Найпростіші системи обліку. Рішення на базі програм Microsoft Office

Корнюшин В.І.

Оскільки люди так влаштовані, що намагаються в міру сил вирішувати ті складнощі, які перед ними виникають, то цілком закономірно, що для обліку та оцінки наш творчий народ розробив величезна кількість простих і функціональних програм, в Зокрема, на базі програм Microsoft Office, в більшості безкоштовних, які контролюють або весь процес продажів, або його окремі моменти.

До програмних продуктів, які розроблені для роботи з широким комплексом складових завдань, можна віднести такі програми, як «Фінанси і Склад 3.2» (Access 97), «AltaBase'99» - система управління підприємством (Office 97), «AltaBase I-99» - облікова програма підприємства (склад, документи, каса, рахунку, постачальники, баланс) (Access 97 і 2000), «База даних торгового підприємства 1.0 »- система автоматизації роздрібних торгових підприємств, «Роздрібна торгова точка» - система обліку діяльності торгової точки (Access 97), «MagSklad» - магазин-склад з торговими точками (Excel 97/2000/XP), Merchantilius ver. 3.9 build 06 - облік оптового і мережевого товарообігу (Access 97/2000), OSA - Відкрита система бухгалтерського обліку (реалізація для роздрібної торгівлі) (Access 97 і 2000) і т.д.

Програма «Фінанси і Склад 3.2» (Access 97) присвячена питань ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. У списку функцій програми облік грошових коштів на 50 рахунку та облік грошових коштів на 51 рахунку, розрахунки з постачальниками та покупцями, облік всіх фінансових операцій в «Головному журналі», підготовка і виписка валютних платіжних доручень, підготовка і виписка рахунків та прайс-листів, облік прибуткових і витратних накладних (включаючи податкові накладні), облік руху різних товарно-матеріальних цінностей (01, 05-12, 40-41 рахунки), підготовка різних звітів і відомостей, включаючи «шахматка» і баланс, печатку чистих бланків деяких бухгалтерських документів.

Опцій небагато, але зате все просто - програмка швидше орієнтована на бухгалтера по обліку матеріальних цінностей без особливих знань в області комп'ютерів і бухгалтерії, для невеликої компанії.

«AltaBase'99» - Система управління підприємством (Office 97) вже програма більш «серйозна». Це система управління підприємством і виробляє вона автоматизацію всіх бізнес-процесів торгового підприємства - від виписки документів, оплати та відвантаження товарів до напівавтоматичного ведення взаєморозрахунків з постачальниками і клієнтами, інтелектуального формування рахунки-фактури в новому форматі (введеного 25.02.2000), підрахунку прибутковості операцій з стоковим алгоритмами, підтримки мультивалютних операцій і автоматичного складання новин типу «Ціна знижена на 15%! ». Система принципово мережева, хоча може працювати і на одному комп'ютері без локальної мережі. Повна інтеграція з електронною поштою -- пересилання посилань на документи з корпоративної мережі, використання папок Exchange Server як одержувачів повідомлень. Містить інтерактивну допомогу, керівництво «швидкого старту». Працює під Microsoft Office97, але вельми цікаво.

AltaBase I-99 - облікова програма підприємства (склад, документи, каса, рахунки, постачальники, баланс) (Access 97 і 2000), дітище того ж автора. Займається урахуванням складів, документів, кас, розрахункових рахунків, розрахунків з постачальниками, формує баланс компанії кожен день (що дуже і дуже корисно для чіткого оперативного управління фірмою). Передбачена програма обліку всього циклу роботи з клієнтами та постачальниками. Крім обліку складу, каси, ведення балансу в режимі реального часу - вбудовані засоби аудиту, створення новин, підтримки прайс-листів, створення нестандартних документів на основі шаблонів Microsoft Word. Система модульна, на базі Access 97 і Access 2000. Система принципово мережева, інтегрована з Outlook, MS Exchange, хоча працює і на одній машині без мережі. Багато приємних дрібниць, на зразок друку цінників. Такі дрібниці користувач може створювати самостійно: модульна система, таблиці відкриті, запити до бази даних додаються, майстер експорту в 1C - теж.

«База даних торговельного підприємства 1.0 »- система автоматизації роздрібних торгових підприємств.

Дане додаток призначений для роздрібних торгових підприємств, що мають кілька торгових точок (споживачів). Програма може працювати з декількома незалежними підприємствами-користувачами, дозволяє вести облік товарів на складі, взаєморозрахунків з постачальниками і споживачами, роздруковувати необхідні товарні та касові звіти, створювати прайс-листи для кожної з торгових точок підприємства.

Приватним підприємцям буде корисним програмний продукт «Роздрібна торгова точка», який являє собою систему обліку діяльності торгової точки (Access 97) і призначений для обліку продажу товару на невеликий роздрібної торгової точці (кіоск, магазинчик, намет і т.д.). Спочатку «Роздрібна торгова точка »розроблялася для обліку торгівлі морозивом з лотка для приватних підприємців, але виявилася прийнятною і для цілей більше - наприклад для торгівлі в кіосках.

MagSklad - Магазин-склад з торговими точками (Excel 97/2000/XP). Це компактна програма для підприємця, що займається торгово-закупівельною діяльністю (3 роки реальної експлуатації). За допомогою програми проводиться облік руху товарів, грошей на всіх етапах, включаючи переміщення товарів по торгових точках. Також можна врахувати взаєморозрахунки з постачальниками, реалізаторами, підзвітними особами, реалізацію оптом і в роздріб з розрахунками та документами. У програму закладений гнучкий механізм напівавтоматичних «проведень» c поетапним контролем балансу, можливість сортування товарів по ефекту «прибуток», використовуються різні бази товарів, документів та ін і передбачено взаємодію з таблицями Excel.

Merchantilius ver. 3.9 build 06 - Облік оптового і мережевого товарообігу (Access 97/2000). Дана програма забезпечує ведення обліку господарської діяльності фірми, торгує оптом і яка має власну дистриб'юторську мережу і мережу роздрібних магазинів. Програма є ядром для створення повного обліку для невеликих оптових фірм; інші функції обліку реалізуються за допомогою MS Excel і Access. Таким чином, досягається максимальна гнучкість і продуктивність для всієї системи в цілому. Програма забезпечує одночасну роботу для декількох користувачів.

Ще одним представником групи програмних продуктів створених в допомогу бухгалтеру є OSA - Відкрита система бухгалтерського обліку (реалізація для роздрібної торгівлі, Access-97 і 2000). Програма розповсюджується безкоштовно і забезпечує реальний облік господарської діяльності підприємства роздрібної торгівлі, включаючи синтетичний облік, товарний облік і управління документами. Деякі програмні продукти з самого початку орієнтовані на вирішення більш вузьких, спеціалізованих завдань і створені виключно для цілей обліку на складах і підприємствах.

Серед таких програм можна назвати: «Sklad» - система обліку декількох складів (Excel 97/2000), «Shepherd» - облік устаткування, видаткових матеріалів і т.п. (Access 97 і 2000), «RASP (Rapid Analysis Sale Point)» - облік торговельних операцій на оптовому складі, «врахуй!" - аналітична система обліку матеріальних цінностей, облік надходження, реалізації та оплати товару, «Провіант» - програма для контролю складської діяльності і т.д.

Безкоштовна програма Shepherd - розроблена під Access 97 і 2000 і призначена для обліку різного комп'ютерного та комунікаційного обладнання, витратних матеріалів і т.п., при цьому програма дозволяє реєструвати і аналізувати дії, пов'язані з цими цінностями. Розроблено для застосування в організаціях і структурах типу холдингу або фінансово-промислової групи, що здійснюють експлуатацію всіх перерахованих вище засобів. Працювати з програмою може відповідальний співробітник (або кілька співробітників) підрозділу, що займається питаннями автоматизації.

Питанням обліку торгових операцій на оптовому складі присвячений і програмний продукт RASP (Rapid Analysis Sale Point). Програма також поширюється безкоштовно і представляє систему обліку операцій оптової і дрібнооптової купівлі-продажу на оптовому складі (прийом/передача товарів на реалізацію, продаж за готівку розрахунок). Проводиться облік як товарних, так і грошових проведень, опції: цінники, каса, борги постачальникам, борги реалізаторів, транспортні та ін витрати, аналіз прибутковості і т.д. Можливий висновок грошових проводок для аналізу в MS Excel.

Програма «Kassa-Касова книга» (Excel 97/2000) автоматизує створення прибуткових і видаткових касових ордерів і оформлення касової книги.

Значний інтерес представляє програмний продукт «PriceLst». Досить часто покупець, зайшовши до магазину і докладаючи масу зусиль, не може знайти цінник з зазначеної вартістю на товар. Програмний продукт «PriceLst» з цим бореться: скориставшись кнопкою «Пошук товару», покупець швидко знаходить ціну потрібного йому товару, при цьому прайс-лист може бути змінений для подання будь-яких товарів/категорій або груп/підгруп товарів, їх цін і т.п. У зазначений прайс-лист можна додавати товари (до 10000); категорії товарів (до 100) -- Optional; групи товарів (до 100 в кожній категорії); підгрупи товарів (до 100 у кожній групі) або змінювати їх.

Перераховані вище програмні продукти досить універсальні і не диференційовані за товару, марки або іншими ознаками. Однак існує чимало таких самих простих рішень, розроблених для підприємств, що працюють у будь-якої конкретної частини ринку.

До таких програм відноситься, наприклад, «Mobile» - програма для фірм, займаються продажем телефонів (Access 97), розроблена для невеликої точки стаціонарної торгівлі.

Можна назвати і такий програмний продукт, як «Таверна» - система обліку зберігання і реалізації на підприємствах громадського харчування, створена на базі Access 2000, проста і функціональна програма, яка може істотно полегшити життя невеликого кафе чи ресторану.

Програма «Ломбард», або «Автоматизація ломбарду, версія 3», пропонує автоматизувати весь комплекс дій і транзакцій, властивих стандартному ломбарду: роботу з клієнтами по прийому застав, видачі та повернення кредитів під заставу ювелірних виробів і речей, проведення публічних торгів, а також забезпечує матеріал облік і оперативний аналіз. Програма складається з чотирьох додатків Microsoft Access 2000: основне додаток «Ломбард»; додаткові додатки «Публічні торги», «Оперативний аналіз», «Ломбард-Сервіс». У цій програмі є близько 100 форм документів і звітів, а за допомогою понад 120 параметрів можна гнучко налаштовувати її роботу. Довідники прискорюють введення даних і знижують кількість помилок при введенні.

«Кулінарія 1.0 »- база даних для кулінарій і міні-пекарень (Access 97). Ця програма відрізняється дружнім інтерфейсом і функціональною структурою і вирішує широкий спектр завдань: ведеться облік продуктів, калькуляцій виробів, накладних, аналіз щодо проданих виробів, видаткових продуктів на продані вироби. Також є можливість розрахунку доходу по виробах, на підставі калькуляцій, з урахуванням змін ціни і собівартості з плином часу, дається інструмент для управління асортиментної політикою, що дуже і дуже важливо, якщо підприємець, який використовує програму, бажає отримувати максимальний прибуток. Вихідні документи можуть бути отримані у вигляді звітів, прайсів, накладних. Програма поширюється безкоштовно.

В галузі розрахунку заробітної плати можна знайти особливо багато корисних додатків, наприклад: «Зарплата 99», «Імперія" Зарплата "» (Excel 97/2000), «Sdelka», XLZaP 2000 і т.д.

«Зарплата 99 »- це система розрахунку зарплати, зроблена на базі Excel 97, вона являє собою додаток для російської версії Microsoft Excel і орієнтована для використання насамперед у малому бізнесі.

«Імперія "Зарплата" »розроблена для розрахунку нарахувань та обліку табельної часу, а «Sdelka» - для розрахунку відрядної зарплати для водіїв вантажівок і самоскидів з урахуванням кілометражу і витрати палива.

Однією з програм, на якій зупинимося детальніше, є «Evrasia2003», допомагає при розрахунку зарплати на малому підприємстві. Написана на базі Excel і прекрасно підходить для Excel 97/2000/2003.

Програма являє собою приклад розрахунку зарплати для невеликої фірми. Незважаючи на те, що автор є бухгалтером, а не програмістом, програма надійна, проста і відображає всі необхідні елементи.

Робоча книга Excel «Зарплата» призначена для спрощення та автоматизації розрахунків за обчисленню. Функції та можливості робочої книги включають виконання таких корисних опцій, як облік щомісячно нараховуються доходів, обчислення пільг і прибуткового податку відповідно до встановленого в Російській Федерації порядком, вирахування податків і зборів, що обчислюються від фондів оплати праці, формування меморіального ордера, формування та друк необхідних даних про нарахованих ЕСН і внесків, формування та друк розрахункових листків для працівників організації, ведення довідника кадрів, даних про нараховані доходи по місяцях, формування та друк довідки про доходи за формою 2-НДФЛ, формування та друк платіжної відомості (з обмеженням максимуму на 24 прізвища, при необхідності інші можна дописати вручну або зробити другу відомість), формування та друк податкової картки встановленої форми 1-ПДФО.

обліковуються «Заплатить» види доходів, їх коди та оподатковуваний база містяться в розділі «Довідкові дані і допомогу», вони відкриті для коригування, і користувач програми може подивитися, які податки він платить і в міру необхідності змінювати ставки податків у відповідності з поточною ситуацією.

Другий програмний продукт, який також зроблений на базі Excel 97/2000/2002, - це програма «Аудит». «Аудит» є довідкову систему, а також є демонстрацією на практиці методу зв'язки Web-і Excel-інтерфейсів.

Програмний продукт розроблений науково-практичним журналом «АУДИТ І БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК» і призначений для вільного розповсюдження. Програма «Аудит» є довідковою системою, простий і корисною у використанні. У плані методології також ілюструє застосування симбіозу Web-і EXCEL інтерфейсів. Незважаючи на деякі чисто технічні проблеми, представлена в програмному продукті база даних, присвячена бухгалтерії, аудиту та питань оцінки бізнесу досить повна, враховує всі значущі інтернет-ресурси (переважно російського інтернет-простору), вкрай проста у використанні і корисна на практиці.

По-перше, в програмі міститься розділ, який наводить список основних аудиторських компаній (розділи «Аудиторські компанії» і «Списки аудиторських фірм»). Російський сегмент інтернету містить сотні сайтів аудиторських компаній з різних регіонів. У цьому короткому списку наведені адреси фірм, що займають провідні місця у професійних рейтингах, а також посилання на найбільш інформативні сайти. У розділі «Організації аудиторів» містяться сайти, які інформують про цілі професійних об'єднань аудиторів і аудиторських компаній, і наводяться дані про організації (статут, структура, керівництво), фірми-учасницях та заходів, які відбуваються. Розділ «Влада і закони Федеральних органів »містить посилання на офіційні сайти органів виконавчої, законодавчої та судової влади, що займаються питаннями економіки, фінансів і бізнесу. Цій же меті служать розділи «Юридичні бази даних »і« Нормативні документи ». У розділі «Навчання аудиторів» перераховуються сайти навчальних закладів, які здійснюють підготовку та перепідготовку фахівців у галузі аудиту, інформується про навчальні програми та курси, викладацький склад, умови навчання. У списку навчальних закладів представлені і пітерські ВНЗ. Крім того, наводиться різна довідкова інформація з посиланнями на основні публікації з цієї тематики і електронні бібліотеки, а також довідники, словники, перераховані видавництва, книжкові магазини та ділові інформаційні агентства. Наведено добірки посилань, періодика, окремі розділи присвячені зарубіжним ресурсів та міжнародним організаціям, провідних світових аудиторських компаній. У розділі «Корпоративні сайти »наведено інтернет-адреси компаній, зайшовши на які можна отримати інформацію про компанії, їх послуги, ознайомитися з публікаціями про ці компаніях, дізнатися про проведені заходами або вивчити запропоновані вакансії.

Список літератури

Для підготовки?? даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.e-college.ru/