РЕФЕРАТ
Комплексний дипломний проект на тему "Математичне забезпечення комплексу завдань" Автоматизована система документообігу установи "містить наступні розділи:
У першому розділі проведений системний аналіз і синтез системи та розроблено її архітектура.
У другій главі розглянуті аспекти проведеної роботи з проектування комплексу завдань "Автоматизована система документообігу установи".
У третьому розділі розробляються вказівки щодо захисту апаратури (ЕОМ) від електромагнітного імпульсу ядерного вибуху повітряного, програмне забезпечення прикладної задачі з курсу "Економіка" і навчальної системи з курсу «Охорона праці».
Комплексний дипломний проект містить 122 сторінки, 2 малюнки та 5 таблиць. Список літератури містить 10 найменувань.

СПИСОК СКОРОЧЕНЬ
АРС
- Автоматизована розрахункова система
АС
- Автоматизована система
БД
- База даних
БЗ
- База знань
ВЗП
- Зовнішній запам'ятовуючий пристрій
ВОС
- Взаємодія відкритих систем
Вт
- Обчислювальна техніка
ВУ
- Зовнішній пристрій
ГВП
- Глобальна обчислювальна мережа
ГК
- Головний конструктор
ГО
- Цивільна оборона
ГОСТ
- Державний стандарт
ДП
- Дипломний проект
ДДЕА
- Діловодство, документообіг і електронний архів
ІА
- Інтелектуальний аналіз
ІВ
- Інформаційне забезпечення
ІПС
- Інформаційно-пошукова система
КЗСФ
- Коефіцієнт значущості СФ
КДП
- Комплексний дипломний проект
КЗ
- Комплексне завдання
ККП
- Комплексний курсовий проект
КСА
- Комплекс засобів автоматизації
ЛВС
- Локальна обчислювальна мережа
ЛВ
- Лінгвістичне забезпечення
М
- Модем
МІРЕА
- Московський інститут радіотехніки, електроніки та автоматики
МО
- Математичне забезпечення
МОС
- Міжнародна організація по стандартизації
МТО
- Матеріально-технічне забезпечення
ООД
- Обладнання обробки даних
ВП
- Оперативна пам'ять
ОС
- Операційна система
СУБД
- Система управління БД
СУД
- Система управління документами
СФ
- Словоформа
ПО
- Програмне забезпечення
ПП
- Програмний продукт
ПЕОМ
- Персональна ЕОМ
РФ
- Росія
ЕА
- Електронний архів
ЕОМ
- Електронна обчислювальна машина


ЗМІСТ
РЕФЕРАТ
СПИСОК СКОРОЧЕНЬ
ВСТУП
Розділ 1. СИСТЕМНИЙ АНАЛІЗ І СИНТЕЗ АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ
1.1. Аналіз задуму, цілей, напрямів та етапів розробки системи
1.1.1. Задум та цілі розробки системи
1.1.2. Напрями та етапи розробки системи
1.2. Міністерство торгівлі як об'єкт інформатизації
1.2.1. Міністерство торгівлі як споживач і джерело інформації
1.2.2. Комплекс прикладних задач "Діловодство, документообіг і електронний архів"
1.3. Архітектура розробляється системи
1.4. Організація взаємодії виконавців
1.5. Обгрунтування вибору програмних засобів
1.5.1. Операційне середовище
1.5.2. Інструментальні засоби розробки
1.5.3. Оргнізація взаємодії виконавців
Висновки по чолі 1
Розділ 2. МАТЕМАТИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ КОМПЛЕКСУ ЗАВДАНЬ "Системи документообігу установи"
2.1. Постановка задачі та її специфікація
2.1.1. Загальні вимоги до системи документообігу
2.1.2. Завдання, які вирішуються системами документообігу
2.1.3. Проблема пошуку документів
2.1.3.1. Організація пошуку документів
2.1.4. Проблема індексації документів
2.1.4.1. Індексація за ключовими словами
2.1.4.2. Повнотекстова індексація
2.1.4.3. Індексація за реквізитами
2.1.4.4. Побудова запитів
2.1.5. Методи індексації документів
2.1.6. Архівування документів
2.1.6.1. Завдання статичних архівів
2.1.6.2. Додаткова функціональність динамічних архівів
2.1.6.3. Структура архіву даних
2.1.6.4. Пристрої зберігання
2.2. Обгрунтування проектних рішень
2.2.1. Математична модель застосовуваного методу
2.2.3. Блок схема алгоритму
2.3. Програмна реалізація
2.3.1. Вибір засобів програмування
2.3.2. Опис програмного продукту
2.3.3. Розробка програмної документації
2.3.4. Результати дослідної експлуатації КЗ "Системи документообігу установи" і технічні пропозиції щодо її розвитку
Висновки по чолі 2
Розділ 3. МАТЕМАТИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРИКЛАДНИХ ЗАВДАНЬ
3.1. Ділова гра по курсу "Цивільна оборона"
3.1.1. Постановка задачі та її специфікація
3.1.2. Характеристика впливу ядерної зброї
3.1.2.1. Механічний вплив ударної хвилі
3.1.2.2. Методика оцінки впливу вражаючих факторів ядерного вибуху
3.1.3. Вироблення рекомендацій по захисту
3.2. Автоматизована система по курсу «Екологія та охорона праці»
3.2.1. Постановка задачі та її специфікації
3.2.1.1. Постановка задачі оцінки ступеня забруднення атмосфери викидами з низьких джерел
3.2.2. Обгрунтування проектних рішень
3.2.2.1. Математична модель визначення ступеня забруднення атмосфери
3.2.3. Розробка програмної документації
3.2.4. Результати дослідної експлуатації системи і технічні пропозиції щодо її розвитку
3.3.2. Обгрунтування проектних рішень
3.3.4. Результати дослідної експлуатації ігри та технічні пропозиції щодо її розвитку
3.3. Автоматизована система по курсу «Економіка»
3.3.1. Постановка задачі та її специфікації
3.3.2. Обгрунтування проектних рішень
3.3.2.1. Аналіз при постійній інтенсивності нарощення
3.3.2.2. Аналіз за змінної інтенсивності нарощення
3.3.3. Розробка програмної документації
3.3.4. Результати дослідної експлуатації системи і технічні пропозиції щодо її розвитку
ВИСНОВОК
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
ДОДАТОК 1. Акт впровадження

ВСТУП
Метою цього дипломного проекту є розробка математичного та програмного забезпечення модулів пошуку та архівації інформації в системі документообігу установи.
Найбільш цікавою в плані розробки в даному дипломному проекті є проблема реалізації функції пошуку. Проблема існує з моменту виникнення перших систем управління документами (суд). До рішення проблеми застосовується безліч різноманітних підходів, всі вони детально розглянуті в главі 2. Проте хотілося б торкнутися її основних моментів.
Отже, основним критерієм успішності пошуку документа є ефективність пошуку. Що вважати ефективним пошуком? Для того щоб зрозуміти це, розглянемо моделі пошуку. Тут існує два підходи. Перший полягає в тому, що в процесі пошуку ви шукаєте документ, який точно існує в системі, і ваше завдання - звести процес до його знаходження. Другий підхід полягає в тому, що ви шукаєте всі документи, які можуть стосуватися, що цікавить вас питання. Для цього підходу характерні такі терміни, як повнота пошуку - відповідність між знайденими документами з даного запиту і дійсному переліку документів, про галас при пошуку - співвідношення (відповідність) відповідних та невідповідних запиту документів.
Так у загальних рисах виглядає проблема пошуку документів. Далі про типи пошуку. Існує два основних типи: атрибутивний, коли кожному документу присвоюється набір певних атрибутів (полів). При збереженні документа в архів поля заповнюються певними значеннями, надалі при пошуку перевіряється збіг значень цих полів запиту. Другий тип пошуку носить назву повнотекстовий. У цьому випадку автоматично обробляється весь зміст, як правило попередньо проіндексованого, документа, після чого його можна знайти за будь-який входить до нього слова. Обидва перерахованих вище виду пошуку реалізовані в даному дипломному проекті.
Пошук документа більш повний, якщо в результаті запиту будуть знайдені не тільки документи, які точно відповідають слову в запиті, а й ті, в яких присутні різні його словоформи. Дана технологія зветься нормалізації. Причому ефективність пошуку залежить від вживаного алгоритму. Для російської мови найбільш ефективний застосовується в даному дипломному проекті словниковий метод, коли слово нормалізується на основі словників, в яких містяться основи слів.
Розділ 1. СИСТЕМНИЙ АНАЛІЗ І СИНТЕЗ АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ
1.1. Аналіз задуму, цілей, напрямів та етапів розробки системи
1.1.1. Задум та цілі розробки системи
Ця глава є частиною "Технічного пропозиції", розробленого відповідно до "Угоди про наміри щодо взаємодії в області створення Системи зовнішньоторговельної інформації між Міністерством торгівлі Російської Федерації і НДІ автоматичної апаратури ім. Академіка В. С. Семенихина", підписаного Міністром торгівлі та Директором НДІ АА 12 жовтня 1998 Угода передбачала ініціативне проведення інформаційного обстеження Мінторгу Росії фахівцями НДІ АА та розробку "Технічного пропозиції" з інформатизації Міністерства. В результаті виконання роботи необхідно було отримати відповіді на питання:
* Чи існує проблема інформатизації Міністерства торгівлі РФ;
* Якщо існує, то яким чином її можна вирішити.
1.1.2. Напрями та етапи розробки системи
Роботи проводилися відповідно до державного стандарту ГОСТ 34.601 - 90 "Автоматизовані системи. Стадії створення", який передбачає наступну послідовність виконання робіт:
1. Проведення обстеження об'єкта та формування вимог до автоматизованої системи.
2. Розробка концепції автоматизованої системи.
3. Технічне завдання.
4. Ескізний проект.
5. Технічний проект.
6. Робоча документація.
7. Введення в дію.
8. Супровід АС.
Завдання фахівців НДІ АА, що проводили обстеження, полягала в отриманні і відображення у матеріалах звіту інформації з наступних питань організаційної побудови і діяльності кожної зі структурних підрозділів міністерства (департаментів, управлінь і т.д.):
* Організаційно-функціональна структура Підрозділи; схема інформаційної взаємодії між його структурними одиницями та окремими функціонерами.
* Система діловодства, розробки і зберігання документів.
* Функції, завдання і процеси діяльності Підрозділи.
* Опис та аналіз реалізованих Підрозділом основних механізмів державного управління (регулювання) зовнішньоторговельної і внутрішньоторговельними діяльністю.
* Пропозиції щодо вирішення завдань на ПЕОМ; короткі постановки таких завдань.
* Розширені постановки кількох найбільш опрацьованих і ефективних завдань, для реалізації їх на дослідному ділянці системи.
* Інформаційні ресурси Підрозділи (як поставлені на ЕОМ, так і ведуться вручну): склад і структура баз даних (картотек), що використовуються словники та класифікатори.
* Послуги, які Підрозділ може надати суб'єктам зовнішньоекономічної діяльності (російським та ін); можливі комерційні проекти.
* Використання світових і російських баз даних (зараз і в перспективі).
* Підрозділи Мінторгу Росії, федеральні органи виконавчої влада РФ, міжнародні організації, суб'єкти зовнішньоторговельної діяльності тощо, з якими Підрозділ має взаємодіяти відповідно до Положення.
* Характеристика кожного напряму взаємодії: регламент, структура документів, інформаційні потоки і вид взаємодії (електронна пошта, онлайн, офлайн); проблеми, що виникають при взаємодії.
* Характеристика оброблюваної, що зберігається і переданої інформації за рівнем конфіденційності (службова, відкрита).
* Використані засоби зв'язку (телефон, телефакс і т.д.).
* Необхідність доступу співробітників Підрозділи до інформаційних ресурсів мережі Інтернет (якщо можна, конкретизувати до яких саме).
* Інформація Підрозділи, яку доцільно розмістити на Web-сервер Мінторгу Росії в мережі Інтернет.
* Оснащеність Підрозділи засобами обчислювальної техніки (ОТ), що використовуються програмні продукти.
* Пропозиції щодо дооснащення засобами Вт (ПЕОМ, принтери і т.д.).
* Характеристика розміщення коштів Вт в приміщеннях Підрозділи.
* Оцінка ступеня підготовленості користувачів і актуальність автоматизації.
Слід зазначити, що, з тих чи інших причин (як об'єктивним, так і суб'єктивних), не для всіх обстежених підрозділів вдалося отримати повну інформацію по сформульованим вище питань.
Результати проведеного інформаційно-технологічного обстеження, показали, що проблема інформатизації Мінторгу Росії існує і полягає в невідповідності рівня інформатизації міністерства рівню, необхідному для його ефективного функціонування в сучасних умовах.
Можна стверджувати, що необхідне підвищення ефективності діяльності Мінторгу неможливо без використання в повсякденній практиці роботи сучасних інформаційних технологій, тобто без інформатизації.
Інформатизація - це організаційний соціально-економічний і науково-технічний процес створення оптимальних умов для задоволення інформаційних потреб органів державної влади, на основі формування і використання інформаційних ресурсів.
Щоб створити оптимальні умови для задоволення інформаційних потреб Мінторгу Росії, тобто вирішити проблему його інформатизації, необхідно:
* Створити інфраструктуру, що підтримує формування і використання інформаційних ресурсів, на базі сучасних комп'ютерних і телекомунікаційних технологій;
* Розробити і впровадити на цій інфраструктурі програмні засоби автоматизації основних видів діяльності;
* Наповнити інформаційні бази даних Міністерства та забезпечити оперативний доступ працівників до інформаційних ресурсів федеральних і регіональних органів державної влади Росії, загальнодоступною і комерційним ресурсів мережі "Інтернет".
Концепція вирішення цієї проблеми шляхом створення Автоматизованої інформаційної системи Міністерства торгівлі Російської Федерації (АІС МТ РФ), розроблена фахівцями НДІ автоматичної апаратури ім. академіка В. С. Семенихина.
Як при обстеженні, так і при розробці концепції досліджувалися і враховувалися всі три аспекти інформатизації:
* Стан інфраструктури інформатизації;
* Стан автоматизації діяльності співробітників міністерства;
* Стан інформаційних ресурсів.
У період з 11.03.99 р. по 07.05.99 р. матеріали даного КДП були розглянуті в департаментах і управліннях Центрального апарату Мінторгу і в "Об'єднанні" ІнформВЕС ". Зауваження та пропозиції, сформульовані в результаті цього розгляду, були обговорені на заключному засіданні Робочої групи з проведення спільних робіт з інформаційно-технологічного обстеження Мінторгу і повністю враховані розробниками при підготовці остаточної редакції цього документа.
1.2. Міністерство торгівлі як об'єкт інформатизації
1.2.1. Міністерство торгівлі як споживач і джерело інформації
Міністерство торгівлі РФ є досить великим споживачем та джерелом інформації про що свідчать наведені нижче потоки вхідних і вихідних документів, а також оцінки обсягів збереженої інформації, необхідної в повсякденній роботі.
Оцінка загальної кількості документів за 1998 рік, які пройшли через Канцелярію УД Міністерства та служби діловодства департаментів (управлінь):
* Вхідні - понад 30000;
* Вихідні - понад 12000.
Обсяги інформації, необхідної центральному апарату Міністерства в повсякденній роботі (статистична та кон'юнктурна інформація, нормативно-правові акти, що виконуються і розробляються документи тощо) оцінюються наступними величинами:
* Поточна (актуальна) інформація - 2 - 3 мільйони умовних машинописних сторінок (що, при перекладі в машинні формати представлення, відповідає обсягам зберігання приблизно 200 - 300 гігабайт);
* Інформаційна передісторія за 7 - 10 років (в основному це статистична інформація минулих періодів, яку необхідно зберігати для отримання порівняльних оцінок, переписка, дозвільні документи тощо) - 10 - 15 мільйонів умовних машинописних сторінок (що, при перекладі в машинні формати представлення, відповідає обсягам зберігання пр?? мірно 1 - 1,5 терабайта).
Через великий обсяг документообігу, в Міністерстві торгівлі має місце відхід від технології діловодства, визначеної державними стандартами, інструкціями та настановами, в бік комбінованої вертикально-горизонтального технології - правом зовнішньої листування володіють і начальники департаментів (управлінь). Певний обсяг листування є також безпосередньо між департаментами Міністерства (минаючи рівень Міністра і його заступників) та між відділами різних департаментів. Фактично система діловодства та документообігу Міністерства являє собою розподілену систему діловодства, що складається з безлічі взаємодіючих між собою ділянок діловодства, причому один з них (Канцелярія Управління справами) грає по відношенню до решти координуючу і контролюючу роль. Кожен з таких ділянок у зоні своєї відповідальності використовує строго вертикальну технологію руху документів. Рух документів між ділянками діловодства має вертикально-горизонтальний характер, обумовлений як їх відносним становищем в організаційно-штатній структурі центрального апарату Міністерства, так і рангом їх зовнішніх кореспондентів та адресатів.
В даний час в центральному апараті Міністерства за допомогою засобів обчислювальної техніки обробляється лише незначна частина всієї цієї інформації (порядку 1-2%).
У даних Технічних пропозиціях розглядається ряд першочергових, на наш погляд, задач автоматизованої інформаційної підтримки діяльності центрального апарату Міністерства та деяких входять до його системи установ і організацій.
Міністерство торгівлі як суб'єкт аналітичної обробки інформації
Аналіз завдань і функцій, передбачених Міністерству відповідно до Положення про нього, показує, що основні напрямки його діяльності пов'язані з глибоким аналізом величезних обсягів статистичного, кон'юнктурного, нормативно-правового та іншого матеріалу в контексті складних і багатомірних економічних, соціальних, внутрішньо-і зовнішньополітичних цілей, які встановлюються Урядом РФ.
В даний час в центральному апараті Міністерства не використовується будь-яких засобів підтримки аналітичної обробки інформації.
Разом з тим в арсеналі сучасних інформаційних технологій є ряд методів і засобів аналітичної обробки як структурованої, так і неструктурованої інформації, а також технологій вирішення складних багатовимірних кількісно-якісних проблем, для яких характерна відсутність аналітичних залежностей між їх визначальними факторами.
У даних Технічних пропозиціях розглядається декілька прикладних задач аналітичної обробки інформації, які, на наш погляд, будуть корисні як засоби підтримки аналітичної роботи фахівців центрального апарату Міністерства та деяких входять до його системи установ і організацій.
Основні проблеми, які необхідно вирішити для розгортання повномасштабної системи аналітичної обробки інформації:
* Отримання необхідної Міністерству інформації від федеральних і регіональних органів
* Впровадження єдиної системи класифікації та кодування елементів даних.
* Розробка єдиної для взаємодіючих міністерств і відомств системи подання інформації про об'єкти обліку (рівень агрегування інформації, склад представляються елементів даних, формати даних і т.п.).
* Надання електронним документам юридичної сили.
* Загальносистемні прикладні завдання інформатизації Міністерства торгівлі
У рамках пропонованої системи інформатизації Міністерства є ряд системних і прикладних задач, які необхідні кожному (або більшості) з розглянутих підрозділів. До таких завдань належать:
? Автоматизована система діловодства і документообігу.
? Контроль виконання доручень.
? Розробка та узгодження документів.
? Довідкова інформація по міністерству.
? Довідкова інформація по органах державної влади та управління РФ.
? Внутріміністерская електронна пошта.
? Зовнішня електронна пошта.
? Інформаційні ресурси Internet.
? База нормативних та правових документів федерального рівня.
? Система зовнішньоторговельної інформації (СВТІ).
Доступ до функцій цих завдань має забезпечуватися з кожного автоматизованого робочого місця (АРМ) майбутньої системи (зрозуміло, в межах прав і повноважень, що визначаються статусом і посадовими функціями користувачів АРМ).

1.2.2. Комплекс прикладних задач "Діловодство, документообіг і електронний архів"
Цей комплекс завдань є одним з основних загальносистемних прикладних комплексів. Аналіз показав, що сумарний потік вхідних і вихідних документів на рівні Міністерства та його департаментів (управлінь) перевищує 40000 одиниць на рік. Існуюча система автоматизації діловодства охоплює тільки канцелярію Управління справами, функціонально не задовольняє потреби морально та фізично застаріла.
При такому обсязі документообігу можна чекати, що ефект від реалізації єдиної автоматизованої системи діловодства Міністерства буде досить значним.
Реалізація та впровадження даного комплексу завдань має поступово перевести діловодство і документообіг в Міністерстві торгівлі РФ на рівень, який відповідає сучасному стану інформаційних технологій.
Загальні вимоги до комплексу завдань ДДЕА
Комплекс задач "Діловодство, документообіг і електронний архів" (ДДЕА) повинен забезпечувати дотримання вимог російських стандартів, інструкцій та настанов в області діловодства і документообігу. Крім того, він повинен зберігати корисні традиції та технології діловодства, вироблені за довгу передісторію Міністерства.
Оскільки в даний час діючі стандарти та інструкції визначають лише паперову форму документа, то на даному етапі комплекс завдань повинен виконувати в основному функції супроводу паперового документообігу, забезпечуючи зниження трудомісткості рутинних операцій діловодства за рахунок автоматизації процесів реєстрації документів, обліку резолюцій керівників на документах, відстеження руху документів і контролю виконання резолюцій.
Разом з тим, комплекс завдань з моменту введення його в експлуатацію повинен почати виконувати функцію "містка" для поступового переходу від паперових до "електронним" документами, забезпечуючи розробку документів на ПЕОМ за допомогою сучасних програмних засобів, ведення архівів підготовлених електронних документів, пошук документів в таких архівах, ведення внутріміністерской листування в електронному вигляді (принаймні - частково).
Відповідно до прийнятої в Міністерстві змішаної вертикально-горизонтального технологією діловодства та документообігу (див. Додаток до даних Технічним пропозицій "Результати обстеження потреб Міністерства торгівлі РФ в інформатизації"), програмні засоби комплексу прикладних задач ДДЕА мають забезпечувати формування в рамках центрального апарату Міністерства сукупності взаємодіючих "локальних" систем (або ділянок) діловодства та документообігу.
Така сукупність взаємодіючих "локальних" систем діловодства і документообігу в рамках єдиної технології повинна охоплювати рівні:
* Міністерства
* Департаментів (управлінь) або самостійних відділів
* Відділів у складі департаментів (управлінь)
Для системи діловодства і документообігу, яка відповідає рівню Канцелярії Управління справами Міністерства, повинна забезпечуватися можливість виконання координуючих та контролюючих функцій по відношенню до решти ділянок діловодства. Кожен з формованих ділянок діловодства у зоні своєї відповідальності використовує строго вертикальну технологію руху документів. Рух документів між ділянками діловодства має вертикально-горизонтальний характер, обумовлений як їх відносним становищем в організаційно-штатній структурі центрального апарату Міністерства, так і рангом їх зовнішніх кореспондентів та адресатів.
У межах центрального апарату Міністерства взаємодія між ділянками діловодства має здійснюватися через систему внутрішньої електронної пошти (на початковому етапі інформатизації - для підрозділів Міністерства, розташованих в одній будівлі). У міру розвитку рівня інформатизації Міністерства, набуття електронним документообігом юридичної сили, а також у міру готовності зовнішніх адресатів та кореспондентів, повинен забезпечуватися поступовий перехід на взаємодію ділянок діловодства через систему електронної пошти та із зовнішніми установами та організаціями, а також з територіально-віддаленими установами, що входять до системи Міністерства (управління уповноважених Мінторгу в суб'єктах Федерації і регіонах РФ, торговельні представництва РФ за кордоном та ін.)
Програмні засоби комплексу завдань повинні забезпечувати його адаптацію до змін організаційно-штатної структури Міністерства та його підрозділів.
Програмно-апаратні засоби комплексу завдань повинні забезпечувати функції розмежування доступу та захисту обліково-реєстраційних даних діловодства та документів, що зберігаються в електронному вигляді, відповідно до діючих в Міністерстві інструкціями.
Комплекс завдань ДДЕА повинен мати такі функціональними можливостями, що підтримують основні завдання та функції діловодства:
* Облікової обробки документів
* Доведення документів до посадових осіб
* Розсилання документів
* Контролю виконання резолюцій
* Підготовки звітних документів діловодства
* Архівування документів та пошуку їх в архівах
* Ведення і використання різноманітних довідників, класифікаторів і шаблонів, необхідних у діловодстві
До функцій діловодства та документообігу тісно примикає (хоча і не відноситься до них) функція підтримки розробки документів у підрозділах Міністерства. Будучи важливою складовою частиною загального процесу документаційного забезпечення управління, ця функція також розглядається в рамках комплексу завдань підтримки діловодства та документообігу.
Можна запропонувати класифікацію інформаційних ресурсів міністерства за критерієм відкритості, наведену на рис. 1.1:

рис. 1.1 Класифікація інформаційних ресурсів міністерства
Документи (або їх проекти), що розробляються в Міністерстві у службовому порядку (службові документи) можуть бути:
конфіденційними (документи, що містять інформацію, доступ до якої обмежується відповідно до законодавства Російської Федерації і або за рішенням осіб, уповноважених Міністром торгівлі);
відкритими регламентними документами (документи, не віднесені до категорії обмеженого доступу, але для розповсюдження яких потрібен дозвіл відповідної посадової особи).
В результаті дозволу відповідної посадової особи регламентні документи міністерства можуть стати або загальнодоступними, або платними, або масовими. Не обов'язково отримувати дозвіл на кожен конкретний документ, оскільки на деякі групи документів в Мінторгу може бути встановлений регламент, що дозволяє без звернення до посадової особи відносити документи до тієї чи іншої категорії відкритості. Службові документи обмеженого поширення повинні мати позначку "Для службового користування" або "Комерційний". Необхідність проставлення позначок на документах і виданнях, що містять службову інформацію обмеженого поширення, визначається виконавцем і посадовою особою, яка підписує, або що стверджують документ.
Доступ до відкритих інформаційних ресурсів законодавством не обмежений. Однак частина з них (відкриті платні ІР), у зв'язку з необхідністю підтримки цих ресурсів в актуальному стані, витратами, пов'язаними з їх зберіганням і розповсюдженням і т.д. надаються користувачам за плату.
Сучасний стан інформатизації Мінторгу
Центральний апарат при чисельності 939 чоловік, має 524 комп'ютера. З них 337 комп'ютерів безнадійно застарілих моделей, потребують списання. 187 комп'ютерів можуть бути використані (з певними обмеженнями) надалі. Непогано оснащені департаменти ВТС та ДФБУ. Комп'ютери, як правило, використовуються автономно. Додатково потрібно 350 сучасних комп'ютерів, об'єднання усіх їх у єдину локальну обчислювальну мережу (ЛОМ) та використання відповідно до системної ідеологією.
Управління та представництва уповноважених у регіонах (79 представництв) мають 217 малопотужних застарілих комп'ютера. Працездатні комп'ютери можуть продовжувати обмежено використовуватися. Для цілей інформатизації потрібне придбання 200 сучасних комп'ютерів і створення ЛОМ у деяких управліннях.
Держторгінспекції в регіонах (80 інспекцій) оснащені досить непогано. Мають 45 застарілих і 121 досить сучасних комп'ютера. Потрібно дооснащення 50 комп'ютерами.
Торгові представництва в іноземних державах (86 ТП та АТС) мають 161 застарілий і 94 сучасних комп'ютера. 26 ТП та АТС підключені до міжнародних мереж передачі даних. Потрібно дооснащення 100 комп'ютерами та розгортання ЛОМ у ряді ТП.
Примітка. Оцінки потреб в оснащенні комп'ютерами є експертними. Вони будуть уточнені на стадії технічного проектування.
Автоматизації основних видів діяльності. На більшості комп'ютерів здійснюється набір та друк текстів підготовлюваних документів (інтелектуальна друкарська машинка). У деяких відділах ведуться галузеві бази даних, доступні, як правило, незначного числа співробітників відділу. Здійснюється аналіз досить обмежених обсягів статистичних даних. Введення даних часто виробляється (наприклад, в департаментах внутрішньої торгівлі) вручну з паперових носіїв. У департаменті ДФБУ використовується бухгалтерська система. У УД використовується морально застаріла система ведення діловодства, а в УКГС - кадрова система. Найближчим часом передбачається створення комплексу засобів автоматизації для забезпечення видачі експортних сертифікатів з текстилю за рахунок фінансування за програмою TASIS (ДГРВЕД).
Телекомунікаційні мережі та канали зв'язку для обміну даними між підрозділами Мінторгу, з органами виконавчої влади та взаємодіючими організаціями використовуються досить обмежених масштабах.
Доступ до інформаційних ресурсів. Внутрішні інформаційні ресурси Мінторгу доступні, в основному, співробітників відділів, що створюють ці ресурси.
З отриманням даних з Федеральних виконавчих органів (ГТК, Держкомстат і т.д.) пов'язані великі труднощі, інформація, як правило, не задовольняє співробітників міністерства ні формою подання, ні складом, ні якістю. Необхідно на урядовому рівні вирішити проблему отримання інформації з ГТК, Держкомстату, Мінекономіки та ряду інших міністерств і відомств. Інформація має надходити своєчасно, бути досить детальною, правильною і повною.
У департаментах внутрішньої торгівлі необхідна для аналізу інформація з регіонів видобувається часто за рахунок особистих зв'язків з працівниками регіональних адміністрацій. І це - за наявності в регіонах уповноважених Мінторгу і Держторгінспекції. У процесі обстеження у нас склалося враження відірваності департаментів внутрішньої торгівлі від всіх інших підрозділів міністерства.
Різноманітні ресурси "Інтернету" співробітникам міністерства практично недоступні. Виключення, мабуть, становлять 26 ТП та АТС, підключених до світових мереж передачі даних.
1.3. Архітектура розробляється системи
Спочатку розглянемо загальні вимоги до систему електронного документообігу.
Масштабованість. Бажано, щоб система документообігу могла підтримувати як п'ять, так і п'ять тисяч користувачів, і її здатність нарощувати потужність визначалася тільки потужністю апаратного забезпечення, на якому вона встановлена. Виконання цієї вимоги може бути забезпечено за допомогою підтримки індустріальних серверів баз даних, виробництва, наприклад, компаний Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, які існують практично на всіх можливих програмно-апаратних платформах, забезпечуючи тим самим максимально широкий спектр продуктивності.
Розподіленість. Основні проблеми при роботі з документами виникають в територіально-розподілених організаціях, тому архітектура системи документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків. Причому вони можуть бути об'єднані найрізноманітнішими по швидкості і якості каналами зв'язку. Також архітектура системи зобов'язана забезпечувати взаємодію з віддаленими користувачами.
Модульність. Цілком можливо, що замовникові може не знадобитися відразу впровадження всіх компонентів системи документообігу, а іноді коло розв'язуваних замовником завдань менше всього спектру завдань документообігу. Тому очевидно, що система повинна складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою.
Відкритість. Система документообігу не може і не повинна існувати у відриві від інших програм, наприклад часто необхідно інтегрувати систему з прикладної бухгалтерської програмою. Отже, система документообігу повинна мати відкриті інтерфейси для можливого подальшого доопрацювання та інтеграції.
1.4. Організація взаємодії виконавців
На основі розробленої архітектури системи і вимог Замовника на поточному етапі загальний обсяг робіт був розподілений між виконавцями згідно з поділом на класи завдань, що стояли перед розробниками. Робота над проектом проводилась розробниками у складі:
Бєляєв А. І-М. - Розробка загальної концепції системи, визначення спільних угод по розроблюються складовим модулів;
Яковлєв Д.В. - Розробка підсистеми щодо забезпечення інформаційної безпеки;
Ігнатов-Радохов Д.В. - Розробка підсистеми пошуку і ахріваціі інформації;
Взаємодія між виконавцями по вирішуваних завдань здійснювалася відповідно до наведеної на плакаті 1 схемою взаємодії.
1.5. Обгрунтування вибору програмних засобів
1.5.1. Операційне середовище
Операційні середовища: Windows 95 (або Windows NT Workstation 4.0) визначена вимогами Замовника, що випливають з проектних робіт.
1.5.2. Інструментальні засоби розробки
Як засоби розробки спеціального програмного забезпечення була вибрана система Borland C + + Builder 1.0 Client/Server. Вибір обумовлюється тим, що з його допомогою можна в найкоротший термін розробити швидкий, компактний і повноцінне Windows-додаток, що працює з базами даних і додатками електронної пошти.
Для розробки програмного забезпечення з курсу "Економіка" було обрано Visual Basic for Applications, так як програма повинна буде працювати під операційними системами Windows 95, в середовищі електронних таблиць Excel.
Для розробки програмного забезпечення з курсу "Екологія та охорона праці" був обраний Visual Basic 5.0.
Для розробки програмного забезпечення з курсу "Цивільна оборона" було також обрано Visual Basic 5.0., Так як програма повинна буде працювати під операційною системою Windows 95 по треб