Створення бази даних «розклад»
Введення.
Дипломна робота присвячена аналізу
проектування баз даних, а також висвітлення методів побудови форм і звітів
на прикладі побудови програми ведення електронної документації навчального
закладу. Як інструмент побудови бази даних використаний Microsoft
Access. З самого початку цю СУБД відрізняла простота використання в поєднанні з
широкими можливостями з розробки закінчених додатків.
Актуальність теми.
В даний час, не дивлячись на підвищення
комп'ютеризації суспільства, у сфері освіти до цих пір немає коштів,
дозволяють у достатній мірі автоматизувати процес ведення документації та
звітності.
Однією із складових завдань можна розглядати
проблему складання розкладу навчального процесу, а також оперативну
коригування розкладу при виникненні необхідності в цьому.
Про своєчасності та актуальності
розглянутої проблеми говорить той факт, що більшу частину свого часу
адміністратори закладів і викладачі витрачають на оформлення різної
документації та звітів. Величезна кількість навчальних закладів та відсутність
пропозицій в даній сфері гарантують високу потребу в даному продукті.
Бази даних (БД) складають в даний час
основу комп'ютерного забезпечення інформаційних процесів, що входять практично
в усі сфери людської діяльності.
Дійсно, процеси обробки інформації
мають спільну природу і спираються на опис фрагментів реальності, виражена в
вигляді сукупності взаємопов'язаних даних. Бази даних є ефективним
засобом представлення структур даних і маніпулювання ними. Концепція баз
даних передбачає використання інтегрованих засобів зберігання інформації,
що дозволяють забезпечити централізоване керування даними та обслуговування ними
багатьох користувачів. При цьому БД повинна підтримуватися в середовищі ЕОМ єдиним
програмним забезпеченням, що називається системою управління базами даних (СУБД).
СУБД разом з прикладними програмами називають банком даних.
Одне з основних призначень СУБД - підтримка
програмними засобами подання, що відповідає реальності.
Короткий опис предметної області.
предметною областю називається фрагмент
реальності, який описується або моделюється за допомогою БД і її додатків.
У предметної області виділяються інформаційні об'єкти - ідентифікуються
об'єкти реального світу, процеси, системи, поняття і т.д., відомості про яких
зберігаються в БД.
У цій роботі розроблена база
даних "Розклад" для автоматизації і зменшення часу складання
розкладу занять у ВНЗ.
Розклад включає в себе наступні таблиці:
1 Викладачі
2 Аудиторії
3 Групи
4 Заняття
5 Час пари
6 Розклад
Таблиця 1.Преподавателі Таблиця 2.Аудіторіі
Викладачі
Код викладача
Ф І О
1
Акімов А.В..
2
Александрова О.А.
3
Кирилов Н. Я
4
Павлековская І.М.
5
Рунова Л.Д.
6
Новиков И С
Аудиторія
Код аудиторії
Будівля
Поверх
Номер
1
Л
3
743г
2
Л
2
211е
3
Л
5
214е
4
Л
4
421г
5
Л
3
311ж
Таблиця 3.Группи
Групи
Код групи
Факультет
Спеціальність
Курс
Номер
1
Інформатики
Інформаційні системи
2
пі
2
Юріспреденціі і права
Правознавець
3
ВЛІ-605Г
3
Інформатики
Прикладна інформатика (в
економіці)
3
СЛІ-508У
4
Економіки
історія ек.наук
4
ГДР-111Х
5
Економіки
Маркетинг
2
БУГ-123АГА
6
1
Таблиця 5.Время пари Таблиця 4.Занятія
Заняття
Код заняття
Тип заняття
1
Бази даних
2
Програмування
3
Операційні Системи
4
Менеджмент
5
Філософія
Час пари
№ пари
початок
Кінець
1
10-00
11-30
2
11-40
12-20
3
12-30
14-00
4
14-10
16-40
5
16-50
17-30
6
17-40
18-30
Таблиця 6.Распісаніе
Розклад
Код заняття
Дата
№ пари
Група
Тип заняття
Викладач
Аудиторія
4
12.02.2007
2
СЛІ-508У
Програмування
Александрова О.А.
211е
5
13.01.2007
5
пі
Менеджмент
Кирилов Н. Я
743г
6
12.02.2007
6
ВЛІ-605Г
Менеджмент
Павлековская І.М.
214е
7
13.01.2007
3
ГДР-111Х
Програмування
Акімов А.В..
743г
8
13.01.2007
1
пі
Бази даних
Кирилов Н. Я
211е
9
14.01.2007
4
СЛІ-508У
Операційні Системи
Александрова О.А.
211е
10
13.05.2007
2
ВЛІ-605Г
Програмування
Кирилов Н. Я
421г
Опис атрибутів і
їх властивостей.
Атрибути або поля мають тип даних. При виборі
типу даних необхідно враховувати наступне:
Які значення повинні відображатися в полі.
Скільки місця необхідно для збереження значень
в поле.
Які операції повинні проводиться зі
значеннями в полі.
Чи потрібна сортування або індексування поля.
Чи буде використовуватися угруповання в запитах
або звітах.
Яким чином повинні бути відсортовані
значення в полі.
Усього є 10 типів полів.
Таблиця 2.
Nr
Тип даних
Застосування
Розмір
Текстовий
Текст або комбінація
тексту і чисел
До 255 символів
МЕМО
Довгий текст. Чи не
сортується і не індексується.
До 64 000 символів
Числовий
Числові дані,
що використовуються для обчислень
1, 2, 4, 8 байт
Дата/час
Дати та час,
забезпечує правильну сортування.
8 байт
Грошовий
Значення валют. Для
запобігання заокруглень.
8 байт
Лічильник
Автоматична вставка послідовних
або випадкових чисел при додаванні запису.
4 байти
Логічний
Два значення типу Так/Ні
1 біт
Об'єкт OLE
Об'єкти, створені в
інших програмах.
До 1 Гігабайта
Гіперпосилання
Гіперпосилання типу UNC або
URL.
До 64 000 символів
Майстер підстановок
Дозволяє вибрати
значення з іншої таблиці або зі списку значень.
За розміром ключового поля
Крім типу поля мають формати, які
дозволяють вказати формати виводу тексту, чисел, дат та значень часу на екран
і на друк. Формат поля для елементів керування задається у вікні властивостей, а
для поля в таблиці або запиті в режимі конструктора таблиці (у розділі властивостей
поля) або для цього повідомлення (у вікні властивостей поля). Формати можна вибирати з
списку вбудованих форматів для полів, які мають числовий, грошовий, логічний
типи даних, а також типи даних лічильника і дати і часу. Також для будь-яких типів
полів, відмінних від об'єктів OLE є можливість створення власних
спеціальних форматів. Крім того, значення даного властивості можна задати в
макросі або в програмі Visual Basic.
Проектування відносин
Таблиця 7. Зв'язки інформаційних об'єктів
Номер зв'язку
Головний об'єкт
Підлеглий об'єкт
Тип зв'язку
1
Викладачі
Розклад
1: М
2
Аудиторія
Розклад
1: М
3
Групи
Розклад
1: М
4
Заняття
Розклад
1: М
5
Час пари
Розклад
1: М
Опис зв'язків між
таблицями-відносинами.
Після розробки всіх таблиць необхідно
встановити зв'язки між ними.
Зв'язок між таблицями встановлює стосунки
між однаковими значеннями в ключових полях, звичайно між полями різних
таблиць, які мають однакові імена. У більшості випадків з ключовим полем однієї
таблиці, що є унікальним ідентифікатором кожного запису, зв'язується
зовнішній ключ іншої таблиці.
Найбільш часто використовуваний тип зв'язку
«Один-до-багатьох». У цьому випадку кожного запису в таблиці А можуть відповідати
кілька записів у таблиці В, а запис у таблиці У не може мати більше однієї
відповідної їй записи в таблиці А.
Ще можуть бути відносини «багато-до-багатьох».
За такого ставлення одного запису в таблиці А можуть відповідати декілька
записів у таблиці В, а одного запису в таблиці В - кілька записів у таблиці
А. Така схема реалізується тільки за допомогою третьої (сполучною) таблиці, ключ
якої складається принаймні з двох полів, які є полями зовнішнього ключа
у таблицях А і В.
Найрідкісніший тип зв'язку «один-до-одного». При
такому ставленні запис в таблиці А може мати не більше однієї пов'язаної запису
в таблиці В, і навпаки. Використовують такий зв'язок для розділення дуже широких
таблиць, для відділення частині таблиці з міркувань захисту, а також для
збереження відомостей, що відносяться до підмножини записів у головній таблиці.
Наприклад, для зберігання конфіденційних даних.
Для створення схеми слід скористатися
засобом створення схеми даних.
Схема даних представлена на малюнку 1.
Таблиця Група, Аудиторія, Викладачі, Заняття, Час пари пов'язані з
таблицею розклад за допомогою кодового поля.
Рис 1.Схема даних "Розклад"
Встановлення функціональної залежності між
атрибутами, виділення ключових атрибутів.
Міць реляційних БД полягає в тому, що з
їхньою допомогою можна швидко знайти і зв'язати дані з різних таблиць за допомогою
запитів, форм і звітів. Для цього кожна таблиця повинна містити одне або
кілька полів, однозначно ідентифікують кожен запис у таблиці. Ці поля
називаються ключовими.
У Microsoft Access можна виділити три типи
ключових полів: лічильник, простий ключ і складовою ключ.
Вказівка поля лічильника як ключове --
найбільш простий спосіб створення ключових полів.
Якщо поле містить унікальні значення, такі
як коди чи інвентарні номери, то це поле можна визначити як ключове.
У випадках, коли неможливо гарантувати
унікальність значень кожного окремого поля, можна створити ключ, що складається з
декількох полів. Унікальним буде поєднання цих полів.
Індекси - це об'єкти БД, які забезпечують
швидкий доступ до окремих рядків в таблиці. Індекс створюється з метою
підвищення продуктивності операцій запитів і сортування даних таблиці.
Індекси також використовуються для підтримки в таблицях деяких типів ключових
обмежень.
Індекси забезпечують найбільші вигоди для
відносно мало змінюються таблиць, за якими часто виконуються запити.
3. Проектування бази даних.
В
Microsoft Access, перш ніж створювати таблиці, форми та інші об'єкти
необхідно задати структуру бази даних. Добра структура бази даних є
основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних.
Етапи
проектування бази даних
Нижче
наведені основні етапи проектування бази даних:
Визначення
мети створення бази даних.
Визначення
таблиць, які повинна містити база даних.
Визначення
необхідних у таблиці полів.
Завдання
індивідуального значення кожному полю.
Визначення
зв'язків між таблицями.
Оновлення
структури бази даних.
Додавання
даних і створення інших об'єктів бази даних.
Використання
засобів аналізу в Microsoft Access.
Визначення
мети створення бази даних
На
першому етапі проектування бази даних необхідно визначити мету створення
бази даних, основні її функції та інформацію, яку вона повинна містити. Те
Тобто потрібно визначити основні теми таблиць бази даних та інформацію, яку
міститимуть поля таблиць.
База
даних повинна відповідати вимогам тих, хто безпосередньо з нею
працювати. Для цього потрібно визначити теми, які повинна покривати база
даних, звіти, які вона має видавати, проаналізувати форми, які в
даний момент використовуються для запису даних, порівняти створювану базу
даних з добре спроектованої, подібною їй базою.
Визначення
таблиць, які повинна містити база даних
Одним
з найбільш складних етапів у процесі проектування бази даних є
розробка таблиць, тому що результати, які повинна видавати база даних
(звіти, вихідні форми тощо) не завжди дають повне уявлення про структуру
таблиці.
При
проектуванні таблиць зовсім не обов'язково використовувати Microsoft Access.
Спочатку краще розробити структуру на папері. При проектуванні таблиць,
рекомендується керуватися наступними основними принципами:
Інформація
в таблиці не повинна дублюватися. Не повинно бути повторень і між таблицями.
Коли
певна інформація зберігатися тільки в одній таблиці, то і змінювати її
доведеться тільки в одному місці. Це робить роботу ефективнішою, а також
виключає можливість розбіжності інформації в різних таблицях. Наприклад, в
одній таблиці мають міститися адреси й телефони учнів.
Кожна
таблиця повинна містити інформацію лише на одну тему.
Відомості
на кожну тему опрацьовуються набагато легше, якщо вони містяться в незалежних
один від одного таблицях. Наприклад, адреси та замовлення учнів зберігаються в різних
таблицях, з тим, щоб при видаленні замовлення інформація про учня залишилася в базі
даних.
Визначення
необхідних у таблиці полів
Кожна
таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці містить
окремі дані по темі таблиці. Наприклад, у таблиці з даними про
викладачів можуть містити поля з назвою спеціальність, факультет,
курс, номер групи. Під час розробки полів для кожної таблиці необхідно пам'ятати:
Кожне
поле має бути пов'язане з темою таблиці.
Не
рекомендується включати до таблиці дані, які є результатом
вирази.
В
таблиці повинна бути присутня вся необхідна інформація.
Інформацію
слід розбивати на наимньшіе логічні одиниці (Наприклад, поля «Ім'я» та
«Прізвище», а не загальне поле «Ім'я »).
Завдання
індивідуального значення кожному полю
З
тим щоб Microsoft Access міг зв'язати дані з різних таблиць, наприклад,
дані про клієнта і його замовлення, кожна таблиця повинна містити поле чи набір
полів, які визначають унікальність кожного запису в таблиці. Таке поле чи
набір полів називають первинним ключем.
Визначення
зв'язків між таблицями
Після
розподілу даних по таблицях і визначення ключових полів необхідно
вибрати схему для зв'язку даних у різних таблицях. Для цього потрібно визначити
зв'язку між таблицями.
Бажано
вивчити зв'язки між таблицями в уже існуючій базі даних.
Оновлення
структури бази даних
Після
проектування таблиць, полів і зв'язків необхідно ще раз переглянути структуру
бази даних і виявити можливі недоліки. Бажано це зробити на даному
етапі, поки таблиці не заповнені даними.
Для
перевірки необхідно створити кілька таблиць, визначити зв'язки між ними і
ввести кілька записів у кожну таблицю, потім подивитися, чи відповідає база
даних поставленим вимогам. Рекомендується також створити чорнові вихідні
форми та звіти й перевірити, чи видають вони необхідну інформацію. Крім того,
необхідно виключити з таблиць усі можливі повторення даних.
Додавання
даних і створення інших об'єктів бази даних
Якщо
структури таблиць відповідають поставленим вимогам, то можна вводити всі
дані. Потім можна створювати будь-які запити, форми, звіти, макроси і модулі.
Використання
засобів аналізу у Microsoft Access
В
Microsoft Access існує два інструменти для вдосконалення структури
баз даних. Майстер аналізу таблиць досліджує таблицю, в разі потреби
пропонує нову її структуру та зв'язку, а також переробляє її.
Аналізатор
швидкодії досліджує всю базу даних, дає рекомендації щодо її поліпшення, а
також здійснює їх.
Розробка і створення форм.
Форми
- Один з основних засобів для роботи з базами даних в Access - використовуються для
введення нових записів (рядків таблиць), перегляду і редагування вже наявних
даних, завдання параметрів запитів і виводу відповідей на них та ін Форми
являють собою прямокутні вікна з розміщеними в них елементами
управління.
Форму
можна створити трьома різними способами.
При
допомоги авто-форми на основі таблиці або запиту. За допомогою авто-форм можна
створювати форми, в яких виводяться всі поля і записи базової таблиці або
запиту. Якщо вибране джерело записів має пов'язані таблиці або запити,
то у формі також будуть присутні всі поля та записи цих джерел
записів.
При
допомогою майстра на основі однієї або декількох таблиць або запитів. Майстер
задає детальні питання про джерела записів, полях, макеті, необхідних
форматах і створює форму на підставі отриманих відповідей.
Вручну
в режимі конструктора. Спочатку створюється базова форма, яка потім
змінюється відповідно до вимог в режимі конструктора.
Створення
форм в режимі Мастера форм.
В
вікні бази даних виберіть Форми у списку Об'єкти.
Натисніть
кнопку Створити на панелі інструментів вікна бази даних.
В
діалоговому вікні Нова форма виберіть потрібного майстра. Опис майстра
з'являється в лівій частині діалогового вікна.
Виберіть
ім'я таблиці або іншого джерела записів, що містить дані, на яких
повинна бути заснована форма.
Примітка.
Якщо в списку обраний «Майстер форм» або «Зведена таблиця», то цей крок не
обов'язковий - джерело записів для форми можна вказати пізніше.
Натисніть
кнопку OK.
Слідуйте
майстра.
Створену
форму можна змінити в режимі конструктора, зведеної таблиці або зведеної
діаграми.
Рис
2 Форма розклад
Рис
3 Конструктор форм
Організація запитів.
Запити
в Microsoft Access можна створити або автоматично, за допомогою майстрів, або
самостійно, у вікні конструктора запитів. Доопрацювати та оптимізувати інструкцію
запиту можна в режимі SQL.
Майстри
запитів автоматично виконують основні дії в залежності від відповідей
користувача на поставлені питання. Майстер простого запиту на вибірку
використовується для створення запитів для одержання даних з полів, визначених
в одній або кількох таблицях або запитах. За допомогою майстра можна також
обчислювати суми, кількість записів і середні значення для всіх записів або певних
груп записів, а також знаходити максимальне і мінімальне значення в полі.
Однак не можна обмежити кількість записів, що повертаються цим запитом, з
допомогою умов відбору.
В
вікні бази даних у списку Елемент виберіть Запити та на панелі інструментів
вікна бази даних натисніть кнопку Створити.
В
діалоговому вікні Новий запит, виберіть у списку рядок Простий запит і натисніть
кнопку OK.
Слідуйте
інструкцій у діалогових вікнах майстра. Остання діалогове вікно дозволяє
або запустити запит, або відкрити його в режимі конструктора.
Якщо
вийшов не той запит, який був потрібен, можна знову створити запит з
допомогою майстра або змінити цей запит в режимі конструктора.
Робота
із запитами в режимі конструктора.
В
вікні бази даних у списку Елемент виберіть Запити та на панелі інструментів
вікна бази даних натисніть кнопку Створити.
В
діалоговому вікні Новий запит клацніть рядок Конструктор, а потім натисніть
кнопку OK.
В
діалоговому вікні Додавання таблиці виберіть вкладку, що містить об'єкти, дані
з яких будуть використані в запиті.
Двічі
клацніть об'єкти, які потрібно додати до запиту, а потім натисніть кнопку
Закрити.
Додайте
поля в рядок Поле в бланку запиту та, якщо необхідно, вкажіть умови і
порядок сортування.
Для
перегляду результатів запиту на панелі інструментів натисніть кнопку Вид.
Запити
можуть нам в основному знадобитися для створення звітів. Або для роздруку
вибіркових даних. Для цієї бази даних у запитах є необхідність. Створимо
запит за датою.
Ріс4.
Запит по даті
Розробка і створення звітів
.
Звіт
є ефективним засобом представлення даних у друкованому форматі. Маючи
можливість керувати розміром і зовнішнім виглядом всіх елементів звіту,
користувач може відобразити відомості бажаним чином.
Звіти
багато в чому схожі з формами. При проектуванні звітів використовуються багато
технології, що застосовуються для форм.
Більшість
звітів є приєднаними до однієї або кількох таблицях і запитах з
бази даних. Джерелом записів звіту є поля в базових таблицях і
запитах. Звіт не повинен включати всі поля з кожної таблиці або запиту, на
основі яких він створюється.
Приєднаний
звіт отримує дані з базового джерела записів. Інші дані такі як,
заголовок, дата і номери сторінок, зберігаються в макеті звіту.
Зв'язок
між звітом і його джерелом даних створюється за допомогою графічних
об'єктів, які називаються елементами управління. Елементами управління є
поля, в яких відображаються імена і числа, написи, в яких відображаються
заголовки, а також декоративні лінії, графічно структурують дані і
що поліпшують зовнішній вигляд звіту.
Майстри
допомагають швидко створити звіти різних типів. Майстер наклейок використовується для
створення поштових наклейок, майстер діаграм допомагає створити діаграму, а майстер
звітів створювати стандартні звіти. Майстер виводить на екран питання і створює
звіт на підставі відповідей користувача. Після цього користувач має
можливість доопрацювати і змінити звіт в режимі конструктора.
Можна
налаштувати звіт наступними способами.
Джерело
записів. Змініть таблицю або запит, на якому заснований звіт.
Сортування
і угрупування даних. Можна сортувати дані по зростанню і за спаданням.
Також можна групувати записи по одному або декількох полях і відображати
проміжні та загальні підсумки у звіті.
Вікно
звіту. Можна додати або видалити кнопки Розгорнути і Згорнути, змінити текст
заголовка та інші елементи вікна звіту.
Розділи.
Можна додати, видалити, приховати або змінити розмір підпису, примітки і
області даних звіту. Можна також задавати властивості розділів, які визначають вигляд
звіту на екрані і при друці.
Елементи
управління. Користувач може переміщати елементи управління, змінювати їх
розміри і задавати властивості шрифту для елементів. До звіту можна також додавати
елементи керування для відображення обчислюваних значень, підсумків, поточної дати
і часу й інших корисних відомостей.
Ріс5.
Звіт за розкладом.
Висновок.
Розглянувши
свою курсову роботу на практичному прикладі, я розумію, що Microsoft Access має
всіма рисами класичної СУБД і надає додаткові можливості.
Access - це не тільки потужна, гнучка і проста у використанні СУБД, але й
система для розробки що працюють з базами даних додатків. За допомогою Access можна
створити додаток, що працює в середовищі Windows і повністю відповідне
нашим потребам по управлінню даними. Використовуючи запити, можна вибирати і
обробляти що зберігається в таблицях інформацію. Можна створювати форми для введення,
перегляду і оновлення даних, а також використовувати Access для створення як
простих, так і складних звітів. Форми і звіти «успадковують» властивості базової
таблиці або запиту, так що в більшості випадків ви вказуєте формати,
умови на значення і деякі інші характеристики даних тільки один раз. До
числа найбільш потужних засобів Access відносяться засоби розробки об'єктів --
Майстри, які можна використовувати для створення таблиць, запитів різних
типів форм і звітів, просто вибравши за допомогою миші потрібні опції. Щоб
повністю автоматизувати роботу вашого застосування, за допомогою макросів Access
можна легко зв'язати дані з формами та звітами. Ви можете створити більшість
додатків, не написав жодного рядка програми, але якщо необхідно створити
щось вже зовсім витончене, то на цей випадок Microsoft Access надає
потужна мова програмування - Microsoft Access Basic.
Я
радий, що знайшов час розібратися і виконати роботу самостійно, так як
вважаю, що в моїй професії такі навички, нехай навіть базові, мені з часом
дуже знадобляться.
Список літератури
ACCESS
2000: Розробка додатків. І. Харитонова, В. Михеева. BHV, 2000.
Access97.
В. Корнелюк, З. Веккер, М. Зінов 'єв. «СОЛОН», 1998.
Кренке
Д. Теорія і практика побудови баз даних, 8-е изд. СПб: «Питер», 2003.
Д.,
Циганков В. М., Мальцев М. Г. Бази даних: Підручник для вищих навчальних
закладів
/ Под ред. проф. А. Д. Хомоненко. Спб.: КОРОНА принт, 2000.
Довідкова
система Microsoft Access.
Для
підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://referat.ru
