількох файлів в один або, навпаки, розбиття єдиного документа на декілька більш дрібних. Введення та редагування при роботі над текстом часто виконують паралельно.

При введенні і редагуванні формується зміст текстового документа. Обладнання документа задають операціями форматування. Команди форматування дозволяють точно визначити, як буде виглядати текст на екрані монітора або на папері після друку на принтері.

Текстові редактори і текстові процесори.

Всі електронні текстові документи вимагають введення і, звичайно, редагування, але форматування документа не завжди є обов'язковим.

Більше того, форматування текстового документа в деяких випадках шкодить справі, оскільки інформація про форматування заноситься в текст у вигляді невидимих кодів. Наявність подібних кодів може заважати певних програм, працювати з текстами. Так, наприклад, текстовий редактор Блокнот не здатний відобразити на екрані текстовий файл, створений в текстовому процесорі WordPad, хоча обидві програми належать до однієї групи стандартних програм Windows 9x і обидві призначені для роботи з текстами.

Таким чином, є різні програми: одні з них використовуються тільки для введення і редагування тексту, а інші дозволяють також його форматувати. Перші програми називають текстовими редакторами, а другий - текстовими процесорами.

Всі текстові редактори зберігають у файлі "чистий" текст і завдяки цього сумісні один з одним. Різні текстові процесори записують у файл інформацію про форматування по - різному і з цього несумісні одна з одною. Однак у багатьох текстових процесорах є можливість перетворення тексту з одного формату в іншій.

В складу системи Windows 9х входить стандартний текстовий редактор Блокнот і простий текстовий процесор WordPad. Неформатований текстові файли в системі Windows мають розширення. ТХТ, а файли WordPad - розширення. DOC.

2. Текстовой редактор "Microsoft Word". Режим роботи і команди.

Word є стандартною Windows - програмою, його запуск і завершення здійснюється стандартно (подвійним клацанням лівої кнопки миші по значку).

В верхній частині вікна розташовуються панелі команд, до яких відносяться рядок меню і панелі інструментів - Стандартна і Форматування.

Під панелями інструментів розташовується лінійка, проградуірованная в сантиметрах.

Основну частину вікна займає робоча область, яка містить вікно редагованого документа.

Вертикальна смуга прокручування програми Word має особливість. Під нею розташовані три додаткові кнопки переходу: на сторінку вгору і вниз або до вибраного об'єкту, в якості якого може виступати сторінка, розділ, таблиця, виноска, заголовок, малюнок і т.д.

В самій нижній частині вікна розташовується рядок стану. Вона містить довідкову інформацію про документ і індикатори, що вказують на поточний режим роботи.

Методи представлення документа.

Зліва від горизонтальної смуги прокручування розташовуються чотири кнопки, що дозволяють вибрати вид відображення документа в робочій області.

1. Перша кнопка включає звичайний режим. Цей режим призначений тільки для роботи з текстом.

2. Режим електронного документа необхідний для перегляду готового документа.

3. У режимі розмітки документ представляється на екрані точно так, як він буде виглядати при друку на папері.

4. Режим структури зручний для робіт над планом документа.

Робота з кількома документами.

В відміну від свого спрощеного аналога, процесора Wordpad, текстовий процесор Word дозволяє одночасно працювати з кількома документами.

Активне вікно документа має власні кнопки:

1. згортають

2. що розгортається

3. заслони

Після згортання вікно документа відображається у вигляді невеликої панелі в лівому нижньому куті робочої області.

Для перемикання у вікно потрібного документа потрібно клацнути кнопкою миші в будь-якому місці цього вікна.

Введення та редагування тексту.

Вікно поточного документа завжди містить миготливу вертикальну рису - курсор.

За досягненні правого краю сторінки текст автоматично переноситься на нову рядок. Щоб примусово завершити рядок і почати новий абзац, треба натиснути клавішу Enter.

Команди управління курсором.        

HOME         

На початок поточного рядка             

END         

У кінець поточного рядка             

CTRL + HOME         

На початок документа             

CTRL + END         

Кінець документа             

PAGE UP         

Вверх на екран             

PAGE DOWN         

Вниз на один екран             

CTRL + PAGE DOWN         

На одну друковану сторінку вперед             

CTRL + PAGE UP         

На одну друковану сторінку назад             

CTRL + ВЛІВО         

На одне слово назад             

CTRL + ВПРАВО         

На одне слово вперед             

CTRL + ВНИЗ         

На один абзац уперед             

CTRL + ВГОРУ         

На один абзац тому     

Для видалення, копіювання і переміщення фрагментів тексту відповідний фрагмент повинен бути спочатку виділено. Виділення фрагменту проводиться протяганням миші.

Виділений фрагмент видаляють натисканням клавіші Delete.

Скасування дії помилкових команд.

Скасування останньої виконаної команди виконують командою Правка - Скасувати або кнопкою на панелі інструментів.

Скасування має на увазі відновлення стану документа таким, яким воно було до виконання відповідної команди. Якщо операція була скасована з помилку, то відразу після цього її можна повторити за допомогою команди Правка - bv. Повторення операції може тільки безпосередньо після їх скасування.

Визначення виду накреслення шрифту.

В Word всі операції зміни шрифту застосовуються до виділеного фрагменту тексту або за відсутності виділення, до слова, на якому розташовується курсор. Для найпростіших операцій по зміні вигляду і накреслення шрифту використовують панель інструментів Форматування.

В спадному списку Шрифт вибирають гарнітуру, у списку Розмір шрифту визначають розмір символів, а кнопками Напівжирний, Курсив Підкреслений і змінюють їх накреслення.

Ефекти недоступні з панелі інструментів Форматування, можна створити в діалоговому вікні Шрифт, що відкривають командою Формат. У нижній частині всіх вкладок цього діалогового вікна наводиться приклад тексту, написаного відповідно до заданими параметрами шрифту.

Елементи управління вкладки Шрифт відповідають елементам панелі Форматування. Список, що розкривається Підкреслення представляє нестандартні варіанти підкреслення тексту (наприклад, подвійний рисою або пунктиром). Колір відображення тексту змінюють у спадному списку Колір. Ця операція має сенс тільки для електронних документів та документів, які будуть роздруковуватися на кольоровому принтері.

Елементи управління вкладки Інтервал дозволяють змінити інтервали між символами. Завдяки цьому текст може бути ущільнений або розріджене, що нерідко використовують в заголовках.

Вирівнювання абзаців.

Вирівнювання абзацу - це розташування його між правими і лівими полями сторінки.

В програмі Word вирівнювання задають натисканням на відповідну кнопку на панелі інструментів Форматування. З чотирьох кнопок (По лівому краю, По центру, По правому краю, По ширині) може бути включена лише одна.

Форматування абзаців.

Для повного форматування абзацу використовують діалогове вікно Абзац, яке відкривають командою Формат - Абзац або за допомогою пункту Абзац в контекстному меню, що викликається клацанням правої кнопки миші.

Але більш зручно форматувати за допомогою лінійки.

Форматування за допомогою лінійки.

Лінійка дозволяє управляти бічними кордонами і позиціями табуляції поточного абзацу. Межі абзацу задають шляхом переміщення (перетягування) спеціальних маркерів.

1. Трикутний маркер, розташований зліва внизу (вістрям вгору) задає ліву кордон для всіх рядків абзацу, крім першої.

2. Перевернутий трикутний маркер зліва вгорі задає лінію початку першого рядка абзацу і дозволяє сформулювати абзацний відступ.

3. Квадратний маркер під лінійкою - це елемент управління, завжди розташовується безпосередньо під трикутним маркером лівої межі абзацу. При його перетягування обидва маркера лівої межі переміщуються разом, із збереженням їх відносного положення. Таке спеціальне оформлення абзацу можна використовувати при форматуванні епіграфів, особливо важливих фрагментів тексту, цитат і т.д.

4. Трикутний маркер, розташований праворуч, задає праву межу поточного абзацу.

5. Символ, що позначає позицію табуляції, розташовується на лінійці сторінки. Він має вигляд "куточка". Натиснувши на ньому, можна змінити вигляд символу табуляції і, відповідно, метод відображення тексту.

Обраний символ табуляції встановлюють клацанням на лінійці. Надалі його положення можна змінювати перетягуванням. Для видалення символу табуляції його перетягують за межі лінійки. Після установки позиції табуляції вручну всі позиції табуляції, задані за замовчуванням і розташовані до неї, видаляються.

Перетворення тексту до списку.

упорядковану інформацію часто зручно представляти у вигляді списків. Word підтримує два види списків - марковані списки, в яких кожен пункт позначається однаковим маркером, і нумеровані списки, де пункти послідовно нумеруються.

Для перетворення існуючого тексту в нумерований або маркований список, треба виділити цей текст і клацнути на кнопці Нумерація або, відповідно, Маркери на панелі інструментів.

Щоб змінити або налаштувати формат списку, слід дати команду Формат - Список або вибрати в контекстному меню пункт Список. При цьому відкривається діалогове вікно список.

Обладнання тексту в декілька стовпців.

В газетах і деяких книгах (зазвичай в словниках та енциклопедіях) інформацію нерідко представляють в декілька стовпців. Це пов'язано з тим, що короткі строчки легше читати.

Для розбиття тексту на стовпчики його вводять звичайним чином, потім виділяють і клацають по кнопці колонки. У меню, що вибирають кількість створюваних стовпців. За замовчуванням стовпці мають однакову ширину.

На лінійки форматування з'являються маркери стовпців. Перетягуванням цих маркерів змінюють положення проміжку між стовпчиками і його ширину.

Якщо кілька стовпців тексту цілком розміщуються на одній сторінці, можна зробити так щоб колонки мали однакову довжину. Для цього треба дати команду Вставка -- Розрив, встановити перемикач на поточній сторінці і клацнути на кнопці ОК.

Якщо стандартний метод форматування стовпців незадовільний, слід використовувати діалогове вікно Колонки, що відкривають командою Формат -- Колонки.

Створення таблиць.

Невеликі таблиці створюються за допомогою кнопки Додати таблицю на панелі інструментів.

Порожню таблицю з довільним числом рядків і стовпців створюють за допомогою команди Таблиця - Додати таблицю. Число рядків і стовпців задають за допомогою лічильників діалогового вікна.

Якщо необхідно розділити або об'єднати комірки, то, виділивши необхідні комірки, дають команду Таблиця - Розбити комірки або Таблиця - Об'єднати комірки.

Лінії, розбивають таблицю, можна малювати або видаляти в ручну. На панелі інструментів для цієї мети служать кнопки Намалювати таблицю і Гумка.

Введення в таблицю здійснюють по осередках, причому в будь-якому порядку. Осередок може містити кілька абзаців тексту. Клавіша ТАВ дозволяє переходити від поточної комірки до наступної. Кожну комірку таблиці можна формувати незалежно від інших. Якщо клацнути на клітинки правою кнопкою миші і вибрати в контекстному меню пункт Напрямок тексту, то рядки тексту в комірки таблиці можна розташувати вертикально.

Попередній перегляд та друк документа.

Щоб переконається в тому, що текст на папері буде виглядати так, як треба, використовують спеціальний режим попереднього перегляду. Для переходу в цей режим служить кнопка (з лупою) на панелі інструментів, або команда Файл, попередній перегляд.

В режимі попереднього перегляду документ не можна редагувати.

Якщо оформлення документа не влаштовує, можливо, варто змінити параметри сторінки. Для цього відкривають командою Файл діалогове вікно Параметри сторінки.

Це діалогове вікно містить чотири вкладки.

Вкладка Поля дозволяє встановити поля аркуша паперу з усіх чотирьох сторін. Елементи вкладки Розмір паперу управляють розміром аркуша паперу і його орієнтацією. На вкладці Макет розташовані елементи управління, які визначають спеціальні параметри, якщо документ має роздрукувати особливим чином.

4. Клацніть на кнопці Печать на панелі інструментів - найшвидший, але не самий кращий спосіб роздрукувати документ. По такій команді документ друкується з параметрами, заданими за замовчуванням.

5. В абсолютній більшості випадків використовують команду Файл, рук. У цьому випадку відкривається діалогове вікно Друк, що дозволяє налаштувати параметри друку та властивості принтера на свій розсуд.

Питання:

1. Чим відрізняються текстові редактори від текстових процесорів?

2. Що таке операція редагування?

3. Що таке форматування документа?

4. Які команди управління курсором ви знаєте?

5. Опишіть вікно Microsoft Word.

Завдання області друку.

Робочі аркуші можуть бути дуже великими, тому якщо не потрібно друкувати весь робочий лист, можна визначити область друку.

Область друку - це заданий діапазон комірок, що видається на друк замість всього робочого листа. Щоб задати область друку, треба вибрати діапазон клітинок і дати команду "Файл" - "Область друку" - "поставити".

Обраний діапазон позначається пунктирною рамкою, і при подальших командах друку буде друкуватися тільки він. Кожен робочий аркуш в робочій книзі може мати свою область друку, але тільки одну. Якщо повторно дати команду "Файл" -- "Область друку" - "Задати", то задана область друку скидається.

Створення діаграм.

Для більш наочного представлення табличних даних часто використовують графіки і діаграми. Засоби програми Excel дозволяють створити діаграму, засновану на даних з електронної таблиці, і помістити її в тій же самій робочій книзі.

Для створення діаграм і графіків зручно використовувати електронні таблиці, оформлені у вигляді баз даних, Перед побудовою діаграми слід вибрати діапазон даних, які будуть на ній відображатися. Якщо включати в діапазон комірки, що містять заголовки полів, то ці заголовки будуть відображатися на діаграмі як пояснювальні написи. Вибравши діапазон даних, треба клацнути по кнопці Майстер діаграм на панелі інструментів Стандартна.

Майстер діаграм готує створення діаграми і працює в кілька етапів. Перехід від етапу до етапу виконується клацанням на кнопці Далі. На першому етапі роботи майстра вибирають тип діаграми. Програма Excel надає можливість створення НЕСКлькіх десятків різних типів і видів діаграм.

Якщо діаграма створюється на основі записів, що мають структуру бази даних, то вся інформація, необхідна на наступному етапі роботи майстра, вноситься до відповідні поля автоматично. Після цього вибирають параметри оформлення різних частин діаграми.

На останньому етапі роботи майстра вибирають робочий лист для розміщення готової діаграми. Якщо клацнути на кнопці Готово діаграма створюється і розміщується на робочому листі.

Створену діаграму можна розглядати як формулу. Якщо внести зміни в дані, використані при її створенні, то діаграма зміниться. Готова діаграма складається з ряду елементів, які можна вибирати і змінювати. Обраний елемент позначається маркерами.

Клацнувши на маркері правою кнопкою миші і вибравши в контекстному меню пункт під назвою Формат, можна змінити зміст або оформлення елемента діаграми за допомогою діалогового вікна Формат.

Питання:

1. Яка структура документа Microsoft Excel?

2. Охарактеризувати режим:

а) файл;

б) правка;

в) вставка;

г) формат;

д) сервіс;

е) дані.

3. Як вивести активну частину таблиці на друк?

4. Як створюються діаграми?

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.5ka.ru/