Автоматизація діловодства

Введення

Спочатку деякі терміни, щоб надалі не плутати про що йде мова.

документована інформація (документ) - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. [1]

Діловодство - це специфічний напрямок діяльності, який займається складанням, оформленням документів, їх обробкою і зберіганням. [2]

Рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення називається документообігом. [3]

Вся документація організації ділиться на три документопотоках:

вхідні (надходять) документи;

вихідні (відправляються) документи;

внутрішні документи.

По відношенню до кожної конкретної виконавцеві всі документи, з якими він має справу, діляться на декілька категорій:

вхідні, з якими виконавець не встиг ознайомитися;

в pa6оте, які чекають його дій;

на контролі, за якими він чекає дій від інших виконавців.

У технологічному ланцюжку обробки і руху документів можна виділити етапи:

прийом та первинна обробка документів;

попередній розгляд і розподіл документів;

реєстрація;

контроль за виконанням;

інформаційно-довідкова робота;

виконання документів і відправлення.

Принципи автоматизації діловодства

З точки зору системи автоматизації діловодства, документ, як правило, розпадається на тіло документа - файл (файли), вся змістовна робота з яким зазвичай ведеться поза рамками системи діловодства, і реєстраційну картку, яка містить усі реквізити документа, з якою власне і йде робота. Фото, може і не існувати, документ може залишатися в паперовій формі.

Автоматизовані системи діловодства діляться на два класи. До перших відносяться системи управління електронними архівами. Їх основні функції: реєстрація нових документів, зберігання, пошук і їх вилучення з метою передачі в додатки, які вміють з ними працювати. До другого класу відносяться системи управління електронним документообігом (Суед, DMS (Document Management System)). На них покладено функції управління документами на шляху проходження від одного користувача - посадової особи до іншої з можливістю контролю за їх переміщенням з фіксацією всіх змін та супроводжуючих резолюцій. У готових системах одного класу можуть зустрічатися функції іншого класу.

В даний час основна концепція автоматизації документообігу базується на принципах управління бізнес-процесами (потоками робіт, WorkFlow), в ході виконання яких створюються і рухаються документи. Іншими словами, це організація і управління процесами створення документів на основі послідовної обробки різними користувачами інших раніше існуючих документів. Але для функціонування систем класу WorkFlow, діловодних процесів організації повинні бути строго структуровані і формалізовані, що зустрічається далеко не завжди. Тому система повинна мати функцію, що дозволяє організувати і спланувати виконання робіт з документами, як за заздалегідь визначеним маршрутним технологічним схемам, так і з наданням виконавцям певної свободи в ухваленні рішення на своєму рівні.

З найважливіших характеристик Суед фахівці зазвичай виділяють наступні:

програмна платформа (система, що забезпечує зберігання і пошук документів, а також система обміну повідомленнями. В даний час використовується архітектура "клієнт/сервер");

підтримка розподіленої обробки інформації;

можливості масштабування (набір підтримуваних платформ; Максимальна кількість користувачів; число рівнів вкладеності структур);

відкритість архітектури і можливість інтеграції з іншими додатками;

типи документів, з якими працює система (формати документів; підтримка роботи з складеними документами і кількома версіями документа; зв'язку документів (один документ може бути відповіддю на інший або може бути породжений при виконанні попереднього документа); спільне використання електронних і звичайних ( паперових) документів);

колективна робота групи виконавців над одним (або кількома) документами;

можливість роботи з "вільної" схемою (без жорсткої фіксації маршрутів);

засоби для визначення маршрутних схем проходження документів;

можливості контролю за проходженням документів;

спосіб оповіщення посадових осіб;

особливості налаштування продукту для потреб конкретного замовника (наприклад, реєстраційна картка повинна містити всі необхідні реквізити); наявність локалізованого (зросійщеного) інтерфейсу;

засоби регламентації доступу і криптозахисту;

засоби оповіщення про порушення в регламенті проходження документів;

орієнтація на традиційну російську концепцію документообігу.

Системи управління електронними архівами характеризуються наступними функціями:

ENTER.

Система повинна забезпечувати введення, обробку, зберігання, реєстрацію документів, отриманих від множинних джерел: по мережі, з дисків, модемів і сканерів.

ЗБЕРІГАННЯ.

Централізоване сховище даних дозволяє вирішити цілий ряд проблем:

можливість оперативного отримання цілісної і несуперечливою інформації;

організація збору, зберігання та актуалізації розрізненої інформації;

висока надійність та керованість системи, швидкий і підконтрольний доступ користувачів до інформації;

економію коштів за рахунок зосередження обслуговуючого персоналу в одному місці;

можливість централізованого розвитку обчислювальних засобів.

атрибутивного та контекстного пошуку.

Опції систем автоматизації діловодства.

№

Функція

Опис

створення документу

Документ може створюватися або самостійно у відповідному редакторі (текстовому, графічному), або на основі підготовлених шаблонів.

реєстрація документа

Для кожного облікового документа формується реєстраційно-контрольна картка (РКК), до якої заносяться відомості про документ. Реєструватися можуть як надійшли ззовні, так і створені усередині організації документи.

листи та звернення громадян

Характеризується тим, що сполучною початком пакету документів є адресат - відправник, навіть у тому випадку, якщо він пише з різних питань.

рішення і розпорядження

Технологія реєстрації, обробки та контролю розпорядчих документів: зовнішніх - постанов, указів, розпоряджень вищестоящих організацій; внутрішніх - протоколів, наказів, розпоряджень. Відрізняється від технології обробки листування тим, що на контроль ставиться не тільки документ в цілому, але й окремі пункти, листування і контроль ведеться по кожному з них окремо.

робочі папки користувача

Поняття папки використовується в системі для об'єднання документів за певними ознаками. Причому, найчастіше в папці зберігається не сам документ, а посилання на нього. Користувач може свої робочі папки створювати, видаляти і обмінюватися ними з іншими користувачами.

контроль виконання

Реалізується контроль виконання документів, як на рівні автора резолюції, так і централізований контроль з можливістю формування зведень про виконання контрольних документів. При контролі виконання розпорядчих документів на контроль ставиться не тільки документ в цілому, але й окремі пункти.

обробка та зберігання власне документів

До реєстраційній картці може бути "прикріплено" будь-яке число файлів, що містять власне документ у комп'ютерній формі представлення (наприклад, текст, аудіо або відеоматеріал і т.д.). Система повинна мати можливість злиття документів, що дозволяє зводити воєдино окремі файли текстів і графіки, формуючи закінчений документ. Сучасні системи, в тому чи іншому вигляді, забезпечують управління паперовими документами (вони, як правило, зареєстровані в архіві, але їх тіло знаходиться на цілком матеріальної поличці і на вимогу співробітника переміщається на його робочий стіл).

робота з взаємозалежними документами

Підтримується можливість встановлення посилань між реєстраційними картками документів, пов'язаних тематично, що скасовують або доповнюють один одного, повторними і т.д. Працюючи з документом, завжди можна переглянути все листування з питання, її історію, розіслані копії карток за іншим підрозділам, маючи миттєвий доступ до кожної що цікавить картці.

рух документів, введення резолюцій і зауважень

Механізм руху документів (workflow), забезпечує обробку та передачу документів між користувачами системи. При цьому підставою для автоматичної передачі документа від однієї посадової особи іншого є факт винесення резолюції або факт оформлення звіту про виконання документа. Маршрутизація руху документа може бути жорстко заданої або може задаватися користувачем. Шлях проходження документа з моменту передачі його керівнику на первинний розгляд до списання в справу фіксується в зоні виконавців реєстраційної картки.

функціонування вкладених підсистем

До системи діловодства організації входять підсистеми підрозділів з своїми функціями (облік, контроль, рух документів та ін.)

відстеження версій документа

При спільній роботі декількох користувачів над одним документом, багато часу і сил забирає проблема "версій" і проблема "копій та оригіналів".

облік номерних документів

Облік використання номерних документів. Формування звітності.

розподілена обробка; відправка документів (пошта)

Процес обробки документів має бути єдиним для всіх користувачів системи, незалежно від територіального розташування робочих станцій, серверів, ступеня їх віддаленості і використовуваних видів зв'язку. Для обміну інформацією між користувачами в системі передбачається електронна пошта, у функції якої входить: службова і особисте листування; автоматичне розсилання повідомлень і повідомлень. Система дозволяє формувати списки розсилки.

робота через Інтернет

У системі реалізується Web-сервер діловодства, що забезпечує доступ до даних про документи і самим документом з будь-якого локального або віддаленого комп'ютера через мережу Internet (Intranet). Користувачеві надається можливість для формування запиту на пошук документа або групи документів, зареєстрованих в системі.

пошук документа за реквізитами

Пошук документа може здійснюватися за реквізитами, за темою, за зазначеними заздалегідь ключовими словами.

контекстний пошук

Існує можливість пошуку документів на контекст, тобто по повному значенню текстового поля або за окремими словами або їх частинами. Причому пошук здійснюється не тільки в реєстраційній картці, але і безпосередньо в документі.

архівування документів

Після обробки, підписані документи поміщаються до архіву. Документи з архіву редагувати не можна, їх можна читати або видаляти. АРМ адміністрування архіву дозволяє налаштовувати режими архівування та відновлення документів, встановлювати права доступу до архівів.

списання документа в справу

Після завершення роботи над документом він списується у справу. Далі документ або передається на архівне зберігання, або знищується відповідно до правил архівного зберігання, прийнятими на підприємстві. В автоматизованій системі списання документа в справу здійснюється шляхом занесення до реєстраційної картки відповідного запису.

ведення словників і довідників

До довідників системи відносяться: користувачі, підрозділи, організації, громадяни, тематичні рубрикатори документів, стандартні тексти, номенклатури справ, грифи доступу, списки розсилки. У деяких системах можна самостійно створювати нові таблиці довідників.

довідково-аналітична робота; одержання звітів

У системі формуються типові звіти та графіки (довідки, зведення, журнали, списки документів). Так само є можливість завантажувати генератор звітів і графіків. При роботі реєструються дії системи, дії користувачів.

налаштування системи

Спеціалізований інструментарій, який дозволяє в автоматизованому режимі спроектувати систему, згенерувати звітні форми і зв'язки між ними, налаштувати механізми реплікації, налаштувати механізми доступу до даних.

відкритість системи

Система може забезпечувати COM-інтерфейс, при цьому сторонні розробники можуть нарощувати можливості системи власними доповненнями. Можливий варіант придбання генеральної ліцензії, що дозволяє вносити модифікації у вихідні тексти. Надається необхідна документація на систему.

регламентування прав доступу

Права користувача в системі регламентують як права доступу до картотекам і документів відповідно до їх грифами, так і набір функцій, доступних даному користувачеві (реєстрація, редагування, списання документа в справу, зняття з контролю і т.д.). При необхідності державного контролю можна дати можливість працювати тільки з документами свого підрозділу. Документи інших підрозділів будуть їм недоступні взагалі або доступні тільки для перегляду.

масштабування системи

Працездатність системи не повинна залежати від кількості користувачів, від рівня вкладеності структур.

делегування права підпису

У системі передбачено електронний підпис документів і резолюцій на документи. При необхідності можливе делегування права підписання одного документа або настроювання автоматичного делегування для всіх документів, що надходять на підпис до керівника.

захист інформації

Кожне робоче місце може бути захищене паролем від спроби несанкціонованого доступу до інформації та виконання дій від імені користувача.

відповідність вимогам діючих діловодних стандартів.

Система повинна відповідати існуючої діловодної практиці, підтримувати повний життєвий цикл документа в організації: від його первинної реєстрації до списання в справу. Система повинна пройти державну сертифікацію на відповідність ДСТУ з діловодства.

Створення систем діловодства для організацій, що мають особливі вимоги щодо захисту інформації, проводяться з урахуванням вимог Держтехкомісії і ФАПСИ. Необхідно забезпечити сумісність системи з будь-якими спеціальними засобами захисту інформації, у тому числі сертифікованими, що дозволить узгодити її використання з уже діючих стандартів безпеки.