Електронний документообіг для SMB
За
даними DELPHI CONSULTING GROUP, тільки у США щодня з'являється більше 1 млрд.
сторінка документів, а в
архівах вже зберігається близько 1,3 трлн. різних документів. Об'єм
корпоративної текстової інформації подвоюється кожні три роки. Ці цифри
говорять про те, що для будь-якої організації питання оптимізації документообігу
мають ключове значення.
За
оцінками Siemens Business Services, до 80% свого робочого часу керівник
витрачає на роботу з інформацією, до 30% робочого часу співробітників йде на
створення, пошук, узгодження і відправлення документів, кожен внутрішній документ
копіюється в середньому до 20 раз і до 6% корпоративних документів безповоротно
втрачається. Очевидно, що ефективність роботи організації в цілому значною
мірою залежить від якості управління бізнес-процесами і документообігом.
Системи електронного документообігу (СЕД) давно стали вирішенням цієї проблеми
для великих комерційних організацій та органів державної влади, однак
середній та малий бізнес довгий час перебував «без нагляду» відповідних
виробників. Останнім часом ситуація почала змінюватися на краще.
Якщо раніше в автоматизації документообігу у нас були помічені лише великі
підприємства і державні структури, то сьогодні в цей процес все більше
втягуються середні компанії і навіть невеликі фірми. Сучасні СЕД вже дають
відчутний економічний ефект на підприємствах приблизно з 100 і більше
працівниками.
Варто
сказати, що приріст користувачів СЕД з числа підприємств малого бізнесу на
сьогоднішній день не перевищує 10%. Основний попит на системи електронного
документообігу зосереджений у Центральному федеральному окрузі. У Москві,
Московської області та інших регіонах Центрального округу сконцентровано
близько 50% ринку СЕД. Саме тут знаходиться переважна більшість
підприємств, що використовують системи електронного документообігу.
Ці
системи постійно розвиваються і часто серйозно відрізняються один від одного по
функціональними можливостями. Однак є кілька особливостей, які
притаманні більшості продуктів на цьому ринку.
Структура та компоненти СЕД
Завдання
документообігу не може бути представлена якоїсь ізольованою гілкою в загальному
бізнес-процесі (або діловому процесі) організації. Рух документів тісно
пов'язане з іншими завданнями, які розв'язуються інформаційною системою підприємства.
Крім того, завдання автоматизації документообігу лежить на стику традиційних
«Паперових» технологій роботи з документами і нових комп'ютерних технологій.
Система документообігу підприємства вбирає в себе безліч специфічних
організаційних, структурних та виробничих особливостей, фірмових
установок, корпоративних стандартів та вимог, визначених процедур
взаємодії між службами та виконавцями, залежить від технічної
оснащеності та ін
СЕД
може по-різному вибиратися, формуватися і будуватися в залежності від
вищезгаданих умов, розміру організації, характеру та специфіки її
діяльності, кваліфікації кадрів, фінансових можливостей, набору підсистем
(модулів), що мають різну функціональну та технологічну наповненість,
побудованих за допомогою різних програмних продуктів, створених одним або
кількома виробниками і т. п. Проте останнім часом все більше
кількість експертів погоджується, що неодмінними атрибутами комплексної
системи автоматизації документообігу повинні бути композиції з трехпрограммних
технологій, які вже досить давно пропонованих компаніями-розробниками:
1. WorkFlow;
2. DMS (Document Management System);
3.
Groupware.
Workflow
Ця
концепція була запропонована компанією Staffware близько 20 років тому. У ній весь
комплекс завдань автоматизації бізнесу розглядається як сукупність
бізнес-процесів. Інструменти, що надаються WorkFlow-системою, забезпечують
формування описів процесів, даних, а також містять засоби опису
електронних форм для обробки цих даних. Технологія WorkFlow забезпечує
чітке виконання процесу відповідно до його опису. Сервіси системи підтримують
реалізацію бізнес-процесів, формування і підготовку черг завдань
користувачів до обробки, автоматично забезпечують потрібну активність стадій
процесу, контроль своєчасності виконання етапів процесу і різні
способи реакції на виникаючі проблеми. Сучасна індустріальна
WorkFlow-система повинна бути достатньо гнучкою і включати в себе: інструменти
моделювання процесів, актуальних для компанії; засоби відстеження
стану процесів та отримання інформації про невідповідність іхтеченія,
накопичення статистики про відхилення. Таким чином, WorkFlow-система дозволяє
безперервно покращувати і реструктурувати бізнес-процеси компанії; вона містить
реальні інструменти для постійної оцінки, модифікації і поліпшення якості
бізнес-процесів, засоби маршрутизації документів та інших об'єктів,
інтеграції з іншими продуктами корпоративних інформаційних систем. Наявність
подібних інструментів дозволяє на практиці реалізувати концепцію безперервного
реінжинірингу бізнесу. Забезпечуючи практично миттєву передачу робіт між
учасниками бізнес-процесу і маючи режим нагадування необхідних дій
користувачам, система WorkFlow може істотно впливати на швидкість
реалізації бізнес-процесів, продуктивність і якість праці співробітників.
Продукт
Босс-Референт
ГранДок
Справа
Євфрат-Документообіг
CompanyMedia
LanDocs
Вартість сервера 50 ліцензій
17600
10200
12100
7200
21000
21050
Структура
користувачів СЕД за величиною підприємства
Document Management System
DMS-системи
з'явилися досить давно і спочатку забезпечували нескладні функції зберігання
файлів документів (або електронних архівів документів). Набір їх був приблизно
таким: зберігання і доступ до файлів; швидкий перегляд документів; розмежування
прав доступу; ведення протоколу доступу та контроль; відстеження історії
обробки документів; керування версіями.
З
часом вони стали приростати додатковими функціями, серед яких:
1.
Ведення картотеки документів і інструменти швидкої розробки електронних форм;
2.
Підтримка довідників з інформацією для заповнення карток;
3.
Опис процесу обробки документів (фіксованих маршрутів);
4.
Навігація і організація представлення облікової інформації про документи;
5.
Вільна маршрутизація документів і підтримка персональних черг
користувачів;
6.
Опис життєвого циклу обробки документа;
7.
Управління процесом маршрутизації і засоби моніторингу процесів.
Наявність
подібних засобів управління процесами контролю, руху та обробки
документів робить систему придатною для вирішення набагато ширшого кола
завдань, ніж лише ведення архіву документів. Саме функціональність
DMS-систем дозволяє додати в СЕД настільки необхідні функції обробки
слабкоструктурованих даних.
GroupWare
Дана
концепція зародилася десь на початку 90-х років минулого століття. Основний її
ідеєю було створення зручної середовища доступу до різнорідної інформації і
організація групової роботи з нею. Необхідно зазначити, що термін GroupWare
так і не отримав формального тлумачення. Як приклад можна назвати такі
різні системи, як Link Works і Lotus Notes. Свого часу до GroupWare відносили
і засоби організації дощок оголошень, і системи календарного планування, і
засоби взаємодії в реальному часі, організації телеконференцій і
групового простору для доступу до файлів документів і багато чого іншого. Однак
з появою таких продуктів, як Lotus Domino, Microsoft Exchange і Novell
GroupWise, межі даної технології визначилися досить чітко.
На
GroupWare-компонент покладають такі завдання:
1.
Створення баз даних режим загального доступу, в яких може зберігатися різнорідна
структурована і неструктурована (слабкоструктурованих) інформація;
2.
Уніфіковане клієнтське робоче місце, що забезпечує навігацію по всіх
додаткам, створеним в рамках системи;
3.
Вбудовані засоби розробки електронних форм, що забезпечують доступ до
інформації в базах даних системи;
4.
Засоби організації вистав (View), що дозволяють створювати різні
візуальні подання даних, що зберігаються в БД, в залежності від конкретних
потреб користувачів;
5.
Вбудовані можливості маршрутизації електронних форм, інтеграція з електронною
поштою та засобами групового планування;
6.
Широкі можливості управління гіперпосиланнями та їх використання в додатках.
Наявність
описаних функцій дозволило розробникам рішень створювати найрізноманітніші
додатки на базі систем класу GroupWare. Ці програми, як правило, мають
уніфікований інтерфейс і засоби навігації, базуються на загальному каталозі
користувачів і утворюють загальну середу взаємодії користувачів з
інформацією. Важливу роль у розвитку GroupWare-систем зіграла концепція
універсального поштової скриньки (Inbox), призначеного для отримання у вигляді
електронних форм різнорідної інформації (повідомлень електронної пошти, факсів,
запрошень, доручень, документів тощо), а також засоби управління
персональним розкладом. Таким чином, наявність в загальній інформаційному середовищі
організації комплексної системи автоматизації документообігу, яка об'єднує
функції Workflow, DMS і Groupware, дозволяє підвищити прозорість процесів,
оптимізувати структуру організації, якість прийняття рішень і гнучкість
управління, швидкість процесів формування і обробки документів, якість
послуг і продуктивність роботи персоналу та ін
Більшість
сучасних СЕД розраховані на застосування в умовах одночасного
функціонування паперового документообігу. Це трохи затримує розвиток
галузі, однак дозволяє організаціям впроваджувати такі системи поступово, не
порушуючи встановлений режим роботи. Оновлення також відбуваються «прозоро» за
рахунок сумісності різних версій. Важливою особливістю всіх СЕД є
відкритість: всі АР1-інтерфейси1 відкриті, що дозволяє додавати нові
функції, а також підлаштовувати роботу всієї системи під конкретні
бізнес-процеси. Це дуже важливо, оскільки кількість бізнес-процесів,
що підлягають автоматизації, дуже велика. При впровадженні СЕД в певну
організацію мова може йти фактично про двох виконавців: перша
надає платформу (Documentum, Oracle Workflow, MS Axapta), другий
(інтегратор) - розширює цю платформу відповідно до вимог замовника
і впроваджує її. Варто сказати, що з появою «коробкових» СЕД для малого
бізнесу ситуація серйозно змінюється: у SMB немає грошей для оплати послуг системних
інтеграторів, у зв'язку з цим доводиться жертвувати можливостями тонкої
налаштування ради уніфікації і низької ціни.
Співпадіння
елементом СЕД є наявність інтеграційних можливостей: рішення можуть
діяти «в зв'язці» з різними програмними додатками і технологіями
роботи з документами. У процесі руху документів немає необхідності
використовувати безпосередньо утиліти СЕД: необхідні функції з'являються в
стандартних додатках. Крім того, у деяких СЕД передбачені можливості
інтеграції з найбільш поширеними ERP-системами (SAP, Oracle), що дозволяє
систем електронного документообігу виступати як сполучна ланка
між елементами інформаційної системи організації.
Основні особливості та проблеми
Організація,
яка вирішила перейти на електронний документообіг, стикається з багатьма питаннями
і проблемами. Перша полягає в тому, що вибрати.
При
виборі СЕД необхідно звернути увагу на декілька важливих моментів:
1.
Надійність компанії-постачальника СЕД і пропоновані нею умови поставки,
впровадження і супроводу;
2.
Досвід компанії в розробці та впровадженні СЕД в аналогічних організаціях;
3.
Можливість доопрацювання СЕД під специфіку підприємства;
4.
Відповідність компанії-постачальника національним і міжнародним стандартам
якості (наприклад, ISO 9001).
Наступний
етап - впровадження системи - також передбачає рішення деяких проблем, від
яких залежить успіх проекту. Всі проблеми реалізації проектів можна розділити
на три основні блоки: організаційні, економічні та технічні. Перші
пов'язані з людським фактором-недостатньою мотивацією працівників до роботи з
новою системою, низьким рівнем їх технічних знань, іноді помилковим або
неповним визначенням клієнтом завдань при впровадженні рішення. Економічні
проблеми-це в першу чергу необхідність вкладення значних коштів при тому,
що економічний ефект для замовника не завжди і далеко не відразу помітний.
Серед технічних проблем можна відзначити необхідність створення якісної
інфраструктури, складність інтеграції з вже діючими системами. Важливо
пам'ятати, що СЕД-це не тільки і не стільки технічне рішення, скільки
організаційне. Тому при підготовці до впровадження електронного
документообігу на першому місці знаходяться організаційні питання. На цьому
етапі треба виконати принаймні три кроки: 1. Аналіз бізнес-процесів
організації, стан використовуваного устаткування і технологій;
2.
Розробка інформаційно-функціональної моделі підприємства, реінжиніринг
бізнес-процесів;
3.
Аналіз можливих конфігурацій апаратно-програмних засобів, необхідних для
впровадження СЕД.
Основні тенденції розвитку СЕД
Найбільш
помітними змінами в тенденціях розвитку СЕД можна назвати перехід від суто
«Канцелярських» або просто «архівних» СЕД до розширення функціональних
можливостей і створення комплексних систем автоматизації документообігу, до
інтеграції з іншими корпоративними додатками, в тому числі з ERP-системами.
У складі корпоративних комплексів все частіше з'являються досить добре розвинені
автоматизовані підсистеми, блоки, які вирішують завдання документообігу, що мають
функції електронного архіву, обміну і представлення інформації самих
різноманітних форматів і структур, у тому числі неструктурованих форматів:
аудіо-, відео-, документального та образотворчого ряду, інтернет-форматів і
пр. Ці підсистеми явно виходять за межі компетенції традиційних ERP-систем,
реалізовані і працюють на тих же платформах в єдиній інформаційній базі.
Інтеграція корпоративних систем - одна з найважливіших проблем сучасних великих
організацій. Через деякий час ця проблема прийде в SMB. На думку ЮС, в
епоху електронного бізнесу матимуть успіх тільки ті підприємства, які зможуть
найбільш ефективно управляти своєю корпоративною інформацією. Таким чином,
можливість інтеграції СЕД з іншими додатками критично важлива і її
важливість тільки зросте з часом. Чи зміняться також і способи інтеграції.
Якщо зараз основним інтеграційний шар-API-інтерфейс, то в майбутньому таким
шаром імовірно стануть Web-сервіси на основі XML (цю ідею ще з 2000 р.
підтримують Microsoft, Sun Microsystems, HP і Oracle, включаючи кошти і
компоненти Web-сервісів у свої Java-платформи). Це дозволить виключити
залежність підприємства від єдиного вендора. Тут же варто сказати про
подальшої уніфікації розробки СЕД-цим, зокрема, займається консорціум
Workflow Management Coalition, який розробляє низку відповідних стандартів.
Ключова умова успіху систем електронного документообігу-их
Web-орієнтованість. Воно продиктоване все збільшується, роллю
Web-технологій в житті організацій.
Обсяг
російського ринку систем електронного документообігу оцінюється в 140-150
млн. дол При цьому кількість компаній, що використовують електронний документообіг,
перевищило 11 тис., що становить менше 1% російських підприємств. Найбільш
Активний користувач СЕД в даний час-великий бізнес: його частка становить
близько 30%. Найбільший гравець-EMC Documentum - контролює близько 25% ринку в
грошовому вираженні. Разом з тим російські постачальники подібних систем займають
40% ринку.
Список літератури
IT
спец № 07 ЛИПЕНЬ 2007
