Ведення бухгалтерського обліку на основі ВІС «Бухсофт»

Корнюшин В.І.

Група програм «БухСофт» зараз представлена програмами:

БухСофт: Підприємство 2008;

БухСофт: Усно 2008;

БухСофт: ПБОЮЛ 2008;

БухСофт: Зарплата 2008.

Програма «БухСофт: Підприємство» призначена для комплексної автоматизації бухгалтерського, податкового, управлінського, кадрового, складського та оперативного обліку на підприємстві в повній відповідності з вимогами бухгалтерського, податкового та трудового законодавства.

Функції та можливості

Автоматизація обліку основних засобів. Облік основних засобів здійснюється в окремому багаторівневому деревоподібному довіднику, що дозволяє забезпечити гнучку і наочну роботу з ним. Облік основних засобів передбачає параметри, необхідні для ведення як бухгалтерського, так і податкового обліку. Дані параметри основного засобу повністю відповідають первинним документам та податковим регістрів. На основі введеної інформації здійснюється розрахунок амортизації як для бухгалтерського, так і для податкового обліку.

Автоматизація обліку нематеріальних активів. Аналогічно обліку основних засобів облік нематеріальних активів враховує окремо як вимоги бухгалтерського, так і податкового обліку до даного виду амортизується майна. Параметри нематеріальних активів, які пропонується ввести в програмі, повністю відповідають даним відповідних первинних документів та податкових регістрів. На основі введених даних здійснюється розрахунок амортизації як для бухгалтерського, так і для податкового обліку.

Автоматизація обліку амортизації майна підприємства. Розрахунок амортизаційних відрахувань здійснюється щомісячно в автоматичному режимі за даними довідників основних засобів і нематеріальних активів. Програма формує докладний звіт про порядок розрахунку суми місячної амортизації по кожному виду амортизується майна. За даними амортизації для цілей бухгалтерського обліку формуються проводки в журнал господарських операцій. За даними амортизації для цілей податкового обліку формуються операції в податковий облік.

Автоматизація обліку матеріально-виробничих запасів підприємства. Матеріально-виробничі запаси складаються з довідника матеріалів, товарів і продукції. Довідники побудовані у вигляді деревоподібній структури. У програмі враховується широкий спектр різних даних і характеристик матеріалів, товарів і продукції. Передбачається можливість обліку товарів за ставкою ПДВ 18%, 20%, 10%, 0% і по товарах, не оподатковуваним ПДВ. При необхідності список необхідних параметрів і характеристик може бути збільшений.

Автоматизація обліку покупок і продажів. В обліку продажів і покупок автоматично заповнюються і виводяться на друк книги продажу і покупок, а також журнал виставлених і отриманих рахунків-фактур. В обліку продажів передбачено також автоматичне формування і вивід на друк таких документів до даної операції: рахунки, рахунки-фактури, прибуткового касового ордера, накладних, декілька видів типових договорів і актів. Однією з переваг програми в частині обліку продажів і покупок є автоматичне ведення обліку за розрахунками з дебіторами та кредиторами і автоматичне формування проводок за даними відвантаження, оприбуткування та оплат.

Автоматизація складського обліку підприємства. Програма дозволяє здійснювати многоскладской облік з контролем за переміщеннями товарів з одного складу в інший або в магазини і т.д. Складкою облік безпосередньо пов'язаний з операціями по обліку продажів і покупок. При здійсненні покупок опріходуемие товари можуть бути оформлені на відповідний склад (склади), при реалізації товарів можлива вибірка товару з різних складів. Складський облік дозволяє сформувати залишки на складах на будь-яку встановлену дату і вивести на друк такі документи, як прибуткові накладні, видаткові накладні, картка руху товару по складах, оборотна відомість і оборотно-сальдова відомість за заданий період.

Комплексна автоматизація кадрового обліку та розрахунку зарплати. Функція Зарплата, Табель, Кадри дозволяє здійснювати комплексний облік кадрового складу з виводом на друк автоматично заповнюються відповідних документів (штатний розклад, трудовий договір, накази, особовий рахунок і т.д.). Програма дозволяє з високим ступенем автоматизації вести табельний облік використання робочого часу. Розрахунок заробітної плати враховує всі особливості розрахунків по оплаті праці з автоматичним розрахунком ПДФО і ЕСН, формуванням всіх необхідних документів, як первинних, так і звітних.

Автоматизація обліку грошових коштів. Облік грошових коштів здійснюється через програмні форми Банку та Каси. У дані форми потрапляє вся необхідна інформація з операціях з Обліку продажів і покупок і з Журналу господарських операцій. Облік коштів у банку дозволяє швидко і легко формувати платіжні доручення, в тому числі з урахуванням вимог кодування призначення платежів з податків та зборів. Враховано безліч інших корисних можливостей.

Основне виробництво (Допоміжне виробництво). Облік витрат на основне (допоміжне) виробництво продукції або послуг здійснюється окремо за кожному виду продукції, що виробляється через форму Виробництво. Програма дозволяє оформити списання матеріалу зі складу або придбаних послуг у основне (допоміжне) виробництво і врахувати інші види витрат. Дані про виробничих витратах надходять в податковий облік. У розділі «Випуск продукції »програма відображає операції, пов'язані з кількістю і ціною випущеної продукції або послуг. Розділ «Незавершене виробництво» відображається обсяг виробничих витрат на користь конкретної продукції, її випуск та обсяг незавершеного виробництва по кожному найменуванню.

Журнал операцій. Журнал господарських операцій відображає всі проведення, сформовані з окремих операцій. При необхідності існує можливість введення будь-яких проведень, які не знайшли відображення в окремих операціях. З форми Журналу операцій пропонуються на друк будь-які види звітів за синтетичними рахунками і аналітичним найменувань за будь-який період. До даних документів зокрема відносяться такі регістри бухгалтерського обліку, як: Головна книга, Оборотно-сальдова відомість, картка рахунку, Журнал-ордер, аналітичні звіти і т.д.

Комплексна автоматизація податкового обліку. Форма податкового обліку являє собою список операцій з придбання та вибуття майна, приходу і витраті грошових засобів та інших операцій, що впливають на базу оподаткування з податку на прибуток відповідно до глави 25 НК РФ. За даними податкового обліку виводяться на друк автоматично заповнені регістри податкового обліку з урахуванням рекомендацій МНС РФ. Операції з податкового обліку формуються на основі даних первинних операцій програми і на основі даних бухгалтерського обліку. При необхідності форму податкового обліку дозволяє відкоригувати операції або додати нові операції. На основі даних податкового обліку автоматично формується Декларація з податку на прибуток.

Звітність. Програма БухСофт забезпечує не тільки комплексну автоматизацію обліку підприємства, але і формує всю необхідну звітність. Бухгалтерська та податкова звітність складається з відповідних затверджених форм і передбачає їх автоматичне заповнення за даними програми за встановлений період.

Організація бухгалтерського обліку в програмі «БухСофт: Підприємство »

Почати роботу в програмі рекомендується з заповнення довідників «Відомості про організації »та« Облікова політика », а також настроювання плану рахунків. За даними довідників здійснюється настройка організації бухгалтерського обліку, структура бухгалтерії, закладаються вихідні дані для автоматичного формування проводок і заповнення звітності.

При роботі в програмі операції, для яких передбачені спеціальні функції ( «Облік покупок» і «Облік продажів», «Виробництво», «Зарплата і кадри», «Облік грошових коштів ») рекомендується вводити через цих функції. Це забезпечує коректне формування бухгалтерських документів і звітних форм. Проводки з цих функцій автоматично потрапляють до «Журналу операцій», також у «Журналі операцій »можна вводити проводки, не передбачені в окремих функціях. За бажанням користувача допускається можливість введення всіх операцій через «Журнал операцій », але при цьому не всі можливості програми будуть реалізовані.

Відомості про організацію. У довідник заносяться відомості, необхідні для заповнення форм документів і звітів для роботи програми, а також дані, необхідні для роботи відповідно до обраної облікової політики організації.

В закладці «Організація» - вказуються базові дані про організації, такі як повне і коротке найменування, ИНН, КПП, юридична адреса, ОГРН, які будуть відображатися в усіх звітних та бухгалтерських формах, і вибраний варіант облікової політики для цілей оподаткування з податку на додану вартість і податку на прибуток.

Якщо Ви змінили варіант облікової політики після того, як завели дані, необхідно зробити перерахунок підсумків для коректного формування проводок і звітів.

В закладці «Для звітів» зазначаються дані, необхідні для формування бухгалтерської і податкової звітності (коди, реєстраційні номери, ПІБ керівника, головного бухгалтера і виконавця, відомості про податковому органі і реєстрації), а також здійснюється настройка періоду, за який ці звіти будуть сформовані, і дати складання звітів.

Перед заповненням закладку «Для звітів" необхідно в довідник «Посади» ввести посади керівника організації і виконавця. Довідник «Посади» знаходиться в розділі Довідники.

У закладці «Реквізити» вказуються банківські реквізити організації. У програмі передбачена можливість ввести інформацію про декілька банківських рахунках. Дані з цієї закладки використовуються при формування платіжних доручень та інших бухгалтерських документів, а також у заповненні звітів «Відомості про рублевих рахунках» і «Відомості про рахунки в іноземній валюті ».

В закладці «Дивіденди» заносяться дані про що належать до розподілу між співробітниками і засновниками суми дивідендів. Інформація використовується при автоматичному розрахунку податку на доходи фізичних осіб і ЕСН.

В закладці «Інше» зазначаються дані, необхідні для формування звітів у електронному вигляді. Щоб була можливість вивантажити дані в електронному вигляді, необхідно заповнити всі поля в цій закладці.

Облікова політика. Представлена в програмі форма облікової політики дозволяє сформувати Наказ про затвердження облікової політики, Положення про облікову політиці для цілей організації бухгалтерського обліку, Положення про облікову політиці для цілей податкового обліку та додатки до них.

Для введення інформації по облікову політику виберіть у меню «Обліковий політику».

Форма Облікової політики складається з семи закладок.

Закладка «Загальна» містить інформацію необхідну для формування облікової політики в частини способів організації бухгалтерського обліку. Для заповнення цієї закладки стало можливим, необхідно внести дані в довідники. Для цього потрібно вибрати в меню «Довідники» пункт «Відомості про організацію», «Кадри» та «Види діяльності ».

В довіднику «Кадри» в обов'язковому порядку повинні бути заповнені ПІБ і посаду осіб, що мають відношення до організації бухгалтерського обліку та податкового обліку на підприємстві (в тому числі мають право підпису кадрових, складських, банківських, касових та інших первинних документів, що беруть участь в організації інвентаризації на підприємстві).

При заповненні в облікову політику пункту «Види діяльності, що підлягають роздільного обліку »викликається довідник« Види діяльності », в ньому галочками необхідно вибрати види діяльності, які здійснює організації. Якщо які-небудь види діяльності в довідник не ввійшли, виберіть потрібний розділ (Торгівля, Виробництво або Послуги) і додайте їх.

Структура бухгалтерії. При виборі в пункті «Організація бухгалтерського обліку» варіанту, відмінного від першого «Бухгалтерська служба», наступний пункт «Структура бухгалтерії »буде погашений. Заповнення пункту «Структура бухгалтерії» необхідно для формування додатків при наявності розгалуженої структури бухгалтерії.

Закладки «Майно», «Резерви», «Інше» пов'язані з формуванням облікової політики для цілей організації бухгалтерського обліку.

Закладка «Майно» передбачена для вибору методики оцінки та списання майна, в т.ч. основних засобів, нематеріальних активів, сировини і матеріалів, готової продукції і т.д.

Закладка «Резерви» передбачена для вибору облікової політики щодо практики формування резервів. Якщо вибрати пункт «Створення резервів майбутніх витрат », то необхідно вибрати вид створюваних резервів, їх передбачуваний обсяг і періодичність відрахувань коштів у резерви.

Закладка «Інше» дозволяє сформувати інформацію про методику обліку витрат майбутніх періодів, курсових різницях, операції з цінними паперами та векселями, порядок обліку виручки від продукції з тривалим циклом, передбачає можливість вибору облікової політики щодо дебіторської та кредиторської заборгованості.

З формуванням облікової політики для цілей податкового обліку пов'язані закладку «ПДВ», «Прібиль1» і «Прибуток 2». Для їх заповнення повинні бути заповнені Довідники основних засобів, нематеріальних активів, Кадри, Види діяльності.

Закладка «ПДВ» - дозволяє сформувати облікову політику щодо податку на додану вартість. В обов'язковому порядку повинні бути заповнені пункти «Момент визначення податкової бази», «Термін подання податкової декларації »,« Перелік осіб, які мають право підпису на рахунках-фактурах ».

Закладки «Прибуток 1» і «Прибуток 2» дозволяють сформувати облікову політику щодо податку на прибуток.

Для заповнення пунктів «Застосування спеціальних коефіцієнтів», «амортизації не нараховувати за видами майна »,« Знижені норми амортизаційних відрахувань »в обов'язковому порядку повинні бути заповнені довідники Основних засобів і Нематеріальних активів. За цими пунктами при натисканні кнопки праворуч викликається форма, в яку може бути доданий або видалений об'єкт ОС. Одночасно пропонується вибрати підставу, за яким до цього об'єкта застосовані особливі умови амортизації.

В тих випадках, коли пункт облікової політики не є загальнообов'язковим, передбачений варіант «не вибрано». При виборі цього варіанту розділ в облікову політику не потрапить. В іншому випадку буде проставлений варіант, передбачений за замовчуванням.

Якщо в довідниках не вибрані необхідні для заповнення облікової політики відомості, дані пункти облікової політики також не будуть сформовані. Виключення складає пункт «Посадові особи, які мають право підпису первинних документів» - За замовчуванням будуть обрані ПІБ керівника та головного бухгалтера з Відомостей про організацію.

Для перегляду і редагування друкованої форми Облікового політики виберіть кнопку «Друк».

Окремо при виведенні на друк формуються програми.

Додаток 1. План рахунків організації. Заповнення додатка залежить від того, який варіант плану рахунків обраний у закладці Загальне. Якщо вибрати варіант «Типовий план рахунків », то у вигляді додатка буде оформлений план рахунків, запропонований по замовчуванням для програм «Бухсофт», розроблений на основі Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності та Інструкції щодо його застосування, затверджений наказом МФ № 34н від 31.10.2000 р. Якщо вибраний варіант «Робочий план рахунків», то необхідно коригувати запропонований за умовчанням план рахунків відповідно до потреб організації. Для цього в меню «Довідники» вибрати пункт «План рахунків» і змінити у верхньому правому куті кнопку «Всі» на «Використовувані», після чого галочки залишити тільки у тих рахунків, які використовуються.

Приложении 2. Графік документообігу. У запропонований графік документообігу включені найбільш використовувані типові документи. При необхідності його можна коригувати вручну. За замовчуванням для розділів «Операції з основними засобами »та« Операції з нематеріальними активами »у ст. 6 прописується ПІБ гол. бухгалтера в ст.9 ПІБ виконавця (Відомості про організацію, Закладка «Для звітів »). Для інших розділів ПІБ беруться з Облікової політики (Закладка «Загальна», пункт «Право підпису первинних документів»). Для розділу «Облік покупок - Продаж - з Закладки ПДВ », пункт« Перелік осіб з правом підпису на рахунках -- фактурах ».

Додаток 3. Терміни зберігання бухгалтерських та податкових документів, що утворюються в діяльності підприємства. Розроблено відповідно до «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організації, із зазначенням строків зберігання ", затвердженого Федеральної архівної служби Росії 6 жовтня 2000 р. і є єдиним для підприємств всіх організаційно-правових форм діяльності. При необхідності його можна коригувати вручну.

Програми А1-А3. Посадові інструкції головного бухгалтера, бухгалтера, бухгалтера-ревізора.

Формування Програми А необхідно тільки в тому випадку, якщо в закладці «Загальне» в пункті «Організація бухгалтерського обліку» обраний перший варіант «Бухгалтерською службою ». У цьому випадку буде активним наступний пункт «Структура бухгалтерії», в якому необхідно прописати ієрархію бухгалтерської служби (порядок підпорядкування та заміщення працівників).

Налаштування плану рахунків. План рахунків, запропонований за умовчанням для програм «Бухсофт», розроблений на основі Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності та Інструкції щодо його застосування, затвердженого наказом Мінфіну РФ № 34н від 31.10.2000 р.

Для перегляду і коректування поточної налаштування Плану рахунків виберіть у меню «План рахунків ».

Основні рахунку бухгалтерського обліку виділені жирним шрифтом. Назва субрахунка виконано звичайним шрифтом.

До наявного списку рахунків (субрахунків) можна додати нові рахунки (субрахунки), що використовуються в організації (використовуючи кнопку «Додати»). Видалити або змінити вже наявні рахунку або субрахунку не можна в наступних випадках:

а) рахунок або субрахунок входить в базовий План рахунків;

б) з введеним користувачем рахунком (субрахунком) є проводки в Журналі операцій.

При додаванні нового рахунку (субрахунку) необхідно заповнити поля під таблицею. За замовчуванням програма проставляє той номер рахунку, на якому стоїть курсор у таблиці.

Відмітка «Аналітичний облік по групі» означає, що за цим рахунком ведеться аналітичний облік. У таблиці ця позначка відображена літерою «А» у стовпці «А» (аналітика). Якщо аналітика не ведеться, то позначку можна прибрати (стовпчик «А» буде порожній). У цьому випадку при заповненні «Журналу операцій» програма не пропонуватиме заповнити відомості аналітичного обліку. Якщо в програмі передбачено, що за цим рахунком аналітика не ведеться, то замість фрази «Аналітичний облік по групі» з'явиться фраза «Аналітичний облік не використовується ». У цьому випадку відмітку поставити не вдасться.

Відмітка «Використовувати в робочому плані рахунків» означає, що при роботі в програмі для вибору необхідного рахунку буде відкриватися план рахунків, в якому будуть показані тільки використовуються рахунки (у яких ця позначка стоїть). Якщо який-небудь рахунок не використовується на підприємстві, то позначку «Використовувати в робочому плані рахунків »можна прибрати. У таблиці ця позначка представлена у вигляді «Галочки» у стовпці «!»

Для перегляду рахунків, які використовуються в робочому плані рахунків, необхідно натиснути на кнопку «Всі» (верхній правий кут форми), яка в натиснутому стані буде називатися «Використовувані». У режимі перегляду тільки використовуваних рахунків команда «Додати» недоступна.

В План рахунків передбачена функція пошуку необхідного рахунку за номером, яка здійснюється в такий спосіб: при відкритій формі «План рахунків» потрібно просто набрати на клавіатурі номер шуканого рахунку. У цьому разі у верхньому лівому куті Пошукова з'явиться напис, а курсор підсвітить потрібний рахунок. Для пошуку субрахунка необхідно набрати номер основного рахунку і через точку («.») ввести номер субрахунки.

Робота з довідниками. Облік основних засобів, нематеріальних активів, товарів, продукції (послуг), матеріальних витрат і контрагентів здійснюється в багаторівневих деревовидних довідниках.

Для введення інформації натисніть кнопку «Додати».

В лівій частині довідника відображаються групи і окремі найменування.

При натисканні на кнопку «Додати» програма пропонує вибрати, що саме буде добавлено - окреме найменування або папка.

Якщо в довіднику присутні папки, то в нижній частині активується кнопка «Вкласти». За допомогою цієї кнопки можна додавати позиції в групу, створюючи тим самим багаторівневу структуру довідника. Таким чином, структура довідників дозволяє групувати найменування (позиції) по різних параметрами.

Для перенесення позиції (окремого найменування) в папку можна скористатися правою кнопкою миші: підсвітити необхідне найменування в лівій частині довідника, натисніть правою кнопкою миші, у випадаючому меню, що з'явилося, виберіть функцію «Вибрати елемент». Після цього підсвітити групу, до якої Ви хочете перемістити вибраний елемент, натисніть знову праву кнопку миші і виберіть функцію «Вкласти всередину».

Для введення однотипних записів натисніть праву кнопку миші і в що з'явилося, що випадає меню виберіть функцію "Створити копію». У довіднику з'явиться нове найменування з тими ж даними, як і копійовані найменування. Після цього можна відредагувати необхідні що відрізняються параметри. Цю функцію зручно використовувати, якщо, наприклад, здобувається кілька основних засобів одного найменування та іншими подібними параметрами, з відзнакою тільки в інвентарних номерах.

Якщо окреме найменування (позиція) задіяно в будь-якій операції, воно недоступно для видалення.

В як сервісної функції пропонується зручний пошук по довідниках. При натисканні на кнопку «Пошук» відкривається форма, в якій пропонується ввести шукане найменування.

Після натискання кнопки «Пошук» у нижній частині відображаються всі наявні схожі найменування. З запропонованого списку можна вибрати потрібну позицію і курсор підсвітить вбрання найменування безпосередньо в довіднику.

В правій частині довідників - інформація, необхідна для обліку. Для групи, що містить вкладення, доступно для редагування тільки полі «Найменування».

Порядок розташування позицій (найменувань) всередині папки можна змінити. Позиції можна відсортувати за алфавітом або «за пріоритетом». При перемиканні на сортування «За пріоритетом» з'являється маленьке вікно, в якому можна поміняти цифру пріоритету.

При сортування «за пріоритетом» позиції будуть розташовуватися в послідовності, яка задана за допомогою присвоєння пріоритету (1, 2, 3 ...).

За замовчуванням кожному знову заведеним найменуванню присвоюється найменший пріоритет. При перенесенні найменування в іншу папку пріоритет зберігається колишній. Пріоритет у папки, або у найменування, яке не вкладено в папку, змінити не можна.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.e-college.ru/