Автоматизація діловодства
Введення
Спочатку деякі терміни, щоб надалі не плутати про що йде мова.
Документована інформація (документ) - це зафіксована на матеріальному
носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. [1]
Діловодство - це специфічний напрямок діяльності, який
займається складанням, оформленням документів, їх обробкою і зберіганням. [2]
Рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до
завершення виконання або відправлення називається документообігом. [3]
Вся документація організації ділиться на три документопотоках:
вхідні (надходять) документи;
вихідні (відправляються) документи;
внутрішні документи.
По відношенню до кожної конкретної виконавцеві всі документи, з якими він
має справу, діляться на декілька категорій:
вхідні, з якими виконавець не встиг ознайомитися;
в pa6оте, які чекають його дій;
на контролі, за якими він чекає дій від інших виконавців.
У технологічному ланцюжку обробки і руху документів можна виділити
етапи:
прийом та первинна обробка документів;
попередній розгляд і розподіл документів;
реєстрація;
контроль за виконанням;
інформаційно-довідкова робота;
виконання документів і відправлення.
Принципи автоматизації діловодства
З точки зору системи автоматизації діловодства, документ, як правило,
розпадається на тіло документа - файл (файли), вся змістовна робота з
яким зазвичай ведеться поза рамками системи діловодства, і реєстраційну
картка, яка містить усі реквізити документа, з якої власне і йде
робота. Фото, може і не існувати, документ може залишатися в паперовій
формі.
Автоматизовані системи діловодства діляться на два класи. До першого
відносяться системи управління електронними архівами. Їх основні функції:
реєстрація нових документів, зберігання, пошук і їх вилучення з метою передачі в
додатки, які вміють з ними працювати. До другого класу відносяться системи
управління електронним документообігом (Суед, DMS (Document Management
System)). На них покладено функції управління документами на шляху проходження від
одного користувача - посадової особи до іншої з можливістю контролю за їх
переміщенням з фіксацією всіх змін та супроводжуючих резолюцій. У готових
системах одного класу можуть зустрічатися функції іншого класу.
В даний час основна концепція автоматизації документообігу базується
на принципах управління бізнес-процесами (потоками робіт, WorkFlow), в ході
виконання яких створюються і рухаються документи. Іншими словами, це
організація і управління процесами створення документів на основі
послідовної обробки різними користувачами інших раніше існуючих
документів. Але для функціонування систем класу WorkFlow, діловодних
процеси організації повинні бути строго структуровані і формалізовані, що
зустрічається далеко не завжди. Тому система повинна мати функцію, яка дозволяє
організувати і спланувати виконання робіт з документами, як за заздалегідь
визначеним маршрутним технологічним схемам, так і з наданням
виконавцям певної свободи в ухваленні рішення на своєму рівні.
З найважливіших характеристик Суед фахівці зазвичай виділяють наступні:
програмна платформа (система, що забезпечує зберігання і пошук документів, а
також система обміну повідомленнями. В даний час використовується архітектура
"Клієнт/сервер");
підтримка розподіленої обробки інформації;
можливості масштабування (набір підтримуваних платформ; Максимальна кількість
користувачів; число рівнів вкладеності структур);
відкритість архітектури і можливість інтеграції з іншими додатками;
типи документів, з якими працює система (формати документів; підтримка
роботи з складеними документами і кількома версіями документа; зв'язку
документів (один документ може бути відповіддю на інший або може бути породжений
при виконанні попереднього документа); спільне використання електронних і
звичайних (паперових) документів);
колективна робота групи виконавців над одним (або кількома)
документами;
можливість роботи з "вільної" схемою (без жорсткої фіксації маршрутів);
засоби для визначення маршрутних схем проходження документів;
можливості контролю за проходженням документів;
спосіб оповіщення посадових осіб;
особливості налаштування продукту для потреб конкретного замовника (наприклад,
реєстраційна картка повинна містити всі необхідні реквізити); наявність
локалізованого (зросійщеного) інтерфейсу;
засоби регламентації доступу і криптозахисту;
засоби оповіщення про порушення в регламенті проходження документів;
орієнтація на традиційну російську концепцію документообігу.
Системи управління електронними архівами характеризуються наступними функціями:
ENTER.
Система повинна забезпечувати введення, обробку, зберігання, реєстрацію документів,
що надходять з множинних джерел: по мережі, з дисків, модемів і сканерів.
ЗБЕРІГАННЯ.
Централізоване сховище даних дозволяє вирішити цілий ряд проблем:
можливість оперативного отримання цілісної і несуперечливою інформації;
організація збору, зберігання та актуалізації розрізненої інформації;
висока надійність та керованість системи, швидкий і підконтрольний доступ
користувачів до інформації;
економію коштів за рахунок зосередження обслуговуючого персоналу в одному
місці;
возможностьцентралізованного розвитку обчислювальних засобів.
Атрибутивного та контекстного пошуку.
Функції систем автоматизації діловодства.
№ ФункціяОпісаніе
1созданіе документаДокумент може створюватися або самостійно в
відповідному редакторі (текстовому, графічному), або на основі
підготовлених шаблонів.
2регістрація документаДля кожного облікового документа формується
реєстраційно-контрольна картка (РКК), до якої заносяться відомості про
документі. Реєструватися можуть як надійшли ззовні, так і створені
усередині організації документи.
3пісьма й звернення гражданХарактерізуется тим, що сполучною початком
пакету документів є адресат - відправник, навіть у тому випадку, якщо
він пише з різних питань.
4решенія і распоряженіяТехнологія реєстрації, обробки та контролю
розпорядчих документів: зовнішніх - постанов, указів, розпоряджень
вищестоящих організацій; внутрішніх - протоколів, наказів, розпоряджень.
Відрізняється від технології обробки листування тим, що на контроль ставиться
не тільки документ в цілому, але й окремі пункти, листування і контроль
ведеться по кожному з них окремо.
5рабочіе папки пользователяПонятіе папки використовується в системі для
об'єднання документів за певними ознаками. Причому, найчастіше в папці
зберігається не сам документ, а посилання на нього. Користувач може свої
робочі папки створювати, видаляти і обмінюватися ними з іншими
користувачами.
6контроль ісполненіяРеалізуется контроль виконання документів, як на
рівні автора резолюції, так і централізований контроль з можливістю
формування зведень про виконання контрольних документів. При контролі
виконання розпорядчих документів на контроль ставиться не тільки
документ в цілому, але й окремі пункти.
7обработка і зберігання власне документовК реєстраційній картці
може бути "прикріплено" будь-яке число файлів, що містять власне
документ у комп'ютерній формі представлення (наприклад, текст, аудіо або
відеоматеріал і т.д.). Система повинна мати можливість злиття
документів, що дозволяє зводити воєдино окремі файли текстів і графіки,
формуючи закінчений документ. Сучасні системи, в тому чи іншому вигляді,
забезпечують управління паперовими документами (вони, як правило,
зареєстровані в архіві, але їх тіло знаходиться на цілком матеріальної
поличці і на вимогу співробітника переміщається на його робочий стіл).
8работа з взаємозалежними документаміПоддержівается можливість
встановлення посилань між реєстраційними картками документів,
пов'язаних тематично, що скасовують або доповнюють один одного, повторними і
т.д. Працюючи з документом, завжди можна проглянути всю переписку через
питання, її історію, розіслані копії карток за іншим підрозділам,
маючи миттєвий доступ до кожної що цікавить картці.
9двіженіе документів, введення резолюцій і замечанійМеханізм руху
документів (workflow), забезпечує обробку та передачу документів між
користувачами системи. При цьому підставою для автоматичної передачі
документа від однієї посадової особи іншого є факт винесення
резолюції або факт оформлення звіту про виконання документа.
Маршрутизація руху документа може бути жорстко заданої або може
задаватися користувачем. Шлях проходження документа з моменту передачі
його керівнику на первинний розгляд до списання в справу фіксується
в зоні виконавців реєстраційної картки.
10функціонірованіе вкладених подсістемВ систему діловодства
організації входять підсистеми підрозділів з своїми функціями (облік,
контроль, рух документів та ін).
11отслежіваніе версій одного документаПрі спільній роботі декількох
користувачів над одним документом, багато часу і сил забирає проблема
"версій" і проблема "копій та оригіналів".
12учет номерних документовУчет використання номерних документів.
Формування звітності.
13распределенная обробка; відправка документів (пошта) Процес обробки
документів повинен бути єдиним для всіх користувачів системи, незалежно
від територіального розташування робочих станцій, серверів, ступеня їх
віддаленості і використовуваних видів зв'язку. Для обміну інформацією між
користувачами в системі передбачається електронна пошта, у функції
якої входить: службова і особисте листування; автоматичне розсилання
повідомлень і повідомлень. Система дозволяє формувати списки розсилки.
14работа через ІнтернетВ системі реалізується Web-сервер діловодства,
що забезпечує доступ до даних про документи і самим документом з будь-якого
локального або віддаленого комп'ютера через мережу Internet (Intranet).
Користувачеві надається можливість для формування запиту на пошук
документа або групи документів, зареєстрованих в системі.
15поіск документа по реквізітамПоіск документа може здійснюватися за
реквізитами, за темою, за вказаним заздалегідь ключовими словами.
16контекстний поіскСуществует можливість пошуку документів на контекст,
тобто по повному значенню текстового поля або за окремими словами або їх
частинах. Причому пошук здійснюється не тільки в реєстраційній картці, але
і безпосередньо в документі.
17архівірованіе документовПосле обробки, підписані документи
поміщаються до архіву. Документи з архіву редагувати не можна, їх можна
читати або видаляти. АРМ адміністрування архіву дозволяє настроювати
режими архівування та відновлення документів, встановлювати права
доступу до архівів.
18спісаніе документа в делоПо завершення роботи над документом він
списується у справу. Далі документ або передається на архівне зберігання,
або знищується відповідно до правил архівного зберігання, прийнятими
на підприємстві. В автоматизованій системі списання документа в справу
здійснюється шляхом занесення до реєстраційної картки відповідної
запису.
19веденіе словників і справочніковК довідників системи відносяться:
користувачі, підрозділи, організації, громадяни, тематичні
рубрикатори документів, стандартні тексти, номенклатури справ,
гріфидоступа, списки розсилки. У деяких системах можна самостійно
створювати нові таблиці довідників.
20справочно-аналітична робота; отримання отчетовВ системі формуються
типові звіти та графіки (довідки, зведення, журнали, списки документів).
Так само є можливість завантажувати генератор звітів і графіків. При
роботі реєструються дії системи, дії користувачів.
21настройка сістемиСпеціалізірованний інструментарій дозволяє в
автоматизованому режимі спроектувати систему, згенерувати звітні
форми і зв'язки між ними, налаштувати механізми реплікації, налаштувати
механізми доступу до даних.
22откритость сістемиСістема може забезпечувати COM-інтерфейс, при цьому
сторонні розробники можуть нарощувати можливості системи власними
доповненнями. Можливий варіант придбання генеральної ліцензії,
що дозволяє вносити модифікації у вихідні тексти. Надається
необхідна документація на систему.
23регламентація прав доступаПрава користувача в системі регламентують
як права доступу до картотекам і документів відповідно до їх грифами,
так і набір функцій, доступних даному користувачеві (реєстрація,
редагування, списання документа в справу, зняття з контролю і т.д.). При
необхідності державного контролю можна дати можливість працювати
тільки з документами свого підрозділу. Документи інших підрозділів
будуть їм недоступні взагалі або доступні тільки для перегляду.
24масштабірованіе сістемиРаботоспособность системи не повинна залежати від
числа користувачів, від рівня вкладеності структур.
25делегірованіе права підпису системі передбачена електронний підпис
документів і резолюцій на документи. При необхідності можливо
делегування права підписання одного документа або настроювання
автоматичного делегування для всіх документів, що надходять на підпис
до керівника.
26защіта інформацііКаждое робоче місце може бути захищене паролем від
спроби несанкціонованого доступу до інформації та виконання дій від
особи користувача.
27соответствіе діловодних вимогам діючих стандартів.
Система повинна відповідати існуючої діловодної практиці,
підтримувати повний життєвий цикл документа в організації: від його
первинної реєстрації до списання в справу. Система повинна пройти
державну сертифікацію на відповідність ДСТУ з діловодства.
Створення систем діловодства для організацій, що мають особливі
вимоги щодо захисту інформації, проводяться з урахуванням вимог
Держтехкомісії і ФАПСИ. Необхідно забезпечити сумісність системи з
будь-якими спеціальними засобами захисту інформації, у тому числі
сертифікованими, що дозволить узгодити її використання з уже
діючих стандартів безпеки.