Принципи вибору бухгалтерських програм

Корнюшин В.І.

Сучасний рівень розвитку комп'ютерної техніки зробив можливим обробку первинних документів, облікових даних, ведення рахунків, формування звітності за допомогою комп'ютера.

На російському ринку середня ціна персонального комп'ютера, за допомогою якого можна автоматизувати облік на малому підприємстві, становить 500-700 доларів США, що робить комп'ютеризацію бухгалтерського обліку доступною для більшості підприємств малого бізнесу.

Комп'ютеризація можлива для всіх рівнів обліку:

збору та реєстрації первинної інформації (облік готової продукції, сировини і матеріалів на складах, робочого часу і неявок співробітників);

ведення облікових регістрів господарських операцій;

організації обліку розрахунків підприємства, обліку витрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції (робіт, послуг);

розрахунку й печатки (перенесення на паперовий носій) звітних форм.

Комп'ютерні системи обліку дозволяють оперативно формувати інформацію з різних аспектів фінансового стану підприємства, необхідну керівництву для прийняття поточних рішень з управління підприємством.

До такої інформації, зокрема, належить:

стан розрахункового та валютного рахунку;

дебіторська і кредиторська заборгованість;

стан кредитних ліній і т.п.

Комплексна автоматизація бухгалтерського обліку, що забезпечує повну обробку всієї облікової інформації, первинний економічний аналіз за окремими показниками, ефективне планування майбутніх податкових виплат, підвищує інформаційні можливості підприємства.

Крім того, ведення бухгалтерського обліку за допомогою комп'ютерних систем надає Вам можливість заощадити один з найважливіших ресурсів - час, який Ви зможете використовувати для прийняття рішень, для більш поглибленого аналізу господарської діяльності свого підприємства, планування та прогнозування.

Вибір варіантів автоматизації обліку

Недостатньо придбати комп'ютер, щоб підняти техніку ведення обліку на підприємстві до сучасних стандартів. Щоб навчити Ваш комп'ютер вести бухгалтерський облік, необхідний спеціалізований програмний продукт.

Існує кілька шляхів його отримання:

Перший - Розробка власними силами.

Другий - Укладання договору з професійною організацією на розробку програмного продукту.

Третій - Копіювання готового програмного продукту в іншого користувача.

Четвертий - Придбання готового програмного продукту.

Перший варіант пов'язаний з необхідністю утримувати в штаті висококваліфікованих програмістів, що робить отриманий у результаті програмний продукт дуже дорогим.

Другий варіант має подібний недолік - більшу ціну, оскільки виконання одиничного замовлення пов'язано з високою собівартістю продукту для спеціалізованої комп'ютерної фірми (вони зазвичай випускають тиражовані програмні продукти). Крім того, при цьому варіанті навряд чи вдасться знайти серйозну фірму-виконавця (великі підприємства цієї галузі просто не візьмуться за таке замовлення), а дрібні фірми не в змозі забезпечити належну гнучкість програмного продукту і його подальший супровід.

Третій варіант крім порушення авторських прав фірми-виробника програмного продукту обмежений тим, що в цьому випадку Ви будете позбавлені технічної підтримки з боку розробника, яка надається виключно для офіційних користувачам.

Тому з точки зору економії коштів і часу, а також ефективності використання програмного продукту найбільш прийнятним виявляється четвертий варіант -- придбання програми автоматизації бухгалтерського обліку у розробника або дилера, що забезпечує необхідний сервіс і оновлення програми у міру створення нових її версій.

Як вибирати програму?

Ваш вибір з безлічі програмних продуктів, пропонованих сьогодні на російському ринку, повинен бути обумовлений тими цілями, які Ви ставите перед собою, автоматизуючи облік.

Якщо на Вашому підприємстві керівник і головний бухгалтер представлені в одній особі і Вам важлива не всебічна автоматизація обліку і гнучкість програмних засобів, а питання простого дотримання формальної звітності перед податковими органами, банком і т.д., то Вам потрібен відносно простий і недорогий програмний продукт.

Цей продукт повинен допомагати Вам у вирішенні формальних питань без перевантаження додатковими функціями і можливостями, які Вам не потрібні.

Необхідна Вам програма повинна мати готову настройку і жорстку схему роботи, тобто НЕ вимагати додаткової настройки з боку користувача. Продавець програми повинен забезпечити оновлення по мірі змін у законодавстві та правилах бухгалтерського обліку.

Якщо ж Ви хочете автоматизувати облік як можна повніше і скористатися всіма перевагами такої автоматизації, то Вам потрібен програмний продукт, який може бути адаптований до специфіки діяльності, індивідуальним особливостям Вашого підприємства.

Такий продукт повинен мати налаштування не тільки на план рахунків, що використовується Вашим підприємством, його облікову політику і автоматичне формування бухгалтерських проведень, а й на структуру бухгалтерії з виділенням необхідних ділянок і операцій на них.

Нерідко компанії при виборі бухгалтерської програми керуються принципом: «В одній фірмі стоїть така-то програма - вони задоволені ... у нас буде така ж ». Часто такі міркування виявляються неправильними. Кожна компанія має свої, характерні тільки для неї особливості ведення обліку. Тому, щоб максимально виграти від введення нової програми, фірма повинна переконатися, що їй не доведеться підлаштовуватися під програму - вона буде повністю відповідати її запитам. Особливо це стає актуальним для середніх і великих підприємств.

Порівняльний аналіз БІС на прикладі програм «1С» і «БухСофт»

Незважаючи на загальну мету, відмінностей у програмах чимало:

1С - Це не тільки програми, а й середовище розробки (програмування) з великими можливостями в частині настройки і доопрацювання програм самими користувачами (як правило, програмістами 1C). Можливості 1С значно ширше, є рішення, адаптовані до різних сфер бізнесу.

«БухСофт» - Це готова до використання бухгалтерська програма. Нові можливості, настройки і доопрацювання в ній також можливі, але здійснюються вони тільки розробником.

За суті, це головне принципова відмінність між програмами. Однак на підставі цього відмінності не можна стверджувати, що одна програма краща, інша гірше. Просто в одній ситуації одним користувачам краще використовувати програми «1C» в інших випадках більше підійде «БухСофт».

Коротко цю ситуацію можна описати так. Якщо Вам необхідно передбачити ІНДИВІДУАЛЬНІ особливості Вашого обліку, то Вам більше підійдуть програми «1С». Але на цю індивідуальність доведеться добряче витратитися. Якщо Ваш облік є типовим, то аргументів на користь програм «БухСофт» знайдеться більше.

Таким чином, конкуренція програм «1C» і «Бухсофт» є тільки в тій ніші ринку, в якій присутні базові (типові) конфігурації програм «1C». У іншому ж - це принципово різні цінові категорії. Це треба враховувати при подальшому порівнянні програм.

Для ознайомлення з програмами серії «1C» можна лише завантажити 1C-ДЕМОРОЛІКИ на сайті розробника програми або викликати демонстрацію в офіс. При цьому повноцінно працюють програми з сімейства 1С завантажити у відкритих джерелах не можна. Таким чином, не надається можливість попрацювати з програмою самостійно і оцінити її функції і зручність. Користувач спочатку придбає програми, потім починає оцінювати її можливості і порівнювати з іншими програмами.

Протилежний підхід у програм «Бухсофт». Вони є умовно безкоштовними. Тобто у Вас є можливість вивчити всі можливості програми на реальних даних Вашої бухгалтерії безкоштовно. Всі введені дані будуть збережені після придбання програми. Основне гасло програм «Бухсофт» - Скачай і працюй!

Всі первинні документи і бухгалтерські звіти в програмах БухСофт надані БЕЗКОШТОВНО!

Установка 1С та БухСофт, оновлення програм. Програми 1С поширюються через мережу партнерських організацій, що входять в мережу «1С: Франчайзинг». Оновлені версії програм і звітності користувачі ліцензійних копій «1С» можуть отримати або безпосередньо у фірмі «1С», або у її партнерів по пред'явленні реєстраційної анкети.

Оновлення конфігурації «1С» і оновлення програм «БухСофт»:

1С. Установка та оновлення конфігурації 1С можуть бути виконані шляхом запуску інсталяційного файлу. Оновлення конфігурації рекомендується робити з залученням фахівця для збереження всіх настройок програми і коректного збереження всіх введених даних. Часто, при зміні вимог законодавства і при великій кількості відмінностей від типової конфігурації 1С дана задача стає дуже витратною і проблематичною.

БухСофт. Установка програми здійснюється шляхом запуску інсталяційного файла, який скачується з сайту. Оновлення програми здійснюється шляхом запуску інсталяційного файлу з останньою версією програми. Оновлення програми проводиться шляхом установки нової версії програми «поверх» старої. Тобто навіть для користувача-установка і оновлення програми не складуть праці. Ніяких додаткових настройок при цьому проводити не потрібно. Розробник гарантує автоматичну наступність всіх версій програми.

Захист програм: 1С-ключ або файл реєстрації.

1С. У програмі застосовується 1С-ключ апаратного захисту (HASP), що робить програму менш мобільною, тобто ускладнює її використання на різних комп'ютерах.

БухСофт. Завдяки використанню електронного файлу реєстрації немає ніяких обмежень у роботі з базою даних на різних комп'ютерах. Та й процес реєстрації елементарен і здійснюється через інтернет.

Настройки в роботі з 1С та початок роботи в БухСофте.

1С. Установки в роботі з програмами 1С дозволяють врахувати особливості практично будь-якої діяльності, тому настроювання програми досить складна й тривала. Необхідно налаштувати облік в 1С, а саме: ставки податків, облікову політику, відомості про відповідальних осіб та багато іншого. Тобто 1С - це конструктор, мова програмування, що дозволяє за допомогою програміста передбачити безліч додаткових можливостей в програмі. Однак ця особливість програм має і негативні сторони - висока вартість розробки і обслуговування (на умовах індивідуального замовлення) і проблеми при подальших оновлення конфігурацій.

БухСофт. Програма практично не має потреби в настройках. Всі налаштування передбачені самим розробником в суворій відповідності до чинного законодавства. Все, що необхідно зробити користувачеві для початку роботи - це ввести дані про свою облікову політику. Заодно є можливість роздрукувати цю облікову політику для цілей бухгалтерського обліку та податкового обліку. При зміні законодавства розробник передбачає їх в нових версіях програми.

Освоєння програмного продукту.

1С програма досить складна в освоєнні. Про це говорить і опис 1С, яке дається разом з програмою і становить кілька досить важких книг. Вона не підходить для початківця користувача, для ефективної роботи бажані консультації фахівців або відвідування спеціалізіруемих курсів.

БухСофт. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, мінімум налаштувань користувача дозволяють відразу приступити до роботи з програмою і освоєння не викликає проблем навіть у починаючих користувачів.

Кінцева ціна програмного продукту.

1С: Підприємство 7.7 ПРОФ Комплексна поставка, яка складається з конфігурацій: 1С: Бухгалтерія, 1С: Торгівля + Склад, 1С: Зарплата + Кадри, коштує 480 доларів. У програмі не передбачено обмежень щодо кількості операцій і співробітників, але не варто забувати про те, що для обслуговування цієї програми необхідна робота фахівця, яка вимагатиме додаткових витрат. Вартість інформаційно-технологічного супроводу становить від 25 доларів на місяць.

Цінова політика фірми «Бухсофт» передбачає градацію цін на програми в залежно від об'єктивних факторів діяльності, таких як кількість співробітників, обсяг діяльності (кількість операцій в обліку покупок або продажів і тощо). Відповідно ціна програми для невеликої фірми з невеликим обігом та не дуже великим штатом буде дорівнювати 250 доларів за перший рік і 125 доларів при оновленні на наступні роки.

Мережева робота 1С і програм БухСофт.

Програми «1С» випускаються в мережевих і локальних варіантах. Вартість мережевої версії становить 1500 доларів і обслуговування цих версій обходиться набагато дорожче.

В програмах серії «БухСофт» є можливість мережевої роботи, причому мережева версія програми коштує стільки ж, скільки й локальна.

Сервіс та обслуговування користувачів 1С та БухСофт.

1С. Підтримка користувачів здійснюється фірмами-франчайзингу та по гарячій лінії. У зв'язку з великою кількістю фірм і великий диверсифікацією продуктів відгуки на побажання користувачів недостатньо оперативні. Можна також звернутися на 1С форум, там можна отримати відповідь від користувачів, а не від розробників.

БухСофт. Всі проблеми користувачів вирішує безпосередньо сам розробник, для оперативного вирішення питань у користувачів є можливість ставити свої питання через форум розробників, електронною поштою, а так само по багатоканальним телефоном. Обслуговування здійснюється безкоштовно.

Резюме: «1С» в якості програми бухгалтерського обліку має сенс вибирати великої організації, «БухСофт» - ідеальне рішення для малого бізнесу.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.e-college.ru/