Табличний процесор Microsoft Excel
"Той хто володіє інформацією-володіє Світом"
Введення
Суспільство не стоїть на місці. Вчорашній стереотип бухгалтера або економіста -
нарукавники, рахунки і товстелезні книги обліку, канув у небуття. На зміну рахункам
прийшли спочатку "залізний Фелікс", потім калькулятор, лічильні машини і комп'ютер.
Важко собі уявити, що "вчорашня" амбарний книга, (та, що ми називаємо
бухгалтерської) яку вів для себе напівграмотних купець, десь років 70 тому,
змогла перетворитися на "розподілену базу даних" або т.зв. "Транснаціональну
головну бухгалтерську книгу "яку можуть одночасно вести тисячі співробітників
компанії, філії якої розкидані по всій планеті.
Електронні таблиці, кому і навіщо вони потрібні
Щоб процвітати в будь-якому бізнесі необхідно чітке планування. Для
правильного планування потрібно мати точну, найсвіжішу і легку для читання
інформацію.
Наведемо дуже простий приклад для торгівлі. У магазині торгують сірниками
лампочками і олівцями. Со склада щодня завозять однакову їх кількість.
Лампочки та олівці розкуповуються а сірники залишаються. У цій ситуації вигідніше
було б скоротити закупівлю сірників і перерозподілити кошти на ходовий товар.
Але якщо бухгалтерія в магазині ведеться звичайним способом, значить відомо про це
стане лише в кінці місяця, після складання балансу. В наступному місяці
картина продажів може змінитися. У цій ситуації доводиться або закрити очі
на те, що відбувається і, відповідно, втрачати прибуток, або призначити людину,
який буде щодня складати звіт.
Тепер ускладнюємо приклад: магазин торгує товарами тисячі найменувань, їх
завозять не щодня і не одночасно, товари мають сезонний попит, попит на
них нерівномірний протягом тижня. Яка людина впоратися з цими
численними але ..., і хто зможе проаналізувати звіти.
До того-ж у наш час дуже актуальним стає фактор "старіння
інформації ". Якщо років п'ять тому ми спокійно могли користуватися інформацією
місячної а то й квартальної давності, то сьогодні виписаний Рахунок діє 3-10
днів, Прайс-лист дійсний протягом тижня, платіж доходить в будь-яку точку
України за 1-2 робочих дні, ціни всіх угод встановлюються в день укладення
угоди, інформацію про товар можна отримати практично негайно після "Internet",
електронною поштою або факсом.
Хотілося б додати пару слів про удобочітаемості інформації. Якщо Ваш Шеф
зажадає інформацію наприклад про обсяги продажів за поточний місяць, що Ви йому
понесете? Візьміть будь-які первинні документи або журнали приходу-витрати, і
можете вважати, що ви на півдорозі до біржі праці. Але якщо Ви принесете діаграму
або графік продажів, на якому все з першого погляду ясно і зрозуміло, де кожен
товар відзначений стовпчиком та ще нанесені межі прибутковості, можете готуватися
до підвищення.
Виникає питання, де взяти цей графік або діаграму і, найголовніше, де знайти
робочий час, якого завжди не вистачає, щоб обрахувати всі ці кілометрові
стовпці і рядки чисел, та ще і щоб інформація була "сьогоднішній"?
Відповідь проста-Вам потрібен хороший комп'ютер і програмне забезпечення корпорації
Microsoft, яка дозволить виконати подібну роботу за 10-15 хвилин.
 
 
Продукти фірми Microsoft
Безперечним лідером на ринку програмного забезпечення (ПЗ) на сьогоднішній день
є корпорація Microsoft. Якщо ви хоч раз сиділи за комп'ютером, значить ви
працювали з ПЗ Microsoft. Згадайте MS-DOS, MS-Windows 3.1, MS-Windows 95,
MS-Word, MS-Excel, MS-Access, тощо. У всіх названих зустрічається одна і та-ж
абревіатура "MS" і позначає вона не що інше, як "Microsoft". Незважаючи на
нападки критиків, ПЗ Microsoft набуло статусу "Де факто". Його вивчають у школах
та ВНЗ, його використовують у більшості організацій і на більшості персональних
комп'ютерів. На доказ можна навести лише один приклад - цей реферат
також набраний у MS Word-97, на комп'ютері з встановленою операційною системою
MS-Windows 95.
Корпорація Microsoft намагається зробити так, щоб користувач за допомогою її ПО
міг вирішити всі виникаючі перед нею проблеми. Причому різні програмні
продукти мають як би "одна особа". Це дозволяє користувачеві освоївши роботу
наприклад в текстовому процесорі Word, впевнено почувати себе в Excel, що
значно скорочує час освоєння програм. До того ж ПЗ для бізнесу
об'єднується в так званий пакет MS-Offis. У нього зазвичай входять 3-4
взаємозалежних програмних оболонки дозволяють створювати, вести й обробляти
будь-які документи та інформацію. Причому інформація набрана наприклад в Excel може
бути вільно перенесена в Word або навпаки.
Електронні таблиці Excel 7.0
Табличний процесор Excel фірми Microsoft призначений для введення зберігання
обрахунку і видачі великих обсягів даних у вигляді зручному для аналізу і сприйняття
інформації. Всі дані зберігаються й обробляються у вигляді окремих або пов'язаних
таблиць. Одна або декілька таблиць складає "робочу книгу", у цьому випадку
таблиці називаються робочими аркушами цієї книги. Листи можна видаляти додавати
або переміщати з однієї робочої книги в іншу. Фізично на диску зберігається
вся книга у вигляді окремого файлу з розширенням "xls".
Основні технічні характеристики
ХарактерістікаЗначеніе
Число користувацьких панелей інструментовОгранічівается лише обсягом
пам'яті
Число користувачів кнопокОгранічівается тільки об'ємом пам'яті
Кількість відкритих документовОгранічівается тільки об'ємом пам'яті і системними
ресурсами
Максимальний розмір ліста16384 рядків на 256 стовпців
Ширина столбцаот 0 до 255 символів
Висота строкіот 0 до 409 пунктів
Довжина тексту в ячейкене більше 255 символів
Довжина формулине більше 1024 символів
Число аркушів в кнігеОгранічівается тільки об'ємом пам'яті (максимальний
кількість аркушів книги, яка відкривається за замовчуванням - 255)

Технічні характеристики листів і книг
ХарактерістікаЗначеніе
Число сценаріевОгранічівается тільки об'ємом пам'яті, хоча в підсумковий звіт
включаються перші 251 сценарій
Число відовОгранічівается тільки об'ємом пам'яті, хоча у вікні діалогу
Диспетчер видів виводиться список перших 256 видів
Кількість значущих десяткових разрядов15
Максимальне позитивне чісло9.99999999999999E307
Мінімальна негативне число-9.99999999999999E307
Мінімальна позитивне чісло1E-307
Максимальне негативне число-1E-307
Граничне число ітерацій32767
Розмір массівовне більше 6553 елементів
Число зведених таблиць на лістеОгранічівается тільки об'ємом пам'яті
Число елементів у зведеній табліцине більше 256
Число сторінок в зведеної табліцене більше 8000
Число квітів у кніге56
Число стилів клітинки в кнігене більше 4000
Число користувачів числових форматовОгранічівается лише обсягом
пам'яті
Число виділених діапазоновне більше 2048
Число імен в кнігеОгранічівается тільки об'ємом пам'яті
Число аргументів функцііне більше 30
Число вкладень функційне більше 7
Число стандартних функцій320
Число користувачів функційОгранічівается тільки об'ємом пам'яті
Число вікон кнігіОгранічівается тільки системними ресурсами
Число підвікон окнане більше 4
Число пов'язаних лістовОгранічівается тільки об'ємом пам'яті
Інтервал масштабірованіяот 10% до 400%
Число пойменованих відовОгранічівается тільки об'ємом пам'яті
Число отчетовОгранічівается тільки об'ємом пам'яті
Число сценаріевОгранічівается тільки об'ємом пам'яті
Число рівнів сортіровкі3 для одноразової сортування; необмежено для
послідовних сортувань

Технічні характеристики діаграм
ХарактерістікаЗначеніе
Число діаграм, які використовують ці лістаОгранічівается лише обсягом
пам'яті
Число листів, що використовуються діаграммойне понад 255
Число рядів даних в діаграммене понад 255
Число елементів в ряду даннихне більше 4000
Сумарне число елементів у всіх рядах даних діаграммине понад 32000
Число шрифтів діаграммине понад 255
Число стилів лінііне більше 8
Число вагових коефіцієнтів лінііне більше 4
Число візерунків для заливки плоских фігур18
Число можливих комбінацій візерунка та кольору (кольоровий монітор) 56448
Число можливих комбінацій візерунка та кольору (кольоровий принтер) 56448 (Залежить від
марки принтера і його програмного забезпечення.)

Знайомство з Excel
Найпростіший спосіб познайомитися з MS-Excel це взяти сам Excelі спробувати
ввести в таблицю якісь пробні дані. Візьмемо приклад з магазином:
 ABCDEF
1ТоварПолученоПроданоОстаток
2Лампочкі1082
3Карандаші1073
4Спічкі1028
5Ітого: 301713

Так буде виглядати екран після закінчення роботи. Весь "фокус" полягає в тому,
що Ви не заповнюєте ті поля які можна розрахувати а вводите тільки первинну
інформацію, в даному випадку стовпці "Товар", "Отримано", і "Продано" а всі
підрахунки виконує програма. Насправді, щоб ваша таблиця виглядала так
як показано вище Ви повинні ввести наступне:
ABCDEF
1ТоварПолученоПроданоОстаток
2Лампочкі108 = B2-C2
3Карандаші107 = B3-C3
4Спічкі102 = B4-C4
5Ітого: = CУMM (В2: B4) = CУMM (C2: C4) = CУMM (D2: D4)

Правило перше: Будь-яку клітинку можна адресувати, як літеру стовпця і цифру рядка.
Наприклад, у нашій таблиці у клітинці A4 знаходиться текст "Сірники".
Правило друге: Всі обчислювані поля в Excel починаються зі знаку рівності, цей
знак повідомляє програмі, що в даній комірці необхідно вивести не те що в неї
введено а результат дії.
Грунтуючись на цих двох правилах ми можемо зробити висновок, що в комірці D2,
буде виведена різниця комірок В2 і С2 і відповідно при веденні 10-8 = 2.
Основний зміст таблиць Excel полягає у тому, що один раз склавши форми та ввівши
їх в необхідні комірки, ми надалі тільки змінюємо дані, а всі розрахунки
лежать на програмі. Це багато в першу заощаджує час і в другому "машина не робить
помилок ". При цьому в будь-який час ми можемо відредагувати формули і тим самим
змінити порядок розрахунків, що дає дуже велику гнучкість наших розрахунків.
Хочеться додати, що Excel дозволяє за 5 кроків побудувати діаграму або графік
який наочно відображати результати розрахунків.
ABCD
1ТоварПолученоПроданоОстаток
2Лампочкі1082
3Карандаші1073
4Спічкі1028
5Ітого: 301713


І крім усього іншого, цей графік буде змінюватися разом зі зміною вхідних
даних та їх розрахунками.
 ABCD
1ТоварПолученоПроданоОстаток
2Лампочкі15123
3Карандаші15132
4Спічкі541
5Ітого: 301713


Хотілося б додати, що дані для розрахунків можуть знаходиться як на одному
робочому листі так і на декількох робочих листах книги або навіть в інше робочої
книзі - це не має значення. Потрібно лише пам'ятати правила адресації:
На тому ж робочому аркуші - вказується стовпець і рядок (А1).
Для даних з іншого листа-вказується Назва листа! стовпець + рядок
(Лист1! А1)
Для даних з іншої книги-вказується [назва книги] ім'я листа! стовпець +
рядок
([Кніга4] Лист1! А1) Книга при цьому повинна бути відкрита.
Отже, якщо встановити три комп'ютери на складі, у відділі збуту та у шефа
і об'єднати їх в мережу. Доручити комірникові вести на його листі облік приходу
товару, а бухгалтеру на своєму листі вести облік продажу у зручному для них вигляді. Те
у Шефа на його листі завжди буде діаграма обсягів продажів, причому ця діаграма
буде настільки ж динамічна, як динамічна і фактична робота тобто вона буде
відображати динаміку роботи в реальному режимі часу.
У Excel є ще багато переваг. Це дуже гнучка система "росте" разом з
ваших потреб, змінює свій вигляд і підлаштовується під Вас. Основу Excel
складає поле клітин і меню у верхній частині екрана. Крім цього на екрані
можуть бути розташовані до 10 панелей інструментів із кнопками та іншими
елементаміуправленія. Ви можете не тільки використовувати стандартні панелі
інструментів. але і створювати свої власні.
Розглянемо основні пункти меню Excel 7.0
Основні пункти меню і їх призначення
При відкритті або створенні нової робочої книги у верхній частині екрана
розташовується основне меню Excel. Воно складається з 9 розкривних підменю
які в свою чергу містять пункти меню або розкриваються підменю другого
порядку.
Основне меню має наступні підменю згруповано за типами роботи.
Файл - Підменю для роботи з файлами, їх відкриття закриття та збереження.
Виправлення - Підменю для роботи з клітинами таблиці.
Вид - Підменю для зміни зовнішнього вигляду таблиці та подання даних.
Вставка - Підменю для додавання клітинок, рядків, стовпців і інших елементів.
Формат-Підменю для зміни виду представлених даних в таблиці.
Сервіс - Підменю перевірок та змінити установки системи.
Дані - Підменю обробки даних таблиці їх сортування та угруповання.
Вікно - Підменю зміни виду вікна і переходів між вікнами.
? - Підменю допомоги
Розглянемо докладніше кожну підменю
ФайлСоздатьСоздать нову робочу книгу.
ОткритьОткрить існуючу робочу книгу.
ЗакритьЗакрить робочу книгу.
СохранітьСохраніть зміни у файлі на диску.
Зберегти какСохраніть робочу книгу під новим ім'ям.
Зберегти робочу областьСохраніть змінені документи і стан
робочої області.
СвойстваВивод відомостей про даному документі
ДоступСовместное використання одного документа декількома користувачами
Параметри страніциІзмененіе параметрів сторінки для документа
Область друку
- Задати
- УбратьОпределеніе області листа для роздруківки
Видалення визначення
Попередній просмотрПросмотр документа перед друком
ПечатьВивод документа або його частини на друк
1
2
3
4Спісок останніх файлів які ви відкривали. Можна повторно відкрити
вказаний в списку файл.
ВиходВиход з програми Excel

ПравкаОтменітьОтменіть останнє вироблене дію
ПовторітьВернуть скасоване дію
ВирезатьВирезать виділений об'єкт у буфер
КопіроватьСкопіровать виділений об'єкт у буфер
ВставітьВставіть об'єкт з буфера
Спеціальна вставкаПозволяет вибрати, що вставляти дані або формули
Заповнити
- Вниз
- Вправо
- На початок
- Ліворуч ... Заповнити виділений інтервал значеннями розташованими в
першого осередку. Або скопіювати формулу з першого осередку зі зміною її
аргументів для кожного рядка або стовпця.
Очистити
- Всі
- Формати
- Вміст
- ПрімечаніяОчістка
Всього вмісту осередків
Форматів даних в комірках
Формул або значень комірок
Приміток до осередків
УдалітьУдаліть рядок, стовпець або осередку
Видалити лістУдаленіе робочого аркуша
Перемістити/скопіроватьПеремещеніе або копіювання виділених листів по
книзі або в іншу книгу
НайтіПоіск тексту у виділених клітинках
ЗаменітьПоіск тексту і заміна його новим текстом
ПерейтіБистрий перехід на клітинку або область

ВідСтрока формулПоказать або приховати панель формул
Рядок стану Показати або приховати рядок стану
Панелі інструментовВибрать стандартні панелі інструментів
На весь екранВивесті на екран тільки таблицю і Основне меню
МасштабІзмененіе масштабу таблиці від 10% до 400%
Диспетчер отчетовПечатать або визначити вид звіту
Диспетчер відовОпределіть пойменований Вид

ВставкаЯчейкі Вставити новий осередок
СтрокаВставіть новий рядок.
СтолбецВставіть новий стовпець.
ЛістВставіть новий робочий лист.
Діаграма
- На цьому аркуші
- На новому лістеВставіть знову створювану діаграму.
Макрос
- Модуль
- Діалогове вікно
- Макрос MS Excel 4.0Созданіе нового програмного модуля.
Вставка до книги нового аркуша діалогу.
Вставка до книги нового аркуша макросів
Розрив страніциВставіть символ означає перехід на нову сторінку при
друку.
ФункціяВизов майстра функцій для створення або редагування існуючої
в клітині функції.
Назва
- Присвоїти
- Вставити
- Створити
- ПріменітьПрісвоеніе або видалення імені виділеного інтервалу
Вставити ім'я з листа існуючих імен в формулу.
Створити автоматично ім'я виділеного інтервалу.
Заміна посилань у формулі на імена.
ПрімечаніеСозданіе, редагування та видалення примітки
Малюнок Вставка малюнка з зовнішнього файлу
ОбьектОдного з об'єктів стандртізованих Microsoft

ФорматЯчейкіІзмененіе шрифту, меж та інших параметрів осередку
Рядок
- Висота
- Автодобір висоти
- Сховати
- ПоказатьІзмененіе параметрів рядка
 
Приховати рядок з виду
Зробити видимої приховану рядок
Стовпець
- Ширина
- Автодобір ширини
- Стандартна ширина
- Сховати
- Показати Зміна параметрів стовпця
 
 
Приховати стовпець з уваги
Зробити видимим прихований стовпець
Лист
- Перейменувати
- Сховати
- Показати
- ПодложкаПереіменовать робочий лист
Приховати робочий лист
Показати прихований робочий лист
Змінити фон робочого аркуша
АвтоформатАвтоматіческое форматування робочого аркуша
СтільВибор стилю для форматування листа
Розміщення
- На передній план
- На задній план
- СгруппіроватьРазмещеніе видимих об'єктів

СервісОрфографіяПроверка орфографії
Залежності
- Чи впливають осередку
- Залежні клітинки
- Джерело помилки
- Прибрати всі стрілки
- Панель завісімостейПоказать залежності за допомогою стрілок
Показати стрілками осередку які впливають на результат
Показати осередку, чий результат залежить від даної комірки
Вказати джерело помилки для даної комірки
Видалити всі покажчики
Висновок панелі трасування залежностей
АвтозаменаДобавленіе або видалення списку елементів автозаміни
Підбір параметраРешеніе завдання з одним параметром
СценарііСозданіе і перевірка умовних сценаріїв
Пошук решеніяПоіск рішення по заданій моделі
Захист
- Захистити лист
- Захистити кнігуЗащітіть робочий лист від змін
Захистити від змін всю книгу
НадстройкіДобавіть видалити необхідні шаблони і майстри
Макрос
Запис макросу
Призначити макросРабота зі створення, запису і призначенням клавіш макросів.
ПараметриІзмененіе і установка параметрів системи

ДанниеСортіровкаСортіровка виділених осередків
Фільтр
- Автофільтр
- Показати всі
- Розширений фільтрОтбор записів за допомогою розкривних списків
Показати всі записи
Відбір записів із зазначенням умов в окремому діапазоні
ФормаПоіск, зміна та видалення записів бази даних
ІтогіДобавленіе підсумків до списку
Таблиця подстановкіСозданіе у виділеному діапазоні таблиці підстановки
значень у формулу
Текст за столбцамРазбор тексту у виділеному діапазоні по стовпцях
Майстер шаблонів Засіб створення шаблонів документів
КонсолідаціяОб'едіненіе діапазонів у вказаний діапазон
Структура
- Сховати деталі
- Показати деталі
- Згрупувати
- Розгрупувати
- Автоструктура
- Видалити структури
- ПараметриПодменю по створенню, зміні і видаленню параметрів структури
документа
Зведена табліцаСозданіе і зміна зведеної таблиці
Поле зведеної табліциУстановка властивостей поля зведеної таблиці
Оновити данниеОбновленіе зведеної таблиці
Отримати зовнішні данниеВставка даних із зовнішнього джерела

ОкноНовоеОткрить нове вікно
РасположітьІзмененіе розташування вікон
СкритьУбрать з екрана поточне вікно
ПоказатьПоказать приховані вікна
Закріпити областіСтрокі вище та стовпці ліворуч від курсору більше не
прокручуються.
1 Активне вікно
2 Активне окноПерейті в одне з відкритих вікон

? Виклик справкіСправочная система з докладним описом всіх функціональних
можливостей.
Про программеДанние про версію, номер продукту і параметрах системи.

Виконання команд меню з використанням поєднання клавіш
Всі команди меню можуть бути викликані за допомогою клавіатури. Для цього натисніть
клавіші ALT + підкреслена буква в імені меню, а потім натисніть клавішу з
зображенням букви, підкресленою в команді меню.
 
Функціональні клавіші та клавіші управління курсором
Перелік команд функціональних клавіш наведений у таблиці.
  
КлавішаSHIFTCTRLALTCTRL + SHIFTALT + SHIFT
F1Вивесті довідку або відкрити вікно помощнікаЧто це таке? Вставити лист з
діаграмою Вставити новий аркуш
F2Перейті до виправлення вмісту комірки і рядки формулПерейті до виправлення
примітки клітинки Виконати команду Зберегти як Виконати команду
Зберегти
F3Вставіть ім'я в формулуВставіть функцію в формулуПрісвоіть ім'я Створити
імена по тексту осередків
F4Повторіть останнє действіеПовторіть останній перехід або
пошук) Закрити окноВиполніть команду Вихід
F5Виполніть команду Перейти (меню Правка) Показати вікно діалогу Пошук
Відновити початковий розмір вікна книги
F6Перейті в наступну область окнаПерейті у попередню область окнаПерейті
в наступну книгу Перейти в попередню книгу
F7Виполніть команду Орфографія (меню Сервіс) Перемістити вікно книги
F8Включіть режим розширення виділеної областіВключіть режим переходу до
наступного дільниці виділяється областіІзменіть розмір вікна кнігіОтобразіть
вікно діалогу Макрос
F9Пересчітать всі аркуші у всіх відкритих кнігахПересчітать поточний лист
Згорнути вікно книги
F10Перейті в рядок менюВивесті контекстне менюРазвернуть або
відновити вікно книги
F11Создать діаграммуВставіть новий лістВставіть лист для макросу Microsoft
Excel 4.0Открить вікно редактора Visual Basic
F12Виполніть команду Зберегти як (меню Файл) Виконати команду Зберегти
(меню Файл) Виконати команду Відкрити (меню Файл) Виконати команду Друк
(меню Файл)

 
Висновок
Для того, щоб знати Excel потрібно в ньому працювати. Використовуючи цю програму, Ви,
напевно будете відкривати все нові і нові можливості і властивості. Дослідіть
і експериментуйте. Якщо результати Вам не подобаються, спробуйте знову.
Наслідки майже всіх дій в Excel можна скасувати, тому експериментуючи,
ви не втратите нічого, крім декількох хвилин вашого часу.