Можливості EXCEL дуже високі. Обробка тексту, управління базами даних-програма настільки потужна, що в багатьох випадках перевершує спеціалізрованние програми-редактори або програми баз даних. Таке різноманіття функцій може спочатку запитати, ніж змусити застосовувати на практиці. Але, в міру набуття досвіду починаєш гідно цінувати те, що меж можливостей EXCEL важко досягти.

 За 14-річну історію табличних розрахунків із застосуванням персональних комп'ютерів вимоги користувачів до подібних програм істотно змінилися. На початку основний акцент в таку програму, як, наприклад, VisiCalc, ставилося на рахункові функції. Сьогодні становище іншого. Поряд з інженерними та бухгалтерськими розрахунками організація і графічне зображення даних набувають все зростаюче значення. Крім того, різноманіття функцій, пропоноване такою розрахунковою і графічною програмою, не повинно ускладнювати роботу користувача. Програми для Windows створюють для цього ідеальні передумови.

Останнім часом багато хто перейшов на використання Windows як свою користувача середовища. Як наслідок, багато фірм, що створюють програмне забезпечення, почали пропонувати велику кількість програм під Windows.

Вікно EXCEL.

 Вікно Excel містить безліч різних елементів. Деякі з них властиві всім програмам у середовищі Windows, решта є тільки у вікні Excel. Вся робоча область вікна Excel зайнята чистим робочим аркушем (або таблицею), розділеним на окремі комірки. Стовпці озаглавлені літерами, рядки-цифрами.

 Як і в багатьох інших програмах у середовищі Windows, ви можете представити робочий аркуш у вигляді окремого вікна зі своїм власним заголовком-це вікно називається вікном робочої книги, тому що в такому вікні можна обробляти кілька робочих аркушів.

 На одній робочій сторінці у розпорядженні буде 256 стовпців і 16384 рядки. Строки пронумеровані від 1 до 16384, стовпці названі літерами і комбінаціями букв. Після 26 букв алфавіту колонки слідують комбінації літер від АА, АВ ит. д.

 У вікні Excel, як і в інших програмах під Windows, під заголовком вікна знаходиться рядок меню. Трохи нижче знаходяться панелі інструментів Стандартна і Форматування. Кнопки на панелі інструментів дозволяють швидко і легко викликати багато функцій Excel.

 Оформлення робочих аркушів.

Вибір шрифту.

 Змінити тип, розмір шрифту або виконання тексту можна виділивши відповідні поля і відкривши меню Формат. Вибравши команду Ячейки в меню Формат. Після цього на екрані з'явиться діалог у якому будуть вказані різні шрифти. Можна вибрати будь-який шрифт зі списку запропонованих. При виборі шрифту можна переглядати його зображення у вікні приклад. Для вибору типу шрифту, його розміру і стилю можна використовувати поля і кнопки, розташовані на панелі інструментів.

 Типи шрифтів.

 В даний час для оформлення таблиць і документів використовується велика кількість шрифтів. Один з найголовніших факторів, який необхідно брати до уваги-це розбірливість тексту, оформлення тим чи іншим шрифтом.

 Стилі.

 Поряд з вибором типу шрифту і його розміру можна вибрати стиль шрифту: курсив, напівжирний або з підкресленням. Використовують ці стилі тільки для виділення важливої інформації в тексті документів і таблиць.

Кольори та візерунки.

 В Excel можна виділити в таблиці деякі поля за допомогою кольору і візерунку тла, щоб привернути до них увагу. Це виділення треба використовувати обережно, щоб не перевантажити таблицю. Виберіть вкладку Вид у вікні Формат клітинок. Тут для виділених комірок можна вибрати колір зафарбовування за допомогою політри.

Форматування чисел.

Якщо потрібно, щоб записи перетворилися в зручний документ, слід провести форматування чисел в осередках. Найпростіше форматуються комірки, куди заносяться грошові суми. Для цього потрібно виділити форматіруемие осередки. Потім вибрати команду меню Формат-Осередки, а в діалозі, що з'явився-вкладку Число. Виберается в групі ліворуч рядок Грошовий. Справа з'явиться нескольковозможних варіантів форматів чисел. Формат числа визначається видом цифрового шаблону, який може бути двох видів.

Якщо в якості цифрового шаблону використовується нуль, то він збережеться скрізь, де його не замінить значуща цифра. Значок номери (він зображений у вигляді решітки) відсутній на місцях, де немає значущих цифр. Краще використовувати цифровий шаблон вигляді нуля для цифр, що стоять після дісятічной комою, а в інших випадках використовувати "грати". Якщо ви оперуєте числами, де більше двох розрядів росли комою і цифри в них не дорівнюють нулю, то відбувається округлення в більшу або меншу сторону. Точно так само Excel округлює дробові числа, які форматувати як цілі, тобто без розрядів після коми. Округлюються, однак, тільки числа, які виводяться на екран, у розрахунках використовуються точні значення. У полі Коди формату можна вибрати варіант завдання сум, які йдуть "у мінус": поряд із звичайним мінусом їх можна виводити червоним, що часто використовується під час оформлення бухгалтерської документації.

 Перевірка орфографії.

 У пакеті Excel є програма перевірки орфографії текстів, на що ходять у клітинках робочого листа, діаграмах або текстових полях. Щоб запустити її потрібно виділити комірки або текстові поля, в яких необхідно перевірити орфографію. Якщо потрібно перевірити весь текст, включаючи розташовані в ньому об'єкти, виберіть комірку починаючи з якої Excel повинен шукати помилки. Далі потрібно вибрати команду Сервіс - Орфографія. Потім Excel почне перевіряти орфографію в тексті.

Можна почати перевірку за допомогою клавіші F7. Якщо програма знайде помилку або не знайде перевіряється слова у словнику, на екрані з'явиться діалогове вікно Перевірка Орфографії.

 Оператори.

 Всі математичні функчіі описуються в програмах за допомогою спеціальних символів, названих операторами.

Перевичісленіе робочих аркушів.

 За умовчанням при введенні, редагуванні формул або при заповненні формулами комірок усі обчислення формул у робочому аркуші відбуваються автоматично. Однак при складних інтеграційних розрахунків це може зайняти тривалий час, тому можна скасувати автоматичне обчислення. Для цього потрібно вибрати команду меню Сервіс-Параметри, далі в інформації, що з'явилася вкладці Обчислення вибрати опцію Вручну й установити перемикач Перевичіслять перед збереженням. Після цього всі обчислення в робочому аркуші будуть відбуватися тільки після натискання клавіші Обчислити.

Функції Excel.

Функції покликані полегшити роботу при створенні й взаємодії з електронними таблицями. Найпростішим прикладом виконання розрахунків є операція додавання. Скористаємося цією операцією для демонстрації переваг функцій. Не використовуючи систему функцій, потрібно буде вводити в формулу адресу кожної комірки окремо, додаючи до них знак плюс або мінус. У результаті формула буде виглядати наступним чином:

 = B1 + B2 + B3 + C4 + C5 + D2

Помітно, що на написання такої формули затрачено багато часу, тому здається що простіше цю формулу былобы легше порахувати вручну. Щоб швидко і легко підрахувати суму в Excel, необхідно всього лише задіяти функцію суми, натиснувши кнопку з зображенням знака суми або з Майстра функцій, можна і вручну вдрукувати ім'я функції після знака рівності. Після імені функцій треба відкрити дужку, введіть адреси областей і закрийте дужку. У результаті формула буде виглядати наступним чином:

 = SUM (B1: B3; C4: C5; D2)

 Якщо порівняти запис формул, то видно, що двокрапкою тут позначається блок осередків. Комі розділяються оргументи функцій.

 Використання блоків комірок, або областей, як аргументів для функцій доцільно, поскільки воно, по перше, наочніше, а по друге, при такому записі програмі простіше враховувати зміни на робочому листі. Наприклад потрібно підрахувати суму чисел у комірках з А1 по А4. Це можна записати так:

= СУММ (А1; А2; А3; А4)

 Або те саме іншим способом:

= СУММ (А1: А4)

 Створення діаграм.

 Працювати з електронними таблицями саме по собі велике задоволення, але якщо б вдалося перетворити сухі стовпці чисел у наочні діаграми і графіки. Таку можливість дає Excel. В Excel є два різні способи збереження в пам'яті діагр, складених за вашими числовим даними: це, по-перше, "впроваджені" діаграми і, по-друге, "діаграмние сторінки". Вбудовані діаграми являють собою графіки, накладені на робочу сторінку і які зберігаються у цьому ж файлі; в діаграмних сторінках створюються нові графічні файли. Створити впроваджену діаграму найпростіше за допомогою Майстра діагр, що формує частину пакета Excel.

Панель інструментів діаграм.

 Діаграми можна створювати не тільки за допомогою Майстра діаграм. Також це можна робити і іншим способом-навіть більш швидко-за допомогою панелі інструментів Діаграма. Включити зображення цієї панелі на екрані модно за допомогою меню Вид-панелі інструментів.

Приклад: Введемо будь-які дані на основі яких можна побудувати діаграму. Виділяємо дані і натискаємо на панелі інструментів кнопку з зображенням стрілки, спрямованої вниз, щоб відкрити список типів діаграм. Вибравши тип діаграми і задав в робочому листі прямокутник необхідного розміру, запускаємо майстер діаграм.

 Якщо потрібно створити діаграму на окремому аркуші, то треба вибрати рядок Діаграма в полі Створити. Після короткого діалогу з Майстром діаграм буде створений окремий робочий лист.

Діаграми-торти.

 Зазвичай таким наочним поданням даних користуються, коли треба показати складові частки у відсотках від цілого. Створити її на екрані можна, також як і діаграму будь-якого іншого типу, за допомогою майстра діагр.

 Професійне офомленіе.

 Для оформлення документів Excel пропонує крім графіків та діаграм можливість створювати інші графческіе об'єкти, наприклад викреслювати на екрані, а потім роздруковувати прямокутники, еліпси, прямі і криві лінії, дуги та ін Можна також виконати малюнки з допомогою від ділових графічних об'єктів, що ніхто небудет підозрювати, що вони виконані за допомогою Excel, а не спеціально графічного редактора.

 Для створення малюнків призначені кнопки, розташовані на панелі інструментів Малювання. Включити зображення цієї панелі на екрані можна за допомогою кнопки яка знаходиться на панелі інструментів Стандартна.

 Обмін даними.

 У всіх програмах, написаних для операційної системи Windows, користувач може користуватися її буфером обміну (Clipboard), він представляє особливу область пам'яті, що являв операційної середовищем у розпорядження різних програм. Використовуючи буфер, можна, працюючи наприклад в Excel, перерватися і практично миттєво перейти в іншу програму, яку Windows тримає для вас на готове. Причому незалежно від поточної програми перехід здійснюється за допомогою однієї і тієї ж команди. Для цього потрібно виділити відповідні комірки. Занести дані в буфер, використовуючи для цього команду меню Правка-Копіювати, або комбінацію клавіш Ctrl + C. Тепер або сам Excel, або інша програма може вийняти дані з буфера за допомогою команди меню Правка-Вставити або однією з двох комбінацій клавіш: Shift + Insert або Ctrl + V.