Управління та бухгалтерський облік. Документація і термінологія

Корнюшин В.І.

Бухгалтерію іноді називають ядром обліку, проте слід розуміти, що вона є лише частиною обліку, а саме тією частиною, яка займається фінансовими аспектами діяльності підприємства.

Наведемо кілька прикладів.

Всі питання, пов'язані з наймом персоналу і узгодженням умов його роботи, відносяться до управління підприємством, а не до бухгалтерії.

Вся інформація про ціни на рекламні оголошення в газетах і журналах, з якими співпрацює підприємство, не повинна знаходитися в бухгалтерії, а з нею повинен працювати, наприклад, рекламний відділ.

Всі дані, що відносяться до запасу товарів, цікавлять бухгалтерію тільки з точки зору ціни. Кількість і місце складування є важливими даними для оперативної роботи (якщо дзвонить клієнт і ми повинні негайно відповісти, чи зможе Чи фірма доставити йому товар на наступний день). Такі подробиці для бухгалтерії не дуже важливі.

Можна навести ще багато прикладів управлінської інформації, яка не використовується в бухгалтерії.

Системи бухгалтерського обліку, які використовуються на підприємствах, з часом змінюються. Однією з причин змін є використання комп'ютерів. У даній главі ви познайомитеся з такими поняттями, які широко поширені і не залежать від конкретного способу організації бухгалтерського обліку.

Перші системи бухгалтерського обліку з'явилися в XIV столітті в Італії. Купці цієї країни торгували не тільки на всій її території, а й за кордоном. За даними, які записував один з них, Франческо ді Марко Датіні з Прато (під Флоренцією), можна простежити, яким чином він розраховував разом зі своїми компаньйонами розмір одержуваного прибутку і як ця прибуток розподілялася. Він також за певною системою записував стан запасів і враховував розмір свого майна.

яка використовується в наш час система бухгалтерського обліку в загальних рисах можна порівняти з методами, які використовувалися раніше. Багато що використовуються в наш час поняття: дебет, кредит, прибуток, емісія і т.п. були введені в Італії ще в той період. Тоді використовувалися і такі поняття, як реєстр, баланс, журнал, меморіал і т.п.

Ніхто не в змозі запам'ятати все, що вважає важливим для себе. Тому виникла гарна традиція - робити нотатки. Ми робимо багато всіляких записів з різними цілями. Коли йдемо за покупками, ми складаємо список того, що хочемо купити. Людина, у якої буває багато зустрічей і засідань, записує їх дати і час проведення в щоденник, щоб не забути про них і не домовитися про зустрічі в один і той же час, але в різних місцях. Якщо ми купуємо щось в магазині, то одержуємо чек. Реєстратура поліклініки зберігає дані про пацієнтів у своїй картотеці, школи ведуть списки своїх учнів.

Нотатки - Це записи, зроблені нами для того, щоб допомогти нашій пам'яті, або для передачі інформації комусь іншому, хто в даний момент відсутня. Іноді вони зберігаються досить довго, щоб ми могли повертатися до них у міру потреби.

Якщо ми використовуємо систематизовану методику підготовки заміток, то можна говорити про облік . Для обліку характерна систематичність у зборі даних і їх подальшому використанні для отримання конкретної інформації.

Облік може бути дуже простим, наприклад:

службовий щоденник;

ведення на підприємстві календарної книги вхідної та вихідної кореспонденції.

Службовий щоденник:

Система. Основу його складає календар з розбивкою по днях або тижнях.

Дані. На відповідній сторінці щоденника записується дата і час зустрічі, яка повинна відбутися. Можна на ній також відзначити події, про які в Цього дня слід не забути (наприклад, день народження конкретної людини).

Інформація. Завдяки добре організованому щоденника ми можемо в будь-який момент перевірити, скільки справ у нас намічено і чи зможемо ми ще що-небудь запланувати на даний день.

Формат щоденника залежить від мети, з якою ми його ведемо:

якщо на кожен день планується багато зустрічей, то добре було б користуватися щоденником, в якому день розбитий по годинах;

якщо мова йде тільки про запис окремих подій, то достатньо використовувати менш докладний щоденник, наприклад, з розбивкою тижнів на дні.

Облік вхідної та вихідної кореспонденції:

Система. Основу становлять дві папки: один для вхідної пошти, інша для вихідної. У кожній з них знаходиться аркуш паперу, на якому ми по черзі записуємо дату, дані про адресата або відправника та короткий зміст листа.

Дані. Робиться копія кожного відправляється листи. Ця копія вкладається в папку вихідної пошти. Одночасно на черговому місці в реєстрі на першій сторінці записується дата відправлення цього листа, його адресат і коротка інформація про його зміст. Кожен приходить лист вкладається в папку вхідної пошти. Його дані також вписуються до реєстру на першій сторінці папки.

Інформація. Зберігаючи дані таким чином, можна легко впізнати:

які листи прийшли і були відправлені в певний день;

отримав Чи (надіслав чи) пан Н певний лист;

де знаходиться цей лист.

Приклади більш складних форм обліку:

облік членів спортивного клубу;

облік пацієнтів лікаря;

облік учнів у школі.

Облік членів спортивного клубу:

Прізвище _____________. Ім'я ______________. По-батькові _______________.

Адреса ___________________.

Місце навчання або роботи ________________________.

Дата народження _____________________.

Є членом клубу с._______________ по _______________.

Команда ______________ Дні та години тренувань ___________________.

Член керівництва: так/ні; Член комісії: так/ні

вигляд комісії _______________.

Тренування

Вид ______________ Опис ______________ дата/час ____________

Така форма обліку дозволяє отримати інформацію:

про учасника:

адреса, наприклад, для відправлення йому кореспонденції;

вигляд спорту;

про клуб:

кількість членів клубу;

списки команд;

можливість планування створення команд і т.п.

Облік пацієнтів лікаря.

Дані про пацієнтів лікаря можна зберігати, спираючись на наступний зразок:

Система - Картка пацієнта.

Дані:

дати візитів до лікаря;

скарги;

який був поставлений діагноз;

призначене лікування;

які виписані ліки.

Інформація:

які хворобливі симптоми повторюються у пацієнта з плином часу;

які хвороби зустрічаються часто (епідемія?) і поширені вони в даному регіоні більше, ніж в інших;

які ліки даний лікар виписує найчастіше.

Про облік мова йде в тому випадку, коли дані збираються і обробляються згідно певній системі, яка дозволяє отримувати необхідну інформацію.

Збираючись організувати облік, слід почати з відповіді на запитання, яку інформацію ми хочемо отримати з облікових даних, потім - які дані для цього необхідні і, нарешті, відповідно до якої системи їх слід накопичувати.

Особливою формою обліку є запис усіх господарських операцій на підприємстві. Вона називається бухгалтерським обліком .

В основі бухгалтерського обліку також лежить певна система збору та обробки певних даних, що дозволяє отримати важливу для підприємства інформацію.

Система - Буде розглянуто в цьому курсі.

Дані - Всі фінансові факти.

Інформація:

довідкові дані станом зобов'язань і належних сум;

інформація про загальну фінансової ситуації;

фінансова інформація є інструментом для прийняття рішень.

До причин, що обумовлюють ведення бухгалтерського обліку, відносяться:

звітність перед третіми особами;

можливість здійснення власного контролю;

виконання вимог чинного законодавства (податкової інспекції).

Ці причини не втратили свою актуальність відтоді, коли вперше був введений бухгалтерський облік, тобто з XIV століття в Італії.

Кожна фінансова операція має для підприємства фінансові наслідки.

Розглянемо приклад.

Клієнт купує в магазині продовольчі товари на суму 128,45 руб. Які наслідки цього факту для підприємства?

Сума готівки в касі збільшився на 128,45 руб.

Стан запасу товарів за оптовою ціною зменшилася, скажімо, на суму 97,31 руб.

Магазин отримав прибуток у сумі 31,14 руб. від продажу продовольчих товарів даного клієнтові.

Одна купівля клієнта призвела до трьох фінансових операцій для магазину. Ці операції певним чином відображаються в бухгалтерському обліку.

Документи і термінологія

Замість слів «зробити позначки» в бухгалтерії кажуть «врахувати» або «відбити господарську операцію ».

Оплати або надходження можуть відбуватися різними способами:

готівкою, якщо оплата здійснюється через касу;

з допомогою платіжного доручення; обов'язком банку при цьому є перерахування цієї суми на користь зазначеного у платіжному дорученні клієнта, що має рахунок у даному (або іншому) банку; при цьому ми говоримо про оплату через банк.

Господарська операція - Одне з основних понять бухгалтерського обліку. Кожен факт господарської діяльності, що відбувається на підприємстві і оформлений документально, називається господарською операцією.

Часто ми зустрічаємося, наприклад, з виразом «врахуйте ці операції в журналі». Це просто означає, що фінансово-господарські операції треба записати в відповідну книгу.

Бухгалтерський облік підприємства починається в момент надходження перших фінансових документів від інших підприємств або організацій.

На самому підприємстві також створюються різні документи. Вони зазвичай пов'язані з якоїсь фінансової стороною діяльності підприємства.

Розглянемо приклади таких документів.

Касові ордера. Кожне надходження грошей у касу підприємства або їх витрати повинні бути підтверджені документом.

Для цього є прибутковий касовий ордер (при надходженні грошей у касу) і видатковий касовий ордер (при видачі грошей з каси), які обов'язково реєструються у Касовій книзі.

Банківські документи. Власник банківського рахунку регулярно отримує інформацію про надходження на рахунок і списання грошей з рахунку у вигляді виписки з рахунку (банківської виписки).

Для того, щоб банк зробив будь-які дії з грошовими коштами на рахунку, власник рахунку має дати необхідні розпорядження, наприклад, виписати платіжне доручення.

Платіжне доручення - розпорядження власника рахунку банку на перерахування грошових коштів з його розрахункового рахунку на рахунок одержувача грошей.

Рахунки. Операції з купівлі-продажу товарів, послуг оформлюються рахунком-фактурою. Рахунок-фактуру підприємство отримує від своїх постачальників або підрядників, коли воно купує їхні товари або послуги. Якщо ми не платимо постачальнику відразу, то утворюється зобов'язання по відношенню до даного постачальнику (так звана покупка в кредит). З іншого боку, ми можемо сказати, що він має у нас належну йому суму.

Постачальників, по відношенню до яких ми маємо зобов'язання у зв'язку з отриманими, але не оплаченими нами товарами або послугами, ми називаємо кредиторами .

Кредиторами можна називати не лише постачальників, але і тих, хто має по відношенню до нас різні фінансові претензії. Наш банківський кредит, наприклад, ми реєструємо окремо, але банк в даному випадку є нашим кредитором.

Але якщо ми отримуємо рахунок від власника автомайстерні і відразу оплачуємо його готівкою, то власник автомайстерні при цьому не стає нашим кредитором.

Покупця, який має перед нами борг (зобов'язання), що виникає з-за постачання йому «В кредит» наших товарів або послуг, ми називаємо дебітором .

дебіторами можна називати не лише наших покупців, а й тих, по відношенню до яких ми маємо різні фінансові претензії. Наприклад, підприємство видало короткочасний позику своєму співробітникові або іншому підприємству, але враховувати цей борг ми будемо окремо.

Рахунок-фактура виписується постачальником у двох примірниках. Перший примірник віддається покупцю, другий (копію рахунку) - підприємець залишає у себе після продажу клієнту свого товару «в кредит». Клієнт при цьому стає боржником підприємця. З іншого боку, підприємець має належні йому суми з боку даного покупця.

Інші документи. До інших документів належать, наприклад, власноручні запису або інформація фінансового характеру. Розглянемо наступні приклади.

Ми виявляємо в один прекрасний день зникнення з магазину партії товарів. Слід викласти цей факт у письмовому вигляді, тобто написати акт або зробити інвентаризацію.

Покупець подає рекламацію на певну партію товару, тому що з замовлених 100 виробів не вистачає двох штук. Підприємство досилає йому два відсутні позиції, не вимагаючи за них доплати. Цей факт треба відобразити в певних документах.

Підприємство було проінформовано про банкрутство одного з боржників. Належні від нього суми слід списати в збитки.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.e-college.ru/