Розробка систем управління організаціями з використанням інформаційних технологій

Цібізова Т.Ю., Піщулін В.І.

Вступ

Становлення ринкової економіки в Росії відбувається в умовах постійних змін, високою ступеня невизначеності та ризику і вимагає від керівників різних рівнів глибоких знань у різних галузях управління, вмінні працювати з застосуванням нових інформаційних технологій.

В процесі стабілізації законодавчої бази та затвердження цивілізованих норм у Російській економіці оволодіння сучасними засобами управління буде набувати все більшої актуальності. Российская економіка дедалі більше ступеня потребує оптимізації вирішення таких завдань, як зниження витрат виробництва, підвищення конкурентоспроможності продукції, оновлення основних фондів, технологічне переозброєння та ін На сучасному етапі склалася така ситуація, що лише окремі управлінські колективи готові до ефективного вирішенню цих завдань.

Якщо сучасний керівник сподівається досягти успіху в цивілізованої ринкової економіці, необхідно систематично підвищувати свої знання, переймати досвід своїх колег, розширювати свій кругозір, вміти застосовувати на практиці все нове і передове в галузі управління та обробки інформації.

Особливість сучасного етапу розвитку організації полягає в тому, що неухильно підвищується роль інтелектуалізації трудової діяльності, при використанні управлінні організаціями сучасних інформаційних технологій.

1. Принципи побудови системи управління організацією

Система управління організацією немислима без чітко сформульованих в тій чи іншій формі інституалізовані принципів. Необхідно виходити з того, що спільним знаменником функціонування всіх рівнів менеджменту є персонал.

І. Ансофф [1] виділяє наступні найважливіші функції головного керівництва фірми:

-- формування цілей для даної стратегічної зони господарювання;

-- виявлення проблем та можливих варіантів їх вирішення;

-- аналіз проблем, сприятливих можливостей для розвитку та їх впливу на діяльність фірми;

-- розробка підходів до вирішення проблем з вибору варіантів;

-- аналіз можливих наслідків планованої діяльності;

-- виберіть потрібну альтернативи;

-- програмування та розробка бюджету вибраної альтернативи;

-- керівництво здійсненням програм, включаючи комунікації і мотивацію;

-- оцінка ступеня досягнення цілей;

-- відстеження найважливіших тенденцій і можливих збоїв як у діяльності фірми, так і в її оточенні;

-- повторення кількох або всіх перерахованих етапів.

Існують перевірені багаторічним практичним досвідом об'єктивні принципи та тенденції розвитку структур управління, які зводяться до наступного [2]:

-- єдність розпорядництва всіма ресурсами організації, що забезпечує досягнення її головних цілей;

-- централізація прийняття стратегічних рішень при одночасної передачі на максимально низький рівень повноважень і відповідальності за прийняття та реалізації оперативних рішень;

-- поділ організації на виробничо-функціональні блоки (служби, одиниці, відділення), орієнтовані на досягнення щодо самостійних кінцевих результатів шляхом незалежного розпорядництва виділеними ресурсами;

-- зростання обсягу координаційної роботи в міру спеціалізації управлінських підрозділів на функціях і видах робіт, а виробничих ланок - на продуктах і видах послуг;

-- дотримання організаційних норм керованості для лінійних керівників і пов'язане з цим подовження ієрархії в міру збільшення розмірів організації.

Організаційна структура управління повинна відповідати виробничій структурі, тобто задачам організації, забезпечувати здійснення планування та інших функцій управління.

І. Ансофф виділяє чотири етапи в розвитку систем Загальнофірмові управління.

1). Управління на основі контролю за виконанням.

2). Управління на основі екстраполяції, коли темп змін прискорюється, але майбутнє ще можна передбачати шляхом екстраполяції минулого.

3). Управління на основі передбачення змін, коли почали виникати несподівані явища і темп змін прискорився, однак не настільки, щоб не можна було вчасно це передбачити.

4). Управління на основі гнучких екстрених рішень, які складаються в Нині, в умовах, коли багато важливих завдань виникають настільки стрімко, що їх неможливо вчасно передбачити.

2. Типи керуючих систем

Зазвичай виділяються наступні типи організаційних структур управління: лінійна, функціональна, лінійно-функціональна, програмно-цільова, матрична, гратчаста та ін [3].

Лінійні відносини складають вертикальні або ієрархічні відносини між вищестоящими та підлеглими ланками управлінської системи, представленими окремими підрозділами і працівниками.

На побудова організаційної структури управління впливають три групи чинників [4]:

1. вплив зовнішнього ринкового середовища;

2. спеціалізація управлінської праці;

3. співвідношення централізації і децентралізації.

Кожному тимчасовому етапу розвитку ринкової економіки був притаманний свій головний фактор побудови організаційної структури. Це визначалося перш за все вимог навколишнього середовища і досягненням успіху виробничої діяльності. І, відповідно, на кожному часовому етапі з'являлися нові організаційні форми, найбільш повно відповідають на вплив знову виникаючих факторів. І ті підприємства, які перебудовувалися швидше за інших, мали найбільший успіх і шанси на виживання. Поява кожного нового типу структури не означало зникнення і скасування всіх структур, що існують раніше. Швидше за новий тип структури доповнював існуюче різноманіття організаційних форм побудови підприємств. Причому одне і те ж підприємство часто будується на основі поєднання декількох типів структур. Вимога спеціалізації управлінської праці разом із зростанням масштабів виробництва диктує необхідність функціоналізації підрозділів в залежності від основних видів управлінської діяльності.

Нарешті, ще одним загальним фактором, що впливає на побудову структури, є доцільний рівень централізації чи децентралізації управління у залежно від типу і характеру виробництва. Неможливо однозначно сказати, що краще - централізація чи децентралізація. Їх співвідношення визначається індивідуально для кожного підприємства. Крім об'єктивних чинників на введення принципів децентралізації впливає стиль керівництва та ін

3. Даймонд-структура

Сучасні системи управління припускають використання різних алгоритмів обробки інформації. Їх реалізація здійснюється на різноманітної обчислювальної техніці.

З урахуванням цих особливостей сучасного етапу розвитку систем управління і необхідно здійснити вибір структури системи управління. Зазвичай у великих організаціях використовується проста ієрархічна структура [3]. Можливо застосування інших ієрархічних систем управління, наприклад, даймонд-структури [4]. Даймонд-структура представлена на рис. 1. Даймонд-структура складається з чотирьох рівнів. На першому рівні забезпечується вирішення задач локального регулювання, тобто стабілізація, програмне регулювання параметрів, що задається на більш високих рівнях.

Другий рівень призначений для оптимізації або управління комплексом об'єктів. Слід зазначити, що функціонали якості при управлінні окремими об'єктами можуть не співпадати з глобальним функціоналом якості.

На третьому рівні здійснюється координація, тобто узгодження роботи окремих оптимізаторів з глобальним функціоналом якості.

Четвертий рівень передбачає здійснення розподілу ресурсів управління між підсистемами нижніх рівнів, розрахунок можливих варіантів рішень і, якщо необхідно, зміна локальних і глобальних цілей управління (зміна функціоналів якості).

Особливістю даймонд-структури є можливість поділу керуючих та інформаційних каналів на всіх рівнях ієрархії.

Рис. 1. Даймонд-структура

На рис. 1 введені наступні позначення:

0.1 - 0.m0 - об'єкти управління;

1.1 - 1.m1 - локальні алгоритми управління;

2.1 - 2.m2 - локальні оптимізатори;

3.1. - 3.m3 - координуючі оптимізатори;

4 - Орган стратегічного управління та прийняття рішень;

1,1 - 1, m1 - інформаційні системи і спостерігають пристрої для локальних алгоритмів керування;

2,1 - 2, m2 - інформаційні системи для локальних оптимізаторів;

3,1 - 3, m3 - інформаційні підсистеми для координаторів;

4 - Глобальна інформаційна система.

Даймонд-структура може бути використана для реалізації системи управління великої організації. Саме в цьому випадку найяскравіше виявляться її переваги, можливість ранжирування інформації за значимістю та на її основі здійснювати управління, а також можливість застосування алгоритмічних методів і програмного забезпечення.

Для того, щоб ефективно управляти організацією, доцільно використовувати математичні методи. Арсенал цих методів досить великий і добре відпрацьований на практиці.

Прогноз розвитку організації доцільно робити за допомогою методів самоорганізації [5]. На сучасному етапі розвитку теорії організації бажаний прогноз є календарний план. Календарний план - це бажаний прогноз з ценозрітельним урахуванням (на основі досвіду) змін ситуації.

З допомогою методів самоорганізації можливо спрогнозувати ситуацію при різних зовнішніх умовах. Потім проводиться аналіз результатів моделювання і на його основі виробляється стратегія або стратегічний план. Дотримуючись стратегічного плану здійснюється управління з ситуації інакше управління з днях (особистий календар). Вибір стратегії процес ітеративний, тобто питання розглядаються неодноразово, з наступним поверненням до вихідної ситуації. Таким чином, у процесі аналізу обсяг знань збільшується.

На кожному рівні даймонд-структури методом самоорганізації будуються моделі досліджуваних процесів, які можуть бути використані в якості еталонних моделей.

Отримавши еталонну модель процесу зміни стану організації, її можна використовувати в системі управління організацією. Система безпосереднього управління організацій може бути реалізована на основі класичної схеми. Наприклад, системи керування з еталонної моделлю. Системи управління з еталонної моделлю засновані на прагненні отримати максимальну схожість реакцій досліджуваного контуру управління і еталонної моделі на вхідну інформацію.

На рис. 2 використано такі позначення:

Про - Організація;

АІ - Підсистема аналізу інформації;

У - Підсистема безпосереднього управління;

ЕМ - Еталонна модель;

Хм - Вихідна інформація моделі;

Х - Стан організації;