Система баз даних MS Access

Введення

У діловій або особистої сфері часто доводиться працювати з даними з різних джерел, кожне з яких пов'язане з певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних необхідні певні знання і організаційні навички. Microsoft Access об'єднує відомості з різних джерел в одній реляційної бази даних. Створювані форми, запити та звіти дозволяють швидко й ефективно обновляти дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані і друкувати звіти. Система база даних в MS Access являє собою сукупність інструментів для введення, зберігання, перегляду, вибірки та управління інформацією. До цих засобів відносяться таблиці, форми, звіти, запити. У MS Access підтримуються два способи створення бази даних. Ви можете створити порожню базу даних, а потім додати в неї таблиці, форми, звіти й інші об'єкти. Такий спосіб є найбільш гнучким, але вимагає окремого визначення кожного елемента бази даних. Крім цього є можливість створити за допомогою майстра базу даних певного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами. Так як MS Access містить великий вибір підготовлених для вас баз даних, другий спосіб у багатьох випадках може виявитися кращим. В обох випадках у Вас залишиться можливість у будь-який час змінити і розширити створену вами базу даних.

Система Access - це набір інструментів кінцевого користувача для керування базами даних. До її складу входять конструктори таблиць, форм, запитів і звітів. Цю систему можна розглядати і як середу розробки додатків. Використовуючи макроси або модулі для автоматизації рішення завдань, можна створювати орієнтовані на користувача програми такими ж потужними, як і програми, написані безпосередньо на мовах програмування. При цьому вони будуть включати кнопки, меню і діалогові вікна. Програмуючи мовою VBA, можна створювати такі потужні програми, як сама система Access.

Створення додатків без програмування з використанням макросів Access. Користувачі електронних таблиць і баз даних повинні бути знайомі з багатьма ключовими поняттями, що використовуються в Access. Перш ніж приступити до роботи з будь-яким програмним продуктом, важливо зрозуміти його можливості і типи завдань, для вирішення яких він призначений. Microsoft Access (далі - просто Access) - це багатогранний продукт, використання якого обмежено лише уявою користувача.

У Access повною мірою реалізовано управління реляційними базами даних. Система підтримує первинні та зовнішні ключі і забезпечує цілісність даних на рівні ядра (що запобігає несумісні операції оновлення або видалення даних). Крім того, таблиці в Access забезпечені засобами перевірки допустимості даних, що запобігають некоректний введення поза залежно від того, як він здійснюється, а кожне поле таблиці має свій формат і стандартні описи, що істотно полегшує введення даних. Access підтримує всі необхідні типи полів, у тому числі текстовий, числовий, лічильник, грошовий, дата/час, MEMO, логічний, гіперпосилання і поля об'єктів OLE. Якщо в процесі спеціальної обробки в полях не мають ніяких значень, система забезпечує повну підтримку порожніх значень.

1. Створення баз даних і введення даних

У Microsoft Access підтримуються два способи створення бази даних. Є можливість створити порожню базу даних, а потім додати неї таблиці, форми, звіти й інші об'єкти. Такий спосіб є найбільш гнучким, але вимагає окремого визначення кожного елемента бази даних. Є також можливість відразу створити за допомогою майстра базу даних певного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами. Це найпростіший спосіб початкового створення бази даних. В обох випадках у Вас залишиться можливість в будь-який час змінити і розширити створену базу даних [1] .

1.1. Створення пустої бази даних

Для створення нової бази даних виконайте команду Файл/Створити. На екрані відкриється вікно діалогу "Створення", що містить два вкладки:

"Загальні" - дозволяє створити нову порожню базу даних;

"Бази даних" - дозволяє вибрати зразок бази даних, що містить більшість необхідних об'єктів, і створити базу за допомогою майстра.

Для створення нової пустої бази даних перейдіть на вкладку "Загальні" і натисніть кнопку ОК у нижній частині вікна діалогу. На екрані відкриється вікно діалогу "Файл нової бази даних". В даному вікні діалогу з розкривного списку Папка виберіть папку, в якій хочете зберегти створювану базу даних, а в поле введення Ім'я файлу введіть ім'я бази даних. Після цього Ви можете створити за допомогою майстра базу даних певного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами. Так як MS Access містить великий вибір підготовлених для вас баз даних, другий спосіб у багатьох випадках може виявитися кращим. В обох випадках у Вас залишиться можливість у будь-який час змінити і розширити створену Вами базу даних.

При виборі імені бази даних не обмежуйте себе вісьмома символами, а дайте волю фантазії. Розширення для імені файлу вказувати не потрібно, за умовчанням в полі введення Тип файлу встановлений тип "База даних". Після введення імені створюваної бази даних натисніть кнопку Створити даного вікна діалогу. На екрані відкриється вікно бази даних. Воно складається з шести вкладок, які поки порожні. В даному вікні Вам має створити всі об'єкти, що входять до базу даних. Їх перелік відповідає ярликами вкладок у верхній частині вікна бази даних. У цьому вікні Ви можете створювати таблиці, що зберігають інформацію, звіти, форми, запити. Всі вони будуть розташовуватися у вкладках, які відкриваються при виборі відповідного ярлика.

1.2 Створення бази даних за допомогою майстра

Для створення нової бази даних за допомогою майстра виконайте наступні дії:

Виконайте команду Файл [Створити]

У вікні діалогу "Створення" виберіть ярлик "Бази даних". На екрані з'явиться список баз даних, пропонованих майстром. Даний список дуже великий і може досягати декількох десятків різних варіантів, які можуть відразу використовуватися або послужать основою для побудови інших баз даних. Наприклад, "Замовлення на роботи", "Рахунки", "Контакти", "Заходи", ... і т.п.

Виберіть зі списку підходящий Вам зразок бази даних та запустіть на виконання майстер створення бази даних, натиснувши кнопку ОК.

У вікні діалогу "Файл нової бази даних" з розкривного списку Папка виберіть папку, в якій хочете зберегти створювану базу даних, а в полі Ім'я файлу введіть її ім'я. Потім натисніть кнопку Створити.

У наступному вікні діалогу майстер повідомляє, яку інформацію буде містити створювана їм база даних. У нижній частині цього вікна діалогу знаходяться наступні кнопки:

• Скасування - припиняє роботу майстра;

• Назад - дозволяє повернутися до попереднього кроку в роботі майстра;

• Далі - дозволяє перейти до наступного кроку в роботі майстри;

• Готово - запускає майстер створення бази даних з обраними параметрами, причому перед натисканням цієї кнопки висвічується інформація, яка буде зберігатися в базі даних.

Для продовження роботи натисніть кнопку Далі.

Вікно діалогу містить два списки. Перший з них - список таблиць бази даних, а другий - список полів вибраної таблиці. У цьому списку відмічені поля, які будуть включені в таблицю. Зазвичай відзначені майже всі поля таблиць, за винятком полів, які використовуються досить рідко. Встановлюючи або знімаючи прапорці для полів, Ви можете вибрати поля таблиці. Після того як вибрали поля таблиць, натисніть кнопку Далі.

У наступному вікні діалогу виберіть із пропонованих зразків вид оформлення екрана і натисніть кнопку Далі (при цьому на екрані Вам пропонується можливість попереднього перегляду видів оформлення екранів, які Ви можете перебирати в правому вікні вікна діалогу).

На наступному кроці роботи майстра можна визначити вид створюваних для бази даних звітів. Після вибору підходящого вам виду натисніть кнопку Далі (тут також Вам пропонується попередньо ознайомитися з можливими варіантами, які також можна перебирати).

відкрилося потім вікно діалогу майстра створення бази даних дозволяє задати її заголовок і малюнок (наприклад, торговий знак фірми), який буде з'являтися у всіх звітах. Якщо Ви вирішили використовувати малюнок, встановіть прапорець Так. У цьому випадку стає доступна кнопка Малюнок, натискання на яку відкриває вікно діалогу "Вибір малюнка" для вибору заздалегідь створеного Вами файлу з малюнком. Натисніть кнопку Далі для виконання подальших установок.

Натиснувши кнопку Готово в останньому вікні діалогу, Ви запускаєте мастер на побудову бази даних із установленими параметрами. Використовуючи кнопку Назад, Ви можете повернутися на будь-який з попередніх кроків і змінити параметри бази даних. Ви можете натиснути кнопку Готово в будь-якому вікні діалогу майстри, відмовившись від подальшої установки додаткових параметрів. У цьому випадку майстер у своїй роботі використовує установки, прийняті через замовчуванням.

Після натискання кнопки Готово майстер переходить до створення бази даних, що складається з таблиць із заданими Вами полями, найпростіших форм введення і перегляду інформації і найпростіших звітів. Після завершення процесу створення бази даних Ви відразу ж можете скористатися готовою базою даних: вводити в таблиці дані, переглядати і роздруковувати.

Якщо варіанти запропонованих баз даних Вас не влаштовують, то Ви можете створити порожню базу даних і додати в неї таблиці, запити, форми та звіти [2] .

1.3. Створення таблиць

Отже, Ви приступаєте до створення таблиць бази даних, у які згодом буде вводитися інформація. Надалі дані в таблиці можуть доповнюватися новими даними, редагуватися або виключатися з таблиці. Ви можете переглядати дані в таблицях або впорядковувати їх за деякими ознаками. Інформація, що міститься в таблицях, може бути використана для складання звітів. Крім того, Ви можете дати графічну інтерпретацію інформації, що міститься в базі даних. З рішенням цих завдань Ви познайомитеся у наступних розділах.

Створення таблиці в MS Access здійснюється у вікні бази даних. Розглянемо послідовність Ваших дій при створенні таблиці в новій базі даних:

Відкрийте вікно створеної Вами бази даних і перейдіть на вкладку "Таблиці".

Натисніть кнопку Створити в вікні бази даних.

Відкриється вікно діалогу "Нова таблиця", у правій частині якого знаходиться список варіантів подальшої роботи:

Режим таблиці - дозволяє створити нову таблицю в режимі таблиці;

Конструктор - дозволяє створити нову таблицю в конструкторі таблиць;

Майстер таблиць - дозволяє створити нову таблицю з допомогою майстра;

Імпорт таблиць - дозволяє здійснити імпорт таблиць з зовнішнього файлу в поточну базу даних;

Зв'язок з таблицями - дозволяє здійснити створення таблиць, пов'язаних з таблицями із зовнішніх файлів.

Вибрати з цієї таблиці підходящий Вам варіант створення таблиці та натисніть кнопку ОК.

Створіть структуру таблиці за допомогою обраного Вами кошти.

Для того, щоб пов'язати таблицю з міститься в ній інформацією, кожній таблиці присвоюється ім'я. Задайте ім'я таблиці у вікні діалогу "Збереження" і натисніть кнопку ОК.

При присвоєння імені таблиці, як і ім'я бази даних, Ви можете не обмежуватися вісьмома символами. Ім'я таблиці, як і імена інших об'єктів бази даних, зберігається в самій базі даних [3] .

1.4. Створення таблиці з допомогою майстра

MS Access містить цілий ряд таблиць, які ви можете використовувати як прототипи необхідних Вам таблиць. При використанні майстра Ви можете не тільки заощадити час на створення таблиць, а й забезпечити стандартні імена і типи даних полів таблиць.

Для того, щоб викликати майстра для створення таблиці, в вікні діалогу "Нова таблиця" виберіть опцію Майстер таблиць та натисніть кнопку ОК. На екрані відкриється вікно діалогу, представивши для Вас необхідний матеріал для роботи.

У лівій частині вікна діалогу знаходиться список Зразки таблиць. Зверніть увагу, що при виборі таблиці з цього списку змінюється розташований поруч список Зразки полів, що містить пропоновані зразки полів для вибраної таблиці.

Спочатку Вам необхідно зі списку Зразки таблиць вибрати прототип таблиці, яка схожа на створювану Вами таблицю. Потім з списку Зразки поля, виберіть поля таблиці і розмістите їх у списку Поля нової таблиці.

Вибір таблиць і полів для вибраної таблиці. Кнопки вибору полів.

Для вибору полів використовуйте кнопки зі стрілками, які розташовані правіше списку Зразки полів.

Використовуючи кнопку Перейменувати поле, Ви можете в разі необхідності змінити найменування будь-якого з вибраних полів у списку Поля нової таблиці. Сформувавши список полів створюваної таблиці, натисніть кнопку Далі.

Зауважте, що при використанні майстра таблиць Вам немає необхідності піклуватися про типи даних. Коли Ви вибираєте поле зі списку Зразки полів, майстер припускає, що він знає, який тип даних вам підійде. Після того як таблиця створена, можна перейти в режим конструктора таблиць і подивитися, які типи даних обрав майстер для Ваших полів.

На наступному кроці створення таблиці Ви задаєте ім'я таблиці і визначаєте ключове поле.

Майстер пропонує Вам свій варіант імені, який Ви можете прийняти, натиснувши клавішу Tab. Якщо Ви хочете привласнити таблиці будь-яке інше ім'я, введіть його в текстовому полі.

Тепер можна вказати майстру, щоб він автоматично підібрав для таблиці первинний ключ, і натиснути кнопку Далі для переходу в наступне вікно діалогу.

Якщо у Вас в базі даних вже існують раніше створені таблиці, на третьому кроці майстер допоможе Вам зв'язати створювану таблицю з уже створеними. Для зв'язування створюваної таблиці з іншими таблицями бази даних виберіть зі списку вже існуючих в базі даних таблиць таблицю, з якою хочете її зв'язати, і натисніть кнопку Зв'язки. На екрані відкриється вікно діалогу "Зв'язки". У ньому за умовчанням вибрана опція Таблиці не пов'язані. Встановіть один з двох можливих типів створюваних зв'язків та натисніть кнопку ОК.

Ви вказали MS Access всю необхідну інформацію для створення таблиці. На наступному кроці ви можете вказати режим вашої подальшої роботи:

Зміна структури таблиці - після завершення роботи майстра на екрані відкривається режим конструктора для можливої модифікації створеної структури таблиці;

Безпосередній введення даних у таблицю - після завершення робіт майстра на екрані відкривається режим таблиці, що дозволяє приступити до введення даних в таблицю;

Введення даних в таблицю за допомогою форми, що створюється майстром - після завершення роботи майстра на екрані відкривається екранна форма введення інформації в створену таблицю.

Встановивши потрібний режим, натисніть кнопку Готово. Цим кроком Ви запустіть майстер на формування таблиці. Після завершення цього процесу залежно від обраної Вами опції на екрані відкриється вікно конструктора таблиці, вікно перегляду таблиці, або екранна форма введення даних у таблицю.

1.5. Створення таблиці в вікні конструктора

Створення таблиць у вікні конструктора надає Вам більш широкі можливості за визначенням параметрів створюваної таблиці. Ви можете перейти в конструктор таблиць з майстри зі створення таблиці або ж безпосередньо з вікна діалогу "Нова таблиця", вибравши зі списку варіантів значення Конструктор, і натиснувши кнопку ОК. В результаті виконання цих дій відкриється вікно конструктора таблиці.

У верхній частині вікна діалогу знаходиться таблиця, яка містить такі атрибути створюваної таблиці: найменування поля, тип даних і опис. Крім цих основних атрибутів, кожне поле таблиці має додатковими властивостями, відображаються в нижній частині конструктора і визначають умови введення даних. Найменування кожного з полів таблиці, як правило, вибирається довільно, але таким чином, щоб відобразити характер інформації, яка буде зберігатися в даному полі. Тип поля визначається типом дані, що в цьому полі. Давайте спочатку розглянемо визначення полів таблиці.

1.5.1. Найменування поля

Найменування поля вводиться в поле введення?? стовпця ім'я поля. При завданні найменувань полів Ви повинні дотримуватись наступних правил:

Найменування поля може містити до 64 символів, але не слід зловживати цією можливістю, задаючи занадто довгі імена;

Найменування поля може містити літери, цифри, пробіли та спеціальні символи, за винятком точки (.), знак оклику (!), Прямих дужок ([]) і деяких керуючих символів (з кодами ASCII 0-31);

Найменування поля не може починатися з пробілу;

Два поля в одній таблиці не можуть мати однакових найменувань;

Як найменування поля не рекомендується використовувати абревіатури або короткі назви.

Недотримання цих правил відстежується засобами СКБД MS Access, але в деяких випадках це може призвести до важко визначеним помилок, тому рекомендується самостійно контролювати дотримання перерахованим вище правилам в практичній роботі.

Бажано намагатися використовувати імена, що відрізняються стислістю, для полегшення їх ідентифікації при перегляді таблиць.

1.5.2. Типи даних

Найменування поля використовується для посилання на дані таблиці. Для визначення типу збережених даних використовується тип даних. Тип даних поля вводиться в поле введення стовпця Тип даних. У MS Access допустимими є дані наступних типів:

Текстовий;

Числовий;

Грошовий;

Счетчик;

Дати/часу;

Логічний;

Поле MEMO:

Поле об'єкта OLE;

Майстер підстановок.

Текстові поля можуть містити літери, цифри та спеціальні символи. Максимальна ширина поля складає 255 символів.

Для зміни ширини поля потрібно в рядку Розмір поля розділу "Властивості поля" поставити число, що визначає ширину поля (від 1 до 255).

Кожен з типів даних наділений власними властивостями, які відображаються в розділі "Властивості поля" вікна конструктора (див. додаток № 1 таблиця № 1)

1.5.3. Числові поля

Познайомившись з текстовими полями, Ви знаєте, що в як допустимих символів цей тип поля може містити цифри. У зв'язку з цим виникає питання, з якою метою вводиться числовий тип полів? В якості основних аргументів щодо використання числових полів наведемо наступні міркування:

При введенні даних числового типу автоматично проводиться перевірка даних. Якщо дані містять текстові або спеціальні символи, MS Access видасть попередження і помилкові дані не будуть введені.

Тільки над числовими полями можливе виконання математичних операцій.

Перш, ніж встановити розмір поля, подумайте, які значення Ви будете зберігати в ньому. Вибравши оптимальне значення, Ви заощадите місце для зберігання даних. Для зазначення кількості десяткових знаків використовується властивість поля Число десяткових знаків. Воно може приймати значення від 0 до 15. Атрибут Авто даного властивості служить для автоматичної встановлення кількості знаків після коми.

Використовуючи значення властивості Розмір поля, можна встановити наступний формат для полів числового типу (див. додаток № 1 таблиця № 2).

1.5.4. Поля типу Лічильник

Поля типу Лічильник призначені для зберігання даних, значення яких не редагуються, а встановлюються автоматично при додавання кожної нової; записи в таблицю.

Їх значення є унікальними, послідовно зростаючими на 1 при додаванні кожної нової запису або можуть бути будь-якими випадковими числами.

Такі поля дозволяють проводити автоматичну перенумерацію даних незалежно від того, в яке місце таблиці вставляються дані, що буває дуже зручно при веденні різних кодифікатор, ключів і впорядкованих масивів даних, тому що створює умови для застосування алгоритмів швидкого сортування та пошуку даних.

1.5.5. Поля дат та часу

Використання для зберігання дат і часу полів, в яких дані представлені в спеціальному форматі, надає Вам ряд додаткових переваг:

MS Access дозволяє вводити та відображати дати в кількох форматах. Конкретний варіант відображення дати/часу встановлюється у властивості Формат поля вікна конструктора таблиць. При зберіганні даних ці формати автоматично перетворюються у внутрішнє подання даних.

При введенні дат MS Access здійснює перевірку формату даних і допускає введення тільки правильних дат.

У полі даного типу може міститися будь-яка дата і будь-яке час: від 1 січня 100 р. до 31 грудня 9999 Дані цього типу займають 8 байт.

1.5.6. Логічні поля

Логічні поля використовуються для зберігання даних, які можуть приймати одне з двох можливих значень. Властивість Формат поля логічного поля дозволяє використовувати спеціальні формати або одна з трьох вбудованих: Істина/Брехня, Так/Ні або Вкл/Викл. При цьому значення Істина, Та й Увімкнути еквівалентні логічному значенню True, а значення Брехня, Немає і Викл еквівалентні логічному значенню False.

Якщо Ви оберете вбудований формат, а потім будете вводити еквівалентне логічне значення, то введене значення буде відображатися у вибраному форматі. Наприклад, якщо значення True або Увімкнути вводиться в елемент керування типу Поле, для якого у властивості Формат поля вказано Так/Ні, то введене значення тут же перетвориться в Так.

При створенні спеціального формату видаліть поточне значення з властивості Формат та введіть свій власний формат.

1.5.7. Текстові поля довільної довжини

Текстові поля довільної довжини (поля MEMO) можуть містити ті ж типи даних, що й прості текстові поля. Відмінність між цими полями полягає в тому, що довжина полів типу MEMO може бути дуже велика по порівнянні з розміром текстових полів. Може містити довгий текст або комбінацію тексту та чисел.

1.5.8. Поля об'єкта OLE

MS Access дозволяє зберігати в таблицях зображення і інші двійкові дані (наприклад, електронну таблицю MS Excel, документ MS Word, малюнок звукозапис), пов'язаний або впроваджений до таблиці Microsoft Access. Для цих цілей служить тип даних Поле об'єкта OLE. Фактичний обсяг даних, який Ви можете ввести в поле даного типу, визначається обсягом жорсткого диска Вашого комп'ютера (до 1 Гігабайта).

1.5.9. Тип даних майстер підстановок

Вибір цього типу даних запускає майстер підстановок, який створює поле, в якому пропонується вибір значень з розкривного списку, що містить набір постійних значень або значень з іншої таблиці. Вибір цього параметра в списку в комірці запускає майстра підстановок, який визначає тип поля.

Розмір даного поля збігається з розміром ключового поля, що використовується як підстановки (зазвичай, 4 байти).

1.6. Створення структури таблиці

Після того як ми розглянули типи даних в Access і окремі властивості полів таблиці, можна приступити до створення структури таблиці. Створення структури таблиці розглянемо на прикладі створення таблиці Замовлення бази даних Борей, що поставляється разом з Access. Ця таблиця вже є в базі даних Борей, але розгляд процесу створення цієї таблиці буде вельми корисним. Для того, щоб не порушити структуру бази даних Борей, попередньо, створіть навчальну базу даних і відкрийте її вікно.

У вікні конструктора таблиці у стовпці Ім'я поля введіть КодЗаказа.

Натисніть клавішу Tab або Enter, щоб перейти в стовпець Тип даних. При цьому зверніть увагу, що в нижній частині вікна діалогу з'являється інформація в розділі "Властивості поля".

У стовпці Тип даних з'явилося значення Текстовий. Натисніть на кнопку розкриття списку в правій частині прямокутника, і Ви побачите список, що містить всі типи даних. З цього списку за допомогою миші або клавішами вгору і вниз, виберіть значення Лічильник та натисніть на клавішу Tab для переходу в стовпець Опис. Стовпець Опис є пояснення, яке Ви даєте своїм полях. Коли Ви в майбутньому будете працювати з даною таблицею, цей опис буде з'являтися в нижній частині екрана MS Access всякий раз, коли Ви опинитеся в поле КодЗаказа, і нагадає Вам призначення даного поля.

Введіть пояснювальний текст в стовпець Опис і натисніть клавішу Tab або Enter, щоб перейти до введення інформації про наступне поле.

Аналогічним чином введіть опис всіх полів таблиці.

Завершивши введення структури таблиці, збережіть її, виконавши команду Файл/Зберегти.

1.7. Створення таблиці в режимі таблиці

Ми розглянули два способи створення таблиць, тепер переходимо до третього. Кожен зі способів має свої переваги і недоліки. Але ми впевнені, що цей спосіб створення таблиці вразить Вас своєю простотою, наочністю і дуже сподобається. Не даремно він розташований першим у списку методів створення таблиць вікна діалогу "Нова таблиця". Ви, мабуть, їм частіше за все і будете користуватися.

Нижче наведена послідовність дій, яку Вам належить виконати:

Перейдіть на вкладку "Таблиці" вікна бази даних і натисніть кнопку Створити.

У вікні діалогу "Нова таблиця" виберіть зі списку варіантів значення Режим таблиці та натисніть кнопку ОК. В результаті виконання цих дій відкриється вікно діалогу "Таблиця", що містить створену за замовчуванням таблицю. Ця таблиця містить 20 стовпців і 30 рядків, і цього цілком достатньо для початку. Після збереження цієї таблиці Ви, звичайно, можете додати стільки рядків і стовпців, скільки Вам знадобиться.

Найменування полів таблиці визначені за замовчуванням, але навряд чи вони задовольняють Вашим вимогам. MS Access дозволяє дуже просто присвоїти полях нові імена. Для цього натисніть двічі кнопкою миші на область вибору першого поля (заголовок якого містить Поле 1). Ім'я поля виділяється і з'являється миготливий курсор. Введіть ім'я першого поля і натисніть клавішу Tab. Аналогічно введіть інші імена полів таблиці в наступних стовпцях.

Тепер заповніть кілька рядків Вашої таблиці, вводячи інформацію в тому вигляді, в якому вона буде вводитися і в майбутньому. Намагайтеся записувати все в одному стилі (наприклад, якщо перші дату Ви записали 10/14/96, то не пишіть наступну у вигляді 3 листопада 1996). Якщо MS Access встановить неправильний тип даних, Ви зможете його змінити, але краще вводити все правильно відразу.

Збережіть таблицю, виконавши команду Файл/Зберегти макет або натиснувши кнопку Зберегти на панелі інструментів. У вікні, що діалогу "Збереження" надайте таблиці ім'я та натисніть кнопку ОК.

На запит про необхідність створення для таблиці первинного ключа натисніть кнопку Так, і MS Access створить таблицю, видаливши зайві рядки і стовпці.

Тепер переконайтеся, що Access вибрав для кожного поля правильні типи даних. Для цього перейдіть у вікно конструктора таблиці, виконавши команду Вид/Конструктор таблиць. Якщо Вас щось не влаштовує в структурі таблиці, внесіть необхідні зміни [4] .

2. Вибірка даних

У попередньому розділі ми розглянули використання фільтрів, а в цьому розділі розглянемо більш потужний засіб вибірки даних -- запити.

На практиці часто потрібно вибрати з початкової таблиці частина записів, що задовольняють визначеним критеріям, і порядок вибірку. Критерії можуть визначатися поєднанням ряду умов. Наприклад, Вам необхідно вибрати записи про постачальників певного товару з Мінська і порядок їх в алфавітному порядку за найменуванням фірм. Для вирішення таких задач призначені майстра запитів і конструктор запитів, за допомогою яких Ви зможете:

Формувати складні критерії для вибору записів із однієї або декількох таблиць;

Вказати поля, які відображаються для обраних записів;

Виконувати обчислення з використанням вибраних даних.

2.1. Що таке "Запит за зразком"

Раніше нами були розглянуті загальні положення, що відносяться до баз даних, де ми відзначали, що одним з основних призначень баз даних є швидкий пошук інформації та отримання відповідей на різноманітні питання. Питання, формулируемого по відношенню до бази даних, називаються запитами. У MS Access для формування запитів використовується конструктор запитів та інструкція SELECT мови MS Access.

Що ж таке "Запит за зразком"? Запит за зразком -- це інтерактивне засіб для вибору даних з однієї або декількох таблиць. При формуванні запиту Вам необхідно вказати критерії вибірки записів у вихідної таблиці. При цьому замість того, щоб друкувати пропозиції на спеціальному мовою, Ви повинні просто заповнити бланк запиту, який розташовується у вікні конструктора запитів. Метод формування запиту шляхом заповнення бланка простий для вивчення і розуміння. Він сприяє ефективному використанню можливостей MS Access користувачами, які мають навіть мінімальний навик роботи з додатком або не мають його зовсім [5] .

Для створення найпростіших запитів Ви можете використовувати майстер запитів, який у Вас послідовно запитує найменування таблиць, що використовуються в запиті, перелік полів таблиць і деякі додаткові параметри. Для створення більш складних запитів Вам може знадобитися конструктор запитів, який є простим і наочним засобом створення досить складних запитів

2.2. Створення запитів з допомогою майстра

Відмінною рисою MS Access є наявність численних і різноманітних майстрів, які допомагають Вам при виконанні більшості дій, не вимагаючи глибоких знань в області баз даних.

Запити також можуть створюватися за допомогою майстра. Для створення запиту у вікні бази даних перейдіть на вкладку "Запити" і натисніть кнопку Створити. Відкриється вікно діалогу, в якому Ви можете вибрати опцію створення запиту за допомогою конструктора запитів або один з майстрів створення запиту. Для знайомства з запитами виберемо опцію Простий запит. У цьому випадку Вам буде запропоновано вказати список таблиць та їх полів, і на підставі цих даних буде створений запит.

Виберіть опцію Простий запит і натисніть кнопку ОК. Відкриється вікно майстра, в якому Ви можете вибрати необхідні Вам поля з однієї або декількох таблиць. Якщо Ви обрали більше однієї таблиці, майстер автоматично зв'язує таблиці. Припустимо, що нас цікавить вартість витрат на доставку по клієнтам і типами доставки. Для отримання такої інформації виберіть з таблиці Клієнти поле Назва, з таблиці Замовлення - поле Вартість Доставки, а з таблиці Доставка - найменування Тип доставки.

Після вибору полів натисніть кнопку Далі, після чого на екрані з'явиться таке діалогу майстра запитів, в якому Вам необхідно вибрати ознака докладного або підсумкового запиту. Ілюстрація в лівій частині вікна діалогу показує Вам розходження між цими типами запитів. У даному випадку нас цікавить підсумкове значення вартості доставки, тому оберіть опцію Підсумковий і, натиснувши кнопку "Підсумки", визначте, які підсумкові значення Ви збираєтеся отримати. Натисніть кнопку ОК, щоб повернутися до попереднього вікна майстра, у якому натисніть кнопку Далі для продовження процесу формування запиту. Ви перейдете в завершальне вікно майстра. У верхній частині вікна конструктора запитів знаходиться схема даних запиту.

Ця схема дуже сильно нагадує схему бази даних. У відміну від неї, дана схема містить список таблиць, включених в запит, і відображає зв'язки між ними. У нижній частині вікна розташовується бланк запиту. Кожен рядок цього бланка виконує певну функцію:

Поле. У цьому рядку містяться ті поля, які Ви використовуєте для створення запиту, кожен у своїй комірці таблиці.

Ім'я таблиці. Цей рядок показує Вам, з якої таблиці (або запиту) обрано на цьому полі.

Сорти повань. У цьому рядку Ви вказуєте тип сортування інформації, що підлягає поверненню в запиті, за зростанням (від А до Я, від більшого до меншого, від більш раннього до більш пізнього і т.д.) або за спаданням (від Я до А і т.д.).

Виведення на екран. Якщо Ви хочете, щоб MS Access показував інформацію, знайдену в поле, позначте цю клітинку, щоб встановити прапорець перегляду поля. Якщо ж поле використовується тільки для того щоб визначити умови вибору даних, кото рие повертає Ваш запит, залиште його порожнім. Наприклад, якщо Ви шукаєте всіх, хто живе в Москві і купує рибопродукти, поле Місто у Вашому запиті використовується дл я обмеження результатів вибірки; однак Ви не хочете знову і знову дивитися на поля з ім'ям цього міста. Все, що Ви хочете бачити - це імена клієнтів і найменування рибопродуктів.

Умова відбору. Це наиб леї важлива частина бланка запиту. У цьому рядку (і в рядку, розташованої нижче її) Ви вводите обмеження пошуку, задаючи певні умови, які прийнято називати критерієм пошуку.

Ми коротко розглянули вікно конструктора запитів, а тепер почну їм докладне вивчення роботи конструктора з створення простого запиту.

2.3. Створити ание  простого запит а

передпілля ожім, Ви вирішили  зателефонувати всім Вашим клієнтам і повідомити їм про презе нтаціі нових товарів. Номери телефонів знаходяться в одному з стовпців таблиці, яка містить всю інформацію про Ваших клієнтів - адре са і т.д. У такому випадку Вам не потрібна вся ця інформація. Достатньо назви фірми, імені пре дставітеля і номера телефону, тобто Вам потрібні тільки три стовпці. Розглянемо створення такого запиту.

Вся необхідна інформація знаходиться в таблиці Клієнти бази даних Борей. Тому для створення запиту виконайте наступні дії:

У вікні бази даних перейдіть на вкладку "Запити" і натисніть кнопку Створити.

Об рої ться вікно діалогу "Додавання таблиці", в якому виберіть таблицю Клієнти і натисніть кнопку Додати. Закрийте вікно діалогу.

На екрані відкривається вікно конструктора запитів, схема даних якого містить всього одну таблицю Клієнти, а бланк запиту порожній

2.4. Додавання підлогу їй в бланк запиту

Для вибору полів, які повинні бути присутніми в результуючої таблиці, Вам необхідно відобразити їх у бланку запиту.

У MS Access існує два варіанти вибору полів результуючої таблиці. Ви можете скористатися найбільш прийнятним з Вашою точки зору:

Щоб додати до таблиці окремих полів Ви можете вибрати поле таблиці на схемі даних і двічі натиснути кнопку миші. Обране поле буде вставлено в наступний доступний стовпець у рядку Поле бланка запиту. У рядку Ім'я таблиці відразу ж п оявітся ім'я таблиці, а позиція Висновок на екр ан буде позначена.

У MS Access широко використовується механізм перенести-і-залишити  (dr ag-and-drop). Для використання цього механізму при виборі полів перейдіть у таблицю в схемі даних, з якої Вам треба вибрати по ля. Перейдіть поля, які Ви збираєтеся відобразити в запиті, натисніть кнопку миші і, не відпускаючи її, перетягніть вибрані поля в бланк запит а

2.5. Зміна порядку полів

Порядок полів у бланку запиту визначає порядок появи їх у результуючої таблиці. Для того щоб змінити розташування поля в цьому списку, виконайте наступні дії:

Встановіть покажчик миші на область вибору стовпця, який розташовується прямо над назвою поля. Коли покажчик змінить вигляд на стрілку, натисніть кнопку, щоб виділити стовпець.

Натисніть і утримуйте кнопку миші в цьому положенні. На кінці покажчика з'явиться прямокутник.

Переміщайте стовпець у потрібному напрямку. Товста вертикальна лінія покаже його поточний стан.

Відпустіть кнопку, коли товста вертикальна лінія опиниться у потрібному місці. Поле буде переміщено в нове місце.

Переміщення стовпця бланка запиту. Іноді не відразу вдається виділити стовпець для його переміщення. Переконайтеся, що Ви натискаєте область вибору стовпця (маленький прямокутник, що знаходиться прямо над назвою