Інформаційні технології управління.

Зорін С.Ф.

Інструментальні засоби комп'ютерних технологій інформаційного обслуговування управлінської діяльності

Інструментальні засоби комп'ютерних технологій інформаційного обслуговування управлінської діяльності подразделяюдся на два типи: апаратні і програмні. Проведемо класифікацію кожного з цих типів.

Апаратні засоби комп'ютерних технологій складаються з безпосередньо комп'ютерів і периферійного обладнання.

Всі комп'ютери можна розділити на кілька категорій:

1. Кишенькові персональні комп'ютери.

2. Блокнотние персональні комп'ютери.

3. Персональні комп'ютери у сфері домашнього господарства.

4. Базові настільні персональні комп'ютери.

5. Мережеві персональні комп'ютери.

6. Високопродуктивні настільні комп'ютери, робочі станції і сервери початкового рівня.

7. Багатопроцесорні робочі станції та сервери високого рівня.

8. Суперкомп'ютери.

Кожній категорії комп'ютерів теоретично відповідає специфічна програмно-апаратна інфраструктура. Але останнім часом намітилися тенденції до стирання кордонів між описаними категоріями і появи великої кількості нових моделей комп'ютерів, що володіють особливими характеристиками.

Периферійне устаткування підрозділяється на наступні категорії:

1. Пристрої друку (принтери, плоттери).

2. Пристрої виводу (екрани, проектори).

3. Пристрої сканування.

4. Пристрої зберігання даних.

5. Пристрої зв'язку (модеми, маршрутизатори).

6. Контролери для підключення спеціальної апаратури (відеонаблденіе і доступ, контроль за параметрами устаткування і т.д.)

Програмні засоби комп'ютерних технологій поділяються на системне (сервісне) і прикладне програмне забезпечення.

Системне та сервісне програмне забезпечення це:

1. Операційні системи забезпечують функціонування комп'ютера і перефірійних пристроїв, служать оболонкою для інших програм ..

2. Тестові і діагностичні програми допомагають попереджати і виявляти несправності програмних і апаратних засобів.

3. Антивірусні програми призначені зля захисту локальних комп'ютерів і комп'ютерних мереж від шкідливих програм.

4. Командно-файлові процесори призначені для організації полегшеного взаємодії користувача з обчислювальною системою у віконному діалоговому режимі.

Прикладне програмне забезпечення, з точки зору інформаційного обслуговування управлінської діяльності, включає в себе:

1. Системи підготовки текстових документів призначені для виготовлення різних інформаційних матеріалів текстового характеру.

2. Системи обробки фінансово-економічної інформації призначені для обробки числових даних, що характеризують різні виробничо-економічні і фінансові явища і об'єкти, і для складання інформаційно-аналітичних матеріалів. Вони містять у собі універсальні табличні процесори, бухгалтерські програми, спеціалізовані програми фінансово-економічного аналізу і планування.

3. Системи управління базами даних призначені для створення, зберігання та обробки структурованих даних

4. Системи підготовки презентацій призначені для підготовки графічних і текстових матеріалів, що використовуються для демонстрації на презентаціях, ділових переговорах, конференціях.

5. Системи управління проектами призначені для планування та управління використанням ресурсів різних видів (матеріальними, технічними, фінансовими, кадровими, інформаційними) при реалізації складних проектів.

6. Експертні системи та системи підтримки прийняття рішень призначені для інформаційного забезпечення управління на основі економіко-математичного моделювання та принципів штучного інтелекту.

7. Інші.

Розподіл обробленої інформації

В економічній системі можна виділити декілька видів інформації: управлінська, економіко-статистична, науково-технічна, юридична та ін Провідне місце займає управлінська інформація, що містить цілі і підцілі функціонування підприємства, що визначаються на базі використання всіх інших класів інформації, і в першу чергу економічної інформації.

Впровадження технологій розподілу інформації в сучасному офісі проходить у декілька етапів: телефонізація, організація спільного телефонного простору, комп'ютеризація, об'єднання комп'ютерів в локальну мережу з загальними папками та створення сховищ даних, корпоративна електронна пошта, централізований вихід в Internet, створення Intranet - ресурсів, впровадження комплексних CRM і ERP рішень.

Розподіл обробленої інформації відбувається одним з трьох основних методів:

-- відправка інформації з центру обробки даних зацікавленим користувачам, відповідно до регламенту підприємства. Відправлення відбувається за допомогою пошти, факсом або електронною поштою.

-- розміщення інформації в місці, доступному її потенційним споживачам. Таким місцем може бути архів, файл-сервер, розподілене сховище даних, мережа Інтранет, мережа інтернет.

-- формування і відправлення інформації за індивідуальним запитом конкретного користувача. Цей метод вимагає найбільших ресурсів і застосовується в разі необхідності отримання унікальної інформації. При впровадженні автоматизованої системи обробки інформації (ERP - системи), такий метод розподілу стає основним.

Розглянемо два основних способи розподілу даних на підприємстві: інтранет і сховище даних.

Intranet - Це внутрішня корпоративна мережа, побудована на інтернет технологіях.

З технічної точки зору інтранет - це внутрішній корпоративний web-портал, покликаний вирішувати завдання саме вашої компанії; задачі, в першу чергу, за систематизації, зберіганню та обробці внутрішньокорпоративної інформації. Інтранет -- сайт доступний тільки в рамках локальної мережі Компанії включаючи віддалені філії (intranet) або як портал в мережі Інтернет, невидимий у пошукових системах і що вимагає авторизації при вході (extranet). Доступ до сторінок порталу здійснюється через web-браузер, що дозволяє користуватися послугами інтранет - Систем людям з мінімальною комп'ютерною підготовкою. Оновлення інформації здійснюється відповідальними співробітниками за допомогою спеціальних інтерфейсів, робота з якими практично ідентична роботі з офісними додатками.

Intranet - Це можливість побудувати організацію на інформаційному рівні і надавати цю інформацію всім, кому необхідно. Якщо працівник знає те, чим займається компанія, яка стратегічна система технічного бачення компанії, які принципи керівництва, хто є клієнтура і партнери, то він може більш ясно зосередитися на своєму власному внесок у загальну справу. Зрозуміла всім єдина web-сторінка, яка представляє суть компанії, еквівалентна успіху. Всі філії та представництва можуть постійно звертатися до центральним повідомлень і виконувати вказівки. Таким чином, глобальна мережа використовується не тільки як спосіб дешевої передачі інформації на великі відстані, але і як інструмент керівництва процесом в організації

Сховище даних - це предметно-орієнтований, прив'язана до часу та незмінний збори даних для підтримки процесу прийняття керуючих рішень. При роботі зі сховищем даних від користувача не потрібно знання структури зберігання даних і мови запитів. Користувач оперує звичними бізнес термінами -- відвантаження, товар, клієнт. Для імпорту даних їх сховища необхідно всього лише викликати майстер і вибрати якого роду інформацію хотілося б отримати. Всі необхідні для отримання даних операції будуть зроблені автоматично.

Сховище даних є ідеальним місцем зберігання аналітичних даних:

-- Централізоване сховище;

-- Оптимізований доступ;

-- Несуперечності даних;

-- Використання бізнес понять для доступу до інформації;

-- Автоматичне оновлення.

Використання сховища даних не є обов'язковим, але воно оптимізовано для вирішення задач аналізу, тому при завантаженні автоматично виконуються всі необхідні дії:

-- Дані перетворюються з плоских таблиць у багатовимірне подання найкращим чином підходить для аналізу даних;

-- Виключаються все дублюються дані для зменшення обсягів бази даних;

-- Забезпечується несуперечність інформації;

-- Проводяться всі необхідні маніпуляції, що дозволяють надалі в 10-100 разів збільшити швидкість отримання необхідних даних зі сховища.

Автоматизація поточного планування, операційних та стратегічних завдань управління

Планування діяльності залежно від змісту призначення і завдань можна класифікувати на стратегічне, поточне (річне) і оперативне.

Стратегічне планування. Цей тип планування використовується для визначення найважливіших показників, пропорцій і темпів розширеного відтворення і є головною формою реалізації цілей підприємства. Стратегічне планування в сучасних умовах охоплює період часу від одного року до трьох років. Тимчасової інтервал носить умовний характер, оскільки залежить від економічної стабільності та можливості прогнозування обсягів фінансових ресурсів та напрямів їх використання.

Стратегічне планування включає розробку фінансової стратегії підприємства і прогнозування фінансової діяльності. Фінансова стратегія впливає на загальну стратегію підприємства. Зміна ситуації на фінансовому ринку приводить до коригування фінансової, а потім і загальної стратегії розвитку підприємства. Цілі фінансової стратегії повинні бути підпорядковані загальній стратегії розвитку і спрямовані на максимізацію ринкової вартості підприємства При розробці фінансової стратегії визначається період її реалізації. В основі фінансової стратегії лежить фінансова політика підприємства з конкретних напрямків фінансової діяльності: податкової, амортизаційної, дивідендної, емісійної.

Основою стратегічного планування є прогнозування, яке визначає стратегію компанії на ринку і полягає у вивченні можливого фінансового стану підприємства на тривалу перспективу, передбачає розробку альтернативних фінансових показників та параметрів, використання яких за спрогнозованих що намітилися тенденції зміни ситуації на ринку дозволяє визначити один з варіантів розвитку фінансового стану підприємства. Основою прогнозування є узагальнення та аналіз наявної інформації з подальшим моделюванням можливих варіантів розвитку ситуації та фінансових показників.

Результатом перспективного фінансового планування є розробка трьох основних фінансових документів:

1) прогнозу звіту про прибутки та збитки;

2) прогнозу руху грошових коштів;

3) прогнозу бухгалтерського балансу.

Поточне планування є плануванням здійснення; воно розглядається як складова частина перспективного плану і являє собою конкретизацію його показників.

Поточне планування господарської діяльності підприємства полягає в розробці плану прибутків і збитків, плану руху грошових коштів, планового бухгалтерського балансу, оскільки ці форми планування відображають фінансові цілі організації. Всі три планових документа засновані на одних і тих самих вихідних даних і повинні кореспондувати. Документи поточного плану складаються на період, що дорівнює одного року. Для точності результату здійснюють дроблення планового періоду на півріччя чи квартал.

Заключним документом фінансового плану є плановий бухгалтерський баланс на кінець планованого року, який відображає всі зміни в активах і пасивах в Внаслідок запланованих заходів і показує стан майна і фінансів підприємств.

Оперативне планування необхідно для контролю за надходженням фактичної виручки на розрахунковий рахунок та витрачанням готівкових фінансових ресурсів. Оперативне фінансове планування включає складання і виконання платіжного календаря, касового плану і кредитного плану.

На всіх етапах планування величезне значення має використання правдивою і реальною інформації про стан підприємства, а також його поточної діяльності. Автоматизація бізнес-процесів допомагає забезпечити високу вірогідність і повноту такої інформації.

Для складання достовірного плану необхідно оцінити безліч варіантів розвитку системи, перевірити різні сценарії та стратегії. Заплановані витрати і доходи в прив'язці до часу становлять великий обсяг даних. Розрахунок критеріїв у цьому випадку стає трудомісткою обчислювальної завданням, тим більше розрахунки потрібно проводити для кожної стратегії. Автоматизація цих обчислень дозволяє значно підвищити ефективність фінансового проектування.

Накопичення інформації про фінансово-господарської діяльності підприємства відбувається в відповідно до вимог ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, ведення якого регламентується законодавчо. Бухгалтерська звітність надає практично повну інформацію для фінансового аналізу діяльності підприємства і контролю виконання плану проекту.

Раціонально використовувати цю інформацію, тим більше що більшість фірм вдається до автоматизованої форми ведення бухгалтерського обліку. Переваги такого підходу очевидні. При такому підході можна розробити єдину систему накопичення та зберігання інформації, що збільшує, по-перше, її достовірність, а по-друге, дозволяє знизити витрати на обробку інформації про фінансову та господарської діяльності фірми. Таким чином, розробку і контроль ефективності здійснення проекту, особливо потребує масштабних інвестицій, доцільно проводити, використовуючи інтегровану систему автоматизації фінансового планування, аналізу та бухгалтерського обліку.

Дані повинні зберігатися у формі, доступною будь-якій з підсистем інтегрованої системи (підсистемі фінансового планування, бухгалтерського обліку, фінансового аналізу). Разом з тим система повинна зберігати асиметричність інформації для її користувачів відповідно до повноважень, для чого в системі повинні бути авторизований доступ до даних і засоби захисту даних від несанкціонованого доступу. Цій вимозі задовольняє більшість сучасних баз даних.

В більшості випадків вихідними даними для підсистеми бухгалтерського обліку є первинні документи, інформація с.которих вручну вноситься в підсистему. Дедалі більше застосовуються метричні електронні пристрої, здатні фіксувати натуральні виробничі величини. Узгодження виробничого обладнання, вимірювальних пристроїв і системи фінансово-господарського обліку дозволяє підвищити точність і ефективність обліку.

Для автоматизації найчастіше застосовуються електронні таблиці, найбільш поширеними є таблиці Excel. Подібний вибір часто пов'язаний з тим, що електронні таблиці Excel і системи управління базами даних (СУБД) Access розроблялися спеціально для їх використання користувачами, що не мають достатньої кваліфікації в галузі програмування.

На практиці це означає, що планування буде вестися окремими непов'язаними шматками, і цілісної картини не виходить. Потрібна додаткова робота по ручної обробки даних. Це, по-перше, значно знижує оперативність аналізу, а по-друге, відбиває бажання у персоналу регулярно проводити таку роботу. Дані кошти не орієнтовані на використання потужною системою управління розподіленими базами даних.

Ряд фірм готовий розробляти свої системи для внутрішньофірмового обліку, аналізу та планування. Зазвичай ці системи будуються на основі мов Borland Delphi, Borland З Builder, Microsoft Visual С, засобами Web-програмування. Програми реалізуються як клієнти бази даних, що дозволяє їм використовувати всі достоїнства корпоративних СУБД. Системи розробляються цілісно і ізнач?? льно грунтуються на побажаннях фінансового керівництва і особливості конкретного підприємства. Однак інтеграція подібної системи з підсистемою бухгалтерського обліку слабка. До розробки власної системи бухгалтерського обліку не вдаються у зв'язку з великою кількістю регламентованих форм і частими змінами в законодавстві.

Часто користуються готовими програмними продуктами, наприклад «Project Expert». Програма дозволяє вести планування в декількох валютах і автоматично здійснює операцію дисконтування. Надає зручний інструмент для завдання інвестиційного, маркетингового, виробничого планів. На основі складених планів програма дозволяє сформувати різні бюджети. За кожної складеної моделі система автоматично розраховує коефіцієнти. Система полегшує оптимізацію фінансового плану, використовуючи функцію «підбору фінансування ». Система представляє дані у вигляді таблиць і графіків, у тому числі мережевих і гістограм. Система «Audit Expert» дозволяє за даними введеної в програму бухгалтерської звітності автоматично розраховувати і представляти у вигляді графіків і таблиць коефіцієнти, що відображають ефективність діяльності підприємства. Однак обидві системи розроблялися для роботи автономно від системи бухгалтерського обліку.

При розробки цілісної системи перевагу варто віддати готовим системам, має відкриту архітектуру. Відкритість програмної системи, зокрема, означає можливість самостійно допрацьовувати систему, будувати на її основі свої індивідуальні рішення.

Сучасні рішення в галузі комплексної автоматизації підприємства (ERP системи) включають в себе досить потужні засоби автоматизації планування. Серед таких систем можна виділити продукти SAP, Navision, Baan, і російські 1С підприємство 8.0, Галлактіка, Парус. Всі ці продукти володіють багатими можливостями для конфігурації і програмування під завдання конкретного підприємства.

Електронна документація та її захист.

Електронна документація: визначення та особливості.

Електронні документи можна розділити на два основних типи: неформалізовані (довільні) і службові (офіційні) неформалізовані електронний документ - це будь-яка повідомлення, записка, текст, записаний на машинному носії. Під службовим електронним документом розуміється записане на машинному носії електронне повідомлення, реквізити якого оформлені відповідно до нормативних вимогами.

Під електронним документом (ЕД) слід розуміти структурований інформаційний об'єкт, у відповідність якому може бути поставлена сукупність файлів, що зберігаються на накопичувачі комп'ютера. Необхідною ознакою ЕД є «Реєстраційна картка», що складається із реквізитів документа, що містять перелік необхідних даних про нього. Відповідно до законодавства, електронним є документ, в якому інформація представлена в електронно-цифрового формі.

Електронні документи в порівнянні з паперовими володіють наступними перевагами:

-- більш низька вартість і час передачі електронного документа з одного місця до іншого;

-- більш низька вартість і час тиражування ЕД;

-- більш низька вартість архівного зберігання ЕД;

-- можливість контекстного пошуку;

-- нові можливості захисту документів;

-- спрощення підготовки ЕД у поєднанні з широкими можливостями;

-- принципово нові можливості подання ЕД. Документ може мати динамічний зміст (наприклад, аудіо-, відеовставкі).

Основні принципи побудови системи електронного документообігу:

-- відповідність вимогам стандартів на форми і системи документації;

-- розподіленість;

-- масштабованість;

-- модульність;

-- відкритість;

-- переносимість на інші апаратні платформи.

Основними функціями системи електронного документообігу є:

-- реєстрація документів;

-- контроль виконання документів;

-- створення довідників і робота з ними;

-- контроль руху паперового і електронного документа, ведення історії роботи з документами;

-- створення і редагування реквізитів документів;

-- формування звітів по документообігу підприємства;

-- імпорт документів з файлової системи та Інтернету;

-- створення документа прямо з системи на основі шаблону (пряма інтеграція);

-- робота з версіями документа, складними багатокомпонентними і багатоформатний документами, вкладеннями;

-- електронне розповсюдження документів;

-- робота з документами в папках;

-- отримання документів за допомогою сканування і розпізнавання.

-- зменшенням витрат на доступ до інформації і обробку документів.

Системи документообігу зазвичай впроваджуються, щоб вирішувати певні завдання, що стоять перед організацією. До таких завдань можна віднести наступні:

-- забезпечення більш ефективного управління за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всехх рівнях;

-- Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань;

-- виняток паперових документів із внутрішнього обороту підприємства;

виключення необхідності чи істотне спрощення і удешев ня збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву;

-- економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на управління з струмами документів в організації;

-- підтримка системи контролю якості, що відповідає міжнародним нормам;

-- забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності;

-- протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності);

-- оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю.

Захист електронної документації

За характеру, загрози електронних документів можна розділити на наступні типи:

-- загроза розкриття інформації;

-- загроза порушення цілісності документа;

-- загроза втрати доступу до документа;

-- загроза підробки документа.

За типу дії, загрози поділяються на такі типи:

-- природні

-- ненавмисні техногенні

-- навмисні

Відповідно, до комплексу захисту електронної документації входять наступні заходи:

-- забезпечення надійності функціонування технічних засобів;

-- забезпечення резервування каналів зв'язку;

-- резервне дублювання інформації;

-- обмеження прав фізичного доступу до об'єктів системи документообігу;

-- розмежування прав доступу до файлів і папок;

-- впровадження системи шифрування підпису (ЕЦП) і документів;

-- захист від вірусів;

-- захист від "злому" мереж.

Для забезпечення безпечного обміну електронними документами між контрагентами та верифікації підписів на таких документах в 2002 році був прийнятий федеральний закон № 1-ФЗ від 10 січня 2002 року «Про електронний цифровий підпис». ЕЦП дозволяє користуватися загальнодоступними каналами зв'язку в документообігу, без загрози підробки або визнання такого документа недійсним.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.socrates.by.ru/